Prefazione

Sono lieto di presentare la relazione "Putting it Right?" di quest'anno, che esamina il modo in cui le istituzioni dell'UE hanno rispettato le proposte formulate nelle mie indagini. Le istituzioni dell'UE rispondono bene nella stragrande maggioranza delle indagini e nel 2017 si è registrato un tasso di conformità complessivo dell'81 % nei casi chiusi. Questo è un buon risultato, ma le istituzioni devono fare di più per aumentare la conformità, in particolare quando faccio una raccomandazione per affrontare una constatazione di cattiva amministrazione.

Le istituzioni hanno reagito positivamente a 80 delle 99 proposte da me avanzate per correggere o migliorare la loro prassi amministrativa. Ci sono stati altri 148 casi in cui ho ritenuto che le istituzioni avessero adottato misure per migliorare il loro funzionamento. Otto delle 14 istituzioni avevano un tasso di conformità del 100%, mentre la Commissione europea - che rappresenta la maggior parte dei casi - aveva un tasso di conformità del 76%.

I cittadini si aspettano che l'amministrazione dell'UE rimetta le cose a posto quando vanno male e migliori le cose per il futuro. Questo è ciò che un mediatore cerca di ottenere. Continuerò a monitorare l'attuazione dei miei suggerimenti e raccomandazioni in modo che i cittadini possano essere sicuri che le loro rimostranze siano affrontate e ascoltate.

Incoraggio l'amministrazione dell'UE a continuare a lavorare per migliorare il modo in cui interagisce con i cittadini. Non vedo l'ora di conoscere esempi del buon lavoro svolto dalle istituzioni e dagli organismi nell'ambito del nostro prossimo "Premio per la buona amministrazione", la cui seconda edizione è stata lanciata di recente.

Emily O'Reilly

dicembre 2018

Relazione

1. Introduzione

La presente relazione fornisce un resoconto di come le istituzioni dell'UE ^[1] hanno risposto alle proposte avanzate dal Mediatore nei casi chiusi nel 2017. Queste proposte si presentano sotto forma di soluzioni, raccomandazioni e suggerimenti.

La sezione 3 sull'impatto del lavoro del Mediatore spiega quali sono le soluzioni, le raccomandazioni e i suggerimenti del Mediatore. Le nuove disposizioni di attuazione ^[2] («PI»), entrate in vigore il 1o settembre 2016, hanno inciso in una certa misura sui termini da noi utilizzati ^[3]. Tutte le indagini oggetto della presente relazione sono state chiuse dopo l’entrata in vigore dei nuovi PI.

La sezione 3 descrive inoltre l'impatto del lavoro del Mediatore in altri casi, in cui la denuncia è stata risolta dall'istituzione o in cui il Mediatore ha deciso di avviare un'iniziativa strategica ^[4].

Ci sono anche sintesi di casi che giustificano una "menzione speciale" come esempi principali per ciascuna categoria.

2. Poteri e procedure del Mediatore

Il Mediatore aiuta le persone, le imprese e le associazioni che hanno un problema con un'istituzione dell'UE ^[5]. Allo stesso tempo, il Mediatore serve l'interesse pubblico aiutando le istituzioni a migliorare la qualità del servizio che forniscono. Oltre a indagare sulle denunce, il Mediatore può anche avviare indagini di propria iniziativa.

Le istituzioni sono tenute a fornire al Mediatore le informazioni necessarie per svolgere un'indagine. Il Mediatore può esaminare qualsiasi fascicolo in possesso di un'istituzione e prendere testimonianza dai membri del personale. Tali poteri sono definiti nello statuto del mediatore ^[6] («statuto»). Ove necessario o opportuno in un caso, il Mediatore può invitare l'istituzione a rivedere la sua posizione, presentare ricorso o apportare modifiche generali per il futuro. Se l'istituzione risponde in modo insoddisfacente a una constatazione di cattiva amministrazione, il Mediatore può attirare l'attenzione politica su un caso presentando una relazione speciale al Parlamento europeo.

