Gentile Signora X ,

Sto scrivendo per cercare una soluzione nel caso di cui sopra.[1]

Il caso riguarda il rifiuto di Europol di concedere l'accesso del pubblico [2] alla corrispondenza relativa alla lotta contro l'abuso sessuale su minori online. Nello specifico, il denunciante ha chiesto l'accesso agli "scambi tra Europol e la fondazione statunitense Thorn per il periodo dal 25 febbraio 2023 al 1o maggio 2024".

Europol ha individuato undici documenti che rientrano nell'ambito di applicazione della richiesta del denunciante. Ha concesso un accesso parziale a quattro documenti e ha rifiutato la divulgazione dei sette documenti rimanenti nella loro interezza [3].

Nel rifiutare l'accesso, Europol ha invocato l'eccezione per la tutela dell'interesse pubblico per quanto riguarda la sicurezza pubblica [4], sostenendo che i documenti contengono informazioni riservate relative ai "membri dell'ecosistema della sicurezza dei minori" e "informazioni strategiche di rilevanza operativa riguardanti i metodi di lavoro di Europol in relazione all'uso di classificatori di immagini". La divulgazione comprometterebbe il corretto svolgimento dei compiti di Europol, in quanto metterebbe a repentaglio i processi operativi e le attività di Europol. Ciò, a sua volta, inciderebbe negativamente sui flussi di lavoro interni, sulle attività di sostegno operativo e sulla fiducia dei partner. Inoltre, per tre dei sette documenti, Europol ha invocato l'eccezione per la protezione del suo processo decisionale [5], sostenendo che la divulgazione rivelerebbe pareri interni che fanno parte delle sue deliberazioni e consultazioni preliminari relative agli strumenti investigativi di contrasto. Europol non ha individuato alcun interesse pubblico prevalente alla divulgazione dei tre documenti.

A seguito della richiesta di riesame del denunciante, che riguardava la decisione di Europol di negare l'accesso a sette documenti nella loro interezza, Europol ha confermato la sua posizione di rifiuto dell'accesso.

Il denunciante si è quindi rivolto al mio ufficio, sostenendo che Europol ha invocato le eccezioni all'accesso del pubblico in modo troppo ampio. Esse hanno inoltre ritenuto che Europol non avesse preso in considerazione le loro argomentazioni a favore dell’esistenza di un interesse pubblico prevalente. Il denunciante ha sostenuto che Europol avrebbe dovuto almeno fornire un accesso parziale ai sette documenti.

La mia squadra investigativa ha chiesto a Europol di condividere copie dei documenti in questione.

A seguito dell’ispezione dei documenti, ritengo che l’Europol avrebbe dovuto almeno concedere un accesso parziale ai documenti, per i motivi esposti di seguito.

Pur riconoscendo che Europol dispone di un ampio margine di discrezionalità nel determinare se la divulgazione di un documento arrechi pregiudizio alla tutela dell’interesse pubblico in materia di pubblica sicurezza, essa è comunque tenuta a dimostrare un «rischio specifico ed effettivo» ragionevolmente prevedibile e non meramente ipotetico. Non è sufficiente che i documenti richiesti riguardino un interesse protetto [6].

Sulla base dell’ispezione dei documenti e delle spiegazioni fornite da Europol nelle risposte iniziali e confermative, non è immediatamente chiaro che tutti e sette i documenti in questione contengano informazioni sensibili che, se divulgate, potrebbero ledere l’interesse pubblico per quanto riguarda la sicurezza pubblica. Pertanto, pur ammettendo, in linea di principio, che, alla luce dell’ampio potere discrezionale di Europol, il ricorso all’eccezione per la tutela dell’interesse pubblico in materia di pubblica sicurezza non era manifestamente errato ^[7], non concordo sul fatto che tutti e sette i documenti rientrino in tale eccezione nella loro interezza. 

Osservo anzitutto che, in risposta a una precedente richiesta di accesso pubblico del denunciante [8], Europol ha concesso un accesso parziale a documenti analoghi, vale a dire scambi tra Europol e Thorn, sebbene riguardanti un periodo di tempo diverso. È difficile vedere in che modo tutti i documenti in questione nel caso di specie differiscano da quelli in questione nella summenzionata precedente richiesta di accesso.

In particolare, osservo che:

• Due documenti (documenti 4 e 5) riguardano la possibile partecipazione di Europol a un evento esterno. L'esistenza del rispettivo evento e del suo pubblico di riferimento, vale a dire gli esperti nel settore della lotta allo sfruttamento sessuale dei minori, è un'informazione pubblica. Non è quindi chiaro in che modo rivelare il fatto che Europol abbia preso in considerazione la partecipazione all’evento pregiudicherebbe l’interesse pubblico per quanto riguarda la sicurezza pubblica.
• Un documento (documento 9) contiene alcune informazioni logistiche relative a un incontro tra Thorn ed Europol. L'esistenza di riunioni analoghe è stata rivelata in passato da Europol. Non è chiaro perché, nel caso di specie, Europol abbia deciso che la divulgazione di tali informazioni pregiudicherebbe l’interesse invocato.
• Un altro documento (documento 11) è stato parzialmente divulgato da Europol nel contesto della precedente richiesta di accesso di cui sopra.

