(A norma dell'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore europeo (1))

IL RECLAMO

Introduzione

La presente denuncia riguarda un'altra denuncia (denuncia 402/2004/GG) presentata dallo stesso denunciante, una società tedesca.

Denuncia 402/2004/GG

Il 3 agosto 1999 la Commissione ha concluso un contratto di servizi con la RRI (Rhein-Ruhr Ingenieur-Gesellschaft mbH, una società tedesca) in qualità di capofila di un consorzio comprendente il denunciante. Il contratto prevedeva la fornitura di due esperti dell'UE, un co-direttore e un responsabile finanziario/amministrativo per l'assistenza tecnica al progetto integrato UE-Cina Liaoning per l'ambiente (LIEP), lotto a: Gestione dell'Ufficio del programma e del progetto di sensibilizzazione ambientale. Il sig. W., esperto alle dipendenze del denunciante, è diventato direttore finanziario/amministrativo nel settembre 2000. A seguito di un addendum al contratto firmato nel settembre 2001, il sig. W. è diventato co-direttore aggiunto.

Il 15 settembre 2003 la delegazione della Commissione a Pechino ha informato RRI, con lettera raccomandata, di aver deciso di risolvere il contratto sulla base dell’articolo 15 di quest’ultimo e sulla base del fatto che il vicecodirettore non aveva assolto i suoi compiti, come modificato nell’addendum n. 2. La Commissione ha spiegato che in due lettere inviate il 6 giugno 2002 e il 30 gennaio 2003 aveva sottolineato che i servizi forniti dal denunciante non erano stati prestati in modo soddisfacente per la Commissione e aveva avvertito che, a meno che il vicecodirettore non avesse adempiuto alle sue funzioni, avrebbe considerato il consorzio guidato da RRI in violazione del contratto.

In una lettera inviata il 22 settembre 2003, RRI ha contestato tale decisione e ha chiesto alla Commissione di fornire informazioni più precise sulle sue motivazioni. Nella sua risposta del 26 settembre 2003, la delegazione ha sottolineato che il vicecodirettore aveva, tra l'altro, la "responsabilità in materia di appalti e appalti". Secondo la delegazione, l'esperto del denunciante non aveva adempiuto a tale obbligo.

Il 10 novembre 2003 la RRI ha inviato un'ulteriore lettera alla delegazione. Nella sua risposta del 18 novembre 2003, la delegazione non ha fornito ulteriori dettagli sui motivi della sua decisione di risolvere il contratto.

A seguito della risoluzione del contratto di assistenza tecnica, il denunciante ha ritenuto necessario risolvere il suo contratto di lavoro con il sig. W. Quest’ultimo ha impugnato tale decisione dinanzi all’Arbeitsgericht (Tribunale del lavoro) di Bonn (Germania). È emerso che, nel corso del presente procedimento, il denunciante doveva fornire informazioni dettagliate in merito al presunto rifiuto del sig. W. di svolgere le sue funzioni.

Nella denuncia 402/2004/GG, il denunciante ha sostanzialmente affermato che la Commissione non aveva fornito informazioni sufficientemente precise sui motivi della risoluzione del contratto di assistenza tecnica.

Il Mediatore ha deciso di condurre un'indagine. Egli ha quindi trasmesso la denuncia alla Commissione per parere. Tale parere è stato quindi trasmesso al denunciante per le sue osservazioni. Sulla base dei risultati di tali indagini, il Mediatore ha ritenuto che la Commissione avesse fornito informazioni sufficientemente precise sui motivi della risoluzione del contratto e che pertanto non vi fosse cattiva amministrazione per quanto riguarda l'asserzione formulata dal denunciante. Il caso è stato pertanto chiuso con decisione del 12 agosto 2004 (2).

Lettera del denunciante del 19 marzo 2004

Nella sua denuncia, il denunciante aveva indicato di aver presentato alla Commissione, sulla base del regolamento (CE) n. 1049/2001, una richiesta di accesso ai documenti relativi alla risoluzione del contratto il giorno stesso in cui aveva scritto al Mediatore (5 febbraio 2004).

In un’ulteriore lettera del 19 marzo 2004, il denunciante ha informato il Mediatore che tale richiesta era stata respinta il 26 febbraio 2004, che il 4 marzo 2004 era stata presentata una domanda di conferma e che l’indagine del Mediatore doveva essere estesa in modo da coprire il rifiuto della Commissione di concedere l’accesso.

