Strasbūras, 2006 m. gegužės 24 d.

Gerbiamas daktare K.,

2005 m. balandžio 27 d. jūs pateikėte skundą Europos ombudsmenui Mermayde Consultancy vardu. Jūsų skundas buvo susijęs su Europos Komisijos sprendimu susigrąžinti lėšas, skirtas projektui pagal Penktąją bendrąją programą.

2005 m. gegužės 26 d. perdaviau skundą Komisijos pirmininkui. 2005 m. spalio 4 d. Komisija pateikė savo nuomonę. Persiunčiau jį kartu su kvietimu pateikti pastabas, kurį Jūs išsiuntėte 2005 m. lapkričio 21 d.

Rašau dabar, kad praneščiau jums atliktų tyrimų rezultatus. Atsiprašau už laiką, kurio prireikė Jūsų skundui išnagrinėti.

Konkurentė

Skundo pateikėjo, bendrovės „Mermayde“ vykdomojo direktoriaus ir atstovo teigimu, svarbūs faktai apibendrinami toliau.

Mermayde Consultancy (toliau – Mermayde) buvo projekto TRAP-LRM, kuriam Komisija skyrė finansavimą pagal Penktąją bendrąją programą, koordinatorė.

2004 m. lapkričio 4 d. Komisija išsiuntė Mermayde sprendimą susigrąžinti projektui skirtą 52 589,23 EUR sumą. Komisija paaiškino, kad tam tikros išlaidos nebuvo laikomos tinkamomis finansuoti, nes, pažeidžiant Ketvirtosios bendrosios programos taisykles, į visas subrangovų patirtas išlaidas nebeatsižvelgta.

Tačiau atrodo, kad derybų dėl sutarties etape ir įgyvendinant projektą Komisijos darbuotojai nežinojo apie taisyklių pakeitimą pagal Penktąją bendrąją programą.

Pagal Ketvirtąją bendrąją programą, su kuria Mermayde turėjo patirties, Komisija leido atsižvelgti į visas subrangovų išlaidas, net jei buvo prašoma tik dalies šių išlaidų. Rengiant TRAP-LRM pasiūlymą pagal penktosios bendrosios programos pirmąjį etapą, buvo pateikta išsami informacija apie kiekvieno partnerio biudžetą, nurodant tiek bendras išlaidas, tiek sumas, kurioms būtų prašoma Komisijos finansavimo.

Komisija informavo Mermayde, kad pasiūlymas buvo paliktas deryboms dėl sutarties. Komisija nenurodė, kad tik partnerių, o ne subrangovų patirtos išlaidos būtų visiškai tinkamos finansuoti.

Derybų dėl sutarties metu nei Komisijos mokslo pareigūnas, nei finansų pareigūnas neinformavo Mermayde, kad pagal Penktąją bendrąją programą reikalavimus atitinkančiomis išlaidomis laikomos tik faktinės partnerių patirtos išlaidos, todėl Mermayde, naudodamasi subrangos struktūra, gali patirti didelių nuostolių. Komisija turėjo įspėti bendrovę „Mermayde“ apie galimą neigiamą naudojimosi subrangovų paslaugomis poveikį ir patarti jai vietoj to pertvarkyti numatomus subrangovus į partnerius. Tačiau Komisija tokios informacijos nepateikė ir sutartis buvo pasirašyta. Sutarties I priede nurodytos visos nustatytos išlaidos, įskaitant subrangovų išlaidas ir Komisijos įnašą. Tačiau II priede nurodyta, kad reikalavimus atitinka tik koordinatoriaus patirtos faktinės subrangovų išlaidos. Todėl abu priedai buvo painūs.

Projektas buvo sėkmingai įgyvendintas ir Komisija atliko galutinį mokėjimą. Tačiau vėliau Komisija atliko projekto auditą, o auditoriai nesutiko su projekto finansais, nes išlaidų ataskaitoje nebuvo nurodytos visos išlaidos. Todėl auditoriai paprašė Mermayde grąžinti 52 589,23 EUR sumą. Mermayde pripažino, kad visos faktinės subrangovų išlaidos nebuvo nurodytos išlaidų ataskaitoje, tačiau informavo auditorius, kad bus galima pateikti visų faktinių išlaidų įrodymus. Auditoriai nieko neminėjo apie tai, kad tokie įrodymai neišspręstų problemos, nes rangovas nepatyrė atitinkamų išlaidų.

Remdamasi audito rezultatais, Komisija išsiuntė bendrovei „Mermayde“ raštą sumoms susigrąžinti. Mermayde atsakė Komisijai, siūlydama surinkti ir pateikti dokumentus, įrodančius visas subrangovų patirtas išlaidas. Komisija tam pritarė ir paprašė Mermayde pateikti naują išlaidų ataskaitą. Komisija taip pat nepaminėjo, kad nebuvo galima atsižvelgti į visas subrangovų patirtas išlaidas.

Visų subrangovų patirtų išlaidų įrodymas buvo surinktas ir nusiųstas Komisijai. Užuot priėmusi įrodymus, Komisija išsiuntė kitą raštą sumoms susigrąžinti, kuriame nurodė, kad: „Pagal sutartį gali būti kompensuojamos tik tos išlaidos, kurios, be kita ko, buvo patirtos projekto įgyvendinimo laikotarpiu ir kurios buvo įtrauktos į atitinkamų dalyvių sąskaitas. Tai reiškia, kad subrangos išlaidos gali būti kompensuojamos (pagal sutartyje nustatytą normą, šiuo atveju 48,37 proc.) tik tuo atveju, jei subrangovas jums pateikė sąskaitą faktūrą, kurią (visiškai) apmokėjote. Aktualios yra jūsų faktinės išlaidos. Todėl subrangos „tikrųjų išlaidų“ ir jų „faktinių prašomų sumų“ palyginimas (ir susijusios deklaracijos) nėra svarbus, o „naujosios“ išlaidų ataskaitos yra nepriimtinos.“

Skundo pateikėjas teigė, kad Komisijos sprendimas susigrąžinti 52 589,23 EUR sumą, skirtą projektui TRAP-LRM pagal Penktąją bendrąją programą, buvo neteisingas.

