Il denunciante, un rappresentante di interessi francese, ha espresso preoccupazione per il sistema di "accreditamento" utilizzato dal Parlamento europeo per facilitare l'accesso ai suoi locali. In particolare, ritiene che il processo sia fonte di confusione e contesta il fatto che alcuni dei documenti di orientamento siano disponibili solo in inglese.

Nell'ambito dell'indagine, il Parlamento si è impegnato a rendere disponibile la documentazione in questione in francese e in tedesco e ha anche spiegato in che modo assiste coloro che chiedono l'accreditamento.

Il Mediatore lo ha accolto con favore e ha chiuso l'indagine concludendo che non erano giustificate ulteriori indagini.

A seguito delle rivelazioni secondo cui un (ex) direttore generale della Commissione europea si è recato in Qatar e ha ricevuto la relativa ospitalità a spese di terzi, dando luogo a preoccupazioni in materia di conflitto di interessi, la Mediatrice ha scritto per la prima volta alla Commissione nel marzo 2023. Ha chiesto di ottenere informazioni sulla portata di tale pratica e sul modo in cui la Commissione verifica che non vi siano conflitti di interesse quando terzi coprono le spese sostenute dal personale della Commissione.

Poco dopo, la Commissione ha aggiornato le sue norme in materia di contributi di terzi ai viaggi di lavoro. Il Mediatore ha concluso all'epoca che, se applicate diligentemente, tali norme impedirebbero che contributi di terzi per viaggi di lavoro diano luogo a conflitti di interessi.

Tuttavia, dalla risposta della Commissione è emerso che, sebbene vi fossero solo pochi esempi di viaggi di lavoro da parte del personale della Commissione pagati da terzi, alcuni di questi si sono verificati al più alto livello di gestione della Commissione.

In tale contesto, il Mediatore ha avviato questa indagine di propria iniziativa per esaminare un campione di tali casi, prima dell'entrata in vigore delle norme aggiornate. Scopo della presente indagine era determinare in che modo la Commissione ha valutato i potenziali conflitti di interesse relativi ai viaggi di lavoro pagati da terzi e quali misure ha adottato per attenuare i rischi di eventuali conflitti di interesse individuati.

L'indagine non ha individuato alcun caso che desse adito a preoccupazioni di conflitto di interessi diversi da quelli dell'(ex) direttore generale della Commissione interessato dalle rivelazioni di cui sopra. L'indagine ha tuttavia indicato che le questioni avevano una portata più ampia. Dato che l'Ufficio europeo per la lotta antifrode ha indagato sulla questione e che la Procura europea ha avviato un'indagine, il Mediatore ha ritenuto che non fossero giustificate ulteriori indagini sulla questione.  

Ciò detto, l'indagine ha dimostrato carenze in relazione al modo in cui la Commissione ha attuato le sue precedenti norme in materia di viaggi di lavoro. In particolare, la Mediatrice ha rilevato che la Commissione non ha registrato il modo in cui aveva valutato sostanzialmente i rischi di conflitto di interessi relativi ai contributi versati da terzi. La Commissione non ha neppure registrato il valore dei contributi di terzi. Poiché tali carenze sono ancora pertinenti nel modo in cui la Commissione applica le norme aggiornate, il Mediatore ha formulato due proposte di miglioramento a tal fine.

L'indagine ha riguardato il rispetto, da parte della Commissione europea, delle disposizioni in materia di lobbying del tabacco di cui alla convenzione quadro dell'Organizzazione mondiale della sanità per la lotta al tabagismo (FCTC). In particolare, il Mediatore ha valutato in che modo la Commissione garantisce la trasparenza delle sue interazioni con l'industria del tabacco.

Il precedente lavoro del Mediatore aveva dimostrato in che modo le direzioni generali della Commissione per la salute e la sicurezza alimentare (DG SANTE) e la fiscalità (DG TAXUD) rispettano gli obblighi in questo settore. L'indagine ha cercato di valutare in che modo la Commissione rispetta i suoi obblighi in tutti i servizi e per quanto riguarda tutti i membri del personale della Commissione.

Nel corso dell'indagine, il Mediatore ha condiviso con la Commissione le sue conclusioni preliminari. Sottolinea che la mancata adozione da parte della Commissione di un approccio coerente in tutti i suoi servizi al rispetto dei suoi obblighi in materia di trasparenza delle interazioni con i rappresentanti dell'industria del tabacco costituisce un caso di cattiva amministrazione. Ciò ha incluso la mancata tenuta e messa a disposizione dei verbali delle riunioni con i rappresentanti di interessi del settore del tabacco, nonché la mancata garanzia di una valutazione sistemica, in tutte le direzioni generali, della necessità di potenziali riunioni con i rappresentanti dell'industria del tabacco.

