# Progetto di raccomandazione all'Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee nella denuncia 1128/2004/GG
- Autore: Mediatore Europeo
- Data: 2006-03-31T00:00+02:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/it/recommendation/it/491)
---
(A norma dell'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore europeo[(1)](#(1)){#Footnote1})   

IL RECLAMO
----------

Il denunciante, una società olandese, sviluppa da diversi anni software di navigazione e recupero per le pubblicazioni elettroniche dell'UE, comprese le versioni elettroniche delle Gazzette ufficiali in 11 lingue. Fino al 1o maggio 2004 le sue soluzioni software sono state utilizzate dall'Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee ("OPOCE") per la produzione quotidiana del supplemento alla Gazzetta ufficiale sia su CD-ROM che su Internet (TED-online).

Secondo il denunciante, una modifica riguardante i funzionari responsabili presso l'OPOCE avvenuta nel 2000/2001 ha fatto sì che, da tale modifica, risultasse compiuto ogni sforzo sistematico per impedire che i suoi prodotti fossero selezionati per i compiti oggetto di gara. Il denunciante ha fatto riferimento a quattro casi in questo contesto che sono riassunti di seguito. Secondo il denunciante, sebbene ciascuno di questi casi meritasse un'attenzione particolare, è stata la combinazione di questi casi a destare preoccupazione e a minacciare di mettere a repentaglio il futuro di una delle pubblicazioni più sensibili dell'UE a partire dal 1° maggio 2004.

Nella sua denuncia presentata a metà aprile 2004, il denunciante ha chiesto al Mediatore di prestare la massima attenzione alla sua denuncia. Ha indicato che il terzo dei casi era il più inquietante.

Sulla base delle informazioni fornite dal denunciante nella sua denuncia, i quattro casi summenzionati possono essere riassunti come segue:
*(1) Offerta n. 2034*   

Nel 2001 l'OPOCE ha pubblicato un bando di gara per la produzione e la duplicazione di un CD-ROM contenente la Gazzetta ufficiale L e di un CD-ROM contenente la Gazzetta ufficiale C in tutte le lingue ufficiali con aiuti alla consultazione. L'appalto doveva essere aggiudicato all'offerta economicamente più vantaggiosa. Il partner del progetto del denunciante, Saarbrücker Zeitung Verlag und Druckerei GmbH ("SZ"), una società tedesca, ha presentato un'offerta. Il denunciante doveva essere il subappaltatore di SZ.

Il 6 novembre 2001 l'appalto è stato aggiudicato a un altro offerente, l'AIS Berger-Levault ("AIS"). Questa società aveva presentato l'offerta più costosa.

Il 20 giugno 2003 il denunciante ha scritto all'OPOCE per chiedere chiarimenti su alcune domande relative a tale aggiudicazione. Tra l'altro, il denunciante ha sostenuto che, un anno e mezzo dopo l'aggiudicazione, l'aggiudicatario non aveva ancora fornito un prodotto conforme al capitolato d'oneri. Il denunciante ha allegato un elenco contenente i requisiti che, a suo avviso, non erano stati soddisfatti.

Per citare solo due esempi di questo elenco molto preciso, (a) il prodotto offerto dall'AIS richiedeva presumibilmente almeno 32 MB di RAM su un PC con CPU Pentium da almeno 100 MHz, mentre il requisito era di 24 MB di RAM, e (b) la risposta a una semplice ricerca con un unico criterio richiedeva 40 secondi (prima ricerca) e sette secondi (ulteriori ricerche), mentre il requisito era di due secondi per una prima ricerca.

Nella sua risposta del 14 agosto 2003, il direttore generale dell'OPOCE ha confermato che l'offerta selezionata era stata quella economicamente più vantaggiosa sulla base dei criteri di aggiudicazione, che il CD-ROM in questione era disponibile dal luglio 2002 e che il ritardo era dovuto all'OPOCE. Per quanto riguarda le questioni tecniche, il direttore generale dell'OPOCE ha fatto riferimento al fatto che il bando di gara aveva indicato che "le specifiche potranno cambiare durante il periodo di validità del contratto in base alle tendenze del mercato".

In una lettera del 3 settembre 2003, il denunciante ha sottolineato che la risposta dell'OPOCE confermava e intensificava le sue preoccupazioni. Il denunciante ha sostenuto che, in caso di modifica delle specifiche, gli altri offerenti dovrebbero essere informati in modo da consentire loro di presentare nuove offerte. Sottolinea inoltre che i criteri di selezione esatti non sono stati spiegati. Il denunciante ha pertanto chiesto una riunione con il direttore generale dell'OPOCE.

La riunione si è svolta il 23 ottobre 2003. Secondo il denunciante, il direttore generale dell'OPOCE ha ammesso che erano stati commessi errori, ma che i funzionari interessati avevano agito in buona fede e ha promesso che tali errori non si sarebbero ripetuti in futuro.

Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha espresso il parere che la decisione dell'OPOCE di non aggiudicare l'appalto nell'ambito dell'offerta n. 2034 ad esso e al suo partner SZ non fosse stata conforme alle norme applicabili in materia.
*(2) Offerta n. 6019, lotto 1*   

Nel 2003 l'OPOCE ha pubblicato un bando di gara per la prestazione di servizi relativi alla raccolta, alla produzione e alla diffusione di pubblicazioni elettroniche, in particolare il supplemento alla Gazzetta ufficiale (offerta n. 6019). Il lotto 1 riguardava la produzione del sito web TED e del CD-ROM per la serie S della Gazzetta ufficiale.

I prodotti oggetto della presente offerta erano stati finora forniti da SZ e dal suo subappaltatore, il denunciante, nell'ambito di un contratto aggiudicato cinque anni prima ai sensi dell'offerta n. 1695. Il contratto n. 1695 doveva scadere il 30 aprile 2004.

Il denunciante ha partecipato a un'offerta presentata da Grafidata b.v., una società olandese. Il consorzio comprendeva anche un terzo partner, DOCData France, una società francese. SZ ha anche presentato un'offerta, insieme a un nuovo partner. Secondo il denunciante, SZ l'aveva informata che il suo cambiamento di partner software era dovuto a un "cambiamento di opinione" nei confronti del denunciante da parte dell'OPOCE a seguito di un cambiamento nel personale dell'OPOCE.

Nella "giornata dell'informazione" erano rappresentate 52 aziende. A parte il consorzio del denunciante e il consorzio di SZ, solo un'altra società ha successivamente presentato un'offerta. Secondo il denunciante, era generalmente noto subito dopo l'apertura delle offerte che questa terza offerta non poteva essere considerata seriamente, dato che l'offerente non aveva precedenti esperienze nel settore. Sempre secondo il denunciante, era anche generalmente noto che la gara era tra SZ e i suoi partner da una parte e il denunciante e i suoi partner dall'altra. Secondo il denunciante, l'offerta presentata dal suo consorzio non era solo molto solida da un punto di vista tecnico, ma anche molto più economica (di diversi milioni di euro, secondo il denunciante) rispetto all'offerta presentata da SZ e dal suo consorzio. Il denunciante ha sostenuto di avere così tutte le speranze di vincere l'offerta.

Con lettera del 24 ottobre 2003, l'OPOCE ha informato la Grafidata b.v. che il relativo bando di gara era stato annullato. In risposta ad una richiesta di chiarimenti inviata dalla Grafidata b.v., l'OPOCE ha fatto riferimento, con lettera del 22 dicembre 2003, ad un articolo pubblicato su un quotidiano francese il 2 ottobre 2003. Questo articolo citava l'amministratore delegato di DOCData France che affermava che, tra le 52 società che avevano inizialmente mostrato interesse per il bando di gara, ne erano rimaste solo due: "Deux ont été sélectionnés \[due sono stati selezionati\], un consortium germano-luxembourgeois et \[consorzio del denunciante\]". L'OPOCE ha ritenuto che le informazioni riservate fossero state rese pubbliche.

Il 26 febbraio 2004 l'avvocato del denunciante ha scritto all'OPOCE per contestare tale decisione. L'avvocato del denunciante ha sostenuto che il fatto rilevante era stato una "conclusione facilmente traibile" e non avrebbe potuto avere alcun impatto sul processo di valutazione. Egli ha inoltre ritenuto che, se vi fosse stata una fuga di informazioni riservate, sarebbe molto probabile che essa abbia avuto luogo all'interno dell'OPOCE. L'avvocato del denunciante ha sostenuto che l'OPOCE dovrebbe risarcire il denunciante per il danno finanziario subito a seguito dell'annullamento dell'offerta.

Nella sua risposta del 4 marzo 2004, l'OPOCE ha ritenuto che la divulgazione di informazioni riservate costituisse di *per sé* un problema, indipendentemente dalla sua influenza sulle offerte, e che fosse stato obbligato ad annullare la procedura in tali circostanze. Secondo l'OPOCE, non c'erano prove che dimostrassero che le informazioni fossero trapelate. L'OPOCE ha inoltre negato che al denunciante fosse stato causato un grave danno finanziario, dato che il denunciante non disponeva di alcuna informazione che implichi che al suo consorzio sarebbe stato aggiudicato l'appalto. Secondo l'OPOCE, in occasione della riunione del 23 ottobre 2003 l'OPOCE non aveva fatto alcuna promessa se non quella di esaminare e analizzare le prossime offerte tecniche senza alcun pregiudizio.

Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha ribadito le argomentazioni presentate in precedenza dal suo avvocato. Essa ha inoltre sostenuto che i nuovi prodotti che l'offerta in questione avrebbe potuto facilmente essere sviluppata sulla base del suo software esistente e che essa aveva presentato un'offerta molto inferiore rispetto all'unico altro offerente serio, il consorzio di SZ.
*(3) Proroga dell'appalto aggiudicato nell'ambito dell'offerta n. 1695*   

Secondo il denunciante, nella riunione del 23 ottobre 2003 l'OPOCE l'ha informata che l'annullamento dell'offerta n. 6019, lotto 1, avrebbe comportato una proroga dell'appalto esistente aggiudicato nell'ambito dell'offerta n. 1695. Tuttavia, alla fine, OPOCE ha consentito a SZ di utilizzare il suo nuovo partner come subappaltatore al posto del denunciante.

Nella sua lettera del 26 febbraio 2004, l'avvocato del denunciante ha ritenuto che la proroga di detto contratto non avesse alcuna base giuridica, dato che l'articolo 126, paragrafo 1, lettera c), del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 della Commissione, del 23 dicembre 2002, recante modalità d'esecuzione del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee[(2)](#(2)){#Footnote2} ("regolamento 2342/2002") prevedeva che si potesse ricorrere a una procedura negoziata qualora vi fossero "ragioni di estrema urgenza dovute a eventi imprevedibili non imputabili alle amministrazioni aggiudicatrici" e che, a norma dell'articolo 126, paragrafo 1, lettera f), del regolamento 2342/2002, solo lo stesso prodotto o servizio potesse essere offerto in caso di proroga. Egli ha inoltre sostenuto che la proroga del contratto richiedeva la continua partecipazione del denunciante, dato che nessun'altra parte sarebbe stata in grado di consegnare lo stesso prodotto, vale a dire un prodotto con tecnologia di ricerca da parte del denunciante.

Nella sua risposta del 4 marzo 2004, l'OPOCE ha ritenuto che SZ rimanesse l'unico contraente per quanto riguarda il contratto n. 1695. A norma dell'articolo 13, paragrafo 2, del presente contratto, il contraente doveva presentare all'OPOCE una richiesta scritta preliminare di accordo nel caso in cui desiderasse avvalersi di un nuovo subappaltatore. Tuttavia, una volta stipulato tale accordo, ogni ulteriore contatto con il subappaltatore era di competenza del contraente.

Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha ribadito il suo parere secondo cui la proroga del contratto non era stata conforme alle norme pertinenti e, in ogni caso, non era stata possibile senza la sua partecipazione. Il denunciante ha aggiunto che il prodotto fornito da SZ non potrebbe mai essere lo "stesso" che aveva fornito in precedenza, utilizzando il software del denunciante, poiché il suo software di recupero (del denunciante) che era stato utilizzato a tale scopo era stato particolarmente sviluppato e ottimizzato per i CD-ROM.

Il denunciante ha osservato di aver già intrapreso azioni legali nei confronti di SZ, ma che ciò non ha, a suo avviso, esonerato l'OPOCE dalle proprie responsabilità in materia.
*(4) Offerta ADMIN/D17/PO/2003/086-ISTO, lotti 1, 2 e 3*   

Nel 2003 la Commissione ha pubblicato un bando di gara per "ISTO Tools" ("Indexing and Searching Tools"). Con lettera del 16 marzo 2004, la Commissione ha informato il denunciante che le sue offerte erano state respinte. Secondo la Commissione, le offerte per i lotti 1 e 3 non erano conformi al criterio relativo alla capacità tecnica e l'offerta per il lotto 2 non aveva superato la valutazione tecnica. Il denunciante ha ritenuto che ciò fosse del tutto inaccettabile alla luce della sua lunga esperienza nel settore.

In sintesi, il denunciante sembrava quindi formulare le seguenti affermazioni:

1. La decisione dell'OPOCE di non aggiudicare l'appalto nell'ambito dell'offerta n. 2034 al denunciante e al suo partner non era stata conforme alle norme applicabili in materia.
2. La decisione dell'OPOCE di annullare l'offerta n. 6019, lotto 1, non era stata conforme alle norme applicabili in materia.
3. La proroga dell'appalto aggiudicato nell'ambito dell'offerta n. 1695 non aveva alcuna base giuridica e sarebbe stata possibile solo se il denunciante avesse continuato a partecipare all'appalto.
4. La Commissione aveva erroneamente respinto le offerte presentate nell'ambito dell'offerta ADMIN/D17/PO/2003/086-ISTO, lotti 1, 2 e 3.
5. L'OPOCE aveva sistematicamente cercato di impedire che i prodotti del denunciante fossero selezionati per i compiti oggetto di gara.

Il denunciante ha sostenuto che gli errori commessi dovrebbero essere corretti, che dovrebbe essere concesso un risarcimento per la perdita di reddito e che il funzionario responsabile degli atti pertinenti dovrebbe essere rimproverato.

In un'ulteriore lettera inviata il 17 maggio 2004, il denunciante ha informato il Mediatore che, a partire dal 1o maggio 2004, la pubblicazione quotidiana della serie S della Gazzetta ufficiale (CD-ROM e TED-online) non funzionava più sul suo software. Secondo il denunciante, i risultati erano allarmanti. Il denunciante ha sottolineato, tra l'altro, che il servizio era stato interrotto più volte dal 1o maggio 2004. Ha inoltre osservato che in una serie di settori i suoi programmi software erano ancora utilizzati (senza il suo consenso) e che aveva intrapreso azioni legali per porre fine a tale situazione.

L'INCHIESTA
-----------

**L'approccio del Mediatore**   

Il 26 aprile 2004 il Mediatore ha informato il direttore generale dell'OPOCE della denuncia e gli ha chiesto di presentare un parere sulle accuse nn. 1, 2, 3 e 5 e sulle affermazioni del denunciante entro il 31 luglio 2004. L'OPOCE ha richiamato l'attenzione sul fatto che il denunciante aveva sottolineato l'urgenza della questione. Il Mediatore ha informato l'OPOCE che sarebbe stato pertanto apprezzato se avesse potuto presentare il suo parere il prima possibile.

Per quanto riguarda la quarta allegazione, il Mediatore ha osservato che, ai sensi dell'articolo 2, paragrafo 4, dello statuto del Mediatore europeo, egli può trattare una denuncia solo dopo aver adottato le opportune misure preventive nei confronti dell'amministrazione. Per quanto riguarda la questione sollevata dalla quarta censura, non è emerso alcun approccio preventivo di questo tipo nei confronti della Commissione. Il Mediatore ha pertanto informato il denunciante (e l'OPOCE) che tale affermazione era pertanto irricevibile e che non sarebbe stata oggetto della presente indagine.

*La versione originale **del parere** dell'OPOCE*   

L'OPOCE ha trasmesso il suo parere il 3 giugno 2004. Dopo aver ricevuto tale parere il 10 giugno 2004, e dopo aver proceduto a un rapido esame del suo contenuto, il Mediatore ha concluso che gli allegati inviati con il parere dell'OPOCE potevano contenere dati riservati e che l'OPOCE poteva non essere a conoscenza del fatto che il suo parere e gli allegati sarebbero stati trasmessi al denunciante per le sue osservazioni. Con lettera del 14 giugno 2004, il Mediatore ha pertanto invitato l'OPOCE ad accertare se tali allegati contenessero dati riservati e, in caso affermativo, a fornirne versioni non riservate. Il denunciante è stato informato di conseguenza.
*Versione modificata del parere*   

Il 9 luglio 2004 l'OPOCE ha trasmesso al Mediatore una nuova versione degli allegati al suo parere da cui, secondo l'OPOCE, erano stati rimossi tutti i dati riservati. Una copia di tale parere (che il Mediatore ha ricevuto il 15 luglio 2004) e del parere del 3 giugno 2004 è stata trasmessa al denunciante il 16 luglio 2004 con l'invito a formulare osservazioni. Lo stesso giorno, il Mediatore ha restituito all'OPOCE gli originali degli allegati che gli aveva presentato il 3 giugno 2004.
*Contenuto del parere*   

Nel suo parere, l'OPOCE ha formulato le seguenti osservazioni sulle affermazioni del denunciante:

1. Il contratto n. 2034 era stato firmato con l'AIS a seguito di un bando di gara conforme alle direttive dell'UE in materia di appalti pubblici. Il bando di gara era stato presentato al comitato consultivo per gli appalti e i contratti (CCPA), che il 19 settembre 2001 aveva espresso un parere positivo sull'offerta presentata dal consorzio del denunciante.
2. Nel corso della procedura relativa al bando di gara n. 6019, lotto 1, l'OPOCE aveva scoperto che erano state pubblicate informazioni riservate sulla stampa. Si era pertanto deciso di annullare la procedura e di avviarne una nuova.
3. Dopo l'annullamento della gara d'appalto n. 6019, lotto 1, e al fine di garantire la continuità del servizio, il contratto n. 1695 era stato prorogato per un periodo di 18 mesi.
4. L'OPOCE non ha potuto formulare osservazioni sulle procedure della direzione generale Amministrazione della Commissione europea.
5. Si trattava di un'accusa gratuita che non era stata dimostrata.

Unitamente al suo parere, l'OPOCE ha trasmesso copia dei seguenti documenti: (1) Relazione del 21 agosto 2001 all'ACP concernente il contratto n. 2034; (2) parere dell'ACCP in merito al presente contratto del 19 settembre 2001; (3) nota al fascicolo del 1o giugno 2004 sulla gara d'appalto n. 6019, lotto 1 e sulla proroga del contratto n. 1695; (4) Copia dell'articolo pubblicato sul "Journal de la Haute Marne" del 2 ottobre 2003; (5) relazione alla Commissione sugli appalti e i contratti ("CAM") del 30 gennaio 2004; (6) Parere del CAM del 19 febbraio 2004; e (7) Addendum n. 4 del 9/11 marzo 2004 al contratto n. 1695.

Tali documenti contengono (nella misura in cui sono pertinenti per il caso di specie) le seguenti informazioni:
*(1) Relazione del 21 agosto 2001 all'ACP concernente il contratto n. 2034*   

I funzionari incaricati della gara d'appalto erano il sig. L., capo dell'unità Multimedia dell'OPOCE, e il sig. B., capo dell'unità Servizi agli autori dell'OPOCE.

Secondo la relazione del 3 agosto 2001 del comitato di valutazione (allegata alla relazione del 21 agosto 2001), al consorzio del denunciante sono stati assegnati complessivamente 35 punti (calcolati come somma di 11, 10, 13 e 3 punti rispettivamente per i quattro criteri in questione)[(3)](#(3)){#Footnote3} dai valutatori (su un totale di 60 punti), mentre l'AIS ha raggiunto un totale di 44,5 punti. Per quanto riguarda il criterio C1 (per quanto riguarda la qualità delle soluzioni tecniche proposte), il comitato di valutazione ha assegnato 16 punti (su 20) all'AIS (rispetto agli 11 punti per SZ) e ha rilevato, in tale contesto, che la soluzione proposta dall'AIS "corrispondente entièrement aux spécifications indiquées au cahier des charges" ("corrisponde interamente ai requisiti stabiliti nelle specifiche tecniche"). Il comitato di valutazione ha concluso che l'AIS aveva anche il miglior rapporto qualità/prezzo (10,11 rispetto a 9,32 per il consorzio del denunciante).
*(2) Nota al fascicolo del 1° giugno 2004 relativa alla gara d'appalto n. 6019, lotto 1 e alla proroga del contratto n. 1695*   

La nota per il fascicolo è stata redatta da un funzionario dell'unità Servizi autori dell'OPOCE. I suoi contenuti possono essere riassunti come segue:

Entro la data fissata a tal fine (8 agosto 2003) sono pervenute tre offerte. Tali offerte erano state presentate dal consorzio del denunciante, dal consorzio di SZ e da un terzo consorzio. Le offerte sono state aperte il 2 settembre 2003. Nella fase di selezione, la struttura del terzo consorzio è stata ritenuta insufficiente a garantire la corretta esecuzione di tutti i compiti pertinenti. Solo le altre due offerte sono state quindi ammesse alla fase di aggiudicazione. In questa fase, la qualità delle offerte è stata valutata sulla base di un massimo di 120 punti. Al consorzio del denunciante sono stati assegnati 53,7 punti e quindi meno del minimo di 80 punti richiesto. Al consorzio che comprendeva SZ sono stati assegnati 101,8 punti. Nella sua ultima riunione, tenutasi il 6 ottobre 2003, il comitato di valutazione ha deciso di proporre di accettare l'offerta del consorzio comprendente SZ.

