Fatto conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore europeo [1]

Il caso riguardava il rigetto di una domanda di borsa di studio nell'ambito del Settimo programma quadro di ricerca e sviluppo. Dopo aver inizialmente offerto la posizione dal progetto in questione, il denunciante è stato informato che il suo precedente tirocinio in una società privata ha reso la sua domanda "eticamente inaccettabile". Il denunciante ha denunciato all'Agenzia esecutiva per la ricerca che il processo di assunzione non era né trasparente né equo. L'Agenzia ha sostenuto che l'assunzione di ricercatori è di esclusiva responsabilità dei beneficiari delle sovvenzioni e ha negato di aver avuto alcun coinvolgimento nella decisione.

Il Mediatore ha indagato sulla questione e ha constatato che l'Agenzia non era riuscita a garantire la trasparenza e l'equità della procedura. Ha pertanto formulato una raccomandazione all'Agenzia.

Contesto della denuncia

1. Il denunciante era un candidato per una posizione di borsa di studio in un progetto finanziato nell'ambito del Settimo programma quadro di ricerca e sviluppo (7° PQ), nell'ambito di un invito a presentare proposte per le reti di formazione iniziale Marie Curie (ITN)[2] ("il progetto").

2. Il denunciante è stato inizialmente selezionato dal comitato di selezione del progetto e ha offerto la posizione di borsa di studio nel giugno 2014. Pochi giorni dopo, il supervisore della borsa di studio ha informato il denunciante che il comitato scientifico del progetto aveva respinto la sua domanda. Il comitato scientifico ha concluso che, sebbene soddisfacesse i requisiti accademici per la posizione, "dopo aver consultato i consulenti Marie Curie a Bruxelles" il suo passato lavoro per una società privata (la "Società") è stato ritenuto "eticamente inaccettabile" per tre motivi: (i) vi è stato un conflitto giuridico in corso tra i membri del team di progetto e la Società; ii) il regime Marie Curie non consentiva alcun collegamento con società private che potrebbero essere in contenzioso con altre società o con il personale scientifico dei progetti Marie Curie; e iii) la società era nota a livello internazionale per essere una società "discutibile".

3. Il denunciante ha presentato ricorso contro la decisione al coordinatore del progetto, spiegando di essere stato erroneamente trattato come un dipendente della suddetta società quando era stato solo uno stagista. Sottolinea di non avere più alcun legame con la società, che il tirocinio era stato finanziato all'epoca dall'Unione europea [3] e che i suoi compiti erano limitati alla ricerca archivistica e documentaria. Tuttavia, dopo aver contattato un responsabile di progetto a Bruxelles, il coordinatore del progetto ha confermato il rigetto della domanda del denunciante.

4. Nell'agosto 2014 il denunciante ha presentato un reclamo all'Agenzia esecutiva per la ricerca (di seguito "l'Agenzia"), sostenendo di essere stato trattato ingiustamente come dipendente della suddetta società privata. Nella sua risposta, l’Agenzia ha spiegato di non essere coinvolta nell’assunzione di borsisti ITN, che era di esclusiva responsabilità dei beneficiari. Inoltre, l'Agenzia non ha potuto intervenire a causa della mancanza di un rapporto contrattuale tra il denunciante e il progetto.

5. Il 26 agosto 2014 il denunciante si è rivolto al Mediatore.

L'indagine

6. Il Mediatore ha avviato un'indagine sulla denuncia e ha individuato le seguenti accuse e affermazioni correlate:

Accuse

1) L'Agenzia non ha spiegato chiaramente il suo coinvolgimento nella procedura di assunzione dei borsisti nel progetto.

2) L'Agenzia non ha accertato che gli enti responsabili del progetto avessero svolto una procedura di selezione equa e trasparente.

Crediti

1) L'Agenzia dovrebbe chiarire adeguatamente chi è stato coinvolto nella procedura di selezione del progetto.

