# Proposta di soluzione nella denuncia 2048/2014/JAP contro la Commissione europea relativa alla gestione di un audit finanziario su un istituto di ricerca con sede nel paese Z
- Autore: Mediatore Europeo
- Data: 2015-01-30T00:00+01:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/it/solution/it/79434)
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*Il denunciante, un istituto di ricerca con sede nel paese Z, ha partecipato a un progetto finanziato dall'UE nell'ambito del Settimo programma quadro di ricerca e sviluppo tecnologico. Dopo che un audit aveva rivelato alcune irregolarità, la Commissione ha cercato di recuperare più di 500 000 EUR dal denunciante. Il denunciante ha quindi fornito chiarimenti in merito ai costi sostenuti durante il progetto. Ciò ha indotto la Commissione a ridurre l'ordine di recupero di quasi 200 000 euro. Tuttavia, il denunciante non era soddisfatto e ha quindi presentato una denuncia al Mediatore europeo.*

*Il Mediatore ha indagato sulla questione e ha rilevato che alcune delle risultanze dei revisori si basavano su diverse incertezze. Poiché la questione più cruciale in questione era la determinazione della data effettiva di inizio del progetto, il Mediatore suggerisce alla Commissione di consultare un esperto per verificare le conclusioni dei revisori a tale riguardo o di ordinare un audit tecnico ai sensi dell'articolo II.23 delle condizioni generali.*

**Contesto della denuncia**

**1.** Il denunciante, un istituto di ricerca, ha partecipato a un progetto di collaborazione finanziato dall'UE nell'ambito del Settimo programma quadro 2008-2012 (7° PQ) per la ricerca e lo sviluppo tecnologico. Il denunciante era membro del consorzio che gestisce il progetto.

**2.** Dopo gli audit di alcuni membri del consorzio, la Commissione europea ha individuato una serie di problemi. Ha poi esteso l'ambito dell'audit ad altri partner del consorzio. Di conseguenza, il denunciante è stato sottoposto ad audit tra il 21 e il 24 gennaio 2013. Tale audit ha rivelato errori nei costi ammissibili dichiarati dal denunciante, per un importo superiore a 500 000 EUR. La Commissione ha inviato al denunciante il suo progetto di relazione di audit nel giugno 2013 e ha chiesto al denunciante di presentare osservazioni. Il denunciante ha contestato le risultanze dei revisori e ha fornito ampi chiarimenti e ulteriori elementi di prova. La Commissione ha quindi riveduto il suo progetto di relazione di audit e ha ridotto l'importo non autorizzato di quasi 200 000 EUR. Le modifiche successive alla revisione sono state incluse nella relazione finale di audit, che è stata inviata al denunciante l'8 gennaio 2014. Il denunciante non era soddisfatto e si è rivolto al Mediatore.

**L'indagine**

**4.** Il Mediatore ha avviato un'indagine sulla denuncia e ha individuato le seguenti accuse e affermazioni:

Le risultanze dell'audit presentate nella relazione finale di audit sono errate.

La Commissione dovrebbe rivedere la sua relazione finale di audit o spiegare perché le argomentazioni del denunciante non giustificano una revisione.

**5.** Il 30 gennaio 2015 il Mediatore ha chiesto il parere della Commissione sulla denuncia. La Commissione ha chiesto due rinvii del termine per la presentazione del parere, che è stato infine trasmesso il 1o luglio 2015.

**6.** Successivamente, il Mediatore ha ricevuto le osservazioni del denunciante in risposta al parere della Commissione. La sua valutazione preliminare tiene conto degli argomenti e dei pareri addotti dalle parti.

**7.** Nelle sue osservazioni sul parere, il denunciante ha presentato una serie di nuove argomentazioni e asserzioni. Poiché la Commissione non ha avuto la possibilità di formulare osservazioni al riguardo, poiché la denunciante ha sollevato tali questioni dopo aver ricevuto il parere della Commissione, il Mediatore ha deciso di non includere tali dichiarazioni nella sua analisi.

Valutazione preliminare del Mediatore

**8.** Il Mediatore non è in grado di condurre un audit alternativo della gestione finanziaria del progetto del denunciante. Spetta alla Commissione effettuare un audit finanziario e decidere in che misura le raccomandazioni dei revisori debbano essere seguite. Conformemente alla prassi consolidata del Mediatore[^^\[1\],^^](#_ftn1){#_ftnref1} la sua valutazione è pertanto incentrata sull'accertamento della ragionevolezza della posizione della Commissione, del rispetto delle procedure in vigore e del fatto che il denunciante abbia ricevuto spiegazioni soddisfacenti.

**9.**Tale censura è particolarmente complessa. Il denunciante ha individuato molti aspetti che, a suo avviso, non sono stati trattati in modo adeguato dai revisori e dalla Commissione. La Mediatrice tratterà tutti questi aspetti separatamente, iniziando con l'analisi degli aspetti in cui non riscontra cattiva amministrazione (PARTE A) e chiudendo la proposta di soluzione trattando gli aspetti (PARTE B) in cui ha riscontrato cattiva amministrazione.