3. L'impatto del lavoro del Mediatore

a. Soluzioni

Se ritiene che una denuncia possa essere risolta rapidamente, il Mediatore può presentare una proposta di soluzione all'istituzione interessata, sulla base dell'articolo 3, paragrafo 5, dello statuto ^[7]. I nuovi IP hanno reso più facile e veloce trovare soluzioni che affrontino la cattiva amministrazione.

b. Raccomandazioni

Le raccomandazioni possono essere formulate ogniqualvolta il Mediatore rilevi un caso di cattiva amministrazione. Le raccomandazioni rivolte alle istituzioni sono pubblicate simultaneamente sul sito web del Mediatore.

Se la raccomandazione è respinta dall'istituzione, il Mediatore archivia il caso confermando la sua constatazione di cattiva amministrazione. Il Mediatore può presentare al Parlamento europeo una relazione speciale su qualsiasi indagine conclusa con una constatazione di cattiva amministrazione, che il Mediatore ritiene di rilevante interesse pubblico. Se la raccomandazione viene accettata, il Mediatore archivia il caso rilevando tale circostanza.

c. Suggerimenti

Le proposte di miglioramento mirano a garantire un miglioramento sistemico nell'amministrazione dell'UE. Sono prese nella decisione che chiude il caso o in una fase precedente dell'indagine.

d. Casi risolti

Il Mediatore può chiudere un'indagine in una fase precoce senza proporre una soluzione se l'istituzione risolve spontaneamente il caso dopo esserne stata informata.

e. Iniziative strategiche

Il Mediatore può scegliere di perseguire temi di importanza strategica senza avviare un'indagine, avviando una cosiddetta "iniziativa strategica"^[8]. Lo scopo di queste iniziative è quello di condividere suggerimenti con le istituzioni su temi importanti, per attirare l'attenzione su questioni di interesse pubblico o per saperne di più su una particolare questione prima di decidere se è necessario avviare un'indagine. Nel 2017 la Mediatrice ha avviato 8 iniziative strategiche e ne ha chiuse 6.

4. Come le istituzioni hanno risposto al Mediatore nei casi chiusi nel 2017

a. Soluzioni raggiunte o parzialmente raggiunte

Le istituzioni dell'UE hanno accettato un totale di 20 proposte di soluzione nei casi chiusi nel 2017 ^[9]. Due proposte di soluzione sono state respinte dalla Commissione ^[10].

Tabella 1 - Soluzioni raggiunte o parzialmente raggiunte dall'ente

Istituzione	Soluzioni (parzialmente) raggiunto
Commissione europea	9
Servizio europeo per l'azione esterna	1
Banca europea per gli investimenti	2
Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF)	1
Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera (Frontex)	4
Autorità europea per la sicurezza alimentare	1
Agenzia esecutiva per l'istruzione, gli audiovisivi e la cultura	2
Totale	20

 

Caso 1616/2016/MDC: Modalità con cui l'Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera (Frontex) ha gestito una richiesta di accesso del pubblico alle segnalazioni di "incidenti gravi" con le sue operazioni in Bulgaria

Un giornalista, che aveva chiesto e ottenuto l’accesso del pubblico alle «relazioni di incidenti gravi» (SIR) ^[11] da parte di Frontex «operazioni» in Bulgaria, ha ritenuto che Frontex non avesse identificato tutti i SIR del periodo oggetto della sua richiesta. Ha denunciato al Mediatore che i) Frontex non riesce sistematicamente a individuare tutti i SIR relativi alle operazioni in Bulgaria; e ii) nel trattare le richieste di accesso del pubblico, Frontex espelle i SIR in modo non coerente con le norme dell'UE in materia di accesso del pubblico ai documenti ^[12].

A seguito della sua indagine, la Mediatrice ha proposto che Frontex: i) divulgare ulteriori SIR individuati durante l'ispezione del Mediatore; ii) sviluppare quanto prima strumenti per facilitare l'identificazione dei documenti nel suo sistema di registrazione; iii) si impegnano a spiegare meglio il motivo per cui escludono o non divulgano documenti; e iv) rivalutare le espunzioni che ha fatto ad alcuni dei SIR richiesti dal denunciante, al fine di concedere un ulteriore accesso parziale ad essi.

