Strasburgo, 17.9.2012

Visita dell'Agenzia OI/12/2012/EIS – Visita all'Agenzia europea per le sostanze chimiche (ECHA)

Egregio signor Dancet,

Nel maggio 2011 ho avviato un programma di visite presso le agenzie dell'UE, con l'obiettivo di individuare e diffondere le migliori pratiche nelle loro relazioni con i cittadini. Inizialmente ho effettuato tre visite "pilota" presso le agenzie dell'UE nel Regno Unito, vale a dire l'Autorità bancaria europea, l'Agenzia europea per i medicinali e l'Accademia europea di polizia. Successivamente, il 1° giugno 2011, ho incontrato i capi di tutte le agenzie dell'UE a Bruxelles e ho avuto l'occasione di familiarizzarli con questa iniziativa in modo più dettagliato. Nell'ottobre e nel novembre 2011 ho visitato rispettivamente l'Agenzia europea dell'ambiente a Copenaghen, l'Osservatorio europeo delle droghe e delle tossicodipendenze e l'Agenzia europea per la sicurezza marittima a Lisbona. Nel febbraio 2012 ho visitato il Centro europeo per lo sviluppo della formazione professionale a Salonicco e in maggio la Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro a Dublino. Nel giugno 2012 ho visitato EUROJUST ed EUROPOL all'Aia e il Comitato europeo per il rischio sistemico a Francoforte. Infine, nel luglio 2012, ho visitato l'Agenzia europea per la sicurezza delle reti e dell'informazione (ENISA) a Iraklion, Creta. Informazioni sulle mie precedenti visite presso le agenzie dell'UE sono disponibili alla seguente pagina del mio sito web:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Sarò a Helsinki il 5 ottobre 2012 e colgo l'occasione per visitare l'ECHA e sarei lieto di incontrare i membri pertinenti del gruppo di gestione dell'Agenzia. Data la natura di tale visita, mi sembra opportuno rivolgermi a Lei in qualità di direttore esecutivo dell'ECHA. Per assistervi nella preparazione di quello che, ne sono certo, si rivelerà uno scambio di opinioni utile e costruttivo, allego alla presente lettera un allegato contenente a) il progetto di programma della nostra riunione e b) informazioni sugli aspetti procedurali di questo tipo di visita.

Osservo che, a seguito di contatti informali tra i nostri uffici, venerdì 5 ottobre 2012 (ore 9.30-12.30) è stata concordata una data reciprocamente conveniente per la nostra riunione, in cui, a quanto mi risulta, il vicedirettore Jukka Malm rappresenterà, in sua assenza, la direzione dell'ECHA.

Durante la mia visita all'ECHA sarò accompagnata dalla sig.ra Eija Salonen, Legal Officer, che fungerà da referente per gli aspetti organizzativi della nostra riunione. I suoi recapiti sono: [e-mail], tel: + 33 3 88 17 24 29. Dai contatti informali tra i nostri uffici, comprendo anche che la sig.ra Minna Heikkilä della Sua agenzia fungerà da persona di contatto presso l'ECHA che si metterà in contatto con la sig.ra Salonen per tutti i preparativi necessari.

Si prega di notare che, a seguito della nostra riunione, vorrei anche incontrare il comitato del personale dell'ECHA. Ciò fa seguito a una richiesta dell'Assemblea dei comitati del personale delle agenzie (AASC) di incontrarmi sistematicamente con i comitati del personale delle agenzie dell'UE che visito nel contesto di indagini di propria iniziativa.

Desidero ringraziarLa nuovamente per aver accettato di organizzare questa visita e attendo con interesse di incontrare (in Sua assenza) il Suo vicedirettore e i Suoi colleghi e di dialogare con tutti voi in quello che sono sicuro sarà un proficuo scambio sulle varie questioni contenute nel progetto di ordine del giorno della nostra riunione. Ringrazio inoltre la direzione dell'ECHA per aver organizzato gli aspetti pratici del mio incontro con il comitato del personale dell'Agenzia.

Cordiali saluti,

P. Nikiforos Diamandouros

Allegato: 1

ALLEGATO: Aspetti procedurali e progetto di ordine del giorno della visita

Per quanto riguarda gli aspetti procedurali

Le visite del Mediatore europeo sono effettuate formalmente sulla base della sua competenza a condurre indagini di propria iniziativa. La corrispondenza relativa a tale visita reca pertanto un numero di riferimento di registrazione per tali indagini di propria iniziativa (OI/12/2012/EIS). Il Mediatore sarebbe grato se l'ECHA potesse citare tale numero di riferimento nella sua corrispondenza relativa alla visita.

