1. Paskutinis šio įrašo atnaujinimas: 05/06/23

2. Registracijos numeris: 05/2023

3. Duomenų valdytojo vardas, pavardė ir kontaktiniai duomenys: Europos ombudsmenas, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Atsakingas padalinys:

Administracijos direktoratas (IRT darbuotojai) ir projekto grupė (vienas generalinio sekretoriaus narys ir žmogiškųjų išteklių grupės vadovas)

4. Duomenų apsaugos pareigūno vardas, pavardė ir kontaktiniai duomenys: Francesca Pavesi, DAP pavaduotoja: Nicholas Hernanz

E. paštas paštas DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Perdirbėjo vardas, pavardė (pavadinimas) ir kontaktiniai duomenys: išorės bendrovė, atsakinga už apklausos atsakymų rengimą ir suvestinės ataskaitos rengimą:

INCIDENCE SPRL

Chaussée de Bruxelles 11/15,

1300 Wavre

Belgija

E. paštas gcomhaire@incidence.be arba info@incidence.be

6. Bendro (-ių) duomenų valdytojo (-ų) pavadinimas (-ai) ir kontaktiniai duomenys: Netaikoma.

7. Duomenų tvarkymo tikslas (-ai):  EVV, naudodamasis vidaus tyrimo priemone „LimeSurvey“, ketina atlikti darbuotojų apklausą, kad surinktų darbuotojų atsiliepimus apie biuro organizavimą, darbo sąlygas, darbo aplinką ir etikos bei gerovės klausimus. Tikslas – nustatyti sritis, kurios, kaip manoma, veikia patenkinamai, taip pat sritis, kuriose gali reikėti imtis tolesnių veiksmų, ir, kiek įmanoma, palyginti rezultatus laikui bėgant ir su kitų institucijų rezultatais.

Procedūros teisinis pagrindas yra Tarnybos nuostatų [1] 1e straipsnio 2 ir 3 dalys.

8. Duomenų subjektų kategorijų ir asmens duomenų kategorijų aprašymas:

Duomenų subjektų kategorijos: EVB darbuotojai (pareigūnai, laikinieji darbuotojai arba sutartininkai). EVB stažuotojai darbuotojų apklausoje nedalyvauja.

Asmens duomenų kategorijos:

Apklausa yra anoniminė. Apklausos atsakymų įraše nėra jokios respondentus identifikuojančios informacijos. Pateikdami pastabas laisvos formos teksto laukelyje respondentai gali pridėti informacijos. Tokiais atvejais yra galimybė nustatyti tam tikrų respondentų tapatybę arba atskleisti trečiųjų šalių asmens duomenis, atsižvelgiant į informacijos, kurią jie nusprendžia pateikti, turinį.

EVV tvarko darbuotojų profesinius e. pašto adresus, kad galėtų siųsti nuorodą į apklausą. EVV taip pat apdoroja apklausos atsakymus. Šiuos asmens duomenis gali tvarkyti išorės bendrovė ir EO biuras.

Už ataskaitą atsakinga išorės bendrovė nagrinėja darbuotojų nuomones, surinktas remiantis apklausos klausimynu.

9. Duomenų saugojimo ir, jei įmanoma, ištrynimo terminas:

Vykdomasis pareigūnas laikys apklausos respondentų e. pašto adresus tol, kol to reikės, kad 2023 m. darbuotojų apklausa būtų išsiųsta atitinkamiems darbuotojams.

EVV ne ilgiau kaip penkerius metus saugo apklausos atsakymus, įskaitant visus galimus respondentų laisvos formos teksto langeliuose pateiktus asmens duomenis. Vėliau duomenys bus ištrinti.

Išorės bendrovė respondentų pateiktus atsakymus saugo tiek laiko, kiek reikia tyrimo ataskaitai parengti, ir ne ilgiau kaip penkerius metus ^[2]. Vėliau duomenys bus ištrinti. Visi atsakymai laikomi anonimiškais, išskyrus laisvos formos teksto laukelius, jei respondentai juose pateikia asmens duomenis.