Frontex ha accettato le proposte di soluzione e ha adottato misure per attuarle. Il Mediatore ha pertanto concluso che era stata trovata una soluzione e ha chiuso l'indagine.

b. Raccomandazioni accettate o parzialmente accettate

Le istituzioni dell'UE hanno accettato o parzialmente accettato un totale di 11 raccomandazioni nei casi chiusi nel 2017 ^[13].

Cinque raccomandazioni sono state respinte dalla Commissione, una dal Servizio europeo per l'azione esterna, una dalla BEI e una dall'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF). Questi casi sono stati chiusi con risultati di cattiva amministrazione.

Tabella 2 - Raccomandazioni accettate o parzialmente accettate dall'istituzione

Istituzione	Raccomandazioni (parzialmente) accettate
Commissione europea	7
Banca centrale europea	1
Servizio europeo per l'azione esterna	1
Comitato economico e sociale europeo	2
Totale	11

 

Caso OI/6/2014/NF: Composizione e trasparenza dei gruppi di esperti della Commissione europea

L'indagine strategica ha esaminato i gruppi istituiti dalla Commissione per fornire consulenza a esperti esterni in settori politici specifici. Il Mediatore ha condotto una consultazione pubblica e ha formulato una serie di suggerimenti alla Commissione su come: garantire una composizione equilibrata dei gruppi di esperti, comprese le modalità per migliorare le procedure di selezione dei loro membri; migliorare la compatibilità e le sinergie con il registro per la trasparenza ^[14]; rafforzare la politica in materia di conflitto di interessi per i singoli esperti nominati a titolo personale; migliorare le informazioni disponibili sul registro pubblico dei gruppi di esperti. Il Mediatore

ha inoltre formulato due raccomandazioni specifiche alla Commissione al fine di migliorare la trasparenza del lavoro dei gruppi di esperti: che i verbali delle riunioni dei gruppi di esperti siano significativi e dettagliati e che le deliberazioni dei gruppi non siano riservate per impostazione predefinita.

Nel corso dell'indagine la Commissione ha riformato il proprio sistema di gruppi di esperti in larga misura in linea con i suggerimenti del Mediatore, rivedendo le norme applicabili ^[15]. In particolare, la Commissione ha reso più trasparente la procedura di selezione dei membri dei gruppi di esperti, ha messo in atto una nuova politica in materia di conflitti di interessi per i singoli esperti e ha introdotto l'obbligo che le organizzazioni e i lavoratori autonomi siano iscritti nel registro per la trasparenza per essere nominati nei gruppi di esperti.

La Commissione ha inoltre migliorato la trasparenza del lavoro dei gruppi di esperti. I verbali delle riunioni devono ora essere "significativi e completi" e i gruppi di esperti possono decidere di deliberare pubblicamente. Il Mediatore ha ritenuto che ciò rappresenti un buon progresso, ma monitorerà il modo in cui la Commissione continua a migliorare la trasparenza del lavoro dei suoi gruppi di esperti.

Caso 454/2014/PMC: La prassi del Servizio europeo per l'azione esterna (SEAE) di offrire tirocini non retribuiti presso le delegazioni dell'UE

La Mediatrice ha esaminato la prassi del SEAE di offrire solo tirocini non retribuiti presso le delegazioni dell'UE, a seguito di una denuncia di un ex tirocinante che sosteneva che ciò discriminava i giovani provenienti da contesti meno abbienti.

Il Mediatore ha rilevato che i tirocini non retribuiti possono portare a una situazione discriminatoria, in quanto le persone provenienti da contesti meno privilegiati hanno maggiori probabilità di non disporre dei mezzi finanziari per intraprendere tali tirocini. Ritiene che la prassi del SEAE costituisca cattiva amministrazione e raccomanda pertanto al SEAE di versare un'indennità adeguata a tutti i suoi tirocinanti, compresi quelli nelle delegazioni dell'UE.

Il SEAE ha accettato la raccomandazione e, dopo aver ricevuto l'approvazione delle "autorità di bilancio", ha introdotto nuove norme per garantire che tali tirocini siano ora retribuiti ^[16]. 