Un'indagine di propria iniziativa implica, tra l'altro, l'applicazione delle consuete garanzie procedurali relative a tali indagini. Questi includono il diritto dell'agenzia di chiedere al Mediatore europeo di trattare informazioni e documenti in modo riservato - cfr. gli articoli 5.1, 5.2 e 14.2 delle disposizioni di attuazione del Mediatore:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Oltre a informare l'agenzia da visitare delle questioni che intende sollevare, il Mediatore può anche chiederle di fornire in anticipo alcune informazioni e/o documenti pertinenti.

A seguito di ogni visita, il Mediatore informerà per iscritto l'agenzia delle sue conclusioni. Se formula suggerimenti specifici, di norma chiede all'agenzia di informarlo di qualsiasi azione di follow-up che intende intraprendere. A seconda della risposta dell'agenzia, il Mediatore valuterà la possibilità di chiudere l'indagine o di adottare ulteriori misure, ad esempio formulando raccomandazioni formali.

Si noti che la lettera preparatoria per la visita e il presente allegato saranno pubblicati sul sito web del Mediatore europeo. Se il Mediatore decide di presentare suggerimenti all'Agenzia a seguito della sua visita, anche la comunicazione contenente tali suggerimenti sarà pubblicata su tale pagina, così come la risposta dell'Agenzia, l'eventuale ulteriore corrispondenza e le conclusioni scritte finali del Mediatore. Tali scambi appariranno sulla seguente pagina del sito web del Mediatore: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Per quanto riguarda le questioni all'ordine del giorno

 Per quanto riguarda il contenuto della visita del 5 ottobre 2012, il Mediatore europeo desidera discutere i seguenti temi:

• i principi del servizio pubblico;
• i primi contatti dell'ECHA con il pubblico;
• ; Trasparenza, dialogo e responsabilità
• assunzioni;
• offerte e contratti;
• Conflitti di interessi; e
• Segnalazione di fischi.

Le questioni specifiche che il Mediatore desidera esaminare nell'ambito di ciascun tema sono le seguenti:

1. I principi del servizio pubblico

Il 10 luglio 2012 ho informato l'ECHA della pubblicazione di cinque principi di servizio pubblico che dovrebbero guidare il comportamento dei funzionari dell'UE. Sarei interessato a sapere se l'Agenzia ha adottato o prevede di adottare misure per garantire a) che tutti i membri del suo personale siano informati dei principi e b) per rendere disponibili i principi sul suo sito web, in modo che il pubblico sia informato del fatto che l'Agenzia li sottoscrive.

2. Primi contatti con il pubblico

Uno dei compiti fondamentali del Mediatore è garantire che l'amministrazione dell'UE sia aperta, orientata al servizio e efficiente nella gestione dei contatti con i cittadini. I principi fondamentali pertinenti sono stabiliti nel codice europeo di buona condotta amministrativa (ECGAB). La questione rimane significativa nel nostro lavoro quotidiano, suggerendo che l'amministrazione dell'UE deve ancora affrontare alcune sfide in questo settore. Se del caso, il Mediatore europeo cerca di trovare una soluzione rapida alle denunce che riguardano rimostranze relative ai primi contatti di un cittadino con l'amministrazione. Di solito ciò comporta che i miei servizi contattino telefonicamente la persona interessata.

Mi risulta che tutte le agenzie dell'UE abbiano convenuto di adottare il codice europeo di buona condotta amministrativa in una riunione dei capi delle agenzie tenutasi a Lisbona nell'ottobre 2008. Ho trovato sul sito web dell'ECHA un link al proprio codice di buona condotta amministrativa [1] (di seguito «codice ECHA»). A prima vista, sembra che il codice ECHA rifletta principalmente i principi contenuti nel codice europeo di buona condotta amministrativa (ECGAB). Tuttavia, ad esempio, nel codice ECHA manca un riferimento al Mediatore per quanto riguarda la disposizione corrispondente all’articolo 19 dell’ECGAB (indicazione delle possibilità di ricorso). A questo proposito, sarei grato se l'ECHA potesse chiarire come vede la relazione tra i due codici e se intende pubblicare anche l'ECGAB sul suo sito web. Sarei inoltre grato di sapere di più sul modo in cui l'ECHA garantisce che il personale dell'ECHA rispetti i principi stabiliti nel codice. Non sono stato in grado di trovare riferimenti alla questione sul sito web dell'ECHA e sarei pertanto grato per una presentazione sull'argomento.

