Il caso riguardava il rifiuto del Consiglio dell'Unione europea di concedere pieno accesso ai pareri giuridici sulle proposte legislative di regolamenti che istituiscono la Procura europea (EPPO) e l'Agenzia dell'Unione europea per la cooperazione giudiziaria penale (EUROJUST).

Nel corso dell'indagine del Mediatore, il Consiglio ha accettato di divulgare due dei quattro documenti, ma ha mantenuto il suo rifiuto di divulgare integralmente i due documenti rimanenti, sebbene sia stato concesso un accesso parziale.

Il Mediatore riconosce che il rifiuto di divulgare pienamente i pareri giuridici era giustificato dal fatto che avrebbe compromesso la tutela della consulenza legale e dei procedimenti giudiziari. Chiude pertanto il caso con la constatazione dell'assenza di cattiva amministrazione, ma invita il Consiglio a riesaminare il suo rifiuto alla luce dell'ulteriore decorso del tempo.

Il caso riguardava il trattamento da parte dell'Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO) di una denuncia relativa alle condizioni in un centro di prova per un concorso di selezione per funzionari dell'UE. Alla denunciante era stato assegnato un computer accanto alla porta d'ingresso e sosteneva che l'interruzione causata dalle persone che entravano e uscivano dalla stanza incideva negativamente sulle sue prestazioni. I suoi tentativi di far fronte alle sue preoccupazioni da parte del personale del centro di test non hanno avuto successo e successivamente ha presentato un reclamo all'EPSO. Insoddisfatta del modo in cui l'EPSO ha trattato la sua denuncia, si è poi rivolta al Mediatore.

Il Mediatore ha indagato sulla questione e ha chiesto all'EPSO di esaminare la denuncia in modo più approfondito. La squadra d'indagine del Mediatore ha inoltre incontrato i rappresentanti dell'EPSO e il contraente responsabile della gestione dei test e ha visitato un centro di test presso la sede dell'EPSO. Il Mediatore ha concluso che, nel complesso, ulteriori indagini in questo caso non erano giustificate; tuttavia, ha presentato all'EPSO una serie di proposte di miglioramento.

Il caso riguardava la valutazione del periodo di prova di un agente temporaneo presso l’Ufficio europeo di sostegno per l’asilo («EASO»). La denunciante, che è stata licenziata al termine del periodo di prova, ha sostenuto che la sua valutazione presentava una serie di carenze procedurali. Inoltre, l’EASO non ha risposto ai suoi reclami presentati ai sensi dello Statuto dei funzionari dell’Unione europea.

Il Mediatore ha indagato sulla questione e ha chiesto all'EASO di rispondere alle denunce. Ha rilevato che l'EASO aveva adottato le misure necessarie per garantire una valutazione imparziale del periodo di prova della denunciante e aveva rispettato il suo diritto di essere ascoltata prima di adottare la decisione finale sul suo ulteriore impiego. Il Mediatore ha pertanto archiviato il caso.

Il caso riguardava la mancata risposta della Commissione ai messaggi del denunciante relativi alle sue difficoltà nella presentazione di una proposta di sovvenzione. A causa di problemi tecnici, il denunciante non è stato in grado di presentare domanda tramite il sistema PRIAMOS della Commissione. Invece, ha presentato la sua proposta via e-mail, che è rimasta senza risposta.

Il Mediatore ha indagato sulla questione e ha chiesto alla Commissione di rispondere. Nella sua risposta, la Commissione si è scusata per non aver risposto in precedenza. Ha affermato di non poter accettare l'applicazione di posta elettronica del denunciante perché il sistema aveva funzionato correttamente e la Commissione non era stata in grado di individuare alcun tentativo da parte del denunciante di inviare la proposta tramite PRIAMOS prima della scadenza.

La presente indagine strategica riguarda la trasparenza di un'importante parte informale del processo legislativo dell'UE, vale a dire la trasparenza dei "triloghi".

