Varata nel 1996, la Rete europea dei difensori civici è una rete informale destinata ai difensori civici e agli organi analoghi affinché si scambino informazioni sul diritto e sulla politica dell’Unione e condividano le migliori pratiche. Il Mediatore europeo è responsabile per il coordinamento della Rete.

La Rete include i difensori civici nazionali e regionali degli Stati membri dell’UE, dei paesi candidati all’adesione all’UE e dei paesi dello Spazio economico europeo (SEE) nonché il Mediatore europeo e la Commissione per le petizioni del Parlamento europeo.

La Rete agevola la cooperazione fra i difensori civici su questioni di interesse comune al fine di garantire i diritti individuali riconosciuti dal diritto europeo. Mediante le cosiddette indagini parallele, il Mediatore europeo e i membri della Rete cooperano al fine di approfondire le problematiche che coinvolgono l’amministrazione dell’UE e le amministrazioni nazionali o regionali.

Ad esempio, il Mediatore europeo ha chiesto il contributo dei membri della Rete durante l’indagine sulla gestione da parte di Frontex di presunte violazioni dei diritti fondamentali tramite il proprio «meccanismo di denuncia». Analogamente, durante l’indagine del Mediatore europeo su come la Commissione europea monitori l’utilizzo dei Fondi strutturali e di investimento dell’UE per promuovere il diritto delle persone con disabilità alla vita indipendente, alcuni membri della Rete hanno analizzato l’utilizzo di tali fondi nei loro paesi o regioni.

I membri della Rete possono anche porre quesiti, che emergono nel corso delle loro indagini, su questioni di diritto dell’Unione. Per rispondere a tali quesiti, il Mediatore europeo contatta esperti delle istituzioni dell’UE, soprattutto della Commissione europea.

Il Mediatore europeo organizza regolarmente conferenze per i membri della Rete e seminari rivolti a personale specializzato.

Dichiarazione adottata in occasione del VI seminario dei difensori civici nazionali degli Stati membri dell'Unione europea e dei Paesi candidati, tenutosi a Strasburgo nei giorni 14-16 ottobre 2007

La Rete europea dei difensori civici ha stilato la presente relazione per far conoscere meglio la dimensione comunitaria del lavoro dei difensori civici e per chiarire quale tipo di servizio forniscono a chi presenta una denuncia su materie che rientrano nell'ambito scopo del diritto dell'Unione europea ("UE").

I difensori civici nazionali e regionali contribuiscono in maniera essenziale ad assicurare che i cittadini e i residenti dell'UE possano conoscere ed esercitare i propri diritti. Assieme al Mediatore europeo, essi costituiscono la Rete europea dei difensori civici.

La Rete europea dei difensori civici riunisce, su base volontaria, i difensori civici nazionali e regionali e altri organi simili degli Stati membri dell'Unione europea, i difensori civici nazionali dei paesi candidati e di Islanda e Norvegia, il Mediatore europeo e la commissione per le petizioni del Parlamento europeo. In Germania le commissioni per le petizioni a livello nazionale e regionale svolgono un ruolo simile ai difensori civici e fanno parte della Rete.

Il diritto e la politica dell'UE hanno ripercussioni sempre maggiori sulla vita quotidiana dei cittadini e dei residenti degli Stati membri. La loro applicazione è per lo più di competenza delle autorità pubbliche degli Stati membri. I difensori civici nazionali e regionali trattano le denunce contro le autorità pubbliche degli Stati membri, ivi comprese quelle che rientrano nell'ambito del diritto comunitario. Il Mediatore europeo supervisiona le istituzioni dell'UE, come ad esempio la Commissione europea.

Le denunce presentate contro le autorità pubbliche di uno Stato membro, incluse quelle concernenti questioni che rientrano nell'ambito del diritto comunitario, sono gestite dal difensore civico nazionale o regionale competente. Il Mediatore europeo si occupa delle denunce presentate contro le istituzioni e gli organi dell'Unione europea.

Nonostante i poteri e le competenze dei diversi difensori civici appartenenti alla Rete differiscano ampiamente, tutti sono impegnati a fornire al pubblico un servizio imparziale, efficiente ed equo, sostenendo, nei limiti dei rispettivi mandati, i principi su cui si fonda l'Unione europea.