**PARTE A (nessun caso di cattiva amministrazione riscontrato)**

i) *Qualità del lavoro scientifico*

**10.**Il denunciante ha osservato che la Commissione ha messo in dubbio la qualità del lavoro scientifico svolto dal suo personale nell'ambito del progetto. Tuttavia, a suo parere, la Commissione ha sostenuto che i revisori non hanno messo in discussione la qualità del contributo del denunciante al progetto. Ha ribadito che i costi erano stati considerati inammissibili solo a causa del mancato rispetto dei criteri formali di ammissibilità dei costi.

**12.**Il Mediatore riconosce che i revisori hanno criticato la cattiva gestione finanziaria del progetto e il mancato rispetto dei requisiti della convenzione di sovvenzione. La qualità del lavoro svolto non era in discussione. Il Mediatore conclude che l'argomentazione del denunciante non è quindi pertinente al caso.

ii) *Spese degli agenti temporanei*

* *Il sig. W.*

**13*.*** La *Commissione* ha spiegato che, poiché le schede temporali previste per il lavoro del sig. W. non contenevano alcuna descrizione dei compiti svolti, contrariamente alla Guida alle questioni finanziarie relative alle azioni indirette del 7° PQ, i revisori si sono basati su prove alternative che dimostravano che il sig. W. svolgeva attività di campionamento dei sedimenti. Le attività di campionamento dei sedimenti non sono state elencate come attività principali che richiedono un pacchetto di lavoro. Pertanto, i revisori hanno approvato solo il rimborso parziale dei costi. Il costo delle tasse scolastiche per il suo dottorato di ricerca potrebbe essere accettato solo se il suo lavoro **di ricerca fosse stato svolto al solo scopo di raggiungere gli obiettivi dei progetti.** Poiché le attività di dottorato non erano conformi a tali requisiti, il costo è stato respinto.

**14.** *Il denunciante* afferma che il responsabile di progetto della Commissione, in un messaggio di posta elettronica dell'8 febbraio 2011, ha spiegato che, in linea di principio, i costi relativi al personale (comprese le tasse universitarie di dottorato) potevano essere richiesti. Nonostante questa rassicurazione, tali costi non sono stati considerati ammissibili. Il denunciante ha inoltre sostenuto che W. era un dipendente a tempo pieno del progetto e quindi lavorava più a lungo sul progetto rispetto ad altri ricercatori (che hanno trascorso fino al 50% del loro tempo di lavoro \[in media\] sul progetto). Il denunciante ha inoltre sostenuto che il lavoro del sig. W. era indispensabile per il progetto.

**15.** Il denunciante ha affermato che, sebbene il campionamento dei sedimenti fosse solo una delle numerose attività svolte dal sig. W., i revisori lo hanno individuato dal suo CV per ragioni sconosciute. W. appare anche come coautore su tre articoli, di cui solo uno è relativo ai sedimenti e non è elencato come documento relativo al progetto. Le altre due riguardano l'applicazione terrestre della tecnologia del progetto e la caratterizzazione dei rifiuti industriali, essendo entrambe conformi a uno degli obiettivi del progetto, che era quello di esplorare le possibilità di trasferimento tecnologico in altri settori.

**16.** Il *denunciante* ha inoltre sostenuto che la tesi del sig. W., cui i revisori hanno fatto riferimento, non era in realtà la sua tesi di dottorato, ma una tesi universitaria, da lui completata nel 2009, ossia prima dell'avvio del progetto. Inoltre, la Commissione ha concluso di aver lavorato alle analisi dei sedimenti durante il progetto, sebbene sia il denunciante che la Commissione concordino sul fatto che l'ampia campagna di campionamento e analisi dei sedimenti era terminata molto prima che il sig. W. iniziasse a lavorare per il progetto, nel gennaio 2010.

**17.** Il*Mediatore*sottolinea che i documenti disponibili dimostrano che, sebbene il denunciante abbia fornito alla Commissione il CV del sig. W., in risposta alle risultanze dei revisori non ha spiegato perché il dottorato di ricerca fosse pertinente o in che modo avesse contribuito al progetto. Anche se il denunciante, nelle sue osservazioni, ha sottolineato che i revisori si erano basati sulla tesi di laurea del signor W. e non sulla sua tesi di dottorato, non ha rivelato o spiegato la sua proposta di ricerca di dottorato alla Commissione, il che potrebbe chiarire questa questione controversa.

**18.** Alla luce di quanto precede, il *Mediatore* non vede perché il denunciante ritenga che le informazioni fornitegli dalla Commissione nell'e-mail dell'8 febbraio 2011 dal responsabile del progetto debbano essere considerate un'approvazione dei costi del dottorato di ricerca del sig. W.. Il suo CV in questione include il campionamento dei sedimenti e diversi metodi di analisi, tuttavia, non spiega in modo più dettagliato eventuali azioni eseguite per il progetto. Pertanto, il Mediatore ritiene in via preliminare che le argomentazioni utilizzate dal denunciante a tale riguardo, secondo cui i costi relativi al dottorato di ricerca del sig. W. dovrebbero essere accettati, non siano convincenti.

* *Altri agenti temporanei*

**19.** La*Commissione*ha spiegato che per alcuni agenti temporanei non erano disponibili schede temporali e che il denunciante non ha fornito elementi di prova alternativi a sostegno dei costi dichiarati. In tali circostanze, la Commissione ha osservato che i costi dichiarati non potevano essere direttamente attribuiti al progetto, come richiesto dalla clausola II.15.1 del CG. Di conseguenza, i revisori hanno dovuto respingere i costi dichiarati come "non ammissibili".