Dato che il periodo di tempo entro il quale la Commissione doveva trattare la domanda di conferma a norma del regolamento 1049/2001 (15 giorni lavorativi dopo la registrazione) non era ancora scaduto al momento in cui il denunciante aveva scritto la presente lettera, il Mediatore ha informato il denunciante che non era ancora in grado di trattare questa ulteriore affermazione, ma che il denunciante poteva ripresentare la questione non appena fosse scaduto il termine pertinente.

Sulla presente censura

Con lettera del 3 maggio 2004, il denunciante ha rinnovato la sua denuncia per quanto riguarda la questione dell'accesso ai documenti, sottolineando che la domanda di conferma era stata respinta il 26 aprile 2004. La presente lettera è stata pertanto registrata come nuova denuncia (denuncia 1368/2004/GG).

Nella sua decisione, la Commissione ha operato una distinzione tra tre categorie di documenti. I documenti appartenenti alle prime due categorie (1: documenti contrattuali; 2: La corrispondenza relativa all'esecuzione del contratto) è stata elencata, mentre la categoria 3 è stata menzionata solo in termini generali ("varia corrispondenza, principalmente per posta elettronica, tra varie persone in relazione all'esecuzione del contratto"). La Commissione ha sostenuto che la questione dell’accesso non poteva essere presa in considerazione per quanto riguarda determinati richiedenti, dato che i documenti divulgati appartenevano al pubblico dominio ed erano quindi accessibili a tutti.

Dopo aver ritenuto che il denunciante dovesse già essere in possesso dei documenti appartenenti alle prime due categorie, la Commissione ha formulato le seguenti osservazioni in merito all'insieme dei documenti:

I documenti contenevano informazioni di natura commerciale sulle società, gli esperti e le persone coinvolte. La concessione dell'accesso a tali documenti è stata pertanto impedita dall'articolo 4, paragrafo 2 del regolamento, secondo il quale l'accesso è rifiutato qualora la divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela degli interessi commerciali.

La divulgazione pregiudicherebbe anche la tutela della vita privata e dell'integrità delle singole persone. Ciò era particolarmente vero per i documenti contenenti i nomi di determinate persone (in alcuni casi anche il loro curriculum vitae). Si applicava pertanto anche l'eccezione di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento.

Non è stato possibile concedere un accesso parziale, dato che tutte le informazioni contenute in tali documenti per quanto riguarda l'esecuzione del contratto erano coperte dalla necessità di tutelare gli interessi commerciali delle persone interessate. Non vi era nulla che suggerisse l'esistenza di un interesse pubblico prevalente alla divulgazione.

Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha riconosciuto di essere in possesso dei documenti appartenenti alle prime due categorie, ma non di quelli appartenenti alla terza categoria. Ha sottolineato di non essere interessata ad alcun documento riguardante terzi, ma solo a quelli relativi alla risoluzione del suo "proprio" contratto. Il denunciante ha inoltre sostenuto che il ragionamento della Commissione per quanto riguarda la tutela della vita privata e dell'integrità del sig. W. era "grottesco". Essa ha sottolineato che la Commissione aveva giustificato la sua risoluzione del contratto con l’asserita condotta illecita del sig. W. e aveva quindi messo a repentaglio l’integrità di quest’ultimo in un modo molto peggiore di quello che poteva essere fatto con qualsiasi accesso ai documenti.

Il denunciante ha inoltre sostenuto che l'approccio della Commissione renderebbe il regolamento (CE) n. 1049/2001 privo di oggetto, dato che la maggior parte dei documenti riguarda gli interessi personali o commerciali di terzi.

Il denunciante ha quindi sostanzialmente sostenuto che la Commissione non aveva rispettato il regolamento 1049/2001 rifiutando di concedere l'accesso ai documenti da essa richiesti con lettere del 5 febbraio 2004 e del 4 marzo 2004. Essa ha chiesto alla Commissione di concedere l’accesso ai documenti pertinenti.

L'INCHIESTA

Il parere della Commissione

Nel suo parere la Commissione ha formulato le seguenti osservazioni:

Le responsabilità modificate del sig. W. erano state stabilite in un addendum al contratto. Tuttavia, il sig. W. non si era mai assunto le nuove responsabilità, forse perché il suo contratto di lavoro con il consorzio non era stato modificato per rispecchiare il nuovo mandato. La delegazione ha cercato di chiarire la questione, ma non ha mai ricevuto una risposta chiara. Questa situazione aveva portato a denunce da parte del nuovo co-direttore e del direttore cinese. Alla fine, la Commissione aveva deciso di risolvere il contratto.

