1. Paskutinis šio įrašo atnaujinimas: 23/02/2022

2. Nuorodos numeris: 1/2022

3. Duomenų valdytojo vardas, pavardė ir kontaktiniai duomenys:

Europos ombudsmenas,

1, avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbūro Cedex

Kontaktiniai asmenys:

Tyrimų direktorius

EO@ombudsman.europa.eu  

4. Duomenų apsaugos pareigūno vardas, pavardė ir kontaktiniai duomenys:

Francesca Pavesi

Duomenų apsaugos pareigūnas (DAP)

Nicholas Hernanz

DAP pavaduotojas

Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Perdirbėjo vardas, pavardė (pavadinimas) ir kontaktiniai duomenys:

Netaikoma.

6. Bendro (-ių) duomenų valdytojo (-ų) pavadinimas (-ai) ir kontaktiniai duomenys:

Netaikoma.

7. Duomenų tvarkymo tikslas (-ai):

Pagal ES sutarties 11 straipsnį Europos ombudsmenas rengia konsultacijas su suinteresuotaisiais subjektais, kurių tikslas – informuoti ombudsmeną apie asmenų, susijusių su visuomenei svarbiomis strateginių tyrimų ir iniciatyvų temomis, nuomones.

Viešas konsultacijas dėl strateginių tyrimų ir iniciatyvų paprastai sudaro šie etapai:

• kvietimas teikti pasiūlymus skelbiamas EVV interneto svetainėje,
• visi kviečiami prisidėti iki tam tikro termino,
• atsakymai gali būti siunčiami naudojant kontaktinę formą, e. paštu arba paštu,
• visi atsakymai skelbiami ombudsmeno interneto svetainėje ir
• parengiamas pranešimas, kuriame apibendrinami pateikti atsakymai.

Tvarkyti duomenis būtina siekiant atlikti užduotį, vykdomą viešojo intereso labui (Reglamento 2018/1725 5 straipsnio 1 dalies a punktas).

Asmens duomenys taip pat naudojami bendravimui su duomenų teikėjais.

8. Duomenų subjektų kategorijų ir asmens duomenų kategorijų aprašymas:

Duomenų subjektų kategorijos

Konsultacijose su Europos ombudsmenu gali dalyvauti bet kuris fizinis ar juridinis asmuo.

Asmens duomenų kategorijos

Renkami ir toliau tvarkomi šie asmens duomenys, kurie yra būtini norint dalyvauti konsultacijose:

• vardas,
• pavardė,
• Pareigybės pavadinimas
• e. pašto adresas,
• kalba, kuria norėtumėte gauti atsakymą,
• kita kalba, kuria būtų priimtas atsakymas,
• tema (konsultacijos pavadinimas) ir turinys (daugiausia asmens ar organizacijos nuomonė šia tema).

Kai kuriuose atsakymuose taip pat gali būti trečiųjų šalių asmens duomenų, nors respondentų prašoma į savo atsakymus neįtraukti nereikalingų asmens duomenų. Iš esmės specialių kategorijų duomenys ^[1] neturėtų būti įtraukti. Trečiųjų šalių asmens duomenų atžvilgiu Europos ombudsmenas taiko informacijos teikimo trečiosios šalies duomenų subjektui atliekant tyrimą politiką (https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70851).

9. Duomenų saugojimo ir, jei įmanoma, ištrynimo terminas:

Atsakymai saugomi atitinkamoje bylos medžiagoje laikantis ombudsmeno bylų valdymo sistemos saugojimo politikos dešimt metų po bylos užbaigimo ^[2]. Tai apima pagrindinę asmeninę informaciją (vardą, pavardę, e. pašto adresą) ir kalbos parinktis bei individualius atsakymus. Tada jie bus archyvuojami pagal ombudsmeno archyvavimo politiką ^[3].

Teikinių autorių asmens duomenys redaguojami iš atsakymų versijos, skelbiamos Europos ombudsmeno interneto svetainėje, kai to prašoma.^[4] E. pašto adresai visada redaguojami. Jei trečiosios šalies asmens duomenys būtų įtraukti į atsakymus, taip pat būtų kupiūruoti duomenys, kurių duomenų teikėjų prašoma vengti.

Konsultacijų metu pateikti dokumentai, pavyzdžiui, pozicijos dokumentai arba aiškinamieji dokumentai, bus skelbiami viešai tokie, kokie buvo gauti. Todėl, jei tokiuose pareiškimuose pateikiami trečiųjų šalių asmens duomenys, jie atitinkamai redaguojami.