Caso 1688/2015/JAP: Decisione della Commissione europea di recuperare fondi da un partecipante a un progetto dell'UE sugli anziani e le TIC

Il denunciante è un'organizzazione senza scopo di lucro con sede in Belgio che ha partecipato a un progetto finanziato dall'UE volto ad affrontare le questioni affrontate dagli anziani che utilizzano soluzioni TIC. Da un audit finanziario è emerso che il sistema utilizzato dal denunciante per registrare l'orario di lavoro non era affidabile. Di conseguenza, la Commissione ha cercato di recuperare più di 85 000 EUR dal denunciante.

Durante l'indagine, il Mediatore ha osservato che i revisori avevano anche riconosciuto che il lavoro svolto dal denunciante su due "forniture" specifiche era legittimo, così come il relativo orario di lavoro. L'ha trovato ingiusto e

sproporzionato rispetto al fatto che la Commissione intendesse recuperare tutti i fondi a causa delle carenze generali del sistema di registrazione del tempo. La Mediatrice ha riscontrato una cattiva amministrazione nel comportamento della Commissione e ha raccomandato di rivedere la sua decisione e di ridurre di conseguenza l'importo che intendeva recuperare.

La Commissione ha pienamente accettato la raccomandazione del Mediatore e ha convenuto di ridurre l'importo da recuperare di quasi 37 000 EUR.

L'esempio seguente riguarda un caso in cui le raccomandazioni della Mediatrice non sono state accettate e la Mediatrice ha archiviato il caso confermando le sue constatazioni di cattiva amministrazione.

Caso 682/2014/JF: L'obbligo imposto dalla Commissione europea alle persone che chiedono l'accesso del pubblico ai documenti di fornire il proprio indirizzo postale

Il presente caso riguardava il rifiuto della Commissione di registrare una domanda di accesso del pubblico ai documenti da parte di un’organizzazione non governativa, in quanto quest’ultima non aveva fornito un indirizzo postale. Pur concordando sul fatto che le istituzioni dell'UE devono adottare misure adeguate e proporzionate per verificare l'identità di coloro che chiedono l'accesso del pubblico ai documenti, la Mediatrice ritiene che dovrebbero anche garantire l'accesso più ampio e semplice possibile.

Il Mediatore ha formulato raccomandazioni per porre rimedio a tale situazione. In particolare, ha chiesto alla Commissione di registrare e trattare tempestivamente la richiesta del denunciante e di non richiedere più un indirizzo postale a coloro che richiedono l'accesso ai documenti se hanno fornito un'adeguata forma alternativa di contatto (ad esempio un indirizzo di posta elettronica). Poiché la Commissione ha respinto le raccomandazioni, il Mediatore ha archiviato il caso con due constatazioni di cattiva amministrazione.

Nell'ambito di tale indagine, il Mediatore ha inoltre proposto alla Commissione di modernizzare il modo in cui tratta le richieste di accesso ai documenti. Uno dei suggerimenti era che la Commissione prendesse in considerazione sistemi online o mezzi di comunicazione elettronici alternativi. Dopo la chiusura dell'indagine, la Commissione ha comunicato al Mediatore che stava analizzando la possibilità di istituire un nuovo sistema elettronico di notifica per l'accesso alle richieste di documenti.

c. Seguito dato ai suggerimenti di miglioramento

In totale sono stati formulati 58 suggerimenti in 26 casi chiusi nel 2017 [^17]. Molti di questi suggerimenti sono stati formulati nell'ambito di indagini di propria iniziativa. Il seguito dato alle proposte è stato soddisfacente nell'84% dei casi. Si tratta di un tasso inferiore a quello dello scorso anno, pari al 94%.

Tabella 3 - Risposte soddisfacenti ai suggerimenti formulati nel 2017 per istituzione

Istituzione	Suggerimenti	Risposte soddisfacenti	% di risposte soddisfacenti
Parlamento europeo	1	0	0%
Commissione europea	35	28	80%
Servizio europeo per l'azione esterna	3	3	100%
Comitato economico e sociale europeo	1	1	100%
Banca europea per gli investimenti	1	1	100%
Ufficio europeo di selezione del personale	7	6	86%
Agenzia europea dell'ambiente	1	1	100%
Autorità europea per la sicurezza alimentare	1	1	100%
Agenzia europea per i medicinali	5	5	100%
Ufficio europeo di sostegno per l'asilo	1	1	100%
Agenzia esecutiva per l'istruzione, gli audiovisivi e la cultura	2	2	100%
Totale	58	49	84%