La richiesta di accesso riguardava scambi, principalmente per posta elettronica, tra altre persone coinvolte nell’attuazione del programma, sottolineando il fatto che il sig. W. non si era assunto le nuove responsabilità derivanti dall’aggiornamento del suo posto nel mandato modificato. La divulgazione di questi messaggi sarebbe dannosa per il sig. W. in quanto individuo. Ciò pregiudicherebbe sia la sua integrità personale sia i suoi interessi commerciali per quanto riguarda la sua posizione sul mercato del lavoro. E' nell'interesse commerciale del signor W. che la Commissione ritiene di avere il dovere di proteggere, non quello di qualsiasi altra parte. Non vi era motivo di ritenere che il sig. W. fosse personalmente responsabile del mancato rispetto del nuovo mandato. Il suo rifiuto di assumere le nuove responsabilità potrebbe essere dovuto alla sua posizione contrattuale con RRI o il denunciante.

Una volta che un documento è stato rilasciato a un richiedente, è diventato di dominio pubblico e l'accesso dovrebbe essere concesso a qualsiasi altro richiedente. Era evidente che i documenti ai quali il denunciante chiedeva l'accesso non potevano essere resi di pubblico dominio. Lo scopo della richiesta era quello di utilizzare i documenti nei procedimenti giudiziari contro il sig. W. Ciò non aveva nulla a che fare con l’apertura e l’interesse pubblico alla divulgazione dei documenti in possesso delle istituzioni.

Sulla base delle considerazioni di cui sopra, la Commissione ha mantenuto la sua decisione di non divulgare i documenti al denunciante. Essa ha aggiunto che i documenti potevano essere messi a disposizione di un’autorità giudiziaria solo a seguito di un’ingiunzione del giudice a produrli.

Osservazioni del denunciante

Nelle sue osservazioni, il denunciante ha mantenuto la sua denuncia e ha formulato le seguenti ulteriori osservazioni:

Le supposizioni della Commissione secondo cui il comportamento del signor W. doveva essere spiegato dal suo presunto contratto di lavoro insoddisfacente con il denunciante erano pura speculazione. Già l’11 aprile 2002 essa (il denunciante) aveva informato la Commissione, dopo aver contattato il sig. W., che quest’ultimo era ben consapevole delle sue responsabilità. La sua richiesta di accesso alle relazioni di missione relative al progetto o almeno ai suoi estratti riguardanti le asserite scarse prestazioni del sig. W. era stata tuttavia respinta. Il 5 febbraio 2003 il consorzio aveva dichiarato, come richiesto dalla delegazione: "Si prega di notare che l'accordo contrattuale tra il sig. [W.] e [il denunciante] non può provocare ostacoli al progetto."

Il denunciante ha sottolineato che la posizione adottata dalla Commissione per quanto riguarda l'accesso ai documenti la induceva a ritenere che la risoluzione del contratto in questione a causa della presunta inattività del sig. W. non fosse conforme alla legge. Ha pertanto chiesto al Mediatore di includere tale questione nella sua indagine. In tale contesto, il denunciante ha sostenuto che era strano che la risoluzione del contratto fosse stata decisa dopo che il nuovo co-direttore e il direttore cinese si erano lamentati. Il denunciante ha sottolineato che il nuovo co-direttore era un dipendente di una società in concorrenza con il consorzio.

Ulteriori indagini

Dopo un attento esame del parere della Commissione e delle osservazioni del denunciante, è emerso che erano necessarie ulteriori indagini.

Richiesta di informazioni supplementari e di un parere complementare

Il Mediatore ha pertanto chiesto alla Commissione (1) di spiegare perché il fatto che il denunciante intendesse utilizzare i documenti a cui aveva chiesto l'accesso nei procedimenti giudiziari dovrebbe essere rilevante per il trattamento da parte della Commissione delle richieste presentate a norma del regolamento 1049/2001 e (2) di fornirgli un elenco dei documenti che rientrano nella categoria 3 unitamente all'indicazione, per ciascun documento o categoria di documenti, dell'eccezione o delle eccezioni previste dal regolamento 1049/2001 in base alle quali la Commissione ritiene che non possa essere concesso l'accesso al denunciante.

Il Mediatore ha inoltre chiesto alla Commissione di fornire un parere sull'ulteriore affermazione del denunciante secondo cui la risoluzione del contratto in questione a causa del comportamento del sig. W. non era stata conforme alla legge.

Risposta della Commissione

Nella sua risposta, la Commissione ha formulato le seguenti osservazioni:

Per quanto riguarda la questione dell'accesso ai documenti

A norma dell'articolo 6, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1049/2001, il richiedente non era tenuto a motivare la richiesta di accesso ai documenti. L’interesse del richiedente non era quindi rilevante in tale contesto. Ciò che la Commissione intendeva dire facendo riferimento all'uso che il denunciante intendeva fare dei documenti pertinenti era che tale scopo non poteva essere considerato un interesse pubblico prevalente che prevalesse sulla necessità di tutelare gli interessi commerciali dell'altra parte nel procedimento.