10. Duomenų gavėjai:

Gavėjas yra išorės bendrovė, atsakinga už tyrimo ataskaitos rengimą.

Bendraisiais rezultatais (anoniminiais duomenimis) taip pat bus dalijamasi su darbuotojais.

11. Ar asmens duomenys perduodami trečiosioms šalims ir (arba) tarptautinėms organizacijoms? Netaikoma.

12. Bendras saugumo priemonių aprašymas:

EVV naudoja „LimeSurvey“, kad nusiųstų apklausą respondentams ir surinktų atsakymus. „LimeSurvey“ yra vidaus tyrimo priemonė, kuria užtikrinama, kad visi tvarkomi duomenys liktų saugiame Europos ombudsmeno serveryje ir kad duomenys būtų apsaugoti taikant griežtas saugumo taisykles.

Dėl atsakymų į apklausos klausimus neįmanoma nustatyti duomenų subjektų tapatybės, išskyrus tam tikrus atvejus, kai respondentai gali įtraukti informaciją į laisvos formos teksto laukelį.

Apklausoje pateikiamas toks atsakomybės ribojimo pareiškimas: „siekiant išlaikyti dalyvių anonimiškumą, užtikriname, kad atsakymai būtų susisteminti taip, kad nebūtų galima nustatyti asmenų tapatybės. Tačiau atkreipkite dėmesį į tai, kad kai kurie laisvos formos teksto laukai suteikia asmenims laisvę įvesti bet kokią savo pasirinktą informaciją, įskaitant savo ar kitų asmenų asmens duomenis. Primygtinai raginame dalyvius neatskleisti jokios asmeniškai identifikuojamos informacijos šiose srityse.“

13. Informacija apie tai, kaip duomenų subjektai gali pasinaudoti savo teisėmis susipažinti su duomenimis, juos ištaisyti ir, kai taikytina, ištrinti, apriboti jų tvarkymą ir perkelti duomenis:

Dėl EVV darbuotojų e. pašto adresų:

Darbuotojai gali prašyti prieigos prie savo asmens duomenų ir atitinkamos informacijos apie tai, kaip EVV juos naudoja. Jie taip pat gali prašyti ištaisyti bet kokius neišsamius ar netikslius su jais susijusius duomenis. Tam tikromis sąlygomis jie turi teisę bet kuriuo metu nesutikti, kad EVV naudotų jų duomenis dėl priežasčių, susijusių su jų konkrečia padėtimi, taip pat teisę prašyti, kad EVV ištrintų jų asmens duomenis arba apribotų jų naudojimą.

EVV į prašymus atsakys kuo greičiau ir ne vėliau kaip per vieną mėnesį.

Dėl atsakymų į apklausos klausimus:

Kai respondentai pateikia savo atsakymus į apklausą, atsakymai tampa anonimine informacija. Todėl, kalbant apie atsakymus į apklausos klausimus, duomenų subjektų teisės pagal Reglamentą (ES) 2018/1725 netaikomos. Virš laisvos formos teksto laukelių esančiame atsakomybės ribojimo pareiškime respondentams pateikiama pakankamai informacijos apie riziką, susijusią su asmens duomenų pateikimu jų atsakymuose. Kadangi apklausa atliekama anonimiškai, techniškai neįmanoma nustatyti „kas ką atsakė“ ir suteikti respondentams prieigos prie jų atsakymų, jų ištaisymo, prieštaravimo, ištrynimo ar apribojimo teises.

Tačiau bet kuris duomenų subjektas turi teisę susipažinti su asmens duomenimis, įtrauktais į vieną iš laisvos formos teksto langelių, juos ištaisyti, nesutikti, kad jie būtų ištrinti, arba prašyti apriboti jų tvarkymą, jei tai su juo susiję, laikantis tam tikrų reglamente nustatytų sąlygų. Šie prašymai turėtų būti adresuojami apklausos atsakymus tvarkančiai išorės bendrovei (info@incidence.be) arba EVV.