**20.** Il*denunciante* ha sostenuto che il lavoro del personale temporaneo addetto ai progetti non era sempre registrato in schede temporali "sulla base dei regolamenti e delle intese vigenti". Inoltre, non ha avuto l'opportunità di presentare ai revisori gli elementi di prova alternativi relativi al personale temporaneo addetto al progetto.

**21.** Il *Mediatore* osserva che al denunciante è stata data la possibilità di presentare prove alternative anziché schede temporali per quanto riguarda il lavoro del sig. W. Inoltre, l'articolo II.15.1[^^\[2\]^^](#_ftn2){#_ftnref2} del CG e le raccomandazioni contenute nella Guida alle questioni finanziarie relative alle azioni indirette del 7° PQ[^^\[3\]^^](#_ftn3){#_ftnref3} richiedono che siano fornite prove alternative qualora non siano disponibili schede temporali. Il denunciante non si è avvalso di tale possibilità. Essa si è invece limitata ad affermare che tali schede di presenza **non erano necessarie** per gli agenti temporanei. Poiché alla Commissione non sono state fornite prove supplementari o alternative, il Mediatore osserva che la posizione della Commissione è ragionevole.

iii) *Maltrattamento dello sperimentatore principale*

**22.** La *Commissione* ha dichiarato di aver lavorato bene con l'investigatore principale del denunciante. Ha negato di averlo trattato in modo inappropriato. Tuttavia, ha riconosciuto che forse non si sentiva a suo agio quando i revisori hanno comunicato ai suoi superiori il fatto che non aveva fornito tutte le informazioni pertinenti e che era stato assunto per svolgere un lavoro da un altro partner del progetto.

**23.** Il *denunciante* ha sostenuto che, durante l'audit, l'investigatore principale è stato **accusato,** direttamente o indirettamente, di nascondere le informazioni con l'intenzione di commettere frodi. È stato accusato di aver nascosto il fatto di aver lavorato per un altro partner del **consorzio** perché tali attività non erano riportate nelle sue schede di attività.

**24.** Il *denunciante* ha inoltre spiegato che il suo ricercatore principale era stato pagato da un altro partner del consorzio per la preparazione di materiale editoriale (libri), di cui è coautore. Ai revisori sono state fornite le copie dei contratti di copyright. Questo lavoro, come ha dichiarato il denunciante, è stato svolto nel suo tempo libero, quindi non è stata né in grado né obbligata a segnalarlo nei suoi fogli di presenza. Non vi era alcun obbligo per lui di riferire le attività al di fuori del lavoro relativo al progetto perché non riguardavano o interferivano con le sue funzioni presso l'Istituto del denunciante. Il denunciante ha inoltre osservato che ai revisori sono state presentate informazioni e dichiarazioni errate, il che li ha portati a una conclusione fuorviante. Inoltre, nelle sue osservazioni, il denunciante ha insistito sul fatto che il suo ricercatore principale era seriamente screditato come scienziato a causa di tali conclusioni. Di conseguenza, è stato escluso da un progetto finanziato dall'UE per un valore superiore a 10 milioni di EUR e la sua cooperazione con un altro partner del consorzio è stata interrotta.

**25.** Il *Mediatore* osserva che, nelle sue osservazioni sul progetto di relazione di audit previsto nella lettera dell'11 luglio 2013 nonché nelle osservazioni del denunciante sul parere della Commissione, il denunciante ha ammesso di aver presentato ai revisori una dichiarazione inesatta su altre attività svolte dal suo investigatore principale. Questa affermazione controversa, e non il comportamento della Commissione, ha portato a un malinteso. Il *Mediatore* osserva inoltre che il denunciante non ha presentato elementi di prova atti a dimostrare che le osservazioni della Commissione sull'investigatore principale fossero irrispettose. In assenza di prove sostanziali, il Mediatore non ha motivo di ritenere che i servizi della Commissione abbiano in alcun modo maltrattato l'investigatore principale.

iv) *Spese relative al consulente interno sig. Y.*

**26.** *La Commissione* ha ritenuto che i costi dichiarati dal denunciante per il consulente interno, sig. Y., si basassero sulla fornitura di produzioni/prodotti specifici e non sull'orario di lavoro dichiarato, come richiesto dalla Guida alle questioni finanziarie relative alle azioni indirette del 7° PQ. Poiché tali costi non erano conformi a tutti i criteri cumulativi per il riconoscimento dell'orario di lavoro per i consulenti interni[^^\[4\],^^](#_ftn4){#_ftnref4} sono stati considerati costi di subappalto. Tuttavia, i compiti di subappalto non erano previsti dal progetto, come richiesto dall'articolo II.7.2 del CG. Di conseguenza, la Commissione li ha respinti.

**27*.*** *Il denunciante* era del parere che i costi del consulente interno costituissero parte dei costi del personale, a meno che il controllo di ammissibilità non dimostrasse il contrario. Ha inoltre affermato che \<\<nel caso in cui tali costi debbano essere classificati come costi di subappalto, dovrebbero essere ammissibili (ad eccezione dei costi indiretti) poiché è consentito[^^\[5\]^^](#_ftn5){#_ftnref5} trasferire il bilancio tra diverse attività nella misura in cui i lavori sono eseguiti come previsto nell'allegato I\>\>. Inoltre, il denunciante ha sostenuto che la Guida alle questioni finanziarie relative alle azioni indirette del 7° PQ menziona esplicitamente la possibilità di rivendicare i costi di subappalto di servizi minori non previsti nell'allegato I.

