Fatto conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore europeo ^[1]

Introduzione

1. Quando i funzionari pubblici, in particolare gli alti funzionari, lasciano la pubblica amministrazione per assumere posizioni nel settore privato, vengono descritti come persone che attraversano la "porta girevole".

2. I casi di "porte girevoli" nell'amministrazione dell'UE possono dar luogo a: i) rischi di conflitto con gli interessi legittimi dell'UE; ii) rischi che informazioni non pubbliche possano essere divulgate o utilizzate in modo improprio; o iii) rischi che gli ex membri del personale cerchino di influenzare gli ex colleghi che, in caso di licenziamento di personale di grado superiore, potrebbero essere stati loro subordinati, a favore del loro nuovo datore di lavoro.

3. I rischi di cui sopra devono essere analizzati tenendo conto, tra l'altro, del diritto fondamentale della persona di lavorare. Eventuali restrizioni al diritto degli ex membri del personale dell'UE di lavorare nel settore privato devono essere necessarie al fine di conseguire un legittimo interesse pubblico e devono essere proporzionate ^[2].

4. Le istituzioni, gli organi, le agenzie e gli uffici dell'UE (di seguito "istituzioni") devono sempre valutare i casi di "porte girevoli" dal punto di vista dell'interesse pubblico [3]. Sebbene tutti questi casi debbano essere valutati in base ai loro meriti individuali, è necessario un maggiore controllo dei movimenti degli alti funzionari, dati i maggiori rischi potenziali per gli interessi dell'istituzione. Anche la natura del contratto di lavoro (permanente o temporaneo) deve essere presa in considerazione.

5. L'indagine riguarda il modo in cui l'Agenzia europea per la difesa (AED) ha gestito il trasferimento del suo ex amministratore delegato in Airbus Spain e Airbus Defence and Space. L'indagine ha inoltre esaminato il modo in cui l'AED ha affrontato il fatto che il suo ex capo dell'esecutivo non ha atteso l'approvazione dell'AED prima di iniziare le sue nuove posizioni, il che costituisce una violazione dello statuto del personale dell'AED ^[4] (cfr. l'allegato 1 per le descrizioni dell'Agenzia europea per la difesa e il ruolo del capo dell'esecutivo).

L'indagine

6. Il 22 febbraio 2021 il Mediatore ha avviato un'indagine di propria iniziativa [5] su:

1) Come l’AED ha gestito la «domanda successiva alla fine del rapporto di lavoro» del suo ex amministratore delegato di assumere posizioni di alto livello presso Airbus Spain e presso Airbus Defence and Space. 

2) Come l'AED ha gestito la violazione, da parte dell'ex direttore esecutivo, dell'obbligo previsto dallo statuto del personale dell'AED di ottenere l'autorizzazione prima di intraprendere nuove attività.

7. Nel corso dell'indagine, l'AED ha risposto alle domande del Mediatore.^[6] Il gruppo d'indagine del Mediatore ha inoltre esaminato i fascicoli dell'AED su: i) la decisione di autorizzare l'ex capo dell'esecutivo ´s a ricoprire nuove cariche; ii) la violazione, da parte dell'ex capo dell'esecutivo, dell'obbligo previsto dallo statuto del personale dell'AED di ottenere l'autorizzazione prima dell'effettivo inizio del nuovo impiego; e iii) tutte le decisioni adottate dall'AED in relazione all'autorizzazione delle domande successive al rapporto di lavoro nel 2019 e nel 2020.

