Fatto conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore europeo [1]

Contesto della denuncia

1. Il denunciante, la Foundation for a Free Information Infrastructure [2], ha denunciato al Mediatore il modo in cui il Parlamento ha trattato la sua richiesta di accesso del pubblico ai processi verbali delle riunioni dei coordinatori di commissione [3].

2. L'8 luglio 2011 il denunciante ha chiesto i verbali delle riunioni della commissione per il commercio internazionale (INTA) del Parlamento, della commissione giuridica (JURI) e della commissione per gli affari costituzionali (AFCO) relative alla negoziazione dell'accordo commerciale anticontraffazione (ACTA)[4]. Ha inoltre chiesto i verbali di tutte le riunioni correlate dei coordinatori di commissione.

3. Il 28 luglio 2011 l'unità Trasparenza - Accesso del pubblico ai documenti del Parlamento ha risposto che i verbali di tutte le riunioni delle commissioni del Parlamento erano disponibili sul sito web del Parlamento [5]. Ha poi affermato che il presente processo verbale comprende un punto denominato "Decisioni dei coordinatori"o "annunci del presidente"con le pertinenti decisioni dei coordinatori. Tuttavia, ha aggiunto di non disporre di processi verbali separati per le riunioni dei coordinatori di commissione.

4. Il 29 luglio 2011 il denunciante ha presentato una domanda di conferma per l'accesso del pubblico ai processi verbali delle riunioni dei coordinatori di commissione. Il denunciante ha sottolineato che una ricerca su Google per le "riunioni dei coordinatori del Parlamento europeo"ha individuato processi verbali separati delle riunioni della commissione dei coordinatori della commissione per l'ambiente, la sanità pubblica e la sicurezza alimentare (commissione ENVI).

5. Il 5 agosto 2011 il Parlamento ha insistito sul fatto che, di norma, non esistevano processi verbali separati delle riunioni dei coordinatori di commissione. Aggiunge che alcune commissioni, come la commissione ENVI, hanno deciso di pubblicare i risultati delle loro riunioni.

6. Il 5 ottobre 2011 il denunciante ha scritto al segretariato della commissione INTA. Fa riferimento alle precedenti risposte del Parlamento secondo cui "non esistono verbali separati per le riunioni dei coordinatori"e sostiene che tali dichiarazioni si sono rivelate errate in quanto in una lettera dell'on. Carl Schlyter alla commissione INTA si fa riferimento ai verbali dei coordinatori. Il denunciante ha dichiarato che il segretariato della commissione INTA aveva negato o nascosto l'esistenza di documenti e ha esortato il segretariato a registrare tutti i documenti esistenti in uno dei registri dei documenti del Parlamento, in modo che il pubblico potesse presentare ricorso contro le decisioni di rifiuto dell'accesso.

7. Il 25 ottobre 2011 il Parlamento, facendo riferimento alla richiesta del denunciante del 5 ottobre 2011 alla segreteria della commissione INTA, ha concesso l'accesso ai verbali delle riunioni dei coordinatori della commissione INTA riguardanti l'ACTA, vale a dire i verbali della riunione dei coordinatori della commissione INTA svoltasi il 21 giugno 2011 [6].

8. Il 20 novembre 2011 il denunciante ha scritto al Parlamento ringraziandolo per avergli inviato una copia del verbale della riunione dei coordinatori della commissione INTA che si occupa dell'ACTA. Sottolinea tuttavia che, nella sua richiesta dell'8 luglio 2011, ha chiesto anche il verbale della riunione dei coordinatori della commissione JURI, ma che il Parlamento ha negato tre volte l'esistenza di tali riunioni. Ha nuovamente chiesto l'accesso del pubblico al presente processo verbale.

9. Il 28 novembre 2011 il Parlamento ha risposto al denunciante che "in seguito alle informazioni ottenute dalla segreteria della commissione JURI, confermiamo la nostra risposta fornita lo scorso luglio: la segreteria della commissione JURI non elabora processi verbali separati dei coordinatori. I verbali della commissione JURI sono disponibili sulla pagina web del PE, consultabile al seguente indirizzo: [riferimento]. Le decisioni adottate dai coordinatori sono iscritte nel processo verbale della commissione (punto "Avvisi del presidente") ...".

