Prefazione

Sono lieto di presentare la relazione "Putting it Right?" di quest'anno, che valuta il modo in cui le istituzioni dell'UE hanno risposto alle proposte formulate nelle nostre indagini chiuse nel 2019. Nel 2019 le istituzioni dell'UE hanno cooperato in modo soddisfacente nel 79 % dei casi, il che rappresenta un miglioramento rispetto all'anno precedente. Si tratta di una riflessione positiva sulle istituzioni dell'UE, che hanno cercato di migliorare le loro pratiche amministrative.

Le istituzioni hanno reagito positivamente a 93 delle 118 proposte da noi avanzate per correggere o migliorare le loro pratiche amministrative. Delle 17 istituzioni alle quali abbiamo presentato proposte, 10 hanno risposto in modo soddisfacente a tutte le soluzioni, i suggerimenti e le raccomandazioni che abbiamo proposto. Sebbene non tutte le istituzioni abbiano reagito in modo soddisfacente a tutte le nostre proposte, queste hanno comunque aumentato la loro consapevolezza delle preoccupazioni relative alle loro pratiche. Ciò, di per sé, dovrebbe contribuire a una maggiore sensibilità verso ciò che il pubblico si aspetta e, in ultima analisi, a una migliore amministrazione.

Mentre la cifra del 79% coglie le risposte delle istituzioni alle mie proposte in un determinato momento, non coglie pienamente l'impatto del nostro lavoro nel tempo. Per questo motivo, la relazione di quest'anno esamina anche l'impatto più ampio delle indagini e delle iniziative del Mediatore.

Tale impatto comprende, ad esempio, cambiamenti legati alle iniziative che ho intrapreso senza avviare un'indagine o questioni risolte dalle istituzioni mentre era in corso un'indagine del Mediatore. Tuttavia, in modo cruciale, include anche i risultati di alcune indagini in cui l'impatto è stato evidente solo dopo la chiusura dell'indagine. Alcune delle nostre proposte sono di vasta portata, comportano sforzi significativi e possono comportare la riforma delle procedure e delle pratiche in vigore da decenni. In altri casi, lo slancio esterno in corso dopo la chiusura di un'indagine può portare, in una fase successiva, a cambiamenti anche se l'istituzione potrebbe aver inizialmente risposto negativamente a una proposta.

L'amministrazione dell'UE si comporta in generale secondo standard elevati, e mi piace pensare che tutti ne abbiamo visto i benefici durante questo anno difficile, segnato dalla crisi della COVID-19. Ho cercato di riconoscere alcune di queste buone pratiche amministrative attraverso il "Premio per la buona amministrazione", che si tiene ogni due anni, e non vedo l'ora di farlo nuovamente nel 2021.

 

Emily O'Reilly
Dicembre 2020

 

Relazione

1. Introduzione

La presente relazione fornisce un resoconto di come le istituzioni dell'UE ^[1] hanno risposto al Mediatore nei casi chiusi nel 2019. Il Mediatore può formulare proposte sotto forma di soluzioni, raccomandazioni e suggerimenti. Il Mediatore può anche promuovere il miglioramento attraverso iniziative strategiche, che non sono indagini formali, o indurre un'istituzione a risolvere una questione anche prima che venga formulata una proposta formale di soluzione o una raccomandazione.

La sezione 2 illustra le soluzioni, le raccomandazioni e i suggerimenti del Mediatore. Esamina l'esito del lavoro del Mediatore, valutando in che misura le istituzioni dell'UE accettano le proposte del Mediatore.

La sezione 3 analizza l'impatto qualitativo del lavoro del Mediatore che non può essere misurato mediante statistiche. Ciò include, ad esempio, i cambiamenti indotti da iniziative strategiche o questioni risolte dalle istituzioni mentre era in corso un'indagine del Mediatore. Questa sezione esamina anche l'esito delle indagini in cui l'impatto è stato evidente solo dopo la chiusura dell'indagine.

Entrambe le sezioni includono sintesi di casi che meritano una "menzione speciale" come esempi principali.