"L'Unione si fonda sui principi di libertà, democrazia, rispetto dei diritti dell'uomo e delle libertà fondamentali, e dello stato di diritto, principi che sono comuni agli Stati membri" (articolo 6, paragrafo 1, del Trattato sull'Unione europea).

Una delle attività più importanti della Rete è condividere le informazioni relative al diritto comunitario e alle migliori prassi, onde offrire al pubblico il miglior servizio possibile. I difensori civici nazionali e regionali appartenenti alla Rete possono chiedere al Mediatore europeo di rispondere per iscritto a quesiti concernenti il diritto comunitario e la sua interpretazione, ivi compresi i quesiti che emergono nella gestione di casi specifici.

Il ruolo e gli obiettivi dei difensori civici

I difensori civici appartenenti alla Rete, sono persone indipendenti e imparziali, le cui sono funzioni sono stabilite dalla costituzione o da leggi e che si occupano delle denunce presentate contro le autorità pubbliche.

Essi tentano di trovare una soluzione adeguata a ciascuna denuncia. A seguito delle proprie indagini su una denuncia, un difensore civico che la consideri fondata ha la possibilità di criticare quanto fatto e dire in che modo, secondo la propria opinione, si sarebbe dovuto trattare il caso. In numerosi Paesi, il difensore civico ha la possibilità di proporre rimedi quali, ad esempio, la revisione di una decisione, la presentazione di scuse o la concessione di un risarcimento economico. Alcuni difensori civici possono tentare di raggiungere una soluzione amichevole della controversia.

Talvolta, il denunciante ha la possibilità di scegliere se rivolgersi a un difensore civico o a un tribunale. Di norma, però, un difensore civico non può occuparsi di una denuncia se della questione si sta occupando o si è già occupato un tribunale. A differenza delle sentenze emesse dai tribunali, le decisioni adottate dai difensori civici non sono giuridicamente vincolanti, ma di solito le autorità pubbliche seguono le raccomandazioni del difensore civico. In caso contrario, questi può richiamare l'attenzione politica e pubblica sul caso, per esempio attraverso una relazione al Parlamento.

Oltre a rispondere alle denunce, i difensori civici lavorano attivamente per migliorare la qualità dell'amministrazione pubblica e dei servizi pubblici: incoraggiano la buona amministrazione e il rispetto dei diritti, suggeriscono soluzioni adeguate a problemi sistemici, diffondono le migliori prassi e promuovono una cultura di spirito di servizio.

I difensori civici incoraggiano le autorità pubbliche a considerare le denunce come un'opportunità di comunicare in maniera efficace con il denunciante e di rimediare a eventuali carenze del servizio offerto. Conseguentemente, la maggior parte dei difensori civici tendono ad aprire un'indagine su una denuncia solo se all'organo contro il quale è stata presentata è già stata concessa una ragionevole possibilità di risolvere il problema da solo.

L'ambito esatto in cui un difensore civico può intervenire varia all'interno della Rete, ma normalmente comprende: violazioni dei diritti, inclusi i diritti dell'uomo e i diritti fondamentali ed altri comportamenti illeciti, tra cui la mancanza di rispetto per i principi generali del diritto; e l'agire in maniera non conforme ai principi della buona amministrazione. Tra gli esempi di cattiva amministrazione che un difensore civico può contribuire a correggere vi sono i ritardi ingiustificati, l'inosservanza delle politiche o delle procedure stabilite, la mancanza di imparzialità o di equità, la fornitura di informazioni o consigli inadeguati, l'incoerenza e la scortesia.

Servizio al pubblico

I difensori civici della Rete si impegnano a trattare con rispetto e cortesia tutti i membri del pubblico e mirano ad avere uno spirito di servizio e ad essere accessibili, equi, imparziali, coerenti ed efficienti.

Entro i limiti stabiliti dalla legge e dalla necessità di rispettare la privacy e le richieste legittime di riservatezza, i difensori civici della Rete perseguono la trasparenza nelle loro azioni e decisioni: pubblicano i criteri applicati nel trattare le denunce, motivano le loro decisioni e riferiscono pubblicamente sulle loro attività.

