Prefazione

In qualità di Mediatore europeo, mi viene spesso chiesto "In che misura le istituzioni dell'UE ti ascoltano?" La presente relazione cerca di fornire una risposta statistica a tale domanda esaminando la conformità delle istituzioni alle decisioni del Mediatore. C'è stato un tasso di conformità dell'83% nel 2015, il secondo più alto fino ad oggi. Quindi, nonostante l'eccellente risultato del 90 per cento raggiunto nel 2014, sono ancora lieto di notare che in oltre quattro casi su cinque le istituzioni dell'UE agiscono in base a ciò che il Mediatore chiede loro.

Nello specifico, nei 130 casi in cui il Mediatore ha presentato proposte nei casi chiusi nel 2015, le istituzioni hanno fornito 108 risposte positive. Altre 135 cause sono state risolte dalle istituzioni. 12 delle 18 istituzioni esaminate hanno ottenuto un punteggio del 100%, mentre la Commissione, che rappresenta la maggior parte dei casi dinanzi al Mediatore, ha ottenuto un punteggio dell'82%.

Sono particolarmente soddisfatto delle risposte delle istituzioni alle indagini strategiche che abbiamo condotto. 43 dei 45 suggerimenti rivolti alle istituzioni nel contesto di tali indagini strategiche sono stati accettati in settori che vanno dai negoziati sul partenariato transatlantico su commercio e investimenti ("TTIP") alla procedura dell'iniziativa dei cittadini europei e dalle operazioni di rimpatrio congiunte di Frontex alla politica di coesione dell'UE. Più in generale, l'allegato alla presente relazione contiene molti esempi di casi in cui il Mediatore ha convinto l'amministrazione dell'UE a migliorare le sue prestazioni e fornisce una panoramica della gamma di miglioramenti del servizio pubblico che ne sono derivati. Tra queste figurano la decisione dell'Agenzia esecutiva per le piccole e medie imprese di istituire procedure di esame dell'ammissibilità e della valutazione nell'assegnazione delle sovvenzioni, lo sviluppo da parte della Commissione di nuovi strumenti di comunicazione per aumentare la partecipazione del pubblico al suo processo decisionale e il miglioramento delle procedure di denuncia delle irregolarità nell'ambito delle missioni civili del Servizio europeo per l'azione esterna.

La diminuzione della conformità tra il 2014 e il 2015 è tuttavia chiaramente deplorevole. In un momento di molteplici crisi all'interno dell'UE, ogni rifiuto di conformarsi a una constatazione del Mediatore può essere visto come un'occasione mancata per affrontare un'autentica lamentela dei cittadini o una carenza amministrativa. Continuerò a lavorare con le istituzioni dell'UE per fornire il più alto livello possibile di servizio che il pubblico ha il diritto di aspettarsi da noi.

Emily O'Reilly

16 dicembre 2016

Relazione

1. Introduzione

La presente relazione descrive in che misura le istituzioni dell'UE [1] hanno risposto in modo costruttivo alle proposte formulate dal Mediatore europeo nel 2015. Tali proposte si presentano sotto forma di soluzioni, raccomandazioni, osservazioni critiche e ulteriori osservazioni.

Le sezioni 3, 4 e 5 in appresso illustrano le soluzioni, le raccomandazioni, le osservazioni critiche e ulteriori osservazioni del Mediatore. Le nuove "Disposizioni attuative" del Mediatore, entrate in vigore il 1° settembre 2016, incidono in una certa misura sull'uso che facciamo di questi termini. Anche se le indagini oggetto della presente relazione sono state condotte nell’ambito dei PI precedenti, spieghiamo le modifiche, se del caso, di seguito.

2. Poteri e procedure del Mediatore

Il Mediatore aiuta le persone, le imprese e le associazioni che hanno un problema con un'istituzione dell'UE [2]. Allo stesso tempo, serve l'interesse pubblico aiutando le istituzioni a migliorare la qualità del servizio che forniscono. Oltre a indagare sulle denunce, il Mediatore può anche avviare indagini di propria iniziativa.

Il Mediatore può chiedere all'istituzione interessata di fornire informazioni, ispezionare i suoi fascicoli e raccogliere testimonianze da funzionari. Tali poteri sono contenuti nello statuto del mediatore [3] («lo statuto»). Quando ritiene opportuno procedere in tal senso in un caso specifico, il Mediatore invita l'istituzione a rivedere la sua posizione, a presentare ricorso o ad apportare modifiche generali per il futuro. Se l'istituzione rifiuta di cooperare, può attirare l'attenzione politica su un caso presentando una relazione speciale al Parlamento europeo.