La categoria 3 dei documenti cui il denunciante aveva chiesto l'accesso comprendeva 16 documenti (3). La divulgazione di tali documenti pregiudicherebbe la tutela della "privacy e dell'integrità dell'individuo, in particolare in conformità della legislazione comunitaria in materia di protezione dei dati personali" (articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001). La divulgazione di tali dati potrebbe aver luogo solo se fossero soddisfatte le condizioni per il trattamento dei dati personali di cui al regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (4). L'articolo 8, lettera b), del presente regolamento imponeva al richiedente di dimostrare la necessità del trasferimento dei dati personali e all'istituzione di accertarsi che il trasferimento non pregiudicasse i legittimi interessi dell'interessato.

Per quanto riguarda l'ulteriore affermazione del denunciante

Il contratto di servizi, che prevedeva la fornitura di due esperti dell'UE (un codirettore e un direttore finanziario/amministrativo), era stato firmato il 3 agosto 1999. L’8 settembre 2000 la RRI aveva annunciato che, per motivi familiari, l’esperto finanziario/amministrativo doveva dimettersi alla fine dell’ottobre 2000 e aveva proposto il sig. W. come suo sostituto. La Commissione era d'accordo.

In seguito alla sostituzione del codirettore, la Commissione, in una lettera del 10 agosto 2001, aveva proposto alla RRI di migliorare lo status e le responsabilità del sig. W.. RRI l'aveva accettato. Ciò aveva portato alla firma di un addendum (addendum n. 2) al contratto di servizi il 3 settembre 2001. In questo addendum, le responsabilità del direttore finanziario/amministrativo sono state aumentate in modo molto dettagliato, compresa la clausola (all'articolo 1.2.2 del mandato) che "condividerà la responsabilità della firma (per quanto riguarda ad esempio gli aspetti relativi agli appalti, le richieste di trasferimento, la gestione dei conti e dei contratti) con il direttore cinese". Tra le responsabilità e le funzioni a lui affidate c'erano "l'approvvigionamento e la responsabilità contrattuale". Un'altra funzione importante è stata quella di "sostituire, ad interim, il co-direttore della CE, caposquadra" (articolo 4, paragrafo 1, del mandato). Il direttore finanziario/amministrativo (sig. W.) era quindi divenuto di fatto vicedirettore e la sua tariffa era stata aumentata.

Il 2 aprile 2002 la Commissione aveva scritto alla RRI per contestare al sig. W. il mancato adempimento delle sue nuove responsabilità e funzioni. La RRI era, ai sensi dell’articolo 6 del contratto, l’unico punto di contatto per quanto riguarda le comunicazioni relative al contratto. Il 6 giugno 2002 tali preoccupazioni erano state nuovamente sollevate. Tuttavia, la situazione non era cambiata.

Il 30 gennaio 2003 la Commissione aveva nuovamente avvertito RRI che sarebbe stata dichiarata inadempiente se la situazione non fosse cambiata. Nella sua risposta del 5 febbraio 2003, la RRI aveva promesso di chiarire la questione non appena il sig. W. fosse tornato dalle sue vacanze. La situazione non era cambiata, tuttavia, e il signor W. aveva continuato a rimandare assumendosi tutte le nuove responsabilità. Le denunce al riguardo continuavano a pervenire alla delegazione da tutte le parti interessate (codirettrice cinese e codirettrice dell'UE), che sono state costrette a farsi carico di questo carico di lavoro supplementare.

Il 15 settembre 2003 la delegazione aveva risolto il contratto conformemente all'articolo 15 dello stesso.

La Commissione ha concluso dichiarando di ritenere di aver agito conformemente alle disposizioni del contratto che aveva concluso con il consorzio guidato da RRI.

Osservazioni del denunciante

Nelle sue osservazioni, il denunciante ha sottolineato che sei degli otto documenti rientranti nella categoria 3 e risalenti al 2003 provenivano dal codirettore dell'UE, un dipendente di un'impresa concorrente. Il denunciante ha inoltre sottolineato che, se i documenti pertinenti dovessero effettivamente contenere dati privati, la Commissione era libera di cancellare tali parti dei documenti. Essa ha tuttavia sostenuto che, per quanto riguarda il sig. W., quest’ultimo non aveva agito come un privato nell’ambito del contratto in questione, bensì come un dipendente del denunciante.