2. Risultati nei casi del Mediatore

Il Mediatore aiuta le persone, le imprese e le associazioni che hanno problemi con un'istituzione dell'UE ^[2]. Allo stesso tempo, il Mediatore serve l'interesse pubblico più ampio aiutando le istituzioni a migliorare la qualità del servizio che forniscono. Oltre a indagare sulle denunce, il Mediatore può anche avviare indagini di propria iniziativa.

Il Mediatore può chiedere all'istituzione di fornire informazioni, ispezionare i suoi fascicoli e raccogliere testimonianze dai suoi membri del personale. Tali poteri sono definiti nello statuto del mediatore ^[3] («lo statuto»). Ove necessario o opportuno, il Mediatore può invitare l'istituzione a rivedere la sua posizione, presentare ricorso o apportare modifiche generali per il futuro. Se la risposta dell'istituzione a una constatazione di cattiva amministrazione è insoddisfacente, il Mediatore può attirare l'attenzione politica su un caso presentando una "relazione speciale" al Parlamento europeo.

a. Cooperazione sui casi chiusi nel 2019

 

Il tasso di accettazione è la percentuale di risposte positive al numero totale di proposte (soluzioni, raccomandazioni e suggerimenti) presentate dal Mediatore.

Si è registrato un tasso di accettazione complessivo del 79 % con le proposte del Mediatore nei casi chiusi nel 2019. In altre parole, le istituzioni hanno reagito positivamente a 93 delle 118 proposte avanzate dal Mediatore per correggere o migliorare le loro pratiche amministrative ^[4].

Il tasso varia da un'istituzione all'altra. Su 17 istituzioni, 10 avevano un tasso di accettazione del 100% nel 2019. La Commissione, che rappresenta la maggior parte dei casi in cui il Mediatore ha presentato proposte, a causa delle dimensioni della sua amministrazione, ha avuto un tasso di accettazione del 75%.

Tabella 1 - Accettazione globale delle proposte del Mediatore per istituzione:

Istituzione	Soluzioni, raccomandazioni e suggerimenti	Risposte soddisfacenti
Parlamento europeo	2	0
Commissione europea	71	53
Ufficio europeo per la lotta antifrode	5	4
Ufficio europeo di sostegno per l'asilo	5	5
Agenzia europea per la sicurezza aerea	1	1
Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera	5	5
Centro europeo per lo sviluppo della formazione professionale	1	1
Agenzia europea per le sostanze chimiche	3	3
Garante europeo della protezione dei dati	1	1
Servizio europeo per l'azione esterna	6	5
Autorità europea per la sicurezza alimentare	1	1
Banca europea per gli investimenti	3	2
Agenzia europea per i medicinali	4	4
Ufficio europeo di selezione del personale	7	6
Autorità europea degli strumenti finanziari e dei mercati	1	1
Agenzia dell'Unione europea per la cibersicurezza	1	1
Agenzia esecutiva per l'innovazione e le reti	1	0
Totale	118	93

b. Soluzioni

Se il Mediatore ritiene che una denuncia possa essere risolta rapidamente, può presentare una proposta di soluzione all'istituzione interessata, sulla base dell'articolo 3, paragrafo 5, dello statuto ^[5].

Le istituzioni dell'UE hanno accettato 6 soluzioni su 10 proposte dal Mediatore nei casi chiusi nel 2019.^[6]

Tabella 2 - Accettazione delle proposte di soluzione per istituzione:

Istituzione	Soluzioni	Risposte soddisfacenti
Commissione europea	5	2
Ufficio europeo per la lotta antifrode	1	0
Garante europeo della protezione dei dati	1	1
Servizio europeo per l'azione esterna	1	1
Autorità europea per la sicurezza alimentare	1	1
Autorità europea degli strumenti finanziari e dei mercati	1	1
Totale	10	6

Grafico 2 - Accettazione di proposte di soluzione per istituzione:

 

Esempi di cooperazione positiva:

Caso 860/2018/THH sul rifiuto dell'Autorità europea per la sicurezza alimentare di concedere l'accesso del pubblico alle dichiarazioni di interessi del personale direttivo intermedio Un’indagine sul rifiuto dell’Autorità europea per la sicurezza alimentare (EFSA) di concedere l’accesso del pubblico alle dichiarazioni di interessi del personale direttivo intermedio ha portato l’EFSA ad adottare una nuova politica di trasparenza in questo settore. Nell'ambito della politica riveduta, l'EFSA rende pubbliche le dichiarazioni di interessi di tutto il personale direttivo. L’EFSA ha inoltre seguito la richiesta del Mediatore di rendere pubbliche le dichiarazioni di interessi del suo capo scienziato, coordinatore scientifico senior e consulente politico senior. Il Mediatore ha inoltre constatato con soddisfazione che l'EFSA dispone di un sistema adeguato per il trattamento delle richieste di accesso ai documenti.

