Il denunciante, un rappresentante di interessi francese, ha espresso preoccupazione per il sistema di "accreditamento" utilizzato dal Parlamento europeo per facilitare l'accesso ai suoi locali. In particolare, ritiene che il processo sia fonte di confusione e contesta il fatto che alcuni dei documenti di orientamento siano disponibili solo in inglese.

Nell'ambito dell'indagine, il Parlamento si è impegnato a rendere disponibile la documentazione in questione in francese e in tedesco e ha anche spiegato in che modo assiste coloro che chiedono l'accreditamento.

Il Mediatore lo ha accolto con favore e ha chiuso l'indagine concludendo che non erano giustificate ulteriori indagini.

Il caso riguardava una richiesta di accesso del pubblico a documenti relativi a una riunione tra rappresentanti del Tony Blair Institute for Global Governance (TBI) e due membri del gabinetto del commissario ungherese il 19 giugno 2024. In particolare, il denunciante era interessato a sapere se un rappresentante specifico di TBI, che il denunciante considerava una figura pubblica che in precedenza ricopriva cariche pubbliche, fosse presente alla riunione.

La Commissione ha fornito al denunciante un accesso parziale alla relazione della riunione e a un messaggio di posta elettronica che aveva ricevuto da TBI prima della riunione. La Commissione ha omesso i nomi dei rappresentanti di TBI. Essa ha ritenuto che le argomentazioni addotte dal denunciante non fossero tali da stabilire una necessità specifica nell'interesse pubblico per la divulgazione di tali dati personali ("necessità"). Indipendentemente dalla mancanza di necessità, la Commissione ha ritenuto che la divulgazione arrecherebbe pregiudizio ai legittimi interessi delle persone interessate. Per quanto riguarda la richiesta di accesso relativa a una persona identificata, la Commissione ha risposto che non poteva né confermare né negare se la persona in questione fosse stata presente alla riunione in quanto anch'essa era considerata un dato personale.

Il Mediatore ha ritenuto ragionevole che la Commissione ritenesse che il denunciante non avesse addotto argomentazioni sufficienti a dimostrare la necessità che i dati personali gli fossero trasferiti per uno scopo specifico di interesse pubblico. Il Mediatore ha pertanto chiuso l'indagine constatando che non sono giustificate ulteriori indagini. Il Mediatore ha tuttavia osservato che la Commissione avrebbe potuto consultarsi con TBI sulla questione della divulgazione dei nomi dei loro rappresentanti alla riunione, con l'obiettivo di eliminare qualsiasi base per la speculazione pubblica, e ha formulato un suggerimento corrispondente.

A seguito delle rivelazioni secondo cui un (ex) direttore generale della Commissione europea si è recato in Qatar e ha ricevuto la relativa ospitalità a spese di terzi, dando luogo a preoccupazioni in materia di conflitto di interessi, la Mediatrice ha scritto per la prima volta alla Commissione nel marzo 2023. Ha chiesto di ottenere informazioni sulla portata di tale pratica e sul modo in cui la Commissione verifica che non vi siano conflitti di interesse quando terzi coprono le spese sostenute dal personale della Commissione.

Poco dopo, la Commissione ha aggiornato le sue norme in materia di contributi di terzi ai viaggi di lavoro. Il Mediatore ha concluso all'epoca che, se applicate diligentemente, tali norme impedirebbero che contributi di terzi per viaggi di lavoro diano luogo a conflitti di interessi.

Tuttavia, dalla risposta della Commissione è emerso che, sebbene vi fossero solo pochi esempi di viaggi di lavoro da parte del personale della Commissione pagati da terzi, alcuni di questi si sono verificati al più alto livello di gestione della Commissione.

In tale contesto, il Mediatore ha avviato questa indagine di propria iniziativa per esaminare un campione di tali casi, prima dell'entrata in vigore delle norme aggiornate. Scopo della presente indagine era determinare in che modo la Commissione ha valutato i potenziali conflitti di interesse relativi ai viaggi di lavoro pagati da terzi e quali misure ha adottato per attenuare i rischi di eventuali conflitti di interesse individuati.