Il 15 ottobre 2003 il sig. M., amministratore delegato del denunciante, ha informato telefonicamente l'OPOCE che un membro del suo consorzio aveva rilasciato un'intervista a un giornale francese, menzionando la partecipazione del consorzio al presente bando di gara. Il signor M. si è scusato per questo comportamento e ha assicurato all'OPOCE che la sua azienda non aveva nulla a che fare con questa intervista. Su richiesta dell'OPOCE, il signor M. ha trasmesso una copia dell'articolo pertinente e una lettera con la sua valutazione dell'incidente più tardi quel giorno.

Avendo preso atto del contenuto di questo articolo, il 15 ottobre 2003 il direttore generale dell'OPOCE ha deciso di annullare l'offerta in quanto erano state pubblicate informazioni riservate note solo ai membri del comitato di valutazione. I membri del comitato di valutazione sono stati informati di tale decisione lo stesso giorno.

Il 16 ottobre 2003 l'OPOCE ha chiesto spiegazioni alla DOCData France. La risposta inviata il 17 ottobre 2003 non è stata ritenuta soddisfacente. Il 21 ottobre 2003 il direttore generale dell'OPOCE ha dato istruzioni di avviare un'indagine amministrativa. Il 3 dicembre 2003 il direttore generale dell'OPOCE ha informato i membri delle commissioni interessate della chiusura dell'indagine amministrativa.

Dopo l'annullamento dell'offerta, si erano presentate due opzioni, vale a dire 1) una procedura negoziata con il consorzio che aveva dimostrato la sua qualità tecnica, o 2) una procedura negoziata in vista della proroga del contratto n. 1695.

Il 7 novembre 2003 il sig. B. ha chiesto al sig. L., per quanto riguarda l'eventuale proroga di otto mesi del contratto n. 1695, le specifiche tecniche relative agli adeguamenti strettamente necessari e conseguenti solo all'imminente allargamento dell'UE. Il 19 novembre 2003, il sig. L. ha informato il sig. B. che sarebbe stato più realistico prevedere una proroga di dodici mesi.

L'OPOCE ha successivamente informato SZ della sua intenzione di prorogare il contratto n. 1695.

Il 3 dicembre 2003 SZ ha informato l'OPOCE di aver proposto una nuova soluzione tecnica (con una modifica del software utilizzato) per la proroga del contratto. Secondo SZ, ciò consentirebbe il miglioramento delle prestazioni necessario per far fronte a 20 lingue, ad un prezzo inferiore a quello che sarebbe stato necessario per aggiornare il software esistente.

Con lettera firmata dal sig. L. il 5 dicembre 2003, l'OPOCE ha informato SZ di essere d'accordo, in linea di principio, con la sua proposta.

La proposta di modifica del software è stata discussa in seno all'OPOCE in quanto l'unità del sig. B. dubitava che tale modifica fosse possibile da un punto di vista contrattuale.

Dopo aver consultato il direttore generale dell'OPOCE, l'8 dicembre 2003 è stato deciso di avviare una nuova procedura negoziata e di firmare un nuovo contratto con SZ. Tale contratto doveva riutilizzare le clausole previste dal contratto n. 1695 e integrarle con gli adeguamenti necessari per 20 lingue e le funzioni previste per il 2004. Una nota in tal senso era stata inviata dal sig. L. al sig. B. A questa nuova procedura è stato dato il riferimento 6029.

Il 16 dicembre 2003 l'OPOCE ha trasmesso a SZ un progetto di contratto della durata di 24 mesi. L'offerta presentata da quest'ultimo è stata ricevuta il 18 dicembre 2003, con un complemento che è arrivato il giorno dopo.

Il 22 e 23 dicembre 2003 il sig. L. ha redatto due note al fascicolo relative alla qualità dell'offerta della SZ e alla giustificazione tecnica del ricorso alla procedura negoziata.

L'unità del sig. B. ha successivamente ritenuto che non vi fosse alcuna base giuridica per la procedura negoziata n. 6029.

In occasione di una riunione verso la fine del 2003, è stato deciso che l'unica via da seguire era prorogare il contratto n. 1695 e non concluderne uno nuovo, limitando al minimo indispensabile qualsiasi modifica tecnica.

Un'offerta in tal senso è stata presentata a SZ il 9 gennaio 2004. SZ ha inviato la sua risposta il 13 gennaio 2004. Ulteriori spiegazioni richieste dall'OPOCE sono pervenute il 19 gennaio 2004. Poiché la risposta non è stata ancora ritenuta soddisfacente, SZ è stata invitata a una riunione per discutere i punti ancora da risolvere. La riunione si è svolta il 22 gennaio 2004. La richiesta dell'OPOCE di confermare che i prezzi non sarebbero stati modificati per tutta la durata della proroga è pervenuta il 26 gennaio 2004.

La relazione al CAM è stata redatta il 30 gennaio 2004. Dopo la riunione dell'11 febbraio 2004, il CAM ha sottoposto all'OPOCE alcuni quesiti relativi alla questione, ai quali è stata data risposta il 16 febbraio 2004.

Nella riunione del 19 febbraio 2004, il CAM ha ritenuto necessario firmare il contratto alla luce della necessità di garantire la produzione del supplemento alla Gazzetta ufficiale. Il CAM ha tuttavia rilevato (1) che il contratto n. 1695 era stato utilizzato per mettere in atto la soluzione tecnica proposta nell'ambito del bando di gara n. 6019; (2) che la decisione di modificare la piattaforma e di accettare i costi risultanti è stata presa senza consultare il CAM; e 3) che una modifica della soluzione tecnica tanto importante quanto quella attuale ha comportato una modifica dell'oggetto del servizio.
*(3) Copia dell'articolo pubblicato sul "Journal de la Haute Marne" del 2 ottobre 2003*   

L'articolo pubblicato sul quotidiano francese il 2 ottobre 2003 si basava su un'intervista con il direttore di DOCData France. Secondo l'articolo, 52 società o consorzi erano presenti alla riunione informativa relativa al relativo bando di gara. L'articolo è proseguito come segue: "Deux ont été sélectionnés \[due sono stati selezionati\], un consortium germano-luxembourgeois et \[consorzio del denunciante\]."
*(5) Relazione alla Commissione sugli appalti e i contratti ("CAM") del 30 gennaio 2004*   

La relazione, redatta dal sig. L., contiene, tra l'altro, le seguenti dichiarazioni:

In seguito all'annullamento dell'offerta n. 6019, il 18 novembre 2003 è stata pubblicata nella Gazzetta ufficiale una notifica preliminare di un nuovo bando di gara. Tuttavia, dato il tempo necessario per una nuova procedura, il nuovo servizio risultante potrebbe entrare in funzione solo a partire dall'ottobre 2005. È stato pertanto necessario prorogare di 18 mesi il contratto n. 1695 sulla base dell'articolo 126, paragrafo 1, lettera c), del regolamento finanziario.

L'addendum n. 3 al contratto n. 1695 prevedeva pertanto una proroga per un periodo massimo di 18 mesi "ainsi que le changement et l'ajout de certaines clauses afin de mettre le contrat en conformité avec le nouveau règlement financier" ("nonché la modifica e l'aggiunta di talune clausole al fine di garantire la conformità del contratto al nuovo regolamento finanziario").
*(6) Parere del CAM del 19 febbraio 2004*   

Il contenuto del parere del CAM è riportato nella nota al fascicolo sintetizzata al punto 2.
**Osservazioni del denunciante**   

Nelle sue osservazioni, il denunciante ha mantenuto la sua denuncia e ha formulato le seguenti ulteriori osservazioni:

I documenti presentati dall'OPOCE descrivevano le procedure, ma non rivelavano i dettagli delle decisioni più cruciali. Fornendo una grande quantità di documenti principalmente irrilevanti e descrivendo in modo molto dettagliato gli aspetti procedurali delle sue decisioni, l'OPOCE aveva cercato di distrarre il lettore dalle questioni sottostanti. Dalla nomina del sig. L. alla sua attuale posizione nel 2001, le soluzioni software del denunciante erano state sistematicamente escluse da tutti gli appalti aggiudicati dall'OPOCE.

Per quanto riguarda l'offerta ++n. 2034++, la commissione valutatrice aveva commesso consapevolmente o inconsapevolmente gravi errori. Il prodotto in questione era stato fornito agli utilizzatori otto mesi più tardi del previsto e presentava funzionalità e prestazioni inferiori. Il denunciante ha fatto nuovamente riferimento alle informazioni contenute nell'elenco inviato all'OPOCE il 20 giugno 2003. Gli errori pertinenti erano costati al denunciante la perdita di reddito diretto per un periodo di cinque anni per il quale ha chiesto un risarcimento.

Per quanto riguarda ++l'annullamento dell'offerta n. 6019++, lotto 1, era sorprendente che la commissione valutatrice avesse assegnato al consorzio del denunciante solo 53,7 punti e quindi meno del minimo di 80 punti richiesto. Va osservato che, al momento della gara d'appalto, il suo software era stato utilizzato per quattro anni per la relativa pubblicazione, mentre il software che SZ proponeva di utilizzare non era mai stato utilizzato o testato su un progetto di tale complessità e rimaneva principalmente ancora da sviluppare. Le offerte finanziarie degli offerenti non erano state menzionate, ma la sua era stata sicuramente la più bassa. Il Mediatore ha avuto la possibilità di accertare gli importi pertinenti. Il contribuente europeo ha dovuto pagare un enorme sovrapprezzo (un importo "esorbitante") per una soluzione tecnicamente inferiore. Non c'era motivo di annullare l'offerta.

Per quanto riguarda la ++proroga del contratto n. 1695++, il software che SZ aveva offerto il 3 dicembre 2003 non era in alcun modo in grado di funzionare per tale applicazione, anche senza tener conto delle nove nuove lingue che dovevano essere aggiunte. Euroscript (partner di SZ) aveva chiesto al denunciante, il 21 novembre 2003, di comunicargli le sue condizioni nel caso in cui l'OPOCE decidesse di prorogare il contratto n. 1695. Nella sua risposta inviata lo stesso giorno, il denunciante aveva citato un importo di 75 000 EUR. Sicuramente nessun'altra organizzazione avrebbe potuto quotare un prezzo più basso. Il 3 dicembre 2003, Euroscript aveva telefonato al denunciante per comunicare che l'OPOCE era in attesa della sua risposta in merito ai costi di sviluppo di nuove funzionalità nella domanda prima di dare a SZ l'ordine di proroga del contratto. Nella sua risposta del 4 dicembre 2003, il denunciante aveva espresso la sua sorpresa per questa richiesta e aveva fatto riferimento alla sua lettera del 21 novembre 2003. Una copia di questo messaggio era stata inviata all'OPOCE. Il 5 dicembre 2003 Euroscript aveva chiesto una stima dei costi per l'aggiunta (1) delle nove nuove lingue e (2) di elementi aggiuntivi all'applicazione "come descritto nel bando di gara n. 6019". Nella sua risposta dell'8 dicembre 2003, il denunciante aveva sottolineato che il punto 2 era nuovo e che, fino a quel momento, la discussione si era limitata a una proroga del contratto n. 1695. Qualsiasi preventivo relativo al punto (2) richiederebbe ulteriori informazioni da parte dell'OPOCE su quanto necessario. Alla luce di tali scambi, l'OPOCE non avrebbe quindi potuto dubitare che il denunciante fosse pronto a continuare a fornire i servizi che erano stati forniti ai sensi del contratto n. 1695 a un costo accettabile.

L'articolo 123, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 2342/2002 prevedeva che il numero di candidati nelle procedure negoziate non poteva essere inferiore a tre e doveva, in ogni caso, essere sufficiente a garantire una concorrenza effettiva.

L'articolo 126 stabiliva i casi in cui era possibile ricorrere alla procedura negoziata senza previa pubblicazione di un bando di gara. Nessuna delle condizioni per questi casi era soddisfatta nel caso di specie.

Anche ora (nell'agosto 2004), le applicazioni fornite da SZ erano sotto ogni aspetto inferiori alle pubblicazioni in esecuzione con il software del denunciante. (Il denunciante ha fornito un ulteriore calendario che evidenzia i presunti difetti delle domande di SZ. Secondo tale elenco, la nuova versione era, ad esempio, da due a dieci volte più lenta del vecchio prodotto che aveva utilizzato il software del denunciante.) Inoltre, i moduli software del denunciante erano ancora utilizzati in molte sezioni delle applicazioni di SZ senza il suo permesso. (Il denunciante ha fornito un ulteriore elenco per indicare i campi in cui il suo software veniva utilizzato.) Sulla base del proprio software, l'aggiunta dei nove nuovi linguaggi e di alcune modifiche sarebbe stata un'operazione semplice.

Il denunciante ha concluso affermando di aver chiesto la divulgazione ufficiale dei fatti, l'ammissione degli errori commessi, un rimprovero al funzionario interessato e un risarcimento per la perdita di reddito.
**Ulteriori indagini**   

Dopo un attento esame del parere dell'OPOCE e delle osservazioni del denunciante, è emerso che erano necessarie ulteriori indagini.
*La prima richiesta di ulteriori informazioni*   

Il 29 settembre 2004 il Mediatore ha pertanto scritto all'OPOCE per chiedere informazioni sulle seguenti questioni:

(1) Per quanto riguarda l'offerta ++n. 2034,++ il Mediatore ha chiesto all'OPOCE di presentare osservazioni sulle argomentazioni dettagliate e specifiche del denunciante per dimostrare che l'aggiudicatario non aveva fornito un prodotto conforme al capitolato d'oneri. Il Mediatore ha inoltre chiesto all'OPOCE di spiegare, se le richieste relative al prodotto da fornire contenute nel capitolato d'oneri fossero state effettivamente ridotte, perché e su quale base giuridica ciò fosse stato fatto.

(2) Per quanto riguarda la ++gara d'appalto n. 6019,++ lotto 1, il Mediatore ha chiesto all'OPOCE di commentare l'argomentazione del denunciante secondo cui il fatto che solo due offerte potessero essere seriamente prese in considerazione dall'OPOCE era generalmente noto all'epoca. Il Mediatore ha inoltre chiesto all'OPOCE di spiegare su quale base giuridica aveva proceduto alla sua decisione di annullare la suddetta offerta.

(3) Per quanto riguarda la ++proroga del contratto n. 1695,++ il Mediatore ha osservato che il denunciante aveva sostenuto che la disposizione su cui si era basata l'OPOCE (articolo 126, paragrafo 1, lettera c), del regolamento (CE) n. 2342/2002) non era applicabile. Ai sensi di tale disposizione, una procedura negoziata può essere utilizzata senza previa pubblicazione di un bando di gara qualora sussistano "ragioni di estrema urgenza dovute a eventi imprevedibili non imputabili alle amministrazioni aggiudicatrici". Il Mediatore ha chiesto all'OPOCE di commentare a) l'argomentazione del denunciante secondo cui, se fossero trapelate informazioni riservate, ciò avrebbe dovuto essere fatto dal comitato di valutazione o dall'OPOCE stesso e b) le ulteriori argomentazioni del denunciante basate sugli articoli 123 e 126 del regolamento (CE) n. 2342/2002.

(4) Il Mediatore ha osservato che il denunciante aveva sostenuto che sarebbe stato relativamente facile ed economico aggiungere le nove nuove lingue e alcune ulteriori aggiunte al software che aveva sviluppato, che era stato utilizzato fino al 1o maggio 2004. Egli ha quindi chiesto all'OPOCE di spiegare perché avesse comunque deciso di accettare la proposta che SZ sembrava aver fatto nella sua lettera del 3 dicembre 2003 di utilizzare un nuovo software e quindi di utilizzare efficacemente la soluzione tecnica proposta nell'ambito della gara d'appalto n. 6019, lotto 1. Il Mediatore ha inoltre chiesto all'OPOCE di commentare le argomentazioni dettagliate e specifiche del denunciante secondo cui le applicazioni fornite da SZ e dal suo nuovo partner erano sotto ogni aspetto inferiori alle precedenti pubblicazioni in esecuzione con il software del denunciante e che i moduli software del denunciante erano ancora utilizzati in molte sezioni delle applicazioni di SZ senza l'autorizzazione del denunciante.

(5) Il Mediatore ha chiesto all'OPOCE di fornire copia della lettera di SZ del 3 dicembre; b) la risposta inviata dal sig. L. il 5 dicembre 2003; e c) le due note di quest'ultimo al fascicolo del 22 e 23 dicembre 2003. Aggiunge che, se tali documenti dovessero fare riferimento a dettagli finanziari, questi ultimi dovrebbero ovviamente essere cancellati sulle copie da fornire. Il Mediatore ha inoltre sottolineato che tali copie sarebbero state trasmesse anche al denunciante per le sue osservazioni e che, se l'OPOCE dovesse ritenere che tali documenti o uno qualsiasi di essi contengano questioni riservate e non dovessero pertanto essere divulgati al denunciante, questi procederebbe invece a un'ispezione di tali documenti.

(6) Il Mediatore ha osservato che, nella lettera dell'OPOCE del 4 marzo 2004 al denunciante, aveva ritenuto che SZ fosse rimasta l'unico contraente per quanto riguarda il contratto n. 1695 e che, ai sensi dell'articolo 13, paragrafo 2, di tale contratto, il contraente dovesse presentare all'OPOCE una richiesta scritta preliminare di accordo nel caso in cui desiderasse avvalersi di un nuovo subappaltatore. Egli ha chiesto all'OPOCE se tale richiesta fosse stata presentata da SZ nel caso di specie e, in caso affermativo, come e quando l'OPOCE avesse trattato tale richiesta.

(7) Il Mediatore ha inoltre chiesto all'OPOCE di fornire informazioni più specifiche in merito alla valutazione delle due offerte inizialmente selezionate nell'appalto n. 6019, lotto 1.
*Richiesta di parere complementare*   

Nella sua lettera del 29 settembre 2004, il Mediatore ha inoltre chiesto all'OPOCE di fornire un ulteriore parere in merito alla richiesta del denunciante di un rimprovero al funzionario interessato (sig. L.), dato che l'OPOCE non aveva trattato tale richiesta nel suo parere.
*La versione originale della risposta dell'OPOCE*   

L'OPOCE ha inviato la sua risposta il 15 novembre 2004, corredata di sei allegati. In tale risposta, l'OPOCE ha sottolineato che alcune delle informazioni fornite negli allegati della sua lettera erano riservate e non dovevano essere divulgate al denunciante. Con lettera del 23 novembre 2004, il Mediatore ha pertanto invitato l'OPOCE a fornire versioni non riservate di tali allegati. Nella sua lettera, il Mediatore ha inoltre invitato l'OPOCE a fornire informazioni più specifiche in relazione a una serie di questioni da lui descritte nella presente lettera.
*Sulla prima versione modificata della replica*   

Il 17 dicembre 2004 l'OPOCE ha risposto alla lettera del Mediatore del 23 novembre 2004 e ha fornito nuove versioni degli allegati pertinenti della sua lettera del 15 novembre 2004. Tuttavia, l'OPOCE insisteva ancora sul fatto che parti di tali documenti non dovessero essere trasmesse al denunciante. L'OPOCE ha inoltre fornito ulteriori informazioni sulle questioni che il Mediatore aveva esposto nella sua lettera del 23 novembre 2004.

Il 7 gennaio 2005 il Mediatore ha pertanto chiesto all'OPOCE di chiarire alcune questioni relative al carattere riservato di alcuni dei documenti che aveva presentato. Il Mediatore ha inoltre restituito gli originali degli altri allegati che l'OPOCE gli aveva chiesto di trattare come riservati.
*Sulla seconda versione modificata della replica*   

Il 20 gennaio 2005 l'OPOCE ha risposto alla lettera del Mediatore del 7 gennaio 2005. L'OPOCE ha confermato che parti degli allegati che aveva finora considerato riservate potevano essere divulgate al denunciante.

Il 26 gennaio 2005 il Mediatore ha restituito le parti di detti allegati che l'OPOCE considerava riservate.

Le risposte dell'OPOCE del 15 novembre 2004, del 17 dicembre 2004 e del 20 gennaio 2005 (insieme agli allegati nella loro versione finale accessibile) sono state trasmesse al denunciante per le sue osservazioni.
*Contenuto della risposta dell'OPOCE del 15 novembre 2004*   

Nella sua lettera del 15 novembre 2004, l'OPOCE ha formulato le seguenti osservazioni:

Per quanto riguarda l'offerta ++n. 2034++, si è fatto riferimento ad una nota del fascicolo datata 15 novembre 2004 redatta dal responsabile dell'unità \<\<Accesso alla legge\>\> dell'OPOCE (così si chiamava all'epoca). Secondo tale nota, se le richieste del prodotto da fornire ai sensi del capitolato d'oneri fossero state ridotte, non vi sarebbe stata alcuna base giuridica per farlo.

Secondo la suddetta nota per il fascicolo, le prime consegne commerciali di CD-ROM nell'ambito del contratto erano state effettuate dopo la data prevista nel bando di gara (13 febbraio 2002). Tuttavia, tale data nel bando di gara era stata accompagnata dalla dicitura "subordinatamente all'autorizzazione dell'OPOCE". Inoltre, la squadra incaricata della questione presso l'OPOCE era stata nuova e quindi alcune azioni che dovevano essere intraprese da parte dell'OPOCE erano state ritardate.