Caso 357/2019/FP sul rifiuto dell'Autorità europea degli strumenti finanziari e dei mercati di concedere l'accesso del pubblico ai documenti relativi ai contatti con le parti interessate Un accademico ha presentato una denuncia al Mediatore dopo che l'Autorità europea degli strumenti finanziari e dei mercati (ESMA) ha negato l'accesso a determinati documenti relativi alle riunioni che ha avuto con i rappresentanti del settore su una particolare questione. Il Mediatore ha esaminato la questione e ha constatato che l'ESMA ha tenuto note interne su tali riunioni, che avrebbe dovuto considerare di divulgare. A seguito dell'indagine del Mediatore, l'ESMA ha divulgato parti di otto documenti. Il Mediatore ha inoltre chiesto che, in futuro, l'ESMA indichi se la sua biblioteca online di informazioni per il pubblico contiene registrazioni dettagliate delle sue riunioni con i lobbisti.

c. Raccomandazioni

Il Mediatore può formulare raccomandazioni formali ogniqualvolta rilevi un caso di cattiva amministrazione. Se la raccomandazione viene accettata, il Mediatore archivia il caso, accogliendo con favore questa cooperazione. Se la raccomandazione è respinta dall'istituzione, il Mediatore può archiviare il caso confermando la sua constatazione di cattiva amministrazione. Il Mediatore può presentare al Parlamento europeo una relazione speciale su qualsiasi indagine conclusa con una constatazione di cattiva amministrazione, che il Mediatore ritiene di interesse pubblico significativo più ampio.

Come negli anni precedenti, nel 2019 il tasso di accettazione delle raccomandazioni formali è chiaramente inferiore al tasso delle proposte e dei suggerimenti di soluzioni del Mediatore. Ciò è probabilmente dovuto al fatto che le raccomandazioni si basano su una constatazione di cattiva amministrazione. Nel momento in cui un'indagine raggiunge quel punto, le posizioni potrebbero essersi radicate, rendendo più difficile raggiungere un risultato positivo.

Tabella 3 - Accettazione delle raccomandazioni da parte delle istituzioni:

Istituzione	Raccomandazioni	Risposte soddisfacenti
Parlamento europeo	2	0
Commissione europea	13	3
Banca europea per gli investimenti	3	2
Ufficio europeo di selezione del personale	3	2
Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera	2	2
Agenzia dell'Unione europea per la cibersicurezza	1	1
Agenzia esecutiva per l'innovazione e le reti	1	0
Totale	25	10

Esempi di cooperazione positiva:

Caso 758/2017/MDC sulla politica linguistica dell'Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera (Frontex) Il caso riguardava una richiesta di ottenere un documento in italiano dall'Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera (Frontex). La Mediatrice ha esaminato la politica linguistica di Frontex nelle sue comunicazioni esterne e ha raccomandato a Frontex di mettere a disposizione informazioni generali sul suo sito web in tutte le lingue ufficiali dell'UE. Ha inoltre raccomandato a Frontex di pubblicare la sua politica linguistica sul suo sito web in tutte le lingue ufficiali dell'UE. Frontex ha accettato le sue raccomandazioni.

