Domande e risposte sul diritto di accesso del pubblico ai documenti

1. In cosa consiste il diritto di accesso del pubblico ai documenti dell’UE?

I trattati dell’UE e la Carta dei diritti fondamentali dell’UE conferiscono al pubblico il diritto di chiedere copie dei documenti posseduti dalle istituzioni, dagli organismi, dagli uffici e dalle agenzie («istituzioni dell’UE»). Le istituzioni dell’UE sono tenute a concedere l’accesso ai documenti richiesti, eccezion fatta per determinate circostanze previste dal diritto e dalle norme europee (cfr. domanda 8).

2. Come si attua il diritto di accesso del pubblico all’amministrazione dell’UE?

Le norme generali che danno attuazione a tale diritto sono enunciate nel regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all’accesso del pubblico ai documenti dell’UE.

Il regolamento (CE) n. 1049/2001 è direttamente applicabile alla Commissione europea, al Consiglio dell’UE e al Parlamento europeo, che hanno adottato un regolamento interno che stabilisce le modalità di applicazione del regolamento predetto. Anche il Consiglio europeo applica il regolamento (CE) n. 1049/2001 e il relativo regolamento interno del Consiglio dell’UE.

Le altre tre istituzioni dell’UE, ossia la Corte di giustizia dell’UE, la Corte dei conti europea e la Banca centrale europea, applicano norme distinte che sono generalmente ispirate al regolamento (CE) n. 1049/2001, pur differendovi in varia misura.

3. Chi può presentare una richiesta di accesso del pubblico ai documenti?

Qualsiasi cittadino dell’UE, persona residente in uno Stato membro dell’UE o «persona giuridica» registrata in uno Stato membro dell’UE (ad esempio un’impresa, un’organizzazione o un’associazione) ha il diritto di presentare una richiesta di accesso del pubblico a un documento dell’UE.

Per conseguire le finalità di trattamento di una richiesta di accesso, un’istituzione ha il diritto di domandare i dati di contatto a un richiedente e di verificare che quest’ultimo sia un residente o un cittadino dell’UE.

4. A che cosa il pubblico può richiedere accesso?

Il termine «documento» indica qualsiasi contenuto (parole, numeri, simboli, codice informatico, immagini, suoni) in qualsiasi formato (ad esempio documenti cartacei o elettronici, messaggi di posta elettronica, messaggi di testo o registrazioni sonore, visive o audiovisive). Il diritto di accesso del pubblico ai documenti si applica ai documenti relativi alle politiche, alle attività e alle decisioni di competenza dell’istituzione. Ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001, tutte le istituzioni sono tenute a tenere un registro dei documenti in loro possesso.

I cittadini possono chiedere non solo l’accesso a documenti di cui conoscono l’esistenza, ma anche l’accesso a qualsiasi documento in possesso di un’istituzione relativo a una questione specifica e definita, senza conoscere la descrizione esatta dei documenti in questione. Pur non essendovi alcun limite alla quantità di documenti che possono essere richiesti, a norma del regolamento (CE) n. 1049/2001, le istituzioni dell’UE possono rifiutare di trattare una richiesta di documenti molto voluminosi o di un numero elevato di documenti. In tali casi si dovrebbe innanzitutto cercare di raggiungere una soluzione equa con la persona che richiede l’accesso.

5. In quali lingue è possibile presentare una richiesta e ricevere i documenti?

I cittadini possono presentare una richiesta di accesso a documenti in una qualsiasi delle 24 lingue ufficiali dell’UE e l’istituzione è tenuta a rispondere in tale lingua. Quando un’istituzione concede l’accesso a un documento, lo pubblica nella lingua, o nelle lingue, in cui esiste, ma non è tuttavia tenuta a tradurlo.

6. Quali sono la procedura e le tempistiche per richiedere l’accesso ai documenti?

I cittadini devono chiedere l’accesso ai documenti per iscritto. Alcune istituzioni dispongono di moduli o portali online per il trattamento delle richieste, grazie a cui è possibile un trattamento più rapido delle medesime. Nel formulare la richiesta, i cittadini sono tenuti a fornire informazioni sulla propria identità e a precisare quali documenti desiderano.

Al ricevimento di una richiesta, le istituzioni sono di norma tenute ad accusare ricevuta. Le istituzioni sono tenute a rispondere entro 15 giorni lavorativi dalla registrazione di una richiesta, a meno che non si debba chiarire la medesima. Per richieste complesse o voluminose, le istituzioni possono prorogare il termine di ulteriori 15 giorni.

