Viešas duomenų tvarkymo veiklos registras: Asmens duomenų rinkimas Europos ombudsmeno tarnybos Komunikacijos skyriaus rengiamoje Europos ombudsmeno apdovanojimo už gerą administravimą ceremonijoje

1. Paskutinis šio įrašo atnaujinimas: 26/10/2022

2. Nuorodos numeris: 8/2022

3. Duomenų valdytojo pavadinimas ir kontaktiniai duomenys: Europos ombudsmenas, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex.

Kontaktinis asmuo: Ryšių skyrius, e. paštas: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Duomenų apsaugos pareigūno vardas, pavardė ir kontaktiniai duomenys: Francesca Pavesi, DAP pavaduotoja: Nicholas Hernanz, dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Perdirbėjo pavadinimas ir kontaktiniai duomenys:

Komunikacijos skyrius gali pavesti išorės specialistams fotografuoti ir daryti ombudsmeno apdovanojimų ceremonijų garso ir vaizdo įrašus.

6. Bendro (-ų) duomenų valdytojo (-ų) pavadinimas (-ai) ir kontaktiniai duomenys: Netaikoma

7. Duomenų tvarkymo tikslas (-ai):

2017 m. įsteigtas Europos ombudsmeno apdovanojimas už gerą administravimą skiriamas už ES viešosios tarnybos veiksmus, kurie daro akivaizdų ir teigiamą poveikį piliečių gyvenimui, ir juo siekiama skatinti dalytis gerosiomis idėjomis ir patirtimi.

Pagrindinis Europos ombudsmeno tikslas – užtikrinti, kad ES administracija laikytųsi aukščiausių įmanomų standartų ir tarnautų viešajam interesui. Apdovanojimas – tai būdas platesnei auditorijai pristatyti puikaus darbo, kurį atliko atsidavę ES valstybės tarnautojai, pavyzdžius, siekiant skleisti gerąją patirtį institucijose ir padėti sumažinti atotrūkį tarp piliečių ir ES administracijos.

Ombudsmenas turi tvarkyti asmens duomenis, kad galėtų įvertinti kandidatūras, organizuoti ceremoniją, surengti viešą balsavimą ir skirti Europos ombudsmeno apdovanojimą už gerą administravimą.

8. Duomenų subjektų kategorijų ir asmens duomenų kategorijų aprašymas:

	Duomenų subjektų kategorijos:	ASMENS DUOMENŲ TVARKYMO PRINCIPAI
1	Nominatoriai: asmenys, pateikę projektus apdovanojimui gauti, pavyzdžiui, ES institucijų, įstaigų ar agentūrų darbuotojai, grupės ar padaliniai; pilietinės visuomenės organizacijų, asociacijų ir NVO atstovai; arba asmenys, nepriklausantys ES institucinei struktūrai.	Vardas, pavardė, el. pašto adresas, darbdavio pavadinimas. Kai kuriais atvejais nuotraukos, pavyzdžiui, nuotraukos ir vaizdo įrašai, taip pat ceremonijos metu padaryti arba pačių nominantų pateikti garso įrašai.
2	Nominantai: asmenys, kurie buvo nominuoti apdovanojimui (kurie yra ES administracijos darbuotojai). Per 10 darbo dienų nuo kito asmens paskirto asmens asmens duomenų gavimo Komunikacijos skyrius informuoja kandidatus apie jų teises ir siekia, kad jie sutiktų su konkurso taisyklėmis ir leidimu naudoti jų asmens duomenis.	Vardas, pavardė, e. pašto adresas, pareigos ir jų vaidmuo paskirtame projekte, darbdavio pavadinimas, profesiniai pasiekimai. Kai kuriais atvejais nuotraukos, pavyzdžiui, nuotraukos ir vaizdo įrašai, taip pat ceremonijos metu padaryti arba pačių nominantų pateikti garso įrašai.
3	Išorės patariamosios tarybos, kuri padeda Komunikacijos skyriui atrinkti projektus apdovanojimui gauti, nariai.	Vardas, pavardė, el. pašto adresas, pareigos, profesiniai pasiekimai.
4	Visuomenėje dalyvaujantys asmenys balsuoja, kad išrinktų populiariausią projektą.	vardas, pavardė, e. pašto adresas (tik siekiant užtikrinti, kad tas pats asmuo nebalsuotų kelis kartus).
5	Apdovanojimą gaunantys Europos ombudsmeno komunikacijos skyriaus darbuotojai	Vardas, pavardė, el. pašto adresas

9. Duomenų saugojimo ir, jei įmanoma, ištrynimo terminas:

Visi 8 punkte išvardyti asmens duomenys Komunikacijos skyriaus diske saugomi penkerius metus, po to jie ištrinami, išskyrus kai kurias tolesniuose punktuose išvardytas išimtis.

Išorės rangovų pateikti apdovanojimų ceremonijų vaizdai ir vaizdo bei garso įrašai saugomi bendrame diske penkerius metus, po to jie ištrinami.

