(A norma dell'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore europeo (1))

SINTESI

La denuncia in questo caso riguarda il rifiuto della Commissione di versare a un beneficiario di un regime di sostegno alle joint venture (Joint Venture Programme Phare - "JOP Phare") i fondi concordati. Il 13 giugno 2000 i servizi della Commissione hanno effettuato un audit sulla società del denunciante. L'audit non è ancora stato ultimato. Per inciso, la denuncia riguarda il rifiuto della Commissione di restituire al denunciante un libro mastro preso durante l'audit. Nel corso della presente inchiesta il denunciante ha inoltre affermato che la sua società era stata iscritta in una lista nera.

La Commissione sostiene che l'audit non ha potuto essere completato a causa della mancata presentazione dei documenti necessari da parte del denunciante. Inoltre, il registro preso durante l'audit non era originale. Infine, il denunciante non è stato iscritto in una lista nera, ma nel sistema interno di allarme rapido (SAR) della Commissione.

Sulla base degli elementi di prova disponibili, il Mediatore ritiene che la Commissione non abbia adeguatamente informato il denunciante dei documenti che doveva fornire per consentire alla Commissione di portare a termine l'audit e di prendere una decisione tempestiva in merito al pagamento dei fondi. Inoltre, il Mediatore ritiene che la Commissione non gli abbia fornito una spiegazione ragionevole del suo rifiuto di restituire il registro. Infine, il Mediatore confida che la Commissione riconsidererà la registrazione della società del denunciante nel SAR alla luce dei risultati dell'audit.

In tali circostanze, il Mediatore formula un progetto di raccomandazione. Chiede alla Commissione di informare il denunciante dei documenti che dovrebbe fornire per l'audit e di restituire il registro.

IL RECLAMO

Il denunciante è il direttore esecutivo di GERE; una società registrata in Lussemburgo. Il GERE ha presentato domanda per i fondi dell'UE nell'ambito del programma JOP Facility 2. Secondo la procedura di domanda, la richiesta doveva essere presentata tramite un intermediario finanziario (FI). Secondo il denunciante, la Commissione ha accettato il progetto nell'ottobre 1998. Nell'agosto 1999 i documenti giustificativi sono stati trasmessi alla Commissione tramite lo strumento finanziario e la società dovrebbe essere pagata entro 60 giorni. La Commissione, ancora una volta tramite lo strumento finanziario, ha chiesto ulteriori informazioni in diverse occasioni. Sembra che nessuna delle informazioni fornite sia stata soddisfacente per la Commissione, che ha pertanto deciso di effettuare un audit sulla società. Ciò è avvenuto il 13 giugno 2000. Alla fine dell'ottobre 2000 la società non era stata pagata e, nonostante vari contatti con la Commissione, non era stata informata dell'esito dell'audit, né le erano stati restituiti alcuni documenti originali che la Commissione le aveva prelevato durante l'audit.

Il denunciante ha pertanto deciso di presentare una denuncia contro la Commissione europea e ha formulato le seguenti affermazioni:

1. La situazione contrattuale delle imprese che presentano domanda di fondi JOP nei confronti della Commissione non è chiara. Sebbene GERE non abbia mai firmato un contratto con la Commissione, gli obblighi sono imposti dalla Commissione.

2. Il modo in cui le informazioni circolano è controproducente. Le relazioni tra GERE e la Commissione sono state per lo più condotte attraverso lo strumento finanziario. Non è quindi chiaro se al denunciante sia stato chiesto di fornire le informazioni di cui la Commissione aveva realmente bisogno.

3. Nell'effettuare i controlli, la Commissione avrebbe dovuto limitare le sue indagini agli elementi legati al progetto finanziato senza controllare l'intera contabilità aziendale della società.

4. Il GERE non è mai stato informato dei risultati dell'audit effettuato il 13 giugno 2000.

5. La Commissione ha rifiutato di restituire i documenti originali forniti ai fini dell'audit summenzionato.

Il denunciante ha chiesto il pagamento dei fondi e la restituzione dei documenti originali affidati alla Commissione.

