Skundo aplinkybės

1. Skundo pateikėjas, paramos rinkimams srityje veikiantis fondas, pateikė paraišką pagal kvietimą teikti paraiškas dėl ES finansavimo projektui, kuriuo remiami visos Afrikos rinkimų pajėgumai [1] Šį kvietimą administravo Europos Sąjungos delegacija Afrikos Sąjungoje, už kurią buvo atsakinga Europos Komisija, kaip perkančioji organizacija. Kvietimas teikti paraiškas buvo padalytas į dvi dalis. Skundo pateikėjas pateikė paraišką dėl pirkimo dalies Nr. 1.

2. Vykstant paraiškų teikimo procesui skundo pateikėjas pateikė koncepcijos dokumentą, kuriame paprašė ES finansavimo, sudarančio 90 proc. tinkamų finansuoti išlaidų [2] Skundo pateikėjo paraiška buvo iš anksto atrinkta ir jo buvo paprašyta pateikti išsamią paraišką. Visame prašyme skundo pateikėjas paprašė ES finansavimo, kuris sudarė 95 proc. tinkamų finansuoti išlaidų.

3. Komisija atmetė skundo pateikėjo paraišką, nes ji nebeatitiko visų kvietimo teikti pasiūlymus kriterijų, visų pirma dėl to, kad prašoma ES finansavimo procentinė dalis viršijo 90 proc. ribą. 

4. 2023 m. liepos 29 d. skundo pateikėjas paprašė delegacijos persvarstyti šį sprendimą. Ji teigė, kad tai buvo tipografinė klaida, susijusi su tuo, kad tuo pačiu metu buvo parengtos kelios paraiškos dėl ES finansavimo. Ji manė, kad delegacija turėjo paprašyti paaiškinimų, o ne atmesti jos paraišką. Skundo pateikėjas delegacijai taip pat išreiškė susirūpinimą dėl galimo interesų konflikto, susijusio su kvietimo teikti pasiūlymus 2 dalimi. Ji teigė, kad ekspertas, dalyvavęs rengiant pagal šį kvietimą finansuojamą projektą, dirba subjektui, kuris pateikė paraišką dėl 2 dalies.

5. 2023 m. rugpjūčio 2 d. delegacija pateikė atsakymą. Ji toliau laikėsi savo pozicijos dėl skundo pateikėjos prašymo atmetimo. Ji nurodė, kad skundo pateikėjas turėjo gauti įspėjamąjį pranešimą internetinėje paraiškų teikimo sistemoje, kai pateikė informaciją, kuri neatitiko kvietimo teikti pasiūlymus gairių. Dėl skundo pateikėjo įtarimų dėl galimo interesų konflikto, susijusio su 2 dalimi, delegacija paaiškino, kad kvietimą teikti pasiūlymus vidaus lygmeniu parengė delegacijos projektų vadovai ir kad jame nenustatyta jokio interesų konflikto.

6. Nepatenkintas delegacijos atsakymu, 2023 m. rugsėjo mėn. skundo pateikėjas kreipėsi į ombudsmeną.

Tyrimas

7. Ombudsmenas pradėjo tyrimą dėl delegacijos sprendimo atmesti skundo pateikėjo paraišką ir dėl to, kaip ji atsižvelgė į skundo pateikėjo susirūpinimą dėl galimo interesų konflikto, susijusio su 2 dalimi.

8. Tyrimo metu ombudsmenas patikrino bylos medžiagą. Delegacija taip pat pateikė paaiškinimus atsakydama į ombudsmeno pateiktus klausimus. Atsakymai buvo pateikti skundo pateikėjui, kuris pateikė pastabų.

9. Vėliau ombudsmeno tyrimo grupė susitiko su Komisijos ir delegacijos atstovais, kad gautų papildomų paaiškinimų dėl abiejų skundo aspektų. Ombudsmenas pasidalijo posėdžio ataskaita su skundo pateikėju, o skundo pateikėjas pateikė pastabų dėl ataskaitos.

Skundo pateikėjo prašymo atmetimas

Ombudsmenui pateikti argumentai

Parengė Komisija

10. Komisija patikslino prašymo atmetimo priežastis. Ji paaiškino, kad dotacijų paraiškų teikėjams skirtose gairėse, kurios yra kvietimo teikti paraiškas dokumentų dalis, nustatyta, kad pareiškėjai gali prašyti ES dotacijos ne daugiau kaip 90 % tinkamų finansuoti išlaidų.[3] Kvietimo teikti paraiškas dokumentuose buvo pateiktas prie gairių pridėtas „savireguliacijos kontrolinis sąrašas“, kuriame pareiškėjai buvo raginami prieš pateikdami paraišką patikrinti, ar jie atitinka visus kvietimo teikti paraiškas kriterijus, be kita ko, užtikrinti, kad prašoma ES įnašo procentinė dalis neviršytų didžiausios ribos.[4] Kvietime nurodyta, kad „dėl bet kokios klaidos, susijusios su kontroliniame sąraše išvardytais punktais [...], arba bet kokio didelio visos paraiškos nenuoseklumo (pvz., jei biudžeto darbo lapuose nurodytos sumos yra nenuoseklios) paraiška gali būti atmesta “.