**28.** *Il Mediatore* osserva che, come previsto dall'articolo II.7.2 del CG, il ricorso a terzi o il subappalto devono essere identificati nell'allegato I ("Descrizione del lavoro") della convenzione di sovvenzione. In caso contrario, i costi dichiarati devono essere identificati come non ammissibili. Poiché il subappalto per il progetto non è stato menzionato nella descrizione del lavoro, le osservazioni del denunciante non sembrano convincenti. Se tale azione si rivela necessaria per la durata del progetto, il beneficiario deve chiedere un'approvazione sotto forma di modifica della convenzione di sovvenzione. Tuttavia, gli elementi di prova disponibili dimostrano che il denunciante non si è avvalso di tale opportunità. Pertanto, il Mediatore osserva che la spiegazione della Commissione per respingere i costi delle attività di subappalto è ragionevole.

v) *Il* *costo di una batteria*

**29.** *Il Mediatore* osserva che il progetto di relazione di audit conteneva una dichiarazione secondo cui non era disponibile una fattura di 38 121,90 HRK (equivalenti a circa 5 000 EUR) per una batteria. Il denunciante ha quindi presentato alla Commissione una copia della fattura relativa **alla batteria principale.** Di conseguenza, dalla relazione finale di audit risulta che il costo della **batteria principale** è stato accettato.

**30.** Il *Mediatore* desidera chiarire la confusione sorta per quanto riguarda il rifiuto del costo di **una batteria diversa.** Nella relazione finale di audit e nel suo parere inviato al Mediatore, la Commissione ha fatto riferimento a **una **batteria diversa,** per 629,01** EUR. Il costo di tale **batteria** è stato respinto in quanto il denunciante non aveva fornito alcuna spiegazione sulle sue spese. Nelle sue osservazioni, *il denunciante ha* affrontato il costo della **batteria "principale"** (per la quale ha fornito una fattura dell'importo di 38 211,90 HRK), i cui costi **sono stati accettati.** Alla luce di quanto precede, il Mediatore non ha motivo di proseguire la questione.

vi) *Differenza di tasso di cambio*

**31.** Per quanto riguarda il diverso tasso di cambio, il *Mediatore* desidera sottolineare che, nel corso della sua indagine, la Commissione ha **accolto** con successo le argomentazioni del denunciante. Si è inoltre scusata per l'errore commesso negli audit e ha apportato gli opportuni adeguamenti per soddisfare il denunciante. Pertanto, il Mediatore è convinto che la Commissione abbia **risolto**tale aspetto della denuncia.

vii) *Calendario dell'attività di audit*

**32*.*** *La Commissione* ha affermato che l'audit ha avuto luogo tra il 21 e il 24 gennaio 2013, ossia 4 giorni di audit, il numero simile a quello degli audit effettuati in relazione ad altri principali partner del progetto. Ha ritenuto che il calendario dell'audit fosse sufficiente.

**33.** *Il denunciante* ha sostenuto che, a causa delle modalità di viaggio dei revisori, l'audit effettivo è stato condotto nel periodo di 2 giorni e diverse ore. La riunione di uscita tenutasi il 24 gennaio 2013, menzionata dalla Commissione, ha richiesto solo circa 20 minuti. Pertanto, il denunciante ritiene che non vi fosse tempo sufficiente per discutere le risultanze preliminari e che i tempi di audit non fossero sufficienti per esaminare adeguatamente la documentazione del progetto. Allo stesso tempo, il denunciante ritiene che la successiva procedura di audit abbia richiesto molto più tempo del necessario o ragionevole.

**34.** Per quanto riguarda il tempo dedicato al lavoro sul campo dei revisori, *il Mediatore* non trova alcun motivo per dubitare che i servizi della Commissione avrebbero dovuto utilizzare maggiori risorse e ampliare il lavoro sul campo. Va sottolineato che il lavoro dei revisori non comprende solo il lavoro sul campo, ma anche molte ore di verifica dei documenti finanziari e prove alternative. Pertanto, l'argomentazione del denunciante secondo cui il calendario dell'audit non era sufficiente non è convincente. Alla luce di quanto precede, il Mediatore osserva che l'attribuzione delle risorse da parte della Commissione per l'audit del denunciante era ragionevole.

viii) *Costi indiretti*

**35.**Per quanto riguarda le norme applicabili in materia di costi indiretti, esse affermano che, se non è possibile stabilire le spese effettive per i costi indiretti, i beneficiari dovrebbero utilizzare un metodo forfettario del 20% o del 60%, a seconda della natura del beneficiario. Quest'ultimo tasso, applicabile al soddisfacimento dei pertinenti criteri di ammissibilità, è riservato esclusivamente agli enti pubblici senza scopo di lucro, agli istituti di istruzione secondaria e superiore, agli organismi di ricerca e alle PMI, senza un sistema di contabilità analitica, ed è attribuito a regimi di finanziamento che comprendono la ricerca e lo sviluppo tecnologico. Il Mediatore osserva che, in linea di principio, sia il denunciante, nelle sue osservazioni, sia la Commissione, nel suo parere, concordano in ultima analisi sulle norme applicabili, pertanto questo aspetto della presente indagine appare risolto.

ix) *Agire con presunzione di colpevolezza*

**36.** Nel suo parere, *la Commissione* ha osservato che tutti i revisori devono rispettare un codice etico nello svolgimento dei loro compiti. Ha inoltre osservato che tutti i rifiuti di spesa sono stati effettuati sulla base di criteri chiari stabiliti nella convenzione di sovvenzione, mentre i risultati dell'audit sono stati adeguati, dopo aver ricevuto ulteriori informazioni dal denunciante.