3. Soluzioni

Se ritiene che una denuncia possa essere risolta, il Mediatore cerca una soluzione con l'istituzione interessata, sulla base dell'articolo 3, paragrafo 5, dello statuto [4]. Uno degli obiettivi delle modifiche introdotte nel 2016 alle disposizioni di attuazione del Mediatore era quello di rendere più facile e più rapida la ricerca di soluzioni che eliminassero la cattiva amministrazione.

4. Raccomandazioni

Se il Mediatore constata un caso di cattiva amministrazione, emette quello che l’articolo 3, paragrafo 6, dello statuto definisce un «progetto di raccomandazione». Le raccomandazioni rivolte alle istituzioni sono pubblicate simultaneamente sul sito web del Mediatore. I nuovi PI del Mediatore richiedono che le raccomandazioni siano utilizzate per trattare tutte le risultanze di cattiva amministrazione prima della chiusura di un'indagine.

5. Osservazioni critiche e ulteriori osservazioni

In passato, il rifiuto di una proposta di soluzione o di una raccomandazione da parte di un'istituzione ha portato a una serie di possibili risultati, tra cui la chiusura del caso con un'"osservazione critica". Un'osservazione critica ha informato l'istituzione di ciò che aveva fatto di sbagliato nel caso specifico. L'osservazione ha individuato la norma o il principio che è stato violato e (a meno che non fosse ovvio) ha spiegato come l'istituzione avrebbe dovuto agire nel contesto del caso. L'istituzione ha risposto entro sei mesi, su richiesta del Mediatore. Nel 63 % dei casi in cui è stata riscontrata cattiva amministrazione nel 2015, il caso è stato chiuso con un'osservazione critica.

Un’«ulteriore osservazione» mirava a servire l’interesse pubblico aiutando l’istituzione interessata a migliorare la qualità della sua amministrazione in futuro. A differenza di una raccomandazione o di un’osservazione critica, un’ulteriore osservazione non si basava su una constatazione di cattiva amministrazione e non implicava una censura nei confronti dell’istituzione destinataria.

Le nuove disposizioni di attuazione sostituiscono il concetto di osservazioni critiche con il concetto di "risultati di cattiva amministrazione" e sostituiscono il concetto di ulteriori osservazioni con il concetto di "suggerimenti da migliorare".

6. Proposte di soluzioni e raccomandazioni accettate nel 2015

Nel 2015 le istituzioni dell'UE hanno accettato un totale di 15 proposte di soluzioni, mentre sono state accettate 14 raccomandazioni. La Commissione ha respinto tre raccomandazioni, pur dando un seguito positivo alle successive osservazioni critiche in tutti e tre i casi.

Tabella 1 - Soluzioni e raccomandazioni accettate dall'istituzione nel 2015

L'allegato alla presente relazione riassume i casi in cui è stata accettata una proposta di soluzione o una raccomandazione. Uno di questi casi merita una menzione speciale come "caso principale", che dovrebbe servire da modello per le altre istituzioni su come reagire al meglio alle proposte del Mediatore.

7. Seguito dato alle osservazioni critiche e alle ulteriori osservazioni formulate nel 2015

Nel 2015 sono state formulate 22 osservazioni critiche in 19 decisioni, mentre altre 76 sono state formulate in 30 decisioni.[5] Una singola decisione può contenere più di un'osservazione ed entrambi i tipi di osservazione possono essere inclusi nella stessa decisione.

Tabella 2 - Osservazioni critiche e ulteriori formulate nel 2015 per istituzione

Le istituzioni sono state invitate a rispondere alle osservazioni entro un termine di sei mesi. Con una sola eccezione [6], sono pervenute risposte a tutte le osservazioni formulate nel 2015, anche se in alcuni casi con un certo ritardo.

Prendendo insieme le osservazioni critiche e quelle ulteriori, il tasso di follow-up soddisfacente è stato dell'81%, in calo rispetto al livello record del 2014 del 94%. Il seguito dato a ulteriori osservazioni è stato soddisfacente nel 92% dei casi, mentre il tasso di follow-up soddisfacente delle osservazioni critiche è stato del 41%, un livello record. I dati più elevati registrati fino ad oggi sono stati del 100% nel 2008, per quanto riguarda il seguito positivo a ulteriori osservazioni, e dell'88% nel 2014 per quanto riguarda il seguito positivo a osservazioni critiche.

