# Relazione sulla riunione della squadra d'inchiesta del Mediatore europeo con i rappresentanti dell'Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO)
- Autore: Mediatore Europeo
- Data: 2024-06-26T10:00+02:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/it/doc/correspondence/it/180852)
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++Prima riunione++
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Data: Giovedì, 28 settembre 2023

Riunione a distanza via Webex

Presente

**Ufficio europeo di selezione del personale:**

· Responsabile Settore Affari Legali;

· Capo unità per le operazioni di prova;

· Capo dell'unità Sensibilizzazione e relazioni esterne

**Mediatore europeo:**

Tina Nilsson, capo dell'unità Trattamento dei casi;

Valentina Stoeva, responsabile delle indagini;

Christophe Lesauvage, esperto legale;

· Zoé Lejeune, Inchiesta tirocinante

Scopo della riunione
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Scopo della riunione era che il gruppo di indagine del Mediatore capisse in che modo l'Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO) ha preparato e determinato le condizioni delle prove a distanza, nonché in che modo ha affrontato le varie questioni pratiche e tecniche incontrate dai candidati. La riunione sarà seguita da una seconda riunione presso la sede dell'EPSO, che consisterà in una dimostrazione video di prove a distanza e nel proseguimento della discussione sulle questioni di cui sopra.

Introduzione e informazioni procedurali
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La squadra d'inchiesta del Mediatore si è presentata, ha ringraziato i rappresentanti dell'EPSO per essersi incontrati con loro e ha definito lo scopo della riunione. Hanno delineato il quadro giuridico che si applica alle riunioni tenute dal Mediatore, in particolare il fatto che il Mediatore non divulgherebbe alcuna informazione identificata dall'EPSO come riservata senza il previo consenso dell'EPSO[^\[1\].^](#_ftn1){#_ftnref1}

La squadra d'inchiesta ha spiegato che avrebbe redatto un progetto di relazione sulla riunione da inviare all'EPSO per garantire che i contenuti fossero di fatto accurati e completi. Nessuna informazione riservata sarebbe inclusa nella relazione o altrimenti fornita a terzi.

Il gruppo incaricato dell'indagine ha chiarito che la riunione riguarda un'indagine di propria iniziativa del Mediatore europeo. Il Mediatore ha ricevuto un numero considerevole di denunce riguardanti il ricorso ai test a distanza solo per i "test di preselezione" nell'ambito di una procedura di selezione per l'assunzione di funzionari dell'UE (Assistenti AST3 - EPSO/AST/154/22), organizzata dall'EPSO. Le denunce riguardavano le implicazioni pratiche della decisione di effettuare le prove solo a distanza, nonché il modo in cui l'EPSO ha affrontato le questioni pratiche e tecniche emerse. Mentre l'EPSO ha successivamente annullato la procedura di selezione, la Mediatrice ha deciso di proseguire la sua indagine, anche in vista dell'esistenza di un numero considerevole di denunce relative a successive procedure di selezione che avevano anche test a distanza. In quanto tale, l'indagine non riguarda una sola procedura di selezione, ma mira a verificare le questioni in questione, ad aiutare l'EPSO a definire le buone pratiche amministrative nelle sue attività di prova, nella sua comunicazione con i candidati e nel modo in cui gestisce i reclami.

Informazioni scambiate
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***++1) La diversità dei candidati++***

I rappresentanti dell'EPSO hanno spiegato che i test online consentono all'EPSO di raggiungere un numero maggiore di candidati. Ciò è dovuto al fatto che, in passato, molti candidati hanno dovuto affrontare ostacoli finanziari o pratici per sostenere le prove in un centro di prove fisiche. I candidati dovevano recarsi nelle città in cui erano ubicati i centri di prova (per la maggior parte degli Stati membri, solo nella capitale) o addirittura, in una fase successiva della procedura di selezione, a Bruxelles. Le prove a distanza eliminano le spese di viaggio e di soggiorno, per le quali i candidati sono stati rimborsati solo parzialmente. Non c'è abbastanza "storia" per concludere che, statisticamente, il nuovo modello ha portato a una maggiore diversità tra i candidati. I test a distanza sono stati introdotti solo nel 2022. Tuttavia, i rappresentanti dell'EPSO ritengono che i test a distanza creino maggiori pari opportunità e facilitino la partecipazione di un maggior numero di persone.