**37.** A sua volta, *il denunciante* ha sostenuto che vi sono state molteplici occasioni di interpretazioni errate o incomprensioni a causa dei limiti di tempo e della mancanza di informazioni sul quadro in cui sono state svolte le attività.

**38.** *Il Mediatore* osserva che, nelle sue osservazioni, il denunciante concordava con il rispetto del codice etico da parte dei revisori, ma insisteva sul fatto che situazioni ambigue davano l'impressione di una presunzione di colpevolezza. In tale contesto, il *Mediatore* osserva che le dichiarazioni dei revisori nelle relazioni di audit e la corrispondenza con il denunciante non mostrano alcuna prova di presunzione di colpevolezza per quanto riguarda il denunciante o i suoi membri del personale. Il comportamento della Commissione non presentava alcun segno di parzialità o maltrattamento per quanto riguarda l'investigatore principale o i servizi del denunciante. Ancora più importante, il lavoro dei revisori non è stato progettato per identificare i casi di frode, ma per verificare l'ammissibilità dei costi sostenuti durante il progetto. Alla luce di quanto precede, il Mediatore conclude che le argomentazioni di cui sopra del denunciante sono infondate.

x) *Attrezzature e materiali di consumo*

**39.** *La Commissione* ha osservato che i costi di acquisto di attrezzature durevoli possono essere considerati ammissibili **se si tiene conto dei costi di ammortamento.** Tuttavia, il denunciante ha dichiarato **i costi totali di acquisto delle attrezzature** e **non i costi di ammortamento registrati** durante l'attuazione dell'azione. Pertanto, i revisori hanno respinto i costi dichiarati ammissibili **quando superavano i costi di ammortamento** calcolati per la durata dell'azione sulla base della vita utile delle attrezzature. Tuttavia, *il denunciante* non era d'accordo con la spiegazione della Commissione in merito all'applicazione della procedura di ammortamento.

**40.** *Il Mediatore* sottolinea che, conformemente alla guida sulle questioni finanziarie relative alle azioni indirette del 7° PQ, i costi delle attrezzature acquistate per i progetti, in linea di principio, non possono essere automaticamente recuperati nella loro interezza. L'accettazione di tali costi da parte della Commissione è approvata sulla base di una procedura di ammortamento, che corrisponde all'ammortamento dell'attrezzatura per la parte della sua vita economica utile che rientra nell'ambito del progetto in questione. In tale contesto, nella relazione finale di audit, i revisori hanno stabilito che il denunciante lavora alla contabilità di cassa delle spese per l'acquisizione di attività non finanziarie. L'articolo II.15, paragrafo 1, lettera c), della guida sulle questioni finanziarie relative al 7° PQ stabilisce che, in caso di contabilità di cassa, se l'attrezzatura è solitamente registrata come spesa nella contabilità del beneficiario e questo metodo contabile è in linea con i regolamenti/le leggi contabili nazionali, è accettabile addebitare l'intero costo di acquisto al progetto nel periodo in questione, a determinate condizioni. Una delle condizioni è che possa **essere addebitata solo la parte di attrezzatura utilizzata per il progetto.** La quantità di utilizzo, compresa la percentuale utilizzata e la quantità di tempo, sarà presa in considerazione. Nel caso in cui alcune attrezzature e materiali di consumo siano condivisi tra i progetti, **solo la parte utilizzata per l'azione pertinente può essere addebitata al rispettivo progetto.** Pertanto, l'interpretazione del denunciante delle suddette disposizioni sulla rivendicazione dei costi delle attrezzature di consumo sarebbe corretta solo a condizione che le attrezzature siano state **utilizzate esclusivamente per la durata del progetto.** Tuttavia, i revisori hanno riscontrato che le attrezzature in questione sono durate più a lungo della durata del progetto e pertanto non è stato possibile coprire l'intero costo di acquisto.

**41.** Il *Mediatore* osserva inoltre che il denunciante ha affermato di aver consultato, nel corso del progetto, l'esperto tecnico della Commissione per quanto riguarda i costi dichiarati per le attrezzature necessarie, in quanto la questione specifica non era chiara. Tuttavia, nei documenti trasmessi al Mediatore (allegato 1 della denuncia al Mediatore), il denunciante ha dichiarato che l'esperto tecnico, che avrebbe suggerito che i costi potessero essere dichiarati integralmente, purché fossero ripartiti tra i progetti, non disponeva di competenze sufficienti in termini di questioni finanziarie. Il denunciante sostiene in ogni caso che tale conclusione avrebbe dovuto essere verificata dal responsabile del progetto della Commissione in base al verbale della riunione sullo stato di avanzamento del progetto del 17 dicembre 2010. Tuttavia, al Mediatore non è stata presentata alcuna conferma della verifica della presunta dichiarazione dell'esperto della Commissione da parte del denunciante o della Commissione.