Bet kuriuo metu darbuotojai gali prašyti biuro informacijos apie jų asmens duomenų tvarkymą e. paštu (EO@ombudsman.europa.eu) arba kreipdamiesi į Administracijos direktoratą. Tarnybos į jų prašymus atsakys kuo greičiau ir ne vėliau kaip per vieną mėnesį. Jie taip pat gali kreiptis į biuro duomenų apsaugos pareigūną šiuo adresu:

DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Jei jie nori pateikti skundą dėl to, kaip EVV tvarko jų asmens duomenis, jie gali kreiptis į Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūną (www.edps.europa.eu) šiuo adresu: EDPS@edps.europa.eu

Pareiškimas dėl privatumo, susijęs su 2023 m. Europos ombudsmeno tarnybos darbuotojų apklausa

Šiame pareiškime apie privatumo apsaugą paaiškinama, kodėl duomenys tvarkomi, kaip Europos ombudsmenas renka, tvarko ir užtikrina visų pateiktų asmens duomenų apsaugą, kaip ta informacija naudojama ir kokiomis teisėmis duomenų subjektai gali naudotis savo duomenų atžvilgiu.

Duomenų valdytojas yra EVV. Duomenų tvarkytojas yra išorės bendrovė, atsakinga už apklausos atsakymų rengimą ir suvestinės ataskaitos rengimą.

1. Kokius asmens duomenis tvarkys Europos ombudsmenas?

Apklausa yra anoniminė. Apklausos atsakymų įraše nėra jokios respondentus identifikuojančios informacijos.

EVV tvarko darbuotojų profesinius e. pašto adresus, kad galėtų gauti nuorodą į apklausą.

EVB stažuotojai darbuotojų apklausoje nedalyvauja.

Tam tikrais atvejais respondentai gali įtraukti informaciją į laisvos formos teksto laukelį. 

Apklausos instrukcijose taip pat bus pateiktas konkretus atsakomybės ribojimo pareiškimas: siekdami išlaikyti dalyvių anonimiškumą, užtikriname, kad atsakymai būtų susisteminti taip, kad nebūtų galima nustatyti asmenų tapatybės. Tačiau atkreipkite dėmesį į tai, kad kai kurie laisvos formos teksto laukai suteikia asmenims laisvę įvesti bet kokią savo pasirinktą informaciją, įskaitant savo ar kitų asmenų asmens duomenis. Primygtinai raginame dalyvius neatskleisti jokios asmeniškai identifikuojamos informacijos šiose srityse.

Pateikdami pastabas laisvos formos teksto laukelyje respondentai gali pridėti informacijos. Tokiais atvejais yra galimybė nustatyti tam tikrų respondentų tapatybę arba atskleisti trečiųjų šalių asmens duomenis, atsižvelgiant į informacijos, kurią jie nusprendžia pateikti, turinį.

Šiuos asmens duomenis gali tvarkyti išorės bendrovė ir EO biuras.

Išorės bendrovė parengs apklausos ataskaitą ir išplatins ją darbuotojams ir vadovų grupei.

2. Kodėl Europos ombudsmenas tvarko šiuos asmens duomenis?

Kaip nurodyta ankstesniame punkte, apklausa išlaiko anonimiškumą. Nepaisant to, darbuotojai turi galimybę savanoriškai atskleisti savo asmens duomenis arba trečiųjų šalių asmens duomenis laisvos formos teksto langeliuose. Tik tokiais atvejais ombudsmenas gali atsitiktinai tvarkyti asmens duomenis.

Europos ombudsmeno tarnyba ketina atlikti darbuotojų apklausą, kad surinktų darbuotojų atsiliepimus apie tarnybos organizavimą, darbo sąlygas, darbo aplinką ir etikos bei gerovės klausimus. Tikslas – nustatyti sritis, kurios, kaip manoma, veikia patenkinamai, taip pat sritis, kuriose gali reikėti imtis tolesnių veiksmų, ir, kiek įmanoma, palyginti rezultatus laikui bėgant ir su kitų institucijų rezultatais.