Skundo pateikėjas teigė, kad jis pasirašė sutartį sąžiningai, remdamasis savo patirtimi, susijusia su taisyklėmis, taikytinomis pagal Ketvirtąją bendrąją programą, ir kad Komisija turėjo jį informuoti apie naujas taisykles ir galimas neigiamas naudojimosi subrangovų paslaugomis pasekmes.

Skundo pateikėjas teigė, kad Komisija turėtų atšaukti savo sprendimą dėl susigrąžinimo ir grąžinti susigrąžintą 52 589,23 EUR sumą projekto koordinatoriui Mermayde.

PRAŠYMAS

Komisijos nuomonė

Savo nuomonėje Komisija apibendrintai pateikė šias pastabas.

Pagrindiniai faktai

2000 m. Mermayde, atstovaujama skundo pateikėjo, Jungtinio tyrimų centro (JRC) ir Europos Komisijos Mokslinių tyrimų generalinio direktorato, sudarė TRAP-LRM sutartį pagal Penktąją bendrąją programą. Sutartyje buvo numatyta, kad dalį darbų atliks devyni 1 priede nurodyti subrangovai. 1 priede jų vaidmuo apibrėžtas kaip „SC“, t. y. subrangovai, susiję su koordinatoriumi Mermayde.

Pagal sutarties 3 straipsnį visos numatomos reikalavimus atitinkančios projekto išlaidos buvo 222 750 EUR, o didžiausias Bendrijos įnašas buvo 107 950 EUR. Biudžeto paskirstymas pagrindiniams rangovams (Mermayde ir JRC) buvo nustatytas preliminaraus numatomų tinkamų finansuoti išlaidų paskirstymo lentelėje. Nustatyta, kad Mermayde Bendrijos finansinio įnašo norma yra 48,37 % leistinų išlaidų.

Projektas pradėtas 2001 m. sausio 1 d., o 2001 m. kovo 15 d. išmokėtas 43 160 EUR avansas. Pirmasis 39 726,21 EUR tarpinis mokėjimas buvo atliktas 2002 m. rugsėjo 23 d. Komisijos finansų pareigūnas patvirtino visas Mermayde pateiktas projekto išlaidas (55 918,71 EUR) ir išskaičiavo 18 192,50 EUR, kad susigrąžintų dalį pradinio avanso. Tačiau finansų pareigūnas klaidingai rėmėsi 100 % kompensavimo norma, o ne sutartyje nustatyta 48,37 % norma.

2004 m. balandžio mėn. Komisija atliko sutarties finansinį auditą. Auditoriai patvirtino, kad iš esmės visos finansų pareigūno patvirtintos išlaidos, visų pirma visos Mermayde pateiktos subrangos išlaidos, yra tinkamos finansuoti ir pagrįstos. Komisijai buvo atliktas tik nedidelis 4 860,84 EUR išlaidų koregavimas bendrų išlaidų lygmeniu. Vis dėlto, atlikus auditą, reikėjo susigrąžinti 52 589,23 EUR. 2 351,19 EUR suma buvo susijusi su išlaidų koregavimu, o 50 238,04 EUR Mermayde turėjo grąžinti dėl pradinės permokos, kurios kompensavimo norma buvo 100 %, o ne 48,37 %.

Dėl šio kaltinimo

Tarp Ketvirtosios ir Penktosios bendrųjų programų nebuvo jokių pokyčių, susijusių su subrangovų vaidmeniu ir subrangos išlaidų tinkamumu finansuoti. Pagal abi bendrąsias programas subrangovai patys nebuvo rangovai, turintys sutartinių ryšių su Komisija. Tačiau rangovams (koordinatoriams ir kitiems rangovams) buvo leista tam tikras savo darbo dalis pavesti atlikti subrangovams. Tokios išlaidos buvo tinkamos finansuoti tiek, kiek jos buvo „įrašytos į sutartį“ pagal sutarties sąlygas (sutarties II priedo C dalies 14 straipsnio 3 dalis), todėl rangovui buvo kompensuotos pagal sutartyje nustatytą kompensavimo normą, taikomą visoms rangovo išlaidoms (šiuo atveju 48,37 %).

Sutarties I ir II priedai vienas kitam neprieštarauja. Nors tiesa, kad I priede vartojamas terminas „partneriai“, jame aiškiai nurodyti visi subjektai, išskyrus Mermayde ir JRC, kaip PK, t. y. subrangovai. Be to, išlaidų paskirstymo lentelėje nurodyti tik šie du subjektai kaip projekto dalyviai. Todėl iš sąnaudų paskirstymo lentelės skundo pateikėjui buvo aišku, kad sutarties rengimo formoje nurodytiems subrangovams nebuvo suteiktas rangovų vaidmuo. Tai buvo patvirtinta 2000 m. birželio 23 d. skundo pateikėjo laiške.

Skundo pateikėjas turėjo daug patirties, susijusios su projektais pagal įvairias bendrąsias programas. Jis dalyvavo dešimtyje projektų pagal Ketvirtąją bendrąją programą, kuriuose jis taip pat susipažino su subrangovams taikomomis kompensavimo taisyklėmis. Kadangi šios taisyklės nebuvo pakeistos iš Ketvirtosios į Penktąją pagrindų programas, jis turėjo būti su jomis susipažinęs. Šiomis aplinkybėmis derybose dalyvavę Komisijos darbuotojai nebuvo konkrečiai įpareigoti patarti skundo pateikėjui dėl galimų susitarimo finansinių pasekmių.