Oggetto dell'indagine

10. Il Mediatore ha chiesto al Parlamento di presentare un parere sulle seguenti accuse e affermazioni:

Asserzione:

Il Parlamento non registra tutti i documenti esistenti del Parlamento nel suo registro elettronico dei documenti, in particolare i verbali delle riunioni dei coordinatori delle commissioni del Parlamento.

Domanda:

Il Parlamento dovrebbe registrare tutti i documenti esistenti del Parlamento nel suo registro elettronico dei documenti, in particolare i verbali delle riunioni dei coordinatori delle commissioni del Parlamento.

L'indagine

11. La denuncia è stata trasmessa al Parlamento per parere. Il Parlamento ha trasmesso il suo parere il 31 maggio 2012. Il parere è stato poi trasmesso al denunciante, che ha inviato le sue osservazioni il 25 luglio 2012.

Analisi e conclusioni del Mediatore

A. Presunta mancata registrazione nel registro di tutti i documenti del Parlamento esistenti

Argomenti presentati al Mediatore

12. Il denunciante ha sostenuto che il Parlamento viola il regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (regolamento 1049/2001)[7], non registrando tutti i documenti del Parlamento (come i verbali delle riunioni dei coordinatori delle commissioni INTA, JURI e AFCO) in un registro pubblico dei documenti. Afferma inoltre che tale inadempienza comporta anche una violazione dell'articolo 103 del regolamento del Parlamento ("Trasparenza delle attività del Parlamento"), che recita: "Il Parlamento garantisce che le sue attività siano condotte nella massima trasparenza, conformemente all'articolo 1, secondo comma, del trattato sull'Unione europea, all'articolo 15 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea e all'articolo 42 della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea."

13. Nel suo parere, il Parlamento ha osservato che il considerando 14 del regolamento (CE) n. 1049/2001 stabilisce che "[p]er facilitare l'esercizio dei diritti da parte dei cittadini, ciascuna istituzione dovrebbe consentire l'accesso a un registro dei documenti". Ha inoltre osservato che il considerando 6 stabilisce che "[i]l diritto di accesso dovrebbe essere concesso ai documenti nei casi in cui le istituzioni agiscano nell'esercizio delle loro funzioni legislative". Ha inoltre citato l'articolo 12 del regolamento (CE) n. 1049/2001, che recita:

"1. Per quanto possibile, le istituzioni rendono i documenti direttamente accessibili al pubblico in forma elettronica o tramite un registro conformemente alle norme dell'istituzione interessata.

2. In particolare, i documenti legislativi, vale a dire i documenti redatti o ricevuti nel corso delle procedure di adozione di atti giuridicamente vincolanti negli o per gli Stati membri, dovrebbero, fatti salvi gli articoli 4 e 9, essere resi direttamente accessibili.

3. Ove possibile, altri documenti, in particolare quelli relativi allo sviluppo di politiche o strategie, dovrebbero essere resi direttamente accessibili.

4. Qualora l'accesso diretto non sia consentito tramite il registro, quest'ultimo indica, per quanto possibile, dove si trova il documento."

14. Il Parlamento ha quindi illustrato la struttura del suo registro elettronico. Essa ha precisato che, al fine di conformarsi all’articolo 11 del regolamento n. 1049/2001, essa effettuava un inventario delle categorie di documenti prodotti dal Parlamento o ricevuti da quest’ultimo nell’ambito di procedure interistituzionali. Una volta stilato tale elenco di documenti, il Parlamento ha sviluppato gli strumenti informatici necessari che consentono l'inserimento automatico dei documenti (prodotti/ricevuti) in un registro pubblico elettronico. Le diverse categorie di documenti sono elencate nel registro pubblico, consentendo ricerche online per categoria. Il download diretto dei documenti è possibile nella maggior parte dei casi (95%). Qualora il download diretto non sia possibile, il riferimento del documento pertinente figura nel registro. Il documento può quindi essere richiesto al Parlamento.