3. Kokie yra šių duomenų tvarkymo teisiniai pagrindai ir būtinybė?

Tvarkyti duomenis būtina remiantis 5 straipsnio 1 dalies a punktu (užduoties, vykdomos viešojo intereso labui, vykdymas).

Teisinis pagrindas yra Tarnybos nuostatų 1e straipsnio 2 ir 3 dalys .

4. Kas yra atsakingas už duomenų tvarkymą?

Pirmąją asmens duomenų kategoriją, t. y. visų darbuotojų e. pašto adresus, tvarko Administracijos direktoratas (IRT darbuotojai) ir projekto grupė (vienas generalinio sekretoriaus narys ir žmogiškųjų išteklių grupės vadovas).

Antrąją asmens duomenų kategoriją, t. y. duomenis, kuriuos darbuotojai gali įtraukti į laisvo tyrimo teksto pastabas, gali tvarkyti išorės bendrovė, atsakinga už tyrimo ataskaitos rengimą, Administracijos direktoratas (IRT darbuotojai) ir projekto grupė (vienas generalinio sekretoriaus narys ir žmogiškųjų išteklių grupės vadovas). Daroma prielaida, kad ši išorės bendrovė tvarko tik anoniminius duomenis, išskyrus laisvos formos teksto langelius, jei respondentai pateikia asmeniškai identifikuojamą informaciją apie save ar kitus asmenis.

5. Kas bus duomenų gavėjai?

Gavėjas yra išorės bendrovė, atsakinga už tyrimo ataskaitos rengimą. Bendraisiais rezultatais (anoniminiais duomenimis) taip pat bus dalijamasi su darbuotojais.

6. Kiek laiko bus saugomi duomenys?

Ombudsmenas saugos 1 punkte išvardytus asmens duomenis (apklausos respondentų e. pašto adresus) tol, kol to reikės 2023 m. darbuotojų apklausai atitinkamiems darbuotojams išsiųsti.

Išorės bendrovė respondentų pateiktus atsakymus saugos tol, kol reikės parengti tyrimo ataskaitą, ir ne ilgiau kaip penkerius metus . Vėliau duomenys bus ištrinti. Visi atsakymai laikomi anonimiškais, išskyrus laisvos formos teksto laukelius, jei respondentai juose pateikia asmens duomenis.

7. Kaip mes saugome jūsų duomenis?

EVV naudoja „LimeSurvey“, kad nusiųstų apklausą respondentams ir surinktų atsakymus. „LimeSurvey“ yra vidaus tyrimo priemonė, kuria užtikrinama, kad visi tvarkomi duomenys liktų saugiame Europos ombudsmeno serveryje ir kad duomenys būtų apsaugoti taikant griežtas saugumo taisykles.

Dėl atsakymų į apklausos klausimus neįmanoma nustatyti duomenų subjektų tapatybės, išskyrus tam tikrus 1 dalyje nurodytus atvejus, kai respondentai gali įtraukti informaciją į laisvos formos teksto laukelį.

Bus pridėtas šis atsakomybės apribojimas: „siekiant išlaikyti dalyvių anonimiškumą, užtikriname, kad atsakymai būtų susisteminti taip, kad nebūtų galima nustatyti asmenų tapatybės. Tačiau atkreipkite dėmesį į tai, kad kai kurie laisvos formos teksto laukai suteikia asmenims laisvę įvesti bet kokią savo pasirinktą informaciją, įskaitant savo ar kitų asmenų asmens duomenis. Primygtinai raginame dalyvius neatskleisti jokios asmeniškai identifikuojamos informacijos šiose srityse.“

8. Kokios yra jūsų teisės ir kaip jomis galite pasinaudoti?

Dėl pirmosios asmens duomenų kategorijos, t. y. visų darbuotojų e. pašto adresų:

Turite teisę susipažinti su savo asmens duomenimis ir atitinkama informacija apie tai, kaip EVV juos naudoja.