**42.**Alla luce delle considerazioni di cui sopra, il Mediatore non trova elementi di prova a sostegno dell'affermazione del denunciante secondo cui i revisori hanno commesso un errore nell'applicare la procedura di ammortamento per calcolare la parte delle attrezzature e la quantità di tempo utilizzata per il progetto.

xi) *Costi relativi alle conferenze*

**43.** *La Commissione* ha sostenuto che l'allegato I dell'accordo generale indica chiaramente che le attività di diffusione possono iniziare solo otto mesi dopo l'avvio del progetto. Di conseguenza, i costi relativi alle attività di diffusione svolte prima dell'ottavo mese sono stati respinti. La Commissione ha dichiarato che, poiché sono stati sostenuti **prima** del periodo di attuazione delle attività di diffusione nell'ambito del progetto, non potevano essere attribuiti al progetto. Ha quindi respinto alcuni dei costi relativi alla diffusione del progetto in quanto si erano verificati prima della **data effettiva di inizio del progetto** (questo aspetto della denuncia sarà trattato di seguito al punto xiii)).

**44.** Il *denunciante* in cambio ha sostenuto che l'avvio delle attività descritte nella "Descrizione del lavoro" stima le date **indicative** per le azioni pianificate. All'interno del Consorzio, tuttavia, si è deciso che il progetto avrebbe beneficiato maggiormente della partecipazione a tali eventi piuttosto che seguendo con fermezza il programma di attività "indicativo". Poiché la natura di queste deviazioni minori era puramente formale ed effettuata a beneficio del progetto, non si sarebbe dovuto ritenere che incidessero in modo significativo sul contenuto dell'accordo generale approvato. Il denunciante ha sostenuto che era ben al di là dell'ambito dell'audit finanziario analizzare se le presentazioni della conferenza e i risultati presentati fossero appropriati per il progetto. Essa ha inoltre sostenuto che, escludendo i costi relativi alle conferenze, la Commissione ha messo in discussione il contributo scientifico del progetto. Ha inoltre suggerito che la pianificazione temporale indicativa non avrebbe potuto essere concordata prima dell'inizio del progetto.

**45.** *Il Mediatore* osserva che la "Descrizione del lavoro" costituisce parte integrante della convenzione di sovvenzione conclusa tra il denunciante e la Commissione. Tutti i termini contrattuali sono **vincolanti per entrambe le parti e dovrebbero essere eseguiti conformemente ai termini e alle condizioni della convenzione di sovvenzione, a meno che non sia richiesta una modifica.** Qualsiasi proposta di deroga alle condizioni concordate dovrebbe essere comunicata alla Commissione e dovrebbe essere richiesta un'autorizzazione preventiva ai suoi servizi. Alla luce di quanto precede, il Mediatore conclude che le argomentazioni del denunciante non sono convincenti.

xii)*Pertinenza degli audit precedenti per l'audit in corso*

**46.** Nel suo parere, *la Commissione ha ricordato che l'articolo* II.5.2 del CG "l'approvazione*delle relazioni non implica il riconoscimento della loro regolarità o dell'autenticità delle dichiarazioni e delle informazioni in esse contenute e non implica l'esenzione da audit o revisioni".* Si afferma pertanto esplicitamente che l'approvazione delle relazioni per la durata del progetto non pregiudica il diritto della Commissione di **effettuare audit e controlli finanziari e riesami tecnici, come previsto agli articoli II.22 e 23 del GG.** Analogamente, l'approvazione delle relazioni non significa che non si possano riscontrare errori o violazioni degli obblighi contrattuali durante tali audit, controlli o revisioni. Di conseguenza, la Commissione ha messo in discussione il precedente audit preparato da un gruppo locale di una società di consulenza in materia di audit, precedentemente ordinato dalla Commissione stessa e concluso nel maggio 2011.

**47.** *Il denunciante* ha sottolineato che tutte le relazioni tecniche e gli elementi da fornire precedentemente approvati (da parte dell'esperto tecnico della Commissione nel corso del progetto) mostrano chiaramente la quantità di lavoro ben documentato svolto durante il progetto e non prima della sua data ufficiale di inizio, come dichiarato dai revisori. Il denunciante ha sottolineato che l'audit concluso nel maggio 2011 dalla società di consulenza ha confermato che il progetto era gestito correttamente, mentre i servizi della Commissione hanno accettato le relazioni finanziarie nel corso del progetto. Pertanto, non ha ravvisato alcun elemento di prova che avrebbe reso invalida la revisione contabile ordinata dalla Commissione e svolta dalla società di consulenza nel maggio 2011.

**48.** *Il Mediatore* osserva che l'accettazione dei costi o degli audit che acclamano il lavoro svolto durante il progetto non impedisce ai servizi della Commissione di effettuare audit finanziari *ex post.* Pertanto, il Mediatore conclude che il ragionamento della Commissione appare accurato.

**PARTE B (cattiva amministrazione riscontrata)**

xiii) **Data di inizio del progetto** e *natura *finanziaria* e tecnica dell'audit contestato*

**49.** *I revisori della Commissione* hanno scoperto che il lavoro *di ricerca necessario per stabilire la prova di principio*del progetto, che secondo le relazioni del denunciante era stato svolto dalla data di inizio del progetto, vale a dire dal 1o dicembre 2008 all'11 maggio 2010, era stato effettivamente svolto prima del 1o dicembre 2008. I revisori hanno scoperto che le attività di ricerca precedenti e il loro risultato (sviluppato nell'ambito di un altro progetto) sono stati utilizzati per i test in questo progetto.