L'INCHIESTA

Il parere della Commissione europea

Il parere della Commissione europea sulla denuncia era in sintesi il seguente:

1. La Commissione e il FI hanno firmato un accordo quadro il 18 gennaio 1996. Per ciascun progetto viene firmata una convenzione specifica tra la Commissione e lo strumento finanziario. Quest'ultimo, a sua volta, firma una convenzione di finanziamento (FinA) con il beneficiario dei fondi. Nel caso della GERE, l'AC e la FinA sono state firmate il 26 ottobre 1998. La FinA ha fatto specifico riferimento all’AF e all’AC. Entrambi contengono disposizioni che creano obblighi per il beneficiario nei confronti della Commissione. Il denunciante non poteva quindi sostenere di non essere a conoscenza della situazione e dei suoi obblighi nei confronti della Commissione.

2. In linea di principio tutti i contatti con i beneficiari passano attraverso lo strumento finanziario, la Commissione non lo ritiene controproducente. Al contrario, ciò offre ai potenziali beneficiari in tutta Europa la possibilità di beneficiare dell'assistenza di professionisti esperti. Nel caso di specie, i problemi sembrano originare dalle relazioni tra la FI e il denunciante.

3. Il FinA fa riferimento alle disposizioni dell'AF e dell'AC che autorizzano la Commissione ad effettuare "…any and all controls …". I controlli effettuati miravano ad accertare che GERE fosse ammissibile al finanziamento e a controllare l'azione finanziata stessa. Ciò richiedeva l'accesso a tutti i file dell'azienda.

4. Il 13 giugno 2000 i revisori della Commissione hanno informato il GERE delle conclusioni provvisorie. Il beneficiario è stato tuttavia invitato a fornire ulteriori documenti giustificativi prima del completamento dell'audit. Una delle dichiarazioni inviate dall'avvocato del denunciante il 16 agosto 2000 non era soddisfacente. Da allora, la Commissione ha cercato di ottenere un documento adeguato dalla persona che ha rilasciato la dichiarazione. Il denunciante non ha mai rispettato i suoi obblighi, i documenti giustificativi adeguati non sono mai stati forniti, pertanto non è stato possibile approvarli e, di conseguenza, i fondi non sono stati versati.

5. Il libro mastro (Grand Livre) in possesso della Commissione è datato 13 giugno 2000, giorno dell'audit, ed è stato stampato dal contabile della GERE su richiesta dellaH dei revisori. I conti dell'esercizio 1999 sono stati trasmessi al GERE dal suo contabile il 13 aprile 2000; pertanto, il registro originario era stato necessariamente preparato prima di tale data. Infine, la Commissione ha offerto all'avvocato del denunciante la possibilità di esaminare i documenti in suo possesso. Questa opportunità non è mai stata sfruttata.

Osservazioni del denunciante

Il Mediatore europeo ha trasmesso il parere della Commissione europea al denunciante invitandolo a formulare osservazioni. Nella sua risposta, il denunciante ha dichiarato in sintesi quanto segue:

1. Nonostante le sue richieste, GERE non è mai stata divulgata in copia o autorizzata a consultare l'AF e l'AC da parte della FI. Sebbene tali documenti siano menzionati come allegati alla FinA, GERE non li ha mai visti. La Commissione era stata informata di tale situazione. Tuttavia, GERE si assume la propria responsabilità su questo punto.

2. Questo tipo di contratto con riferimenti ad altri contratti che coinvolgono terzi è fonte di confusione. Contrariamente alle aspettative della Commissione, il denunciante non ritiene che lo strumento finanziario in questione sia un professionista altamente qualificato. GERE avrebbe potuto sperare in un migliore monitoraggio del fascicolo e ritiene che la Commissione dovrebbe monitorare le attività degli intermediari finanziari.