L'esame del fascicolo della Commissione

Il 22 febbraio 2005 i servizi del Mediatore hanno esaminato il fascicolo della Commissione. In tale occasione, il personale del Mediatore ha sottolineato che la Commissione aveva identificato i documenti contenuti nel fascicolo come riservati e che pertanto non sarebbe stata effettuata alcuna copia. In risposta a un quesito in tal senso rivolto loro dal personale del Mediatore, i rappresentanti della Commissione presenti all'ispezione hanno spiegato che la Commissione ha mantenuto il suo parere secondo cui l'accesso ai documenti pertinenti doveva essere negato sulla base sia dell'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), sia dell'articolo 4, paragrafo 2, del regolamento 1049/2001, nonostante il fatto che solo la prima di queste eccezioni fosse stata menzionata nella lettera della Commissione del 2 dicembre 2004.

Osservazioni del denunciante

Una copia della relazione sull'ispezione è stata inviata al denunciante per le sue osservazioni.

Nelle sue osservazioni, il denunciante ha sottolineato che la sua posizione è rimasta invariata. Dato che il Mediatore aveva ora visionato i documenti pertinenti, il denunciante gli ha chiesto 1) se tali documenti contenessero elementi sufficienti a giustificare la risoluzione del contratto, 2) se le affermazioni eventualmente contenute in tali documenti avrebbero potuto essere replicate e confutate se la Commissione avesse concesso l'accesso a tali documenti in tempo utile, 3) se i documenti contenessero dati personali relativi a terzi e se la Commissione avesse sufficientemente ritenuto che il sig. W. avesse agito in qualità di suo dipendente (del denunciante), 4) se vi fossero motivi o giustificazioni per ritenere che i documenti fossero riservati, 5) se la Commissione avesse tenuto conto del fatto che considerare i documenti riservati ostacolava solo la concessione dell'accesso, a norma dell'articolo 9, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1049/2001, qualora tali documenti riguardassero questioni di sicurezza pubblica, di difesa o militari e 6) se vi fossero indicazioni che suggerissero che la Commissione stesse cercando di coprire casi di cattiva amministrazione o un'influenza sfavorevole da parte dei concorrenti.

LA DECISIONE

1 Osservazioni introduttive

1.1 La presente denuncia è stata presentata da una società tedesca. Nel 1999 la Commissione ha concluso un contratto di servizi con RRI (Rhein-Ruhr Ingenieur-Gesellschaft mbH, una società tedesca) in qualità di capofila di un consorzio comprendente il denunciante. Il contratto prevedeva la fornitura di due esperti dell'UE, un co-direttore e un responsabile finanziario/amministrativo per un progetto in Cina. Il sig. W., esperto alle dipendenze del denunciante, è stato nominato direttore finanziario/amministrativo nel settembre 2000. A seguito di un addendum (addendum n. 2) al contratto firmato nel settembre 2001, il sig. W. è divenuto effettivamente co-direttore aggiunto. Il 15 settembre 2003 la delegazione della Commissione a Pechino ha informato la RRI di aver deciso di risolvere il contratto in quanto il vicecodirettore non aveva assolto i suoi compiti, come modificato nell’addendum n. 2. Il denunciante ha successivamente chiesto alla Commissione l'accesso ai documenti su cui si basava tale risoluzione. Tale richiesta è stata respinta dalla Commissione.

1.2 Nella sua denuncia al Mediatore presentata nel maggio 2004, il denunciante sosteneva, in sostanza, che la Commissione non aveva rispettato il regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (5), rifiutando di concedere l'accesso ai documenti pertinenti.

1.3 Nelle sue osservazioni sul parere della Commissione in merito a tale denuncia, il denunciante ha presentato un'ulteriore affermazione secondo cui la risoluzione del contratto in questione a causa del comportamento del sig. W. non era stata conforme alla legge. Il Mediatore ha deciso di includere tale affermazione nella sua indagine e ha chiesto alla Commissione un parere complementare.

1.4 Successivamente, il Mediatore ha proceduto a un'ispezione del fascicolo della Commissione. Nelle sue osservazioni sulla relazione relativa a tale ispezione, il denunciante ha chiesto al Mediatore (1) se tali documenti contenessero elementi sufficienti a giustificare la risoluzione del contratto, (2) se le affermazioni eventualmente contenute in tali documenti avrebbero potuto ricevere risposta e confutazione se la Commissione avesse concesso l'accesso a tali documenti in tempo utile, (3) se i documenti contenessero dati personali relativi a terzi e se la Commissione avesse sufficientemente ritenuto che il sig. W. avesse agito in qualità di suo dipendente (del denunciante), (4) se vi fossero motivi o giustificazioni per considerare i documenti come riservati, (5) se la Commissione avesse tenuto conto del fatto che considerare i documenti come riservati ostacolava solo la concessione dell'accesso, a norma dell'articolo 9, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1049/2001, qualora tali documenti riguardassero questioni di sicurezza pubblica, di difesa o militari e (6) se vi fossero indicazioni che la Commissione stesse cercando di coprire casi di cattiva amministrazione o un'influenza sfavorevole da parte dei concorrenti.

