Gentile Presidente,

Le scrivo per cercare una soluzione al caso ^[1], che si basa su una denuncia che ho ricevuto il 30 gennaio 2024. Il denunciante è in attesa di una risposta alla sua domanda di conferma dal 30 novembre 2023.

Il denunciante ha chiesto l'accesso del pubblico ai documenti [2] riguardanti le riunioni del gruppo di cooperazione per le reti e i sistemi informativi (NIS) istituito dalla direttiva NIS [3], vale a dire gli ordini del giorno e i verbali delle riunioni.

La Commissione ha individuato 24 documenti che rientrano nell'ambito di applicazione della richiesta, nonché tutti gli ordini del giorno delle riunioni. Ha informato il denunciante che gli ordini del giorno delle riunioni sono già disponibili al pubblico sulla pagina web della Commissione e ha rifiutato la divulgazione dei restanti 24 documenti nella loro interezza, sostenendo che la divulgazione arrecherebbe pregiudizio alla tutela della sicurezza pubblica.

Il mio ufficio ha avviato un’indagine su tale denuncia e, alla luce del ritardo in corso, ha chiesto alla Commissione di fornire alla mia squadra investigativa copie dei documenti in questione.

A seguito del controllo dei documenti, ritengo che la Commissione avrebbe dovuto concedere un ampio accesso parziale ai documenti.

In primo luogo, sebbene le istituzioni dell’Unione dispongano di un ampio margine di discrezionalità nel decidere ciò che la tutela della pubblica sicurezza richiede in termini di divulgazione di documenti, esse sono comunque tenute a dimostrare un rischio per la pubblica sicurezza ragionevolmente prevedibile e non puramente ipotetico [4]. I documenti esaminati, in larga misura [5], non sembrano contenere alcun contenuto sensibile: i verbali sono redatti in termini piuttosto generali e non forniscono dettagli sensibili sul lavoro operativo concreto delle autorità NIS. I contenuti o le presentazioni sensibili sembrano essere stati condivisi con i membri del gruppo di cooperazione NIS attraverso una piattaforma sicura (REDACTED) e i documenti contengono solo link inaccessibili a tale piattaforma. Qualsiasi dato personale contenuto nei documenti potrebbe essere facilmente cancellato.

Inoltre, gran parte delle discussioni riguarda aggiornamenti da parte degli Stati membri sul recepimento della prima direttiva NIS, o posizioni sul riesame della direttiva, o aggiornamenti sul recepimento della direttiva NIS2 [6]. Dato il passare del tempo, è difficile capire come questi aspetti possano essere considerati sensibili e quindi coperti dall'eccezione di pubblica sicurezza.

In secondo luogo, il denunciante sostiene, nella sua domanda di conferma, che la Commissione non ha individuato tutti i documenti che rientrano nell’ambito della sua domanda. In particolare, egli sostiene che la Commissione avrebbe dovuto individuare (e concedere l’accesso) ai verbali della 16a, 17a, 27a e 28a riunione, in quanto tali riunioni figurano sul sito web della Commissione che elenca gli ordini del giorno di tutte le riunioni del gruppo di cooperazione NIS.

A seguito dell’ispezione di questi quattro documenti aggiuntivi da parte della mia squadra d’inchiesta, ritengo che la Commissione avrebbe dovuto effettivamente individuarne tre e concederne un ampio accesso parziale, per i motivi sopra illustrati. Il verbale della 28a riunione è stato finalizzato dopo che il denunciante ha presentato la sua richiesta e pertanto non rientra nel suo ambito di applicazione.

Infine, rilevo che la Commissione, nella sua decisione iniziale di diniego dell’accesso, ha sostenuto che la decisione di esecuzione (UE) 2017/179 della Commissione stabilisce esplicitamente che le discussioni del gruppo non sono aperte al pubblico. Tuttavia, come sottolineato dal denunciante, la stessa decisione di esecuzione stabilisce all'articolo 10, paragrafo 1, che "le richieste di accesso ai documenti relativi alle sue attività rivolte al gruppo sono trattate dalla Commissione conformemente al regolamento (CE) n. 1049/2001" e all'articolo 10, paragrafo 3, che "i documenti presentati ai membri del gruppo, ai rappresentanti di terzi e agli esperti non sono divulgati al pubblico, a meno che l'accesso a tali documenti non sia concesso a norma del paragrafo 1 o siano altrimenti resi pubblici dalla Commissione" (sottolineatura aggiunta). In quanto tale, confido che la Commissione convenga di basare la sua valutazione della richiesta di accesso del denunciante sulle disposizioni del regolamento 1049/2001.

