1. Paskutinis šio įrašo atnaujinimas: 14.11.2024

2. Registracijos numeris: 01/2023

Nuoroda. Ares(2023)1412440

3. Duomenų valdytojo vardas, pavardė ir kontaktiniai duomenys: Europos ombudsmenas, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Atsakingas padalinys: Europos ombudsmeno administracijos direktoratas – Žmogiškųjų išteklių grupė – e. paštas: EOtraineeship@ombudsman.europa.eu

4. Duomenų apsaugos pareigūno vardas, pavardė ir kontaktiniai duomenys: Francesca PAVESI-

DAP pavaduotojas: Nicholas HERNANZ

E. paštas Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Perdirbėjo vardas, pavardė (pavadinimas) ir kontaktiniai duomenys: Netaikoma.

6. Bendro (-ių) duomenų valdytojo (-ų) pavadinimas (-ai) ir kontaktiniai duomenys: Europos Parlamento Medicinos tarnyba (EP)

Pateikus prašymą dėl tinkamo apgyvendinimo, EP Medicinos tarnyba įvertins patvirtinamuosius dokumentus, kad nustatytų prašymų dėl tinkamo apgyvendinimo pagrįstumą, ir pasiūlys vykdomajam pareigūnui reikiamas priemones.

E. paštas bmedical@ep.europa.eu

7. Duomenų tvarkymo tikslas (-ai): nustatyti kandidatus į EO biuro neįgaliųjų stažuočių programą ir atlikti atitinkamą atrankos procedūrą.

Teisinis pagrindas – 2023 m. vasario 13 d. Europos ombudsmeno sprendimas dėl stažuočių, 2023 m. Europos ombudsmeno pranešimas dėl neįgaliųjų stažuočių ir Europos Sąjungos pareigūnų tarnybos nuostatų ir kitų tarnautojų įdarbinimo sąlygų [1] 1d straipsnio 4 dalis dėl tinkamų sąlygų sudarymo.

Kandidatai savo duomenis pateikia naudodamiesi internetine (svetainės) paraiškų teikimo priemone. Atrankos procedūrai atlikti duomenys perkeliami į IT priemonę, skirtą procedūrai palengvinti ir palengvinti.

8. Duomenų subjektų kategorijų ir asmens duomenų kategorijų aprašymas:

Duomenų subjektų kategorijos: kandidatai į neįgaliesiems siūlomas stažuotes

Asmens duomenų kategorijos:

• pagrindinė asmeninė informacija (vardas, pavardė, pilietybė, gimimo data, e. paštas, gyvenamosios vietos miestas ir šalis, telefonas);
• C.V. pateikta informacija (švietimas, darbo patirtis, kalbos mokėjimas);
• negalią patvirtinantį (-čius) dokumentą (-us) (pvz., ES valstybės narės nacionalinės ar regioninės institucijos arba akredituotos įstaigos išduotas dokumentas, ES neįgaliojo kortelė, neseniai gydytojo išduota pažyma)
• jei taikoma, prašymas sudaryti tinkamas sąlygas dirbti stažuotės metu, kartu tinkamai pagrindžiant tinkamo apgyvendinimo poreikį [2];
• pareiškėjo diplomų, laipsnių ar pažymėjimų kopijas.

9. Duomenų saugojimo ir, jei įmanoma, ištrynimo terminas:

• Kandidatų duomenys, pateikti internetinei (interneto) paraiškų teikimo priemonei, saugomi jų internetinėje asmeninėje paskyroje dvejus metus, jei kandidatai nori teikti paraišką dėl būsimų stažuočių. Kandidatai gali bet kuriuo metu paprašyti vykdomojo direktoriaus ištrinti jų paskyrą. Jei stažuotės kandidatai neprisijungia prie savo paskyros per dvejus metus, paskyra ir joje esantys duomenys automatiškai ištrinami po to, kai pareiškėjui išsiunčiamas e. laiškas su pranešimu.
• Į atrankos priemonę perduoti duomenys apie nelaimėjusius kandidatus ištrinami praėjus devyniems mėnesiams nuo stažuočių laikotarpio, kurio duomenys buvo surinkti, pabaigos. Stažuotėms atrinktų kandidatų duomenys ištrinami praėjus dvejiems metams nuo jų stažuotės laikotarpio pabaigos.

10. Duomenų gavėjai:

Vykdomasis pareigūnas, generalinis sekretorius (jei taikoma), administracijos direktorius, stažuočių pareigūnas, Žmogiškųjų išteklių skyriaus vadovas, užklausų skyrių vadovai, su kandidatų vertinimu susiję darbuotojai ir IRT sektorius.