La nota del fascicolo commentava l'elenco dettagliato delle presunte carenze del nuovo prodotto presentato dal denunciante. Tra le altre cose, la nota contiene le seguenti affermazioni:

- Le specifiche del vecchio CD-ROM erano state fissate come "migliore raccomandazione". Ciò non significava che il nuovo prodotto non funzionasse con una versione da 24 MB di RAM. Il bando di gara aveva inoltre indicato che il prodotto doveva soddisfare i requisiti minimi indicati dal denunciante *o* adattarsi a "qualsiasi computer e software concordato tra l'OPOCE e il contraente" ("tout ordinateur et logiciel convenus entre \[OPOCE\] et le contractant").

- La funzione di sfogliare un elenco di frequenza dei termini specifici di un campo (dizionario) e di copiare i termini da questo elenco al modulo di ricerca in ordine numerico ascendente non è stata offerta da AIS.

La velocità delle risposte dipendeva sempre dalla potenza dell'hardware utilizzato e dalle dimensioni dei dati in questione.

- Per quanto riguarda la capacità di stampare tutti i documenti senza doverli aprire uno per uno, erano state previste diverse soluzioni tecniche, ma nessuna era stata soddisfacente. Alla fine la funzione è stata annullata.

- Per quanto riguarda la possibilità di vedere più documenti contemporaneamente, non è stato possibile farlo.

- In conclusione, alcuni requisiti avevano incontrato difficoltà che si erano rivelate praticamente insormontabili o si erano rivelati superflui. Tali requisiti erano stati pertanto soppressi. Tuttavia, il fatto che taluni requisiti non fossero stati inclusi nel prodotto finale non significava che il software non ne consentisse il rispetto o che il contraente non fosse stato in grado di soddisfarli.

Inoltre, c'era anche un certo margine di discrezionalità, anche se questo era limitato.

Per quanto riguarda ++l'annullamento dell'offerta n. 6019,++ lotto 1, l'OPOCE non concordava con l'opinione del denunciante secondo cui il numero di offerte selezionate era "generalmente noto all'epoca". Le uniche informazioni che erano state messe a disposizione del pubblico (in occasione dell'apertura pubblica delle offerte) erano state il numero di offerte presentate.

La decisione di annullare la procedura di aggiudicazione era stata adottata sulla base dell'articolo 101 del regolamento (CE) n. 1605/2002. Secondo l'interpretazione di una norma analoga da parte della Corte di giustizia dell'Unione europea, tale decisione non era limitata a casi eccezionali.

Per quanto riguarda la ++proroga del contratto n. 1695,++ il "fatto imprevedibile" di cui all'articolo 126, paragrafo 1, lettera c), del regolamento (CE) n. 2342/2002 era la pubblicazione di un articolo sulla stampa che rivelava informazioni riservate. L'annullamento della procedura di aggiudicazione era semplicemente la conseguenza dell'evento imprevedibile. La pubblicazione di questo articolo di giornale non era in alcun caso attribuibile all'OPOCE. L'indagine interna non aveva confermato l'affermazione del denunciante secondo cui il comitato di valutazione era stato responsabile della fuga di informazioni.

Altre due condizioni che dovevano essere soddisfatte per l'applicazione di tale disposizione, vale a dire che gli interessi delle Comunità potevano essere messi a repentaglio e che era impossibile seguire la procedura ordinaria, erano state ugualmente soddisfatte. L'OPOCE era tenuto a garantire la pubblicazione della Gazzetta ufficiale in tutte le lingue ufficiali, vale a dire 20 lingue a partire dal 1o maggio 2004. Per adempiere a questo importante obbligo è stato necessario apportare alcune modifiche; il tempo stimato per l'attuazione era di sei mesi. Era stato quindi impossibile organizzare una nuova gara d'appalto e aggiudicare l'appalto entro il termine summenzionato.

Per quanto riguarda gli argomenti fondati sull'articolo 123 del regolamento n. 2342/2002, per motivi di interesse pubblico e al fine di garantire la continuità di un servizio pubblico essenziale era essenziale negoziare con l'appaltatore esistente, che l'OPOCE sapeva essere in grado di eseguire l'appalto.

Per quanto riguarda ++la quarta domanda del Mediatore, l'OPOCE++ era a conoscenza solo di seconda mano dell'importo dei diritti di licenza richiesti dal denunciante. Non era chiaro a cosa si riferisse l'importo di 75 000 EUR menzionato dal denunciante. Per quanto riguarda l'asserzione secondo cui i moduli software del denunciante erano ancora utilizzati nelle applicazioni di SZ senza l'autorizzazione del denunciante, l'OPOCE non era né a conoscenza né interessata da tale questione.

Per quanto riguarda ++la quinta domanda del Mediatore,++ sono state presentate al Mediatore copie delle versioni non riservate dei seguenti documenti pertinenti:
> 1) Lettera inviata da SZ all'OPOCE il 3 dicembre 2003
>
> La presente lettera si riferisce all'intenzione dell'OPOCE di
>
> "- proroga del contratto n. 1695 (...) per un ulteriore anno a decorrere dal 1o maggio 2004,
>
> - sostenere le lingue supplementari richieste dall'allargamento dell'UE il 1° maggio 2004,
>
> - implementare funzionalità aggiuntive annunciate pubblicamente dall'Ufficio delle pubblicazioni."
>
> La lettera fa riferimento a una proposta allegata con "le caratteristiche aggiuntive descritte nel capitolato d'oneri dell'offerta n. 6019-1". Tali caratteristiche aggiuntive sono riportate al punto 4 della proposta. Secondo la lettera, SZ ha proposto di "sostituire l'architettura software e la relativa piattaforma software".
>
> 2) Lettera del sig. L. a SZ del 5 dicembre 2003
>
> Nella sua risposta a SZ, il sig. L. afferma che l'OPOCE concorda, in linea di principio, con la proposta tecnica del 3 dicembre 2003.
>
> 3) Nota al fascicolo del sig. L. del 22 dicembre 2003
>
> La presente nota valuta l'offerta presentata da SZ il 18 e 19 dicembre 2003. Secondo il signor L., questa offerta era perfettamente accettabile. Il signor L. ha tuttavia osservato che ciò comportava un aumento dei costi variabili di produzione e un aumento molto marcato dei costi di sviluppo e di utilizzo delle licenze. Secondo il sig. L., le spiegazioni fornite da SZ al riguardo sembravano accettabili. Secondo il sig. L., SZ aveva indicato che i costi esorbitanti ("\[c\]oûts exorbitants") richiesti dal denunciante (1,5 milioni di EUR per 8 000 utenti) l'avevano indotta a cercare nuove soluzioni tecniche. Sempre secondo questa nota, SZ aveva anche voluto sostituire l'architettura software esistente che era diventata obsoleta dal punto di vista tecnologico ("devenue dépassée technologiquement").
>
> 4) Nota del sig. L. al fascicolo del 23 dicembre 2003
>
> In tale nota, il sig. L. spiegava perché, a suo avviso, era imperativo firmare il contratto con SZ. Oltre alla necessità di offrire il servizio pertinente in 20 lingue, il sig. L. ha affermato che era necessario tenere conto della necessità di evolvere il servizio TED al fine di adattarlo alle imminenti modifiche del quadro legislativo in materia di appalti pubblici.

Per quanto riguarda ++la sesta domanda del Mediatore,++ non è stata presentata alcuna richiesta specifica di accordo per l'utilizzo di un nuovo subappaltatore da parte di SZ. Tuttavia, il nuovo subappaltatore era stato menzionato nell'offerta presentata da SZ, nell'ambito della proroga del contratto n. 1695. Accettando tale offerta e firmando successivamente la suddetta proroga, OPOCE aveva implicitamente dato il proprio consenso all'utilizzo del nuovo subappaltatore.

Per quanto riguarda ++la settima domanda del Mediatore, l'OPOCE++ ha originariamente presentato una copia del verbale della riunione del comitato di valutazione. Tuttavia, dato che l'OPOCE ha chiesto al Mediatore di trattare tale documento come riservato, il Mediatore ha rinviato tale allegato all'OPOCE.

Per quanto riguarda ++la richiesta del denunciante di un rimprovero++ all'agente interessato, non vi era alcun fondamento per sottoporre detto funzionario a un procedimento disciplinare. Il funzionario non era stato membro delle commissioni valutatrici nei bandi di gara n. 2034 e n. 6019, né era stato responsabile della decisione di annullare la procedura di aggiudicazione. Inoltre, il denunciante, in ogni caso, non avrebbe ottenuto l'appalto nel bando di gara n. 6019, lotto 1, anche se quest'ultimo non fosse stato annullato.
*Lettera del Mediatore del 23 novembre 2004*   

Il 23 novembre 2004 il Mediatore ha scritto all'OPOCE per chiederle di fornire versioni non riservate di tali allegati alla sua risposta del 15 novembre 2004 che, a suo avviso, conteneva informazioni riservate.

Il Mediatore ha inoltre sottolineato che, nella prima domanda formulata nella sua lettera del 29 settembre 2004, aveva invitato l'OPOCE a presentare osservazioni sulle argomentazioni dettagliate e specifiche del denunciante per dimostrare che l'aggiudicatario per quanto riguarda l'offerta n. 2034 non aveva fornito un prodotto conforme al capitolato d'oneri. Secondo il Mediatore, le osservazioni dell'OPOCE, nella sua lettera del 15 novembre 2004, non hanno trattato in modo sufficientemente chiaro le argomentazioni presentate dal denunciante, in particolare alcune che il Mediatore ha elencato nella sua lettera del 29 settembre 2004. Ha pertanto chiesto all'OPOCE di riesaminare tali osservazioni al fine di fornire risposte più precise ai punti sollevati dal denunciante.

Il Mediatore ha inoltre osservato che, nella sua quarta domanda, aveva chiesto all'OPOCE di spiegare perché avesse scelto di accettare la proposta che SZ sembrava aver fatto nella sua lettera del 3 dicembre 2003 di utilizzare un nuovo software e quindi di utilizzare efficacemente la soluzione tecnica proposta nell'ambito della gara d'appalto n. 6019, lotto 1. Ha aggiunto di aver anche chiesto all'OPOCE di commentare le argomentazioni dettagliate e specifiche del denunciante secondo cui le domande fornite da SZ e dal suo nuovo partner erano sotto ogni aspetto inferiori alle precedenti pubblicazioni in esecuzione con il software del denunciante. Il Mediatore ha sottolineato che tali questioni non sembravano essere affrontate nella lettera dell'OPOCE del 15 novembre 2004. Chiede pertanto all'OPOCE di fornirgli le sue osservazioni su tali questioni.
*Risposta dell'OPOCE del 17 dicembre 2004*   

Nella sua risposta del 17 dicembre 2004, l'OPOCE ha formulato le seguenti ulteriori osservazioni:

Per quanto riguarda l'offerta ++n. 2034++, era stato stabilito che la risposta a una semplice ricerca basata su un unico criterio doveva essere fornita entro due secondi e che, nel caso di ricerche più complesse, il sistema doveva informare l'utente della ricerca in corso. Un confronto diretto sulla base della capacità delle macchine indicata dal denunciante non era più possibile, dato che tali macchine erano ormai obsolete. Tuttavia, i test eseguiti sulle apparecchiature più vecchie disponibili (Windows NT 4.0 SP6, CPU 800 MHz, IE 5.5., 128 MB di RAM) avevano fornito i seguenti risultati per una ricerca su un unico criterio:

- per la prima ricerca, i risultati sono stati visualizzati dopo 5-15 secondi;

- per le ricerche successive, i risultati sono apparsi in meno di due secondi.

La prima perquisizione (condotta su una macchina con una capacità sostanzialmente superiore a quella descritta dal denunciante) è stata più lenta rispetto al limite superiore specificato nelle specifiche tecniche del bando di gara. Era ragionevole presumere, col senno di poi, che il limite di due secondi fissato nelle specifiche tecniche non fosse stato realistico.

L'OPOCE aveva chiesto al proprio revisore interno di esaminare il fascicolo relativo al bando di gara. Nella sua nota del 16 dicembre 2004 (una copia della quale l'OPOCE ha presentato al Mediatore), il revisore interno ha sottolineato che il verbale del comitato di valutazione ha rivelato un errore nel calcolo dei punti totali per SZ, che avrebbero dovuto essere 37 anziché 35. Il revisore interno ha inoltre osservato che il contratto n. 2034 (che doveva terminare nel novembre 2006) sarebbe stato annullato a partire dal novembre 2005 in quanto, tra l'altro, il limite di bilancio sarebbe stato raggiunto entro tale data. Un nuovo bando di gara sarà pubblicato nel primo trimestre del 2005.

Per quanto riguarda ++l'annullamento dell'offerta n. 6019++, lotto 1, l'OPOCE ha fatto riferimento ad una nota del fascicolo datata 17 dicembre 2004. L'OPOCE ha aggiunto che, per tutti i servizi interessati, sono in corso o saranno presto avviate nuove procedure di appalto pubblico.

Nella nota per il fascicolo del 17 dicembre 2004, il sig. L. ha spiegato che l'OPOCE aveva accettato l'iniziativa di SZ di modificare il suo software (1) perché la proposta era la soluzione economicamente più vantaggiosa, "in particolare a causa dei costi più elevati per le royalties richieste da \[il denunciante\]" e (2) perché SZ si era impegnata a rispettare il termine per l'attuazione di tutte le modifiche entro il 1o maggio 2004 con "partner impegnati e strumento standard industriale ben consolidato (Oracle, Eversuite)". Il sig. L. ha riconosciuto che, nel maggio 2004, sia il TED che il CD-ROM avevano avuto problemi di prestazioni e mancavano di alcune funzionalità precedentemente disponibili. Secondo il sig. L., tuttavia, tali problemi erano stati gradualmente risolti. Il sig. L. sottolinea che nella primavera del 2002 sono state incontrate difficoltà analoghe con il software del denunciante, quando sono stati introdotti nuovi formulari standard.

Secondo la nota, i test erano stati eseguiti sia su PC recenti che obsoleti. Questi test avevano dimostrato che una semplice ricerca utilizzando il software del denunciante richiedeva rispettivamente 1,7 secondi (PC recenti) e 11,5 secondi (PC obsoleti), mentre le cifre per il software ora utilizzato erano rispettivamente 2,4 e 29,1 secondi. L. osserva che altri test hanno confermato che il nuovo software è spesso più rapido per ricerche o operazioni complesse (su PC recenti). Secondo la nota, oltre l'85 % degli utenti di OPOCE disponeva di PC recenti. L'affermazione del denunciante secondo cui i nuovi prodotti erano sotto tutti gli aspetti inferiori ai vecchi che utilizzavano il proprio software non era pertanto corretta. Il sig. L. ha aggiunto che dal 1o maggio 2004 non era in uso alcun componente software che implichi il pagamento di royalties al denunciante.
*Lettera del Mediatore del 7 gennaio 2005*   

Il 7 gennaio 2005 il Mediatore ha scritto all'OPOCE per chiederle di riesaminare la sua richiesta di considerare un determinato documento come riservato nella sua interezza.
*Risposta dell'OPOCE del 20 gennaio 2005*   

Nella sua risposta del 20 gennaio 2005, l'OPOCE ha convenuto che parti del documento cui il Mediatore aveva fatto riferimento potevano essere comunicate al denunciante.

L'OPOCE ha inoltre formulato le seguenti ulteriori osservazioni:

Per quanto riguarda le "caratteristiche aggiuntive" menzionate dal Mediatore in relazione alla proroga del contratto n. 1695, è importante notare che sia per la diffusione in TED e CD-ROM, il contratto n. 1695 prevedeva pienamente tali adattamenti sia per l'attuazione di funzionalità aggiuntive. Tali adattamenti erano stati effettivamente introdotti durante la durata del contratto.

Analogamente, il contraente aveva la possibilità e la responsabilità di presentare proposte per garantire la qualità del servizio o per migliorarlo.

A seguito dell'annullamento del bando di gara n. 6019, lotto 1 e della conseguente decisione di proroga del contratto n. 1695, SZ ha presentato un'offerta per:

- le modifiche da attuare in vista della loro entrata in funzione il 1° maggio 2004,

- cambiamenti prevedibili durante il periodo di proroga in considerazione delle modifiche in corso nelle direttive sugli appalti pubblici, e

- caratteristiche aggiuntive.

OPOCE non ha ordinato nessuna di queste "caratteristiche aggiuntive". SZ ha proposto di attuare "alcuni miglioramenti". Questa proposta è stata accettata dall'OPOCE.
*Osservazioni del denunciante*   

Nelle sue osservazioni, il denunciante ha mantenuto la sua denuncia e ha formulato le seguenti ulteriori osservazioni:

I documenti forniti dall'OPOCE hanno dimostrato categoricamente che erano stati commessi gravi errori. Ci si potrebbe anche chiedere se si trattasse di semplici errori o se si trattasse di atti deliberati commessi dal funzionario incaricato della questione. Inoltre, durante il periodo interessato, l'OPOCE aveva cercato di coprire quanto era accaduto e aveva disinformato il Mediatore, cosa che meritava particolare attenzione da parte di quest'ultimo.

Per quanto riguarda l'offerta ++n. 2034++, l'offerta prescelta non aveva soddisfatto (e in parte non soddisfaceva ancora) il capitolato d'oneri. L'OPOCE aveva quindi abbassato il capitolato d'oneri (per il quale, secondo l'OPOCE stesso, non esisteva alcuna base giuridica) o concesso l'appalto a una società che non soddisfaceva il capitolato d'oneri.

Se alla valutazione fosse stato dato un solo ulteriore punto all'offerta di SZ, quest'offerta avrebbe avuto successo. A SZ erano stati assegnati 11 punti su 20 per il criterio C1 ("Qualità della soluzione tecnica proposta, in particolare in termini di funzionalità del software di ricerca e navigazione proposto"), mentre all'AIS erano stati assegnati 16 punti. L'offerta di SZ aveva offerto pieno supporto per tutte le funzionalità richieste, ad eccezione di una riguardante "la stampa di documenti selezionati senza doverli aprire uno per uno", che - secondo la nota dell'OPOCE del 15 novembre 2004 - AIS aveva offerto ma non era in grado di attuare. Inoltre, SZ aveva offerto una serie di funzionalità aggiuntive pertinenti.

L'esito del bando di gara poteva essere spiegato in tre modi: 1) L'AIS aveva offerto più di quanto alla fine si fosse reso conto. In quel caso, l'OPOCE aveva abbassato le richieste, senza alcuna base giuridica per farlo; 2) L'AIS aveva offerto ciò che era stato realizzato, che era molto meno di quanto era stato richiesto. In tal caso, i 16 punti su 20 attribuiti per la funzionalità erano troppo elevati; e 3) L'AIS aveva offerto più di quanto realizzato, ma meno di quanto richiesto. In quel caso, le richieste erano state abbassate e i punti assegnati erano stati troppo alti.

Il denunciante ha aggiunto allegati con osservazioni dettagliate sulle singole funzionalità interessate.

Per quanto riguarda ++l'annullamento dell'offerta n. 6019++, il lotto 1 riguardava non solo il numero di offerte, ma anche i nomi degli offerenti. Dal sito web del terzo offerente si poteva facilmente stabilire che lavorare per l'OPOCE e l'UE non era stata una delle sue attività principali. Unitamente alla complessità dei prodotti e dei servizi da fornire e all'importante elemento della produzione di CD-ROM, ciò ha fatto sì che, agli occhi di tutti gli interessati, non si trattasse di un offerente serio.

L'articolo 101 del regolamento (CE) n. 1605/2002 consentiva all'amministrazione aggiudicatrice di abbandonare l'appalto o di annullare la procedura di aggiudicazione. Tuttavia, tale disposizione obbligava l'amministrazione aggiudicatrice a spiegare agli offerenti l'annullamento dell'offerta n. 6019, lotto 1. L'OPOCE non era riuscito a farlo.

Per quanto riguarda la ++proroga del contratto n. 1695++, l'OPOCE aveva ordinato elementi supplementari a SZ nella lettera inviata dal sig. L. il 5 dicembre 2003. Queste "caratteristiche supplementari" erano le stesse del bando di gara n. 6019, lotto 1. Facendo un ordine per "caratteristiche aggiuntive", l'OPOCE aveva così finanziato il loro sviluppo e consapevolmente avvantaggiato uno dei contendenti di una procedura di gara aperta.

È interessante notare che la decisione di modificare la piattaforma e di concordare i relativi costi era stata presa prima che il CAM fosse stato informato e ne avesse chiesto l'approvazione.

Nelle sue note del 22 dicembre 2003 e del 17 dicembre 2004, il sig. L. aveva formulato una serie di dichiarazioni del tutto false. Il denunciante non aveva mai chiesto 1,5 milioni di EUR. Nella sua lettera a Euroscript del 21 novembre 2003, il denunciante aveva citato un importo di 75 000 EUR. L'unico modo per arrivare a un importo vicino a 1,5 milioni di EUR era prendere il "listino prezzi standard" del denunciante per la seconda metà del 2003 e moltiplicare gli importi più bassi ivi indicati per un prolungato periodo di proroga. Tuttavia, si tratterebbe di una falsificazione della realtà. Il denunciante non aveva mai proposto di utilizzare il suo listino prezzi per quanto riguarda OPOCE o SZ e non aveva mai utilizzato i suoi prezzi standard per progetti di tale portata.