Cronologia

8. L'indagine della Mediatrice ha stabilito il seguente calendario degli eventi principali.

Data	Azioni dell'AED	Azioni dell'ex capo dell'esecutivo
febbraio 2015		L'ex direttore esecutivo è stato nominato direttore esecutivo dell'AED per un mandato di tre anni. La sua nomina è stata successivamente prorogata di altri due anni, fino al 1o febbraio 2020.
31 gennaio 2020		Al termine del suo mandato, il capo dell'esecutivo ha informato l'AED che sarebbe tornato al suo ex posto di funzionario presso il ministero degli Affari esteri di uno Stato membro dell'UE.
28 luglio 2020		L'ex amministratore delegato ha chiesto l'autorizzazione ad assumere due posti di lavoro, uno presso Airbus Spain e uno presso Airbus Defence and Space.
31 luglio 2020	L'AED ha informato l'ex capo dell'esecutivo che la sua domanda non conteneva informazioni sufficienti su come i nuovi datori di lavoro avrebbero attenuato i rischi di conflitti di interesse tra i ruoli precedenti e quelli previsti per il futuro. L'AED ha inoltre informato l'ex capo dell'esecutivo che non sarebbe stato in grado di prendere una decisione prima della data di inizio proposta per i nuovi posti di lavoro.
17 agosto 2020		L'ex amministratore delegato ha firmato un contratto di lavoro con Airbus e ha iniziato a ricevere uno stipendio lì.
28 agosto 2020	L'AED ha ricordato all'ex capo dell'esecutivo la sua richiesta di ulteriori dettagli [7] e ha chiesto una spiegazione su come garantire che l'esercizio dei nuovi compiti e responsabilità non sia in conflitto con i legittimi interessi dell'AED, né sia percepito come tale. L'AED ha inoltre ricordato che "l'autorizzazione preventiva del [..] capo dell'Agenzia è richiesta ai sensi dello statuto del personale dell'AED prima di esercitare un'attività professionale" [8].	L'ex capo dell'esecutivo ha risposto che, sebbene avesse trasmesso la richiesta di informazioni supplementari dell'AED al suo nuovo datore di lavoro, quest'ultimo non aveva ancora fornito tali informazioni.
31 agosto 2020		L'ex capo dell'esecutivo ha presentato ulteriori dettagli alla domanda di autorizzazione.
settembre 2020		L'ex capo dell'esecutivo ha iniziato a svolgere compiti per il suo nuovo datore di lavoro.
3 settembre 2020	L'AED ha consultato il suo comitato del personale in merito alla richiesta dell'ex capo dell'esecutivo. Il comitato del personale ha espresso preoccupazione per "l'impatto della situazione sia nei confronti dei portatori di interessi esterni che del personale dell'AED".	L'ex capo dell'esecutivo ha presentato la "politica dell'Airbus in materia di etica e conformità", come addendum alle informazioni supplementari presentate il 31 agosto 2020.
7 settembre 2020	Nell'esaminare la richiesta dell'ex capo dell'esecutivo e le informazioni supplementari, l'AED ha constatato di aver creato la percezione di un conflitto con gli interessi legittimi dell'AED e di poter dar luogo a un conflitto di interessi effettivo che potrebbe, se non attenuato, causare gravi danni alla reputazione dell'AED. Pertanto, l'AED ha imposto determinate condizioni nella sua decisione che autorizza la domanda di assunzione dei due nuovi posti di lavoro.
14 settembre 2020	L’AED ha condotto un’audizione con l’ex capo dell’esecutivo nell’ambito di una «procedura predisciplinare» relativa alla violazione dello statuto del personale dell’AED.	L'ex capo dell'esecutivo si è assunto la piena responsabilità della violazione dello statuto del personale dell'AED.
21 settembre 2020	L’AED ha emesso un «avvertimento»[9] in merito alla violazione dello statuto dei funzionari.

Decisione dell'AED sulla domanda dell'ex capo dell'esecutivo

Argomenti presentati dall'AED

9. La decisione dell’AED di approvare, a determinate condizioni, i due nuovi posti di lavoro del suo ex direttore esecutivo presso Airbus si basa sull’articolo 18 dello statuto del personale dell’AED. A norma dell'articolo 18, l'AED dovrebbe valutare se i posti di lavoro che l'ex capo dell'esecutivo intendeva assumere siano compatibili con gli "interessi legittimi" dell'AED. L'articolo 18 prevede che l'AED possa vietare a un ex membro del suo personale di assumere un incarico se è legato al lavoro del funzionario negli ultimi tre anni di servizio e potrebbe "confliggere con gli interessi legittimi dell'agenzia". (Cfr. nota 4.)

10.  L'AED ha affermato che, dopo aver raccolto elementi sufficienti per effettuare una valutazione significativa dei conflitti di interesse dell'ex domanda del capo dell'esecutivo ´s, che riguardava due posti di lavoro, ha concluso che non poteva stabilire alcun potenziale conflitto con gli interessi dell'AED che giustificasse il divieto di accettare i posti di lavoro. Tuttavia, l'AED ha concluso che "la situazione ha effettivamente creato la percezione di un conflitto con gli interessi legittimi dell'Agenzia e può dar luogo, in futuro, a un conflitto di interessi effettivo, che potrebbe, se non attenuato, causare gravi danni alla reputazione dell'Agenzia".

11. Per attenuare tali rischi, l'AED ha incluso condizioni nella sua decisione. In particolare, l'ex capo dell'esecutivo dovrebbe:

• si astengono dai contatti con l'ufficio di Airbus a Bruxelles su questioni che riguardano l'AED fino al 31 gennaio 2022;
• si astiene da qualsiasi decisione o compito di Airbus che riguardi le attività dell'AED fino al 31 gennaio 2022, al fine di evitare qualsiasi conflitto di interessi percepito o reale;
• non avere contatti con il personale dell'AED ai fini di attività di lobbying o di sensibilizzazione su questioni di cui era responsabile in qualità di direttore esecutivo fino al 31 gennaio 2021.

12.  In risposta a un'interrogazione del Mediatore, l'AED ha affermato che, sebbene Airbus Defence and Space SAS (parte di Airbus France) avesse ottenuto contratti sulla base di procedure di appalto pubblico svolte dall'AED nel 2019,[10] l'ex direttore esecutivo non era stato coinvolto nelle decisioni di aggiudicazione dei contratti [11].

Valutazione del Mediatore che ha portato a una raccomandazione

13. Il pubblico deve essere in grado di confidare nel fatto che le autorità pubbliche servano l'interesse generale, e non interessi privati o personali. L'istanza di un alto funzionario pubblico che si trasferisce nel settore privato, subito dopo aver lasciato il servizio pubblico, può causare inquietudine pubblica, come è avvenuto in questo caso.

14. Airbus è uno dei principali attori dell'industria europea della difesa e, in quanto tale, è interessata alle attività dell'AED. Ad esempio, Airbus presenta offerte per appalti nelle procedure di appalto pubblico organizzate dall'AED e ha interesse a raccomandazioni su politiche o investimenti pubblici nella ricerca e nello sviluppo di tecnologie di difesa e sicurezza.