Tam tikri apdovanojimo ceremonijos vaizdai ir vaizdo įrašai gali būti rodomi ombudsmeno interneto svetainėje arba jo socialinės žiniasklaidos kanaluose neribotą laiką juos ištrinant.

Konkursą laimėjusių projektų pavadinimai (be asmens duomenų) skelbiami Europos ombudsmeno interneto svetainėje nenustatant ištrynimo termino.

Tie duomenys, kurie laikomi svarbiais tarnybos veiklai, archyvuojami istoriniais tikslais.

Asmenų, kurie balsuoja už savo mėgstamą projektą, asmens duomenys naudojami tik siekiant užtikrinti, kad niekas negalėtų balsuoti daugiau nei vieną kartą. Duomenys bus ištrinti per du mėnesius nuo apdovanojimo ceremonijos.

10. Duomenų gavėjai:

Komunikacijos skyrius, kuris koordinuoja, organizuoja ir valdo viešuosius renginius pagal ombudsmeno strategiją.

Administracijos direktoratas, atsakingas už viešųjų renginių finansinius ir sutartinius aspektus.

Ombudsmeno kabinetas, kuris pateikia pranešėjų ar dalyvių vardus, pavardes ir kontaktinius duomenis.

Išorės patariamoji taryba, padedanti Komunikacijos skyriui atrinkti projektus apdovanojimui gauti.

Apdovanojimų ceremonijų vaizdo įrašai skelbiami ombudsmeno interneto svetainėje ir „YouTube“ kanale ir tiesiogiai transliuojami abiejose interneto svetainėse. Duomenys taip pat gali būti skelbiami kituose ombudsmeno socialinės žiniasklaidos kanaluose, kurie yra viešai prieinami. Nugalėtojų atvaizdai taip pat skelbiami ombudsmeno interneto svetainėje.

Apdovanojimų nominantų sąrašai išplatinami visiems apdovanojimų ceremonijų dalyviams.

Apdovanojimų kandidatų ir laimėtojų vardai, pavardės, pavadinimai ir atvaizdai gali būti skelbiami Ombudsmeno tarnybos vidaus naujienlaiškyje.

11. Ar asmens duomenys perduodami trečiosioms šalims ir (arba) tarptautinėms organizacijoms? Netaikoma

12. Bendras saugumo priemonių aprašymas: Ombudsmeno darbuotojų ir išorės duomenų subjektų asmens duomenys, surinkti organizuojant apdovanojimų konkursą, saugomi informacinių ir ryšių technologijų sektoriaus nustatytomis saugumo priemonėmis, kuriomis siekiama išsaugoti institucijos elektroninės nuosavybės vientisumą ir konfidencialumą.

13. Informacija apie tai, kaip duomenų subjektai gali pasinaudoti savo teisėmis susipažinti su duomenimis, juos ištaisyti ir, kai taikytina, ištrinti, apriboti jų tvarkymą ir juos perkelti:

• Duomenų subjektas gali pasinaudoti savo teisėmis, pavyzdžiui, prašydamas leisti susipažinti su asmens duomenimis, juos ratifikuoti ar ištrinti, siųsdamas e. laišką adresu eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Prašymas išnagrinėjamas nepagrįstai nedelsiant ir bet kuriuo atveju per mėnesį.
• Patvirtinant dalyvavimą apdovanojimo ceremonijoje ne internetu arba internetu, potencialūs dalyviai informuojami, kad renginio metu jų atvaizdai gali būti nufotografuoti ir ombudsmeno tarnyba juos gali naudoti komunikacijos tikslais. Kilus abejonių, jie gali kreiptis į Ryšių skyrių eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Skyrius stengsis kuo labiau atsižvelgti į jiems rūpimus klausimus (pavyzdžiui, priklausomai nuo patalpos konfigūracijos arba patamsindamas / uždengdamas jų nuotrauką kolektyviniuose spausdinimo ekranuose, padarytuose per skaitmenines ceremonijas).

Pareiškimas apie privatumo apsaugą

dėl asmens duomenų rinkimo Europos ombudsmeno tarnybos Komunikacijos skyriaus rengiamoje Europos ombudsmeno apdovanojimo už gerą administravimą ceremonijoje

Šiame pareiškime apie privatumo apsaugą paaiškinama, kokius asmens duomenis renka Europos ombudsmeno tarnyba, kodėl ir kaip ji juos renka, tvarko, naudoja ir saugo. Pareiškime taip pat aprašoma, kaip duomenų subjektai gali naudotis savo teisėmis.

Duomenų valdytojas yra Europos ombudsmenas.

1. Kokius asmens duomenis tvarko Europos ombudsmenas?

Renkame asmens duomenis, tokius kaip vardas, pavardė, el. pašto adresas, darbdavio pavadinimas ir, kai kuriais atvejais, vaizdai, tokie kaip nuotraukos ir vaizdo įrašai, taip pat garso įrašai, padaryti ceremonijos metu arba pateikti pačių nominantų.