15. Il Parlamento ha affermato che, nella creazione del registro pubblico, ha applicato i criteri secondo cui i documenti elencati dovevano essere documenti "formali", vale a dire documenti con un certo grado di finalizzazione e che sono stati registrati in un sistema interno di gestione dei documenti. Il Parlamento ha affermato che i documenti effimeri o transitori (ad esempio note personali, progetti preparatori interni, e-mail, ecc.) non sono registrati in alcun sistema, a meno che non siano necessari per l'adeguato follow-up di un fascicolo specifico. Di conseguenza, non sono iscritti nel registro pubblico. Al contrario, i progetti formali o i documenti preparatori pertinenti per le discussioni relative a fascicoli (principalmente legislativi) che devono essere adottati dalle commissioni parlamentari o dalla plenaria del Parlamento sono inclusi nel registro pubblico.

16. Il Parlamento ha sostenuto che, nello sviluppo del sistema di alimentazione automatica, aveva dato priorità ai documenti prodotti e ricevuti nel contesto della procedura legislativa, al fine di rispettare l'articolo 12 e il considerando 6 del regolamento e di contribuire in modo proattivo alla trasparenza della procedura legislativa. Il Parlamento ha inoltre affermato che l'ambito di applicazione del registro si amplia progressivamente man mano che vengono individuate e prodotte nuove tipologie di documenti, parallelamente all'aumento delle competenze del Parlamento.

17. In risposta all'affermazione del denunciante secondo cui il Parlamento dovrebbe registrare tutti i documenti del Parlamento esistenti nel suo registro pubblico elettronico, il Parlamento ha affermato che, a suo avviso, l'articolo 11 del regolamento non impone alle istituzioni l'obbligo di elencare nei loro registri tutti i documenti in loro possesso. Inoltre, dal punto di vista della buona amministrazione, non è né fattibile né consigliabile registrare tutti i documenti esistenti, indipendentemente dal loro status formale e dal loro grado di completamento. Sarebbe inoltre contrario a un'effettiva trasparenza.

18. Il Parlamento ha sostenuto che, da un punto di vista tecnico e data l ' ampia definizione di "documento" di cui all ' articolo 3, lettera a), del regolamento, la creazione di un registro pienamente esaustivo è impossibile. In effetti, in termini pratici, l'ampia definizione implica che qualsiasi documento preparatorio con le prime idee (anche scritte a mano) su una futura relazione potrebbe essere considerato un documento. Lo stesso vale per tutte le versioni preliminari di un progetto di relazione. Tali documenti (note personali, e-mail, post-it, bozze preliminari) ovviamente "esistono". Tuttavia, a causa del loro carattere effimero, non sono normalmente registrati.

19. Il Parlamento ha sostenuto che l'affermazione del denunciante derivava dalla confusione tra il principio dell'ampio accesso (considerando 11 del regolamento) e l'obbligo per le istituzioni di istituire un registro. Ha affermato che un registro pubblico è uno strumento per facilitare l'accesso del pubblico. Il Parlamento ha affermato che il regolamento non traccia un parallelo tra l'ambito di applicazione del principio dell'accesso del pubblico e l'ambito di applicazione del registro. Se si stabilisse un tale parallelo, la sua attuazione sarebbe irrealistica. Essa imporrebbe un onere amministrativo gravoso alle istituzioni a causa della notevole quantità di documenti preliminari e informali di vario tipo detenuti dalle istituzioni. Obbligare le istituzioni a registrare tutti questi documenti ostacolerebbe il buon funzionamento delle istituzioni.

20. Tale distinzione (tra il diritto di accesso e l'ambito di applicazione del registro) non significa tuttavia, ha insistito il Parlamento, che vi sia una restrizione al diritto di accesso. Al contrario, ciò significa che, al momento della presentazione di una richiesta, l’istituzione interessata ha l’obbligo di identificare il documento pertinente e di esaminarne il contenuto al fine di consentire l’accesso del pubblico ai sensi del regolamento. Questo compito è indipendente dal fatto che il registro pubblico si riferisca o meno ai documenti richiesti.