11. Šiuo atveju delegacija atmetė skundo pateikėjo paraišką, nes ji neatitiko vieno iš kontroliniame sąraše išvardytų punktų, t. y. paprašė ES finansavimo sumos, kuri viršijo didžiausią pagal kvietimą teikti pasiūlymus leidžiamą procentinę dalį.

12. Komisija pažymėjo, kad pagal kvietimą ji turi galimybę prašyti paaiškinimų, „kai pateikta informacija yra neaiški“. Tai atitinka Finansinį reglamentą [5], pagal kurį leidžiama ištaisyti akivaizdžias korektūros klaidas paraiškos dokumentuose, kad geros kokybės paraiškos nebūtų atmestos vien dėl formalių priežasčių [6]. Nors Finansiniame reglamente nepateikta akivaizdžios korektūros klaidos apibrėžtis, pagal Komisijos vidaus gaires tokios klaidos apima skaičiavimo klaidas biudžete arba akivaizdų neteisingą paraiškos formos supratimą. Komisija kiekvienu konkrečiu atveju turi nustatyti, kurios aplinkybės gali būti laikomos akivaizdžia korektūros klaida. Tada Komisija turi diskreciją nuspręsti, ar, atsižvelgiant į konkrečią situaciją, yra pagrįsta ištaisyti klaidą, o tai yra galimybė, o ne pareiga pagal Finansinį reglamentą.

13. Šiuo atveju Komisija laikėsi nuomonės, kad nebuvo pagrįsta prašyti skundo pateikėjo pateikti paaiškinimą ar ištaisyti klaidą, nes skundo pateikėjo klaida nebuvo akivaizdi korektūros klaida. Komisija laikėsi nuomonės, kad skundo pateikėjas „nuolat ir sąmoningai“naudojo 95 proc. (o ne 90 proc.) ES finansavimo procentinę dalį biudžete, pridėtame prie išsamios paraiškos. Ji pažymėjo, kad, kaip nurodyta 2023 m. liepos 29 d. rašte delegacijai, pasiūlymas dėl 5 proc. bendro įnašo, atrodo, yra standartinė skundo pateikėjo politika, todėl tai buvo sąmoningas skundo pateikėjo pasirinkimas.

14. Be to, Komisija teigė, kad klaida nebuvo paprasta ir lengvai atpažįstama klaida, nes buvo neteisingai panaudotas vienas skaičius, atliktas neteisingas skaičiavimas, biudžeto lape buvo nenuoseklumas arba padaryta klaida, rodanti, kad skundo pateikėjas neteisingai suprato kvietimo teikti pasiūlymus sąlygas. Skundo pateikėjas apskaičiavo visą biudžeto lapą padaugindamas apskaičiuotas tinkamas finansuoti išlaidas iš pageidaujamos ES finansavimo procentinės dalies. Todėl Komisija tvirtino, kad skundo pateikėjo klaida buvo „ne formalus trūkumas, o esminis nukrypimas nuo kvietimo sąlygų“, todėl ją ištaisius būtų pažeistas vienodas požiūris į pareiškėjus.

15. Komisija taip pat teigė, kad pagal ES teismų praktiką [7] akivaizdi korektūros klaida negali būti susijusi su informacija, kurios reikia, kad paraiška nebūtų atmesta, kaip buvo šiuo atveju. Visų pirma Komisija pažymėjo, kad iš kvietimo dokumentų matyti, jog paraiškos atmetimo pagrindas yra pasiūlymai, kuriuose prašoma didesnės nei didžiausia leidžiama ES finansavimo procentinės dalies.

16. Be to, Komisija pažymėjo, kad prieš pateikdamas paraišką skundo pateikėjas turėjo gauti įspėjamąjį pranešimą apie klaidą elektroninėje paraiškų teikimo sistemoje. Remdamasi vėlesniu modeliavimu, atliktu naudojantis internetine paraiškų teikimo sistema, Komisija teigė, kad pasirodė šis pranešimas: „Svarbi informacija (ne blokavimas) Prašomas ES įnašas, išreikštas visų tinkamų finansuoti išlaidų procentine dalimi, nurodytas gairių 1.3 skirsnyje dėl procentinės (-ių) dalies (-ių), kurią (-ias) leidžiama skirti pagal kvietimą (arba pirkimo dalį)“.

Skundo pateikėjo

17. Skundo pateikėjas teigė, kad Komisijos pozicija yra akivaizdžiai nepagrįsta. Ji teigė, kad padaryta klaida yra akivaizdi korektūros klaida ir kad Komisija turėjo paprašyti jos paaiškinimų, o ne atmesti paraišką.