2) L'Agenzia dovrebbe incoraggiare le entità responsabili a riconsiderare la domanda del denunciante.

7. Nel corso dell'indagine, il Mediatore ha ricevuto il parere dell'Agenzia sulla denuncia e, successivamente, le osservazioni del denunciante in risposta al parere dell'Agenzia. Nello svolgimento dell'indagine, il Mediatore ha tenuto conto delle argomentazioni e dei pareri presentati dalle parti.

Asserzione secondo cui l’Agenzia non avrebbe spiegato chiaramente il suo coinvolgimento nella procedura di assunzione e la relativa domanda

Argomenti presentati al Mediatore

8. Il denunciante ha sostenuto che non era chiaro quale entità fosse stata incaricata di valutare la sua domanda. Sottolinea che il coordinatore del progetto ha confermato la decisione negativa, dopo aver consultato il "responsabile del progetto a Bruxelles".

9. Nel suo parere, l'Agenzia ha dichiarato di non essere mai stata coinvolta nell'assunzione del denunciante né di avergli fornito consulenza in merito. Ha inoltre spiegato che, dopo che la domanda del denunciante era stata respinta, il coordinatore del progetto ha chiesto un parere in merito e ha avuto luogo una riunione tra uno degli scienziati responsabili del progetto e uno dei responsabili di progetto dell'Agenzia. L'Agenzia ha dichiarato al Mediatore di non aver fornito alcun parere sulla decisione di non assumere il denunciante e di aver semplicemente dichiarato che la responsabilità spettava al consorzio del progetto e ai suoi membri. A sostegno di ciò, l’Agenzia ha fornito copie della corrispondenza che aveva scambiato con il coordinatore del progetto in merito alla procedura di selezione.

10. Nelle sue osservazioni, il denunciante ha sottolineato di non conoscere ancora la composizione del comitato scientifico o di non essere stato coinvolto nel processo di assunzione.

Valutazione del Mediatore

11. Il Mediatore osserva che le risposte del coordinatore del progetto al denunciante facevano più volte riferimento a consultazioni con funzionari a Bruxelles. Il coordinatore ha dichiarato, ad esempio, che la domanda è stata ritenuta eticamente inaccettabile dal comitato scientifico, "dopo aver consultato i consulenti Marie Curie a Bruxelles". Nel suo parere, tuttavia, l’Agenzia ha dichiarato di non aver fornito consulenza né partecipato alla procedura di assunzione.

12. Nella corrispondenza scambiata tra l'Agenzia e il coordinatore del progetto, il Mediatore non ha riscontrato alcuna prova del fatto che l'Agenzia fosse effettivamente coinvolta nella procedura di assunzione. Osserva inoltre che, dopo aver informato il denunciante di questo fatto, l'Agenzia ha invitato il denunciante a rivolgere la sua domanda relativa all'entità responsabile della procedura al coordinatore del progetto.

13. Il Mediatore osserva che l'obbligo di fornire al pubblico le informazioni richieste è un principio generale di buona condotta amministrativa.[4] In questo caso e alla luce delle informazioni fornite dall'Agenzia, il Mediatore ritiene che l'Agenzia abbia adempiuto a tale obbligo e ha debitamente informato il denunciante di non essere stato coinvolto nell'assunzione di ricercatori, né di aver influenzato la decisione di respingere la domanda del denunciante. Ritiene inoltre che, per quanto riguarda l'identità dei membri del comitato scientifico, l'Agenzia abbia correttamente indicato il denunciante al coordinatore del progetto come la persona giusta per fornirgli tali informazioni. Il Mediatore non riscontra pertanto alcuna cattiva amministrazione da parte dell'Agenzia per quanto riguarda questo aspetto della denuncia.

Asserzione secondo cui l’Agenzia non avrebbe accertato che le entità responsabili avevano svolto una procedura di selezione equa e trasparente e la relativa domanda

Argomenti presentati al Mediatore

14. Il denunciante ha sostenuto che il rigetto della sua domanda era il risultato di un processo iniquo e non trasparente e che la decisione non era basata sui suoi meriti, ma piuttosto sui suoi presunti legami con la società.