Indagine di iniziativa OI/2/2016/RH: Come la Commissione europea ha gestito i fascicoli sulla tossicità delle sostanze chimiche

Il caso riguardava il modo in cui la Commissione ha trattato i fascicoli relativi alla valutazione delle sostanze chimiche ai sensi delle norme REACH dell'UE ^[18]. In particolare, l'indagine ha esaminato i ritardi nel trattamento dei fascicoli di valutazione della tossicità riproduttiva di 216 sostanze chimiche. A causa dei progressi compiuti nel corso della sua indagine, il Mediatore ha chiuso il caso, ma ha invitato la Commissione a riferire per confermare di aver adottato le misure concordate. La Mediatrice ha inoltre invitato tutte le parti coinvolte nel follow-up delle valutazioni delle sostanze chimiche nell'ambito di REACH ad affrontare una carenza sistemica individuata nella sua indagine, vale a dire la mancanza di incentivi per coloro che registrano sostanze chimiche ad aggiornare i propri fascicoli.

La Commissione ha riferito al Mediatore, descrivendo i progressi compiuti nel trattamento dei fascicoli. Ha riconosciuto che permangono problemi nell'ottenere che le imprese aggiornino i loro fascicoli di registrazione e che presenterà proposte per affrontarli nel 2019, previa consultazione delle parti interessate, anche attraverso un nuovo diritto derivato.

Indagine di iniziativa OI/6/2016/AB: Prevenire i conflitti di interessi con i "consiglieri speciali" della Commissione europea

L'indagine strategica ha esaminato le norme e le prassi della Commissione per garantire che i suoi "consiglieri speciali", che forniscono consulenza ai commissari, non abbiano conflitti di interessi derivanti dalle loro attività al di fuori della Commissione.  Nel corso dell'indagine, il Mediatore si è compiaciuto del fatto che la Commissione abbia migliorato il modo in cui sono formulati i compiti dei consulenti speciali. E' stata positiva anche per le misure

aveva elaborato per attenuare i rischi di possibili conflitti di interesse. Tuttavia, ha osservato che la Commissione non ha sempre fornito una spiegazione convincente del motivo per cui riteneva che le attività esterne di consulenti speciali non comportassero rischi potenziali.

La Mediatrice ha concluso che la Commissione poteva migliorare ulteriormente le sue pratiche e ha formulato dieci suggerimenti. Tali attività si sono incentrate sui seguenti aspetti: adottare un approccio più proattivo per valutare i rischi di conflitti prima che si trasformino in problemi reali; l'utilizzo di misure di attenuazione chiare ed efficaci per affrontare i rischi che si presentano; migliorare l'accesso del pubblico alle informazioni sui consulenti speciali.

La Commissione ha convenuto sulla necessità di compiere ulteriori progressi nella valutazione dei rischi di conflitto di interessi e nell'applicazione di misure di attenuazione più specifiche e operative per affrontare tali rischi. Ha riconosciuto che potrebbe formulare meglio i mandati dei consulenti speciali e adottare esempi per valutare potenziali conflitti.

La Commissione si è inoltre impegnata ad applicare pienamente l'obbligo contrattuale esistente per i consulenti speciali di dichiarare qualsiasi nuova attività che intraprendono. Ha inoltre convenuto di prendere in considerazione la pubblicazione online delle dichiarazioni di attività e delle dichiarazioni di affidabilità dei consulenti speciali. La Mediatrice ha accolto con favore l'impegno della Commissione a migliorare ulteriormente le sue pratiche e si è impegnata a dare seguito all'indagine entro due anni.

Caso 1475/2016/JAS: Modalità con cui l'Agenzia europea per i medicinali (EMA) ha effettuato una valutazione del rischio relativa ai vaccini contro il papillomavirus umano ("HPV")

Il caso riguardava il modo in cui l’EMA ha effettuato una valutazione del rischio relativa ai vaccini contro l’HPV. La cosiddetta «procedura di rinvio» mirava a esaminare se vi fossero prove di un nesso causale tra la vaccinazione contro l’HPV e due sindromi, ma non ha trovato alcun legame. I denuncianti si sono dichiarati in disaccordo con il lavoro scientifico su cui si basava tale risultanza e hanno espresso preoccupazione per la trasparenza e l'imparzialità della procedura.