**50.** La Commissione ha inoltre osservato che l'uso dei risultati di un altro progetto, le misurazioni e i dati precedentemente pubblicati per il progetto sono stati confermati da un altro partner del progetto. Pertanto, i revisori hanno stabilito che la data di inizio de *facto* del progetto, avviata con **nuovi test** , era l'11 maggio 2010, vale a dire la data in cui il progetto precedente o i suoi sviluppi sarebbero cessati. La Commissione ha pertanto accettato tutti i costi imputabili ai progetti **a partire da tale data.** Poiché le spese per il personale sostenute tra il 1° dicembre 2008 e il 10 maggio 2010 violavano le disposizioni del CG, esse sono state respinte.

**51.** Secondo *il denunciante, i* revisori hanno contestato tutti i costi prima dell'11 maggio 2010 per motivi tecnici. Il denunciante ha ribadito che tutti i risultati ottenuti prima della data ufficiale di inizio del progetto erano stati presentati e pubblicati. Ha sottolineato che nessun costo è stato addebitato a questo progetto per i risultati precedenti. Il denunciante ha ripetutamente spiegato le attività ammissibili che hanno avuto luogo tra l'inizio del contratto e la "data arbitraria" scelta dai revisori. Nel corso dell'indagine, il denunciante ha riconosciuto che l'esito di un altro progetto era stato erroneamente menzionato nella proposta di sovvenzione e in altri documenti. Questa supervisione ha contribuito alla confusione per quanto riguarda la determinazione della data di inizio del progetto da parte dei revisori.

**52.**Successivamente, secondo il denunciante, questa presentazione fuorviante ha costituito una fonte di incertezza per quanto riguarda la data in cui sono iniziati i test e le ricerche necessari per il progetto, al completamento di un altro progetto. Diverse dichiarazioni rese dai servizi del denunciante e da altri partner del consorzio partecipante sembrano concludere che i risultati di tale altro progetto erano stati sviluppati in attesa dell'approvazione della sovvenzione del progetto. D'altro canto, il denunciante ha insistito sul fatto che si trattava di un progetto distinto e di successo, che soddisfaceva tutti i suoi obiettivi, come confermato dai coordinatori del progetto, dal responsabile del progetto della Commissione e dall'audit tecnico precedentemente ordinato dalla Commissione stessa nel corso del progetto.

**53.** *Il Mediatore* osserva che i revisori hanno riscontrato che il risultato di un altro progetto è stato utilizzato come base per questo progetto, mentre il denunciante ha sostenuto che i due risultati sono fondamentalmente diversi e non dovrebbero essere confusi, in quanto servono a scopi diversi. Dopo aver preso in considerazione tutte le informazioni ottenute durante i controlli, i revisori hanno dichiarato l'11 maggio 2010 come data effettiva di inizio del progetto, che è iniziata con l'esecuzione di "nuovi" test.

**54.** Tuttavia, in caso di dubbi in merito alle prestazioni tecniche del progetto, la Commissione ha il diritto di ordinare un audit tecnico ai sensi dell'articolo II.23 del CG. L'esecuzione di tale audit richiede competenze tecniche pertinenti al progetto e ai suoi obiettivi. Nel caso di specie, tuttavia, la Commissione non si è avvalsa di tale possibilità. Ha invece seguito il sistema di audit finanziario di cui all'articolo II.22 del CG. Questo è il più preoccupante perché **le osservazioni dei revisori non si basano su fatti, ma su incertezze e supposizioni irragionevoli.**

**55.** Il *Mediatore* sottolinea che, nella relazione finale di audit, i revisori si sono avvalsi a più riprese della seguente formulazione: ***"Poiché non abbiamo la certezza*** *che il test eseguito all'inizio del progetto (...) sia stato effettivamente effettuato entro il termine del progetto e non (...) prima, dobbiamo escludere tali costi".* Da tale dichiarazione risulta che i revisori non erano certi delle risultanze relative alla durata effettiva del progetto. Ciò premesso, il Mediatore ritiene che, lasciando tale incertezza nella relazione finale di audit, la Commissione **stia negando giustizia al denunciante.** Dato l'importo dei costi non consentiti e il diniego implicito di attribuzione di numerose azioni al progetto, il *Mediatore* osserva che i revisori dovrebbero presentare le loro risultanze con certezza e "garanzia" in modo che le dichiarazioni contenute nella relazione finale di audit non siano ambigue o suscettibili di interpretazioni errate. Inoltre, nella relazione finale dei revisori si legge che *"(w)e ha concluso l'audit tenendo conto delle disposizioni della convenzione di sovvenzione sottoposta ad audit nell'ambito del Settimo programma quadro di ricerca e sviluppo tecnologico e conformemente alle norme internazionali in materia di affidabilità e di impegni di audit, in quanto applicabili unicamente in relazione all'ambito speciale di tale incarico. Tali norme richiedono che la Corte rispetti i requisiti etici e fondiari ed esegua un audit **per ottenere una ragionevole garanzia*** \[sottolineatura aggiunta\]*che i rendiconti finanziari siano privi di inesattezze rilevanti*(...)".