Caso 723/2018/AMF sul modo in cui l'Agenzia dell'Unione europea per la sicurezza delle reti e dell'informazione ha gestito una procedura di appalto per l'organizzazione di un evento Una società spagnola ha presentato una denuncia al Mediatore dopo che l'Agenzia dell'Unione europea per la sicurezza delle reti e dell'informazione (ENISA) non ha risposto alle domande da essa presentate durante la preparazione della sua offerta per un contratto, sebbene l'ENISA avesse risposto alle domande di un altro offerente. Il Mediatore ha constatato che si trattava di cattiva amministrazione e ha raccomandato all'ENISA di risarcire il denunciante per il tempo e le risorse investiti nella preparazione della sua offerta. L'ENISA ha accettato la proposta del Mediatore e ha offerto alla società un pagamento "ex gratia" di 2 500 EUR. Il denunciante era soddisfatto dell'esito e il Mediatore ha archiviato il caso.

d. Suggerimenti

Le proposte di miglioramento mirano a garantire un miglioramento sistemico nell'amministrazione dell'UE. Sono prese nella decisione che chiude il caso o in una fase precedente dell'indagine.

In totale sono stati formulati 83 suggerimenti nei casi chiusi nel 2019 ^[7] Il seguito dato ai suggerimenti è stato soddisfacente nel 93 % dei casi, un dato superiore al tasso dell'82 % dello scorso anno.

Tabella 4 - Accettazione dei suggerimenti da parte dell'istituzione:

Istituzione	Suggerimenti	Risposte soddisfacenti
Commissione europea	53 [8]	48
Ufficio europeo per la lotta antifrode	4	4
Ufficio europeo di sostegno per l'asilo	5	5
Agenzia europea per la sicurezza aerea	1	1
Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera	3	3
Centro europeo per lo sviluppo della formazione professionale	1	1
Servizio europeo per l'azione esterna	5	4
Agenzia europea per le sostanze chimiche	3	3
Agenzia europea per i medicinali	4	4
Ufficio europeo di selezione del personale	4	4
Totale	83	77

Grafico 4 - Accettazione dei suggerimenti da parte dell'istituzione:

 

Esempi di cooperazione positiva:

Caso 1139/2018/MDC sul comportamento degli esperti nei colloqui con i richiedenti asilo organizzati dall'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo Il Mediatore ha trattato un caso riguardante il modo in cui l'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo (EASO) ha condotto un colloquio con un richiedente asilo. Il denunciante, ONG Advocates Abroad, ha espresso serie preoccupazioni in merito al colloquio con un richiedente asilo, che è stato successivamente espulso. L’EASO ha riconosciuto che l’intervistatore aveva seguito una linea di interrogatorio inappropriata e che vi erano stati problemi con l’interpretazione. A seguito del suggerimento del Mediatore, l’EASO ha confermato che stava istituendo un meccanismo di denuncia. Ha anche affermato che informerà immediatamente e sistematicamente le autorità nazionali se scoprirà che sono stati commessi errori significativi durante i colloqui con i richiedenti asilo.

Caso 417/2018/JF sul modo in cui la Commissione europea ha gestito le accuse di violazioni dei diritti umani in un'abitazione per persone con disabilità cofinanziate dall'UE Il Mediatore ha trattato una denuncia sul modo in cui la Commissione europea ha trattato le accuse di violazioni dei diritti umani in una casa per persone con disabilità in Ungheria, che è stata cofinanziata dall'UE. Esprime preoccupazione per il fatto che l'interpretazione della Commissione di una disposizione fondamentale della Convenzione delle Nazioni Unite sui diritti delle persone con disabilità (UNCRPD) sulla vita indipendente sia in contrasto con quella dell'organismo delle Nazioni Unite responsabile del monitoraggio della UNCRPD. In risposta ai suggerimenti del Mediatore, la Commissione ha convenuto di prestare particolare attenzione a garantire che la UNCRPD sia adeguatamente presa in considerazione durante la preparazione e l'attuazione dei programmi di finanziamento dell'UE.

3. Influenza positiva

La presente relazione registra l'accettazione delle proposte del Mediatore in un determinato momento. Tuttavia, per misurare l'impatto del lavoro del Mediatore è necessario andare oltre il tasso di accettazione quantitativa.

Le indagini del Mediatore possono sollevare questioni difficili e richiamare l'attenzione su questioni sistemiche di ampia portata. Affrontare questi problemi può richiedere tempo, con il risultato che alcuni cambiamenti positivi non possono riflettersi nei dati annuali.