Il sig. L. non aveva motivo di concludere che le soluzioni del denunciante fossero superate.

L'OPOCE aveva ordinato a SZ elementi supplementari che, in forma pressoché identica, facevano parte dei requisiti formulati nel bando di gara n. 6019, lotto 1, e che non erano strettamente necessari per la proroga del contratto. La dichiarazione dell'OPOCE, nella sua lettera al Mediatore del 20 gennaio 2005, secondo cui non erano state ordinate ulteriori caratteristiche, era pertanto falsa e fuorviante.

In ogni caso, l'articolo 158 del regolamento n. 2342/2002 prevedeva una soglia di 162 293 EUR per tali spese.

Per quanto riguarda ++la responsabilità del sig. L.,++ il denunciante ha presentato osservazioni dettagliate per dimostrare che i problemi che aveva incontrato derivavano dal fatto che il sig. L., cittadino francese, preferiva il motore di ricerca gestito da Verity (una società americana), utilizzato da AIS, una società francese. Il denunciante ha sottolineato che l'aggiudicatario della gara d'appalto n. 2034 aveva proposto e utilizzava il software Verity. Secondo il denunciante, la decisione dell'OPOCE era costata al contribuente europeo centinaia di migliaia di euro in spese inutili. Il denunciante ha inoltre criticato il fatto che OPOCE avesse finanziato lo sviluppo di funzionalità aggiuntive, la maggior parte delle quali era stata effettuata da EVER-Team, una società francese. Secondo il denunciante, ciò aveva fatto sì che SZ e i suoi partner fossero ora in grado di presentare offerte inferiori per le versioni future dei prodotti e dei servizi in questione.

Il denunciante ha aggiunto una dichiarazione giurata resa dal sig. P., ex dipendente di Euroscript. Nella sua dichiarazione, il sig. P. ha sottolineato che il sig. L. lo aveva informato all'inizio del 1999 che, per le gare d'appalto future, doveva essere utilizzato solo il motore di ricerca della Verity. P. fa riferimento alla "pressione commerciale" esercitata da L. su SZ/Euroscript per cambiare fornitore di motori di ricerca.
*Seconda richiesta di ulteriori informazioni da parte del Mediatore*   

Alla luce delle osservazioni del denunciante, è emerso che erano necessarie ulteriori informazioni per consentire al Mediatore di trattare la denuncia. Il 5 luglio 2005 il Mediatore ha pertanto chiesto all'OPOCE (1) di commentare le ulteriori osservazioni e prove fornite dal denunciante nelle sue osservazioni, in particolare per quanto riguarda il ruolo svolto dal sig. L. (secondo il denunciante) in materia; (2) precisare se il sig. L. era o non era stato membro del comitato di valutazione per l'appalto n. 6019, lotto 1; e 3) spiegare su quali basi fattuali il sig. L., nella sua nota per il fascicolo del 22 dicembre 2003, aveva dichiarato che il denunciante aveva chiesto a SZ un "importo esorbitante" (1,5 milioni di EUR) in diritti di licenza, che ciò aveva indotto SZ a cercare nuove soluzioni tecniche e che la tecnologia utilizzata all'epoca (vale a dire quella basata sul software del denunciante) era diventata obsoleta.
*Risposta dell'OPOCE*   

Nella risposta inviata il 26 luglio 2005, l'OPOCE ha formulato le seguenti osservazioni:

Per quanto riguarda il ruolo del sig. L., il ruolo dell'OPOCE è rimasto invariato. L'OPOCE non era d'accordo con il denunciante e ha ritenuto errate le sue osservazioni. Occorre sottolineare che il software Verity, per il quale, secondo il denunciante, il sig. L. aveva una preferenza, non è stato utilizzato né nell'ambito del contratto n. 1695 né nell'ambito del contratto n. 6019-1. L'opinione del denunciante secondo cui il sig. L. era coinvolto nella questione influenzando le decisioni di SZ a causa della sua presunta preferenza per il software Verity era quindi del tutto infondata.

Il sig. L. non era stato membro della commissione valutatrice né nell'offerta n. 6019-1 (che non era la stessa procedura del n. 6019, lotto 1) né nell'offerta n. 2034. Egli era stato solo membro della commissione valutatrice nell'appalto n. 6019, lotto 1, procedura successivamente annullata a seguito della decisione adottata dall'ordinatore, senza alcun intervento della commissione valutatrice.

La nota al fascicolo del 22 dicembre 2003 era stata redatta nell'ambito dell'esame della possibilità di ricorrere a una procedura negoziata (n. 6029) per stabilire un accordo contrattuale in vista dell'annullamento del bando di gara n. 6019, lotto 1. La procedura doveva comprendere, tra l'altro, la modernizzazione della tecnologia utilizzata e l'attuazione di alcune caratteristiche aggiuntive. L'affermazione secondo cui la tecnologia utilizzata nell'ambito del contratto allora in corso (ossia il contratto n. 1695) era divenuta obsoleta aveva fatto riferimento solo a tale procedura e si era limitata a formulare considerazioni relative a possibili miglioramenti della qualità dei servizi offerti. Tuttavia, è stato successivamente deciso di non ricorrere alla procedura n. 6029 e di procedere invece alla proroga del contratto esistente (n. 1695). Le funzionalità aggiuntive di cui sopra non erano state implementate. Essi sarebbero attuati solo nel quadro del contratto n. 6019-1, firmato il 16 giugno 2005, insieme a tutti gli altri miglioramenti descritti nel capitolato d'oneri.

Per quanto riguarda l'\<\<importo esorbitante\>\> menzionato nella nota per il fascicolo del 22 dicembre 2003, tali informazioni erano state fornite all'OPOCE, come spiegato nella lettera dell'OPOCE al Mediatore del 15 novembre 2004.

L'OPOCE ha concluso affermando che le osservazioni del denunciante del 29 marzo 2005 contenevano numerosi casi di informazioni errate e false accuse.
*Osservazioni del denunciante*   

Nelle sue osservazioni, il denunciante ha formulato le seguenti osservazioni:

L'OPOCE non aveva ancora fornito elementi di prova sostanziali per confutare i fatti da essa presentati (il denunciante).

Per quanto riguarda il contenuto della risposta dell'OPOCE, è stato necessario formulare le seguenti osservazioni:

In qualità di capo dell'unità Multimedia dell'OPOCE, il sig. L. era stato direttamente responsabile di ciascuno dei tre casi sollevati nella denuncia. Per quanto riguarda la portata dell'intervento del sig. L., si è fatto riferimento alle informazioni fornite nelle osservazioni presentate nella lettera del 29 marzo 2005. L'offerta ADMIN/D17/PO/2003/086-ISTO, lotti 1, 2 e 3, cui si faceva riferimento nella denuncia ma che non era stata oggetto di indagine da parte del Mediatore, era di notevole rilevanza per il caso in esame. In questa gara d'appalto la Commissione aveva cercato uno "strumento di indicizzazione e ricerca" ("ISTO") per tutti i servizi competenti dell'UE, compreso l'OPOCE. A tutti gli effetti, la società vincitrice di questa gara d'appalto sarebbe stata in grado di essere definita il "principale fornitore di software e servizi" per tutti i progetti riguardanti l'indicizzazione e il recupero del testo completo all'interno dell'UE nel prossimo futuro. L'offerente che ha vinto questo contratto utilizzava il software Verity. Il sig. W., responsabile della valutazione del lotto off-line (lotto 2) e della metà dell'offerta on-line e off-line (lotto 3) e uno dei due membri del comitato tecnico di valutazione, aveva riferito direttamente al sig. L. Il denunciante ha presentato una copia di un bando di gara pubblicato dall'OPOCE nell'agosto 2005 in cui era previsto l'uso del software Verity. Secondo il denunciante, tale bando di gara risultava dalla gara d'appalto summenzionata organizzata dalla Commissione.

Nel contesto della proroga del contratto n. 1695, l'OPOCE aveva ordinato "lavori supplementari" al di là dell'attuazione delle nove nuove lingue strettamente necessarie per la prosecuzione dei servizi. Nella sua lettera al Mediatore del 20 gennaio 2005, l'OPOCE aveva dichiarato di non aver ordinato nessuna di queste "caratteristiche supplementari". Tuttavia, nella sua lettera del 5 dicembre 2003 in cui esprimeva \<\<in linea di principio\>\> l'accordo dell'OPOCE con la proposta di SZ del 3 dicembre 2003, il sig. L. aveva chiaramente ordinato tali caratteristiche supplementari. Queste caratteristiche aggiuntive, e solo loro, erano state la ragione dell'esorbitante somma di denaro pagata dall'OPOCE nell'ambito della proroga del contratto n. 1695. Nella sua lettera al Mediatore del 26 luglio 2005, l'OPOCE ha affermato che le "caratteristiche supplementari" non erano state attuate nell'ambito della proroga del contratto n. 1695. Tuttavia, cinque dei dieci nuovi sviluppi richiesti nell'ambito del capitolato d'oneri della gara d'appalto n. 6019, lotto 1, erano stati attuati prima del 29 marzo 2005 (data delle osservazioni del denunciante sulla lettera dell'OPOCE del 20 gennaio 2005). Ciò ha rappresentato una parte sostanziale dei nuovi lavori di sviluppo da effettuare nell'ambito della gara d'appalto n. 6019, lotto 1. Si doveva presumere che SZ e il suo subappaltatore fossero stati pagati per tali sviluppi. Ciò ha consentito a SZ e al suo subappaltatore di presentare un'offerta molto migliore per la nuova gara d'appalto n. 6019-1.

L'OPOCE aveva indicato che il 16 giugno 2005 era stato firmato un nuovo contratto per la gara d'appalto n. 6019, ma aveva omesso di indicare che tale contratto era stato nuovamente firmato con SZ. L'avviso di aggiudicazione relativo a tale appalto non era ancora stato pubblicato su TED-online. Inoltre, un terzo (indipendentemente dal denunciante) aveva nel frattempo presentato un reclamo contro il procedimento che ha portato alla presente decisione di aggiudicazione.

Per quanto riguarda l'\<\<importo esorbitante\>\>, l'OPOCE aveva dichiarato di averlo menzionato solo perché aveva ricevuto tali informazioni da SZ. Tuttavia, in quel caso l'OPOCE era a conoscenza di questa falsificazione da molto tempo. L'OPOCE aveva ricevuto una lettera del denunciante in merito a tale questione il 4 dicembre 2003. Il 24 agosto 2004 il denunciante aveva presentato una copia della lettera che aveva inviato a Euroscript il 21 novembre 2003 e nella quale erano stati menzionati i costi che sarebbero stati addebitati (75 000 EUR). Una copia di tale lettera era stata trasmessa all'OPOCE dal Mediatore il 29 settembre 2004. Dato che l'OPOCE era stato quindi informato di tali fatti, occorreva chiedersi perché avesse comunque firmato un nuovo importante contratto il 16 giugno 2005 con una società che le aveva fornito informazioni false.

Il denunciante ha dichiarato di aver chiesto l'ammissione degli errori commessi, un rimprovero ai funzionari interessati[(4)](#(4)){#Footnote4} e il risarcimento dei danni subiti e della perdita di reddito. Ha chiesto al Mediatore di non rinviare ulteriormente la sua decisione estremamente difficile sul caso in esame.

Il denunciante ha inoltre sottolineato di aver fatto attenzione a non presentare alcun nuovo materiale che richiedesse ulteriori indagini da parte del Mediatore. Ha aggiunto che, se il Mediatore dovesse ritenere che tali osservazioni contengano comunque nuovo materiale, dovrebbe informarlo immediatamente in modo da dare al denunciante la possibilità di ritirare tale materiale.

LA DECISIONE
------------

**1 Osservazioni introduttive**   

1.1 La presente denuncia è stata presentata da una società olandese che, da diversi anni, sviluppa software di navigazione e recupero per le pubblicazioni elettroniche dell'UE, comprese le versioni elettroniche delle Gazzette ufficiali. Fino al 1o maggio 2004 le sue soluzioni software sono state utilizzate dall'Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee ("OPOCE") per la produzione quotidiana del supplemento alla Gazzetta ufficiale sia su CD-ROM che su Internet (TED-online).

1.2 Secondo il denunciante, una modifica riguardante i funzionari responsabili presso l'OPOCE avvenuta nel 2000/2001 ha fatto sì che, a partire da quel momento, ogni sforzo sembrasse essere fatto sistematicamente per impedire che i suoi prodotti fossero selezionati per i compiti oggetto di gara. Il denunciante ha fatto riferimento a quattro casi in questo contesto che sono riassunti di seguito. Secondo il denunciante, sebbene ciascuno di questi casi (e in particolare il terzo) meritasse particolare attenzione, è stata la combinazione di questi casi a destare preoccupazione e a minacciare di mettere a repentaglio il futuro di una delle pubblicazioni più sensibili dell'UE a partire dal 1o maggio 2004.

1.3 Sulla base delle informazioni fornite dal denunciante nella sua denuncia, i fatti di base dei quattro casi summenzionati possono essere riassunti come segue:
*(1) Offerta n. 2034*   

Nel 2001 l'OPOCE ha pubblicato un bando di gara per la produzione e la duplicazione di un CD-ROM contenente la Gazzetta ufficiale L e di un CD-ROM contenente la Gazzetta ufficiale C in tutte le lingue ufficiali con aiuti alla consultazione. L'appalto doveva essere aggiudicato all'offerta economicamente più vantaggiosa. Il denunciante e il suo partner di progetto, Saarbrücker Zeitung Verlag und Druckerei GmbH ("SZ"), una società tedesca, hanno presentato un'offerta. Il 6 novembre 2001 l'appalto è stato aggiudicato a un altro offerente, l'AIS Berger-Levault ("AIS"). Questa società aveva presentato l'offerta più costosa.
*(2) Offerta n. 6019, lotto 1*   

Nel 2003 l'OPOCE ha pubblicato un bando di gara per la prestazione di servizi relativi alla raccolta, alla produzione e alla diffusione di pubblicazioni elettroniche, in particolare il supplemento alla Gazzetta ufficiale (offerta n. 6019). Il lotto 1 riguardava la produzione del sito web TED e del CD-ROM per la serie S della Gazzetta ufficiale. I prodotti oggetto della presente offerta erano stati finora forniti da SZ e dal suo subappaltatore, il denunciante, nell'ambito di un contratto aggiudicato cinque anni prima ai sensi dell'offerta n. 1695. Il contratto n. 1695 doveva scadere il 30 aprile 2004.

Il denunciante ha partecipato a un'offerta presentata da Grafidata b.v., una società olandese. Il consorzio comprendeva anche un terzo partner, DOCData France, una società francese. SZ ha anche presentato un'offerta, insieme a un nuovo partner. Secondo il denunciante, SZ l'aveva informata che il suo cambiamento di partner software era dovuto a un "cambiamento di sentimento" \[NOTA: l'espressione abituale è "cambiamento di cuore"\] nei confronti del denunciante da parte dell'OPOCE a seguito di un cambiamento nel personale dell'OPOCE.

Nella "giornata dell'informazione" erano rappresentate 52 aziende. A parte il consorzio del denunciante e il consorzio di SZ, solo un'altra società ha successivamente presentato un'offerta. Con lettera del 24 ottobre 2003, l'OPOCE ha informato la Grafidata b.v. che il relativo bando di gara era stato annullato. In risposta a una richiesta di chiarimenti inviata dalla Grafidata b.v., l'OPOCE ha fatto riferimento a un articolo pubblicato su un quotidiano francese il 2 ottobre 2003. Questo articolo citava l'amministratore delegato di DOCData France che affermava che, tra le 52 società che avevano inizialmente mostrato interesse per il bando di gara, ne erano rimaste solo due: "Deux ont été sélectionnés \[due sono stati selezionati\], un consortium germano-luxembourgeois et \[consorzio del denunciante\]". L'OPOCE ha ritenuto che le informazioni riservate fossero state quindi rese pubbliche.
*(3) Proroga dell'appalto aggiudicato nell'ambito dell'offerta n. 1695*   

In seguito all'annullamento della gara d'appalto n. 6019, lotto 1, l'OPOCE ha deciso di prorogare il contratto n. 1695 per un periodo di tempo limitato in modo da consentire l'organizzazione di una nuova gara d'appalto. SZ ha continuato a essere il contraente principale per quanto riguarda il contratto prorogato. L'OPOCE ha tuttavia accettato che SZ si avvalga del suo nuovo subappaltatore anziché del denunciante per fornire i propri servizi.
*(4) Offerta ADMIN/D17/PO/2003/086-ISTO, lotti 1, 2 e 3*   

Nel 2003 la Commissione ha pubblicato un bando di gara per "ISTO Tools" ("Indexing and Searching Tools"). Con lettera del 16 marzo 2004, la Commissione ha informato il denunciante che le sue offerte erano state respinte. Secondo la Commissione, le offerte per i lotti 1 e 3 non erano conformi al criterio relativo alla capacità tecnica e l'offerta per il lotto 2 non aveva superato la valutazione tecnica.

1.4 Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha formulato le seguenti affermazioni:
> (1) La decisione dell'OPOCE di non aggiudicare l'appalto di cui all'offerta n. 2034 al denunciante e al suo partner non era stata conforme alle norme applicabili in materia.
>
> (2) La decisione dell'OPOCE di annullare l'offerta n. 6019, lotto 1, non era stata conforme alle norme applicabili in materia.
>
> (3) La proroga dell'appalto aggiudicato nell'ambito dell'offerta n. 1695 non aveva alcuna base giuridica e sarebbe stata possibile solo se il denunciante avesse continuato a partecipare all'appalto.
>
> (4) La Commissione aveva erroneamente respinto le offerte presentate nell'ambito dell'offerta ADMIN/D17/PO/2003/086-ISTO, lotti 1, 2 e 3.
>
> (5) L'OPOCE aveva sistematicamente cercato di impedire che i prodotti del denunciante fossero selezionati per i compiti oggetto di gara.

Il denunciante ha sostenuto che gli errori commessi dovrebbero essere corretti, che dovrebbe essere concesso un risarcimento per la perdita di reddito e che il funzionario responsabile degli atti pertinenti dovrebbe essere rimproverato.

1.5 Dopo aver esaminato la denuncia, il Mediatore ha informato l'OPOCE della denuncia e l'ha invitata a presentare un parere sulle accuse nn. 1, 2, 3 e 5 e sulle affermazioni del denunciante. Per quanto riguarda la quarta allegazione, il Mediatore ha osservato che, ai sensi dell'articolo 2, paragrafo 4, dello statuto del Mediatore europeo, egli poteva trattare una denuncia solo dopo che fossero stati presentati gli opportuni approcci preliminari all'amministrazione. Per quanto riguarda la questione sollevata dalla quarta censura, non è emerso alcun approccio preventivo di questo tipo nei confronti della Commissione. Il Mediatore ha pertanto informato il denunciante (e l'OPOCE) che tale affermazione era pertanto irricevibile e che non sarebbe stata oggetto della presente indagine.

1.6 Dopo aver ricevuto il parere dell'OPOCE sulla denuncia, il Mediatore ha rivolto all'OPOCE due richieste di ulteriori informazioni. Nelle sue osservazioni (presentate il 30 settembre 2005) sulla risposta dell'OPOCE alla seconda di tali richieste, il denunciante ha sostenuto che il bando di gara ADMIN/D17/PO/2003/086-ISTO, lotti 1, 2 e 3, organizzato dalla Commissione, era di notevole rilevanza per il caso in esame. Il Mediatore ritiene che, per poter tenere conto, nella presente indagine, delle argomentazioni presentate dal denunciante in tale contesto, l'OPOCE dovrebbe avere la possibilità di formulare osservazioni al riguardo. Tuttavia, il denunciante ha sottolineato, nelle stesse osservazioni, di aver fatto attenzione a non presentare alcun nuovo materiale che richiedesse ulteriori indagini da parte del Mediatore. Il denunciante ha aggiunto che, se il Mediatore dovesse ritenere che tali osservazioni contengano comunque materiale nuovo, dovrebbe informarlo immediatamente in modo da consentirgli di ritirare tale materiale. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che sia nel migliore interesse di entrambe le parti che le argomentazioni relative al bando di gara ADMIN/D17/PO/2003/086-ISTO, lotti 1, 2 e 3 non debbano essere esaminate nel contesto della presente indagine.

1.7 Nelle sue osservazioni sul parere dell'OPOCE, il denunciante ha sottolineato che, per quanto riguarda l'annullamento dell'offerta n. 6019, lotto 1, era sorprendente che il comitato di valutazione avesse assegnato al suo consorzio (del denunciante) solo 53,7 punti e quindi meno del minimo di 80 punti richiesto. Il denunciante ha sottolineato che al momento della gara d'appalto il suo software era stato utilizzato per quattro anni per la relativa pubblicazione, mentre il software che SZ aveva proposto non era mai stato utilizzato o testato su un progetto di tale complessità ed era rimasto principalmente ancora da sviluppare. Ha anche ipotizzato che la sua offerta finanziaria fosse stata sicuramente la più bassa. Tuttavia, dato che il denunciante non ha formulato alcuna accusa o affermazione concreta in questo contesto, il Mediatore ritiene che non vi siano motivi per un'indagine sui risultati della valutazione delle offerte presentate in risposta all'offerta n. 6019, lotto 1. Il Mediatore ritiene opportuno ricordare che il presente bando di gara è stato in ogni caso annullato dall'OPOCE.