Tiek pagal Ketvirtąją, tiek pagal Penktąją bendrąsias programas (bendros) subrangovų išlaidos (įskaitant jų pelną) galėtų būti visiškai pripažintos pagrindinio rangovo, kuris sudarė subrangos sutartį, tinkamomis finansuoti išlaidomis. Tačiau kompensavimo norma, kuri buvo taikoma visoms rangovui priskirtoms išlaidoms, priklausė nuo sutartyje su Komisija nustatytos tvarkos, t. y. 35 % demonstracinės veiklos atveju, 50 % MTTP veiksmų atveju arba iki 100 % papildomų priemonių atveju.

Skundo pateikėjas teigė, kad subrangovų „realios bendros išlaidos“ nebuvo nurodytos išlaidų ataskaitose, tačiau „būtų galima pateikti pagrindimą“. Tačiau skundo pateikėjo pareiškime neatspindėti subrangos išlaidų tinkamumo finansuoti ir kompensavimo pagal sutartį reikalavimai. Kad būtų tinkamos finansuoti, tokios išlaidos turėjo būti įtrauktos į rangovo apskaitą, o atitinkamų subrangovų sąskaitų faktūrų kopijos turėjo būti pridėtos prie išlaidų ataskaitų (Bendrųjų sąlygų 13 straipsnio 1 dalis ir 14 straipsnio 3 dalis). Tai reiškė, kad rangovas galėtų reikalauti kompensuoti subrangos išlaidas tik tuo atveju, jei jis būtų gavęs sąskaitą faktūrą iš subrangovo, būtų sumokėjęs atitinkamą sumą subrangovui ir būtų įregistravęs šią sumą savo sąskaitose. Faktinis šių išlaidų kompensavimas, kurį atliko Komisija, priklausė nuo sutartyje nustatytos kompensavimo normos, kuri šiuo atveju buvo 48,37 %. Todėl tuo atveju, jei subrangovai iš tikrųjų būtų turėję daugiau išlaidų ir būtų galėję išrašyti didesnes sąskaitas faktūras, šias sąskaitas faktūras pirmiausia būtų turėjusi apmokėti įmonė „Mermayde“, kad jos atitiktų reikalavimus. Tuomet aptariamos išlaidos galėjo būti kompensuotos 48,37 %. Aptariama kompensavimo norma iš tiesų reiškė, kad Mermayde turėjo padengti 51,63 % visų tinkamų finansuoti išlaidų, įskaitant subrangos išlaidas.

Kaip teigia skundo pateikėjas, Komisija nepakeitė Penktosios bendrosios programos sutartinių pasekmių aiškinimo. Vis dėlto buvo teisinga teigti, kad atliekant finansinį auditą buvo nustatyta klaida tvarkant projektui skirtus mokėjimus, t. y. kad Mermayde kompensavimo norma turėjo būti 48,37 %, o ne 100 %. Tai paaiškina vykdomojo rašto sumoms išieškoti sumą. Imdamasi šių taisomųjų veiksmų, Komisija veikė visiškai laikydamasi sutartinių sąlygų ir audito išvadų. Komisija išreiškė apgailestavimą dėl klaidos, kuri, atsižvelgiant į sutartinius susitarimus, skundo pateikėjui vis dėlto buvo aiški.

Skundo pateikėjo pastabos

Savo pastabose skundo pateikėjas apibendrintai pateikė tokias pastabas:

Ombudsmenas paprašė Komisijos pateikti savo nuomonę iki 2005 m. rugsėjo 15 d. Nuomonė buvo pateikta 2005 m. spalio 4 d., o tai reiškia, kad Komisija beveik trimis savaitėmis vėlavo pateikti savo nuomonę.

Komisija savo nuomonėje neteisingai apibendrino skundą, nes tikroji jo skundo esmė buvo ta, kad Komisija turėjo informuoti Mermayde, jog jos subrangovai turėjo tapti Komisijos rangovais, siekiant užtikrinti, kad Mermayde būtų galėjusi padengti subrangovų patirtas išlaidas.

Remiantis Mermayde patirtimi, įgyta įgyvendinant ankstesnius Standartų, matavimo ir bandymų programos projektus, pagal subrangos sutartis dirbusioms analitinėms laboratorijoms, kurios atliko kelių tūkstančių eurų vertės darbus, buvo kompensuota iki 100 % deklaruotų išlaidų. Mermayde galėjo sutikti, kad nebuvo formaliai pakeistos ketvirtosios ir penktosios pagrindų programų taisyklės, susijusios su subrangovų vaidmeniu ir subrangos išlaidų tinkamumu finansuoti. Tačiau šių taisyklių aiškinimas ir įgyvendinimas galėjo pasikeisti.

Vis dėlto abu sutarties priedai buvo painūs ir prieštaringi. I priede nurodyti visi dalyviai, įskaitant subrangovus (nors visi jie buvo apibūdinti kaip partneriai), nurodant bendras nustatytas išlaidas ir prašomą ES įnašą, o II priede nurodyta, kad reikalavimus atitinka tik faktinės koordinatoriaus patirtos subrangovų išlaidos. Taigi nebuvo keliamas klausimas, ar subrangovai buvo teisingai apibūdinti kaip subrangovai. Problema buvo ta, kad finansinėje lentelėje buvo nurodytos visos subrangovų išlaidos ir prašomos sumos, todėl Mermayde manė, kad prašomų sumų iš tiesų galima prašyti iš Komisijos. Komisija tikriausiai buvo teisi teisiniu požiūriu teigdama, kad tik 48,37 % lentelėje nurodytų 50 % buvo tinkamos finansuoti išlaidos, tačiau šis faktas tikrai buvo painus.