2. Kodėl Europos ombudsmenas tvarko šiuos asmens duomenis?

Tik siekiant koordinuoti, organizuoti ir administruoti Europos ombudsmeno apdovanojimą už gerą administravimą.

3. Kokie yra šių duomenų tvarkymo teisiniai pagrindai ir poreikis?

Duomenis tvarkome vykdydami Europos ombudsmeno pareigas viešojo intereso labui pagal Europos ombudsmeno statutą ir Reglamento 2018/1725 5 straipsnio 1 dalies a ir d punktus.

4. Kas atsakingas už duomenų tvarkymą?

Europos ombudsmenas yra atsakingas už duomenų tvarkymą, kurį atlieka Komunikacijos skyriai, padedami išorės patariamosios tarybos atrenkant projektus apdovanojimui gauti.

Komunikacijos skyrius gali pavesti išorės specialistams fotografuoti ir daryti apdovanojimų ceremonijų garso ir vaizdo įrašus.

5. Kas gauna duomenis?

Komunikacijos skyriaus, Generalinio sekretoriato, Administracijos direktorato ir Ombudsmeno kabineto komandos nariai, kurių darbui reikia tvarkyti asmens duomenis, susijusius su viešųjų renginių organizavimu.

Apdovanojimų ceremonijų vaizdo įrašai skelbiami ombudsmeno interneto svetainėje ir „YouTube“ kanale ir tiesiogiai transliuojami abiejose interneto svetainėse. Duomenys taip pat gali būti skelbiami kituose ombudsmeno socialinės žiniasklaidos kanaluose, kurie yra viešai prieinami. Nugalėtojų nuotraukos taip pat skelbiamos ombudsmeno interneto svetainėje ir (arba) socialiniuose tinkluose.

Kandidatų į apdovanojimus sąrašai skelbiami ombudsmeno interneto svetainėje ir išplatinami visiems apdovanojimų ceremonijos dalyviams.

Apdovanojimų kandidatų ir laimėtojų vardai, pavardės, pavadinimai ir atvaizdai gali būti skelbiami Ombudsmeno tarnybos vidaus naujienlaiškyje.

6. Kiek laiko bus saugomi duomenys?

Ryšių skyriaus diske penkerius metus saugomi šie duomenų laukeliai, po kurių jie ištrinami:

• kandidatų ir nominantų vardai ir pavardės, išorės patariamosios tarybos narių vardai ir pavardės, nominantų darbdaviai ir nominantai;
• nominantų ir nominantų bei išorės patariamosios tarybos narių e. pašto adresai ir telefono numeriai;
• nominantų pareigybių pavadinimai ir jų vaidmuo nominuotuose projektuose;
• išorės vertinimo komisijos narių pareigybių pavadinimai; ir
• kandidatų ir išorės patariamosios tarybos narių profesiniai pasiekimai.

Viešam balsavimui rinkėjų vardus, pavardes ir e. pašto adresus saugosime ne ilgiau kaip du mėnesius po apdovanojimo ceremonijos, tik siekdami užtikrinti, kad tas pats asmuo nebalsuotų kelis kartus.

Tie duomenys, kurie laikomi svarbiais tarnybos veiklai, archyvuojami istoriniais tikslais.

Išorės rangovų pateikti apdovanojimų ceremonijų vaizdai ir vaizdo bei garso įrašai saugomi bendrame diske penkerius metus, po to jie ištrinami. Šie duomenys, kurie laikomi svarbiais tarnybos veiklai, vėliau archyvuojami istoriniais tikslais.

Laimėtojų vardai ir pavardės bei jų prizai istoriniais tikslais archyvuojami neribotą laiką.

7. Kaip mes saugome jūsų duomenis?

Asmens duomenys saugomi taikant saugumo priemones, kurias Ombudsmeno tarnybos informacinių ir ryšių technologijų sektorius nustatė siekdamas išsaugoti institucijos elektroninės nuosavybės vientisumą ir konfidencialumą.

8. Kokios yra jūsų teisės ir kaip galite jomis pasinaudoti?

Duomenų subjektas gali pasinaudoti savo teisėmis, pavyzdžiui, prašydamas leisti susipažinti su asmens duomenimis, juos ratifikuoti ar ištrinti, siųsdamas e. laišką
adresu eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Prašymas išnagrinėjamas nepagrįstai nedelsiant ir bet kuriuo atveju per mėnesį.

9. Į ką kreiptis iškilus klausimams ar skundams dėl duomenų apsaugos?

Bet kuriuo metu duomenų subjektas gali siųsti su duomenų apsauga susijusius klausimus:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Komunikacijos skyrius
Europos ombudsmenas
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Taip pat galite kreiptis į Europos ombudsmeno duomenų apsaugos pareigūną:
dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu arba

Pateikti skundą Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnui: edps@edps.europa.eu

Strasbūras, 2022 m. spalio 26 d.