3. GERE non si è mai opposto a un audit. Tuttavia, le relazioni tecniche e finanziarie sono state presentate il 5 agosto 1999. Da allora, GERE non ha mai ricevuto osservazioni scritte o pagamenti da parte della Commissione. Sebbene, secondo la buona prassi amministrativa, tutte le informazioni supplementari avrebbero potuto essere richieste per iscritto, direttamente dalla Commissione o dal FI, GERE è stato invitato a fornire informazioni oralmente e in diverse occasioni isolate. Inoltre, tali richieste sono state presentate solo quando GERE ha chiesto informazioni sullo stato di avanzamento del fascicolo.

4. Il GERE non ha ricevuto conclusioni scritte o conclusioni provvisorie sull'audit. Le richieste scritte di informazioni da parte della Commissione sono state successive alle richieste scritte di GERE relative alla restituzione del suo registro. Sebbene GERE abbia ripetutamente chiesto alla Commissione i risultati dell'audit e il pagamento dei fondi, il denunciante non è ancora a conoscenza dei motivi per cui la Commissione non ha portato a termine l'audit.

5. Il denunciante ritiene che non spetti alla Commissione decidere se il documento fornito sia originale o meno. Infatti, ogni volta che il libro mastro viene stampato viene fatturato a GERE. Tuttavia, ogni società con sede in Lussemburgo deve tenere un registro nei propri locali. Il rifiuto della Commissione di restituire il libro mastro costa a GERE almeno 100 €.

Infine, il denunciante si rammarica che tutte le conseguenze dei difetti di questo progetto siano a carico della parte più debole, vale a dire GERE. Anche se GERE non è stata informata di tutti i termini del contratto, non si è mai rifiutata di collaborare. Il denunciante si rammarica che per GERE il verdetto sia stato emesso prima della sentenza e che sia stato inserito in una lista nera.

Ulteriori indagini

Il 2 maggio 2001 il denunciante ha fornito al Mediatore le prove relative all'iscrizione di GERE in una lista nera della Commissione. Il denunciante aveva ricevuto un fax inviato dal Centro comune di ricerca (JRC) della Commissione europea a Ispra che lo informava che un pagamento da effettuare per un altro progetto era stato bloccato perché GERE figurava nella "lista nera dell'UE".

Dopo un'attenta considerazione di questo nuovo elemento, è emerso che erano necessarie ulteriori indagini. Il Mediatore ha pertanto chiesto alla Commissione di informarlo se la Commissione avesse bloccato i pagamenti da effettuare a favore di GERE nell'ambito di contratti incontestati. Inoltre, il Mediatore si è interrogato sul funzionamento della lista nera menzionata da un funzionario della Commissione.

La Commissione si è rammaricata della formulazione utilizzata da uno dei suoi funzionari per menzionare il suo sistema interno di allarme rapido (SAR) istituito a seguito della richiesta del Parlamento europeo. Il SAR mira a individuare i beneficiari di fondi comunitari che hanno commesso errori amministrativi o frodi. Il SAR non interrompe un pagamento; rende solo più difficile e richiede ulteriori controlli da parte dei servizi responsabili. Nel caso di GERE si sono verificati deplorevoli ritardi. A luglio la Commissione si è scusata e ha pagato gli importi dovuti nell'ambito del progetto incontestato e gli interessi ritardati.

Il denunciante ha ritenuto che GERE non fosse mai stato informato di frodi o errori amministrativi che avrebbero motivato la sua registrazione nel SAR. Il denunciante sostiene che i funzionari della Commissione designano comunemente il SAR come lista nera e che il suo effetto è quello di bloccare i pagamenti. Inoltre, se il SAR non era una lista nera, non dovrebbe essere trattato come tale e le società registrate dovrebbero essere informate per iscritto.