Jis iš tiesų daug metų dirbo Komisijos projektuose, taip pat koordinatoriumi. Tačiau iki 1995 m. jis buvo įdarbintas kitoje organizacijoje ir dirbo tik atsakingu mokslininku, o ne finansų pareigūnu. Šiame kaltinime nagrinėjama sutartis buvo dešimtoji Komisijos ir Mermayde sudaryta sutartis. Tačiau ne visos šios sutartys buvo to paties pobūdžio. Tik viena iš šių sutarčių buvo susijusi su projektu, panašiu į pagal Ketvirtąją bendrąją programą vykdomus projektus. Šis projektas buvo MTTP projektas, o dabartinis projektas buvo pirmasis projektas pagal „Papildomų priemonių veiksmą“, kurio sąlygos ir taisyklės skyrėsi nuo MTTP sutartims taikomų sąlygų ir taisyklių.

Diskusijose su auditoriais pasiūlymas rasti papildomą visų subrangos išlaidų pagrindimą nebuvo paneigtas. Tačiau Komisija neatsižvelgė į tai, kad finansų pareigūnui buvo išsiųstas laiškas, kuriame buvo teigiama, kad Mermayde surinks ir pateiks visus dokumentus, pagrindžiančius visas subrangovų išlaidas, ir į tai finansų pareigūnas 2004 m. birželio 7 d. elektroniniu laišku patarė Mermayde atsiųsti siūlomą pagrindimą kartu su nauja išlaidų ataskaita. Todėl buvo aišku, kad finansų pareigūnas nevisiškai suprato finansines pasekmes, todėl skundo pateikėjas ėmėsi didelio darbo, kad surinktų pagrindimus. Tačiau Komisija nemanė, kad pateikti pagrindimai yra svarbūs.

SPRENDIMĄ

1 Įžanginė pastaba

1.1 Savo pastabose skundo pateikėjas pažymėjo, kad Komisija savo nuomonę išsiuntė pavėlavusi beveik tris savaites.

1.2 Ombudsmenas pažymi, kad Komisija iš tiesų vėlavo pateikti savo nuomonę. Tačiau kadangi vėlavimas buvo ribotas ir atsižvelgiant į tai, kad prie nuomonės pridėtame lydraštyje Komisija išreiškė apgailestavimą dėl vėlavimo, ombudsmenas neranda pagrindo toliau nagrinėti šį klausimą.

2 Dėl tariamai neteisingo sprendimo dėl susigrąžinimo

2.1 Skundas susijęs su Komisijos sprendimu susigrąžinti lėšas, skirtas projektui pagal Penktąją bendrąją programą, koordinuojamą "Mermayde Consultancy" ("Mermayde") . Skundo pateikėjo, kuris pateikė skundą Mermayde vardu, teigimu, Komisija paprašė susigrąžinti 52 589,23 EUR sumą, nes tam tikros išlaidos nebuvo laikomos tinkamomis finansuoti dėl to, kad, pažeidžiant Ketvirtosios bendrosios programos taisykles, nebebuvo atsižvelgiama į visas subrangovų patirtas išlaidas. Pagal Ketvirtąją bendrąją programą, su kuria Mermayde turėjo patirties, Komisija leido atsižvelgti į visas subrangovų patirtas išlaidas, net jei buvo prašoma padengti tik dalį šių išlaidų. Rengiant pasiūlymą pagal penktosios bendrosios programos pirmąjį etapą, buvo pateikta išsami informacija apie kiekvieno partnerio biudžetą, nurodant tiek bendras išlaidas, tiek sumas, kurioms būtų prašoma Komisijos finansavimo. Komisija informavo Mermayde, kad pasiūlymas buvo paliktas deryboms dėl sutarties, tačiau nenurodė, kad tik partnerių, o ne subrangovų patirtos išlaidos būtų visiškai tinkamos finansuoti. Sutarties I priede nurodytos visos nustatytos išlaidos, įskaitant subrangovų išlaidas, ir Komisijos įnašas. Tačiau II priede nurodyta, kad reikalavimus atitinka tik koordinatoriaus patirtos faktinės subrangovų išlaidos. Todėl abu priedai buvo painūs.

2.2 Skundo pateikėjas taip pat paaiškino, kad sėkmingai užbaigus projektą Komisija atliko auditą, o auditoriai nesutiko su projekto finansavimu, nes išlaidų ataskaitoje nebuvo nurodytos visos išlaidos. Todėl auditoriai paprašė Mermayde grąžinti 52 589,23 EUR sumą. Mermayde pripažino, kad visos faktinės subrangovų išlaidos nebuvo nurodytos išlaidų ataskaitoje, tačiau informavo auditorius, kad bus galima pateikti visų faktinių išlaidų įrodymus. Auditoriai nepaminėjo, kad tokiu įrodymu nebūtų išspręstas kompensavimo klausimas, nes rangovas nepatyrė atitinkamų išlaidų. Visų subrangovų patirtų išlaidų įrodymas buvo surinktas ir nusiųstas Komisijai. Užuot priėmusi įrodymus, Komisija išsiuntė kitą raštą sumoms susigrąžinti, kuriame nurodė, kad: „Pagal sutartį gali būti kompensuojamos tik tos išlaidos, kurios, be kita ko, buvo patirtos projekto įgyvendinimo laikotarpiu ir kurios buvo įtrauktos į atitinkamų dalyvių sąskaitas. Tai reiškia, kad subrangos išlaidos gali būti kompensuojamos (pagal sutartyje nustatytą normą, šiuo atveju 48,37 proc.) tik tuo atveju, jei subrangovas jums pateikė sąskaitą faktūrą, kurią (visiškai) apmokėjote. Aktualios yra jūsų faktinės išlaidos. Todėl subrangos „tikrųjų išlaidų“ ir jų „faktinių prašomų sumų“ palyginimas (ir susijusios deklaracijos) nėra svarbus, o „naujosios“ išlaidų ataskaitos yra nepriimtinos.“

Skundo pateikėjas teigė, kad Komisijos sprendimas susigrąžinti 52 589,23 EUR sumą, skirtą projektui TRAP-LRM pagal Penktąją bendrąją programą, buvo neteisingas.