15. Nel suo parere, l'Agenzia ha fatto riferimento al quadro giuridico Marie Curie, in base al quale i beneficiari selezionano i ricercatori secondo procedure di selezione aperte, trasparenti, imparziali ed eque [5]. Ha spiegato che, al fine di garantire che le procedure di assunzione siano condotte in linea con tali valori, essa fornisce ai beneficiari orientamenti e formazione e controlla le procedure di assunzione mediante monitoraggio e relazioni annuali. Essa ha sottolineato di aver effettuato tale riesame della procedura di assunzione nel novembre 2014 e di aver concluso che la procedura di selezione soddisfaceva i requisiti delle norme e dei regolamenti pertinenti. L'Agenzia ha tuttavia chiarito che, contrariamente a quanto sostenuto dal coordinatore, le norme pertinenti "non vietano l'assunzione di ricercatori che hanno o hanno avuto legami con società che sono in contenzioso con i beneficiari dei progetti Marie Curie, né dichiarano tali legami non etici".

Valutazione del Mediatore

16. Il regolamento che disciplina il settimo programma quadro [6] stabilisce che le assunzioni nei progetti finanziati nell'ambito di tale programma devono rispettare i principi di trasparenza, equità e imparzialità.[7] Tali principi di base sono sanciti anche nella convenzione di sovvenzione, che stabilisce che i beneficiari devono selezionare i ricercatori in base ai criteri di ammissibilità, secondo procedure di assunzione aperte, trasparenti, imparziali ed eque.

17. Nel suo parere, l'Agenzia ha riconosciuto tali obblighi e ha spiegato che, al fine di garantire il rispetto di tali valori, organizza sessioni di formazione e svolge un monitoraggio annuale. L'Agenzia ha inoltre fatto riferimento ai suoi diritti di vigilanza, ai sensi della convenzione di sovvenzione, in particolare alle sue attività di monitoraggio e al suo potere discrezionale di effettuare controlli ad hoc sull'attuazione e sull'esecuzione dei progetti.

18. Pertanto, l’Agenzia non contesta il suo dovere generale di controllare l’utilizzo dei finanziamenti che concede. Il Mediatore ritiene che tale obbligo comprenda l'adozione di misure adeguate quando, sulla base di informazioni o preoccupazioni sufficientemente motivate trasmessegli da terzi, viene a conoscenza di un'eventuale inosservanza, da parte di un beneficiario, degli obblighi che gli incombono in virtù della convenzione di sovvenzione.

19. In questo caso, la convenzione di sovvenzione prevedeva che l'assunzione fosse basata su una serie di requisiti quali le competenze scientifiche dei richiedenti e la pertinenza della loro esperienza di ricerca.[8] Il denunciante è stato tuttavia informato che la sua domanda era stata respinta per "motivi etici". L’Agenzia ha chiaramente affermato al riguardo che, contrariamente a quanto sostenuto dal coordinatore, non esistono vincoli giuridici o norme che vietino l’assunzione di ricercatori che abbiano o abbiano avuto legami con determinate società private. Nonostante ciò, l’Agenzia è giunta alla conclusione che l’assunzione era stata effettuata in linea con le norme applicabili e ha insistito sul fatto che, in ogni caso, la responsabilità spettava al consorzio del progetto e ai suoi membri.

20. Il Mediatore deve concordare con il denunciante sul fatto che la risposta dell'Agenzia sembra riconoscere che i motivi forniti al denunciante per il rigetto della sua domanda non erano in linea con le norme applicabili. Il Mediatore non può pertanto comprendere in che modo l’Agenzia sia giunta alla conclusione che la procedura di assunzione fosse comunque in linea con i requisiti della convenzione di sovvenzione. Il Mediatore osserva inoltre che il riesame del processo di assunzione da parte dell’Agenzia è stato effettuato solo nel novembre 2014, diversi mesi dopo la denuncia del denunciante.