21. Il Parlamento ha pertanto concluso che il suo registro pubblico dei documenti è conforme ai requisiti di cui agli articoli 11 e 12 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

22. Nelle sue osservazioni, il denunciante ha dichiarato di aver compreso dal parere del Parlamento che il Parlamento non registra documenti effimeri o transitori. Tuttavia, ha sostenuto, vi sono molti documenti che non sono effimeri o transitori e che dovrebbero essere inclusi nel registro, come i) i verbali delle riunioni dei coordinatori delle commissioni e ii) i documenti negoziali.

23. Il denunciante ha sostenuto che i verbali delle riunioni dei coordinatori non sono documenti effimeri o transitori. Afferma che le segreterie delle commissioni redigono verbali dettagliati separati dei coordinatori e li inviano a tutti i membri della commissione. Tali documenti svolgono un ruolo essenziale, in quanto informano i membri del Comitato e possono registrare le decisioni. Il denunciante ha sostenuto che il registro non indica quali segreterie di commissione redigono il verbale dei coordinatori. Il denunciante sottolinea di non aver ancora ricevuto il verbale dei coordinatori richiesto della commissione JURI. Secondo il denunciante, tali verbali esistono. Il denunciante ha sostenuto che sembrava che le commissioni non condividessero i loro documenti con il registro. Ha aggiunto che le segreterie delle commissioni operano come "piccoli regni" all'interno del Parlamento, al di fuori della portata del registro. Il Parlamento dovrebbe pertanto, a suo avviso, chiarire quali commissioni producono processi verbali separati dei coordinatori e aggiornare di conseguenza il proprio registro. Analogamente, le segreterie dei comitati dovrebbero fornire informazioni corrette al registro, che dovrebbe avere accesso a tutti i sistemi di gestione dei documenti (per il momento, afferma il denunciante, non lo fa).

24. Il denunciante ha sostenuto che le risposte del Parlamento del 28 luglio e del 5 agosto 2011, in cui ha affermato che non sono stati redatti verbali delle riunioni a porte chiuse (AFFO, JURI e INTA), potrebbero essere corrette per quanto riguarda le riunioni complete della commissione che si tengono a porte chiuse. Tuttavia, lo stesso non vale per le riunioni a porte chiuse dei coordinatori delle commissioni, in quanto almeno due delle tre segreterie (delle commissioni INTA e JURI) producono verbali dettagliati (separati) delle riunioni dei coordinatori a porte chiuse. Il denunciante ha dichiarato che la prova di ciò è che ha ottenuto una copia del verbale del coordinatore della commissione INTA.

Valutazione del Mediatore

25. Il Mediatore osserva che la presente indagine non riguarda il rifiuto di concedere l'accesso del pubblico ai documenti. Infatti, non appena l'esistenza di un documento richiesto è stata confermata dai servizi del Parlamento, al denunciante è stato concesso il pieno accesso del pubblico al documento. La presente denuncia riguarda solo la presunta illegittima mancata iscrizione da parte del Parlamento dei verbali delle riunioni dei coordinatori di commissione nel registro pubblico dei documenti. Il denunciante sostiene che la mancata iscrizione di tali documenti nel registro pubblico dei documenti ostacola l'esercizio del diritto di accesso del pubblico ai documenti.

26. Il considerando 14 del regolamento n. 1049/2001 così recita:

"Ogni istituzione dovrebbe adottare le misure necessarie per informare il pubblico delle nuove disposizioni in vigore e per formare il proprio personale al fine di assistere i cittadini nell'esercizio dei loro diritti ai sensi del presente regolamento. Al fine di agevolare l'esercizio dei diritti da parte dei cittadini, ciascuna istituzione dovrebbe consentire l'accesso a un registro dei documenti"(il corsivo è mio).

27. L’articolo 11 del regolamento n. 1049/2001 così recita:

"1. Per rendere effettivi i diritti dei cittadini a norma del presente regolamento, ciascuna istituzione fornisce al pubblico l'accesso a un registro dei documenti. L'accesso al registro dovrebbe essere fornito in formato elettronico. I riferimenti ai documenti sono iscritti senza indugio nel registro.

2. Per ciascun documento il registro contiene un numero di riferimento (compreso, se del caso, il riferimento interistituzionale), l'oggetto e/o una breve descrizione del contenuto del documento e la data in cui è stato ricevuto o redatto e iscritto nel registro. I riferimenti sono fatti in modo da non pregiudicare la tutela degli interessi di cui all'articolo 4.