LA DECISIONE

1 Presunta situazione contrattuale poco chiara nei confronti della Commissione

1.1 Il denunciante ha ritenuto che la situazione contrattuale delle imprese che richiedono fondi JOP nei confronti della Commissione non sia chiara. GERE non ha mai firmato un contratto con la Commissione e ne ha imposto gli obblighi.

1.2 La Commissione ha sostenuto che il denunciante non poteva ignorare i suoi obblighi contrattuali nei confronti della Commissione. Tutte le disposizioni erano chiaramente definite nella convenzione di finanziamento e nelle convenzioni quadro e specifiche ad essa allegate.

1.3 Il Mediatore osserva che il denunciante ritiene che lo strumento finanziario non abbia adeguatamente informato GERE di tutte le disposizioni contrattuali applicabili alla convenzione di finanziamento. Il denunciante ha anche ammesso la propria responsabilità su questo aspetto del caso. GERE sembra aver stipulato un contratto senza conoscere gli allegati di tale contratto, che contenevano disposizioni che creavano obblighi nei confronti della Commissione. Il Mediatore ritiene pertanto che non vi siano prove di cattiva amministrazione da parte della Commissione per quanto riguarda questo aspetto del caso.

2 Circolazione delle informazioni tra il GERE e la Commissione

2.1 Il denunciante ha ritenuto che le modalità di diffusione delle informazioni fossero controproducenti. Le relazioni tra GERE e la Commissione sono state per lo più condotte attraverso lo strumento finanziario. Non è quindi chiaro se al denunciante sia stato chiesto di fornire le informazioni di cui la Commissione aveva realmente bisogno.

2.2 La Commissione ha sostenuto che l'utilizzo di un FI garantisce che il fascicolo sia trattato da un professionista esperto.

2.3 Il Mediatore osserva che nel fascicolo non vi è alcuna prova che il sistema di ricorso agli intermediari finanziari in quanto tale sia responsabile delle difficoltà nelle relazioni tra GERE e la Commissione. Sia la Commissione che il denunciante sembrano attribuire una parte della responsabilità per le carenze nella circolazione delle informazioni allo strumento finanziario. Il Mediatore conclude pertanto che non vi sono prove di cattiva amministrazione da parte della Commissione per quanto riguarda questo aspetto del caso.

3 Portata dell'audit

3.1 Il denunciante ha ritenuto che, nell'effettuare l'audit, la Commissione avrebbe dovuto limitare le sue indagini agli elementi legati al progetto finanziato senza controllare l'intera contabilità aziendale dell'impresa.

3.2 La Commissione ha sostenuto che la portata dell'audit era conforme agli obblighi contrattuali di GERE.

3.3 Alla luce delle disposizioni contrattuali, in particolare alla luce del pertinente accordo quadro, la Commissione non sembra aver ecceduto i suoi poteri nell'effettuare l'audit del GERE. Il Mediatore conclude pertanto che non vi è alcun caso di cattiva amministrazione per quanto riguarda questo aspetto del caso.

4 Mancata comunicazione al GERE dei risultati dell'audit

4.1 Secondo il denunciante, GERE non è mai stata informata dei risultati dell'audit effettuato il 13 giugno 2000.

4.2 La Commissione ha ritenuto che i revisori della Commissione avessero informato il GERE delle conclusioni provvisorie il 13 giugno 2000. Il beneficiario è stato tuttavia invitato a fornire ulteriori documenti giustificativi prima del completamento dell'audit. Nonostante le ripetute richieste, il denunciante non ha mai rispettato i suoi obblighi, tali documenti non sono mai stati forniti, non hanno quindi potuto essere approvati e di conseguenza i fondi non sono stati versati.

4.3 Il Mediatore osserva che, sulla base dei documenti disponibili, la Commissione non sembra aver informato il denunciante dei documenti che dovrebbe fornire per non ritardare la decisione della Commissione in merito al pagamento dei fondi. Ciò potrebbe costituire un caso di cattiva amministrazione e il Mediatore presenterà pertanto un progetto di raccomandazione conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore.