1.5 Va osservato che il ruolo del Mediatore consiste nell'esaminare le accuse di cattiva amministrazione, ma non nel rispondere a domande specifiche rivoltegli dai denuncianti. Il Mediatore non sarebbe in ogni caso in grado di rispondere a domande ipotetiche come la seconda delle domande presentate dal denunciante. Sembra, tuttavia, che la maggior parte delle altre questioni siano collegate alle affermazioni oggetto della presente inchiesta. L'esame di tali accuse da parte del Mediatore risponderà pertanto anche a tali domande.

1.6 Il Mediatore ritiene tuttavia opportuno aggiungere un chiarimento sui fatti sui quali sembrano basarsi il quarto e il quinto quesito del denunciante. Il riferimento alla natura "riservata" dei documenti in questione nella relazione di ispezione del fascicolo era inteso a indicare che il Mediatore aveva preso atto della posizione della Commissione secondo cui i documenti pertinenti non dovevano essere divulgati al denunciante. L'uso di questa espressione da parte del Mediatore non significa che la Commissione abbia presentato ulteriori argomentazioni a sostegno della sua opinione secondo cui i documenti non dovrebbero essere divulgati. Per quanto riguarda il riferimento del denunciante all'articolo 9, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1049/2001, va osservato che tale disposizione riguarda i documenti "sensibili" (e non i documenti "riservati").

2 Rescissione del contratto asseritamente illegittima

2.1 Nelle sue osservazioni sul parere della Commissione, il denunciante ha sostenuto che la decisione della Commissione di risolvere il contratto a causa del comportamento del signor W. non era stata conforme alla legge.

2.2 La Commissione ha spiegato che il contratto di servizi prevedeva la fornitura di due esperti dell'UE, un co-direttore e un direttore finanziario/amministrativo, e che nel 2000 il sig. W. era stato nominato direttore finanziario/amministrativo. Un addendum al contratto era stato firmato nel settembre 2001. Secondo la Commissione, tale addendum aveva notevolmente aumentato le responsabilità del gestore finanziario/amministrativo, compresa la clausola (all'articolo 1.2.2 del mandato) che "condividerà la responsabilità della firma (per quanto riguarda ad esempio gli aspetti relativi agli appalti, le richieste di trasferimento, la gestione dei conti e dei contratti) con il direttore cinese". La Commissione ha sostenuto che tra le responsabilità e le funzioni affidate al sig. W. figuravano la "responsabilità in materia di appalti e contratti" e il dovere di "sostituire, ad interim, il codirettore della CE, capogruppo" (articolo 4, paragrafo 1, del mandato).

Il 2 aprile 2002 la Commissione aveva scritto alla RRI per contestare al sig. W. il mancato adempimento delle sue nuove responsabilità e funzioni. Il 6 giugno 2002 tali preoccupazioni erano state nuovamente sollevate. Secondo la Commissione, tuttavia, la situazione non era cambiata.

Il 30 gennaio 2003 la Commissione aveva nuovamente avvertito RRI che sarebbe stata dichiarata inadempiente se la situazione non fosse cambiata. Nella sua risposta del 5 febbraio 2003, la RRI aveva promesso di chiarire la questione non appena il sig. W. fosse tornato dalle sue vacanze. Secondo la Commissione, tuttavia, la situazione non era cambiata e il sig. W. aveva continuato a rimandare l’assunzione di tutte le nuove responsabilità. La Commissione ha affermato che tutte le parti interessate (codirettrice cinese e codirettrice dell'UE) hanno continuato a presentare denunce in merito alla delegazione, che sono state costrette a farsi carico di questo carico di lavoro supplementare.

La Commissione ha sostenuto che la sua decisione di risolvere il contratto ai sensi dell’art. 15 di quest’ultimo era pertanto corretta.

2.3 Prima di trattare la presente accusa, il Mediatore ritiene utile sottolineare di non avere alcun mandato per esaminare la condotta del sig. W. La sua indagine si limita pertanto a verificare se la decisione della Commissione di risolvere il contratto a causa del comportamento del sig. W. fosse o meno conforme alla legge.

2.4 Il Mediatore osserva che il denunciante non contesta il fatto che le responsabilità del sig. W. siano state aumentate dall'addendum al contratto summenzionato e che tali compiti includessero una responsabilità nel settore degli "appalti e dei contratti".