Skundo pateikėjas teigė, kad jis pasirašė sutartį sąžiningai, remdamasis savo patirtimi, susijusia su taisyklėmis, taikytinomis pagal Ketvirtąją bendrąją programą, ir kad Komisija turėjo jį informuoti apie naujas taisykles ir galimas neigiamas naudojimosi subrangovų paslaugomis pasekmes.

2.3 Komisijos teigimu, pagal Penktąją bendrąją programą buvo pasirašyta sutartis su Mermayde, atstovaujama skundo pateikėjo, ir Gelio Jungtiniu tyrimų centru (JRC), kurioje numatyta, kad dalį darbų atliks devyni 1 priede nurodyti subrangovai. Pagal sutarties 3 straipsnį visos numatomos reikalavimus atitinkančios projekto išlaidos buvo 222 750 EUR, o didžiausias Bendrijos įnašas buvo 107 950 EUR. Biudžeto paskirstymas pagrindiniams rangovams (Mermayde ir JRC) buvo nustatytas preliminaraus numatomų tinkamų finansuoti išlaidų paskirstymo lentelėje. Nustatyta, kad Mermayde Bendrijos finansinio įnašo norma yra 48,37 % leistinų išlaidų. Komisijos finansų pareigūnas patvirtino visas Mermayde pateiktas projekto išlaidas (55 918,71 EUR) ir apskaičiavo 18 192,50 EUR, kad susigrąžintų dalį pradinio avanso. Tačiau finansų pareigūnas klaidingai rėmėsi 100 % kompensavimo norma, o ne sutartyje nustatyta 48,37 % norma. 2004 m. balandžio mėn. Komisija atliko sutarties finansinį auditą. Auditoriai patvirtino, kad iš esmės visos finansų pareigūno patvirtintos išlaidos, visų pirma visos Mermayde pateiktos subrangos išlaidos, yra tinkamos finansuoti ir pagrįstos. Komisijai buvo atliktas tik nedidelis 4 860,84 EUR išlaidų koregavimas bendrų išlaidų lygmeniu. Vis dėlto, atlikus auditą, reikėjo susigrąžinti 52 589,23 EUR. 2 351,19 EUR suma buvo susijusi su išlaidų koregavimu, o 50 238,04 EUR Mermayde turėjo grąžinti dėl pradinės permokos, taikant 100 %, o ne 48,37 % kompensavimo normą.

2.4 Komisija taip pat teigė, kad tarp Ketvirtosios ir Penktosios pagrindų programų nebuvo jokių pokyčių, susijusių su subrangovų vaidmeniu ir subrangos išlaidų tinkamumu finansuoti. Pagal abi bendrąsias programas subrangovai patys nebuvo rangovai, turintys sutartinių ryšių su Komisija. Tačiau rangovams (koordinatoriams ir kitiems rangovams) buvo leista tam tikras savo darbo dalis pavesti atlikti subrangovams. Tokios išlaidos buvo tinkamos finansuoti tiek, kiek jos buvo „priskaičiuotos pagal sutartį“ pagal sutarties sąlygas (sutarties II priedo C dalies 14 straipsnio 3 dalis), todėl rangovui buvo kompensuotos pagal sutartyje nustatytą kompensavimo normą, taikomą visoms rangovo išlaidoms (šiuo atveju – 48,37 %). Sutarties I ir II priedai vienas kitam neprieštarauja. Nors I priede buvo vartojamas terminas „partneriai“, jame visi subjektai, išskyrus Mermayde ir JRC, buvo aiškiai nurodyti kaip „SC“, t. y. subrangovai. Be to, išlaidų paskirstymo lentelėje nurodyti tik šie du subjektai kaip projekto dalyviai. Todėl iš sąnaudų paskirstymo lentelės skundo pateikėjui buvo aišku, kad sutarties rengimo formoje nurodytiems subrangovams nebuvo suteiktas rangovų vaidmuo.

2.5 Komisija priminė, kad skundo pateikėjas teigė, jog subrangovų "realios bendros išlaidos" nebuvo nurodytos išlaidų ataskaitose, tačiau "būtų galima pateikti pagrindimą". Tačiau Komisija teigė, kad skundo pateikėjo pareiškimas neatspindėjo subrangos išlaidų tinkamumo finansuoti ir kompensavimo pagal sutartį reikalavimų. Kad būtų tinkamos finansuoti, tokios išlaidos turėjo būti įtrauktos į rangovo apskaitą, o atitinkamų subrangovų sąskaitų faktūrų kopijos turėjo būti pridėtos prie išlaidų ataskaitų (Bendrųjų sąlygų 13 straipsnio 1 dalis ir 14 straipsnio 3 dalis). Tai reiškė, kad rangovas galėtų reikalauti kompensuoti subrangos išlaidas tik tuo atveju, jei jis būtų gavęs sąskaitą faktūrą iš subrangovo, būtų sumokėjęs atitinkamą sumą subrangovui ir būtų įregistravęs šią sumą savo sąskaitose. Faktinis šių išlaidų kompensavimas, kurį atliko Komisija, priklausė nuo sutartyje nustatytos kompensavimo normos, kuri šiuo atveju buvo 48,37 %. Taigi, jei subrangovai iš tikrųjų būtų turėję daugiau išlaidų ir būtų galėję išrašyti didesnes sąskaitas faktūras, Mermayde pirmiausia būtų turėjusi apmokėti visas šias sąskaitas faktūras, kad jos atitiktų reikalavimus. Tuomet aptariamos išlaidos galėjo būti kompensuotos 48,37 %. Ši kompensavimo norma iš tiesų reiškė, kad Mermayde turėjo padengti 51,63 % visų tinkamų finansuoti išlaidų, įskaitant subrangos išlaidas. Kaip teigia skundo pateikėjas, Komisija nepakeitė Penktosios bendrosios programos sutartinių pasekmių aiškinimo. Vis dėlto buvo teisinga teigti, kad atliekant finansinį auditą buvo nustatyta klaida tvarkant projektui skirtus mokėjimus, t. y. kad Mermayde kompensavimo norma turėjo būti 48,37 %, o ne 100 %. Tai paaiškina vykdomojo rašto sumoms išieškoti sumą.

