Strasburgo, 07/05/2012

Visita dell'Agenzia OI/7/2012/FOR - Visita alla Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro

Egregio signor Menéndez-Valdés,

Nel maggio 2011 ho avviato un programma di visite presso le agenzie dell'UE, con l'obiettivo di individuare e diffondere le migliori pratiche utilizzate dalle agenzie nelle loro relazioni con i cittadini. Inizialmente ho effettuato tre visite "pilota" presso le agenzie dell'UE situate nel Regno Unito, vale a dire l'Autorità bancaria europea, l'Agenzia europea per i medicinali e l'Accademia europea di polizia. Successivamente, il 1° giugno 2011, ho incontrato i capi di tutte le agenzie dell'UE a Bruxelles e ho avuto l'occasione di familiarizzarli con questa iniziativa in modo più dettagliato. Nell'ottobre 2011 ho visitato l'Agenzia europea dell'ambiente a Copenaghen e in novembre l'Osservatorio europeo delle droghe e delle tossicodipendenze e l'Agenzia europea per la sicurezza marittima a Lisbona. Il 22 febbraio 2012 ho visitato il Centro europeo per lo sviluppo della formazione professionale a Salonicco. Informazioni sulle mie precedenti visite presso le agenzie dell'UE sono disponibili alla seguente pagina del mio sito web:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Sarò a Dublino e Belfast dal 14 al 18 maggio 2012 per incontrare il difensore civico irlandese Emily O'Reilly e partecipare alla prossima riunione della British and Irish Ombudsman Association. Sarei lieto di incontrare voi e i membri pertinenti del vostro team martedì 15 maggio. Mi aspetto che la mia visita duri da due a tre ore.  Si trasmette in allegato alla presente un progetto di programma della nostra riunione, nonché alcune informazioni supplementari riguardanti gli aspetti procedurali di questo tipo di visite.

Durante la mia visita presso l'Agenzia, sarò accompagnato dal sig. Fergal O'Regan, capo dell'unità Reclami e indagini del mio ufficio, che fungerà da persona di contatto per gli aspetti organizzativi della nostra riunione. I suoi recapiti sono: fergal.oregan@ombudsman.europa.eu, 00 32 2 284 35 48. Le sarei grato se potesse comunicarmi il nome di una persona di contatto pertinente del Suo personale che potrebbe mettersi in contatto con lui per tutti i preparativi necessari.

Si prega di notare che, a seguito della visita e della nostra riunione sui punti sostanziali delineati nella nota in allegato, mi incontrerò anche con il comitato del personale di Eurofound. La mia decisione in tal senso fa seguito a una richiesta dell'Assemblea dei comitati del personale delle agenzie (AASC) di incontrarmi sistematicamente con i comitati del personale delle agenzie che sono oggetto delle mie visite di iniziativa.

Desidero ringraziarLa nuovamente per aver accettato di organizzare questa visita e attendo con interesse quello che, ne sono certo, si rivelerà un proficuo scambio sui vari temi individuati nella nota allegata alla presente lettera. Desidero inoltre ringraziare anticipatamente la direzione di Eurofound per aver organizzato gli aspetti pratici del mio incontro con il comitato del personale di Eurofound, che dovrebbe svolgersi lo stesso giorno, martedì 15 maggio, dopo la conclusione del nostro incontro con la direzione.

Cordiali saluti,

P. Nikiforos Diamandouros

Allegato: 1

Allegato: Aspetti procedurali e progetto di ordine del giorno della visita.

Per quanto riguarda gli aspetti procedurali

Le visite del Mediatore europeo sono effettuate formalmente sulla base della sua competenza a condurre indagini di propria iniziativa. La corrispondenza relativa a tale visita reca pertanto un numero di riferimento di registrazione per tali indagini di propria iniziativa (OI/7/2012/FOR). Il Mediatore sarebbe grato se Eurofound potesse citare tale numero di riferimento nella sua corrispondenza relativa alla visita.

Un'indagine di propria iniziativa implica, tra l'altro, l'applicazione delle consuete garanzie procedurali relative a tali indagini. Questi includono il diritto dell'agenzia di chiedere al Mediatore europeo di trattare informazioni e documenti in modo riservato - cfr. gli articoli 5.1, 5.2 e 14.2 delle disposizioni di attuazione del Mediatore:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Oltre a informare l'agenzia da visitare delle questioni che intende sollevare, il Mediatore può anche chiederle di fornire in anticipo alcune informazioni e/o documenti pertinenti.