2.5 Il Mediatore ha esaminato il fascicolo della Commissione in questo caso. I documenti esaminati in questa occasione hanno dimostrato che il sig. W. sembrava effettivamente presumere di non avere alcuna responsabilità nel settore degli "appalti e dei contratti" e che diversi elementi che rientrano in questo settore dovevano quindi essere trattati da altre persone coinvolte nell'attuazione del progetto. È vero che il denunciante ha sottolineato che alcuni dei documenti pertinenti provenivano dal codirettore dell'UE, un dipendente di un'impresa concorrente. Va osservato, tuttavia, che i documenti pertinenti includono anche messaggi dello stesso sig. W. e che il contenuto di tali messaggi corrobora anche la posizione della Commissione.

2.6 In tali circostanze, e tenuto conto degli sforzi compiuti dalla Commissione per risolvere il problema, la posizione della Commissione appare ragionevole. Non si riscontra pertanto alcuna cattiva amministrazione per quanto riguarda la decisione della Commissione di risolvere il contratto.

3 Presunta mancata concessione dell'accesso ai documenti

3.1 Nel febbraio 2004 il denunciante aveva chiesto alla Commissione l'accesso ai documenti relativi alla risoluzione del contratto. Tale richiesta è stata respinta dalla Commissione. Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha affermato che, così facendo, la Commissione non aveva rispettato il regolamento (CE) n. 1049/2001. Il denunciante ha chiarito che la sua denuncia riguardava solo la terza delle tre categorie di documenti individuate dalla Commissione in tale contesto. Questa categoria è stata descritta dalla Commissione come comprendente "varie corrispondenze, principalmente per posta elettronica, tra varie persone in relazione all'esecuzione del contratto".

3.2 Nel suo parere, la Commissione ha ritenuto che la divulgazione di tali messaggi sarebbe dannosa per il sig. W. in quanto individuo, dato che inciderebbe sia sulla sua integrità personale che sui suoi interessi commerciali per quanto riguarda la sua posizione sul mercato del lavoro. La Commissione ha sottolineato che non vi era motivo di ritenere che il sig. W. fosse personalmente responsabile del mancato rispetto del nuovo mandato. Il suo rifiuto di assumere le nuove responsabilità potrebbe essere dovuto alla sua posizione contrattuale con RRI o il denunciante.

3.3 Nella sua risposta alla richiesta di ulteriori informazioni del Mediatore, la Commissione ha sottolineato che la categoria di documenti pertinente comprendeva 16 documenti. La Commissione ha sostenuto che la divulgazione di tali documenti pregiudicherebbe la tutela della "privacy e dell'integrità dell'individuo, in particolare in conformità della legislazione comunitaria in materia di protezione dei dati personali" (articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001). Essa ha inoltre sostenuto che la divulgazione di tali dati può aver luogo solo se sono soddisfatte le condizioni per il trattamento dei dati personali di cui al regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (6). La Commissione ha osservato che l'articolo 8, lettera b), di tale regolamento imponeva al richiedente di dimostrare la necessità del trasferimento dei dati personali e all'istituzione di accertarsi che gli interessi legittimi dell'interessato non fossero pregiudicati dal trasferimento. In occasione dell'esame del fascicolo, la Commissione ha chiarito di continuare a ritenere che la sua decisione fosse giustificata anche sulla base dell'articolo 4, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

3.4 Il Mediatore non è in grado di concordare con la posizione assunta dalla Commissione per quanto riguarda l'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001. Va innanzitutto osservato che i documenti pertinenti riguardano l'attuazione di un progetto finanziato dall'UE. Il sig. W. era una delle persone che erano state reclutate a tal fine. È quindi difficile capire come la divulgazione di documenti relativi all'attuazione di questo progetto possa compromettere la tutela della "privacy" o dell'"integrità" del sig. W. Il Mediatore osserva inoltre che, come rilevato in precedenza (cfr. punto 2.4), i documenti pertinenti confermano solo l'argomentazione della Commissione secondo cui il sig. W. non aveva adempiuto a tutte le responsabilità che gli erano state affidate dal contratto. Dato che la Commissione ha formulato la sua argomentazione nel suo parere, un documento accessibile al pubblico, è difficile vedere quali ulteriori danni la divulgazione dei documenti pertinenti potrebbe arrecare al diritto del sig. W. alla vita privata e all'integrità. Tuttavia, anche supponendo che la divulgazione dei documenti possa incidere sulla vita privata o sull'integrità del sig. W., il Mediatore ritiene che la Commissione non abbia adeguatamente preso in considerazione la possibilità di concedere un accesso parziale, ad esempio concedendo l'accesso alle versioni dei documenti in cui il nome del sig. W. è stato cancellato.