1.8 Nelle sue osservazioni sulla risposta dell'OPOCE alla seconda richiesta di ulteriori informazioni del Mediatore, il denunciante ha sottolineato che il nuovo bando di gara n. 6019-1 (che sostituisce quello annullato) aveva portato all'aggiudicazione dell'appalto a SZ. Il denunciante ha ritenuto che SZ avesse fornito informazioni errate alla Commissione nel dicembre 2003 per quanto riguarda le tasse richieste dal denunciante. Secondo il denunciante, occorreva quindi chiedersi perché il 16 giugno 2005 la Commissione avesse firmato un nuovo importante contratto con una società che le aveva fornito informazioni false. Dato che il denunciante non ha formulato alcuna accusa o affermazione concreta in questo contesto e dato che non sembrano essere stati adottati approcci precedenti in merito a tale questione, il Mediatore ritiene che non sia necessario che egli valuti se sia giustificata un'indagine sull'aggiudicazione di questo nuovo contratto. Il Mediatore osserva che, secondo il denunciante, nel frattempo un terzo ha presentato una denuncia contro il procedimento che ha portato alla presente decisione di aggiudicazione. Può essere opportuno sottolineare che tale denuncia non è stata presentata al Mediatore.

1.9 Al fine di evitare possibili dubbi, può inoltre essere opportuno ricordare che il Mediatore può trattare solo le denunce contro le istituzioni e gli organi comunitari. La presente indagine si concentra quindi esclusivamente su possibili casi di cattiva amministrazione commessi dall'OPOCE e non da altri organismi o società come SZ. Il Mediatore osserva, tuttavia, che il denunciante sembra aver avviato un procedimento giudiziario nei confronti di quest'ultima società.

1.10 Nella sua denuncia e nelle sue osservazioni sul parere dell'OPOCE, il denunciante ha sostenuto che i suoi moduli software erano ancora utilizzati, senza il suo permesso, in molte sezioni delle applicazioni fornite da SZ e dal suo nuovo partner nell'ambito del contratto esteso n. 1695. Nella sua risposta alla prima richiesta di ulteriori informazioni del Mediatore, l'OPOCE ha sottolineato di non essere né a conoscenza né interessata da questo aspetto del caso. In una nota del 17 dicembre 2004, presentata dall'OPOCE unitamente alla sua risposta alla prima richiesta di ulteriori informazioni, il sig. L. ha sottolineato che dal 1° maggio 2004 non era in uso alcun componente software che richiedesse il pagamento di royalties al denunciante. Il Mediatore ritiene che qualsiasi uso illegale del software del denunciante dovrebbe essere oggetto di una risposta da parte di SZ o del suo nuovo partner. Sembra che il denunciante abbia già avviato un'azione legale nei confronti di SZ. La presente inchiesta non tratterà pertanto questo aspetto del caso.

1.11 Prima di esaminare il merito del caso, il Mediatore ritiene opportuno sottolineare che nel caso di specie sono stati compiuti tutti gli sforzi per ottenere il parere dell'organo comunitario interessato su tutte le accuse e le richieste avanzate nei suoi confronti. Dopo aver trasmesso la denuncia all'OPOCE e dopo aver ricevuto il parere di quest'ultimo al riguardo, sono state inviate cinque lettere di ulteriori indagini all'OPOCE. Tali lettere (1) riguardavano questioni di riservatezza per quanto riguarda i documenti presentati dall'OPOCE; (2) conteneva domande precise che chiedevano ulteriori informazioni; e 3) ha incluso ulteriore materiale e corrispondenza ottenuti dal denunciante nel corso dell'indagine, su cui l'OPOCE è stato invitato a presentare osservazioni. Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che l'OPOCE abbia avuto tutte le opportunità di difendersi dalle accuse e dalle affermazioni formulate dal denunciante.

1.12 Il Mediatore desidera inoltre sottolineare che l'OPOCE ha collaborato bene nel caso in esame, in particolare rispondendo rapidamente alle lettere del Mediatore e fornendo accesso a numerosi documenti interni che hanno notevolmente aiutato il Mediatore nell'esame della denuncia. Nelle sue osservazioni sulla risposta dell'OPOCE alla prima richiesta di ulteriori informazioni, il denunciante ha sostenuto che l'OPOCE aveva cercato di coprire ciò che era accaduto e aveva disinformato il Mediatore. Il Mediatore ritiene che, sebbene sia stato necessario, in diverse occasioni, chiedere all'OPOCE ulteriori e migliori dettagli durante la presente indagine, non vi è nulla che suggerisca che l'OPOCE abbia cercato di coprire ciò che era accaduto o addirittura di disinformare il Mediatore. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che non siano necessarie ulteriori indagini su questo aspetto del caso.
**2 Per quanto riguarda la decisione dell'OPOCE di non aggiudicare l'appalto di cui alla gara d'appalto n. 2034 al denunciante e al suo consorzio**   

2.1 L'appalto di cui alla gara d'appalto n. 2034 è stato aggiudicato all'AIS il 6 novembre 2001. Il 20 giugno 2003 il denunciante ha scritto all'OPOCE per chiedere risposte ad alcune domande relative a tale aggiudicazione. Tra l'altro, il denunciante ha sostenuto che, un anno e mezzo dopo l'aggiudicazione, l'aggiudicatario non aveva ancora fornito un prodotto conforme al capitolato d'oneri. Il denunciante ha allegato un elenco contenente i requisiti che, a suo avviso, non erano stati soddisfatti. Nella sua risposta del 14 agosto 2003, l'OPOCE ha confermato che l'offerta selezionata era stata quella economicamente più vantaggiosa sulla base dei criteri di aggiudicazione, che il CD-ROM in questione era disponibile dal luglio 2002 e che il ritardo era dovuto all'OPOCE. Per quanto riguarda le questioni tecniche, l'OPOCE ha fatto riferimento al fatto che il bando di gara aveva indicato che "le specifiche potranno cambiare durante il periodo di validità del contratto in base alle tendenze del mercato".

2.2 Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha sostenuto che la decisione dell'OPOCE di non aggiudicare l'appalto nell'ambito dell'offerta n. 2034 ad esso e al suo partner non era stata conforme alle norme applicabili in materia.

2.3 Nel suo parere, l'OPOCE ha sostenuto che il contratto n. 2034 era stato firmato con l'AIS a seguito di un bando di gara conforme alle direttive dell'UE in materia di appalti pubblici. Essa ha sottolineato che il bando di gara 2034 era stato presentato al comitato consultivo per gli appalti e i contratti (CCPA), che aveva espresso un parere positivo in merito il 19 settembre 2001.

2.4 Nelle sue osservazioni sul parere dell'OPOCE, il denunciante ha ritenuto che il comitato di valutazione avesse commesso consapevolmente o inconsapevolmente gravi errori. Secondo il denunciante, il prodotto in questione era stato presentato agli utilizzatori otto mesi più tardi del previsto e presentava funzionalità e prestazioni inferiori. Il denunciante ha fatto nuovamente riferimento alle informazioni contenute nell'elenco inviato all'OPOCE il 20 giugno 2003.

2.5 In una prima richiesta di ulteriori informazioni, inviata il 29 settembre 2004, il Mediatore ha chiesto all'OPOCE di affrontare alcune questioni relative all'aggiudicazione del relativo appalto. L'OPOCE ha risposto a tale richiesta e ha presentato una nota il 15 novembre 2004. Con lettera del 23 novembre 2004, il Mediatore ha chiesto all'OPOCE di fornire informazioni più specifiche su una serie di questioni da lui descritte nella sua lettera. L'OPOCE ha risposto a tale richiesta il 17 dicembre 2004. Entrambe le risposte sono state trasmesse al denunciante che ha presentato osservazioni. La sostanza delle risposte dell'OPOCE e delle osservazioni del denunciante sarà esaminata in un secondo momento nel contesto dell'esame delle questioni pertinenti. Appare tuttavia opportuno ricordare a questo punto che, nella lettera dell'OPOCE del 17 dicembre 2004, essa ha sottolineato di aver chiesto al proprio revisore interno di esaminare il fascicolo relativo al relativo bando di gara.

2.6 Occorre preliminarmente rilevare che le offerte presentate in risposta al relativo bando di gara sono state esaminate dal Comitato di valutazione istituito a tal fine dall'OPOCE. Il Mediatore ritiene pertanto di non poter e di non dover sostituire la propria valutazione a quella del comitato di valutazione. Secondo il Mediatore, il suo esame deve quindi limitarsi a verificare se la decisione relativa all'aggiudicazione dell'appalto sia stata presa in conformità delle norme. Poiché tale decisione si basava sui risultati della valutazione delle offerte da parte del comitato di valutazione, l'esame del Mediatore deve pertanto concentrarsi su tale valutazione.

Il Mediatore ritiene che da tale approccio derivino altre due conclusioni.

In primo luogo, nella sua denuncia e nelle sue osservazioni, il denunciante ha presentato varie osservazioni per dimostrare che i servizi forniti dall'AIS nell'ambito del contratto in questione erano stati ritardati o non avevano la qualità richiesta. Tuttavia, è evidente che il comitato di valutazione ha dovuto formulare il proprio parere sulla base delle informazioni fornite nelle offerte presentate all'OPOCE e che non è stato in grado di tenere conto degli sviluppi futuri. Le argomentazioni del denunciante in merito ai ritardi e ai possibili difetti dei servizi forniti dall'AIS sarebbero pertanto (se accertate) pertinenti ai presenti fini solo se portassero alla conclusione che il comitato di valutazione ha commesso un errore nell'esaminare l'offerta presentata dall'AIS. Alla luce delle seguenti osservazioni sui risultati dei lavori del comitato di valutazione, il Mediatore ritiene che non sia necessario intraprendere questo difficile e, in una certa misura, speculativo esame nel caso di specie.

In secondo luogo, dato che si deve presumere che i membri del comitato di valutazione (in assenza di prove contrarie) possiedano competenze specifiche per quanto riguarda la valutazione delle offerte pertinenti, il Mediatore ritiene che il suo esame dovrebbe limitarsi a verificare se il comitato di valutazione abbia commesso errori evidenti o gravi.

2.7 Il Mediatore ritiene che tali errori evidenti e gravi siano stati effettivamente commessi nel caso di specie.

2.8 Unitamente al suo parere, l'OPOCE ha presentato copia di una relazione relativa al bando di gara in questione che i suoi servizi avevano redatto il 21 agosto 2002, al fine di sottoporla all'ACCP. La presente relazione comprende vari altri documenti, tra cui la relazione del comitato di valutazione del 3 agosto 2001. Secondo quest'ultima relazione, i valutatori hanno attribuito al consorzio del denunciante un totale di 35 punti (calcolati come somma di 11, 10, 13 e 3 punti per i quattro criteri in questione) (su un totale di 60 punti), mentre l'AIS ha ottenuto 44,5 punti. I punti assegnati a ciascun offerente per criterio e il numero totale di punti sono entrambi menzionati nel testo e riportati in una tabella. Per quanto riguarda il criterio C1 (per quanto riguarda la qualità delle soluzioni tecniche proposte), il comitato di valutazione ha assegnato 16 punti (su 20) all'AIS (rispetto agli 11 punti per la SZ) e ha osservato in tale contesto che la soluzione proposta dall'AIS "corrispondente entièrement aux spécifications indiquées au cahier des charges" ("corrisponde interamente ai requisiti stabiliti nelle specifiche tecniche"). Il comitato di valutazione ha concluso che l'AIS aveva anche il miglior rapporto qualità/prezzo (10,11 rispetto a 9,32 per il consorzio del denunciante).

2.9 Il Mediatore osserva che è chiaro che i punti assegnati a SZ sono stati riassunti in modo errato. La somma di 11, 10, 13 e 3 è 37, non 35. Il primo riferimento a questo errore in un documento emanato dall'OPOCE sembra essere la nota del suo revisore interno del 16 dicembre 2004. Dato che l'errore è ovvio e avrebbe potuto essere scoperto semplicemente incrociando le cifre, è difficile capire perché non sia stato scoperto prima. Ciò è tanto più sorprendente in considerazione del fatto che il denunciante aveva già scritto all'OPOCE in merito alla decisione di aggiudicazione nel giugno 2003. Se i risultati della valutazione fossero stati verificati all'epoca, l'errore pertinente avrebbe quindi potuto già essere scoperto in quel momento.

2.10 Il Mediatore osserva che l'errore summenzionato non incide immediatamente sul risultato raggiunto dal comitato di valutazione, dato che il corretto rapporto qualità/prezzo per SZ ammonta a soli 9,85, che è ancora inferiore al rapporto di 10,11 calcolato per AIS. Va tuttavia osservato che la proposta del comitato di valutazione si basava sui rapporti qualità/prezzo ottenuti dai vari offerenti. Ci si sarebbe quindi potuti aspettare che fosse stata prestata particolare attenzione affinché il calcolo di questa importante cifra non fosse irto di errori. Il fatto che il comitato di valutazione abbia manifestamente omesso di applicare la diligenza richiesta per quanto riguarda tale cifra non ha (come menzionato sopra) alcun effetto immediato sul risultato della valutazione. Tuttavia, se sono stati commessi errori in relazione a una cifra così importante, non si può escludere che siano stati commessi errori anche per quanto riguarda la determinazione dei punti assegnati per quanto riguarda i singoli criteri. Va osservato che SZ avrebbe raggiunto il miglior rapporto qualità/prezzo se gli fosse stato assegnato un punto in più dal comitato di valutazione. Lo stesso risultato sarebbe stato ottenuto se l'AIS avesse ricevuto almeno 1,5 punti in meno.

2.11 Occorre quindi verificare se vi siano stati errori evidenti o gravi per quanto riguarda i punti attribuiti per criterio.

2.12 Nel suo elenco presentato all'OPOCE nel giugno 2003, il denunciante ha presentato una serie di argomentazioni per stabilire che l'offerta dell'AIS non soddisfaceva tutte le specifiche. L'OPOCE ha formulato osservazioni in merito a tali argomentazioni nella lettera e nella nota del 15 novembre 2004 e nella lettera del 17 dicembre 2004. Nelle sue osservazioni del 29 marzo 2005 su tali risposte, il denunciante ha formulato ulteriori osservazioni dettagliate su questo aspetto della denuncia. Una copia di tali osservazioni è stata trasmessa all'OPOCE quando il Mediatore gli ha rivolto una seconda richiesta di ulteriori informazioni (su altre questioni). Nella sua risposta a tale richiesta, l'OPOCE non ha tuttavia formulato ulteriori osservazioni dettagliate in merito alla questione da esaminare nel caso di specie.

2.13 Il Mediatore ritiene di non essere in grado di trattare tutte le argomentazioni presentate dal denunciante e le controargomentazioni presentate dall'OPOCE, dato che ciò richiederebbe sia una competenza tecnica dettagliata che un esame approfondito delle offerte in questione.

2.14 Tuttavia, il Mediatore rileva quanto segue:
> \* Il denunciante ha sottolineato che le "Specifiche" fornivano (al punto 3.2.8) che la risposta a una semplice ricerca su un unico criterio doveva essere fornita entro due secondi. Secondo il denunciante, tuttavia, il prodotto dell'AIS ha richiesto 40 secondi (prima ricerca) e sette secondi (ulteriori ricerche). Nella sua nota del 15 novembre 2004 (presentata unitamente alla risposta della stessa data), l'OPOCE ha ritenuto che la rapidità delle risposte dipendesse sempre dalla potenza dell'hardware utilizzato e dalle dimensioni dei dati in questione. Secondo il Mediatore, questa affermazione è certamente corretta. Tuttavia, non può modificare il fatto che le richieste specifiche relative a tale questione siano state formulate nelle "Specifiche". Nella sua lettera del 17 dicembre 2004, l'OPOCE ha sostenuto che un confronto diretto sulla base della capacità delle macchine indicata dal denunciante non era più possibile, dato che tali macchine erano ormai obsolete. Secondo l'OPOCE, i test eseguiti sulle apparecchiature più vecchie disponibili avevano tuttavia dimostrato che, per la prima ricerca, i risultati venivano visualizzati dopo 5-15 secondi. L'OPOCE ha sottolineato che era ragionevole presumere, con il senno di poi, che il limite di due secondi fissato nelle specifiche tecniche non fosse stato realistico.
>
> Il Mediatore osserva che il denunciante ha sostenuto che il proprio prodotto consentiva di fornire risposte a ricerche semplici e con un unico criterio entro due secondi, come richiesto dalle "Specifiche". Tuttavia, anche supponendo che la posizione dell'OPOCE sia corretta, resta il fatto che il prodotto dell'AIS non sembra aver soddisfatto il criterio pertinente enunciato nelle \<\<Specifiche\>\>.
>
> Il Mediatore osserva che l'OPOCE ha inizialmente sostenuto che il bando di gara aveva indicato che "le specifiche potranno cambiare durante il periodo di validità del contratto in base alle tendenze del mercato". Tuttavia, nella sua lettera del 15 novembre 2004, l'OPOCE ha ammesso che, se le richieste relative al prodotto da fornire ai sensi del capitolato d'oneri fossero state ridotte, non vi sarebbe stata alcuna base giuridica per farlo.
>
> \* Il denunciante ha sottolineato che le "Specifiche" richiedevano (punto 3.2.6) che il prodotto dovesse fornire la funzione di sfogliare un elenco di frequenza dei termini specifico per campo (dizionario) e di copiare i termini da tale elenco al modulo di ricerca in ordine numerico crescente. Nella sua nota del 15 novembre 2004, l'OPOCE ha ammesso che tale funzione non era offerta dall'AIS.
>
> \* Il denunciante ha sottolineato che le "Specifiche" richiedevano (punto 3.1 "Généralités") che il prodotto dovesse avere la capacità di stampare tutti i documenti senza doverli aprire uno per uno. Nella sua nota del 15 novembre 2004, l'OPOCE ha sottolineato che erano state previste diverse soluzioni tecniche al riguardo, ma nessuna era stata soddisfacente. Secondo l'OPOCE, alla fine la funzione era stata annullata.
>
> \* Il denunciante ha sottolineato che le "Specifiche" richiedevano (punto 3.3.9) che il prodotto dovesse avere la capacità di visualizzare più documenti contemporaneamente. Nella sua nota del 15 novembre 2004, l'OPOCE ha ammesso che non era possibile farlo con il prodotto offerto dall'AIS.

2.15 Il Mediatore osserva, nella sua nota del 15 novembre 2004, che l'OPOCE ha sostenuto, in conclusione, che taluni requisiti avevano incontrato difficoltà che si erano rivelate praticamente insormontabili o si erano rivelate superflue. Tali requisiti erano stati pertanto soppressi. Secondo l'OPOCE, tuttavia, il fatto che taluni requisiti non fossero stati inclusi nel prodotto finale non significava che il software non ne consentisse il rispetto o che il contraente non fosse stato in grado di soddisfarli. L'OPOCE ha inoltre affermato che esisteva anche un certo margine di discrezionalità, sebbene limitato. Il Mediatore ritiene che tali argomentazioni non siano convincenti. Appare evidente che i requisiti cui fa riferimento l'OPOCE sono stati soppressi solo dopo l'aggiudicazione dell'appalto all'AIS. È opportuno ricordare la dichiarazione dell'OPOCE, nella sua lettera del 15 novembre 2004, secondo cui se le richieste del prodotto da fornire ai sensi del capitolato d'oneri fossero state ridotte, non vi sarebbe stata alcuna base giuridica per farlo.

In ogni caso, tuttavia, il Mediatore non è in grado di vedere come il comitato di valutazione potrebbe, date le circostanze di cui sopra, giungere alla conclusione che l'offerta di AIS "corrisponde interamente ai requisiti stabiliti nelle specifiche tecniche". Il Mediatore osserva inoltre che il denunciante ha asserito, nelle sue osservazioni sulla risposta dell'OPOCE alla prima richiesta di ulteriori informazioni, che l'offerta di SZ aveva offerto pieno sostegno a tutte le funzionalità richieste, ad eccezione di una riguardante "la stampa di documenti selezionati senza doverli aprire uno per uno", che - secondo la nota dell'OPOCE del 15 novembre 2004 - l'AIS aveva proposto ma non era in grado di attuare. L'OPOCE ha ricevuto una copia di tali osservazioni, ma si è astenuto dal contestare tale affermazione.

2.16 Alla luce di quanto precede, il Mediatore conclude che il comitato di valutazione ha effettivamente commesso errori evidenti e gravi nel valutare la qualità della soluzione tecnica proposta dall'AIS nel caso di specie.

2.17 Come già detto (cfr. punto 2.6), tuttavia, il Mediatore non è in grado di sostituire la propria valutazione a quella del comitato di valutazione. Il Mediatore ritiene tuttavia che la buona prassi amministrativa richieda che la decisione del comitato di valutazione sia riesaminata alla luce dei fatti summenzionati. Tuttavia, il Mediatore non può ovviamente prevedere il risultato di tale riesame che dovrebbe essere effettuato dallo stesso OPOCE. Non si può escludere del tutto che il riesame che deve essere effettuato dall'OPOCE porti alla conseguenza che gli errori commessi nella gara d'appalto non abbiano inciso sul risultato complessivo, vale a dire che l'offerta presentata dall'AIS sia stata quella economicamente più vantaggiosa. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che il denunciante non abbia ancora dimostrato la sua affermazione secondo cui la decisione dell'OPOCE di non aggiudicargli l'appalto nell'ambito dell'offerta n. 2034 e il suo partner non erano conformi alle norme applicabili in materia.