15. La decisione dell'AED riguardava due posti di lavoro:

i) Responsabile degli affari pubblici di Airbus Spain, con compiti e responsabilità descritti come "direttamente connessi solo alla Spagna, non a nessun altro paese o all'UE".

ii) Consulente strategico per Airbus Defence and Space, con compiti e responsabilità descritti come "[contribuire] all'esperienza nell'analisi e nella definizione di linee guida d'azione per la strategia che saranno approvate dalla leadership del gruppo globale in tutti i settori, a livello mondiale, nonché dalla NATO, dall'UE o da singoli paesi in Europa o oltre. Ciò NON comporta in alcun caso attività di lobbying nei confronti delle istituzioni e degli organi dell'UE che sono di esclusiva responsabilità dell'ufficio Affari pubblici di Airbus a Bruxelles."

È questo secondo lavoro che sembrerebbe essere direttamente correlato alle attività dell'AED, con il risultato che la valutazione del conflitto di interessi in relazione a questa mossa merita un esame particolare.

16. Lo statuto del personale dell’AED stabilisce quanto segue:

"Gli agenti temporanei che intendono esercitare un'attività professionale, retribuita o meno, entro due anni dalla cessazione dal servizio ne informano l'Agenzia utilizzando un modulo specifico. Se tale attività è connessa al lavoro svolto dall’agente temporaneo nel corso degli ultimi tre anni di servizio e potrebbe comportare un conflitto con gli interessi legittimi dell’Agenzia, l’autorità abilitata a concludere i contratti (AACC) può, tenuto conto dell’interesse del servizio, vietargli di svolgerla o approvarla alle condizioni che ritiene appropriate. [..]

Nel caso di ex agenti temporanei di alto livello, l'AACC vieta loro, in linea di principio, durante i dodici mesi successivi alla cessazione dal servizio, di svolgere attività di lobbying o di advocacy nei confronti del personale dell'Agenzia per le loro attività, i loro clienti o i loro datori di lavoro su questioni di loro competenza durante gli ultimi tre anni di servizio." (sottolineatura aggiunta).

Valutazione del conflitto di interessi

17. L'ex capo dell'esecutivo era il più alto funzionario dell'AED e quindi tutti i membri del personale dell'AED che lavoravano presso l'AED durante il suo mandato erano suoi subordinati. Si può presumere che le questioni trattate dall’ex capo dell’esecutivo durante i suoi ultimi tre anni di mandato comprendano tutte le attività dell’AED, e si può ragionevolmente presumere che la sua conoscenza di tali attività sia significativa [12].

18. Il Mediatore prende atto del carattere temporaneo della posizione dell'ex capo dell'esecutivo presso l'AED.[13] Gli agenti temporanei dell'AED non hanno diritto a indennità transitorie e il divieto per gli ex dipendenti di assumere un nuovo impiego di loro scelta, l'opzione più restrittiva a disposizione dell'AED, dovrebbe essere fatto solo laddove altre misure meno restrittive non siano adeguate per tutelare gli interessi dell'AED.^[14]

19. Nel corso dell'indagine, il Mediatore ha chiesto all'AED di informarla i) quando l'ex amministratore delegato era venuto a conoscenza delle opportunità di lavoro presso Airbus, ii) quando l'ex amministratore delegato ha presentato domanda per i posti di lavoro presso Airbus e iii) quando Airbus gli ha offerto i posti di lavoro. Il Mediatore ha suggerito che, se l'AED non disponesse di tali informazioni nel fascicolo, potrebbe chiedere all'ex capo dell'esecutivo di fornire le risposte pertinenti.

20. L'AED ha risposto di non disporre delle informazioni richieste, né di avere alcun motivo per chiedere tali informazioni al momento del ricevimento della domanda. Ciò è dovuto al fatto che l'ex capo dell'esecutivo è venuto a conoscenza per la prima volta dei futuri posti di lavoro presso Airbus dopo essere tornato al suo posto presso il ministero degli Affari esteri di uno Stato membro.^[15] L'AED non ha chiesto all'ex capo dell'esecutivo di fornire risposte nel contesto dell'indagine del Mediatore.

21. Non è stato quindi stabilito con certezza quando l'ex amministratore delegato è venuto a conoscenza delle opportunità di lavoro in Airbus. In tale contesto, vi è una preoccupazione generale che la prospettiva di trasferirsi nel settore privato possa influenzare il comportamento degli alti funzionari pubblici mentre sono ancora impiegati nella pubblica amministrazione.

22. Secondo il Mediatore, è ragionevole attendersi che un'autorità pubblica verifichi, quando esamina un caso sensibile di porta girevole che coinvolge il suo ex membro del personale di grado più elevato, quando è emersa per la prima volta la prospettiva di un posto di lavoro. Come risulta dalla sezione seguente relativa alla violazione dello Statuto, tali informazioni sarebbero state probabilmente pertinenti anche in termini di valutazione della gravità di tale violazione. Il fatto che l'AED non abbia cercato di ottenere tali informazioni è una lacuna che suggerisce che l'AED non ha esaminato la questione con la necessaria accuratezza.

Condizioni applicabili alla decisione dell'AED

23. La valutazione da parte del Mediatore delle condizioni imposte dall'AED mira a determinare se esse abbiano attenuato in modo sufficiente ed efficace i rischi di conflitti di interesse individuati dall'AED.

