Gentile signora X,

Il Mediatore ha ricevuto una denuncia contro l'Agenzia dell'Unione europea per l'asilo (EUAA). La denuncia riguarda il rifiuto dell’EUAA di concedere l’accesso del pubblico a diversi documenti contenenti informazioni sulle condizioni di accoglienza dei migranti a Cipro.

La richiesta di accesso del denunciante del 12 settembre 2023 è stata ristretta il 30 ottobre 2023, a seguito di vari scambi con l'EUAA. Essa riguardava tutti i documenti in possesso dell’EUAA, compresa tutta la corrispondenza tra l’EUAA e la Commissione europea (DG HOME), relativi alle condizioni di accoglienza nelle strutture esistenti o future di gestione della migrazione a Cipro. La richiesta riguardava il periodo compreso tra il 1o febbraio 2023 e il 12 settembre 2023.

Il 17 gennaio 2024, a seguito della mancata adozione da parte dell’EUAA di una decisione iniziale entro i termini previsti dalla normativa dell’UE in materia di accesso del pubblico ai documenti (regolamento 1049/2001), il denunciante ha presentato una domanda di conferma. Il 12 febbraio 2024 l’EUAA ha adottato una decisione di conferma, in cui ha individuato 76 documenti che rientrano nell’ambito di applicazione della richiesta di accesso del denunciante e ha fornito un ampio accesso parziale a due di essi. L’EUAA ha rifiutato l’accesso ai restanti 74 documenti sulla base di tre eccezioni a norma del regolamento (CE) n. 1049/2001, vale a dire la necessità di tutelare l’interesse pubblico per quanto riguarda la sicurezza pubblica, nonché la necessità di proteggere i dati personali e il relativo processo decisionale.

Il denunciante è insoddisfatto del rifiuto dell’EUAA di fornire un accesso (parziale) ai documenti. Ritiene che la divulgazione parziale sia stata rifiutata per motivi prevalentemente amministrativi e che l'EUAA non abbia dimostrato l'esistenza di rischi gravi e prevedibili per la sicurezza pubblica e il suo processo decisionale interno. Tuttavia, non contesta la redazione dei dati personali.

Abbiamo deciso di avviare un'indagine sulla denuncia contro la decisione dell'EUAA di rifiutare l'accesso ai 74 documenti ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001.

Il regolamento (CE) n. 1049/2001 stabilisce che le domande di accesso devono essere trattate tempestivamente. È in linea con questo principio che il Mediatore cerca anche di trattare casi come questo il più rapidamente possibile.

In un primo momento, si ritiene necessario rivedere i documenti controversi nella denuncia, nonché le consultazioni di terzi [1] condotte dall’EUAA in relazione ai documenti ai quali essa ha rifiutato di concedere l’accesso. Le saremmo grati se l’EUAA potesse fornire tali documenti, preferibilmente in formato elettronico tramite posta elettronica cifrata [2], entro il 25 aprile 2024.

I documenti oggetto della richiesta di accesso del pubblico saranno trattati in modo confidenziale, insieme a qualsiasi altro materiale che l’EUAA sceglie di condividere con noi che contrassegna come confidenziale. I documenti di questo tipo saranno trattati e conservati in linea con tale status riservato e saranno cancellati dai fascicoli del Mediatore poco dopo la conclusione dell'indagine.

La posizione dell’EUAA è stata definita nella sua decisione di conferma del 12 febbraio 2024. Tuttavia, qualora l’EUAA desiderasse fornire ulteriori osservazioni, di cui il Mediatore dovrà tenere conto nel corso della presente indagine, saremmo grati se potesse fornircele entro quindici giorni lavorativi dal ricevimento della presente lettera, ossia entro il 9 maggio 2024.

Nel caso in cui la dimensione dei documenti pone un problema o per qualsiasi altra domanda, non esitate a contattare il funzionario incaricato delle indagini responsabile del caso è Amandine Le Bellec.

Cordiali saluti,

Rosita Hickey
Direttore delle indagini

Strasburgo, 18.4.2024

[1] Dalla decisione di conferma risulta che l’EUAA ha consultato la Commissione europea, l’ambasciata dei Paesi Bassi a Cipro, l’Organizzazione internazionale per le migrazioni, l’ONG Watershed, l’Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera e le autorità cipriote.

[2] Le e-mail crittografate possono essere inviate alla nostra casella di posta dedicata.