3. Trasparenza, dialogo e responsabilità

Il Mediatore europeo attribuisce inoltre un premio alla promozione della trasparenza e all'aumento della responsabilità nell'amministrazione dell'UE. Tale requisito si riflette, tra l'altro, nella legislazione dell'UE sull'accesso del pubblico ai documenti, che menziona espressamente il Mediatore come organo di ricorso. Ciò si riflette anche negli ampi poteri di indagine del Mediatore, che ci consentono di chiarire in modo approfondito i fatti e le questioni sollevate nelle nostre indagini.

Sarei quindi grato di saperne di più sulle seguenti questioni:

a) Rilevo che il sito Internet dell'ECHA contiene una sezione sull'accesso ai documenti in possesso dell'agenzia. Tuttavia, sarei grato di sapere in che modo l'ECHA gestisce nella pratica le richieste di accesso del pubblico ai documenti. Quali sono le norme, gli orientamenti e/o le modalità pratiche per il trattamento di tali richieste? Si prega di fornire esempi, come la corrispondenza principale nel trattamento da parte dell'Agenzia delle ultime tre richieste di accesso del pubblico ai documenti trattati ai sensi delle pertinenti norme dell'ECHA e/o del regolamento (CE) n. 1049/2001. (La sostanza delle decisioni dell'ECHA in questi esempi non sarà esaminata, in quanto questo non è lo scopo della presente visita.)

b) L'ECHA elabora una relazione annuale (interna o esterna) sul suo trattamento dell'accesso del pubblico ai documenti?

c) L'ECHA gestisce o intende gestire un registro pubblico ai sensi dell'articolo 11 del regolamento 1049/2001?

d) L'ECHA gestisce una grande quantità di informazioni e dati. Il suo sito web è di facile utilizzo e contiene un grande volume di dati, pubblicazioni e informazioni relative alle principali attività dell'ECHA. In senso stretto, il regolamento (CE) n. 1049/2001 si applica solo ai "documenti". In che modo l'ECHA gestisce le richieste di informazioni? Si prega di fornire informazioni sui riscontri che i servizi dell'ECHA ricevono dagli utenti e dalle parti interessate in merito all'accesso alle informazioni.

4. Selezione e assunzione

Per quanto riguarda la sostanza delle decisioni di selezione e assunzione, il Mediatore adotta un approccio simile a quello degli organi giurisdizionali dell'UE. Ciò significa, tra l'altro, che riconosce gli ampi poteri discrezionali dell'amministrazione nella selezione del suo personale.

Per quanto riguarda gli aspetti procedurali della selezione e dell'assunzione, il Mediatore ha lavorato molto attivamente per aumentare la trasparenza delle assunzioni nell'UE. Ciò ha portato, ad esempio, a una maggiore trasparenza per quanto riguarda i nomi dei membri delle commissioni giudicatrici e a schede di valutazione più dettagliate che forniscono ai candidati una migliore comprensione del modo in cui sono stati valutati.

L'ECHA ha pubblicato sul suo sito web, nella sezione "Lavori", informazioni sulla sua politica di assunzione e sulle sue procedure di assunzione per agenti temporanei e agenti contrattuali (attualmente l'ECHA non ha funzionari permanenti). Le sarei grato di ricevere ulteriori chiarimenti sulle seguenti questioni:

a) In che modo l'ECHA garantisce una comunicazione efficace con i candidati alle procedure di selezione in merito allo stato delle loro candidature e/o all'esito della procedura di selezione?

b) I nomi dei membri della commissione giudicatrice sono noti ai candidati?  In che misura l'ECHA fornisce ai candidati l'accesso alle valutazioni delle loro candidature?

c) In che misura l'ECHA cerca mezzi più rapidi e meno formali per risolvere le controversie relative alle decisioni di selezione e assunzione rispetto a quelli previsti dall'articolo 90 dello statuto dei funzionari?

d) Nella sua corrispondenza, l'ECHA informa sistematicamente i candidati che possono presentare una denuncia al Mediatore, come previsto dall'articolo 19 del summenzionato codice europeo di buona condotta amministrativa e dal codice di buona condotta amministrativa dell'ECHA?