L'EPSO non impone ai candidati di fornire informazioni e, di conseguenza, non controlla se vi sia diversità in base al contesto di provenienza dei candidati, ad esempio in relazione al genere, all'etnia, all'orientamento sessuale e allo status socioeconomico. Nel maggio 2022 l'EPSO ha adottato il suo piano d'azione sull'uguaglianza e la diversità, che stabilisce obiettivi per la promozione della diversità. Tuttavia, altre priorità oltre alla raccolta di informazioni sull'uguaglianza e la diversità sono state affrontate in primo luogo nello sviluppo del nuovo modello, in particolare gli aspetti operativi. Inoltre, l'EPSO dipende dalla direzione generale delle Tecnologie dell'informazione (DIGIT) per monitorare gli aspetti relativi alla diversità. I rappresentanti dell'EPSO hanno inoltre affermato che nel 2021 l'EPSO ha avviato un'indagine sulla diversità basata sulla partecipazione volontaria e ha pubblicato i risultati sul suo sito web nel 2022.

L'EPSO raccoglie dati sull'equilibrio geografico dei candidati perché i candidati devono indicare la loro nazionalità nell'ambito della procedura di candidatura. L'EPSO fornisce tali informazioni agli Stati membri, ma non pubblicamente.

I rappresentanti dell'EPSO hanno aggiunto che, nell'ambito della procedura di candidatura, i candidati possono ora scegliere di indicare il loro genere, attraverso le seguenti categorie: femminile, maschile, non binario, altro o preferiscono non dire.

***++2) Modalità di trattamento dei reclami da parte dell'EPSO++***

I rappresentanti dell'EPSO hanno spiegato che l'EPSO riceve diversi tipi di reclami: reclami di natura giuridica, reclami di natura tecnica ed e-mail di candidati che si limitano ad esprimere il loro disappunto per il nuovo modello. Questi ultimi non sono considerati reclami amministrativi. L'EPSO non tiene traccia del numero di denunce in senso lato.

Non esiste un sistema di tracciamento e non esistono statistiche sulla percentuale di reclami relativi ai test a distanza. Più in generale, non esiste un sistema specifico per il monitoraggio dei reclami per argomento. I reclami sono molto diversi e non è operativamente fattibile tracciarli per argomento.

I rappresentanti dell'EPSO hanno spiegato che il sito web dell'EPSO distingue tra domande e reclami e fornisce di conseguenza due moduli distinti. I reclami e le domande passano prima attraverso un servizio di reception, responsabile del "processo" dei reclami. La reception si occupa immediatamente di alcuni reclami quando non è necessaria un'indagine. Se è necessaria un'indagine, i reclami sono inviati all'unità operativa o all'unità giuridica. In tal senso, l'EPSO invia reclami per argomenti. L'EPSO può anche tenere traccia dei reclami e delle domande in quanto sono registrati con i biglietti. I rappresentanti dell'EPSO hanno osservato che la stessa persona può inviare diverse denunce o lo stesso reclamo più volte. Il numero di denunce è quindi superiore al numero di denuncianti.

***++3) Uso dei biglietti, dei moduli di contatto e di reclamo da parte dell'EPSO++***

I rappresentanti dell'EPSO hanno spiegato che, quando un candidato invia un'interrogazione o un reclamo, riceve un numero di biglietto. I candidati possono quindi rivolgersi nuovamente all'EPSO, aggiungendo nuovi elementi. L'EPSO registrerà i nuovi elementi con un nuovo numero di biglietto. Ad esempio, una persona potrebbe avere difficoltà a connettersi e lamentarsi di tale problema. La stessa persona potrebbe aggiungere altri elementi che richiedono un'altra indagine. Da un punto di vista operativo, la seconda denuncia potrebbe essere assegnata a un altro membro del personale dell'EPSO. I rappresentanti dell'EPSO osservano inoltre che l'EPSO riceve più o meno 100 denunce o domande al giorno.