18. Skundo pateikėjas teigė, kad sąmoningai nepadarė šios klaidos, nes pateikė išsamią paraišką, kad ją būtų galima atrinkti. Koncepcijos dokumente ji paprašė teisingos ES finansavimo procentinės dalies. Laiške delegacijai ji iš tiesų paaiškino, kaip padarė klaidą. Taip buvo todėl, kad ES pakeitė standartinę ES finansavimo procentinę dalį nuo 95 proc. iki 90 proc. Skundo pateikėjas teigė, kad delegacijai skirtas raštas, kuriame paaiškinama klaida, negali būti pagrįstai laikomas įrodymu, kad ji savo paraiškoje sąmoningai pakeitė procentinę dalį.

19. Be to, skundo pateikėjas nurodė, kad akivaizdžios korektūros klaidos sąvoka neapsiriboja „atleistinomis klaidomis“, kurios susijusios su situacijomis, susidariusiomis dėl dviprasmiškumo ar neaiškių nurodymų kvietimo dokumentuose. Jis taip pat apima korektūros klaidas, pavyzdžiui, atvejus, kai yra aiškus ir akivaizdus neatitikimas tarp procentinės dalies, nurodytos dviejuose skirtinguose atrankos procedūros etapuose, kaip yra šiuo atveju. 

20. Todėl skundo pateikėjas manė, kad Komisijos sprendimas pašalinti jį iš procedūros yra neproporcingas ir prieštarauja patikimo finansų valdymo principui. Skundo pateikėjas teigė, kad Komisija turėjo prašyti paaiškinimų ir kad tai nebūtų pakeitę jo paraiškos ar suteikę jam jokio pranašumo, nes didžiausia ES finansavimo suma vienodai taikoma visiems pareiškėjams.

21. Dėl įspėjimo pranešimo skundo pateikėjas teigė, kad Komisija nepateikė jokių įrodymų, kad toks pranešimas buvo pateiktas tuo metu, kai ji pateikė prašymą. Komisija rėmėsi tik vėlesniu modeliavimu, o ne konkrečiais įrodymais, gautais tuo metu, kai ji naudojo paraiškos formą. Be to, net jei toks pranešimas pasirodytų, Komisija nepaaiškino, kodėl ji nenustatė veiksmingesnių ir greitesnių apsaugos priemonių, pavyzdžiui, iš karto nepranešė ieškovei, kad pareiškimas nepriimtinas, arba visiškai neleido jos pateikti.

Ombudsmeno vertinimas

22. Finansiniame reglamente leidžiama ištaisyti „akivaizdžias korektūros klaidas“, kad geros kokybės paraiškos nebūtų atmestos vien dėl formalių priežasčių [8]. Nors Komisijos vidaus gairėse nėra tiksliai apibrėžta, kas yra akivaizdi korektūros klaida [9], tokios klaidos apibrėžiamos kaip trūkstama informacija ir (arba) duomenys, lengvai atpažįstama tekstinė klaida (klaida ir (arba) praleista informacija) ir prieštaringa informacija. Tai gali būti, pavyzdžiui, iš pradžių neteisingai apskaičiuotų išlaidų perskaičiavimas, pareiškėjas, kuris neteisingai suprato, kur biudžete pateikti ES įnašą, arba pareiškėjas, prašęs didesnės dotacijos nei didžiausia pagal kvietimą teikti pasiūlymus leidžiama dotacija. Ji taip pat gali apimti neužpildytą prašomą dotacijos sumą, neteisingą veiklos rūšies pasirinkimą arba neteisingą PIC numerio pasirinkimą.

23. Be to, kad tokia klaida būtų laikoma akivaizdžia korektūros klaida, ji neturėtų būti taisoma taip, kad dėl jos iš esmės pasikeistų paraiška arba kvietimo sąlygos, nes dėl to kiltų abejonių dėl vertinimo rezultatų ir būtų daromas poveikis vienodam požiūriui į pareiškėjus; Šiuo atžvilgiu, jei pareiškėjas padaro klaidą, susijusią su kuriuo nors priimtinumo ar tinkamumo kriterijumi, tokia klaida negali būti laikoma akivaizdžia korektūros klaida, nes tokių kriterijų nesilaikymas savaime yra paraiškos atmetimo pagrindas.

24. Komisija teigė, kad skundo pateikėjo klaida buvo sąmoningas pasirinkimas ir negali būti laikoma akivaizdžia korektūros klaida. Nors ombudsmenas pripažįsta, kad skundo pateikėjas, pateikdamas paraišką, galėjo veikti stropiau, Komisijos pateiktas paaiškinimas jo neįtikina dėl toliau nurodytų priežasčių.