**56.** Di conseguenza, il *Mediatore* ritiene che, poiché i revisori finanziari e non tecnici della Commissione sono rimasti incerti in merito a diverse risultanze dell'audit, la Commissione avrebbe potuto e dovuto verificare le suddette incertezze utilizzando gli strumenti a sua disposizione, in particolare alla luce dei requisiti di **liceità ed equità** di cui rispettivamente agli articoli 4 e 11 del codice europeo di buona condotta amministrativa. Inoltre, il *Mediatore* non è convinto che la posizione della Commissione sia ragionevole o basata su prove precise o solide.

**57.** Poiché questo aspetto cruciale della presente denuncia richiede una certa competenza tecnica e comprensione del progetto, piuttosto che una pura conoscenza finanziaria, il *Mediatore* ritiene che la mancata consultazione *ex post* dei revisori tecnici/esperti da parte della Commissione potrebbe costituire un caso di cattiva amministrazione. Incoraggia pertanto la Commissione a consultare un esperto indipendente per verificare le risultanze dei revisori. Suggerisce inoltre che il costo dell'assunzione dell'esperto potrebbe essere sostenuto congiuntamente dalla Commissione e dal denunciante, se questa soluzione fosse accettata da entrambe le parti. Proporrà pertanto un suggerimento corrispondente qui di seguito.

xiv) *Nuove risultanze della relazione finale di audit*

**58.** Infine, nel suo parere*, la Commissione* ha osservato che tutte le risultanze contenute nella relazione finale di audit erano già elencate nel progetto di relazione di audit. Inoltre, tutte le osservazioni presentate dal denunciante sono state prese in considerazione quando l'importo dei costi non ammissibili è stato adeguato nella relazione finale di audit.

**59.** Al contrario, *il denunciante* ha sostenuto di non aver avuto la possibilità di commentare le argomentazioni e le norme applicabili relative al metodo di ammortamento utilizzato per il rimborso dei costi delle attrezzature, che è apparso per la prima volta nella relazione finale di audit.

**60.**Il Mediatore conclude che gli elementi di prova disponibili confermano il punto di vista del denunciante.

**Proposta di soluzione**

Tenendo conto delle sue conclusioni di cui sopra, la Mediatrice ritiene che la questione di fondamentale importanza nella presente indagine sia la determinazione della *data effettiva di inizio* del progetto. Lei: **propone che la Commissione europea si avvalga dei suoi poteri, a norma dell'articolo II.23 delle condizioni generali della convenzione di sovvenzione del 7° PQ, per consultare un esperto indipendente al fine di determinare la data effettiva di inizio del progetto o per ordinare un audit tecnico;** **il costo dell'appalto dell'esperto potrebbe essere sostenuto congiuntamente dalla Commissione e dal denunciante. La presente proposta si applica fatto salvo il principio secondo cui l'onere della prova, per dimostrare che la data di inizio del progetto è di fatto anteriore all'11 maggio 2010, incombe al denunciante.**

Emily O'Reilly

Mediatore europeo

Strasburgo, 22/05/2017

[\[1\]](#_ftnref1){#_ftn1} Decisione del Mediatore europeo che chiude l'indagine sulla denuncia 2431/2011/MMN contro la Commissione europea; Decisione del Mediatore europeo che chiude l'indagine sulla denuncia 1325/2008/(BEH)VL contro la Commissione europea

[\[2\]](#_ftnref2){#_ftn2} *II.15. Individuazione dei costi diretti e indiretti*

*1. I costi diretti sono tutti i costi ammissibili che possono essere attribuiti direttamente al progetto e che sono identificati dal beneficiario come tali, conformemente ai suoi principi contabili e alle sue consuete norme interne.*

*Per quanto riguarda i costi del personale, possono essere imputati solo i costi delle ore effettivamente lavorate dalle persone che svolgono direttamente il lavoro nell'ambito del progetto. Tali persone devono:*

*-- essere assunti direttamente dal beneficiario conformemente alla sua legislazione nazionale,*

*-- lavori sotto l'esclusiva supervisione tecnica e sotto la responsabilità di quest'ultima, e*

*-- essere remunerati secondo le normali prassi del beneficiario (...).*

[\[3\]](#_ftnref3){#_ftn3} *Articolo II.15.1 dell'ECGA -- Individuazione dei costi diretti e indiretti*

*(w)il tempo di attesa da addebitare deve essere registrato per tutta la durata del progetto mediante schede temporali, adeguatamente suffragate da prove della loro realtà e affidabilità. In assenza di schede temporali, il contraente deve comprovare il costo dichiarato con mezzi ragionevoli (prove alternative) che forniscano un livello equivalente di garanzia, che deve essere valutato dal revisore. I dipendenti devono registrare il loro tempo su base giornaliera, settimanale o mensile utilizzando un documento o un sistema basato su computer. I registri temporali devono essere autorizzati dal responsabile del progetto o da un altro superiore (...).*

[\[4\]](#_ftnref4){#_ftn4} Una delle condizioni è che la retribuzione dei consulenti interni si basi sull'orario di lavoro piuttosto che sulla fornitura di prodotti/prodotti specifici.

[\[5\]](#_ftnref5){#_ftn5} Il denunciante si è basato sull'articolo 5.2 dell'accordo generale.