Masinių laiškų atveju, t. y. kai teikinių autorių grupė pateikia identiškus atsakymus, atsakymai į atitinkamą bylos medžiagą saugomi 10 metų, o po to jie gali būti archyvuojami. Jie saugomi Europos ombudsmeno e. pašto sistemoje tris mėnesius, o po to ištrinami. Vienas iš tokių atsiliepimų skelbiamas viešai ombudsmeno interneto svetainėje, nurodant, kad ombudsmenas gavo dar kelis to paties turinio atsakymus.

10. Duomenų gavėjai:

Prieiga prie asmens duomenų suteikiama Europos ombudsmeno darbuotojams, atsakingiems už šios duomenų tvarkymo operacijos vykdymą, ir darbuotojams, kuriems suteiktas leidimas pagal principą „būtina žinoti“, pavyzdžiui, IRT skyriaus, atsakingo už ombudsmeno interneto svetainėje pateiktų duomenų tvarkymą, darbuotojams.

Vykdydamas tyrimo procedūrą, ombudsmenas perduoda atitinkamai ES institucijai, įstaigai, organui ar agentūrai visą gautą informaciją.

Siekiant išvengti piktnaudžiavimo, reikalaujama, kad teikinių autoriai nurodytų save arba organizaciją, kurios vardu jie teikia atsakymus. Anoniminiai atsiliepimai į konsultacijas nepriimami.

Teikinių autorių prašoma į savo pastabas neįtraukti nereikalingų asmens duomenų, visų pirma trečiųjų šalių asmens duomenų.

Skaidrumo sumetimais ombudsmenas viešai skelbia per konsultacijas gautą informaciją. Jei įtraukiami duomenų teikėjų ar kiti asmens duomenys, jie yra kupiūruojami (t. y. duomenų teikėjų atveju – tik gavus prašymą).

11. Ar asmens duomenys perduodami trečiosioms šalims ir (arba) tarptautinėms organizacijoms?

Netaikoma ^[5]

12. Bendras saugumo priemonių aprašymas:

Dauguma atsakymų į Europos ombudsmeno konsultacijas su suinteresuotaisiais subjektais elektroniniu būdu siunčiami į specialias konsultacijų e. pašto dėžutes. Teikinių autorių prašoma užpildyti kontaktinę formą ombudsmeno interneto svetainėje, kurioje pateikiami atsakymai į specialią konsultacijų e. pašto dėžutę.

Paštu pateiktus atsakymus nuskenuoja ir prie skaitmeninės bylos prideda atsakingas už tyrimą atsakingas pareigūnas. Popierinė įnašo kopija vėliau sunaikinama.

Per konsultacijas su suinteresuotosiomis šalimis gauti atsakymai saugomi ombudsmeno bylų valdymo sistemoje. Prieiga prie duomenų teikėjų asmens duomenų suteikiama ombudsmeno darbuotojams, atsakingiems už šios duomenų tvarkymo operacijos vykdymą, ir įgaliotiems darbuotojams pagal principą „būtina žinoti“.

Europos ombudsmenas siekia užtikrinti, kad duomenų tvarkymo sistemos ir paslaugos būtų atsparios ir kad prireikus būtų apsaugotas duomenų konfidencialumas.

13. Informacija apie tai, kaip duomenų subjektai gali pasinaudoti savo teisėmis susipažinti su duomenimis, juos ištaisyti ir, kai taikytina, ištrinti, apriboti jų tvarkymą ir juos perkelti:

Pateikę duomenis per kontaktinę formą, respondentai gauna e. laišką su tvarkomų duomenų kopija.

Duomenų subjektai turi teisę susipažinti su savo asmens duomenimis ir atitinkama informacija apie tai, kaip mes juos naudojame. Jie taip pat turi teisę reikalauti ištaisyti bet kokius neišsamius ar netikslius su jais susijusius duomenis. Duomenų subjektai turi teisę bet kuriuo metu nesutikti, kad Europos ombudsmenas naudotų jų duomenis dėl priežasčių, susijusių su jų konkrečia padėtimi. Tam tikromis sąlygomis jie turi teisę prašyti, kad mes ištrintume jų asmens duomenis arba apribotume jų naudojimą.

Bet kuriuo metu duomenų subjektai gali mūsų paprašyti informacijos apie tai, kaip tvarkome jų asmens duomenis, e. paštu EO@ombudsman.europa.eu (atsakingo už užklausas atsakingo pareigūno e. pašto adresas taip pat bus pateiktas Ombudsmeno interneto svetainės konsultacijų puslapyje). Į duomenų subjektų prašymus atsakoma kuo greičiau ir bet kuriuo atveju per vieną mėnesį.