2.6 Savo pastabose skundo pateikėjas teigė, kad Komisija savo nuomonėje neteisingai apibendrino skundą, nes tikroji jo skundo esmė buvo ta, kad Komisija turėjo informuoti Mermayde, kad jos subrangovai turėjo tapti Komisijos rangovais, siekiant užtikrinti, kad Mermayde būtų galėjusi padengti subrangovų patirtas išlaidas. Tačiau Mermayde galėjo sutikti, kad nebuvo formaliai pakeistos Ketvirtosios ir Penktosios bendrųjų programų taisyklės, susijusios su subrangovų vaidmeniu ir subrangos išlaidų tinkamumu finansuoti. Jis pridūrė, kad šių taisyklių aiškinimas ir įgyvendinimas galėjo pasikeisti. Problema buvo ta, kad finansinėje lentelėje buvo nurodytos visos subrangovų išlaidos ir prašomos sumos, todėl Mermayde darė prielaidą, kad atitinkamų sumų iš tikrųjų galima prašyti iš Komisijos. Komisija tikriausiai buvo teisi teisiniu požiūriu teigdama, kad tik 48,37 % lentelėje nurodytų 50 % buvo tinkamos finansuoti išlaidos, tačiau šis faktas tikrai buvo painus. Diskusijose su auditoriais pasiūlymas rasti papildomą visų subrangos išlaidų pagrindimą nebuvo paneigtas. Tačiau Komisija neatsižvelgė į tai, kad finansų pareigūnui buvo išsiųstas raštas, kuriame teigiama, kad Mermayde surinks ir pateiks visus dokumentus, kuriais būtų pagrįstos visos subrangovų išlaidos, ir finansų pareigūnas patarė Mermayde atsiųsti siūlomą pagrindimą kartu su nauja išlaidų ataskaita. Todėl buvo aišku, kad finansų pareigūnas nevisiškai suprato finansines pasekmes, todėl skundo pateikėjas ėmėsi didelio darbo, kad surinktų pagrindimus. Tačiau Komisija nemanė, kad pateikti pagrindimai yra svarbūs.

2.7 Ombudsmenas atkreipia dėmesį į skundo pateikėjo ir Komisijos susirašinėjimo, kurio kopijas skundo pateikėjas pateikė savo skundui pagrįsti, rezultatus. 2004 m. birželio 1 d. skundo pateikėjas nusiuntė Komisijai laišką, kuriame, be kita ko, nurodė, kad: „Kaip bus aišku iš pradinio pasiūlymo ir sutarties su Komisija, prašoma suma iš tiesų sudarė 48,37 % visų išlaidų. (...) Šiose subrangos sutartyse buvo apibrėžtas darbas ir didžiausias finansinis įnašas, kurį joms būtų leista skirti Mermayde sąskaitai faktūrai. (...) Mermayde neįtraukė faktinių bendrų išlaidų į atitinkamas išlaidų ataskaitas. (...) Gavęs visus visų išlaidų įrodymus, prireikus galiu parengti patikslintą viso projekto laikotarpio išlaidų ataskaitą, įrodančią, kad prašoma suma neviršija sutartyje numatytų 48,37 % visų išlaidų."(1) 2004 m. birželio 17 d. raštu skundo pateikėjas Komisijai pateikė naujas išlaidų ataskaitas, kuriose paaiškino, kad: „Tik skirtumas yra visos subrangovų patirtos faktinės išlaidos. Prašoma suma atitinka anksčiau prašytą sumą. Dėl to prašoma procentinė dalis yra mažesnė už sutartyje nurodytą 48,37 % vertę“(2).

2.8 Iš to, kas išdėstyta, matyti, kad Mermayde nurodė savo subrangovams apmokėti tik 48,37 % visų išlaidų, o Mermayde savo ruožtu deklaravo Komisijai tik 48,37 % visų projekto išlaidų. Tai patvirtina ir tai, kas išdėstyta toliau. Visos numatytos projekto išlaidos buvo 222 750 EUR (3), o visos patvirtintos projekto išlaidos buvo 97 303,97 EUR (4), t. y. 43,68 % visų numatytų išlaidų. Komisijos teigimu, iš esmės visos Mermayde nurodytos sąnaudos buvo patvirtintos. Išskyrus atvejus, kai faktinės projekto išlaidos buvo daug mažesnės, nei tikėtasi, tai rodo, kad Mermayde deklaravo tik mažiau nei 50 % faktinių išlaidų.

2.9 Ombudsmenas neginčijamu laiko tai, kad Bendrijos finansinis įnašas į projektą sudarė 48,37 % visų projekto išlaidų, bet ne daugiau kaip 107 950 eurų. Tačiau lieka klausimas, kaip išlaidos turėjo būti deklaruotos, kad jas būtų galima finansuoti. Remdamasis 2.7 ir 2.8 punktais, skundo pateikėjas mano, kad 48,37 proc. visų projekto išlaidų turėjo būti deklaruotos ir vėliau turėjo būti finansuojamos. Kita vertus, Komisija mano, kad turėjo būti deklaruotos visos projekto išlaidos, iš kurių 48,37 proc. būtų gautos lėšos.

2.10 Šiuo atžvilgiu ombudsmenas primena, kad sutarties 3 straipsnyje numatyta, jog "bendra numatoma reikalavimus atitinkančių projekto išlaidų suma yra 222 750 EUR" ir kad "Bendrija finansuoja reikalavimus atitinkančias projekto išlaidas (...) ne daugiau kaip 107 950 EUR". Ombudsmenas šį straipsnį supranta taip, kad Bendrijos finansavimas buvo suteiktas remiantis reikalavimus atitinkančiomis projekto išlaidomis. Ombudsmenas taip pat mano, jog tam, kad Komisija galėtų nustatyti tinkamas finansuoti projekto išlaidas, visos išlaidos turėjo būti deklaruotos. Tokiu atveju Komisija finansuotų 48,37 % išlaidų, kurias ji pripažino tinkamomis finansuoti. Todėl Komisijos pozicija, kad turėjo būti deklaruotos visos projekto išlaidos, atrodo pagrįsta.