I due organi legislativi dell'UE, il Parlamento europeo e il Consiglio dell'Unione europea, emanano atti legislativi su proposta della Commissione europea. Nel corso di tale processo, entrambi i colegislatori, assistiti dalla Commissione, negoziano spesso nell'ambito dei cosiddetti triloghi, che sono riunioni informali tra i rappresentanti delle tre istituzioni coinvolte. Nel corso di un trilogo, il Parlamento e il Consiglio cercano di concordare un testo comune, basato sulle loro posizioni iniziali, che viene poi votato secondo la procedura legislativa formale. I triloghi si sono dimostrati molto efficaci nel raggiungere tali accordi e la maggior parte della legislazione è ora adottata in questo modo.

L'Unione europea è una democrazia rappresentativa, in cui i cittadini hanno il diritto di chiamare i loro rappresentanti a rispondere delle scelte politiche effettuate per loro conto. I cittadini hanno anche il diritto di partecipare al processo democratico dell'UE. La trasparenza dei triloghi è un elemento chiave per garantire l'efficacia di tali diritti e legittimare le leggi dell'UE. La Corte di giustizia dell'UE ha dichiarato che la capacità dei cittadini dell'UE di conoscere le considerazioni alla base dell'azione legislativa è una condizione preliminare per l'esercizio effettivo dei loro diritti democratici.

Sebbene il processo legislativo dell'UE in generale sia abbastanza trasparente, anche rispetto a molti Stati membri, questa parte del processo ha sollevato preoccupazioni in merito all'equilibrio tra l'efficienza del processo di trilogo e la sua trasparenza.

In tale contesto, il Mediatore europeo ha avviato un'indagine strategica. Ha esaminato quali informazioni e documenti dovrebbero essere messi a disposizione del pubblico in modo proattivo e in quale momento, in modo che i cittadini possano esercitare i loro diritti.

La trasparenza del trilogo è un elemento essenziale della legittimità legislativa dell'UE. I cittadini devono essere in grado di controllare le prestazioni dei loro rappresentanti durante questa parte fondamentale del processo legislativo. I cittadini necessitano inoltre di informazioni sui temi in discussione durante i triloghi per poter partecipare efficacemente al processo legislativo.

La Mediatrice accoglie con favore i progressi compiuti finora nel migliorare la trasparenza dei triloghi; propone tuttavia che le tre istituzioni mettano a disposizione del pubblico la documentazione e le informazioni seguenti: date del trilogo, posizioni iniziali delle tre istituzioni, ordini del giorno generali del trilogo, documenti "a quattro colonne", testi di compromesso finali, note di trilogo rese pubbliche, elenchi dei responsabili politici coinvolti e, per quanto possibile, un elenco di altri documenti presentati durante i negoziati. Tutti questi elementi dovrebbero essere messi a disposizione in una banca dati comune di facile utilizzo e comprensione. Mentre alcuni documenti potrebbero essere resi disponibili durante i negoziati del trilogo in corso, le istituzioni potrebbero ritenere necessario, nell'interesse pubblico, fornire un accesso pubblico proattivo a determinati tipi di documenti solo dopo la conclusione dei negoziati.

Il caso riguardava il logo dell'identità visiva della Commissione, utilizzato nella sala conferenze stampa di Bruxelles dal 2012. Secondo il denunciante, l'uso esclusivo dell'inglese e del francese in tale logo di identità visiva costituisce una discriminazione sulla base della lingua.

L'attuale regime linguistico dell'UE comprende il diritto di ogni cittadino di comunicare con le istituzioni dell'UE nella propria lingua e il corrispondente diritto di ricevere una risposta in tale lingua. I principi che disciplinano questo regime linguistico si applicano anche ad altre forme di comunicazione, come la comunicazione attraverso pubblicazioni e siti web. Qualsiasi differenziazione nell'uso delle lingue in tali circostanze dovrebbe essere oggettivamente giustificata. Per quanto riguarda l'esistenza di una giustificazione oggettiva nel caso di specie, il Mediatore concorda sul fatto che non è tecnicamente possibile presentare il termine "Commissione europea" in 24 lingue su uno schermo televisivo, sotto, accanto o dietro un oratore.