Il Mediatore ha avviato un'indagine per valutare se l'EMA disponesse delle garanzie procedurali necessarie per garantire che l'esame delle prove scientifiche fosse completo e indipendente e se tali garanzie fossero state applicate correttamente in questo caso.

In risposta a un suggerimento formulato dal Mediatore durante la sua indagine, l'EMA ha accettato di rivedere i requisiti di riservatezza per i suoi esperti in modo che possano discutere pubblicamente i dettagli del dibattito scientifico, una volta completato tale dibattito. La Mediatrice ha concluso che non vi è stata cattiva amministrazione da parte dell'EMA, tuttavia ha suggerito di rendere pubbliche in modo proattivo quante più informazioni possibili sul lavoro scientifico dei suoi comitati consultivi interni e di prendere in considerazione la possibilità di pubblicare elenchi di tutti i documenti pertinenti relativi a ciascuna procedura di deferimento o di prendere in considerazione altri modi per aiutare le persone interessate a identificare i documenti che vorrebbero ottenere.

La Mediatrice si compiace del fatto che, nel complesso, l'EMA abbia mostrato la volontà di dare seguito ai suoi suggerimenti. Sta rivedendo i suoi requisiti di riservatezza. Si è inoltre impegnata a migliorare l'accesso alle informazioni sui prodotti e sta sviluppando informazioni più accessibili al pubblico sulle sue procedure di valutazione. L'EMA sta inoltre riqualificando il proprio sito web per migliorare l'usabilità e la funzione di ricerca dei documenti. L'EMA non è d'accordo con la proposta del Mediatore di stilare elenchi di

documenti pertinenti pubblici. Tuttavia, creando un'équipe di assistenza per l'accesso ai documenti richiesti, il Mediatore ritiene che l'EMA abbia trovato un'alternativa accettabile.

Caso 7/2016/PL: Le lingue disponibili nelle consultazioni pubbliche organizzate dalla Commissione europea

Il caso riguardava il fatto che le consultazioni pubbliche sul sito web della Commissione spesso non erano disponibili in tutte le lingue ufficiali dell'UE. Il Mediatore ha avviato un'indagine nel corso della quale la Commissione ha elaborato una nuova politica linguistica in materia di consultazioni pubbliche. Le nuove misure comprendono, ad esempio, la traduzione delle consultazioni pubbliche relative al programma di lavoro della Commissione in tutte le lingue ufficiali dell'UE. La nuova politica ha inoltre introdotto una procedura per determinare in quali lingue dovrebbero essere tradotte altre consultazioni pubbliche.

Il Mediatore ha chiuso l'indagine, ma ha suggerito alla Commissione di monitorare attentamente l'impatto della sua nuova politica linguistica e la misura in cui rispetta il principio secondo cui le consultazioni pubbliche dovrebbero essere rese disponibili in tutte le lingue ufficiali dell'UE. La Mediatrice ha inoltre suggerito che, nel suo sito web dedicato alle consultazioni pubbliche, la Commissione includa una sezione che descriva la sua nuova politica linguistica e una spiegazione del motivo per cui alcune consultazioni non sono disponibili in tutte le lingue dell'UE.

Nella sua risposta di follow-up, la Commissione ha dichiarato che vi è già stato un notevole aumento del numero di consultazioni pubbliche tradotte. Ha anche incluso una spiegazione della sua politica linguistica online. La Mediatrice continuerà a monitorare la situazione nel contesto di una più ampia consultazione pubblica da lei avviata sull'uso delle lingue nelle istituzioni dell'UE.

d. Tassi di conformità per i casi chiusi nel 2017

C'è stato un tasso di conformità complessivo dell'81% con le proposte del Mediatore per i casi chiusi nel 2017. Le istituzioni hanno reagito positivamente a 80 delle 99 proposte presentate dal Mediatore per correggere o migliorare le loro pratiche amministrative ^[19]. Il tasso di conformità si basa sul numero di risposte positive alle proposte di soluzione, alle raccomandazioni e ai suggerimenti formulati nei casi chiusi nel 2017. Vi sono stati altri 148 casi in cui il Mediatore ha ritenuto che le istituzioni avessero adottato misure per migliorare il loro funzionamento.