25. Dėl skundo pateikėjo ketinimo ombudsmenas mano, kad Komisijos pozicija yra neįtikinama. Skundo pateikėjas nebuvo suinteresuotas pateikti paraišką, kurioje ES finansavimo procentinė dalis būtų didesnė už didžiausią pagal kvietimą teikti pasiūlymus leidžiamą procentinę dalį. Be to, iš pradžių koncepcijos dokumente ji naudojo teisingą procentinę dalį. 2023 m. liepos 29 d. skundo pateikėjo rašte delegacijai neįrodyta, kad klaida buvo tyčinė. Priešingai, šiame rašte skundo pateikėjas paaiškino, kodėl jis padarė klaidą išsamioje paraiškoje, t. y. kad jis automatiškai naudojo tą pačią procentinę dalį, kurią naudojo ankstesniuose kvietimuose teikti pasiūlymus (5 proc. bendras įnašas), t. y. Komisijos standartinę ankstesniais kvietimais teikti pasiūlymus suteikto ES finansavimo procentinę dalį. Tai, kad skundo pateikėjas šiame rašte taip pat išreiškė susirūpinimą dėl sumažėjusios ES finansavimo procentinės dalies, jokiu būdu neįrodo, kad klaida buvo tyčinė arba kad pasiūlymas skirti 5 proc. bendrą įnašą buvo skundo pateikėjo „standartinė politika“.

26. Ombudsmenas mano, kad, remiantis pačios Komisijos vidaus gairėmis, skundo pateikėjo klaida turėjo būti laikoma akivaizdžia korektūros klaida. Tai buvo lengvai atpažįstama klaida, nes subjektas negalėjo gauti daugiau kaip 90 proc. ES finansavimo, ir ji prieštaravo informacijai, kurią skundo pateikėjas anksčiau pateikė koncepcijos dokumente. Be to, priešingai, nei teigia Komisija, klaida neturėjo įtakos visam biudžetui. Dotacijos paraiškos formoje skundo pateikėjas apskaičiavo visas išlaidas nepriklausomai nuo gautos ES finansavimo sumos. Klaida buvo susijusi tik su viena vieno biudžeto lapo formule [10].

27. Bet kuriuo atveju akivaizdžių korektūros klaidų skaičius ar apimtis nėra riboti, jos taip pat neapsiriboja tais atvejais, kai prašytojas neteisingai supranta taisykles. Savo vidaus gairėse Komisija kaip akivaizdžių korektūros klaidų pavyzdžius nurodo tai, kad pareiškėjas paprašė didesnės dotacijos, nei leidžiama pagal kvietimą, arba visiškai neužpildė dotacijos sumos. Šios situacijos yra panašios į nagrinėjamą šioje byloje.

28. Nors didžiausia ES finansavimo procentinė dalis yra oficialus kvietimo teikti paraiškas reikalavimas, tai nėra priimtinumo ar tinkamumo kriterijai. Taigi tai, kad paraiškoje yra skaičius, neatitinkantis šio reikalavimo, savaime neturėtų būti priežastis atmesti paraišką. Ištaisius pasiūlymą siekiant užtikrinti, kad ES finansavimo procentinė dalis atitiktų ribą, paraiška iš esmės nepasikeistų, o tai veikiau būtų formalumas. Tai administracinis patikrinimas, kuris neturėtų poveikio paraiškos vertinimui. Ištaisius tokią klaidą paprasčiausiai būtų sumažinta prašoma dotacijos suma. Nors ES finansavimo procentinė dalis buvo įtraukta į kvietimo teikti paraiškas kontrolinį sąrašą, kuriame nustatyta, kad „dėl bet kokios klaidos, susijusios su kontroliniame sąraše išvardytais punktais, [...] paraiška gali būti atmesta“, Komisija turi taikyti šį kontrolinį sąrašą laikydamasi Finansinio reglamento, kuriuo atsakingam leidimus suteikiančiam pareigūnui nustatoma pareiga ištaisyti akivaizdžias korektūros klaidas arba prašyti jas paaiškinti.

29. Dėl Komisijos teiginio, kad nėra pareigos prašyti paaiškinimo arba ištaisyti akivaizdžių korektūros klaidų, ombudsmenas pažymi, kad nors Finansiniame reglamente nustatyta, kad perkančioji organizacija „gali“ ištaisyti akivaizdžias korektūros klaidas, toje pačioje nuostatoje nurodyta, kad ji turėtų („turi“) prašyti paaiškinimo, išskyrus tinkamai pagrįstus atvejus [11]. Be to, pačios Komisijos vidaus gairėse aiškiai nustatyta, kad, laikantis gero administravimo principo, atsakingas leidimus suteikiantis pareigūnas turi prašyti pareiškėjų pateikti trūkstamą informaciją arba paaiškinti patvirtinamuosius dokumentus, kurių jie nepateikė dėl akivaizdžios korektūros klaidos.

30. Dėl įspėjimo pranešimo internetinėje paraiškų teikimo sistemoje ombudsmenė pažymi, kad Komisija negalėjo užtikrintai patvirtinti iškylančiojo pranešimo, kurį skundo pateikėjas turėjo gauti pateikdamas paraišką, turinio. Bet kuriuo atveju, remdamasis Komisijos pateiktu modeliavimu, ombudsmenas pažymi, kad įspėjamasis pranešimas yra gana bendro pobūdžio ir jame nėra aiškiai nurodyta, kad paraiškoje yra klaida. Be to, net jei įspėjamasis pranešimas būtų buvęs aiškesnis ir skundo pateikėjas teikdamas paraišką būtų turėjęs būti stropesnis, tai nekeičia fakto, kad Komisija turėjo paprašyti paaiškinimo arba ištaisyti akivaizdžias korektūros klaidas.