3. Le istituzioni adottano immediatamente le misure necessarie per istituire un registro operativo entro il 3 giugno 2002."

28. L’articolo 12 del regolamento n. 1049/2001 così recita:

"1. Per quanto possibile, le istituzioni rendono i documenti direttamente accessibili al pubblico in forma elettronica o tramite un registro conformemente alle norme dell'istituzione interessata.

2. In particolare, i documenti legislativi, vale a dire i documenti redatti o ricevuti nel corso delle procedure di adozione di atti giuridicamente vincolanti negli o per gli Stati membri, dovrebbero, fatti salvi gli articoli 4 e 9, essere resi direttamente accessibili.

3. Ove possibile, altri documenti, in particolare quelli relativi allo sviluppo di politiche o strategie, dovrebbero essere resi direttamente accessibili.

4. Qualora l'accesso diretto non sia consentito tramite il registro, quest'ultimo indica, per quanto possibile, dove si trova il documento."

29. È un dato di fatto che i servizi del Parlamento non includono sistematicamente i verbali separati delle riunioni dei coordinatori di commissione nel registro pubblico dei documenti del Parlamento, anche se tali verbali esistono certamente [8]. Ad esempio, attualmente non vi è alcun riferimento al documento INTA(2011)0621 _2 nel registro pubblico dei documenti del Parlamento, sebbene tale documento esista certamente e al denunciante sia stato infine dato accesso ad esso (v. punto 9 supra).

30. La mancata iscrizione di tale documento nel registro pubblico dei documenti del Parlamento da parte dei servizi del Parlamento non solo significa che l'esercizio da parte del denunciante del suo diritto di accesso a tale documento è stato ritardato [9], ma significa anche che altri membri del pubblico non sono, ancora oggi, a conoscenza dell'esistenza di tale documento.

31. Il Mediatore concorda sul fatto che la formulazione e lo scopo degli articoli 11 e 12 del regolamento (CE) n. 1049/2001 non implicano l'obbligo per il Parlamento di avere, nel suo registro pubblico dei documenti, un riferimento a ciascun documento in suo possesso. Ad esempio, per informare il pubblico dell'esistenza della miriade di documenti amministrativi banali creati dal Parlamento nel contesto della gestione del suo personale e delle sue infrastrutture, sarebbe opportuno che il Parlamento descrivesse tali categorie di documenti nel registro pubblico (anche se ogni singolo documento di tali categorie non è elencato separatamente nel registro)[10]. Se il pubblico dovesse mai richiedere l'accesso del pubblico a tali documenti, potrebbe presentare una richiesta al Parlamento, che dovrebbe assisterlo nell'individuazione di documenti specifici.

32. Tuttavia, il Parlamento dovrebbe certamente interpretare gli articoli 11 e 12 del regolamento (CE) n. 1049/2001 in modo da consentire al pubblico di ottenere un quadro il più completo possibile del modo in cui il Parlamento svolge i suoi compiti fondamentali. I documenti relativi a questi compiti fondamentali dovrebbero, per quanto possibile, essere iscritti nel registro pubblico dei documenti del Parlamento.

33. Il lavoro dei deputati in seno alle commissioni costituisce certamente un compito fondamentale del Parlamento. Tale attività comprende il lavoro svolto nelle riunioni dei coordinatori di commissione. Se vengono redatti processi verbali separati delle riunioni dei coordinatori di commissione [11], l'esistenza di tali processi verbali dovrebbe essere registrata nel registro pubblico dei documenti del Parlamento.

34. Le norme interne del Parlamento intese ad attuare il diritto di accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo [12] sono conformi ai principi di cui sopra. L’articolo 4, paragrafo 3, di tale regolamento prevede quanto segue: "I documenti redatti secondo la procedura legislativa o a fini di attività parlamentare sono iscritti nel [registro pubblico] non appena sono stati presentati o resi pubblici" (il corsivo è mio).