Come risulta chiaramente dalla tabella 4, il tasso di conformità varia da un ente all'altro. Otto delle 14 istituzioni esaminate avevano un tasso di conformità del 100%, mentre la Commissione - che rappresenta la maggior parte dei casi - aveva un tasso di conformità del 76%.

Sebbene tali statistiche si basino spesso su pochissimi casi, qualsiasi risultato inferiore al 100% significa che l'istituzione non ha rispettato una proposta presentata dal Mediatore.

Per le raccomandazioni del Mediatore si è registrato un tasso di conformità inferiore rispetto alle proposte o ai suggerimenti di soluzioni. Le istituzioni hanno accolto 11 delle 19 raccomandazioni formulate.

Tabella 4 - Tasso di conformità globale per ente

Istituzione	soluzioni, raccomandazioni, suggerimenti	Risposte soddisfacenti	% di Risposte soddisfacenti
Parlamento europeo	1	0	0%
Commissione europea	58	44	76%
Banca centrale europea	1	1	100%
Servizio europeo per l'azione esterna	6	5	83%
Comitato economico e sociale europeo	3	3	100%
Banca europea per gli investimenti	4	3	75%
Ufficio europeo di selezione del personale	7	6	86%
Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF)	2	1	50%
Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera (Frontex)	4	4	100%
Agenzia europea dell'ambiente	1	1	100%
Autorità europea per la sicurezza alimentare	2	2	100%
Agenzia europea per i medicinali	5	5	100%
Ufficio europeo di sostegno per l'asilo	1	1	100%
Agenzia esecutiva per l'istruzione, gli audiovisivi e la cultura	4	4	100%
Totale	99	80	81%

5. Conclusione

La presente relazione costituisce uno sforzo annuale per misurare la conformità alle proposte del Mediatore da un punto di vista statistico. In alcuni casi, l'impatto non è necessariamente rilevato in un tasso di conformità annuale. Vi sono, ad esempio, casi in cui le istituzioni possono conformarsi in un secondo momento a una proposta presentata dal Mediatore.

A titolo di esempio, nel luglio 2015 il Mediatore ha invitato la Commissione a pubblicare in modo proattivo le decisioni adottate per autorizzare le attività successive al mandato adottate dagli ex commissari, nonché i pareri su tali attività del comitato etico ad hoc, un organo consultivo composto da tre membri ^[20] . La Commissione ha rifiutato all'epoca per motivi di privacy e per proteggere le informazioni commerciali. Tuttavia, nel settembre 2017 la Commissione ha presentato un nuovo progetto di codice di condotta per i commissari, che prevede la pubblicazione proattiva di tali decisioni e dei relativi pareri del comitato. Tale decisione è stata formalmente adottata nel febbraio 2018 ^[21]. Il Mediatore accoglie con favore questi progressi.

Ove possibile, è preferibile apportare miglioramenti prima. Si tratta della prima relazione che include i casi chiusi esclusivamente nell'ambito dei nuovi PI. Lo scopo principale dei nuovi IP è quello di permetterci di gestire i casi in modo più efficiente e di accelerare le cose. Stiamo valutando il loro impatto e riferiremo in merito nel prossimo anno.

 

[1] Per brevità, la presente relazione utilizza il termine "istituzione"per riferirsi a tutte le istituzioni, gli organi e gli organismi dell'UE.

[2] https://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/provisions.faces

[3] Nell'ambito dei nuovi PI, le "raccomandazioni" sono normalmente utilizzate per trattare tutte le risultanze di cattiva amministrazione prima della chiusura di un'indagine. In passato, la Mediatrice ha utilizzato il termine "osservazione critica" quando ha chiuso un caso con una constatazione di cattiva amministrazione. I nuovi PI hanno sostituito il concetto di "osservazioni critiche" con il concetto semplice e chiaro di "rilevazioni di cattiva amministrazione". Se una raccomandazione è respinta dall'istituzione, il caso è chiuso con una "rilevazione di cattiva amministrazione".