Tam tikromis sąlygomis taip pat turite teisę reikalauti ištaisyti bet kokius neišsamius ar netikslius su jumis susijusius duomenis. Identifikavimo duomenis galite ištaisyti bet kuriuo metu. Turite teisę bet kuriuo metu nesutikti, kad EVV naudotų jūsų duomenis dėl priežasčių, susijusių su jūsų konkrečia padėtimi.

Tam tikromis sąlygomis turite teisę prašyti, kad EVV ištrintų jūsų asmens duomenis arba apribotų jų naudojimą.

EVV į prašymus atsakys kuo greičiau ir ne vėliau kaip per vieną mėnesį.

Dėl antrosios asmens duomenų kategorijos, t. y. atsakymų į apklausos klausimus:

Kai respondentai pateikia savo atsakymus į apklausą, atsakymai tampa anonimine informacija. Todėl, kalbant apie atsakymus į apklausos klausimus, duomenų subjektų teisės pagal Reglamentą (ES) 2018/1725 netaikomos. Virš laisvos formos teksto laukelių esančiame atsakomybės ribojimo pareiškime respondentams pateikiama pakankamai informacijos apie riziką, susijusią su asmens duomenų pateikimu jų atsakymuose. Kadangi apklausa atliekama anonimiškai, techniškai neįmanoma nustatyti „kas ką atsakė“ ir suteikti respondentams prieigos prie jų atsakymų, jų ištaisymo, prieštaravimo, ištrynimo ar apribojimo teises.

Tačiau bet kuris duomenų subjektas turi teisę susipažinti su asmens duomenimis, įtrauktais į vieną iš laisvos formos teksto langelių, juos ištaisyti, nesutikti, kad jie būtų ištrinti, arba prašyti apriboti jų tvarkymą, jei tai su juo susiję, laikantis tam tikrų reglamente nustatytų sąlygų. Tie prašymai turėtų būti adresuojami apklausų atsakymus tvarkančiai išorės bendrovei.

9. Į ką kreiptis, jei kyla klausimų ar skundų dėl duomenų apsaugos klausimų?

Su duomenų apsauga susijusius klausimus, susijusius su 2023 m. darbuotojų apklausos organizavimu, bet kuriuo metu galite siųsti vykdomajam pareigūnui šiuo adresu:

Europos ombudsmenas

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbūro Cedex

EO@ombudsman.europa.eu

Į apklausos atsakymus tvarkančią išorės bendrovę galite kreiptis šiuo adresu:

Geoffroy Comhaire

INCIDENCE SPRL

Chaussée de Bruxelles 11/15,

1300 Wavre

Belgija

gcomhaire@incidence.be

Svarbu pažymėti, kad iš esmės išorės bendrovė tvarko tik anoniminę informaciją, t. y. informaciją, nesusijusią su fiziniu asmeniu, kurio tapatybė nustatyta arba gali būti nustatyta, arba su asmens duomenimis, kurių anonimiškumas užtikrintas taip, kad duomenų subjekto tapatybė negali arba nebegali būti nustatyta.

Taip pat galite kreiptis į EO biuro duomenų apsaugos pareigūną šiuo adresu: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Skundą Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnui galite pateikti bet kuriuo metu šiuo adresu: EDAPP@edps.europa.eu

 

[1] 1e straipsnio 2 ir 3 dalys „2. Dirbantiems pareigūnams sudaromos darbo sąlygos, atitinkančios atitinkamus sveikatos ir saugos standartus, kurie yra bent lygiaverčiai būtiniausiems reikalavimams, taikomiems pagal šiose srityse pagal Sutartis priimtas priemones. 3. Pagal šį straipsnį priimtas socialinio pobūdžio priemones įgyvendina kiekviena institucija, glaudžiai bendradarbiaudama su Personalo komitetu ir remdamasi siūlomais daugiamečiais veiksmais. Šie siūlomi veiksmai kasmet perduodami biudžeto valdymo institucijai pagal biudžeto procedūrą “.

[2] Žr. sutarties bendrųjų sąlygų 21.2.13 straipsnį: https://www.ombudsman.europa.eu/en/office/publicprocurements/generalconditions/en