2.11 Ombudsmenas taip pat primena, kad sutarties II priedo 16 straipsnyje nustatyta, kad "tinkamos finansuoti išlaidos kompensuojamos, kai jas pagrindžia pagrindinis rangovas". Atrodo, kad šioje byloje neginčijama, jog Mermayde buvo pagrindinė kontrahentė. Kadangi atrodo, kad Mermayde pagrindė tik mažiau nei 50 % visų išlaidų, atrodo pagrįsta, kad Komisija finansavo tik 48,37 % šių pagrįstų išlaidų.

2.12 Tačiau ombudsmenas atkreipia dėmesį į skundo pateikėjo argumentą, kad finansų pareigūnas patarė jam pateikti visų subrangos išlaidų pagrindimą, tačiau galiausiai Komisija nemanė, kad pagrindimas yra tinkamas. Šiuo atžvilgiu ombudsmenas primena, kad sutarties II priedo 13 straipsnyje nustatyta, kad tinkamos finansuoti išlaidos „nustatomos pagal apskaitos principą, grindžiamą ankstesnėmis išlaidomis, ir įprastas pagrindinio rangovo vidaus taisykles“ ir „įtraukiamos į sąskaitas“. Taigi atrodo, jog tam, kad išlaidos būtų tinkamos finansuoti, jos turėjo būti įtrauktos į pagrindinio rangovo (šiuo atveju – Mermayde) sąskaitas. To paties priedo 14 straipsnio 3 dalyje nustatyta, kad subrangos sutartys gali būti įtraukiamos į sutartį, jei „atitinkamų pagrindinių rangovų patvirtintos atitinkamų sąskaitų kopijos pridedamos prie atitinkamų išlaidų ataskaitų“, o tai taip pat rodo, kad sąskaitas faktūras už subrangos išlaidas reikėjo išrašyti pagrindiniam rangovui, t. y. jos turėjo būti įtrauktos į pagrindinio rangovo apskaitą. Taigi atrodo, kad Komisija veikė pagal sutartį, kai nusprendė, kad 48,37 % finansavimo reikalavimus atitiko tik subrangovų išlaidos, kurias faktiškai patyrė pagrindinis rangovas, t. y. Mermayde. Ombudsmenas skundo pateikėjo ir Komisijos finansų pareigūno korespondencijoje nerado nieko, kas leistų manyti, kad pastarasis patarė Mermayde pateikti įrodymus apie subrangovų išlaidas, kurių Mermayde nepatyrė, juo labiau kad 2004 m. birželio 7 d. elektroniniame laiške (5) jis mini „patvirtinamuosius dokumentus ir sąskaitas faktūras“(6).

2.13 Ombudsmeno nuomone, iš to, kas išdėstyta pirmiau, matyti, kad skundo pateikėjas neteisingai suprato, kaip veikia atitinkama Bendrijos finansavimo sistema ir kaip turėjo būti deklaruojamos išlaidos. Taigi lieka klausimas, ar rengiantis pasirašyti sutartį būta kokių nors aplinkybių, dėl kurių Komisija būtų turėjusi įtarti, kad įvyko nesusipratimas, ir dėl kurių ji turėjo patikslinti sutartį skundo pateikėjo atžvilgiu.

2.14 Ombudsmenas šiuo atžvilgiu primena, kad skundo pateikėjas manė, jog abu sutarties priedai yra klaidinantys, ypač dėl to, kad I priede pateiktoje finansinėje lentelėje buvo nurodytos visos subrangovų išlaidos ir prašomos sumos, o II priede buvo nurodyta, kad reikalavimus atitinka tik faktinės koordinatoriaus patirtos subrangovų išlaidos. Ombudsmenas pažymi, kad minėtoje finansinėje lentelėje subrangovai buvo išvardyti kartu su jų atitinkamomis visomis išlaidomis ir ES įnašu, kuris svyravo nuo 0 iki 100 proc. visų išlaidų. Iš tiesų, atskirai vertinant subrangovus, finansinė lentelė nesuderinama su Komisijos požiūriu į tai, kaip turėtų būti deklaruojamos išlaidos, kad jas būtų galima finansuoti, nes Bendrija negalėjo finansuoti 100 % konkretaus subrangovo išlaidų, vertinamų atskirai. Išrašius Mermayde sąskaitą faktūrą, Bendrijos finansavimas būtų skirtas tik 48,37 % subrangovo sąskaitoje faktūroje nurodytų išlaidų. Tačiau ombudsmenas nemano, kad minėtoje finansinėje lentelėje pateikta pakankamai priežasčių, dėl kurių Komisija įtartų skundo pateikėją dėl to, kaip jis supranta finansavimo schemą, nes visas į sąrašą įtrauktas ES įnašas buvo 107 950 EUR, visiškai laikantis sutarties 3 straipsnio. Ombudsmenas nenustatė jokios kitos priežasties, dėl kurios Komisija būtų turėjusi įtarti, kad skundo pateikėjas neteisingai suprato finansavimo schemą.