Astensione dai contatti con l'ufficio di Airbus a Bruxelles per questioni che riguardano l'AED

24. La decisione dell'AED impone all'ex direttore esecutivo di astenersi dai contatti con l'ufficio di Airbus a Bruxelles per le questioni che riguardano l'AED fino al 31 gennaio 2022. Il Mediatore ritiene che lo scopo di questa condizione sia quello di mitigare il rischio che l'ex direttore esecutivo tenti di impegnarsi in attività indirette di lobbying o di advocacy attraverso l'ufficio di Airbus a Bruxelles nei confronti del personale dell'AED. Il Mediatore si chiede se tale restrizione sia sufficientemente efficace.

25. In primo luogo, la decisione dell’AED non impedisce all’ex direttore esecutivo di contattare l’ufficio di Airbus a Bruxelles in relazione a questioni che riguardano altre istituzioni dell’Unione. Le informazioni e i contatti a cui l'ex capo dell'esecutivo ha avuto accesso mentre era in carica riguardavano anche altre istituzioni dell'UE (che sono direttamente coinvolte nel funzionamento dell'AED). Il Mediatore è del parere che avrebbe dovuto essere esplicitamente menzionato nella decisione dell'AED che l'ex direttore esecutivo non avrebbe dovuto contattare l'ufficio di Airbus a Bruxelles su questioni che ha trattato durante i suoi ultimi tre anni di servizio [16].

26. In secondo luogo, quando l'ex direttore esecutivo è stato invitato dall'AED a chiarire la sua domanda, ha informato l'AED che le attività di lobbying nei confronti dell'UE sono "esclusivamente di competenza dell'ufficio Affari pubblici di Airbus a Bruxelles". In risposta al Mediatore, l'AED ha elencato le interazioni dell'ex direttore esecutivo con Airbus nel 2018 e nel 2019. Dalle informazioni e dai documenti forniti al Mediatore risulta chiaramente che tali contatti hanno avuto luogo con l’ufficio di Airbus a Bruxelles, ma anche con altre parti di Airbus, tra cui Airbus Defence and Space, in cui rientra uno dei compiti dell’ex direttore esecutivo.[17] L’ufficio di Airbus a Bruxelles non è quindi l’unica parte di Airbus responsabile di attività di lobbying o di advocacy nei confronti dell’AED.^[18] L’AED avrebbe dovuto tenerne conto nel valutare la domanda dell’ex direttore esecutivo al fine di determinare le restrizioni appropriate per attenuare i rischi di conflitti di interesse.

27. Per questi motivi, il Mediatore ritiene che tale condizione non fosse sufficiente ad attenuare i rischi connessi.

Ricusazione delle decisioni o dei compiti di Airbus relativi alle attività dell'AED

28. La decisione dell'AED impone all'ex direttore esecutivo di astenersi dal partecipare a qualsiasi decisione o compito di Airbus che riguardi le attività dell'AED fino al 31 gennaio 2022. Questa condizione sarebbe probabilmente un mezzo efficace per evitare conflitti di interesse percepiti ed effettivi, in quanto affronta il rischio che l'ex direttore esecutivo utilizzi la sua conoscenza delle attività e dei contatti dell'AED per fornire al suo nuovo datore di lavoro un accesso privilegiato alle informazioni sulle attività dell'AED.

29. In risposta alla domanda del Mediatore ´s sul modo in cui l'AED monitora e applica le restrizioni imposte ai nuovi posti di lavoro dell'ex capo dell'esecutivo ´s, l'AED ha affermato di non avere né le risorse né la competenza per effettuare un monitoraggio sistematico delle condizioni successive alla fine del rapporto di lavoro, al di là della sensibilizzazione e della garanzia della trasparenza sulle condizioni stabilite. L'AED stessa sembra pertanto ritenere di non poter monitorare e applicare efficacemente tale condizione.

30. La differenza tra autorizzare un'attività successiva al rapporto di lavoro e rifiutarla deve risiedere nella capacità dell'ente di essere in grado di imporre condizioni credibili che mitighino efficacemente il rischio di conflitti di interesse. La mancanza di un monitoraggio e di un'applicazione efficaci da parte dell'AED è particolarmente problematica per quanto riguarda il nuovo lavoro dell'ex direttore esecutivo come consulente strategico di Airbus Defence and Space. Tale ruolo consiste nel contribuire alla strategia dell'UE dell'impresa che, dati gli interessi del nuovo datore di lavoro ^[19] e la natura del ruolo di consulente strategico anche per l'UE, può riguardare le attività dell'AED.

Divieto di attività di lobbying

31. La decisione dell'AED prevedeva che l'ex capo dell'esecutivo non dovesse avere contatti con il personale dell'AED ai fini di attività di lobbying o di sensibilizzazione su questioni di cui era responsabile in qualità di capo dell'esecutivo. Tale restrizione è stata imposta per i primi dodici mesi successivi alla cessazione dall'incarico dell'ex capo dell'esecutivo, vale a dire il periodo compreso tra il 7 settembre 2020 e il 31 gennaio 2021 [20].

32. Tale condizione si basa sulla disposizione dello statuto del personale dell'AED secondo cui agli ex alti funzionari, nei dodici mesi successivi alla cessazione dal servizio, dovrebbe essere vietato svolgere attività di lobbying o di advocacy nei confronti del personale dell'AED per le loro imprese, i loro clienti o i loro datori di lavoro su questioni di loro competenza durante gli ultimi tre anni di servizio. Questa disposizione è una norma minima e l'AED potrebbe, se lo ritiene necessario per tutelare il suo legittimo interesse, andare oltre il periodo di dodici mesi.