L'indagine non ha individuato alcun caso che desse adito a preoccupazioni di conflitto di interessi diversi da quelli dell'(ex) direttore generale della Commissione interessato dalle rivelazioni di cui sopra. L'indagine ha tuttavia indicato che le questioni avevano una portata più ampia. Dato che l'Ufficio europeo per la lotta antifrode ha indagato sulla questione e che la Procura europea ha avviato un'indagine, il Mediatore ha ritenuto che non fossero giustificate ulteriori indagini sulla questione.  

Ciò detto, l'indagine ha dimostrato carenze in relazione al modo in cui la Commissione ha attuato le sue precedenti norme in materia di viaggi di lavoro. In particolare, la Mediatrice ha rilevato che la Commissione non ha registrato il modo in cui aveva valutato sostanzialmente i rischi di conflitto di interessi relativi ai contributi versati da terzi. La Commissione non ha neppure registrato il valore dei contributi di terzi. Poiché tali carenze sono ancora pertinenti nel modo in cui la Commissione applica le norme aggiornate, il Mediatore ha formulato due proposte di miglioramento a tal fine.

L'indagine ha riguardato il rispetto, da parte della Commissione europea, delle disposizioni in materia di lobbying del tabacco di cui alla convenzione quadro dell'Organizzazione mondiale della sanità per la lotta al tabagismo (FCTC). In particolare, il Mediatore ha valutato in che modo la Commissione garantisce la trasparenza delle sue interazioni con l'industria del tabacco.

Il precedente lavoro del Mediatore aveva dimostrato in che modo le direzioni generali della Commissione per la salute e la sicurezza alimentare (DG SANTE) e la fiscalità (DG TAXUD) rispettano gli obblighi in questo settore. L'indagine ha cercato di valutare in che modo la Commissione rispetta i suoi obblighi in tutti i servizi e per quanto riguarda tutti i membri del personale della Commissione.

Nel corso dell'indagine, il Mediatore ha condiviso con la Commissione le sue conclusioni preliminari. Sottolinea che la mancata adozione da parte della Commissione di un approccio coerente in tutti i suoi servizi al rispetto dei suoi obblighi in materia di trasparenza delle interazioni con i rappresentanti dell'industria del tabacco costituisce un caso di cattiva amministrazione. Ciò ha incluso la mancata tenuta e messa a disposizione dei verbali delle riunioni con i rappresentanti di interessi del settore del tabacco, nonché la mancata garanzia di una valutazione sistemica, in tutte le direzioni generali, della necessità di potenziali riunioni con i rappresentanti dell'industria del tabacco.

Nella sua risposta, la Commissione ha ribadito il suo approccio standard alla trasparenza delle attività di lobbying e ha fatto riferimento alle misure aggiuntive adottate dalla DG SANTE e dalla DG TAXUD, che esistevano prima dell'indagine del Mediatore. Il Mediatore ha pertanto confermato la sua conclusione secondo cui l'incapacità della Commissione di garantire un approccio globale in tutti i suoi servizi alla trasparenza delle riunioni con i rappresentanti dell'industria del tabacco costituisce un caso di cattiva amministrazione.

La Commissione ha tuttavia aggiunto che incaricherà la sua direzione di effettuare una valutazione del rischio di esposizione all'industria del tabacco. Il Mediatore ha accolto con favore questo impegno come un segno che le cose potrebbero migliorare in futuro. La Mediatrice scriverà alla Commissione, all'inizio del 2024, indicando i punti che la esorta a comunicare ai suoi direttori generali, capi servizio e capi di gabinetto durante lo svolgimento di tale valutazione. La Mediatrice chiederà inoltre alla Commissione di riferire entro il 30 giugno 2024 in merito all'esito della valutazione e ai progressi compiuti su tale base.

