L’enquête de la Médiatrice sur la façon dont la Commission a géré une demande d’accès aux textos échangés entre la présidente de la Commission et et le PDG d’une entreprise pharmaceutique est un signal d’alarme pour toutes les institutions de l’Union quant à l’obligation de rendre des comptes à l’ère de la messagerie instantanée.

Un an après la demande initiale d’un journaliste, la Commission n’a toujours pas précisé si les messages concernant un achat important de vaccins existaient et si les citoyens étaient autorisés à les consulter.

Suite à ce constat de mauvaise administration en janvier dernier, la Médiatrice a demandé à la Commission de procéder à une recherche plus approfondie des textos en question.

La réponse récente de la Commission n’a pas permis de savoir si la Commission avait bel et bien examiné ces textos ni de savoir, pour quelle raison elle ne l’aurait pas fait. Même si la Commission reconnaît que les messages textuels liés au travail peuvent être considérés comme des documents de l’UE, elle rappelle que sa politique interne ne prévoit pas d’enregistrer les messages textuels.

La Médiatrice a clôturé l’enquête et maintenu le constat de mauvaise administration.

« La réponse de la Commission à mes conclusions n’a pas répondu à la question sur les l’existence des textos en question ni expliqué clairement la manière dont la Commission répondrait à une demande spécifique d’autres messages textuels » a déclaré Emily O’Reilly.

« Le traitement de cette demande d’accès aux documents donne cette impression regrettable d’une institution de l’UE qui ne coopère pas sur des questions d’intérêt public importantes. »

« L’accès du public aux messages textuels liés au travail est un nouveau domaine pour l’administration de l’UE qui doit être abordé de manière substantielle et en toute bonne foi. Cette enquête est un signal d’alarme pour toutes les institutions de l’UE. »

« Les récentes révélations sur les tactiques de lobbying d’une multinationale américaine en Europe, y compris la divulgation de messages textuels, montrent l’urgence de cette question pour les administrations publiques », a déclaré la Médiatrice.

Recommandations pour enregistrer les messages textuels liés au travail

Après avoir recueilli des informations sur les règles et pratiques en matière d’enregistrement de textes et de messages instantanés dans l’ensemble de l’administration de l’UE, la Médiatrice publie aujourd’hui des recommandations pratiques pour traiter cette question. Les recommandations (voir la liste complète ici) indiquent que :

· Les messages textuels et instantanés liés au travail devraient être reconnus comme des documents de l’UE.

· Des solutions technologiques devraient être mises en place pour faciliter l’enregistrement de ces messages.

· Le personnel devrait disposer de directives claires sur la manière dont ces messages devraient être enregistrés.

· Les demandes d’accès du public aux documents qui pourraient concerner des messages textuels devraient être traitées en tenant compte de tous les endroits où ces messages pourraient être stockés.

Contexte

En avril 2021, le New York Times a publié un article où il était mentionné que la présidente de la Commission et le PDG d’une entreprise pharmaceutique avaient échangé des textos liés à l’achat de vaccins contre la COVID-19. Ceci a incité un journaliste à demander l’accès du public à ces textos et à d’autres documents liés à ces échanges. Quand la Commission a indiqué qu’aucun texto relatif à sa demande n’avait été identifié, le plaignant a décidé de contacter la Médiatrice.

L’enquête de la Médiatrice a révélé que la Commission n’avait pas demandé de façon explicite aux membres du cabinet de la présidente de rechercher ces textos mais a seulement demandé au cabinet de rechercher les documents qui sont soumis aux critères internes d’enregistrement : les textos n’entrent pas dans ces critères.

La Médiatrice a considéré que cela constituait un cas de mauvaise administration et a demandé à la Commission de procéder à une recherche plus poussée des textos en question.

Le règlement n^o 1049/2001, qui établit le droit d’accès du public aux documents de l’UE, définit un document comme «tout contenu quel que soit son support (écrit sur support papier ou stocké sous forme électronique, enregistrement sonore, visuel ou audiovisuel) concernant une matière relative aux politiques, activités et décisions relevant de la compétence de l’institution ».