Duomenų subjektai taip pat gali kreiptis į mūsų duomenų apsaugos pareigūną šiuo adresu: dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu. Jei jie nori pateikti skundą dėl to, kaip ombudsmenas tvarko jų asmens duomenis, jie gali kreiptis į Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūną (www.edps.europa.eu) šiuo adresu: EDPS@edps.europa.eu

Organizuodamas konsultacijas su suinteresuotaisiais subjektais, Europos ombudsmenas duomenų teikėjams teikia šią informaciją apie jų privatumą: https://www.ombudsman.europa.eu/document/61555

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Pareiškimas apie privatumo apsaugą

Konsultacijos su Europos ombudsmenu dėl strateginių tyrimų ir iniciatyvų ^[6]

Šiame pareiškime apie privatumo apsaugą aprašoma, kaip Europos ombudsmenas saugo jūsų asmens duomenis, kai atsakote į ombudsmeno konsultacijos klausimus, ir kur ombudsmenas veikia kaip duomenų valdytojas. Šiame pareiškime taip pat nurodomos jūsų, kaip duomenų subjekto, teisės.

Visų pirma jame paaiškinama duomenų rinkimo ir tvarkymo priežastis; tai, kaip ombudsmenas renka, tvarko ir užtikrina teikiamų duomenų apsaugą; ir kokiomis teisėmis duomenų teikėjai gali naudotis savo duomenų atžvilgiu.

1. Kokius asmens duomenis tvarkys Europos ombudsmenas?

Teikinių autoriai užpildo Europos ombudsmeno interneto svetainėje pateiktą kontaktinę formą, kuria jie nukreipiami į specialią konsultacijų e. pašto dėžutę. Atsakymai taip pat gali būti siunčiami laišku arba e. paštu. Atitinkami Europos ombudsmeno tarnybos darbuotojai tvarko įnašus.

Europos ombudsmenas gali susisiekti su duomenų teikėjais, kad paprašytų paaiškinimų ir (arba) išplatintų konsultacijų ir (arba) tyrimo rezultatus. Už tyrimą atsakingo asmens kontaktiniai duomenys pateikiami kvietime dalyvauti konsultacijose.

Renkami ir toliau tvarkomi šie asmens duomenys, kurie yra būtini norint dalyvauti konsultacijose: vardas, pavardė, e. paštas, pareigybės aprašymas ir pageidaujama tolesnio susirašinėjimo kalba, kita kalba būtų priimtinas atsakymas ir turinys (daugiausia asmens ar organizacijos nuomonė šia tema).

2. Kodėl Europos ombudsmenas tvarko šiuos asmens duomenis?

Europos ombudsmenas nori suteikti visuomenei ir suinteresuotiesiems subjektams galimybę pareikšti savo nuomonę vykdant strateginius tyrimus ir iniciatyvas, kuriems būtų naudingas išorės indėlis, todėl jie gali pradėti viešas konsultacijas.

3. Koks yra šių duomenų tvarkymo teisinis pagrindas ir būtinybė?

Šio duomenų tvarkymo veiksmo teisinis pagrindas yra ES sutarties 11 straipsnis.

Asmens duomenys tvarkomi pagal Reglamentą 2018/1725 dėl fizinių asmenų apsaugos ES institucijoms, organams, tarnyboms ir agentūroms tvarkant asmens duomenis. Tvarkyti duomenis būtina siekiant atlikti užduotį, vykdomą viešojo intereso labui (Reglamento 2018/1725 5 straipsnio 1 dalies a punktas).

4. Kas yra atsakingas už duomenų tvarkymą?

Europos ombudsmeno informacinių ir ryšių technologijų (IRT) sektorius tvarko interneto svetainei pateiktus duomenis. Europos ombudsmeno darbuotojai, atsakingi už viešųjų konsultacijų vykdymą, ir įgalioti darbuotojai pagal principą „būtina žinoti“ toliau tvarkys duomenų teikėjų pateiktus duomenis.

5. Kas bus duomenų gavėjai?

Europos ombudsmeno darbuotojai, atsakingi už šios duomenų tvarkymo operacijos vykdymą, turi prieigą prie jūsų asmens duomenų; taip pat kitus įgaliotus Europos ombudsmeno darbuotojus pagal principą „būtina žinoti“.