31. Atsižvelgdamas į tai, kas išdėstyta pirmiau, ombudsmenas mano, kad tai, jog Komisija nepaprašė skundo pateikėjo pateikti paaiškinimų ir (arba) neištaisė akivaizdžios skundo pateikėjo korektūros klaidos, prilygsta netinkamam administravimui. Tačiau ombudsmenas mano, kad nėra tinkamos rekomendacijos dėl šio skundo aspekto, nes šiame etape Komisija negali nieko padaryti, kad ištaisytų šį trūkumą. Visų pirma dotacija buvo skirta kitam subjektui, kuris įgijo teises pagal susitarimą dėl dotacijos [12]. Vis dėlto ombudsmenas pažymi, kad neištaisius akivaizdžių korektūros klaidų arba neprašius jas paaiškinti, kokybiškos paraiškos gali būti atmestos vien dėl formalių priežasčių, o tai neatitinka ES finansinių interesų. Todėl ombudsmenas pateiks pasiūlymą dėl patobulinimų, kad ateityje būtų išvengta panašios padėties. Ombudsmenas taip pat pateiks pasiūlymą, kaip pagerinti šiame tyrime nustatytą klausimą, susijusį su perspėjamuoju pranešimu pareiškėjams internetinėje paraiškų teikimo sistemoje. 

Kaip delegacija sprendė tariamą interesų konfliktą

Ombudsmenui pateikti argumentai

Parengė Komisija

32. Komisija teigė, kad šiuo atveju interesų konflikto nebuvo, nes Komisija neturėjo tiesioginių sutartinių santykių su aptariamu ekspertu, o ekspertas nevykdė jokios veiklos, tiesiogiai susijusios su kvietimu teikti pasiūlymus, ir nedalyvavo jį rengiant.

33. Komisija paaiškino, kad ekspertą organizacija partnerė pasamdė kaip trumpalaikės strategijos ekspertą pagal kitą ES finansuojamą projektą, kuriuo siekiama pagerinti valdymą Afrikos Sąjungos valstybėse narėse. Projektą įgyvendino organizacija partnerė pagal susitarimą dėl įnašo su Komisija.

34. Šiomis aplinkybėmis nuo 2021 m. gruodžio mėn. iki 2022 m. kovo mėn. ekspertas dirbo su techninės pagalbos misija, kad parengtų ir suplanuotų ES finansuotiną projektą, kuriuo būtų stiprinami rinkimų procesai Afrikoje. Ekspertas parengė du dokumentus – „metinę veiklos lentelę“ ir „loginę sistemą“, kuriuos organizacija partnerė pateikė Komisijai. Po to Komisija išsamiai peržiūrėjo dokumentus, kuriais buvo remiamasi rengiant veiksmų dokumentą „Parama visos Afrikos rinkimų pajėgumų suderinimui“. Šis dokumentas buvo paskelbtas kaip 2022 m. gruodžio mėn. Komisijos įgyvendinimo sprendimo, kuriuo ji grindė savo sprendimą paskelbti atitinkamą kvietimą teikti pasiūlymus, priedas.

35. Komisija pabrėžė, kad galutinis veiksmų dokumentas iš esmės skyrėsi nuo dokumentų, kuriuos ekspertas pateikė pagal susitarimą dėl įnašo, visų pirma turinio, trukmės, struktūros ir įgyvendinimo sąlygų atžvilgiu. Be to, Komisija teigė, kad nuo eksperto darbo pabaigos 2022 m. kovo mėn. iki kvietimo teikti pasiūlymus paskelbimo 2023 m. sausio mėn. praėjo daug laiko.

36. Be to, Komisija pažymėjo, kad per konsultacijas dėl veiksmų dokumento rengimo visi pareiškėjai, įskaitant skundo pateikėją, buvo pakviesti pasidalyti nuomonėmis, kad būtų užtikrintas vienodas požiūris į pareiškėjus.

37. Komisija paaiškino, kad tuo metu, kai buvo priimtas sprendimas skirti dotaciją, ji nežinojo apie tariamą eksperto dalyvavimą su konkursą laimėjusiu pareiškėju. Konkrečiai kalbant, laimėjusi ieškovė savo paraiškoje neidentifikavo eksperto, nei deklaravo eksperto dalyvavimą priesaikos deklaracijoje, nei pranešė Komisijai apie galimą interesų konfliktą. Komisija nurodė, kad skundo pateikėjui iškėlus šį klausimą delegacijai, ji nuodugniai ištyrė šį klausimą ir nustatė, kad interesų konflikto nebuvo. Ji nesusisiekė su laimėjusiu ieškovu dėl paaiškinimų, nes manė, kad eksperto užduotys nekelia susirūpinimo dėl interesų konflikto. Delegacijos išvados buvo tiesiogiai įtrauktos į rašytinį atsakymą, kurį skundo pateikėjas gavo 2023 m. rugpjūčio 2 d. Komisija taip pat patvirtino, kad aptariamam subjektui dotacija buvo skirta pagal kvietimo teikti pasiūlymus 2 dalį [13].

