# Relazione sulla riunione e l'ispezione nell'ambito dell'indagine di propria iniziativa del Mediatore europeo OI/10/2015/NF relativa alla procedura dell'Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO) per il trattamento delle domande di riesame presentate dai candidati ai concorsi generali
- Autore: Mediatore Europeo
- Data: 2016-12-06T00:00+01:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/it/doc/correspondence/it/74176)
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**Istituzione o organismo interessato:** EPSO

**Data e ora:** 19 ottobre 2016, dalle 12.10 alle 13.00

**Ubicazione:** Avenue de Cortenbergh 25, 1049 Bruxelles, C-25 07/044

**Servizi del Mediatore**

**rappresentato da:**Fergal Ó Regan, capo del coordinamento delle indagini di interesse pubblico - Unità 2

Sig.ra Nastasja Fuxa, Unità Reclami e indagini 4

Sig. Tuomas Lihr, Unità Indagini strategiche

**EPSO rappresentato da:**Sig.ra Renata Krizsai, EPSO.05.001

Sarah Rooney, EPSO

**1. Introduzione e aspetti procedurali**

La squadra d'indagine del Mediatore si è presentata e ha spiegato che lo scopo dell'indagine di propria iniziativa era quello di assistere l'EPSO nell'individuare e apportare possibili miglioramenti sistemici nella procedura di richiesta di riesame e nella sua applicazione[\[1\].](#_ftn1){#_ftnref1}

Il gruppo di indagine del Mediatore ha spiegato che lo scopo della riunione era quello di fornire l'opportunità i) di chiarire le questioni rimanenti che rientrano nell'ambito dell'indagine in modo da consentire al Mediatore di portare a termine la sua analisi e ii) di ispezionare una serie di campioni di richieste di fascicoli di riesame relativi a questioni diverse dai punteggi ottenuti dai candidati al concorso.

Il gruppo d'indagine del Mediatore ha delineato il quadro giuridico applicabile alla riunione e all'ispezione, in particolare il fatto che il Mediatore non divulgherà informazioni o documenti identificati dall'EPSO come riservati senza il previo accordo dell'istituzione.[\[2\]](#_ftn2){#_ftnref2} Il gruppo d'indagine del Mediatore ha inoltre informato l'EPSO che il Mediatore pubblicherà tale relazione sul suo sito web, al fine di consentire a chiunque sia interessato di leggerla.

**2. Scambio di opinioni e chiarimenti forniti dall'EPSO**

Nel preparare la riunione, la squadra d'indagine del Mediatore aveva inviato all'EPSO domande volte ad accertare i) se l'EPSO applica una "soglia minima" di ragionamento al di sotto della quale la corrispondenza di un candidato non è considerata una richiesta di riesame[\[3\]](#_ftn3){#_ftnref3} e ii) in che modo i compiti distintivi della commissione giudicatrice e dell'EPSO sono svolti nella pratica nel trattamento delle richieste di riesame.

In risposta, i rappresentanti dell'EPSO hanno spiegato durante la riunione che:

L'EPSO non considera una domanda di riesame la corrispondenza in cui un candidato contesta i propri punteggi ottenuti in un concorso, senza alcuna argomentazione a sostegno. Tale corrispondenza, che può essere trattata più rapidamente perché non è sottoposta alla valutazione della commissione giudicatrice, è relativamente rara nella pratica.

Le richieste di riesame in relazione al giudizio di valore della commissione giudicatrice sulle prestazioni di un candidato in un concorso sono presentate alla commissione giudicatrice per la sua decisione. Tuttavia, data la costante giurisprudenza dei giudici dell'UE sulla discrezionalità della commissione giudicatrice nell'ambito di una valutazione comparativa dei meriti, l'EPSO può trattare questo tipo di richiesta di riesame in tempi relativamente brevi, sulla base di lettere standard.

I rappresentanti dell'EPSO hanno dichiarato che le fasi di ammissione e selezione dei talenti dei concorsi producono il maggior numero di richieste di riesame, che richiedono anche una valutazione più approfondita. L'EPSO non fornisce alla commissione giudicatrice una valutazione preliminare del merito di una richiesta di riesame prima che la commissione giudicatrice tratti questo tipo di richieste. La commissione giudicatrice non convalida neppure la risposta motivata alla domanda di riesame redatta dall'EPSO prima della sua trasmissione al candidato. Ciò è dovuto al fatto che l'EPSO non può discostarsi dalla decisione della commissione giudicatrice. Tuttavia, l'EPSO consulta la commissione giudicatrice se la motivazione addotta dalla commissione giudicatrice non è sufficientemente chiara da giustificare la risposta in un caso specifico.