Per quanto riguarda la questione se la Commissione avrebbe potuto scegliere più di due lingue, il Mediatore ritiene che fosse ragionevole che la Commissione avesse scelto solo due lingue. La scelta del numero di lingue da utilizzare si riduce a un giudizio sul fatto che più di due lingue possano ingombrare l'immagine visiva in modo inaccettabile. Il fatto che anche altre combinazioni linguistiche possano essere scelte ragionevoli non implica che la scelta dell’inglese e del francese non fosse ragionevole.

Il Mediatore ritiene che la politica scelta dalla Commissione fosse obiettivamente giustificata. Ha quindi concluso che l'introduzione da parte della Commissione di un nuovo logo di identità visiva nella sala conferenze stampa di Bruxelles non costituisce un caso di cattiva amministrazione.

Il caso riguardava il finanziamento di un progetto di gemellaggio nell'ambito del programma "Europa per i cittadini".

È stato presentato al Mediatore da un'organizzazione irlandese senza scopo di lucro che gestisce progetti di gemellaggio con un partner francese da 25 anni. L'organizzazione non ha rispettato il termine per la presentazione delle domande di finanziamento nel 2015 a causa delle modifiche apportate dall'EACEA al termine per la presentazione delle domande di finanziamento nell'ambito del programma. Essa ha sostenuto che l’EACEA ha agito in modo errato nell’effettuare tali modifiche.

Il Mediatore ha indagato sulla questione e ha presentato una proposta di soluzione all'EACEA, insieme a ulteriori suggerimenti per migliorare le modalità di gestione del regime. Di conseguenza, l'EACEA ha fornito ulteriori chiarimenti al denunciante per i motivi alla base delle modifiche dei termini e ha convenuto che il progetto di gemellaggio potesse essere realizzato nel 2016.

Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che l'EACEA abbia adottato misure adeguate per risolvere il caso in modo soddisfacente per il denunciante.

Il caso riguardava il trattamento da parte della Commissione europea di una denuncia relativa a una legge irlandese che disciplina il diritto di lavorare come architetto. La legge richiedeva che le persone che non avevano ottenuto qualifiche formali come architetti, ma che volevano usare il titolo di "architetto" in Irlanda, avrebbero dovuto lavorare per almeno 10 anni come architetti in Irlanda. Il denunciante ha ritenuto che tale requisito discriminasse le persone che avevano maturato un'esperienza equivalente al di fuori dell'Irlanda. Quando la Commissione ha archiviato la denuncia di infrazione concludendo che la legge irlandese non era discriminatoria, il denunciante ha contattato il Mediatore.

Il Mediatore ha invitato la Commissione a riconoscere che la legge irlandese era discriminatoria e che l'unico motivo per cui non aveva approfondito la questione era che riteneva che sarebbe stato sproporzionato farlo.

La Commissione non ha accettato il progetto di raccomandazione del Mediatore. Il Mediatore ha pertanto chiuso il caso con un'osservazione critica.

Disponibile dall'aprile 2012, l'iniziativa dei cittadini europei (ICE) consente a un gruppo di almeno un milione di cittadini dell'UE di invitare la Commissione europea a proporre una nuova legislazione dell'UE. Dopo aver ricevuto una serie di denunce, il Mediatore ha deciso di indagare sul corretto funzionamento della procedura ICE e sul ruolo e la responsabilità della Commissione al riguardo. Il Mediatore ha invitato gli organizzatori di ICE, le organizzazioni della società civile e altre persone interessate a fornire un contributo sul funzionamento dell'ICE. Sulla base di tali risposte, il Mediatore ha formulato una serie di suggerimenti alla Commissione per aumentare l'efficacia del processo di ICE.

Dopo aver ricevuto la risposta della Commissione, la Mediatrice conclude ora la sua indagine con undici orientamenti per ulteriori miglioramenti. Pur rilevando che la Commissione ha fatto molto per dare attuazione al diritto all'ICE in modo favorevole ai cittadini, il Mediatore ritiene che si possa fare di più. Poiché alcuni di questi suggerimenti sono pertinenti per il Parlamento europeo, il Mediatore scriverà anche al Presidente del Parlamento. In tal modo, confida che i suoi suggerimenti, formulati sia durante l'indagine che nella presente decisione, si riveleranno utili in quanto tali istituzioni, insieme al Consiglio dell'UE, hanno avviato la revisione del regolamento ICE entro la fine dell'anno.