2.18 Occorre tuttavia rilevare che tale constatazione è motivata unicamente dal fatto che l'OPOCE si è finora astenuto dall'effettuare un controllo adeguato per quanto riguarda la sua decisione di aggiudicare l'appalto in questione. Il Mediatore osserva che l'OPOCE ha fornito risposte ad alcune domande relative a questo premio. Tuttavia, come correttamente osservato dal denunciante, l'OPOCE si è finora astenuto dal trattare il merito del caso in quanto tale. Il Mediatore osserva che l'OPOCE lo ha informato di aver chiesto al proprio revisore interno di esaminare il fascicolo relativo al bando di gara. Tuttavia, la nota redatta da questo funzionario il 16 dicembre 2004 mostra che tale esame non si estendeva alla valutazione in quanto tale (con la summenzionata eccezione della constatazione che si era verificato un errore nel calcolo dei punti totali per SZ, che avrebbero dovuto essere 37 anziché 35).

2.19 In tali circostanze, il Mediatore ritiene che sia opportuno ed equo individuare casi di cattiva amministrazione non per quanto riguarda l'asserzione del denunciante, ma per quanto riguarda la mancata revisione della questione da parte dell'OPOCE. Di seguito sarà pertanto presentato un progetto di raccomandazione per l'esecuzione di tale riesame.

2.20 Nella sua nota del 16 dicembre 2004, il revisore interno dell'OPOCE ha sottolineato che il contratto n. 2034 (che doveva terminare nel novembre 2006) sarebbe stato annullato a partire dal novembre 2005 perché, tra l'altro, il limite di bilancio sarebbe stato raggiunto entro tale data. In tali circostanze, il riesame che dovrà essere effettuato dall'OPOCE coinciderebbe in larga misura con l'esame dell'opportunità di versare un risarcimento al denunciante a causa dell'aggiudicazione dell'appalto n. 2034 (cfr. infra i punti 6.21 e seguenti).
**3 Per quanto riguarda l'annullamento della gara d'appalto n. 6019, lotto 1**   

3.1 Il denunciante ha sostenuto che la decisione dell'OPOCE di annullare il bando di gara n. 6019, lotto 1, non era stata conforme alle norme applicabili in quest'ultimo. Ha sostenuto che, oltre alla propria offerta e a quella presentata dal consorzio di SZ, era stata presentata solo un'altra offerta e che era generalmente noto subito dopo l'apertura delle offerte che questa terza offerta non poteva essere considerata seriamente, dato che l'offerente non aveva precedenti esperienze nel settore. Il denunciante ha inoltre sostenuto che la pubblicazione dell'articolo di giornale non avrebbe potuto avere alcun impatto sul processo di valutazione e che, se vi fosse stata una fuga di informazioni riservate, era molto probabile che provenisse dall'interno dell'OPOCE stesso.

3.2 Nel suo parere, l'OPOCE ha sottolineato che, il 15 ottobre 2003, il sig. M., amministratore delegato del denunciante, aveva informato telefonicamente l'OPOCE che un membro del consorzio del denunciante aveva rilasciato un'intervista a un giornale francese, in cui menzionava la sua partecipazione al presente bando di gara. Secondo l'OPOCE, il signor M. si era scusato per questo comportamento e aveva assicurato all'OPOCE che la sua azienda non aveva nulla a che fare con questa intervista.

L'articolo in questione citava l'amministratore delegato di DOCData France (un membro del consorzio del denunciante) che affermava che, delle 52 società che avevano inizialmente mostrato interesse per il bando di gara, ne erano rimaste solo due: "Deux ont été sélectionnés \[due sono stati selezionati\], un consortium germano-luxembourgeois et \[consorzio del denunciante\]."

Avendo preso atto del contenuto di questo articolo, il direttore generale dell'OPOCE aveva deciso in quello stesso giorno di annullare l'offerta sulla base del fatto che erano state pubblicate informazioni riservate note solo ai membri del comitato di valutazione. L'OPOCE ha aggiunto di aver chiesto spiegazioni alla DOCData France il 16 ottobre 2003. Secondo l'OPOCE, la risposta inviata il 17 ottobre 2003 non è stata ritenuta soddisfacente. Il 21 ottobre 2003 il direttore generale dell'OPOCE aveva dato istruzioni di avviare un'indagine amministrativa. Il 3 dicembre 2003 il direttore generale aveva informato i membri delle commissioni interessate della chiusura dell'indagine amministrativa. L'OPOCE ha sostenuto che la sua decisione di annullare il bando di gara in questione era stata corretta.

3.3 Nelle sue osservazioni su tale parere, il denunciante ha affermato che non vi erano motivi per annullare l'offerta.

3.4 Nella sua risposta del 15 novembre 2004 alla richiesta di ulteriori informazioni del Mediatore, l'OPOCE ha dichiarato di non essere d'accordo con l'opinione del denunciante secondo cui il numero di offerte selezionate era "generalmente noto all'epoca". Secondo l'OPOCE, le uniche informazioni che erano state messe a disposizione del pubblico (in occasione dell'apertura pubblica delle offerte) erano state il numero di offerte presentate. L'OPOCE ha aggiunto che la decisione di annullare la procedura di aggiudicazione era stata adottata sulla base dell'articolo 101 del regolamento n. 1605/2002. Secondo l'interpretazione di una norma analoga da parte della Corte di giustizia dell'Unione europea, tale decisione non era limitata a casi eccezionali.

3.5 Nelle sue osservazioni su tale risposta, il denunciante ha sottolineato che non solo il numero di offerte, ma anche i nomi degli offerenti erano stati resi pubblici. Secondo il denunciante, dal sito web del terzo offerente si poteva facilmente stabilire che lavorare per l'OPOCE e l'UE non era stata una delle sue attività principali. Il denunciante ha aggiunto che ciò, unito alla complessità dei prodotti e dei servizi da fornire e all'importante elemento della produzione di CD-ROM, aveva fatto sì che, agli occhi di tutti gli interessati, non si trattasse di un offerente serio. L'articolo 101 del regolamento (CE) n. 1605/2002 consentiva all'amministrazione aggiudicatrice di abbandonare l'appalto o di annullare la procedura di aggiudicazione. Tuttavia, tale disposizione obbligava l'amministrazione aggiudicatrice a motivare tale decisione nei confronti degli offerenti. Secondo il denunciante, l'OPOCE non aveva provveduto in tal senso.

3.6 Il Mediatore osserva che è pacifico che era a conoscenza del pubblico che vi erano solo tre offerenti. Dato che le offerte erano state aperte pubblicamente, il Mediatore presume che l'identità di tali offerenti non fosse segreta. Dai documenti presentati dall'OPOCE emerge inoltre che, nella fase di selezione, la struttura del terzo consorzio era stata ritenuta insufficiente a garantire la corretta esecuzione di tutti i compiti pertinenti e che solo le altre due offerte erano state quindi ammesse alla fase di aggiudicazione. Alla luce di tale decisione e delle argomentazioni presentate dal denunciante, il Mediatore ritiene che non sia stato escluso che un esperto ben informato potesse concludere che solo il consorzio di SZ e il consorzio del denunciante erano seri contendenti per l'aggiudicazione dell'appalto.

3.7 Va osservato, tuttavia, che la dichiarazione pubblicata nell'articolo in questione non si limitava a valutare le possibili prospettive degli offerenti, ma osservava che due offerte erano state "selezionate". Il Mediatore ritiene che il direttore generale dell'OPOCE abbia avuto ragione nel ritenere che si trattasse di informazioni riservate note solo ai membri del comitato di valutazione. Il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee[(5)](#(5)){#Footnote5} ("regolamento 1605/2002") prevede espressamente la possibilità di annullare una procedura di aggiudicazione, purché la decisione sia motivata e portata a conoscenza degli offerenti. Il Mediatore ritiene che la decisione del direttore generale dell'OPOCE di annullare l'offerta sulla base del fatto che sono state pubblicate informazioni riservate note solo ai membri del comitato di valutazione soddisfi la prima di queste condizioni. La possibilità che le informazioni riservate siano state divulgate da un membro del comitato di valutazione non sembra essere rilevante nelle circostanze attuali. Il Mediatore ritiene che la pubblicazione di informazioni riservate relative a un'offerta sia di *per sé* una questione grave che autorizza l'istituzione interessata ad annullare la procedura di gara. Per quanto riguarda la seconda condizione, il denunciante non sembra sostenere che la decisione non sia stata portata alla sua attenzione. Va notato che, secondo il resoconto degli eventi fornito dall'OPOCE, che non è stato contestato dal denunciante, è stato il denunciante stesso a portare l'articolo pubblicato sul giornale francese all'attenzione dell'OPOCE.

3.8 In tali circostanze, il Mediatore ritiene che la decisione di annullare la procedura di gara appaia legittima. Non si può quindi ravvisare alcuna cattiva amministrazione per quanto riguarda la seconda censura.
**4 Per quanto riguarda la proroga del contratto n. 1695**   

4.1 Il denunciante ha sostenuto che la proroga dell'appalto aggiudicato nell'ambito dell'offerta n. 1695 non aveva alcuna base giuridica e sarebbe stata possibile solo se (il denunciante) avesse continuato a partecipare all'appalto. In una lettera indirizzata all'OPOCE il 26 febbraio 2004, l'avvocato del denunciante aveva espresso il parere che la proroga di detto contratto non avesse alcuna base giuridica, dato che l'articolo 126, paragrafo 1, lettera c), del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 della Commissione, del 23 dicembre 2002, recante modalità d'esecuzione del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee[(6)](#(6)){#Footnote6} ("regolamento 2342/2002"), prevedeva che si potesse ricorrere a una procedura negoziata qualora vi fossero "motivi di estrema urgenza dovuti a eventi imprevedibili non imputabili alle amministrazioni aggiudicatrici" e che, a norma dell'articolo 126, paragrafo 1, lettera f), del regolamento 2342/2002, solo lo stesso prodotto o servizio potesse essere offerto in caso di proroga. L'avvocato aveva sostenuto che la proroga del contratto avrebbe richiesto la continua partecipazione del denunciante, dato che nessun'altra parte sarebbe stata in grado di consegnare lo stesso prodotto, vale a dire un prodotto con la tecnologia di ricerca fornita dal denunciante.

Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha ribadito il suo parere secondo cui la proroga del contratto non era stata conforme alle norme pertinenti e, in ogni caso, non era stata possibile senza la sua partecipazione. Il denunciante ha aggiunto che il prodotto fornito da SZ non potrebbe mai essere lo "stesso" che aveva fornito in precedenza, utilizzando il software del denunciante, poiché il software di recupero del denunciante utilizzato a tal fine era stato particolarmente sviluppato e ottimizzato per i CD-ROM.

4.2 Nel suo parere, l'OPOCE ha sottolineato che, dopo l'annullamento del bando di gara n. 6019, lotto 1, e al fine di garantire la continuità del servizio, il contratto n. 1695 era stato prorogato per un periodo di 18 mesi.

L'OPOCE non ha affrontato direttamente le argomentazioni del denunciante. Essa ha tuttavia presentato una nota al fascicolo (datata 1o giugno 2004) contenente un resoconto degli eventi verificatisi.

Tale nota conteneva le seguenti informazioni:

Dopo l'annullamento dell'offerta, due opzioni si erano presentate all'OPOCE, vale a dire 1) una procedura negoziata con il consorzio che aveva dimostrato la sua qualità tecnica o 2) una procedura negoziata al fine di prorogare il contratto n. 1695.

Il 7 novembre 2003, il sig. B., capo dell'unità Servizi agli autori dell'OPOCE, aveva chiesto al sig. L., capo dell'unità Multimedia dell'OPOCE, in merito all'eventuale proroga di otto mesi del contratto n. 1695, le specifiche tecniche relative agli adeguamenti strettamente necessari e derivanti esclusivamente dal prossimo allargamento dell'UE. Il 19 novembre 2003, il sig. L. aveva informato il sig. B. che sarebbe stato più realistico prevedere una proroga di dodici mesi.

L'OPOCE aveva successivamente informato SZ della sua intenzione di prorogare il contratto n. 1695.

Il 3 dicembre 2003 SZ aveva informato l'OPOCE di aver proposto una nuova soluzione tecnica (con una modifica del software utilizzato) per la proroga del contratto. Secondo SZ, ciò consentirebbe il miglioramento delle prestazioni necessario per far fronte a 20 lingue e ad un prezzo inferiore a quello richiesto per aggiornare il software esistente.

Il 4 dicembre 2003 l'OPOCE aveva ricevuto copia di una lettera indirizzata dal denunciante a Euroscript (partner di SZ) in merito ai negoziati in corso tra queste due società.

Con lettera firmata dal sig. L. il 5 dicembre 2003, l'OPOCE aveva informato SZ di accettare, in linea di principio, la sua proposta.

La proposta di modifica del software era stata discussa in seno all'OPOCE in quanto l'unità del sig. B. nutriva dubbi sulla possibilità di tale modifica da un punto di vista contrattuale.

Dopo aver consultato il direttore generale dell'OPOCE, l'8 dicembre 2003 era stato deciso di avviare una nuova procedura negoziata e di firmare un nuovo contratto con SZ. Tale contratto doveva riutilizzare le clausole previste dal contratto n. 1695 e integrarle con gli adeguamenti necessari per 20 lingue e le funzioni previste per il 2004. Una nota in tal senso era stata inviata dal sig. L. al sig. B. A questa nuova procedura era stato dato il riferimento 6029.

Il 16 dicembre 2003 l'OPOCE aveva trasmesso un progetto di contratto che avrebbe concesso a SZ una durata di 24 mesi. L'offerta presentata da quest'ultimo era stata ricevuta il 18 dicembre 2003, con un complemento che era arrivato il giorno dopo.

Il 22 e 23 dicembre 2003, il sig. L. aveva redatto due note al fascicolo per quanto riguarda la qualità dell'offerta della SZ e la giustificazione tecnica del ricorso alla procedura negoziata.

L'unità del sig. B. aveva successivamente ritenuto che non esistesse alcuna base giuridica per la procedura negoziata n. 6029.

In occasione di una riunione verso la fine del 2003, era stato deciso che l'unica via da seguire era prorogare il contratto n. 1695 e non concluderne uno nuovo, limitando al minimo indispensabile qualsiasi modifica tecnica.

Un'offerta in tal senso era stata presentata a SZ il 9 gennaio 2004. SZ aveva inviato la sua risposta il 13 gennaio 2004. Ulteriori spiegazioni richieste dall'OPOCE erano pervenute il 19 gennaio 2004. Dato che la risposta non era ancora stata ritenuta soddisfacente, SZ era stata invitata a una riunione per discutere i punti ancora da risolvere. La riunione si è svolta il 22 gennaio 2004. Una conferma del fatto che i prezzi non sarebbero stati modificati per tutta la durata della proroga, richiesta dall'OPOCE, è pervenuta il 26 gennaio 2004.

La relazione alla Commissione sugli appalti e i contratti ("CAM") era stata redatta il 30 gennaio 2004. In base a tale relazione, il 18 novembre 2003 è stata pubblicata nella Gazzetta ufficiale una notifica preventiva di un nuovo bando di gara. Tuttavia, dato il tempo necessario per una nuova procedura, il nuovo servizio risultante potrebbe entrare in funzione solo a partire dall'ottobre 2005. È stato pertanto necessario prorogare di 18 mesi il contratto n. 1695 sulla base dell'articolo 126, paragrafo 1, lettera c), del regolamento (CE) n. 2342/2002. Dopo la riunione dell'11 febbraio 2004, il CAM aveva posto all'OPOCE alcuni quesiti in merito, ai quali era stata data risposta il 16 febbraio 2004.

Nella riunione del 19 febbraio 2004, il CAM aveva ritenuto necessario firmare il contratto in considerazione della necessità di garantire la produzione del supplemento alla Gazzetta ufficiale. Il CAM aveva tuttavia rilevato (1) che il contratto n. 1695 era stato utilizzato per mettere in atto la soluzione tecnica proposta nell'ambito del bando di gara n. 6019; (2) che la decisione di modificare la piattaforma e di accettare i costi risultanti è stata presa senza consultare il CAM; e 3) che una modifica della soluzione tecnica tanto importante quanto quella attuale ha comportato una modifica dell'oggetto del servizio.

4.3 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha sottolineato che Euroscript le aveva chiesto, il 21 novembre 2003, di comunicarle le sue condizioni nel caso in cui l'OPOCE decidesse di prorogare il contratto n. 1695. Nella risposta inviata lo stesso giorno, il denunciante aveva indicato un importo di 75 000 EUR. Secondo il denunciante, Euroscript aveva telefonato il 3 dicembre 2003 per dire che l'OPOCE era in attesa della risposta del denunciante in merito ai costi di sviluppo di nuove funzionalità nella domanda prima di dare a SZ l'ordine di proroga del contratto. Nella sua risposta del 4 dicembre 2003, il denunciante aveva espresso la sua sorpresa per questa richiesta e aveva fatto riferimento alla sua lettera del 21 novembre 2003. Una copia di questo messaggio era stata inviata all'OPOCE. Il 5 dicembre 2003 Euroscript aveva chiesto una stima dei costi per l'aggiunta (1) delle nove nuove lingue e (2) di elementi aggiuntivi all'applicazione "come descritto nel bando di gara n. 6019". Nella sua risposta dell'8 dicembre 2003, il denunciante aveva sottolineato che il punto 2 era nuovo e che finora si era discusso solo di una proroga del contratto n. 1695. Qualsiasi preventivo relativo al punto (2) richiederebbe ulteriori informazioni da parte dell'OPOCE su quanto necessario. Il denunciante ha sostenuto che, alla luce di tali scambi, l'OPOCE non avrebbe potuto dubitare che il denunciante fosse pronto a continuare a fornire i servizi che erano stati forniti ai sensi del contratto n. 1695 a un costo accettabile.

Il denunciante ha inoltre sottolineato che l'articolo 123, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 2342/2002 prevedeva che il numero di candidati nelle procedure negoziate non poteva essere inferiore a tre e doveva, in ogni caso, essere sufficiente a garantire una concorrenza effettiva. Essa ha inoltre sostenuto che l'articolo 126 stabiliva i casi in cui era possibile ricorrere alla procedura negoziata senza previa pubblicazione di un bando di gara. Secondo il denunciante, nessuna delle condizioni di questi casi era soddisfatta nel caso di specie. Il denunciante ha inoltre sostenuto che le domande fornite da SZ e dal suo nuovo partner erano inferiori a quelle precedentemente fornite utilizzando il software del denunciante.

4.4 Il 29 settembre 2004 il Mediatore ha chiesto all'OPOCE ulteriori informazioni sulle questioni in questione. Il Mediatore ha chiesto in particolare all'OPOCE di rispondere alle argomentazioni del denunciante sulla base degli articoli 123 e 126 del regolamento (CE) n. 2342/2002. Il Mediatore ha inoltre osservato che il denunciante aveva sostenuto che sarebbe stato relativamente facile ed economico aggiungere le nove nuove lingue e alcune ulteriori aggiunte al software che aveva sviluppato e che era stato utilizzato fino al 1o maggio 2004. Egli ha quindi chiesto all'OPOCE di spiegare perché avesse comunque deciso di accettare la proposta che SZ sembrava aver fatto nella sua lettera del 3 dicembre 2003 di utilizzare un nuovo software e quindi effettivamente la soluzione tecnica che era stata proposta nell'ambito della gara d'appalto n. 6019, lotto 1.

4.5 Nella sua risposta del 15 novembre 2004, l'OPOCE ha sottolineato che l'"evento imprevedibile" di cui all'articolo 126, paragrafo 1, lettera c), del regolamento (CE) n. 2342/2002 era la pubblicazione sulla stampa di un articolo che rivelava informazioni riservate. L'annullamento della procedura di aggiudicazione era semplicemente la conseguenza dell'evento imprevedibile. Secondo l'OPOCE, la pubblicazione di questo articolo di giornale non era in alcun caso attribuibile ad esso. L'OPOCE ha inoltre sostenuto che altre due condizioni che dovevano essere soddisfatte per l'applicazione di tale disposizione, vale a dire che gli interessi delle Comunità potevano essere messi a repentaglio e che era impossibile seguire la procedura ordinaria, erano state ugualmente soddisfatte. L'OPOCE ha sottolineato l'obbligo di garantire la pubblicazione della Gazzetta ufficiale in tutte le lingue ufficiali, il che significa 20 lingue a partire dal 1° maggio 2004. Per adempiere a questo importante obbligo è stato necessario apportare alcune modifiche; il tempo stimato per l'attuazione era di sei mesi. L'OPOCE ha sottolineato l'impossibilità di organizzare una nuova gara d'appalto e di aggiudicare l'appalto entro il termine summenzionato.

Per quanto riguarda gli argomenti fondati sull'articolo 123 del regolamento n. 2342/2002, l'OPOCE ha sostenuto che, per motivi di interesse pubblico e al fine di garantire il mantenimento di un servizio pubblico essenziale, era essenziale negoziare con il contraente esistente, che l'OPOCE sapeva essere in grado di eseguire il contratto. L'OPOCE ha aggiunto di essere a conoscenza solo di seconda mano dell'importo dei diritti di licenza richiesti dal denunciante. Secondo l'OPOCE, non era chiaro a cosa si riferisse l'importo di 75 000 EUR menzionato dal denunciante.

