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Registrazione dei messaggi di testo e istantanei inviati/ricevuti dai membri del personale a titolo professionale - Raccomandazioni pratiche per l'amministrazione dell'UE
Corrispondenza - Data Giovedì | 14 luglio 2022
Caso SI/4/2021/MIG - Aperto(a) il Mercoledì | 30 giugno 2021 - Decisione del Mercoledì | 13 luglio 2022 - Istituzioni interessate Parlamento europeo | Consiglio dell’Unione europea | Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera | Agenzia europea delle sostanze chimiche | Autorità europea per la sicurezza alimentare | Agenzia europea per i medicinali | Commissione europea | Banca centrale europea - Paese Francia
Queste raccomandazioni pratiche possono guidare l'amministrazione dell'UE nella registrazione di testi e messaggi istantanei in futuro. Essi sono il risultato di un esercizio di raccolta di informazioni effettuato dal Mediatore europeo e rispecchiano le buone pratiche individuate in tale contesto.
Le istituzioni, gli organi e gli organismi dell'UE dovrebbero:
- Tenere conto, nelle norme e pratiche di gestione dei documenti, dell'uso sempre crescente di messaggi di testo e di messaggistica istantanea da parte di ‑. Concretamente, ciò implica che la decisione di registrare una determinata informazione nel sistema di gestione dei documenti dell'amministrazione non dovrebbe dipendere dal supporto - che si tratti di una lettera, di un'e-mail, di un testo o di un messaggio istantaneo - ma dal suo contenuto.
- Mettere in atto soluzioni tecnologiche per consentire la facile registrazione di messaggi di testo e istantanei nei sistemi di gestione dei documenti. Nel frattempo, prevedere modalità alternative di registrazione di tali messaggi.
- Fornire al personale orientamenti chiari su come estrarre, trasferire e registrare i messaggi di testo e i messaggi istantanei che soddisfano i criteri relativi alla registrazione dei documenti. Tutto il personale che utilizza dispositivi elettronici per lavoro dovrebbe essere in grado di capire come estrarre e trasferire messaggi di testo e istantanei da app o piattaforme di messaggistica al pertinente sistema di gestione dei documenti.
- Sensibilizzare il personale sulla necessità di garantire che i messaggi di testo e i messaggi istantanei che soddisfano i criteri di registrazione siano estratti, trasferiti e registrati regolarmente e regolarmente. Oltre ai messaggi standard di comunicazione interna, ciò potrebbe essere fatto offrendo formazione ai membri del personale esistenti e nell'ambito di programmi di introduzione per i nuovi membri del personale, ad esempio.
- Assicurarsi che i periodi di conservazione dei messaggi di testo e istantanei detenuti su dispositivi elettronici utilizzati per il lavoro siano in linea con la politica di conservazione.
- disporre di una procedura per garantire che, quando un membro del personale lascia, siano registrati tutti i documenti in suo possesso, compresi i messaggi di testo e i messaggi istantanei che soddisfano i criteri di registrazione.
- Riconoscere che i messaggi di testo e i messaggi istantanei legati al lavoro sono "documenti" ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti.
- Nel trattare le richieste di accesso del pubblico a documenti che potrebbero riguardare messaggi di testo e istantanei, prendere in considerazione tutti i luoghi in cui tali messaggi potrebbero essere memorizzati, compresi i dispositivi elettronici utilizzati dal personale, e assistere il personale potenzialmente in possesso di tali messaggi nelle loro ricerche, ad esempio impartendo istruzioni.
- Garantire che il loro strumento di ricerca standard consenta l'identificazione di messaggi di testo e istantanei (come tali) una volta registrati nel loro sistema di gestione dei documenti.