L'impatto può essere ottenuto anche intensificando il dibattito su un argomento. Il lavoro del Mediatore, insieme al Parlamento, alla società civile e a molti altri, può avere un importante "effetto deterrente" nel prevenire la cattiva amministrazione. Le istituzioni sono consapevoli del fatto che un'azione amministrativa non all'altezza degli elevati standard che il pubblico si aspetta possa dar luogo a un'indagine del Mediatore o a un controllo più ampio. In tal senso, le statistiche non riflettono pienamente l'impatto del lavoro del Mediatore.

Infine, il tasso di accettazione non mostra dove o con quale frequenza le indagini del Mediatore sollecitano cambiamenti immediati da parte delle istituzioni, anche prima che il Mediatore presenti una proposta formale. Tali indagini sono considerate “risolte” dalle istituzioni.

a. Impatto nel tempo

Alcune delle modifiche che il Mediatore chiede alle istituzioni sono di vasta portata, comportano sforzi significativi e possono comportare la riforma delle procedure e delle pratiche in vigore da decenni. Tali modifiche richiedono tempo e possono verificarsi troppo tardi per essere incluse nei calcoli annuali del Mediatore.

In altri casi, la pressione esercitata da una particolare indagine concentra una maggiore attenzione pubblica su una questione e questo a sua volta può portare, in una fase successiva, all'inversione di una risposta negativa a una proposta.

Esempi:

Cause congiunte 488/2018/KR e 514/2018/KR sulla nomina di un nuovo Segretario generale da parte della Commissione europea Nell'indagine del Mediatore sul processo che ha portato alla nomina del più alto funzionario della Commissione, ha chiesto alla Commissione di istituire una procedura specifica per la nomina del suo segretario generale. Sebbene inizialmente la Commissione abbia rifiutato di accettare la raccomandazione della Mediatrice, ha successivamente fatto come quest'ultima aveva raccomandato, verso la fine del 2019, avviando una procedura di nomina specifica per il posto di Segretario generale, comprendente un avviso di posto vacante e un calendario ben definito.

 

b. Iniziative strategiche

Il Mediatore può scegliere di perseguire temi di importanza strategica senza avviare un'indagine, avviando una cosiddetta "iniziativa strategica"^[9]. Lo scopo di queste iniziative è quello di condividere suggerimenti con le istituzioni su temi importanti, per attirare l'attenzione su questioni di interesse pubblico o per saperne di più su una particolare questione prima di decidere se è necessario avviare un'indagine.

Nel 2019 la Mediatrice ha avviato due ^[10] iniziative strategiche e ne ha chiuse undici.

Esempio:

Iniziativa strategica con la Commissione europea sui negoziati per il recesso del Regno Unito dall'UE (SI/1/2017/KR) Prima dell'avvio dei negoziati sulla Brexit, il Mediatore ha scritto alla Commissione e al Consiglio chiedendo la pubblicazione proattiva dei principali documenti negoziali. Nel 2019 la Mediatrice ha chiuso l'iniziativa biennale di monitoraggio dei negoziati sulla Brexit elogiando il livello generalmente elevato di trasparenza. Ha esortato la Commissione europea e il Consiglio a mantenere tali norme in qualsiasi futuro negoziato sulle relazioni tra l'UE e il Regno Unito. Tra i passi positivi compiuti dalla task force "Brexit" della Commissione figurano la pubblicazione di oltre 100 documenti negoziali, la messa a disposizione del pubblico del calendario del capo negoziatore e l'incontro con i soli lobbisti registrati. Il Consiglio ha inoltre pubblicato le direttive di negoziato e i principi guida in materia di trasparenza.

c. Casi risolti

Il Mediatore può chiudere un'indagine in una fase iniziale senza proporre una soluzione se l'istituzione risolve spontaneamente il problema o affronta l'eventuale cattiva amministrazione dopo essere stato informato della questione.

Nel 2019 la Mediatrice ha ritenuto che le istituzioni avessero adottato le misure necessarie per risolvere la questione in tal modo in 178 casi.