Se un’istituzione rifiuta l’accesso a una richiesta invocando una delle eccezioni di cui al regolamento (CE) n. 1049/2001 (cfr. domanda 8), la persona fisica può chiedere all’istituzione di rivedere la propria decisione (presentando una «domanda di conferma»). Si applica la stessa tempistica della richiesta iniziale.

Se un’istituzione mantiene la propria decisione di rifiutare l’accesso (o non risponde entro i termini previsti), i cittadini possono rivolgersi al Mediatore europeo o ai Tribunali dell’UE (cfr. domanda 7).

7. In quali circostanze un’istituzione, un organismo, un ufficio o un’agenzia dell’UE può rifiutare l’accesso?

Il regolamento (CE) n. 1049/2001 enuncia alcune circostanze eccezionali per le quali un’istituzione dell’UE può rifiutare l’accesso del pubblico ai documenti (articolo 4 del regolamento). Tra tali eccezioni si annovera il caso in cui l’istituzione ritiene che la divulgazione arrechi pregiudizio all’interesse pubblico in determinati settori sensibili o pregiudicherebbe la vita privata dei cittadini (conformemente alla normativa dell’UE in materia di protezione dei dati). Le eccezioni riguardano anche la tutela delle procedure decisionali in corso, delle procedure giurisdizionali o degli interessi commerciali.

Nell’invocare tali eccezioni per il diniego dell’accesso, l’istituzione deve dimostrare che non vi è un interesse pubblico prevalente che giustifichi la divulgazione dei documenti.

8. Cosa fare in caso di rifiuto di una richiesta di accesso. Qual è la procedura di ricorso per le decisioni di rifiuto di accesso ai documenti?

I cittadini possono presentare una denuncia al Mediatore europeo se l’istituzione ha respinto, in tutto o in parte, la loro richiesta a seguito di un riesame (decisione di conferma) o non risponde entro il termine stabilito. Il Mediatore cerca di trattare tali denunce il più rapidamente possibile e, a tal fine, ha posto in essere una procedura accelerata. Il Mediatore ha il potere di esaminare i documenti in questione e può raccomandarne la divulgazione.

I cittadini possono altresì adire i Tribunali dell’UE se l’istituzione ha respinto, in tutto o in parte, la loro richiesta a seguito di un riesame.

9. Quali norme si applicano alle informazioni ambientali?

L’accesso alle informazioni e ai documenti, la partecipazione del pubblico al processo decisionale e l’accesso alla giustizia in materia ambientale sono disciplinati a livello internazionale dalla cosiddetta convenzione di Aarhus (1998), che vincola le istituzioni dell’UE ed è stata integrata nel diritto dell’UE. Si ritiene che vi sia un particolare interesse pubblico per la trasparenza delle informazioni ambientali e del processo decisionale, e tali informazioni dovrebbero essere facilmente accessibili. Le istituzioni dell’UE possono ancora invocare le eccezioni previste dal regolamento (CE) n. 1049/2001 per rifiutare l’accesso, ma tali eccezioni devono essere interpretate in modo restrittivo, tenendo conto dell’interesse pubblico tutelato dalla divulgazione.

10. I documenti divulgati a seguito di una richiesta di accesso sono pubblicati?

Il fatto che un’istituzione debba rendere noto un documento a un richiedente non implica che essa sia obbligata a pubblicarlo in modo proattivo. Le istituzioni sono tuttavia tenute a rendere i documenti direttamente disponibili nella misura più ampia possibile, ad esempio mettendoli a disposizione sui loro siti web e/o attraverso i loro registri pubblici di documenti.

I cittadini cui è concesso l’accesso ai documenti possono pubblicarli, a meno che l’istituzione non indichi che sono necessarie restrizioni, ad esempio nel caso in cui il documento sia coperto da diritto d’autore o da altri diritti di proprietà intellettuale.

11. Quali norme si applicano ai documenti «classificati»?

I documenti sensibili possono essere designati come «classificati» al fine di proteggere gli interessi essenziali dell’UE, in particolare negli ambiti della sicurezza pubblica, della difesa e delle questioni militari. Ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001, i cittadini possono richiedere l’accesso ai documenti classificati. Tali richieste possono essere elaborate solo da persone abilitate a consultare tali documenti e un’istituzione non è tenuta a confermare l’esistenza di un documento sensibile.