33. Nel caso di specie, l’AED ha deciso di vietare all’ex amministratore delegato di contattare l’ufficio di Airbus a Bruxelles su questioni riguardanti le attività dell’AED per un periodo di 24 mesi. L'AED stessa aveva quindi stabilito che il rischio che l'ex capo dell'esecutivo svolgesse attività di lobbying o di advocacy nei confronti del personale dell'AED potesse durare fino a 24 mesi dopo che l'ex capo dell'esecutivo avesse lasciato l'incarico. La Mediatrice ritiene pertanto che sarebbe stato ragionevole per l'AED anche stabilire che questa condizione più generale per attenuare il rischio di attività di lobbying o di advocacy nei confronti del personale dell'AED dovrebbe durare fino al 31 gennaio 2022. L'incapacità di farlo equivale a una mancanza di coerenza.

34. Inoltre, il Mediatore è del parere che la portata di tale condizione, che comprendeva solo il personale dell'AED, sia discutibile. Ciò è dovuto al fatto che l’ex capo dell’esecutivo si era occupato di questioni relative ad altre istituzioni dell’UE durante i suoi ultimi tre anni di servizio (cfr. paragrafo 25). Secondo il Mediatore, l'AED avrebbe dovuto stabilire che tale condizione si applicasse anche al personale di altre istituzioni che lavoravano su questioni che l'ex capo dell'esecutivo aveva trattato.

35. Il Mediatore ritiene che le condizioni imposte dall'AED:

• non ha sufficientemente attenuato il rischio che l'ex capo dell'esecutivo svolgesse attività di lobbying e di advocacy dirette o indirette nei confronti del personale dell'AED e di altre istituzioni dell'UE su questioni che aveva trattato durante i suoi ultimi tre anni di servizio, o
• Non è stato possibile monitorarlo e applicarlo.

Ciò vale in particolare per il ruolo di consulente strategico di Airbus Defence and Space. Il Mediatore stabilisce che la soglia per vietare questo lavoro è stata raggiunta, e non farlo ha costituito cattiva amministrazione.

36. Non imporre restrizioni sufficientemente efficaci per attenuare i rischi di conflitti di interesse reali e percepiti, che l'AED aveva stabilito esistessero, costituisce cattiva amministrazione. Anche il fatto di non vietare l'incarico di consulente strategico per Airbus Defence and Space, che presentava il rischio maggiore di entrare in conflitto con l'interesse legittimo dell'AED, costituisce un caso di cattiva amministrazione. A tal fine, il Mediatore formula due raccomandazioni in appresso, conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore europeo.

Modalità con cui l'AED ha affrontato la violazione dello statuto da parte dell'ex capo dell'esecutivo

Argomenti presentati dall'AED

37. Gli ex membri del personale dell'AED che intendono intraprendere un'attività professionale, retribuita o meno, entro due anni dalla cessazione dal servizio devono informarne l'AED. L'AED deve esaminare se l'attività professionale è legata a questioni che l'ex personale ha affrontato e se potrebbe portare a un conflitto con gli interessi legittimi dell'AED. L'AED deve notificare la sua decisione entro 30 giorni lavorativi dalla data in cui è stata informata dall'ex membro del personale (cfr. nota 4). Se l'AED non notifica la sua decisione all'ex agente entro la fine di tale periodo, si considera che si tratti di un'accettazione implicita dell'attività professionale prevista.

38. L'intenzione dell'ex direttore esecutivo di assumere posti di lavoro presso Airbus riguardava questioni di cui l'ex direttore esecutivo era stato responsabile durante i suoi ultimi tre anni di servizio. Sulla base della sua valutazione, l'AED ha ritenuto che i posti di lavoro potessero creare una percezione di conflitto con gli interessi legittimi dell'AED, il che, in assenza di misure per attenuare il rischio, potrebbe dar luogo a un conflitto di interessi effettivo che potrebbe causare gravi danni alla reputazione dell'AED.

39. L'AED ha constatato che l'ex capo dell'esecutivo ha iniziato i nuovi posti di lavoro il 17 agosto 2020, prima di ottenere l'autorizzazione dell'AED e prima della fine del periodo di 30 giorni lavorativi. Le informazioni supplementari necessarie per esaminare correttamente la sua richiesta, che l'AED gli aveva chiesto per la prima volta il 31 luglio 2020, sono state presentate dall'ex capo dell'esecutivo il 31 agosto 2020. Il 1° settembre 2020 l'ex amministratore delegato ha effettivamente iniziato le sue attività nei nuovi posti di lavoro presso Airbus.

40. L’AED ha avviato la cosiddetta «procedura predisciplinare»[21] nei confronti dell’ex direttore esecutivo per il mancato rispetto dell’obbligo di ottenere un’autorizzazione preventiva [22].

41. Nel corso dell'audizione predisciplinare, l'AED ha dichiarato all'ex capo dell'esecutivo che, "poiché i fatti sono stati accertati al di là di ogni dubbio, il capo dell'Agenzia non ha ravvisato la necessità di avviare un'indagine amministrativa e ha deciso di passare direttamente a una procedura predisciplinare". L'AED ha inoltre informato l'ex capo dell'esecutivo che "in questa fase il [capo dell'Agenzia] non ritiene proporzionato avviare un procedimento disciplinare, ma intende emettere un avvertimento".