Vykdydamas tyrimo procedūrą, Europos ombudsmenas perduoda atitinkamai ES institucijai, įstaigai, organui ar agentūrai visą gautą informaciją. Skaidrumo sumetimais Europos ombudsmenas viešai skelbia per konsultacijas gautą informaciją.

Dalyvaudami konsultacijose turite nurodyti save ir organizaciją, kurios vardu dalyvaujate konsultacijose. Anoniminiai atsiliepimai į konsultacijas nepriimami. Taip siekiama išvengti piktnaudžiavimo.

Skaidrumo sumetimais Europos ombudsmenė viešai pateikia atsakymus, gautus per viešas konsultacijas. Jūsų asmens duomenys nebus skelbiami viešai. Turėtumėte vengti į savo atsakymus įtraukti nereikalingus asmens duomenis, visų pirma trečiųjų šalių asmens duomenis. Jei tokie duomenys bus įtraukti, jie bus pašalinti iš viešai skelbiamos versijos.

6. Kiek laiko bus saugomi duomenys?

Atsakymai saugomi atitinkamoje bylos medžiagoje laikantis ombudsmeno bylų valdymo sistemos saugojimo politikos dešimt metų po bylos užbaigimo ^[7]. Tai apima pagrindinę asmeninę informaciją (vardus, pavardes, e. pašto adresą), kalbos parinktis ir atsakymus. Atsakymai archyvuojami pagal ombudsmeno archyvavimo politiką ^[8].

7. Kaip mes saugome jūsų duomenis?

Elektroniniai duomenys saugomi Europos ombudsmeno serveriuose. Šie duomenys saugomi įvairiomis saugumo priemonėmis, kurias Europos ombudsmeno informacinių ir ryšių technologijų sektorius nustatė siekdamas apsaugoti institucijos elektroninės nuosavybės vientisumą ir konfidencialumą.

Prieiga prie asmens duomenų saugoma administruojant prieigos teises, kurios yra griežtai ribotos ir grindžiamos būtinybės žinoti principu.

E. pašto adresai niekada neskelbiami viešai, tačiau jie saugomi ir Europos ombudsmenas gali juos naudoti korespondencijai, susijusiai su pateiktu atsakymu.

8. Kokios yra jūsų teisės ir kaip jomis galite pasinaudoti?

Dalyvaudami konsultacijose galite pasirinkti, ar jūsų asmens duomenys turėtų būti skelbiami mūsų interneto svetainėje, ar ne.

Jūs, kaip duomenų subjektas, taip pat turite specialių teisių pagal Reglamento (ES) 2018/1725 III skyrių (14–25 straipsnius), visų pirma teisę susipažinti su savo asmens duomenimis ir juos ištaisyti, jei jie yra netikslūs ar neišsamūs. Tam tikromis sąlygomis turite teisę ištrinti savo asmens duomenis, apriboti savo asmens duomenų tvarkymą ir teisę nesutikti, kad būtų tvarkomi jūsų asmens duomenys.

Europos ombudsmenas į jūsų prašymus atsakys kuo greičiau ir ne vėliau kaip per vieną mėnesį.

Galiausiai turite teisę bet kuriuo metu kreiptis į Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūną, jei manote, kad Europos ombudsmenas pažeidė jūsų teises pagal Reglamentą 2018/1725 dėl jūsų asmens duomenų tvarkymo.

9. Į ką kreiptis, jei kyla klausimų ar skundų dėl duomenų apsaugos klausimų?

Su duomenų apsauga susijusius klausimus, susijusius su Europos ombudsmeno viešomis konsultacijomis, bet kuriuo metu galite siųsti šiuo adresu: EO@ombudsman.europa.eu

Taip pat galite kreiptis į Europos ombudsmeno duomenų apsaugos pareigūną šiuo adresu: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Skundą Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnui galite pateikti bet kuriuo metu šiuo adresu: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] Žr. Reglamento 2018/1725 10 straipsnį.

[2] Žr. https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850

[3] Žr. https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850

[4] Žr. https://www.ombudsman.europa.eu/en/strategic-issues/public-consultations.

[5] Europos ombudsmeno interneto svetainėje skelbiami asmens duomenys prieinami visame pasaulyje. ES teismai nustatė, kad asmens duomenų įkėlimas į tinklalapį nėra asmens duomenų perdavimas (žr. 2003 m. lapkričio 6 d. Teisingumo Teismo sprendimą Lindqvist, byla C-101/01).

[6] Paskelbta Europos ombudsmeno interneto svetainėje adresu https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/61555.

[7] Žr. https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.

[8] Žr. https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.