21. Infine, il Mediatore osserva che l'Agenzia ha ripetutamente dichiarato nella sua corrispondenza con il coordinatore e il denunciante, nonché nella sua risposta al Mediatore, di non avere alcuna responsabilità per quanto riguarda la procedura di assunzione. Con questa dichiarazione, l'Agenzia sembra negare la responsabilità di far fronte a un'eventuale inosservanza della convenzione di sovvenzione da parte di un beneficiario.

22. Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che in questo caso l'Agenzia non abbia adempiuto al suo dovere generale di vigilare su un progetto che finanzia, in primo luogo, non svolgendo un'indagine adeguata sulla questione (nonostante abbia già individuato una possibile carenza nella procedura di assunzione) e, in secondo luogo, rinunciando alla sua responsabilità di vigilare sul beneficiario. Si trattava di cattiva amministrazione.

23. Di norma, quando il Mediatore constata una cattiva amministrazione, cerca di trovare una soluzione che riporti il denunciante nella posizione in cui si sarebbe trovato se non vi fosse stata cattiva amministrazione. In questo caso, il denunciante l'ha informata che nel frattempo le sue circostanze sono cambiate e che non desidera più che la sua domanda sia riesaminata. Pertanto, il Mediatore ritiene che non vi sia alcuna soluzione possibile in questo caso particolare.

24. Tuttavia, dopo aver constatato che l'Agenzia ha commesso una cattiva amministrazione, il Mediatore sottolinea che, in base ai principi di buona pratica amministrativa, l'Agenzia dovrebbe adottare le misure necessarie per garantire che le cattive pratiche, del tipo evidenziato nel caso di specie, non incidano negativamente sulle future convenzioni di sovvenzione. Essa formulerà pertanto una raccomandazione al riguardo.

La raccomandazione

Quando riceve informazioni affidabili da terzi e individua possibili irregolarità o incoerenze nella procedura di assunzione nell'ambito delle convenzioni di sovvenzione che finanzia, l'Agenzia dovrebbe svolgere un'indagine adeguata e tempestiva sulla questione al fine di garantire che l'assunzione di ricercatori da parte del particolare beneficiario della sovvenzione sia condotta in modo equo e trasparente.

Il denunciante e l'Agenzia esecutiva per la ricerca saranno informati della presente raccomandazione. A norma dell'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore europeo, l'Agenzia trasmette un parere circostanziato entro il 31 gennaio 2016. Il parere circostanziato potrebbe consistere nell'accettazione della raccomandazione e nella descrizione del modo in cui è stata attuata.

Emily O'Reilly

Strasburgo, 26/10/2015

[1] Decisione del Parlamento europeo, del 9 marzo 1994, relativa allo statuto e alle condizioni generali per l'esercizio delle funzioni del mediatore (94/262/CECA, CE, Euratom), GU 1994, L 113, pag. 15.

[2] FP7-PEOPLE-2013-ITN (GU C 202 del 10.7.2012).

[3] Programma di apprendimento permanente Leonardo da Vinci, http://ec.europa.eu/education/tools/llp_en.htm

[4] Articolo 22 del codice europeo di buona condotta amministrativa.

[5] Convenzione di sovvenzione Marie Curie del 7° PQ – Allegato III, articolo III.2.2, lettera a), e articolo III.3.4, lettera b)

[6] Regolamento (CE) n. 1906/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2006, che stabilisce le regole per la partecipazione di imprese, centri di ricerca e università alle azioni nell'ambito del Settimo programma quadro e per la diffusione dei risultati della ricerca (2007-2013) (GU L 391, pag. 1).

[7] V. articolo 19, paragrafo 6.

[8] Articolo III.3.4, lettera b), della convenzione di sovvenzione