Nel rifiutare l'accesso del pubblico a tre dei documenti richiesti, Europol ha anche invocato la necessità di proteggere un processo decisionale in corso. Tale eccezione sembra essere pertinente solo in relazione ai documenti 7 e 8, in quanto tali documenti contengono riferimenti all'esame di strumenti specifici da parte di Europol. Non è evidente in che modo la divulgazione del documento 9, che, come spiegato in precedenza, contiene informazioni logistiche relative a una riunione, danneggerebbe la capacità di Europol di prendere una decisione sulla scelta e sull’uso di determinati strumenti di contrasto.

Per quanto riguarda l’esistenza di un interesse pubblico prevalente alla divulgazione, come osservato in precedenza, ritengo che la decisione dell’Europol di rifiutare l’accesso ai documenti 7 e 8, per motivi di pubblica sicurezza, non fosse manifestamente errata. Gli interessi pubblici tutelati dall'articolo 4, paragrafo 1, lettera a), del regolamento 1049/2001 non possono essere sostituiti da un altro interesse pubblico ritenuto più importante. Dato che l’eccezione relativa alla tutela di un processo decisionale in corso non sembra applicabile al documento 9, non è neppure necessario valutare l’eventuale esistenza di un interesse pubblico prevalente alla divulgazione per quanto riguarda tale documento.

Alla luce di quanto precede, ho deciso di proporre che Europol riesamini la sua posizione sulla richiesta del denunciante, al fine di concedere il più ampio accesso possibile ai documenti. I dati personali possono essere oscurati.

Le sarei grato se potesse rispondere alla presente proposta entro tre mesi, ossia entro il 23 maggio 2025.

In questa fase, la proposta di soluzione è riservata. Il mio gruppo d'inchiesta ha tuttavia informato il denunciante della nostra intenzione di cercare una soluzione in questo caso.[9] Si noti che la nostra prassi abituale consiste nell'inviare una copia della proposta di soluzione al denunciante per osservazioni, unitamente a una copia della risposta dell'istituzione, una volta ricevuta tale risposta. Intendiamo inoltre pubblicare questa proposta di soluzione e la vostra risposta sul nostro sito web al termine dell'indagine. Chiedo pertanto a Europol di informarci se le informazioni contenute in tali documenti rimangono riservate e non dovrebbero essere condivise con il denunciante o pubblicate online [10].  

Cordiali saluti,

Emily O'Reilly Mediatore
europeo

Strasburgo, 21/02/2025

[1] Conformemente all'articolo 2, paragrafo 10, dello statuto del Mediatore europeo (regolamento (UE) 2021/1163, del 24 giugno 2021, che stabilisce lo statuto e le condizioni generali per l'esercizio delle funzioni del Mediatore), disponibile all'indirizzo: https://www.ombudsman.europa.eu/en/legal-basis/statute/en.

[2] Ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:32001R1049, applicabile a Europol conformemente alla decisione del consiglio di amministrazione del 13 dicembre 2016: https://www.europol.europa.eu/sites/default/files/documents/decision_of_the _mb _rules _applying _reg _1049_2001.pdf.

[3] Documento 4 - 1399138 e documento 5 - 1399137, entrambi datati 5 settembre 2023; Documento 7 - 1399132 e documento 8 - 1399133, entrambi datati 16 maggio 2023; Documento 9-1399140 del 12 aprile 2023; Documento 10-1399131, del 4 aprile 2023; Documento 11-1399130 del 22 febbraio 2023.

[4] Articolo 4, paragrafo 1, lettera a), del regolamento 1049/2001.

[5] Articolo 4, paragrafo 3, del regolamento 1049/2001.

[6] Sentenza del 27 novembre 2019, causa T-31/18, Izuzquiza e Semsrott/Frontex, https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=221083&pageIndex=0&doclang=en&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=4082546, punti 61-62.  

[7] Ad esempio, per i documenti 7, 8 e 10 che contengono informazioni su strumenti specifici presi in considerazione da Europol.

[8] Il denunciante ha presentato un'analoga richiesta di accesso del pubblico per gli scambi con Thorn per il periodo compreso tra il 1o gennaio 2022 e il 24 febbraio 2023. Tale richiesta è oggetto della denuncia 1372/2024/OAM.

[9] In linea con l'articolo 2, paragrafo 10, dello statuto del Mediatore europeo, il regolamento (UE) 2021/1163, del 24 giugno 2021, che stabilisce lo statuto e le condizioni generali per l'esercizio delle funzioni del Mediatore: https://www.ombudsman.europa.eu/en/legal-basis/statute/en.

[10] Se si desidera presentare documenti o informazioni che si considerano riservati e che non dovrebbero essere divulgati al denunciante o al pubblico, contrassegnarli come "riservati". Le e-mail crittografate possono essere inviate alla nostra casella di posta dedicata. Informazioni e documenti di questo tipo saranno cancellati dai fascicoli del Mediatore europeo poco dopo la conclusione dell'indagine.