Valutazione del Mediatore

42. A seguito della sua valutazione dei potenziali conflitti di interesse, l’AED ha stabilito che i nuovi posti di lavoro dell’ex capo dell’esecutivo potevano creare una percezione di conflitto con gli interessi legittimi dell’AED, il che, in assenza di misure per attenuare tale rischio, poteva dar luogo a un conflitto di interessi effettivo che poteva causare gravi danni alla reputazione dell’AED.

43. Il Mediatore osserva che il capo dell'Agenzia non ha ritenuto necessario avviare un'indagine amministrativa e ha deciso di passare direttamente a una procedura predisciplinare [23]. Tale procedura comprendeva un'audizione con l'ex capo dell'esecutivo sulla violazione dello statuto dei funzionari.

44. L'ex capo dell'esecutivo ha assunto il suo nuovo incarico il 17 agosto 2020, tre settimane prima che l'AED determinasse quali restrizioni sarebbero state necessarie per attenuare eventuali rischi di conflitti di interesse. In futuro, l'AED potrebbe voler ribadire al personale, compreso il personale più anziano, l'importanza di notificare tempestivamente i movimenti delle porte girevoli. Ciò non solo consentirebbe all'Agenzia di effettuare una valutazione approfondita e tempestiva per cercare di affrontare le situazioni di conflitto di interessi, ma eviterebbe anche di dare l'impressione che la procedura sia una mera formalità.

45. Il Mediatore osserva che l'AED non disponeva di informazioni sufficienti per valutare adeguatamente i rischi di conflitto di interessi connessi alla richiesta dell'ex capo dell'esecutivo per la maggior parte del tempo che aveva a disposizione ai sensi dello statuto del personale dell'AED.[24] Sebbene l'AED si basi sulla cooperazione degli ex membri del personale per trasmetterle le informazioni di cui ha bisogno per la sua valutazione, il Mediatore suggerisce all'AED di garantire che il modulo specifico per coloro che presentano domanda di autorizzazione per le posizioni previste sia redatto in modo tale che gli (ex) membri del personale forniscano le informazioni pertinenti fin dall'inizio. Di seguito il Mediatore formulerà una proposta di miglioramento.

Raccomandazione

Sulla base dell'indagine relativa alla presente denuncia, il Mediatore formula le seguenti raccomandazioni all'Agenzia europea per la difesa (AED):

1. In futuro, l'AED dovrebbe, se necessario, vietare ai suoi alti funzionari di assumere determinate posizioni dopo il loro mandato. Tale divieto dovrebbe essere limitato nel tempo, ad esempio, per due anni.

2. Per dare chiarezza al suo personale di alto livello, l'AED dovrebbe stabilire criteri su quando vieterà tali spostamenti. I candidati ai posti di alto livello dell'AED dovrebbero essere informati dei criteri al momento della loro applicazione.

L'AED sarà informata di tale raccomandazione. Conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore europeo, l'AED invia un parere circostanziato entro il 15 ottobre 2021.

Suggerimenti per il miglioramento

L'AED dovrebbe garantire che il modulo specifico per coloro che presentano domanda di autorizzazione per i posti previsti sia redatto in modo tale che i (ex) membri del personale forniscano le informazioni pertinenti per consentire all'AED di effettuare una valutazione significativa fin dall'inizio.

 

Emily O'Reilly Mediatore
europeo

Strasburgo, 13.7.2021

 

 

Allegato 1

Descrizione dell'Agenzia europea per la difesa

L'Agenzia europea per la difesa (AED) promuove e facilita la cooperazione tra gli Stati membri dell'UE nell'ambito della politica di sicurezza e di difesa comune dell'UE.

L'AED ricade sotto l'autorità del Consiglio dell'UE, al quale riferisce e dal quale riceve orientamenti.

L'alto rappresentante dell'UE è il capo dell'Agenzia, guida il comitato direttivo dell'AED, il suo organo decisionale composto dai ministri della Difesa di ciascuno Stato membro dell'UE (ad eccezione della Danimarca) e da un rappresentante della Commissione europea, e fornisce il collegamento con il Consiglio dell'UE.

Il direttore esecutivo dell'AED, assistito dal vicedirettore esecutivo, è responsabile della supervisione e del coordinamento dei lavori dell'AED. Sono nominati dal comitato direttivo.

Le attività dell'AED comprendono il coordinamento dei programmi intergovernativi e il finanziamento di progetti che comportano la cooperazione con l'industria della sicurezza e della difesa.

Le attività dell'AED a carattere più intergovernativo sono:

• la supervisione dei programmi di capacità, che sono programmi volti a sviluppare capacità in quattro settori principali della tecnologia di difesa [25];
• effettuare la revisione coordinata annuale sulla difesa (CARD), che comprende sei "aree prioritarie" specifiche per i sistemi di difesa [26];
• assistere nell'amministrazione della cooperazione strutturata permanente (PESCO) alla quale partecipano 25 Stati membri dell'UE per cooperare alle attività di difesa;
• Elaborazione del piano di sviluppo delle capacità, che funge da base e riferimento per l'attuazione della CARD, della PESCO e del Fondo europeo per la difesa (FED).