35. Tuttavia, nel caso di specie, il Parlamento non ha rispettato le proprie norme interne. Anche se esistono verbali di almeno una riunione dei coordinatori di commissione relativi alla negoziazione dell'ACTA (cfr. punto 9 supra) e anche se tali verbali rientrano certamente nella categoria delle "d ocuments elaborate ... ai fini dell'attività parlamentare", nessun riferimento a tale documento è incluso nel registro pubblico del Parlamento.

36. Il Mediatore ritiene che il Parlamento non includa, per motivi di politica generale, riferimenti ai processi verbali delle riunioni dei coordinatori di commissione nel registro pubblico dei documenti del Parlamento. Di conseguenza, anziché essere un'omissione isolata da parte del Parlamento di rendere pubblica l'esistenza di un unico documento relativo al lavoro dei deputati al Parlamento europeo, vi è un'omissione sistematica da parte del Parlamento di menzionare, nel registro pubblico dei documenti, l'esistenza di tutta una serie di documenti relativi al lavoro dei deputati al Parlamento europeo.

37. Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che la mancata inclusione da parte del Parlamento di riferimenti ai processi verbali delle riunioni dei coordinatori di commissione nel suo registro dei documenti costituisca un caso di cattiva amministrazione. Fa pertanto un corrispondente progetto di raccomandazione in appresso, conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore europeo.

38. Il Mediatore sottolinea che la presente denuncia è stata innescata dalla mancanza di trasparenza per quanto riguarda l'accesso ai documenti relativi alla negoziazione di un accordo commerciale internazionale, nel caso di specie l'ACTA. Nella sua recente risposta del 10 gennaio 2014 al Mediatore [13], il Presidente del Parlamento ha preso posizione a favore di una maggiore trasparenza nei negoziati commerciali internazionali. È anche tenendo presente tale impegno che il Mediatore formula il presente progetto di raccomandazione.

B. Il progetto di raccomandazione

All'atto dell'elaborazione dei processi verbali delle riunioni dei coordinatori di commissione, il Parlamento dovrebbe iscrivere i processi verbali nel suo registro pubblico dei documenti e renderli, in linea di principio, direttamente accessibili, conformemente all'articolo 12 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

 

Emily O' Reilly

Fatto a Strasburgo, il 31 marzo 2014

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[1] Decisione del Parlamento europeo, del 9 marzo 1994, relativa allo statuto e alle condizioni generali per l'esercizio delle funzioni del mediatore (94/262/CECA, CE, Euratom), GU 1994, L 113, pag. 15.

[2] La Fondazione afferma di essere un'associazione senza scopo di lucro dedicata allo sviluppo di beni informativi di pubblica utilità, basati sul diritto d'autore, sulla libera concorrenza e su standard aperti.

[3] Il Parlamento europeo ha 20 commissioni parlamentari composte da 24 a 76 deputati. Le commissioni parlamentari si riuniscono, in pubblico, una o due volte al mese a Bruxelles. Redigono relazioni sulle proposte legislative, che vengono poi presentate all'assemblea plenaria del Parlamento. L'articolo 192 del regolamento del Parlamento stabilisce che i gruppi politici del Parlamento possono designare uno dei loro membri come "coordinatore" in ciascuna commissione. Le riunioni dei "coordinatori di commissione" sono quindi convocate, di norma lo stesso giorno delle riunioni di commissione, per preparare le decisioni che devono essere adottate da tale commissione, in particolare le decisioni sulla procedura e la nomina dei relatori. Una commissione può inoltre delegare ai coordinatori il potere di adottare determinate decisioni, ad eccezione delle decisioni relative all'adozione di relazioni, pareri o emendamenti.

[4] ACTA è un trattato multinazionale allo scopo di stabilire standard internazionali per l'applicazione dei diritti di proprietà intellettuale. L'ACTA è stato firmato nell'ottobre 2011 da Australia, Canada, Giappone, Marocco, Nuova Zelanda, Singapore, Corea del Sud e Stati Uniti. Il 26 gennaio 2012 anche il Messico, l'Unione europea e 22 paesi membri dell'Unione europea hanno firmato l'ACTA. Dopo la ratifica da parte di sei paesi, l'ACTA entrerà in vigore nei paesi che l'hanno ratificato. Poiché l'Unione europea e i suoi Stati membri condividono le competenze in materia di tale convenzione, l'entrata in vigore dell'ACTA ha richiesto la ratifica sia da parte degli Stati membri che dell'Unione europea. La ratifica da parte dell'Unione europea ha richiesto l'approvazione del Parlamento europeo (a norma dell'articolo 218 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea). Tuttavia, nella votazione del 4 luglio 2012, il Parlamento europeo ha respinto la ratifica dell'ACTA.