Nella sua risposta, la Commissione ha ribadito il suo approccio standard alla trasparenza delle attività di lobbying e ha fatto riferimento alle misure aggiuntive adottate dalla DG SANTE e dalla DG TAXUD, che esistevano prima dell'indagine del Mediatore. Il Mediatore ha pertanto confermato la sua conclusione secondo cui l'incapacità della Commissione di garantire un approccio globale in tutti i suoi servizi alla trasparenza delle riunioni con i rappresentanti dell'industria del tabacco costituisce un caso di cattiva amministrazione.

La Commissione ha tuttavia aggiunto che incaricherà la sua direzione di effettuare una valutazione del rischio di esposizione all'industria del tabacco. Il Mediatore ha accolto con favore questo impegno come un segno che le cose potrebbero migliorare in futuro. La Mediatrice scriverà alla Commissione, all'inizio del 2024, indicando i punti che la esorta a comunicare ai suoi direttori generali, capi servizio e capi di gabinetto durante lo svolgimento di tale valutazione. La Mediatrice chiederà inoltre alla Commissione di riferire entro il 30 giugno 2024 in merito all'esito della valutazione e ai progressi compiuti su tale base.

Il caso riguardava una richiesta di accesso del pubblico a documenti relativi a una riunione tra rappresentanti del Tony Blair Institute for Global Governance (TBI) e due membri del gabinetto del commissario ungherese il 19 giugno 2024. In particolare, il denunciante era interessato a sapere se un rappresentante specifico di TBI, che il denunciante considerava una figura pubblica che in precedenza ricopriva cariche pubbliche, fosse presente alla riunione.

La Commissione ha fornito al denunciante un accesso parziale alla relazione della riunione e a un messaggio di posta elettronica che aveva ricevuto da TBI prima della riunione. La Commissione ha omesso i nomi dei rappresentanti di TBI. Essa ha ritenuto che le argomentazioni addotte dal denunciante non fossero tali da stabilire una necessità specifica nell'interesse pubblico per la divulgazione di tali dati personali ("necessità"). Indipendentemente dalla mancanza di necessità, la Commissione ha ritenuto che la divulgazione arrecherebbe pregiudizio ai legittimi interessi delle persone interessate. Per quanto riguarda la richiesta di accesso relativa a una persona identificata, la Commissione ha risposto che non poteva né confermare né negare se la persona in questione fosse stata presente alla riunione in quanto anch'essa era considerata un dato personale.

Il Mediatore ha ritenuto ragionevole che la Commissione ritenesse che il denunciante non avesse addotto argomentazioni sufficienti a dimostrare la necessità che i dati personali gli fossero trasferiti per uno scopo specifico di interesse pubblico. Il Mediatore ha pertanto chiuso l'indagine constatando che non sono giustificate ulteriori indagini. Il Mediatore ha tuttavia osservato che la Commissione avrebbe potuto consultarsi con TBI sulla questione della divulgazione dei nomi dei loro rappresentanti alla riunione, con l'obiettivo di eliminare qualsiasi base per la speculazione pubblica, e ha formulato un suggerimento corrispondente.

Il caso riguardava la tenuta dei registri da parte della Commissione europea in relazione alle riunioni ad alto livello con i rappresentanti di interessi. Sulla base delle risposte della Commissione a una serie di richieste di accesso del pubblico ai documenti, il denunciante, un giornalista, era preoccupato per il fatto che la Commissione non sempre documenta ciò che i commissari (e/o i membri dei loro gabinetti) e i direttori generali discutono con i rappresentanti dell'industria o della società civile quando si incontrano. Più specificamente, il denunciante ha ritenuto che la Commissione non avesse tenuto registri di 15 riunioni.

Il Mediatore ha chiesto alla Commissione di presentare le sue osservazioni sulla denuncia. In risposta, la Commissione ha dichiarato di aver fornito al denunciante la documentazione di oltre 100 riunioni nel periodo in questione. La Commissione ha inoltre spiegato di detenere verbali o documenti analoghi relativi a tutte le riunioni interessate, ad eccezione di due riunioni che, di fatto, non avevano avuto luogo. Il denunciante non ha risposto a tali informazioni.

Il Mediatore ha pertanto ritenuto che non fossero giustificate ulteriori indagini e ha archiviato il caso.