Altri compiti dell'AED, che possono includere l'interazione con gli attori dell'industria della difesa, comprendono:

• individuare le principali attività strategiche che dovrebbero essere sostenute e promuovere una comprensione comune degli Stati membri, delle istituzioni dell'UE e degli attori dell'industria della difesa in merito ai settori industriali e tecnologici, nonché alle abilità e competenze in cui la dipendenza da attori di paesi terzi potrebbe mettere a rischio la libertà d'azione dell'UE nel settore della difesa;
• Individuare le priorità e le lacune nella ricerca e nella tecnologia, anche ospitando consessi per esperti del governo, dell'industria, delle piccole e medie imprese e del mondo accademico, moderati dall'AED.

L'AED si adopera inoltre per garantire che gli interessi della comunità della difesa siano trasmessi alla Commissione e ad altri organismi dell'UE al fine di massimizzare le potenziali sinergie [27].

Descrizione dell'incarico del capo dell'esecutivo

I compiti di cui è responsabile il direttore esecutivo dell'AED sono i seguenti:
"a) garantire l'attuazione del quadro di pianificazione triennale dell'Agenzia;
b) preparare i lavori del comitato direttivo;
c) preparare il progetto di bilancio generale annuale da presentare al comitato direttivo;
d) preparare il quadro di pianificazione triennale da presentare al comitato direttivo;
e) garantire una stretta cooperazione con gli organi preparatori del Consiglio, in particolare il CPS e l'EUMC, e fornire loro informazioni;
f) preparare le relazioni di cui all'articolo 4, paragrafo 2;
g) preparare lo stato delle entrate e delle spese e dare esecuzione al bilancio generale dell'Agenzia e ai bilanci dei progetti o programmi ad hoc affidati all'Agenzia;
h) l'amministrazione corrente dell'Agenzia;
i) tutti gli aspetti relativi alla sicurezza;
j) tutte le questioni relative al personale."^[28]

 

[1] Decisione del Parlamento europeo, del 9 marzo 1994, relativa allo statuto e alle condizioni generali per l'esercizio delle funzioni del mediatore (94/262/CECA, CE, Euratom): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/GA/TXT/?uri=CELEX:31994D0262.

[2] Cfr. articolo 15 della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea.

[3] Il Mediatore ha recentemente avviato un'indagine ad ampio raggio sul modo in cui la Commissione gestisce i casi di "porte girevoli" tra il suo personale, a seguito di un'indagine precedente in materia, cfr.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/110608. Il Mediatore sta inoltre esaminando un caso di "porte girevoli" riguardante un ex vicepresidente della Banca europea per gli investimenti (BEI), cfr.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/news-document/en/143494

[4]. L'articolo 18 dello statuto del personale dell'AED prevede quanto segue: "Gli agenti temporanei che intendono esercitare un'attività professionale, retribuita o meno, entro due anni dalla cessazione dal servizio ne informano l'Agenzia utilizzando un apposito modulo. Se tale attività è connessa al lavoro svolto dall’agente temporaneo nel corso degli ultimi tre anni di servizio e potrebbe comportare un conflitto con gli interessi legittimi dell’Agenzia, l’AACC può, tenuto conto dell’interesse del servizio, vietargli di svolgerla o approvarla alle condizioni che ritiene appropriate. L'AACC, previa consultazione del comitato del personale, notifica la propria decisione entro 30 giorni lavorativi dalla data in cui ne è stato informato." Cfr.: DECISIONE (UE) 2016/ 1351 DEL CONSIGLIO, del 4 agosto 2016, relativa allo statuto del personale dell'Agenzia europea per la difesa e che abroga la decisione 2004/ 676/CE (europa.eu)

[5] Cfr.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/138504.

[6] Cfr.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/141624.

[7] L'AED ha precisato di aver bisogno di una descrizione:

• i doveri e le responsabilità dei posti di lavoro previsti, indicando dove tali doveri possono sovrapporsi ai doveri che aveva in qualità di capo dell'esecutivo;
• i legami commerciali, finanziari o contrattuali diretti o indiretti del nuovo datore di lavoro (comprese le sovvenzioni) con la Commissione e l'AED;
• i rapporti diretti o indiretti dell'ex capo dell'esecutivo di natura istituzionale con il nuovo datore di lavoro;
• Come i nuovi posti di lavoro previsti non avrebbero legami diretti o indiretti con l'AED.

[8] A norma dell'articolo 18, l'AED deve notificare la sua decisione entro 30 giorni lavorativi dalla data in cui ne è stata informata. Se tale notifica non è stata effettuata entro la fine di tale periodo, si considera che essa costituisca un'accettazione implicita. (Sottolineatura aggiunta.)

[9] L'articolo 141 dello statuto del personale dell'AED (cfr. nota 4 per un collegamento) stabilisce le misure che l'AED può adottare nei confronti di un membro del personale in caso di violazione dei suoi obblighi ai sensi dello statuto:
"Sulla base della relazione d'indagine, dopo aver informato l'agente interessato di tutti gli elementi di prova contenuti nei fascicoli e sentito l'agente interessato, l'AACC può:

a) decide che l'agente non può essere incriminato, nel qual caso ne è informato per iscritto; oppure

b) decide, anche in caso di inadempimento o di apparente inosservanza degli obblighi, che non è adottata alcuna misura disciplinare e, se del caso, rivolge un avvertimento all'agente; oppure

c) in caso di inadempimento degli obblighi di cui all'articolo 139:

i) decide di avviare il procedimento disciplinare di cui alla sezione D del presente titolo; oppure

ii) decidere di avviare un procedimento disciplinare dinanzi alla commissione di disciplina."(sottolineatura aggiunta.)