Skundo pateikėjo

38. Skundo pateikėjas teigė, kad Komisija negalėjo pagrįstai teigti, jog nežinojo, kad ekspertas dalyvavo konkursą laimėjusio pareiškėjo veikloje, nes tai yra vieša informacija. Ji taip pat teigė, kad Komisija turėjo nuodugniai išnagrinėti šį klausimą prieš skirdama dotaciją. Ji pažymėjo, kad iš Komisijos atsakymo nematyti, kad taip yra.  

39. Skundo pateikėjas teigė, kad jo įtarimai kėlė susirūpinimą dėl galimo interesų konflikto, kurį delegacija turėjo nuodugniai ištirti ir galbūt priimti priemones bet kokiai rizikai sumažinti. Visų pirma skundo pateikėjas teigė, kad delegacija turėjo ištirti eksperto ir konkursą laimėjusio pareiškėjo santykius ir įvertinti, ar eksperto darbas, susijęs su kvietimo parengiamaisiais dokumentais, suteikė jam galimą pranašumą, įskaitant privilegijuotą prieigą prie informacijos, kuri nėra vienodai prieinama kitiems pareiškėjams.

40. Be to, skundo pateikėjas teigė, kad Komisija negalėjo pagrįstai manyti, jog konsultacijų procesas pakankamai ištaisė padėtį ir užtikrino vienodą požiūrį į pareiškėjus.

Ombudsmeno vertinimas

41. Pagal Finansinį reglamentą [14] dotacijos pareiškėjas turėtų būti pašalintas iš skyrimo procedūros, jei jis „anksčiau dalyvavo rengiant dokumentus, naudotus skyrimo procedūroje, kai tai reiškia vienodo požiūrio principo pažeidimą, įskaitant konkurencijos iškraipymą, kurio negalima ištaisyti kitomis priemonėmis “. [15] Dotacijos pareiškėjas perkančiajai organizacijai turi pranešti, ar jis yra patekęs į pirmiau nurodytą padėtį [16].

42. Kaip paaiškino Komisija ir kaip patvirtino Ombudsmeno tyrimo grupės patikrinti dokumentai, atrinktas pareiškėjas nedeklaravo jokio galimo interesų konflikto, susijusio su kvietimo teikti pasiūlymus 2 dalimi, ir į savo dotacijos paraišką neįtraukė eksperto vardo ir pavardės. Delegacija apie tai sužinojo tik tada, kai 2023 m. liepos 29 d. raštu skundo pateikėjas iškėlė klausimą delegacijai.

43. Ombudsmenas pažymi, kad delegacijos vertinime, pateiktame atsakant skundo pateikėjui, buvo tik paaiškinta, kad kvietimą teikti pasiūlymus „parengė Europos delegacijos AS projektų vadovai“ ir kad todėl „šiuo atveju nematė jokio interesų konflikto“[17] Komisija pateikė papildomų paaiškinimų tik ombudsmeno tyrimo kontekste. Visų pirma ji pažymėjo, kad ekspertas neturėjo tiesioginių sutartinių santykių su Komisija ir nevykdė veiklos, tiesiogiai susijusios su kvietimu teikti pasiūlymus. Ekspertas veikiau parengė du dokumentus, kuriuos Komisija išsamiai peržiūrėjo ir kuriais buvo remiamasi rengiant veiksmų dokumentą „Parama visos Afrikos rinkimų pajėgumų suderinimui“, kuriuo remiantis buvo paskelbtas šioje byloje nagrinėjamas kvietimas teikti pasiūlymus.

44. Tačiau ombudsmenas mano, kad tai, jog ekspertas neturėjo tiesioginių sutartinių santykių su Komisija, neturėjo sutrukdyti Komisijai įvertinti, ar dėl eksperto dalyvavimo galėjo kilti dotacijos pareiškėjo interesų konfliktas, kaip nustatyta Finansiniame reglamente.

45. Dėl eksperto dalyvavimo rengiant dokumentus, naudojamus skyrimo procedūroje, ombudsmenas pažymi, kad nėra aiškių gairių, kas yra „dokumentai, naudojami skyrimo procedūroje “. Ombudsmenas mano, kad ribojantis Finansinio reglamento 141 straipsnio 1 dalies c punkto aiškinimas prieštarautų šios nuostatos tikslui, kuriuo siekiama užkirsti kelią konkurencijos iškraipymui eksperto dalyvavimo parengiamajame kvietimo etape atveju. Todėl pagrindinis vertinimas turėtų būti ne tai, ar tarp eksperto užduočių ir sutarties skyrimo dokumentų yra tiesioginis ar netiesioginis ryšys, o tai, ar informacija, kurią ekspertas gavo vykdydamas šias užduotis, gali iškraipyti konkurenciją ir, jei taip, kokių taisomųjų veiksmų būtų galima imtis.