Nelle loro indagini i difensori civici della Rete cercano di mantenere il giusto equilibrio tra accuratezza e rapidità, tenendo conto degli interessi del denunciante e della necessità di utilizzare le risorse in modo efficace.

Accessibilità

I difensori civici della Rete si impegnano a facilitare il libero ed equo accesso a chiunque abbia diritto ad usufruire dei loro servizi.

Di norma le denunce possono essere inviate direttamente al difensore civico.

I servizi del difensore civico sono normalmente gratuiti per il denunciante.

Quando la legge impone eccezioni ai principi di cui sopra, il difensore civico cerca, nella misura del possibile, di ridurre al minimo le loro ripercussioni negative sul denunciante.

Gestione delle denunce

I membri della Rete cercano di esaminare con rapidità ed efficacia le denunce, tenendo conto delle disposizioni del diritto comunitario in materia, inclusi i principi generali del diritto, come il rispetto dei diritti fondamentali. La Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea potrebbe costituire un utile punto di riferimento a tale proposito.

Ogni denuncia ricevuta è attentamente esaminata con l'obiettivo di assicurare il raggiungimento di una soluzione adeguata.

Qualora una denuncia fosse irricevibile, il difensore civico ne informa il denunciante in tempi rapidi, spiegando chiaramente la ragione o le ragioni del mancato accoglimento. Se possibile, il difensore civico indica al denunciante un altro organo che potrebbe aiutarlo.

Alcuni difensori civici utilizzano una procedura semplificata laddove un esame preliminare indichi che il problema del denunciante può essere risolto rapidamente, per esempio con una telefonata.

In caso di un'indagine completa sulla denuncia, il difensore civico informa il denunciante in merito all'indagine, o fa in modo che il denunciante abbia facilmente accesso ad informazioni che, per esempio, possono riguardare:

• la procedura utilizzata;
• l'ambito dell'indagine, inclusi l'aspetto o gli aspetti oggetto dell'indagine; e
• l'avanzamento dell'indagine.

Al termine dell'indagine il difensore civico pubblica una relazione scritta o una decisione che, di norma, illustra:

• le conclusioni del difensore civico;
• se il difensore civico ritiene la denuncia giustificata in toto o in parte e per quale motivo; e
• le raccomandazioni del difensore civico, qualora ve ne siano, all'autorità pubblica interessata.

Pubblicazione delle informazioni

I difensori civici della Rete pubblicano informazioni di facile comprensione in forme ampiamente accessibili. Tali informazioni possono riguardare, ad esempio:

• chi ha diritto a presentare denuncia;
• contro quali autorità pubbliche è possibile presentare denuncia;
• quali attività possono essere oggetto di denunce, comprese le attività che rientrano nell'ambito del diritto comunitario;
• le condizioni di ricevibilità delle denunce;
• come presentare denuncia;
• in quali lingue è possibile presentare denuncia;
• (ove opportuno) le condizioni in cui il difensore civico utilizza una procedura semplificata;
• come ottenere una consulenza individuale sulla possibilità di presentare denuncia (ad esempio attraverso numeri telefonici dedicati); e
• le possibili conclusioni e soluzioni qualora la denuncia risultasse giustificata.

Il Mediatore europeo si è impegnato a facilitare ampio accesso alle informazioni pubblicate dai membri nazionali e regionali della Rete.

Il sito web del Mediatore europeo (http://www.ombudsman.europa.eu) contiene informazioni sulla Rete e link alle home page dei suoi membri. Il sito web contiene anche una guida interattiva che può essere utilizzata per individuare il difensore civico, o altro organismo, più adatto per trattare una denuncia, o rispondere ad una richiesta di informazioni. Su richiesta le informazioni sono fornite anche dall’ufficio del Mediatore europeo (tel. +33 3 88 17 23 13).

Un servizio al pubblico in costante miglioramento

I difensori civici della Rete si impegnano a migliorare continuamente il servizio offerto al pubblico. A tal fine, la presente dichiarazione verrà rivista, se e quando necessario, al fine di assicurare che rifletta l'evoluzione delle migliori prassi.