4.6 Nella sua ulteriore risposta del 17 dicembre 2004, l'OPOCE ha fatto riferimento al fatto che, nella sua nota al fascicolo anch'essa datata 17 dicembre 2004, il sig. L. aveva spiegato che l'OPOCE aveva accettato l'iniziativa di SZ di modificare il suo software (1) perché la proposta era la soluzione economicamente più vantaggiosa, "in particolare a causa dei costi più elevati per le royalties richieste \[dal denunciante\]", e (2) perché SZ si era impegnata a rispettare il termine per l'attuazione di tutte le modifiche entro il 1° maggio 2004 con "partner impegnati e strumento standard industriale ben consolidato (Oracle, Eversuite)". Nella sua nota, il sig. L. ha riconosciuto che, nel maggio 2004, sia il TED che il CD-ROM avevano avuto problemi di prestazioni e mancavano di alcune funzionalità precedentemente disponibili. Secondo il sig. L., tuttavia, tali problemi erano stati gradualmente risolti. Il sig. L. sottolinea che nella primavera del 2002 sono state incontrate difficoltà analoghe con il software del denunciante, quando sono stati introdotti nuovi formulari standard.

4.7 Nella sua ulteriore lettera del 20 gennaio 2005, l'OPOCE ha sottolineato che, per quanto riguarda le "caratteristiche supplementari" menzionate dal Mediatore in relazione alla proroga del contratto n. 1695, è importante notare che il contratto n. 1695 prevedeva pienamente tali adattamenti e l'attuazione di caratteristiche aggiuntive. Tali adattamenti erano stati effettivamente introdotti durante la durata del contratto. L'OPOCE ha inoltre sostenuto che il contraente aveva la possibilità e la responsabilità di presentare proposte per garantire la qualità del servizio o per migliorarlo. A seguito dell'annullamento della gara d'appalto n. 6019, del lotto 1 e della conseguente decisione di prorogare il contratto n. 1695, SZ aveva presentato, secondo l'OPOCE, un'offerta per 1) le modifiche da attuare in vista dell'entrata in funzione il 1° maggio 2004, 2) le modifiche prevedibili durante il periodo di proroga in considerazione delle modifiche in corso nelle direttive sugli appalti pubblici e 3) le caratteristiche supplementari. OPOCE ha sottolineato di non aver ordinato nessuna di queste "caratteristiche aggiuntive". Ha tuttavia osservato che SZ aveva proposto di attuare "alcuni miglioramenti" e che tale proposta era stata accettata dall'OPOCE.

4.8 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha sottolineato che, il 5 dicembre 2003, l'OPOCE aveva ordinato a SZ elementi supplementari identici a quelli oggetto della gara d'appalto n. 6019, lotto 1. Emettendo un ordine per \<\<elementi aggiuntivi\>\>, l'OPOCE aveva così finanziato il loro sviluppo e consapevolmente avvantaggiato uno dei concorrenti di una procedura di gara aperta. Il denunciante ha sostenuto che era degno di nota il fatto che la decisione di modificare la piattaforma e di concordare i costi pertinenti fosse stata presa prima che il CAM fosse stato informato e ne avesse chiesto l'approvazione. Secondo il denunciante, nelle note del 17 e 22 dicembre 2003 il sig. L. aveva fabbricato una serie di dichiarazioni totalmente false. Il denunciante ha sottolineato di non aver mai chiesto 1,5 milioni di EUR. Nella sua lettera a Euroscript del 21 novembre 2003, il denunciante aveva citato un importo di 75 000 EUR. Il denunciante ha sostenuto che l'unico modo per arrivare a un importo vicino ai suddetti 1,5 milioni di EUR era prendere il "listino prezzi standard" del denunciante per la seconda metà del 2003 e moltiplicare gli importi più bassi ivi indicati per un periodo prolungato di proroga. Tuttavia, il denunciante ha sottolineato di non aver mai proposto di utilizzare il suo listino prezzi per quanto riguarda OPOCE o SZ e di non aver mai utilizzato i suoi prezzi standard per progetti di tale portata. Il denunciante ha inoltre sostenuto che il sig. L. non aveva motivo di concludere che le soluzioni del denunciante fossero obsolete. Essa ha sostenuto che, in ogni caso, l'articolo 158 del regolamento n. 2342/2002 prevedeva una soglia di EUR 162 293 per tali spese.

4.9 Il 5 luglio 2005 il Mediatore ha chiesto all'OPOCE di spiegare su quali basi fattuali il sig. L., nella sua nota per il fascicolo del 22 dicembre 2003, aveva dichiarato che il denunciante aveva chiesto a SZ un "importo esorbitante" (1,5 milioni di EUR) in diritti di licenza, che ciò aveva indotto SZ a cercare nuove soluzioni tecniche e che la tecnologia utilizzata all'epoca (vale a dire quella basata sul software del denunciante) era diventata obsoleta.

4.10 Nella sua risposta del 26 luglio 2005, l'OPOCE ha spiegato che la nota per il fascicolo del 22 dicembre 2003 era stata redatta nell'ambito dell'esame della possibilità di ricorrere a una procedura negoziata (n. 6029) per stabilire un accordo contrattuale in vista dell'annullamento del bando di gara n. 6019, lotto 1. La procedura doveva comprendere, tra l'altro, la modernizzazione della tecnologia utilizzata e l'attuazione di alcune caratteristiche aggiuntive. L'OPOCE ha sostenuto che l'affermazione secondo cui la tecnologia utilizzata nell'ambito del contratto allora in corso (ossia il contratto n. 1695) era divenuta obsoleta aveva fatto riferimento solo a tale procedura e si era limitata a formulare considerazioni relative a possibili miglioramenti della qualità dei servizi offerti. Tuttavia, è stato successivamente deciso di non ricorrere a tale procedura (n. 6029) e di procedere invece alla proroga del contratto esistente (n. 1695). L'OPOCE ha sottolineato che le "caratteristiche aggiuntive" non sono state attuate. Secondo l'OPOCE, esse sarebbero state attuate solo nell'ambito del contratto n. 6019-1, firmato il 16 giugno 2005, unitamente a tutti gli altri miglioramenti descritti nel capitolato d'oneri. Per quanto riguarda l'\<\<importo esorbitante\>\> menzionato nella nota per il fascicolo del 22 dicembre 2003, l'OPOCE ha sostenuto che tali informazioni erano state fornite all'OPOCE, come spiegato nella lettera dell'OPOCE al Mediatore del 15 novembre 2004.

4.11 Nelle sue osservazioni su tale risposta, il denunciante ha sottolineato che le caratteristiche aggiuntive pertinenti, e solo queste, erano state la ragione dell'esorbitante importo di denaro pagato dall'OPOCE nell'ambito della proroga del contratto n. 1695. Nella sua lettera al Mediatore del 26 luglio 2005, l'OPOCE aveva sostenuto che le "caratteristiche supplementari" non erano state attuate nell'ambito della proroga del contratto n. 1695. Secondo il denunciante, tuttavia, cinque dei dieci nuovi sviluppi richiesti nell'ambito del capitolato d'oneri della gara d'appalto n. 6019, lotto 1, erano stati attuati prima del 29 marzo 2005 (data delle osservazioni del denunciante sulla lettera dell'OPOCE del 20 gennaio 2005). Il denunciante ha sottolineato che si deve presumere che SZ e il suo subappaltatore siano stati pagati per tali sviluppi. Secondo il denunciante, ciò aveva consentito a SZ e al suo subappaltatore di presentare un'offerta molto migliore per la nuova gara d'appalto n. 6019.

4.12 Il Mediatore è consapevole del fatto che l'annullamento della gara d'appalto n. 6019, lotto 1, nell'ottobre 2003, ha presentato all'OPOCE una situazione difficile, dato che, da un lato, la produzione dei prodotti in questione nelle lingue dei nuovi Stati membri doveva essere garantita anche a partire dal 1° maggio 2004 e che, dall'altro, non vi era tempo sufficiente per organizzare una nuova gara d'appalto e aggiudicare il relativo contratto prima di tale data. In teoria, l'OPOCE aveva - come indicato nella nota interna dell'OPOCE del 1o giugno 2004 - due opzioni, vale a dire (1) una procedura negoziata con SZ e il suo nuovo subappaltatore e (2) una procedura negoziata al fine di prorogare il contratto esistente n. 1695.

4.13 L'OPOCE ha costantemente spiegato che il suo approccio si basava sull'articolo 126, paragrafo 1, lettera c), del regolamento (CE) n. 2342/2002. Secondo il Mediatore, solo questa disposizione deve quindi essere esaminata in questa sede. Non è pertanto necessario esaminare le argomentazioni presentate dal denunciante per dimostrare che l'OPOCE non avrebbe potuto basarsi su altre disposizioni di cui all'articolo 126, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 2342/2002.

4.14 L'articolo 126, paragrafo 1, lettera c), del regolamento (CE) n. 2342/2002 prevede che la procedura negoziata possa essere utilizzata senza previa pubblicazione di un bando di gara:
> "nella misura strettamente necessaria qualora, per ragioni di estrema urgenza dovute a eventi imprevedibili non imputabili alle amministrazioni aggiudicatrici e tali da compromettere gli interessi delle Comunità, sia impossibile rispettare i termini previsti per le altre procedure e previsti dagli articoli 140, 141 e 142".

4.15 Il Mediatore osserva che il denunciante non sembra contestare l'opinione dell'OPOCE secondo cui due delle condizioni che devono essere soddisfatte per l'applicazione di tale disposizione, vale a dire che gli interessi delle Comunità rischiavano di essere compromessi e che era impossibile seguire la procedura ordinaria, erano soddisfatte nel caso di specie. Tuttavia, il denunciante sostiene che il problema in questione non era stato causato da "eventi imprevedibili ... non imputabili" all'OPOCE in quanto le informazioni la cui divulgazione (nell'articolo summenzionato su un giornale francese) deve essere stata fornita da membri del comitato di valutazione. Il Mediatore osserva, tuttavia, che non gli è stata presentata alcuna prova del fatto che ciò fosse effettivamente il caso. Va inoltre osservato che, se si fosse seguito il ragionamento del denunciante, l'articolo 126, paragrafo 1, lettera c), del regolamento (CE) n. 2342/2002 non avrebbe potuto essere utilizzato dall'OPOCE nel caso di specie. Sarebbe quindi difficile capire su quali basi l'OPOCE avrebbe potuto prorogare il contratto n. 1695 con SZ e il suo vecchio subappaltatore (il denunciante), come il denunciante sostiene che avrebbe dovuto fare. Lo stesso vale per l'argomento del denunciante secondo cui l'articolo 123, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 2342/2002 prevedeva che il numero di candidati nelle procedure negoziate non poteva essere inferiore a tre e doveva, in ogni caso, essere sufficiente a garantire una concorrenza effettiva. In tali circostanze, il Mediatore ritiene ragionevole l'opinione dell'OPOCE secondo cui la divulgazione delle informazioni pertinenti in un articolo di giornale era un evento imprevedibile non imputabile ad esso e che l'articolo 126, paragrafo 1, lettera c), del regolamento (CE) n. 2342/2002 poteva quindi essere utilizzato.

4.16 Va tuttavia osservato che l'articolo 126, paragrafo 1, lettera c), del regolamento (CE) n. 2342/2002 limita la possibilità di ricorrere alla procedura negoziata nelle circostanze indicate in tale disposizione nella misura "strettamente necessaria". Il Mediatore ritiene pertanto che tale disposizione possa essere utilizzata solo al fine di raggiungere il minimo necessario per garantire che i servizi in questione continuino a essere forniti dopo il 30 aprile 2004 e che siano forniti anche nelle lingue dei nuovi Stati membri. È opportuno ricordare che tali servizi riguardavano la produzione del sito web TED e del CD-ROM per la serie S della Gazzetta ufficiale. Va osservato che l'unità Servizi autori dell'OPOCE sembra aver preso la stessa posizione, dato che il sig. B. (il capo di questa unità) ha chiesto al sig. L., il 7 novembre 2003, per quanto riguarda l'eventuale proroga di otto mesi del contratto n. 1695, le specifiche tecniche relative agli adeguamenti *strettamente necessari* e che seguivano *solo al prossimo allargamento dell'UE.* Secondo il Mediatore, è quindi chiaro che l'articolo 126, paragrafo 1, lettera c), del regolamento (CE) n. 2342/2002 non avrebbe fornito una base giuridica per la conclusione di un contratto che prevedesse l'aggiunta non solo delle nove nuove lingue, ma anche delle caratteristiche aggiuntive all'applicazione prevista dall'offerta n. 6019, lotto 1 (le "caratteristiche aggiuntive"), dato che l'OPOCE non ha dimostrato che tali caratteristiche aggiuntive o nessuna di esse fossero strettamente necessarie per la fornitura dei servizi pertinenti. Il Mediatore ritiene pertanto corretta la decisione adottata dall'OPOCE verso la fine di dicembre 2003, su parere della sua unità Author Services, secondo cui l'unica via da seguire era prorogare il contratto n. 1695 e non concluderne uno nuovo, limitando al minimo indispensabile qualsiasi modifica tecnica.

4.17 Il Mediatore osserva, tuttavia, che la successiva proroga del contratto n. 1695 ha comportato importanti cambiamenti che vanno al di là della semplice aggiunta delle nuove lingue. In primo luogo, mentre il contraente principale (SZ) è rimasto invariato, il subappaltatore che ha fornito il software necessario è cambiato. L'OPOCE ha giustamente sottolineato che le disposizioni del suo contratto consentivano a SZ di cambiare subappaltatore, a condizione che l'OPOCE ne avesse previamente fatto richiesta scritta e l'avesse approvata. Il Mediatore ritiene tuttavia che, alla luce dei servizi in questione, un cambiamento del fornitore del software utilizzato per fornire tali servizi abbia costituito un cambiamento fondamentale per quanto riguarda la sostanza del contratto. L'opinione espressa dal CAM secondo cui una modifica della soluzione tecnica tanto importante quanto quella attuale ha portato a una modifica dell'oggetto del servizio fornito conferma tale opinione. Il Mediatore ritiene che l'OPOCE non potesse quindi limitarsi a ritenere che un cambiamento di subappaltatore riguardasse solo l'appaltatore e il suo subappaltatore. In ogni caso, la questione da risolvere non è se il contratto n. 1695 abbia dato a SZ la possibilità di cambiare subappaltatore, ma se consentire a SZ di farlo nel caso di specie fosse "strettamente necessario" per salvaguardare gli interessi tutelati dall'articolo 126, paragrafo 1, lettera c), del regolamento (CE) n. 2342/2002.

4.18 Il Mediatore osserva che l'OPOCE non ha sostenuto che il denunciante non sarebbe stato in grado o non avrebbe voluto continuare a cooperare con SZ in relazione alla proroga del contratto n. 1695. Tenuto conto di tutte le informazioni fornite al Mediatore dall'OPOCE, risulta che gli unici motivi per cui l'OPOCE ha ritenuto accettabile la proposta di modifica dei subappaltatori da parte di SZ sono quelli esposti nella nota del sig. L. al fascicolo del 22 dicembre 2003. Secondo tale nota, SZ (1) aveva indicato che i costi esorbitanti ("\[c\]oûts exorbitants") richiesti dal denunciante (1,5 milioni di EUR per 8 000 utenti) l'avevano indotta a cercare nuove soluzioni tecniche e (2) aveva anche voluto sostituire l'architettura software esistente che era diventata obsoleta dal punto di vista tecnologico ("devenue dépassée technologiquement"). È vero che, nella sua nota per il fascicolo del 17 dicembre 2004, il sig. L. ha spiegato che l'OPOCE aveva accettato l'iniziativa di SZ di modificare il suo software anche perché SZ si era impegnata a rispettare il termine per l'attuazione di tutte le modifiche entro il 1° maggio 2004 con "partner impegnati e strumenti standard del settore ben consolidati (Oracle, Eversuite)". Tuttavia, quest'ultimo aspetto non sembra essere menzionato espressamente né nella nota del sig. L. per il fascicolo del 22 dicembre 2003 né nella sua relazione al CAM del 30 gennaio 2004. Il Mediatore ritiene pertanto che solo i due motivi espressamente indicati nella nota del fascicolo del 22 dicembre 2003 debbano essere esaminati in questa sede.

4.19 Per quanto riguarda la natura asseritamente obsoleta del software del denunciante, il Mediatore osserva che, nella sua risposta del 26 luglio 2005 alla seconda richiesta di ulteriori informazioni, l'OPOCE ha spiegato che la nota per il fascicolo del 22 dicembre 2003 era stata scritta nel contesto dell'esame della possibilità di ricorrere a una procedura negoziata (n. 6029) per istituire un accordo contrattuale che doveva includere, tra l'altro, la modernizzazione della tecnologia utilizzata e l'attuazione di alcune caratteristiche aggiuntive. L'OPOCE ha inoltre chiarito che l'affermazione secondo cui la tecnologia utilizzata nell'ambito del contratto allora in corso (ossia il contratto n. 1695) era diventata obsoleta aveva fatto riferimento solo a tale procedura e si era limitata a esprimere considerazioni relative a possibili miglioramenti della qualità dei servizi offerti. Ha aggiunto, tuttavia, che in seguito è stato deciso di non ricorrere a tale procedura (n. 6029) e di procedere invece alla proroga del contratto esistente (n. 1695). Alla luce di tali spiegazioni, il Mediatore ritiene che l'OPOCE non sostenga più che la sua decisione di prorogare il contratto n. 1695, pur consentendo a SZ di avvalersi di un nuovo subappaltatore, potrebbe essere giustificata dalla natura asseritamente obsoleta del software del denunciante. Il Mediatore ritiene che, in ogni caso, non vi siano prove a sostegno del fatto che il software del denunciante fosse obsoleto. Va osservato che Euroscript aveva chiesto al denunciante di indicare un prezzo per la sua partecipazione al contratto prorogato. Non avrebbe avuto senso se Euroscript e SZ avessero ritenuto che il software del denunciante non fosse più adatto.

4.20 Per quanto riguarda gli aspetti finanziari, il Mediatore ritiene che la decisione dell'OPOCE di consentire a SZ di cambiare subappaltatore sarebbe stata senz'altro ragionevole se il denunciante avesse effettivamente chiesto una somma esorbitante in considerazione della sua continua partecipazione al contratto. Il denunciante non sembra contestare che un importo di 1,5 milioni di EUR a titolo di royalties possa essere considerato esorbitante in tali circostanze. Il Mediatore osserva, tuttavia, che non vi sono prove di alcun tipo che dimostrino che il denunciante abbia fatto tale richiesta nei suoi negoziati con SZ/Euroscript. Al contrario, l'unica somma che sembra essere stata menzionata era quella di 75 000 EUR che il denunciante ha citato nella sua lettera a Euroscript del 21 novembre 2003.

4.21 Il Mediatore osserva che l'OPOCE sottolinea che le informazioni ricevute in merito al prezzo indicato dal denunciante erano di seconda mano. Nella sua nota del 22 dicembre 2003, il sig. L. fa riferimento alle informazioni pertinenti fornite da SZ nella sua lettera del 3 dicembre 2003. In questa lettera (una copia della quale l'OPOCE ha trasmesso al Mediatore su richiesta di quest'ultimo), SZ confronta il prezzo dei servizi che ha proposto di offrire con l'aiuto del suo nuovo subappaltatore con il prezzo che sarebbe risultato se i servizi del denunciante fossero stati mantenuti. Le voci di costo pertinenti sono riportate in un riquadro che presenta "un confronto tra il nostro approccio proposto e una simulazione basata sulla soluzione e sulle proposte del nostro attuale fornitore \[il denunciante\]". Nella copia infine presentata, l'OPOCE (su suggerimento del Mediatore) ha cancellato i dati che riteneva riservati, comprese le voci di costo pertinenti. Alla luce delle chiare indicazioni fornite nella nota del sig. L. del 22 dicembre 2003, il Mediatore presume tuttavia che l'importo di 1,5 milioni di EUR sia stato menzionato in questo riquadro della lettera di SZ (apparentemente nella terza riga sotto la rubrica "CD + royalty").

4.22 Va osservato che solo il 24 agosto 2004 il denunciante ha presentato al Mediatore una copia della sua lettera a Euroscript del 21 novembre 2003. Il Mediatore ha quindi trasmesso una copia di tale lettera all'OPOCE. In mancanza di ulteriori elementi di prova, nulla consente quindi di dimostrare che l'OPOCE sapesse che le informazioni fornite nella lettera di SZ del 3 dicembre 2003 erano errate al momento della loro ricezione.

Tuttavia, occorre tener conto del fatto che la lettera di SZ del 3 dicembre 2003 conteneva un'offerta di proroga del contratto n. 1695 (1) che avrebbe "sostenuto ulteriori lingue richieste dall'allargamento dell'UE il 1° maggio 2004" e (2) che avrebbe "attuato funzionalità aggiuntive annunciate pubblicamente dall'Ufficio delle pubblicazioni". Il testo successivo chiarisce che tali "elementi aggiuntivi" sono quelli "descritti nel capitolato d'oneri dell'offerta n. 6019-1" (ossia l'offerta n. 6019, lotto 1, annullata nell'ottobre 2003). Dato che il prezzo indicato da SZ per i propri servizi copriva quindi queste "caratteristiche aggiuntive", appare chiaro che il prezzo che SZ ha fornito a titolo di confronto (supponendo che il software del denunciante dovesse essere utilizzato) avrebbe dovuto coprire anche queste caratteristiche aggiuntive. Tuttavia, il 4 dicembre 2003, l'OPOCE ha ricevuto una copia della lettera che il denunciante aveva inviato a Euroscript lo stesso giorno. Da tale lettera emerge che il denunciante aveva finora fornito solo una stima dei costi per quanto riguarda l'aggiunta di nove nuove lingue e che non era stato ancora presentato alcun preventivo "relativo ai costi di sviluppo di nuove funzionalità". Il denunciante ha inoltre indicato nella presente lettera di essere disposto a collaborare pienamente al processo di proroga del contratto n. 1695.