I rappresentanti dell'EPSO hanno chiarito che esiste un sistema interno di tracciamento dei reclami. Se lo stesso candidato si lamenta più volte, i colleghi vedranno tutti i reclami.

I rappresentanti dell'EPSO hanno inoltre osservato che i candidati possono rispondere via e-mail alle e-mail dell'EPSO, ma che le loro risposte saranno registrate con un nuovo biglietto. L'EPSO deve attribuire i biglietti a fini operativi. Senza un numero di biglietto, i reclami e le domande andrebbero persi. I denuncianti possono anche avere una conversazione via e-mail con l'EPSO senza dover utilizzare il modulo di reclamo online. Ad esempio, se l'EPSO ha chiesto prove a un candidato per posta elettronica, il candidato può fornire le prove semplicemente rispondendo all'e-mail. L'emissione del numero del biglietto è rilevante solo a fini interni (il "back office").

Infine, l'EPSO ha chiarito che una denuncia sarebbe stata registrata come tale anche se il denunciante avesse utilizzato il modulo errato (il modulo di contatto anziché il modulo di denuncia). Tutti i moduli passano attraverso il servizio di contatto per i candidati dell'EPSO, indipendentemente dal modulo scelto. Tale servizio determina se i messaggi si qualificano come reclami.

***++4) Le differenze tra le istruzioni iniziali e quelle aggiornate impartite ai candidati dall'EPSO (versioni delle istruzioni tecniche del novembre 2022 e del settembre 2023)++***

I rappresentanti dell'EPSO hanno osservato che la principale differenza tra le due serie di istruzioni è la "modalità di consegna" dell'esame, vale a dire il modo in cui il contenuto dell'esame è presentato ai candidati e il modo in cui i candidati sono sorvegliati. Inizialmente, tra la fine di novembre e l'inizio di dicembre dello scorso anno, i candidati hanno ricevuto istruzioni relative alla "modalità di consegna" diretta. I candidati sono stati controllati da membri del personale del contraente dell'EPSO durante l'esame. Il ruolo dei prottori era quello di guidare i candidati attraverso i controlli pre-esame e di rinvigorirli durante l'esame.

Le istruzioni aggiornate descrivono un'altra \<\<modalità di consegna\>\>: le prove controllate automatizzate. L'EPSO ha iniziato a utilizzare un nuovo modello nel settembre 2023: i test controllati automatizzati. Il primo ciclo di esami automatizzati è stato recentemente completato. In questa modalità, i candidati sono guidati attraverso i controlli da uno strumento automatizzato, con un numero ridotto di controlli (fondamentalmente solo controlli di identità). I candidati vengono registrati durante l'esame. Le registrazioni sono conservate su un portale di revisione a cui l'EPSO ha accesso. Dopo l'esame, l'EPSO guarderà le registrazioni e potrà decidere di non trattare l'esame di un candidato qualora rilevi un comportamento problematico. Ad esempio, l'EPSO escluderebbe un candidato dalla procedura se dalla ricodifica risultasse che il candidato ha lavorato con un'altra persona durante l'esame.

***++5) La possibilità per i candidati di sostenere un test in uno spazio non privato e di utilizzare un computer aziendale++***

I rappresentanti dell'EPSO hanno chiarito che i candidati non sono tenuti a sostenere le prove in una residenza privata. I candidati devono trovare uno spazio adatto per le prove. L'EPSO non verifica se lo spazio scelto sia privato o pubblico. Tuttavia, l'EPSO richiede una certa riservatezza: non dovrebbero esserci rumori esterni e altre persone nella stanza. La privacy non deve essere confusa con lo spazio privato nel senso di uno spazio situato in una residenza privata. I candidati possono sostenere il test in uno spazio privato situato in un edificio aziendale, ad esempio. Finché lo spazio è privato, l'EPSO non verificherà se lo spazio si trova o meno in una residenza privata.