Un esame delle risposte delle istituzioni alle osservazioni critiche suggerisce che, anche dopo la conclusione di un'indagine, alcuni continuano a contestare le conclusioni del Mediatore e a ribadire le argomentazioni presentate durante l'indagine. Sebbene sia in qualche modo possibile comprendere che, dopo aver ricevuto critiche pubbliche da parte del Mediatore, un'istituzione ha difficoltà a dare un seguito costruttivo, è importante che le istituzioni siano disposte a trarre insegnamenti dalle indagini del Mediatore e cerchino di ridurre il rischio di problemi simili in futuro.

Tabella 3 - Risposte soddisfacenti alle osservazioni formulate nel 2015 per istituzione

L'allegato alla presente relazione comprende un'analisi dettagliata di ciascuno dei casi in cui sono state formulate una o più osservazioni critiche e/o ulteriori osservazioni. Quattro dei follow-up meritano una menzione speciale come "casi stellari".

8. Tasso di conformità globale per ente

La cifra complessiva in termini di conformità alle proposte del Mediatore nel 2015 è dell'83%. Il tasso di conformità si basa sul numero di risposte positive alle proposte di soluzione, raccomandazioni, osservazioni critiche e ulteriori osservazioni formulate nei casi chiusi nel 2015. Su 130 casi, le istituzioni hanno fornito 108 risposte positive [7]. Le istituzioni hanno risolto altre 135 indagini avviate dal Mediatore.

Come risulta chiaramente dalla tabella 4, il tasso di conformità varia notevolmente da un ente all'altro, dal 100 % in molti casi al 33 % nel caso peggiore. Sebbene tali statistiche si basino spesso su pochissimi casi, qualsiasi risultato inferiore al 100% significa che l'istituzione non ha rispettato una proposta presentata dal Mediatore.

Tabella 4 - Tasso di conformità complessiva per ente nel 2015

9. Conclusione

Nelle conclusioni della relazione dello scorso anno, la Corte ha annunciato una serie di modifiche all’uso dei termini “soluzioni” e “ulteriori osservazioni”. Tali modifiche sono state ampiamente superate dal riesame più approfondito delle disposizioni di attuazione da parte del Mediatore, entrato in vigore il 1o settembre 2016. L'introduzione delle nuove disposizioni di attuazione significa che la relazione del prossimo anno includerà i casi nell'ambito delle vecchie e delle nuove procedure.

Ci auguriamo che il prossimo anno sia in grado di riferire una risposta ancora migliore alla domanda "In che misura le istituzioni dell'UE ascoltano il Mediatore?" Confidiamo che l'amministrazione dell'UE continuerà a impegnarsi in modo costruttivo per garantire che la cifra sia la più alta possibile.

[1] Per brevità, la presente relazione utilizza il termine "istituzione" per riferirsi a tutte le istituzioni, gli organi e gli organismi dell ' UE.

[2] L'articolo 228 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea conferisce al Mediatore il potere di indagare su casi di cattiva amministrazione nell'attività delle istituzioni dell'Unione, ad eccezione della Corte di giustizia dell'Unione europea nell'esercizio delle sue funzioni giurisdizionali.

[3] Decisione 2008/587 del Parlamento europeo, del 18 giugno 2008, che modifica la decisione 94/262, relativa allo statuto e alle condizioni generali per l’esercizio delle funzioni del Mediatore (GU 2008, L 189, pag. 25).

[4] L'articolo 3, paragrafo 5, dello statuto stabilisce che "per quanto possibile, il mediatore cerca una soluzione con l'istituzione o l'organo interessato per eliminare il caso di cattiva amministrazione e soddisfare la denuncia".

[5] Ai fini della presente relazione, gli orientamenti per il miglioramento, le proposte e i suggerimenti rivolti alle istituzioni nelle decisioni della Mediatrice che chiudono le indagini di propria iniziativa OI/9/2013/TN, OI/7/2014/NF, OI/8/2014/AN, OI/9/2014/MHZ e OI/10/2014/RA sono trattati come ulteriori osservazioni.

[6] Al momento dell'elaborazione della presente relazione, la Commissione non aveva ancora inviato la sua ulteriore risposta di follow-up all'ulteriore osservazione del Mediatore nel caso 1832/2014/TN. Il caso non è pertanto incluso nella presente relazione.

[7] In tre casi, le istituzioni hanno respinto una proposta di soluzione, ma hanno accettato una raccomandazione successiva o un'osservazione critica. Al fine di evitare doppi conteggi, la cifra di 130 include solo le raccomandazioni/osservazioni in tali casi e non le proposte di soluzione. In altri sette casi, l'istituzione ha respinto una proposta di soluzione o una raccomandazione e successivamente non ha dato seguito in modo soddisfacente all'osservazione critica. Anche in questo caso, per evitare doppi conteggi, solo il follow-up negativo dell'osservazione critica è incluso nelle statistiche di cui sopra.