Gavusi prašymą sudaryti tinkamas sąlygas, EP Medicinos tarnyba įvertins patvirtinamuosius dokumentus, kad nustatytų prašymo pagrįstumą, ir pasiūlys vykdomajam pareigūnui reikiamas priemones. Tik Medicinos tarnyba gali susipažinti su pateiktais dokumentais.

11. Ar asmens duomenys perduodami trečiosioms šalims ir (arba) tarptautinėms organizacijoms? Netaikoma.

12. Bendras saugumo priemonių aprašymas:

Duomenys renkami internetu saugiuoju režimu. Prieiga prie duomenų naudojantis internetine forma saugoma prašytojo pasirinktu slaptažodžiu.

Elektroniniai duomenys saugomi internetinėje taikomojoje priemonėje, EVV serveriuose, o tai reiškia, kad jie saugomi įvairiomis IRT sektoriaus nustatytomis saugumo priemonėmis, kuriomis siekiama apsaugoti institucijos elektroninės nuosavybės vientisumą ir konfidencialumą.

Tik Žmogiškųjų išteklių skyriaus darbuotojai galės susipažinti su negalią patvirtinančiais dokumentais. Kiti darbuotojai arba atrankos komisijos nariai prieigos neturi.

Atrinkti stažuotojai, kuriems reikia priimtino apgyvendinimo, EP Medicinos tarnybai tiesiogiai pateikia išsamią informaciją apie atitinkamą prašymą ir patvirtinamuosius dokumentus. Pastaroji atlieka išankstinį prašymo dėl RA tvarkos vertinimą ir pateikia savo pranešimą ombudsmeno žmogiškųjų išteklių tarnyboms.

13. Informacija apie tai, kaip duomenų subjektai gali naudotis savo teisėmis susipažinti su duomenimis, juos ištaisyti ir, kai taikytina, ištrinti, apriboti jų tvarkymą ir perkelti [3]:

Kandidatai turi teisę susipažinti su savo asmens duomenimis ir atitinkama informacija apie tai, kaip mes juos naudojame. Jie taip pat turi teisę prašyti ištaisyti bet kokius neišsamius ar netikslius su jais susijusius duomenis, jei užtikrinamas kandidatų vertinime dalyvaujančių darbuotojų svarstymų ir sprendimų priėmimo konfidencialumas, taip pat kitų kandidatų teisės. Kandidatai gali bet kuriuo procedūros metu ištaisyti tapatybės duomenis. Kalbant apie duomenis, susijusius su priimtinumo ar vertinimo kriterijais, teise ištaisyti duomenis galima pasinaudoti iki galutinio paraiškų pateikimo termino.

Kandidatai turi teisę bet kuriuo metu nesutikti, kad Europos ombudsmenas naudotų jų duomenis dėl priežasčių, susijusių su jų konkrečia padėtimi. Tam tikromis sąlygomis jie turi teisę prašyti, kad mes ištrintume jų asmens duomenis arba apribotume jų naudojimą. Kandidatai gali bet kuriuo metu Administracijos direktorato Žmogiškųjų išteklių skyriaus paprašyti informacijos apie jų asmens duomenų tvarkymą e. paštu: EOtraineeship@ombudsman.europa.eu. Jie taip pat gali kreiptis į biuro duomenų apsaugos pareigūną e. paštu dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Jei jie nori pateikti skundą dėl to, kaip EVV tvarko jų asmens duomenis, jie gali kreiptis į Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūną (www.edps.europa.eu) šiuo adresu: EDPS@edps.europa.eu

Duomenų subjektai apie savo teises informuojami pareiškimu apie privatumo apsaugą, kurį galima rasti adresu https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/166139 

[1] Žr. Tarnybos nuostatų 1d straipsnio 4 dalį: (...) Tinkamas sąlygų pritaikymas, susijęs su esminėmis darbo funkcijomis, – prireikus tinkamos priemonės, kuriomis neįgaliajam sudaromos sąlygos įsidarbinti, dirbti, kilti tarnyboje arba mokytis, išskyrus atvejus, kai dėl tokių priemonių darbdaviui tektų neproporcinga našta.“

[2] Tik atrinkto kandidato bus paprašyta pateikti atitinkamus patvirtinamuosius dokumentus, pagrindžiančius jo prašymą sudaryti tinkamas sąlygas. EP Medicinos tarnyba įvertins patvirtinamuosius dokumentus, kad nustatytų prašymo sudaryti tinkamas sąlygas pagrįstumą, ir pasiūlys Europos ombudsmenui būtinas priemones.

[3] Apsvarstykite galimybę paskelbti atitinkamą pareiškimo apie privatumo apsaugą dalį ir pateikti nuorodą. Žr. Reglamento 2018/1725 15 ir 16 straipsnius dėl duomenų subjektui (-ams) teiktinos informacijos ir 17–22 straipsnius dėl duomenų subjektų teisių: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725