46. Susipažinęs su ginčijamais dokumentais ir remdamasis Komisijos paaiškinimu, ombudsmenas konstatuoja, kad nors eksperto parengti dokumentai nėra tiesiogiai įtraukti į kvietimo teikti pasiūlymus dokumentus, tarp jų yra aiškus ryšys. Visų pirma eksperto parengti dokumentai yra pirminiai dokumentų projektai, kuriuos Komisija naudojo rengdama veiksmų dokumentą, kuriuo remdamasi ji paskelbė kvietimą teikti pasiūlymus. Patikrinus dokumentus paaiškėjo, kad Komisijos veiksmų dokumentas yra tolesnis eksperto darbo plėtojimas.

47. Tuo remdamasis ombudsmenas mano, kad atsižvelgiant į tai, jog eksperto parengti dokumentai buvo aiškiai susiję su aptariamu kvietimu, tai turėjo bent jau kelti susirūpinimą dėl galimo interesų konflikto. Todėl ombudsmenas mano, kad tai, kaip delegacija įvertino, ar buvo galimas interesų konfliktas, kaip nurodyta skundo pateikėjui skirtame atsakyme, nėra patenkinama. Delegacija neatsižvelgė į eksperto darbo ir kvietimo ryšį ir neįvertino, ar ankstesnis eksperto dalyvavimas suteikė dotacijos pareiškėjui konkurencinį pranašumą ir (arba) iškraipė konkurenciją.

48. Atsakyme ombudsmenui Komisija teigė, kad konkurencija nebuvo iškraipyta ar suteiktas nesąžiningas pranašumas, nes veiksmų dokumentas labai skyrėsi nuo eksperto parengtų dokumentų, ir kad nuo eksperto darbo iki kvietimo teikti pasiūlymus paskelbimo praėjo daug laiko.

49. Komisijos atsakymas ombudsmeno neįtikina. Laikotarpis nuo eksperto darbo, susijusio su projektu, iki kvietimo paskelbimo (devyni mėnesiai) nebuvo itin ilgas. Be to, niekas nerodo, kad šis devynių mėnesių laikotarpis sumažino eksperto darbo svarbą.

50. Komisija neįvertino, ar eksperto darbas, susijęs su konkurso dokumentais, suteikė konkursą laimėjusiam pareiškėjui konkurencinį pranašumą ir (arba) iškraipė konkurenciją. Tai, kad Komisija toliau plėtojo ir iš esmės pakeitė pradinius eksperto projektus, nereiškia, kad subjektas, kuriam suteikta sutartis, gali turėti galimybę susipažinti su konfidencialia informacija, o tai suteikė jam pranašumą formuluojant savo paraišką. Pavyzdžiui, kadangi ekspertas dirbo konkursą laimėjusiam pareiškėjui, jis galėjo turėti galimybę gauti papildomos informacijos ar patirties, susijusios su tokių užduočių vykdymu, kurios negalėtų gauti kiti dotacijų pareiškėjai.

51. Kalbant apie Komisijos minėtą konsultacijų procesą, ombudsmenas mano, kad tai yra atskira procedūra ir kad tai neįrodo, jog informacija, kurią ekspertas gavo dirbdamas su dokumentais, susijusiais su kvietimu teikti paraiškas, buvo vienodai prieinama visiems dalyviams.

52. Vis dėlto, nors delegacijos atliktas galimo interesų konflikto vertinimas buvo nepakankamas, ombudsmenas negali nustatyti, ar šiuo atveju iš tikrųjų buvo pažeistas vienodo požiūrio principas ir (arba) iškraipyta konkurencija. Kadangi delegacija ir Komisija šio klausimo neištyrė, nėra pakankamai informacijos, pavyzdžiui, apie konkursą laimėjusio ieškovo eksperto užduotis ir pareigas. Be delegacijos atsakymo skundo pateikėjui ir papildomų argumentų, kuriuos Komisija pateikė atlikdama ombudsmeno tyrimą, patikrintoje byloje nėra dokumentų, įrodančių, kad Komisija nuodugniai įvertino šį klausimą.

53. Atsižvelgdamas į tai, kas išdėstyta pirmiau, ombudsmenas mano, kad tai, jog Komisija tinkamai neįvertino skundo pateikėjo įtarimų dėl galimo interesų konflikto, prilygsta netinkamam administravimui. Tačiau ombudsmenas mano, kad nėra tinkamos rekomendacijos dėl šio skundo aspekto, nes dotacija jau skirta ir ją įgyvendina konkursą laimėjęs pareiškėjas, įgijęs teises pagal dotacijos susitarimą. Ombudsmenas pateiks pasiūlymą, kad ateityje būtų išvengta panašios padėties. 

Išvados

Remdamasis tyrimu, ombudsmenas užbaigia šią bylą pateikdamas šias išvadas:

Komisija netinkamai administravo bylą, nes neprašė pateikti paaiškinimų ir neištaisė akivaizdžios skundo pateikėjo korektūros klaidos.

Tai, kad Komisija tinkamai neįvertino skundo pateikėjo įtarimų dėl galimo interesų konflikto, prilygsta netinkamam administravimui.