[5] http://www.europarl.europa.eu/committees/en/minutes.html

[6] La Fondazione per un'infrastruttura di informazione gratuita ha reso disponibile il presente verbale (numero di riferimento INTA(2011)0621_2) sul suo sito web all'indirizzo: http://people.ffii.org/~ante/acta/INTA-minutes/Coordinators%27s%20minutes%202011%200621.pdf.

[7] GU 2001, L 145, pag. 43.

[8] La verbalizzazione o meno di una determinata riunione dei coordinatori di commissione è a totale discrezione dei partecipanti a tale riunione (vale a dire, i coordinatori di commissione stessi decidono se i verbali saranno verbalizzati o meno in una determinata riunione). (L'articolo 192 del regolamento del Parlamento, che riguarda il ruolo dei coordinatori di commissione, non impone l'obbligo di redigere processi verbali.)

Poiché il diritto di accesso del pubblico ai documenti (e la necessità di includere riferimenti a documenti in un registro pubblico dei documenti al fine di facilitare l'esercizio di tale diritto) si applica solo ai documenti esistenti e non implica alcun obbligo di creare un documento, la questione dell'accesso del pubblico a processi verbali separati di una determinata riunione dei coordinatori di commissione semplicemente non si pone se i partecipanti a tale riunione non hanno scelto di creare processi verbali separati della riunione.

Qualora i coordinatori di commissione decidano di mettere a verbale una riunione dei coordinatori di commissione, il servizio del Parlamento responsabile dell'elaborazione di tali verbali (ossia la segreteria della commissione competente) può scegliere due opzioni. In primo luogo, il verbale della riunione dei coordinatori di commissione può essere direttamente integrato nel verbale della riunione di commissione pertinente. Ad esempio, la segreteria della commissione JURI ha dichiarato espressamente di non redigere mai verbali separati dei coordinatori di commissione e che le decisioni adottate dai coordinatori sono incluse nel processo verbale della commissione nella sezione "Annunci del presidente". In alternativa, i coordinatori di commissione possono optare per un processo verbale separato di una riunione. Ad esempio, il verbale della commissione INTA del 21 giugno 2011 non comprende il verbale della riunione dei coordinatori della commissione dello stesso giorno (cfr. documento di riferimento INTA _PV(2011)0621 _1). Invece (v. punto 9 supra), sono stati redatti processi verbali separati di tale riunione dei coordinatori, ai quali è stato assegnato un numero di registrazione formale (INTA(2011)0621 _2).

Nulla obbliga un Comitato a seguire costantemente l'una o l'altra opzione. In effetti, la stessa commissione, la commissione INTA, ha adottato un approccio per la sua riunione del 21 giugno 2011 e un altro approccio per la sua riunione del 25/26 aprile 2012 (i verbali della riunione dei coordinatori della commissione relativa alla riunione della commissione INTA del 25 aprile 2012 figurano alle pagine da 4 a 9 dei verbali della riunione della commissione INTA del 25/26 aprile 2012 (INTA _PV(2012)0425 _1)).

[9] Il denunciante ha chiesto l'accesso del pubblico al processo verbale l'8 luglio 2011. Ci è voluto fino al 25 ottobre 2011 perché il Parlamento riconoscesse l'esistenza del verbale e ne fornisse copia al denunciante.

[10] Naturalmente, i documenti registrati nel registro possono essere organizzati all'interno di categorie, per facilità d'uso.

[11] Cfr. nota 8.

[12] Decisione dell'Ufficio di presidenza del 28 novembre 2001, GU C 216, pag. 19, cfr. anche http://www.europarl.europa.eu/RegistreWeb/information/publicInfo.htm?language=EN.

[13] http://www.ombudsman.europa.eu/en/press/release.faces/en/53287/html.bookmark