3.5 Più in generale, la posizione assunta dalla Commissione nel caso di specie potrebbe essere intesa nel senso che, qualora il nome di una persona (che costituisce un dato personale) sia menzionato in un documento in possesso della Commissione, tale documento può essere divulgato solo se la persona che chiede l'accesso dimostra la necessità del trasferimento dei dati personali, conformemente all'articolo 8, lettera b), del regolamento (CE) n. 45/2001. Dato che la maggior parte dei documenti contiene nomi, questa interpretazione priverebbe il diritto di accesso del pubblico ai documenti - un diritto fondamentale riconosciuto dall'articolo 42 della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea - della maggior parte del suo significato. In tale contesto va osservato in particolare che l'articolo 6, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1049/2001 stabilisce che il richiedente che chiede l'accesso a documenti in possesso di un'istituzione comunitaria non deve fornire alcuna motivazione. L'opinione della Commissione secondo cui una persona che richiede l'accesso a un documento deve dimostrare la necessità di ricevere un nome, ogni volta che il documento pertinente contiene tale nome, è difficile da conciliare con questa disposizione.

3.6 A scanso di equivoci, il Mediatore sottolinea di essere d'accordo sul fatto che la necessità di tutelare la vita privata di una persona può rendere necessario che un'istituzione comunitaria non divulghi il nome di tale persona quando gli viene chiesto di accedere a un documento contenente il nome di tale persona. Il Mediatore ritiene tuttavia che tale decisione debba basarsi sui fatti del singolo caso e che debba essere adottata tenendo debitamente conto del fatto che le eccezioni al diritto di accesso devono essere interpretate restrittivamente. Ritiene inoltre che la possibilità di concedere un accesso parziale debba essere esaminata con particolare attenzione in tali casi.

3.7 La Commissione ha inoltre invocato l'articolo 4, paragrafo 2, primo trattino, del regolamento (CE) n. 1049/2001, secondo cui l'accesso può essere rifiutato qualora la divulgazione pregiudichi gli interessi commerciali di una persona fisica o giuridica. In tale contesto, va osservato che la Commissione ha sottolineato che era l'interesse commerciale del sig. W. e di nessun'altra persona che aveva in mente. Tuttavia, è difficile capire quali potrebbero essere gli interessi commerciali del sig. W. che la Commissione pretende di difendere. Come menzionato in precedenza, i documenti pertinenti corroborano unicamente l'argomento della Commissione secondo cui il sig. W. non aveva adempiuto a tutte le responsabilità che gli erano state affidate dal contratto. Dato che la Commissione ha formulato la sua argomentazione nel suo parere, che è un documento accessibile al pubblico, è difficile vedere quali ulteriori danni la divulgazione dei documenti pertinenti potrebbe arrecare ai presunti interessi commerciali del sig. W. Va inoltre osservato che la Commissione ha sottolineato che non vi era motivo di ritenere che il sig. W. fosse personalmente responsabile del mancato rispetto del nuovo mandato. Alla luce di ciò, è ancora più difficile comprendere in che modo la divulgazione dei documenti possa pregiudicare gli interessi commerciali del sig. W..

3.8 Alla luce delle considerazioni di cui sopra, il Mediatore ritiene che la Commissione non abbia fornito una spiegazione ragionevole del suo rifiuto di concedere l'accesso ai documenti pertinenti. Si tratta di un caso di cattiva amministrazione.

4 Conclusione

Alla luce di quanto precede, il Mediatore presenta alla Commissione il seguente progetto di raccomandazione, conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore:

Il progetto di raccomandazione

La Commissione dovrebbe riconsiderare la richiesta di accesso ai documenti presentata dal denunciante.

La Commissione e il denunciante saranno informati del progetto di raccomandazione. Conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del mediatore, la Commissione trasmette un parere circostanziato entro il 31 luglio 2005. Il parere circostanziato potrebbe consistere nell'accettazione della decisione del Mediatore e in una descrizione delle misure adottate per attuare il progetto di raccomandazione.

Strasburgo, 29 aprile 2005

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Decisione del Parlamento europeo 9 marzo 1994, 94/262, sullo statuto e le condizioni generali per l’esercizio delle funzioni del mediatore (GU L 113, pag. 15).

(2) Disponibile sul sito web del Mediatore (http://www.ombudsman.europa.eu).

(3) La Commissione ha fornito un elenco di tali documenti.

(4) GU 2001, L 8, pag. 1.

(5) GU 2001, L 145, pag. 43.

(6) GU 2001, L 8, pag. 1.