4.23 Il Mediatore ritiene che, al più tardi dopo aver ricevuto una copia di tale lettera il 4 dicembre 2003, l'OPOCE doveva essere a conoscenza del fatto che le informazioni relative al denunciante fornite da SZ nella sua lettera del 3 dicembre 2003 erano errate o inattendibili e dovevano pertanto essere verificate. Tuttavia, l'OPOCE non ha fatto riferimento ad alcun tentativo di accertare i fatti rilevanti che avrebbe potuto intraprendere. Al contrario, già il 5 dicembre 2003 essa comunicava a SZ di essere d'accordo, in linea di principio, con la sua proposta. Il Mediatore ritiene che questo modo di procedere sia inspiegabile e non conforme alle norme di buona condotta amministrativa.

4.24 Va osservato che l'offerta di SZ del 3 dicembre 2003 riguardava gli elementi aggiuntivi che avevano fatto parte della gara d'appalto n. 6019, lotto 1, successivamente annullata. Quando l'OPOCE ha deciso, su consiglio della sua unità Servizi autori, di abolire i suoi piani per una procedura negoziata che includesse queste caratteristiche aggiuntive (di cui al bando n. 6029) e di prorogare invece il contratto esistente n. 1695, è sorta un'altra possibilità per chiarire se e a quali condizioni il denunciante fosse pronto a continuare a cooperare. Come accennato in precedenza, il denunciante aveva fatto una citazione a Euroscript in merito alla proroga del contratto n. 1695 e OPOCE era stata informata di questo fatto (sebbene non del prezzo in quanto tale) attraverso la lettera che gli era stata copiata il 4 dicembre 2003. Tuttavia, l'OPOCE non sembra aver compiuto alcuno sforzo per chiarire le questioni, ad esempio contattando direttamente il denunciante. In considerazione della discrepanza derivante dalle differenze tra la lettera di SZ del 3 dicembre 2003 e la lettera del denunciante del 4 dicembre 2003, tale contatto diretto sarebbe apparso utile e appropriato.

4.25 Alla luce di quanto precede, il Mediatore giunge alla conclusione che l'OPOCE non è riuscito a garantire che la soluzione che ha infine messo in atto corrispondesse a quanto "strettamente necessario" ai sensi dell'articolo 126, paragrafo 1, lettera c), del regolamento (CE) n. 2342/2002.

4.26 Oltre a criticare il fatto che l'OPOCE abbia prorogato il contratto con SZ consentendo a quest'ultima di avvalersi di un nuovo subappaltatore, il denunciante ha anche sostenuto che la soluzione tecnica realizzata riguardava almeno alcune delle "caratteristiche supplementari" che erano state indicate nell'offerta (interrotta) n. 6019, lotto 1. Nonostante il fatto che il denunciante abbia formulato osservazioni dettagliate al riguardo, il Mediatore ritiene che la sua analisi di questo aspetto del caso possa essere breve. In effetti, l'OPOCE non contesta il fatto che alcune di queste "caratteristiche aggiuntive" siano state attuate da SZ e dal suo nuovo subappaltatore, anche se utilizza il termine "miglioramenti" a tale riguardo. Anche se l'OPOCE non avrebbe dovuto ordinare espressamente queste caratteristiche aggiuntive quando ha concordato con SZ la proroga del contratto, resta il fatto che l'OPOCE ha accettato che fossero incluse nei servizi da fornire. Come osserva correttamente il denunciante, è difficile immaginare che queste caratteristiche aggiuntive avrebbero dovuto essere fornite senza alcuna considerazione, anche se queste ultime erano incluse solo implicitamente nel prezzo complessivo. In ogni caso, occorre rilevare che, nel suo parere del 19 febbraio 2004, il CAM è giunto alla conclusione che il contratto n. 1695 era stato utilizzato per mettere in atto la soluzione tecnica proposta nell'ambito del bando di gara n. 6019. L'OPOCE non ha esplicitamente contestato tale conclusione. Il Mediatore ritiene pertanto che l'OPOCE non abbia dimostrato che l'inclusione delle pertinenti caratteristiche aggiuntive che sono state infine attuate fosse "strettamente necessaria" ai sensi dell'articolo 126, paragrafo 1, lettera c), del regolamento (CE) n. 2342/2002.

4.27 Alla luce di quanto precede, il Mediatore giunge alla conclusione che la gestione da parte dell'OPOCE della proroga del contratto n. 1695 non era conforme alle norme pertinenti. Si tratta di un caso di cattiva amministrazione. Le conclusioni da trarre da tale constatazione sono riportate di seguito (cfr. punto 6.24).
**5 Per quanto riguarda i presunti sforzi per impedire la selezione dei prodotti del denunciante**   

5.1 Nella sua denuncia, il denunciante sosteneva che l'OPOCE aveva sistematicamente cercato di impedire che i suoi prodotti fossero selezionati per i compiti oggetto di gara d'appalto.

5.2 Nel suo parere, l'OPOCE ha ritenuto che si trattasse di un'affermazione gratuita che non era stata dimostrata.

5.3 Il Mediatore desidera sottolineare che la sua indagine ha messo in luce quello che sembra essere un grave caso di cattiva amministrazione. Ritiene tuttavia che gli elementi di prova presentatigli nel corso della presente inchiesta non gli consentano di trarre la conclusione che l'OPOCE abbia sistematicamente cercato di impedire che i prodotti del denunciante fossero selezionati per i compiti oggetto di gara. È utile notare che la gestione dell'offerta ADMIN/D17/PO/2003/086-ISTO, lotti 1, 2 e 3, da parte della Commissione europea, su cui si basano alcune delle argomentazioni del denunciante in tale contesto, non è oggetto della presente indagine (cfr. punti 1.5 e 1.6).

5.4 In tali circostanze, il Mediatore ritiene che il denunciante non abbia dimostrato la propria affermazione.
**6 Per quanto riguarda le affermazioni del denunciante**   

6.1 Nella sua denuncia, il denunciante ha sostenuto (1) che gli errori commessi dovrebbero essere corretti, (2) che dovrebbe essere concesso un risarcimento per la perdita di reddito e (3) che il funzionario responsabile degli atti pertinenti dovrebbe essere rimproverato.

6.2 A suo parere, l'OPOCE sembrava implicitamente ritenere che tali affermazioni non fossero fondate.

6.3 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha sostenuto che, per quanto riguarda l'offerta n. 2034, il comitato di valutazione aveva commesso consapevolmente o inconsapevolmente gravi errori. Secondo il denunciante, gli errori pertinenti le hanno costato la perdita di reddito diretto per un periodo di cinque anni per il quale ha chiesto un risarcimento. Il denunciante ha concluso affermando di aver chiesto la divulgazione ufficiale dei fatti, l'ammissione degli errori commessi, un rimprovero al funzionario interessato e un risarcimento per la perdita di reddito.

6.4 Nella sua risposta alla richiesta del Mediatore di ulteriori informazioni e di un parere complementare, l'OPOCE ha ritenuto che non vi fosse alcuna base per sottoporre il funzionario interessato a un procedimento disciplinare. Secondo l'OPOCE, il sig. L. non era stato membro dei comitati di valutazione nelle gare d'appalto n. 2034 e n. 6019, né era stato responsabile della decisione di annullare la procedura di aggiudicazione. L'OPOCE ha aggiunto che il denunciante, in ogni caso, non avrebbe ottenuto l'appalto nel bando di gara n. 6019, anche se quest'ultimo non fosse stato annullato.

6.5 Nelle sue osservazioni su tale risposta, il denunciante ha presentato osservazioni dettagliate per dimostrare che i problemi che aveva incontrato derivavano dal fatto che il sig. L., cittadino francese, preferiva il motore di ricerca gestito da Verity (una società americana) utilizzato da AIS, una società francese. Il denunciante ha sottolineato che l'aggiudicatario della gara d'appalto n. 2034 aveva proposto e utilizzava il software Verity. Secondo il denunciante, la decisione dell'OPOCE era costata al contribuente europeo centinaia di migliaia di euro in spese inutili. Il denunciante ha aggiunto una dichiarazione giurata resa dal sig. P., ex dipendente di Euroscript, in cui ha sottolineato che il sig. L. lo aveva informato all'inizio del 1999 che, per le gare d'appalto future, doveva essere utilizzato solo il motore di ricerca di Verity. P. fa riferimento alla "pressione commerciale" esercitata da L. su SZ/Euroscript per cambiare fornitore di motori di ricerca.

6.6 Il 5 luglio 2005 il Mediatore ha inviato all'OPOCE una seconda richiesta di informazioni supplementari, nella quale chiedeva a quest'ultimo (1) di commentare le ulteriori osservazioni e prove fornite dal denunciante nelle sue osservazioni, in particolare per quanto riguarda il ruolo svolto dal sig. L. (secondo il denunciante) in materia; (2) precisare se il sig. L. era o non era stato membro del comitato di valutazione per l'appalto n. 6019, lotto 1; e 3) spiegare su quali basi fattuali il sig. L., nella sua nota per il fascicolo del 22 dicembre 2003, aveva dichiarato che il denunciante aveva chiesto a SZ un "importo esorbitante" (1,5 milioni di EUR) in diritti di licenza, che ciò aveva indotto SZ a cercare nuove soluzioni tecniche e che la tecnologia utilizzata all'epoca (vale a dire quella basata sul software del denunciante) era diventata obsoleta.

6.7 Nella sua risposta del 26 luglio 2005, l'OPOCE ha sottolineato che, per quanto riguarda il ruolo del sig. L., la sua posizione è rimasta invariata. L'OPOCE ha sottolineato che il software Verity, per il quale secondo il denunciante il sig. L. aveva una preferenza, non è stato utilizzato né nel contesto del contratto n. 1695 né nel contratto n. 6019, lotto 1. L'opinione del denunciante secondo cui il sig. L. era coinvolto nella questione influenzando le decisioni di SZ a causa della sua presunta preferenza per il software Verity era quindi del tutto infondata secondo l'OPOCE. L'OPOCE ha aggiunto che il sig. L. non era stato membro del comitato di valutazione né nell'appalto n. 6019, lotto 1 (che non era la stessa procedura del n. 6019-1), né nell'appalto n. 2034. Egli era stato solo membro della commissione valutatrice nell'appalto n. 6019, lotto 1, procedura successivamente annullata a seguito della decisione adottata dall'ordinatore senza alcun intervento della commissione valutatrice.

6.8 Nelle sue osservazioni su tale risposta, il denunciante ha sostenuto che, in qualità di capo dell'unità Multimedia dell'OPOCE, il sig. L. era stato direttamente responsabile di ciascuno dei tre casi sollevati nella denuncia. Il denunciante ha dichiarato di aver chiesto l'ammissione degli errori commessi, un rimprovero ai funzionari interessati e il risarcimento dei danni subiti e della perdita di reddito.

6.9 Dato che il denunciante solleva tre diverse domande, il Mediatore ritiene opportuno esaminarle una per una.

6.10 Per quanto riguarda i *presunti errori commessi dall'OPOCE, il Mediatore osserva che il denunciante ha sostenuto, nella sua denuncia, che tali errori* dovevano essere rettificati, mentre successivamente ha chiesto che fossero ammessi. In assenza di ulteriori spiegazioni, il Mediatore ritiene che ciò che il denunciante intende ottenere con questa affermazione sia che i casi di cattiva amministrazione siano corretti o ammessi dall'OPOCE. Ritiene inoltre che lo stesso valga per quanto riguarda la richiesta del denunciante di "divulgazione ufficiale dei fatti", che è stata esposta nelle osservazioni del denunciante sul parere dell'OPOCE. Il Mediatore ritiene che il progetto di raccomandazione riportato di seguito corrisponda all'obiettivo perseguito dal denunciante con tale affermazione.

6.11 Per quanto riguarda la *domanda di risarcimento presentata* dal denunciante, il Mediatore ritiene che occorra operare una distinzione tra due aspetti del caso, vale a dire 1) l'aggiudicazione dell'appalto 2034 e 2) la proroga dell'appalto n. 1695.

6.12 Per quanto riguarda l'aggiudicazione dell'appalto n. 2034, il Mediatore è giunto alla conclusione che l'OPOCE dovrebbe svolgere un'indagine adeguata in materia. Qualsiasi richiesta di risarcimento da parte del denunciante presupporrebbe che tale indagine porti alla conclusione che la decisione di aggiudicazione non era corretta e che l'appalto avrebbe dovuto invece essere aggiudicato a SZ e al suo subappaltatore (il denunciante). Se questo sia effettivamente il caso dipende ovviamente dai risultati dell'indagine da svolgere.

Le considerazioni che seguono si basano pertanto sul presupposto (attualmente ipotetico) che la presente indagine porterà effettivamente alla conclusione che la decisione di aggiudicazione era errata e che l'appalto avrebbe dovuto invece essere aggiudicato a SZ e al suo subappaltatore (il denunciante).

6.13 Il Mediatore ritiene che in tal caso non si possa escludere una richiesta di risarcimento da parte del denunciante. Naturalmente si dovrebbe tenere debitamente conto del fatto che l'appalto avrebbe dovuto essere aggiudicato a SZ, che il denunciante era solo il subappaltatore di SZ e che SZ stessa non sembra aver impugnato la decisione di aggiudicazione. Sebbene questi fatti non sembrino necessariamente sufficienti per esonerare l'OPOCE da qualsiasi obbligo di prendere in considerazione il risarcimento dei danni al denunciante, inciderebbero ovviamente sul quantum di tali danni. Secondo il Mediatore, si dovrebbe anche tener conto del fatto che il denunciante sembra aver iniziato a mettere in discussione il risultato dell'offerta solo nel giugno 2003, mentre il relativo contratto era già stato aggiudicato nel novembre 2001. Dovrebbe essere preso in considerazione anche il fatto che il contratto n. 2034, la cui scadenza era prevista per novembre 2006, sembra essere stato annullato prematuramente dall'OPOCE.

6.14 Per quanto riguarda la proroga del contratto n. 1695, il Mediatore ritiene che la situazione sia più chiara. Come osservato in precedenza (cfr. punto 4), il Mediatore ritiene che vi sia stata cattiva amministrazione per quanto riguarda la gestione della questione da parte dell'OPOCE. Dato che tutte le informazioni disponibili tendono a dimostrare che l'OPOCE avrebbe potuto prorogare il contratto n. 1695 con SZ come contraente e il denunciante come subappaltatore di quest'ultimo a un prezzo ragionevole, la decisione dell'OPOCE di consentire a SZ di avvalersi di un altro subappaltatore ha fatto sì che il denunciante perdesse entrate che avrebbe altrimenti ottenuto. In considerazione del fatto che la decisione dell'OPOCE non sembra essere giustificata dalle norme pertinenti, il Mediatore ritiene che il denunciante abbia una richiesta *di risarcimento prima facie* nei confronti dell'OPOCE a causa di tale comportamento. Il Mediatore non è ovviamente in grado di determinare il quantum di tali danni che dovrebbero essere accertati dall'OPOCE. Sarà pertanto presentato un progetto di raccomandazione in tal senso da parte dell'OPOCE.

6.15 Per quanto riguarda la *richiesta di ammonimento,* il Mediatore osserva che la denuncia si riferisce a "un" funzionario, mentre le osservazioni del denunciante sulla risposta dell'OPOCE alla seconda richiesta di ulteriori informazioni utilizzano la forma plurale ("funzionari"). Tuttavia, dato che quasi tutte le osservazioni formulate dal denunciante riguardano il sig. L., il Mediatore ritiene che tale affermazione debba essere intesa come diretta unicamente alla situazione di tale funzionario.

6.16 L'art. 86 dello Statuto dei funzionari delle Comunità europee dispone quanto segue: "Qualsiasi inosservanza, da parte di un funzionario o di un ex funzionario, degli obblighi che gli incombono in virtù del presente statuto, intenzionalmente o per negligenza da parte sua, lo rende passibile di sanzioni disciplinari" . L'articolo 9, paragrafo 1, dell'allegato IX ("Procedimento disciplinare") dello statuto elenca le sanzioni che possono essere irrogate, compreso un "rimprovero" (articolo 9, paragrafo 1, lettera b), dell'allegato IX).

6.17 Il legislatore comunitario non ha affrontato la questione di come il mandato e i poteri d'inchiesta del Mediatore si riferiscano alle disposizioni statutarie relative ai procedimenti disciplinari. Tuttavia, va osservato che queste ultime disposizioni contengono norme chiare sulle modalità di svolgimento dei procedimenti disciplinari e che tali norme pongono particolare enfasi sul diritto del funzionario interessato di essere ascoltato per quanto riguarda le accuse formulate nei suoi confronti. Dato che le sanzioni disciplinari possono in ogni caso essere irrogate solo dopo l'esecuzione dei procedimenti disciplinari previsti dallo statuto, il Mediatore non è in grado di pronunciarsi sulla richiesta di irrogare tali sanzioni in un determinato caso. Tutto ciò che il Mediatore potrebbe fare sarebbe decidere se sia opportuno che l'istituzione interessata prenda in considerazione l'avvio di un procedimento disciplinare nei confronti di un funzionario. Tuttavia, se il Mediatore, nell'ambito della sua indagine su una denuncia che gli è stata presentata, dovesse indagare sull'opportunità di avviare un procedimento disciplinare in un determinato caso, egli realizzerebbe in effetti quello che potrebbe essere definito un procedimento predisciplinare. Le conclusioni cui giungerebbe il Mediatore a tale riguardo potrebbero pregiudicare, o essere considerate pregiudizievoli, l'esito di eventuali procedimenti disciplinari successivi. Se il Mediatore procedesse in questo modo, la sua azione solleverebbe necessariamente gravi questioni, anche perché lo statuto del Mediatore non prevede la possibilità di ascoltare il funzionario interessato prima della conclusione di un'indagine. L'articolo 4, paragrafo 2, dello statuto del Mediatore prevede invece che quest'ultimo abbia la possibilità di "informare" l'istituzione o l'organo comunitario interessato dei fatti che mettono in discussione il comportamento di un membro del suo personale da un punto di vista disciplinare.

6.18 Date queste circostanze, il Mediatore ritiene che il modo corretto di procedere in un caso come quello in esame non consista nell'esaminare l'affermazione del denunciante secondo cui dovrebbe essere emesso un rimprovero nei confronti del funzionario interessato. Al contrario, e conformemente all'articolo 4, paragrafo 2, dello statuto del Mediatore, il Mediatore informerà l'istituzione o l'organo interessato di qualsiasi fatto che metta in discussione il comportamento di un membro del suo personale da un punto di vista disciplinare in una lettera separata. Il Mediatore ritiene inoltre che, al fine di tutelare l'integrità del procedimento disciplinare previsto dallo statuto dei funzionari, dovrebbe fornire tali informazioni all'istituzione o all'organo interessato in via riservata.

6.19 Spetta ovviamente all'OPOCE, tenuto conto di tutte le informazioni di cui dispone, comprese quelle fornite dal Mediatore ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 2, dello statuto del Mediatore, decidere se sia necessario avviare un procedimento disciplinare nel caso di specie.

6.20 Il Mediatore ritiene utile sottolineare che il presente progetto di raccomandazione riguarda quindi esclusivamente le accuse e le affermazioni che il denunciante ha sollevato nei confronti dello stesso OPOCE.
**Conclusione**   

Alla luce di quanto precede, il Mediatore formula il seguente progetto di raccomandazione all'OPOCE, conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore europeo.
**Il progetto di raccomandazione**   
> L'OPOCE dovrebbe (1) effettuare un riesame adeguato e approfondito della sua decisione di aggiudicare l'appalto n. 2034 al fine di stabilire se tale decisione fosse giustificata e (2) prendere in considerazione il risarcimento dei danni al denunciante a causa della gestione della proroga dell'appalto n. 1695 ed eventualmente (a seconda del risultato del riesame di cui al punto 1) anche a causa della sua decisione di aggiudicare l'appalto n. 2034.

L'OPOCE e il denunciante saranno informati del presente progetto di raccomandazione. Conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore europeo, l'OPOCE trasmette un parere circostanziato entro il 30 giugno 2006. Il parere circostanziato potrebbe consistere nell'accettazione della decisione del Mediatore e in una descrizione delle misure adottate per attuare il progetto di raccomandazione.

Strasburgo, 31 marzo 2006

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

*** ** * ** ***

[(1)](#Footnote1){#(1)} Decisione del Parlamento europeo 9 marzo 1994, 94/262, sullo statuto e le condizioni generali per l'esercizio delle funzioni del mediatore (GU L 113, pag. 15).

[(2)](#Footnote2){#(2)} GU 2002, L 357, pag. 1.

[(3)](#Footnote3){#(3)} Cfr. i punti 2.8 segg. del progetto di raccomandazione in appresso.

[(4)](#Footnote4){#(4)} Cfr. punto 6.15 del progetto di raccomandazione in appresso.

[(5)](#Footnote5){#(5)} GU 2002, L 357, pag. 1.

[(6)](#Footnote6){#(6)} GU 2002, L 248, pag. 1.