Esempio:

Caso 279/2018/JN sulla decisione della Commissione europea di recuperare fondi da una società che ha partecipato a un progetto finanziato dall'UE in Namibia La denuncia riguardava una società tedesca che ha partecipato a un progetto finanziato dall'UE sul miglioramento della capacità delle autorità nazionali della Namibia di gestire i fondi e i programmi dell'UE. La società si è rivolta al Mediatore dopo che la Commissione europea ha recuperato circa 100 000 EUR da esso, a seguito di un audit. Mentre l'indagine della Mediatrice era in corso, la Commissione si è rivolta sia al denunciante che alle autorità namibiane per trovare una soluzione. Poiché le autorità namibiane hanno accettato una parziale responsabilità finanziaria, la Commissione ha rimborsato al denunciante quasi tutto l'importo precedentemente recuperato.

4. Conclusioni

Nella netta maggioranza delle indagini oggetto del riesame di quest'anno, le istituzioni hanno risposto in modo soddisfacente alle proposte del Mediatore. Tuttavia, sebbene l'accettazione delle proposte e dei suggerimenti di soluzioni da parte delle istituzioni sia elevata, ciò non vale per le raccomandazioni. Ciò può essere dovuto al fatto che, quando le indagini giungono al punto in cui il Mediatore formula una raccomandazione formale, le istituzioni sono meno aperte a modificare la loro posizione. Ciò vale in particolare per le denunce relative al regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all’accesso del pubblico ai documenti, in cui l’istituzione ha già adottato una decisione formale in risposta al ricorso per «domanda di conferma».

Tuttavia, come descritto in precedenza, il tasso di accettazione non tiene conto di tutti gli sforzi compiuti dalle istituzioni per migliorare la loro amministrazione e affrontare le questioni sollevate nelle indagini del Mediatore. Il Mediatore cerca di riconoscere alcune di queste buone pratiche amministrative attraverso il "Premio per la buona amministrazione", che si tiene ogni due anni.

Il Mediatore continuerà a collaborare con le istituzioni per apportare cambiamenti, sia immediatamente in risposta alle singole denunce che, più in generale, nel tempo.

 

[1] Per brevità, la presente relazione utilizza il termine "istituzione"per riferirsi a tutte le istituzioni, gli organi e gli organismi dell'UE.

[2] L'articolo 228 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea conferisce al Mediatore il potere di indagare su casi di cattiva amministrazione nell'attività delle istituzioni dell'Unione, ad eccezione della Corte di giustizia dell'Unione europea nell'esercizio delle sue funzioni giurisdizionali.

[3] Decisione 2008/587 del Parlamento europeo, del 18 giugno 2008, che modifica la decisione 94/262, relativa allo statuto e alle condizioni generali per l’esercizio delle funzioni del Mediatore (GU 2008, L 189, pag. 25).

[4] Le statistiche contenute nella presente relazione non comprendono i casi 1946/2018/KR e 757/2017/PB in cui attendiamo rispettivamente le risposte del Segretariato generale del Consiglio e del Servizio europeo per l'azione esterna.

[5] L'articolo 3, paragrafo 5, dello statuto stabilisce che "per quanto possibile, il mediatore cerca una soluzione con l'istituzione o l'organo interessato per eliminare il caso di cattiva amministrazione e soddisfare la denuncia".

[6] Al fine di evitare doppi conteggi, le statistiche non includono una proposta di soluzione formulata nel caso 805/2018/MIG seguita da una raccomandazione.

[7] I cinque suggerimenti presentati al Consiglio nel caso 1946/2018/KR e i tre suggerimenti presentati al SEAE nel caso 757/2017/PB non sono stati conteggiati perché le istituzioni non hanno ancora risposto.

[8] Nell'indagine OI/3/2017/NF sulla gestione da parte della Commissione delle situazioni di "porte girevoli" riguardanti il personale dell'UE, la Mediatrice ha formulato 25 suggerimenti, 21 dei quali sono stati accettati dalla Commissione. 

[9] Per maggiori informazioni sulle iniziative strategiche del Mediatore, consultare il seguente link: https://www.ombudsman.europa.eu/it/questioni strategiche/iniziative strategiche.

[10] Ciò include l'iniziativa strategica SI/4/2018/TE aperta nel dicembre 2019, dopo la pubblicazione della relazione Putting it Right 2018.