5 Rifiuto di restituire i documenti originali acquisiti durante l'audit

5.1 Il denunciante ha sostenuto che la Commissione ha rifiutato di restituire i documenti originali forniti ai fini dell'audit summenzionato.

5.2 La Commissione ha sostenuto che il libro mastro, che è stato consegnato da GERE ai revisori e che è conservato dai servizi della Commissione, non è un documento originale. È stato stampato il giorno dell'audit.

5.3 Il Mediatore comprende che la Commissione, dal 13 giugno 2000, e fino ad oggi, utilizza il libro mastro di GERE per l'anno 1999 a fini di controllo. Sebbene il documento sia stato stampato appositamente per l'audit, il denunciante sostiene che alla sua società è stata addebitata una tassa significativa per la riedizione di tale documento. Il denunciante ha pertanto chiesto la restituzione del libro mastro, che considera di proprietà di GERE.

5.4 La Commissione non ha fornito al Mediatore una spiegazione ragionevole del suo rifiuto di proseguire i lavori su una fotocopia del libro mastro e di restituire a GERE il documento stampato il 13 giugno 2000. Il Mediatore presenterà pertanto un progetto di raccomandazione conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore.

6 Presunta registrazione di GERE in una lista nera e relative conseguenze

6.1 Il denunciante ha affermato che GERE figurava in una lista nera della Commissione. Ciò ha bloccato tutti i pagamenti che la Commissione doveva effettuare a favore di GERE anche nell'ambito di contratti incontestati.

6.2 La Commissione ha spiegato che i pagamenti sono stati ritardati a causa del sistema interno di allarme rapido della Commissione. Questo sistema richiede ulteriori controlli prima di effettuare pagamenti ai beneficiari registrati nel SAR a causa di errori amministrativi o frodi. Nel caso di specie, la GERE è stata registrata nel SAR a causa delle difficoltà relative al contratto firmato nell’ambito del progetto JOP.

6.3 Il Mediatore osserva che nel corso della presente indagine potrebbero essere effettuati i pagamenti da effettuare a favore di GERE nell'ambito di contratti incontestati. La Commissione ha fornito al Mediatore una spiegazione ragionevole per quanto riguarda i motivi della registrazione di GERE nel SAR. Il Mediatore ha pertanto concluso che non vi sono prove di cattiva amministrazione per quanto riguarda questo aspetto del caso.

6.4 Il Mediatore osserva che alcuni funzionari della Commissione sembrano considerare il SAR come una lista nera, sebbene la Commissione abbia dichiarato che non lo è. Il Mediatore può pertanto esaminare in un secondo momento il funzionamento generale del SAR nell'ambito di un'indagine di propria iniziativa.

7 Conclusione

Il Mediatore ritiene che l'approccio della Commissione nel caso di specie abbia dato luogo a casi di cattiva amministrazione. Il Mediatore presenta pertanto alla Commissione il seguente progetto di raccomandazione, conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore:

Il progetto di raccomandazione

La Commissione dovrebbe informare per iscritto il denunciante dei documenti che dovrebbe fornire per consentire alla Commissione di prendere una decisione sul pagamento entro un termine ragionevole. Inoltre, la Commissione dovrebbe restituire il libro mastro del denunciante GERE per il 1999, stampato il 13 giugno 2000.

La Commissione e il denunciante saranno informati del progetto di raccomandazione. Conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del mediatore, la Commissione trasmette un parere circostanziato entro il 28 febbraio 2002. Il parere circostanziato potrebbe consistere nell'accettazione del progetto di raccomandazione del Mediatore e in una descrizione del modo in cui è stato attuato.

 

Jacob SÖDERMAN

Strasburgo, 4 dicembre 2001

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(1) Decisione 94/262 del Parlamento europeo, del 9 marzo 1994, sullo statuto e le condizioni generali per l'esercizio delle funzioni del mediatore, GU 1994, L 113/15.