A seguito di ogni visita, il Mediatore informerà per iscritto l'agenzia delle sue conclusioni. Se formula suggerimenti specifici, di norma chiede all'agenzia di informarlo di qualsiasi azione di follow-up che intende intraprendere. A seconda della risposta dell'agenzia, il Mediatore valuterà la possibilità di chiudere l'indagine o di adottare ulteriori misure, ad esempio formulando raccomandazioni formali.

Si noti che la lettera preparatoria per la visita e il presente allegato saranno pubblicati sul sito web del Mediatore europeo. Se il Mediatore decide di presentare suggerimenti all'Agenzia a seguito della sua visita, anche la comunicazione contenente tali suggerimenti sarà pubblicata su tale pagina, così come la risposta dell'Agenzia, l'eventuale ulteriore corrispondenza e le conclusioni scritte finali del Mediatore. Tali scambi appariranno sulla seguente pagina del sito web del Mediatore: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Per quanto riguarda le questioni all'ordine del giorno

Per quanto riguarda il contenuto della visita del 15 maggio 2012, il Mediatore europeo desidera discutere i seguenti temi:

• I primi contatti di Eurofound con il pubblico
• Trasparenza, dialogo e responsabilità
• Assunzione
• Offerte e contratti
• Conflitti di interessi

Le questioni specifiche che il Mediatore desidera esaminare nell'ambito di ciascun tema sono le seguenti:

1. Primi contatti con il pubblico

Uno dei compiti fondamentali del Mediatore è garantire che l'amministrazione dell'UE sia aperta, orientata al servizio e efficiente nella gestione dei contatti con i cittadini. I principi fondamentali pertinenti sono stabiliti nel codice europeo di buona condotta amministrativa (CGAB). La questione rimane significativa nel nostro lavoro quotidiano, suggerendo che l'amministrazione dell'UE deve ancora affrontare alcune sfide in questo settore. Se del caso, il Mediatore europeo cerca di trovare una soluzione rapida alle denunce che riguardano rimostranze relative ai primi contatti di un cittadino con l'amministrazione. Di solito ciò comporta che i miei servizi contattino telefonicamente la persona interessata.

Mi risulta che tutte le agenzie dell'UE abbiano convenuto di adottare il codice europeo di buona condotta amministrativa in una riunione dei capi delle agenzie tenutasi a Lisbona nell'ottobre 2008. Sono lieto che il sito web di Eurofound contenga un link al Codice europeo di buona condotta amministrativa. Tuttavia, non sono a conoscenza di come Eurofound abbia attuato tale decisione e di come proceda a garantire che il suo personale rispetti i principi stabiliti nel codice summenzionato. Non sono stato in grado di trovare riferimenti alla questione sul sito web di Eurofound e sarei pertanto grato per una presentazione sull'argomento.

2. Trasparenza, dialogo e responsabilità

Il Mediatore europeo attribuisce inoltre un premio alla promozione della trasparenza e all'aumento della responsabilità nell'amministrazione dell'UE. Tale requisito si riflette, tra l'altro, nella legislazione dell'UE sull'accesso del pubblico ai documenti, che menziona espressamente il Mediatore come organo di ricorso. Ciò si riflette anche negli ampi poteri di indagine del Mediatore, che ci consentono di chiarire in modo approfondito i fatti e le questioni sollevate nelle nostre indagini.

Sarei quindi grato di saperne di più sulle seguenti questioni:

a) In che modo Eurofound tratta nella pratica le richieste di accesso del pubblico ai documenti? Quali sono le sue linee guida e/o modalità pratiche per il trattamento di tali richieste? Si prega di fornire esempi, come la corrispondenza principale nel trattamento da parte dell'Agenzia delle ultime tre richieste di accesso del pubblico ai documenti trattati a norma del regolamento (CE) n. 1049/2001. (La sostanza della decisione di Eurofound in questi esempi non sarà esaminata, in quanto non è questo lo scopo della visita.)

b) Eurofound elabora una relazione annuale (interna o esterna) sul suo trattamento dell'accesso del pubblico ai documenti?

c) Eurofound gestisce un registro pubblico ai sensi dell'articolo 11 del regolamento (CE) n. 1049/2001 per taluni documenti in suo possesso. Eurofound prevede di estenderlo a un maggior numero/a tutti i documenti in suo possesso?

d) Il sito web di Eurofound è di facile utilizzo e contiene un grande volume di dati, pubblicazioni e informazioni relative alle principali attività di Eurofound. In particolare, la sezione "contattaci" fornisce un elenco dettagliato di contatti e diverse persone di contatto per una serie di problemi. Vorrei tuttavia sapere in che modo Eurofound tratta le richieste di ulteriori informazioni. Si prega di fornire informazioni in merito ai riscontri che i servizi di Eurofound ricevono dagli utenti e dalle parti interessate in merito all'accesso alle informazioni.