Il registro per la trasparenza dell'UE è stato istituito per consentire al pubblico di seguire le attività dei rappresentanti di interessi e di essere consapevole della loro potenziale influenza sulle politiche e sul processo decisionale dell'UE. Le istituzioni dell'UE si affidano anche al registro quando dialogano con i portatori di interessi.

Il denunciante in questo caso, un'organizzazione di consumatori, era preoccupato per il fatto che due entità del registro per la trasparenza non avessero divulgato informazioni sui loro legami con l'industria alimentare e avessero fornito informazioni fuorvianti sul rapporto tra loro, sugli interessi che rappresentano e sulle fonti del loro finanziamento. Il denunciante ha espresso tali preoccupazioni al segretariato, che gestisce il registro per la trasparenza del Parlamento europeo, del Consiglio dell'UE e della Commissione europea. Ha quindi informato il Mediatore sul modo in cui il segretariato aveva trattato le sue denunce.

Il Mediatore ha sottolineato il ruolo essenziale svolto dal pubblico nell'individuare informazioni inesatte o incomplete sul registro per la trasparenza. Il Mediatore ha rilevato in questo caso che, nonostante fosse stato allertato in merito a questioni, il segretariato non ha condotto indagini significative sulle denunce. Ha effettuato una valutazione limitata delle risposte ricevute dalle due entità interessate e ha applicato una definizione ristretta di "affiliazione" di entità nel registro, che non è in linea con il suo spirito e il suo obiettivo. Inoltre, non ha valutato una richiesta presentata dal denunciante entro i limiti delle attività contemplate dal registro per la trasparenza.

Il Mediatore ha rilevato che, nel loro insieme, le questioni individuate costituiscono una cattiva amministrazione. Tuttavia, poiché una delle entità in questione non figura più nel registro per la trasparenza, ha ritenuto che una raccomandazione di condurre una nuova indagine sulle due denunce non avrebbe avuto alcuno scopo utile. Il Mediatore ha pertanto formulato quattro suggerimenti al segretariato, invitandolo a riferire entro tre mesi.

Il caso riguardava il comitato per il controllo normativo (RSB), un organismo indipendente all'interno della Commissione europea che riesamina e formula pareri sui progetti di valutazioni d'impatto della Commissione che accompagnano le proposte legislative. Il denunciante, un'organizzazione non governativa, ha espresso preoccupazioni in relazione alla composizione dell'RSB e alle sue interazioni con i rappresentanti di interessi.

Dato il ruolo significativo dell'RSB nel processo decisionale della Commissione in merito alle proposte legislative, la Commissione dovrebbe garantire che non vi siano motivi per cui il pubblico possa dubitare dell'indipendenza e dell'imparzialità dell'RSB. Il Mediatore ha pertanto suggerito che, nel decidere in merito alle attività di sensibilizzazione, i membri del comitato per il controllo normativo dovrebbero prendere in considerazione non solo il rischio effettivo di indebita influenza sul lavoro del comitato per il controllo normativo, ma anche la percezione pubblica dell'impatto di tali attività sul suo lavoro. In tale contesto, i membri del comitato per il controllo normativo dovrebbero in particolare astenersi dall'incontrare singoli rappresentanti di interessi.

Per quanto riguarda la composizione, il denunciante era preoccupato per il fatto che, a causa dell'assenza di competenze sociali e ambientali, le considerazioni di politica economica sono prioritarie rispetto ad altre questioni nel modo in cui il comitato per il controllo normativo svolge i suoi compiti. Il Mediatore ha suggerito alla Commissione di garantire che, in futuro, la composizione dell'RSB corrisponda chiaramente alla diversità delle competenze richieste nella sua comunicazione sull'RSB, vale a dire i tre pilastri dello sviluppo sostenibile, vale a dire macro e microeconomia, politica sociale e politica ambientale. La Commissione dovrebbe inoltre descrivere chiaramente i criteri applicati a tal fine per la selezione dei membri del comitato per il controllo normativo.