Alla luce di quanto precede, nel caso di specie propongo la seguente soluzione:

La Commissione dovrebbe riconsiderare la sua posizione sulla richiesta del denunciante, al fine di concedere il più ampio accesso possibile ai documenti, compresi i tre documenti aggiuntivi che non sono stati identificati nella fase iniziale [7].

Le sarei grato se potesse rispondere alla mia proposta entro tre mesi, ossia entro il 21 giugno 2024.

In questa fase, la proposta di soluzione e il relativo allegato sono riservati. Il mio gruppo d'inchiesta ha tuttavia informato il denunciante della mia intenzione di cercare una soluzione in questo caso.^[8] Si noti che la nostra prassi abituale consiste nell'inviare una copia della proposta di soluzione al denunciante per osservazioni, unitamente a una copia della risposta dell'istituzione, una volta ricevuta tale risposta. Chiedo pertanto alla Commissione di informarci se le informazioni contenute nella proposta di soluzione o nella sua risposta non debbano essere condivise con il denunciante ^[9]. Inoltre, poiché la denuncia è in francese, sarei grato se la Commissione potesse preparare la sua risposta in francese.

Cordiali saluti,

Emily O'Reilly Mediatore
europeo

Strasburgo, 21/03/2024

[1] Conformemente all'articolo 2, paragrafo 10, dello statuto del Mediatore europeo (regolamento (UE) 2021/1163, del 24 giugno 2021, che stabilisce lo statuto e le condizioni generali per l'esercizio delle funzioni del Mediatore), disponibile all'indirizzo: https://www.ombudsman.europa.eu/en/legal-basis/statute/en.

[2] Conformemente alle disposizioni del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione, disponibile all'indirizzo: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049

[3] Articolo 11 della direttiva (UE) 2016/1148 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 6 luglio 2016, recante misure per un livello comune elevato di sicurezza delle reti e dei sistemi informativi nell'Unione, disponibile all'indirizzo: https://eur-lex.europa.eu/eli/dir/2016/1148/oj

[4] Cfr. sentenza della Corte di giustizia del 3 luglio 2014 nella causa C-350/12 P, Consiglio/in 't Veld, punti 52 e 64, disponibile all'indirizzo: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=C-350/12

[5] Il mio team d'inchiesta, tuttavia, ha identificato diversi documenti in cui alcuni punti di discussione potevano rivelare dettagli operativi. Esse riguardano, tra l'altro, la guerra in Ucraina, il modo in cui gli Stati membri applicano sanzioni e sanzioni, le attività di specifici paesi terzi, gli scenari relativi agli attacchi su larga scala al settore dell'energia o le presentazioni degli Stati membri sui recenti gravi attacchi informatici (documenti 9, 13, 17, 20 e 21).

[6] Direttiva (UE) 2022/2555 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 14 dicembre 2022, relativa a misure per un livello comune elevato di cibersicurezza nell'Unione, che modifica il regolamento (UE) n. 910/2014 e la direttiva (UE) 2018/1972 e abroga la direttiva (UE) 2016/1148, disponibile all'indirizzo: https://eur-lex.europa.eu/eli/dir/2022/2555/oj

[7] I verbali della 16a, 17a e 27a riunione del gruppo di cooperazione NIS.

[8] In linea con l'articolo 2, paragrafo 10, dello statuto del Mediatore.

[9] Se si desidera presentare documenti o informazioni che si considerano riservati e che non dovrebbero essere comunicati al denunciante, contrassegnarli come "riservati". Le e-mail crittografate possono essere inviate alla nostra casella di posta dedicata. Informazioni e documenti di questo tipo saranno cancellati dai fascicoli del Mediatore europeo poco dopo la conclusione dell'indagine.