Skundo pateikėjas ir Komisija bus informuoti apie šį sprendimą.

Patobulinimo pasiūlymai

Jei Komisija nustato akivaizdžią korektūros klaidą paraiškoje, pateiktoje pagal kvietimą teikti pasiūlymus, ji turėtų laikytis savo gairių ir paprašyti paaiškinti ir (arba) ištaisyti klaidą, kad geros kokybės paraiška nebūtų atmesta vien dėl formalių priežasčių.

Komisija internetinėje paraiškų teikimo sistemoje turėtų pateikti aiškesnius įspėjamuosius pranešimus, kad pareiškėjai, prieš pateikdami paraišką, galėtų aiškiai nustatyti su ja susijusias problemas.

Pagal Finansinį reglamentą Komisija turėtų užtikrinti, kad, sužinojusi apie galimą interesų konfliktą kvietime teikti pasiūlymus, ji tinkamai ištirtų įtarimus šiuo klausimu. Tai apima vertinimą, ar dėl eksperto darbo, tiesiogiai ar netiesiogiai susijusio su kvietimu teikti pasiūlymus, dotacijos prašytojui buvo suteiktas pranašumas arba iškraipyta konkurencija.

Teresa Anjinho
Europos ombudsmenė

Strasbūras, 2025 m. lapkričio 7 d.

 

[1] EuropeAid/176172/DD/ACT/Multi „Parama visos Afrikos rinkimų pajėgumų suderinimui“: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/opportunities/prospect-details/176172PROSPECTSEN?keywords=EuropeAid%2F176172%2FDD%2FACT%2FMulti

[2] Pagal kvietimą teikti pasiūlymus dėl ES finansavimo prašomas ES įnašas turėtų būti nustatytas kaip visų tinkamų finansuoti išlaidų procentinė dalis ir negali viršyti didžiausios leidžiamos procentinės dalies.

[3] Gairių 1.3 skirsnyje nustatyta, kad „bet kokia dotacija, kurios prašoma pagal šį kvietimą teikti paraiškas, negali viršyti toliau nurodytos didžiausios visų tinkamų finansuoti veiksmo išlaidų procentinės dalies: Didžiausia procentinė visų tinkamų finansuoti veiklos išlaidų dalis – 90 % (taip pat žr. 2.1.4 skirsnį).“

[4] Kontroliniame sąraše pateikta „13. Prašomas ES įnašas (suma) yra lygus gairių 1.3 skirsnyje nustatytai didžiausiai leidžiamai sumai arba už ją mažesnis.“

[5] Taikytina tuo metu: 2018 m. liepos 18 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (ES, Euratomas) 2018/1046 dėl Sąjungos bendrajam biudžetui taikomų finansinių taisyklių: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj/eng; Dabar šį reglamentą galima išdėstyti nauja redakcija: 2024 m. rugsėjo 23 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (ES, Euratomas) 2024/2509 dėl Sąjungos bendrajam biudžetui taikomų finansinių taisyklių: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj/eng.

[6] Reglamento 2018/1046 151 straipsnis.

[7] Komisijos atstovai nurodė 2013 m. spalio 10 d. Teismo sprendimo Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser prieš Manova A/S, C-336/12, 40 punktą: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=C-336/12&language=EN

[8] Reglamento 2018/1046 151 straipsnyje nustatyta: „Atsakingas leidimus suteikiantis pareigūnas gali ištaisyti akivaizdžias korektūros klaidas paraiškos dokumentuose po to, kai dalyvis patvirtina numatomą ištaisymą. Jei dalyvis nepateikia įrodymų arba pareiškimų, vertinimo komitetas arba, kai tinkama, atsakingas leidimus suteikiantis pareigūnas, išskyrus tinkamai pagrįstus atvejus, paprašo dalyvio pateikti trūkstamą informaciją arba paaiškinti patvirtinamuosius dokumentus. Tokia informacija, paaiškinimas ar patvirtinimas iš esmės nekeičia paraiškos dokumentų.“

[9] Įskaitant viešuosius pirkimus ir dotacijas Europos Sąjungos išorės veiksmams. Praktinis vadovas

skirsnis. https://wikis.ec.europa.eu/spaces/ExactExternalWiki/pages/152798604/ePRAG ir kiti Komisijos vidaus rekomendaciniai dokumentai.  

[10] Lentelėje „Numatomi finansavimo šaltiniai“.

[11] Reglamento 2018/1046 151 straipsnis.

[12] Sprendimas dėl dotacijos skyrimo paskelbtas 2024 m. sausio 12 d.

[13] Sprendimas dėl dotacijos skyrimo paskelbtas 2024 m. sausio 12 d.

[14] Reglamento 2018/1046 141 straipsnio 1 dalies c punktas.

[15] Tai taip pat atsispindi PRAG 2.6.10.1.2 punkte.

[16] Reglamento 2018/1046 137 straipsnis.

[17] Žr. sprendimo dėl 2023 m. rugpjūčio 2 d. delegacijos atsakymo 5 punktą.