3. Selezione e assunzione

Per quanto riguarda la sostanza delle decisioni di selezione e assunzione, il Mediatore adotta un approccio simile a quello degli organi giurisdizionali dell'UE. Ciò significa, tra l'altro, che egli riconosce gli ampi poteri discrezionali dell'amministrazione nella selezione del suo personale.

Per quanto riguarda gli aspetti procedurali della selezione e dell'assunzione, il Mediatore ha lavorato molto attivamente per aumentare la trasparenza delle assunzioni nell'UE. Ciò ha portato, ad esempio, a una maggiore trasparenza per quanto riguarda i nomi dei membri delle commissioni giudicatrici e a schede di valutazione più dettagliate che forniscono ai candidati una migliore comprensione del modo in cui sono stati valutati.

Eurofound ha adottato e pubblicato sul suo sito web orientamenti per le procedure di selezione che organizza. Le sarei grato di ricevere ulteriori chiarimenti sulle seguenti questioni:

a) In che modo Eurofound garantisce una comunicazione efficace con i candidati alle procedure di selezione in merito allo stato delle loro candidature e/o all'esito della procedura di selezione?

b) I nomi dei membri della commissione giudicatrice sono noti ai candidati?  In che misura Eurofound fornisce ai candidati l'accesso alle valutazioni delle loro candidature?

c) In che misura Eurofound cerca mezzi più rapidi e meno formali per risolvere le controversie relative alle decisioni di selezione e di assunzione rispetto a quelli previsti dall'articolo 90 dello statuto?

d) Eurofound informa sistematicamente i candidati che possono presentare una denuncia al Mediatore, come previsto dall'articolo 19 del suddetto codice di buona condotta amministrativa?

4. Offerte e contratti

A livello di riesame, le controversie relative alle decisioni di gara e ai rapporti contrattuali sono più comunemente trattate dai tribunali. Tuttavia, una parte significativa dei casi del Mediatore ha riguardato nel corso degli anni anche questi settori. Per quanto riguarda le offerte, il Mediatore si ispira all'approccio della Corte, che consiste nel riconoscere all'amministrazione ampi poteri discrezionali nella valutazione degli aspetti sostanziali delle proposte di gara, verificando attentamente se ha fornito motivazioni valide e adeguate per le sue decisioni e se ha adeguatamente rispettato le procedure applicabili e i diritti di informazione. Per quanto riguarda le controversie contrattuali, il Mediatore non valuta in quanto tale se vi sia una violazione del contratto. Tuttavia, esamina attentamente se l'amministrazione abbia fornito buone ragioni per la sua posizione e esamina anche l'equità delle azioni o delle omissioni amministrative.

Domande:

a) In che modo Eurofound gestisce le controversie in relazione a tali settori?

b) Gli offerenti e i contraenti sono informati della possibilità di presentare una denuncia al Mediatore?

5. Conflitti di interessi

I conflitti di interesse sorgono quando le persone che lavorano per la pubblica amministrazione possono essere percepite come aventi un interesse personale inappropriato in una questione di cui si occupano. Tali conflitti devono essere gestiti in modo appropriato al fine di garantire un processo decisionale obiettivo e rafforzare la fiducia del pubblico nell'amministrazione. Gli eventi e i casi recenti dimostrano che l'amministrazione dell'UE non gode chiaramente della piena fiducia dei cittadini in relazione a tale questione.

Alla luce di queste considerazioni, sarei interessato a sapere quali misure concrete Eurofound applica per evitare conflitti di interesse in relazione ai seguenti settori:

a) Assunzione di personale, anche di alto livello, e nomina di esperti tecnici nei comitati.

b) Membri ed ex membri del personale, in particolare per quanto riguarda le attività esterne durante e dopo il loro servizio presso Eurofound (cfr. ad esempio gli articoli 11, 11 bis, 12 ter e 16 dello statuto dei funzionari).