I nuovi PI hanno inoltre sostituito il concetto di "ulteriori osservazioni" con il concetto di "suggerimenti per il miglioramento", che mirano a garantire un miglioramento sistemico nell'amministrazione dell'UE.

[4] Cfr. la sezione 3e in appresso.

[5] L'articolo 228 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea conferisce al Mediatore il potere di indagare su casi di cattiva amministrazione nell'attività delle istituzioni dell'Unione, ad eccezione della Corte di giustizia dell'Unione europea nell'esercizio delle sue funzioni giurisdizionali.

[6] Decisione 2008/587 del Parlamento europeo, del 18 giugno 2008, che modifica la decisione 94/262, relativa allo statuto e alle condizioni generali per l’esercizio delle funzioni del Mediatore (GU 2008, L 189, pag. 25).

[7] L'articolo 3, paragrafo 5, dello statuto stabilisce che "per quanto possibile, il mediatore cerca una soluzione con l'istituzione o l'organo interessato per eliminare il caso di cattiva amministrazione e soddisfare la denuncia".

[8] Per maggiori informazioni sulle iniziative strategiche del Mediatore, consultare il seguente link: https://www.ombudsman.europa.eu/en/strategic-issues/strategic-initiatives

[9] In due di questi casi, mentre non vi era alcuna proposta formale di soluzione, le istituzioni hanno accettato le proposte avanzate dal Mediatore nel corso dell'indagine. L'esito di questi casi è stato registrato come "soluzione (parzialmente) raggiunta".

[10] In quattro casi, le istituzioni hanno respinto le proposte di soluzione e le successive raccomandazioni. Al fine di evitare doppi conteggi, le statistiche includono solo il seguito negativo dato alle raccomandazioni in questi casi.

[11] Un «incidente grave» è definito da Frontex come un evento o un evento che può incidere o essere rilevante per una missione Frontex o la sua immagine, o per la sicurezza dei partecipanti alla missione. Tra gli esempi figurano le violazioni dei diritti fondamentali, il diritto dell'UE, il diritto internazionale relativo all'accesso alla protezione internazionale e il codice di condotta di Frontex. Le relazioni sugli incidenti gravi sono raccolte e analizzate da un "Centro di situazione" di Frontex.

[12] Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (GU 2001, L 145, pag. 43).

[13] L'accettazione parziale di una raccomandazione si verifica quando l'ente ha effettivamente risposto ai punti centrali della raccomandazione in modo costruttivo.

[14] Il registro per la trasparenza dell'UE è un registro pubblico gestito congiuntamente dalla Commissione e dal Parlamento europeo, che mira a fornire informazioni sulle organizzazioni e sui rappresentanti di interessi che interagiscono con le istituzioni.

[15] Decisione della Commissione che stabilisce norme orizzontali relative alla creazione e al funzionamento dei gruppi di esperti della Commissione, 30 maggio 2016, C(2016) 3301 final.

[16] Decisione del direttore generale del Bilancio e dell'amministrazione del Servizio europeo per l'azione esterna del 21 dicembre 2017, disponibile al seguente indirizzo:  https://eeas.europa.eu/sites/eeas/files/admin2017_28_of_21.12.2017_0.pdf

[17] Quando un suggerimento è formulato in una decisione che chiude un'indagine, l'istituzione è di norma invitata a rispondere entro un termine di sei mesi. Poiché le istituzioni interessate non hanno ancora risposto, le statistiche contenute nella presente relazione non comprendono:

i) due suggerimenti formulati nella decisione di chiusura del caso 266/2016/PMC contro la Commissione, e

ii) un suggerimento formulato nella decisione di chiusura del caso 639/2017/TN contro l'Ufficio europeo di selezione del personale.

[18] Regolamento (CE) n. 1907/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio concernente la registrazione, la valutazione, l'autorizzazione e la restrizione delle sostanze chimiche (GU L 396 del 30.12.2006, pag. 1).

[19] Cfr. le note 9-10 di cui sopra.

[20] https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/61417

[21] Decisione della Commissione, del 31 gennaio 2018, relativa a un codice di condotta dei membri della Commissione europea che abroga e sostituisce il codice di condotta del 20 aprile 2011 e decisione della Commissione che istituisce il comitato etico ad hoc del 21 ottobre 2003.