2.15 Dėl skundo pateikėjo skunde pateikto argumento, kad Komisija turėjo jį informuoti apie naujas taisykles pagal Penktąją bendrąją programą ir galimas neigiamas naudojimosi subrangovų paslaugomis pasekmes, ombudsmenas pažymi, kad skundo pateikėjas savo pastabose pripažino, jog taisyklės, susijusios su subrangos išlaidų tinkamumu finansuoti, tikriausiai nepasikeitė tarp Ketvirtosios ir Penktosios bendrųjų programų, tačiau galėjo būti išaiškintos. Tačiau ombudsmenas nerado jokių įrodymų, kad pagal Ketvirtąją bendrąją programą Komisija aiškino taisykles taip, kad būtų finansuojamos subjektų, kurie nėra pagrindiniai rangovai, išlaidos, kurių šie rangovai neperėmė išrašydami sąskaitas faktūras. Ombudsmenas taip pat pažymi, kad „neigiamų pasekmių“, susijusių su naudojimusi subrangovų paslaugomis, būtų buvę galima išvengti, jei šie subrangovai išrašytų sąskaitas faktūras už visas savo išlaidas įmonei „Mermayde“, kuri tuomet būtų gavusi finansavimą, pagrįstą visomis šiomis išlaidomis. Todėl ombudsmenas nemano, kad šiuo klausimu reikia teikti informaciją.

2.16 Ombudsmenas tikrai apgailestauja dėl to, kad skundo pateikėjas, atrodo, neteisingai suprato Komisijos finansavimo schemą. Tačiau, atsižvelgdamas į tai, kas išdėstyta pirmiau, jis mano, kad Komisija šiuo klausimu nevykdė netinkamo administravimo.

2.17 Nepaisant to, kas išdėstyta pirmiau, ombudsmenas pažymi, kad Komisija savo antrajame 2004 m. lapkričio 4 d. rašte dėl susigrąžinimo paaiškino išlaidų, kurios buvo "įrašytos į sąskaitas", reikšmę subrangos išlaidoms, nurodydama, kad šios išlaidos gali būti kompensuojamos tik pagal sutartyje nustatytą normą (šiuo atveju 48,37 %), jei subrangovas pateikė rangovui sąskaitą faktūrą, kurią rangovas visiškai apmokėjo. Ombudsmenas mano, kad, siekiant ateityje išvengti galimų nesusipratimų dėl subrangos išlaidų finansavimo, būtų naudinga, jei Komisija galėtų imtis veiksmų, kad sutartys, pagal kurias teikiamas Bendrijos finansavimas, būtų aiškesnės, aiškiai paaiškindama sąlygas, kurios turi būti įvykdytos, kad būtų galima atsižvelgti į šias išlaidas. Ombudsmenas pateiks dar vieną pastabą šiuo klausimu.

3 Skundo pateikėjo tvirtinimas

3.1 Skundo pateikėjas teigė, kad Komisija turėtų atšaukti savo sprendimą dėl susigrąžinimo ir grąžinti susigrąžintą 52 589,23 EUR sumą projekto koordinatoriui Mermayde.

3.2 Komisija teigė, kad 2004 m. balandžio mėn. Komisijai atliekant projekto auditą auditoriai patvirtino, kad iš esmės visos finansų pareigūno patvirtintos išlaidos, ypač visos Mermayde pateiktos subrangos išlaidos, yra tinkamos finansuoti ir pagrįstos. Komisijai buvo atliktas tik nedidelis 4 860,84 EUR išlaidų koregavimas bendrų išlaidų lygmeniu. Vis dėlto, atlikus auditą, reikėjo susigrąžinti 52 589,23 EUR. 2 351,19 EUR suma buvo susijusi su išlaidų koregavimu, o 50 238,04 EUR Mermayde turėjo grąžinti dėl pradinės permokos, kurios kompensavimo norma buvo 100 %, o ne 48,37 %. Finansų pareigūnas klaidingai rėmėsi 100 % kompensavimo norma, o ne sutartyje nustatyta 48,37 % norma. Imdamasi taisomųjų veiksmų ir prašydama susigrąžinti permokėtą sumą, Komisija veikė visiškai laikydamasi sutarties sąlygų ir audito išvadų. Komisija išreiškė apgailestavimą dėl klaidos, kuri, atsižvelgiant į sutartinius susitarimus, skundo pateikėjui vis dėlto buvo aiški.

3.3 Ombudsmenas mano, kad šioje byloje neginčijama, jog kompensacijos dydis turėjo būti 48,37 %. Be to, iš šios išvados 3.2 punkto matyti, kad Komisija teisingai apskaičiavo tinkamas finansuoti išlaidas, o tai reiškia, kad iš tiesų būta klaidingos permokos. Deja, atrodo, kad ši permoka sutapo su skundo pateikėjo klaidingu tinkamų finansuoti išlaidų apskaičiavimu, todėl jis klaidos nepastebėjo. Tačiau remiantis 3.2 punkte pateikta ombudsmeno išvada, kad netinkamo administravimo nėra, Komisijos sprendimas dėl susigrąžinimo atrodo pagrįstas, todėl skundo pateikėjo reikalavimas negali būti patenkintas.

4 Išvada

Remiantis ombudsmenės atliktais šio skundo tyrimais, atrodo, kad Komisija nevykdė netinkamo administravimo. Todėl ombudsmenas užbaigia bylą.

Apie šį sprendimą taip pat bus pranešta Komisijos pirmininkui.

KITA REMARK

Ombudsmenas mano, kad, siekiant ateityje išvengti galimų nesusipratimų dėl subrangos išlaidų finansavimo, būtų naudinga, jei Komisija galėtų imtis veiksmų, kad sutartys, pagal kurias teikiamas Bendrijos finansavimas, būtų aiškesnės, aiškiai paaiškindama sąlygas, kurios turi būti įvykdytos, kad būtų galima atsižvelgti į šias išlaidas.

Nuoširdžiai Jūsų,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Ombudsmeno pabrėžimas.

(2) Ombudsmeno pabrėžimas.

(3) Sutarties 3 straipsnis, kurio kopiją skundo pateikėjas pateikė kartu su skundu.

(4) „Global Financial Overview“, pridėta prie 2004 m. gegužės 11 d. Komisijos laiško Mermayde, kurio kopijas skundo pateikėjas pateikė kartu su skundu.

(5) Jo kopiją skundo pateikėjas pateikė kartu su skundu.

(6) Ombudsmeno pabrėžimas.