5. Offerte e contratti

A livello di riesame, le controversie relative alle decisioni di gara e ai rapporti contrattuali sono più comunemente trattate dai tribunali. Tuttavia, una parte significativa dei casi del Mediatore ha riguardato nel corso degli anni anche questi settori. Per quanto riguarda le offerte, il Mediatore si ispira all'approccio della Corte, che consiste nel riconoscere all'amministrazione ampi poteri discrezionali nella valutazione degli aspetti sostanziali delle proposte di gara, verificando attentamente se ha fornito motivazioni valide e adeguate per le sue decisioni e se ha adeguatamente rispettato le procedure applicabili e i diritti di informazione. Per quanto riguarda le controversie contrattuali, il Mediatore non valuta in quanto tale se vi sia una violazione del contratto. Tuttavia, esamina attentamente se l'amministrazione abbia fornito buone ragioni per la sua posizione e esamina anche l'equità delle azioni o delle omissioni amministrative.

Osservo che il sito web dell'ECHA contiene una sezione dedicata agli "appalti". A questo proposito, le mie domande sono:

a) In che modo l'ECHA gestisce le controversie in relazione a tali settori?

b) Gli offerenti e i contraenti sono informati della possibilità di presentare una denuncia al Mediatore?

6. Conflitti di interessi

La prevenzione dei conflitti di interesse è un aspetto importante del secondo principio del servizio pubblico: integrità. I conflitti di interesse sorgono quando le persone che lavorano per la pubblica amministrazione possono essere percepite come aventi un interesse personale inappropriato in una questione di cui si occupano. Tali conflitti devono essere gestiti in modo appropriato al fine di garantire un processo decisionale obiettivo e rafforzare la fiducia del pubblico nell'amministrazione. Gli eventi e i casi recenti dimostrano che l'amministrazione dell'UE non gode chiaramente della piena fiducia dei cittadini in relazione a tale questione.

Osservo che l'ECHA ha pubblicato sul suo sito web, nella sezione "Procedure e politiche", la sua politica per la gestione dei potenziali conflitti di interesse [2], nonché le dichiarazioni annuali di interessi dei direttori, dei dirigenti e di altri membri del personale di alto livello dell'ECHA.

Alla luce di queste considerazioni, sarei interessato a sapere quali ulteriori misure concrete l'ECHA applica al fine di evitare conflitti di interesse in relazione ai seguenti settori:

a) Assunzione di personale, compreso il personale di grado superiore

b) Membri ed ex membri del personale, in particolare per quanto riguarda le attività esterne durante e dopo il loro servizio presso l'ECHA (cfr. ad esempio gli articoli 11, 11 bis, 12 ter e 16 dello statuto dei funzionari).

7. Segnalazione di irregolarità

Gli articoli 22 bis e 22 ter dello statuto sono comunemente denominati «disposizioni relative agli informatori». Tali disposizioni hanno una duplice struttura che consiste a) nell'obbligo di segnalare gravi illeciti all'istituzione dell'informatore o, a determinate condizioni, all'OLAF, e b) nel diritto di segnalare la questione anche ai titolari di cariche di talune altre istituzioni dell'UE, purché siano soddisfatti requisiti specifici [3]. Gli articoli 22 bis e 22 ter definiscono le circostanze in cui gli informatori sono protetti contro le ritorsioni da parte dell'istituzione per cui lavorano. Ai sensi dell’articolo 22 bis, l’istituzione interessata non è autorizzata ad agire a danno del funzionario che ha divulgato le informazioni, se ha agito in modo ragionevole e onesto. L'articolo 22 ter estende tale tutela al funzionario che divulga ulteriormente informazioni a uno o più dei cinque titolari di cariche ivi menzionati, vale a dire ai presidenti del Parlamento europeo, della Commissione, del Consiglio, della Corte dei conti o del Mediatore europeo.

Le sarei grato se l'ECHA potesse fornire informazioni su eventuali disposizioni in vigore per la segnalazione interna di irregolarità e su eventuali esperienze con gli informatori.