Una documentazione più dettagliata della commissione giudicatrice sul suo ragionamento aiuterebbe generalmente l'EPSO ad accelerare la redazione delle risposte alle richieste di riesame conformemente alla decisione della commissione giudicatrice. Il livello di dettaglio delle motivazioni attualmente fornite dalle commissioni giudicatrici per motivare le loro decisioni varia notevolmente da una commissione giudicatrice all'altra. L'EPSO ha preso in considerazione la possibilità di fornire formazione e orientamenti supplementari alle commissioni giudicatrici al fine di garantire che queste ultime contribuiscano a migliorare il trattamento delle richieste di riesame. I membri permanenti della commissione giudicatrice[dell'EPSO \[4\]](#_ftn4){#_ftnref4} potrebbero svolgere un ruolo più importante nel coordinare la registrazione delle decisioni o nell'elaborare risposte motivate ai candidati.

All'inizio del 2016 l'EPSO ha introdotto nuovi progetti di lettere standard su cui si basano le sue risposte alle richieste di riesame. Al fine di semplificare il trattamento delle richieste di riesame, i progetti standard di lettere sono stati semplificati per includere meno dettagli e coprire categorie più ampie di circostanze. L'EPSO ha fornito al Mediatore copie elettroniche dei progetti standard di lettere (cfr. "3. Ispezione del fascicolo" qui di seguito).

L'EPSO ha inoltre cercato di ridurre il numero di candidature non ammissibili fornendo maggiori informazioni sui concorsi in una nuova sezione "Domande frequenti" sul suo sito web.

I rappresentanti dell'EPSO hanno dichiarato che non vi è più un arretrato di richieste di riesame.

**3. Ispezione del fascicolo**

Il gruppo di indagine del Mediatore ha ispezionato e prelevato copie di un campione di richieste di fascicoli di riesame relativi a questioni diverse dai punteggi ottenuti dai candidati al concorso (*riservato)*.

Inoltre, l'EPSO ha fornito[\[5\]](#_ftn5){#_ftnref5} copie elettroniche delle sue lettere standard su cui si basano le sue risposte alle richieste di riesame.

**Riservatezza dei documenti ispezionati**

Come indicato in precedenza, i rappresentanti dell'EPSO hanno identificato la serie di campioni di richieste di fascicoli di riesame come "riservata", conformemente all'articolo 4, paragrafo 8, delle disposizioni di esecuzione del Mediatore europeo. Le copie dei documenti pertinenti recavano la dicitura \<\<riservato\>\> e erano firmate da un rappresentante dell'EPSO e da un rappresentante del Mediatore. Il Mediatore non divulga tali documenti riservati al pubblico senza il previo accordo dell'EPSO.

Bruxelles, 6 dicembre 2016

Sig. Fergal Ó Regan Sig.ra Nastasja Fuxa

Capo del coordinamento delle indagini di interesse pubblico - Unità 2 Funzionario giuridico (responsabile del caso)

[\[1\]](#_ftnref1){#_ftn1} La lettera di apertura dell'indagine è disponibile al seguente indirizzo: [http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/60261/html.bookmark](/it/cases/correspondence.faces/it/60261/html.bookmark).

[\[2\]](#_ftnref2){#_ftn2} Articolo 4, paragrafo 8, delle modalità di applicazione del Mediatore europeo.

[\[3\]](#_ftnref3){#_ftn3} Le norme generali che disciplinano i concorsi generali prevedono che i candidati "devono*indicare i motivi su cui si basa \[la\] richiesta".* Il regolamento prevede inoltre che i candidati "non*siano autorizzati a contestare la validità della valutazione della commissione giudicatrice in merito alla qualità delle loro prestazioni in una prova".* GU 2014, C 60 A, pag. 1.

[\[4\]](#_ftnref4){#_ftn4} Ciascuna commissione giudicatrice è composta da funzionari delle istituzioni dell'UE ed è composta da membri permanenti (nominati di norma da 2 a 4 anni per garantire la coerenza tra le procedure di selezione) e da membri non permanenti (nominati per un particolare processo di selezione al fine di apportare competenze tecniche).

[\[5\]](#_ftnref5){#_ftn5} E-mail del 7 e 17 novembre 2016.