[10] Un contratto è stato aggiudicato ad Airbus Defence and Space SAS (parte di Airbus France) nell'ambito di un contratto quadro per l'appalto di comunicazioni satellitari dell'UE (SatCom) e un contratto relativo alla formazione SatCom è stato finanziato a titolo del bilancio operativo dell'AED.

[11] Sebbene il direttore esecutivo dell’AED sia il rappresentante legale dell’Agenzia, i poteri di «ordinatore» sono delegati, il che significa che il vicedirettore esecutivo ha firmato i contratti di appalto in questione.

[12] Per una selezione delle questioni su cui l'ex capo dell'esecutivo ha lavorato negli ultimi tre anni di servizio, cfr.: https://eda.europa.eu/news-and-events/news/2020/01/22/eda-bids-well-to-chief-executive-jorge-domecq.

[13] L'ex capo dell'esecutivo è tornato come funzionario pubblico presso il ministero degli Esteri del suo paese d'origine dopo aver lasciato l'AED.

[14] Secondo la giurisprudenza dell'UE, le istituzioni, gli organi e le agenzie dell'UE godono di un'ampia discrezionalità in questo settore. Cfr.: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?qid=1549037343294&uri=CELEX:62013FJ0086.

[15] L'ex capo dell'esecutivo aveva firmato il cosiddetto modulo di dichiarazione di uscita del personale, riconoscendo la sua comprensione dei suoi obblighi ai sensi dello statuto del personale dell'AED per quanto riguarda il periodo successivo al rapporto di lavoro e indicando il ritorno al ministero degli Affari esteri di uno Stato membro dell'UE.

[16] Compresi i lavori relativi al Consiglio dell'UE (cfr. l'allegato per l'elenco di tali questioni) o alla Commissione, ad esempio quelli relativi al Fondo europeo per la difesa e al programma europeo di sviluppo del settore industriale della difesa, cfr.: https://ec.europa.eu/growth/sectors/defence/european-defence-fund_en.

[17] Cfr. pag. 6 della risposta dell'AED: https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/141624.
L'invito all'evento del 5 febbraio 2018 ha avuto origine da Airbus Spain, l'invito all'evento di settembre ha avuto origine da Airbus Defence and Space, gli inviti agli eventi di giugno e ottobre 2019 hanno avuto origine da Airbus SE.

[18] Il Mediatore osserva inoltre che le riunioni con la Commissione che Airbus elenca nel registro per la trasparenza sono collegate ad Airbus e non strettamente all'ufficio di Airbus a Bruxelles. Cfr.: https://ec.europa.eu/transparencyregister/public/consultation/displaylobbyist.do?id=2732167674-76.

[19] Il Mediatore osserva che gli interessi di Airbus sono anche più ampi delle sole attività dell'AED, come risulta dalla registrazione della società nel registro per la trasparenza dell'UE. Cfr.: Registro per la trasparenza - Cerca nel registro (europa.eu).

[20] L'articolo 18 dello statuto del personale dell'AED prevede un divieto di esercitare attività di lobbying per un anno per gli alti funzionari che lasciano l'incarico.

[21] Ai sensi dell'articolo 141 dello statuto del personale dell'AED, cfr. nota 9. Nel contesto di tale procedura, il 9 settembre 2020 il capo dell'Agenzia dell'AED (alto rappresentante dell'UE) ha incaricato il direttore esecutivo dell'AED di rappresentarlo nell'istituzione, nello svolgimento e nella registrazione dell'audizione dell'ex direttore esecutivo.

[22] Conformemente all'articolo 18 dello statuto del personale dell'AED, cfr. nota 4.

[23] Conformemente all'articolo 141 dello statuto del personale dell'AED, cfr. nota 9.

[24] Vedi la timeline qui sopra. L'ex capo dell'esecutivo ha presentato la sua richiesta il 27 luglio 2020. Il periodo di 30 giorni lavorativi è quindi iniziato in tale giorno. L'AED lo ha informato che la richiesta mancava di informazioni su come i nuovi datori di lavoro avrebbero attenuato i rischi di conflitti di interesse tra i suoi ruoli precedenti e futuri previsti al 31 luglio 2020. Il 31 agosto 2020, o il 26o giorno lavorativo successivo alla presentazione della richiesta, l'ex capo dell'esecutivo ha presentato le informazioni richieste dall'AED, lasciando all'AED quattro giorni lavorativi per la sua valutazione, tra cui la consultazione del comitato del personale dell'AED.

[25] Vale a dire rifornimento aria-aria, sistemi aerei a pilotaggio remoto, comunicazione satellitare governativa e ciberdifesa.

Vale a dire carri armati da battaglia principali, sistemi di soldati, navi di superficie classe pattuglia, contro sistemi aerei senza equipaggio, applicazioni di difesa nello spazio, e la mobilità militare.

[27] Per ulteriori dettagli, cfr.: Decisione (PESC) 2015/1835 del Consiglio che definisce lo statuto, la sede e le norme operative dell'Agenzia europea per la difesa https://www.eda.europa.eu/docs/default-source/documents/eda-council-decision-2015-1835-date-13-10-2015.pdf.

[28] Cfr.: https://eda.europa.eu/docs/default-source/documents/eda-council-decision-2015-1835-date-13-10-2015.pdf.