I rappresentanti dell'EPSO hanno inoltre spiegato che è possibile utilizzare un computer aziendale per sostenere le prove. Infatti, l'EPSO non impone ai candidati di possedere il computer su cui effettuano le prove. Tuttavia, l'EPSO informa i candidati che determinati requisiti tecnici limitano l'uso dei computer portatili aziendali. Per avviare l'esame, i candidati devono scaricare l'applicazione ProProctor. Durante l'esame, questa applicazione blocca i computer dei candidati per impedire loro di accedere a finestre diverse dalla finestra dell'esame. Il più delle volte, i computer aziendali hanno un criterio firewall che è in conflitto con la funzione nell'applicazione per bloccare il computer. Questo diventerebbe evidente solo una volta che l'applicazione entra in quella modalità. I candidati possono disabilitare il firewall solo se hanno i diritti di amministratore sul computer. È anche possibile per il proprietario del computer (ad esempio, il servizio informatico del proprio datore di lavoro) autorizzare l'applicazione ProProctor. Non spetta all'EPSO contattare i servizi informatici di ciascun datore di lavoro per prendere tali disposizioni. Le informazioni relative all'uso dei computer portatili aziendali sono disponibili sul sito web dell'EPSO dal febbraio 2023.

I rappresentanti dell'EPSO hanno aggiunto che la maggior parte delle denunce sull'uso dei computer portatili aziendali proviene da personale dell'UE con contratti a tempo determinato. Hanno difficoltà a capire che non possono fare i test sul computer che usano quotidianamente per lavoro. Tuttavia, questa pratica è comune: i datori di lavoro possiedono laptop aziendali e hanno la prerogativa di decidere cosa si può fare con loro.

***++6) Il requisito di fornire prove di risoluzione dei problemi++***

I rappresentanti dell'EPSO hanno osservato che le istruzioni fornite ai candidati descrivono i requisiti relativi ai \<\<biglietti per incidenti\>\>. L'EPSO richiede che i candidati dimostrino di aver cercato di risolvere il loro problema tecnico sul posto. Quando viene visualizzato un problema tecnico, i candidati devono prima andare su Prometric e utilizzare la linea di assistenza tecnica o la casella di chat. L'EPSO vuole che i candidati vadano prima a Prometric per motivi di efficienza. In questo modo, quando l'EPSO valuta i reclami, non parte da zero e dispone già di informazioni da parte del contraente. I rappresentanti dell'EPSO hanno chiarito che accetta anche altri tipi di prove, ma che fornire un biglietto per incidenti è la prova migliore.

Su richiesta della squadra d'inchiesta, i rappresentanti dell'EPSO hanno confermato che le diverse formulazioni utilizzate, come i biglietti per incidenti, i biglietti per casi e i biglietti Prometric, si riferiscono tutte alla stessa cosa, ma non devono essere confuse con i biglietti dell'EPSO. È sempre Prometric che fornisce il numero del biglietto incidente al candidato. Non è possibile per i candidati stessi generare un numero di biglietto.

L'EPSO accetta prove diverse dai numeri dei biglietti per incidenti perché potrebbe accadere che un candidato non abbia un numero di biglietto o non sia stato in grado di utilizzare la chat box o la linea di assistenza tecnica. I candidati possono fare uno screenshot della chat box o utilizzare il proprio telefono per scattare una foto della chat box prima dell'inizio dell'esame. L'EPSO accetterà queste immagini come prova della risoluzione dei problemi. La maggior parte dei problemi tecnici si verifica prima dell'inizio dell'esame e riguarda l'impossibilità di avviare l'esame. In questa fase, l'applicazione non avrà ancora bloccato il computer e impedirà l'accesso ad altre finestre, ed è possibile fare uno screenshot della chat box. In sintesi, l'EPSO esaminerà qualsiasi tipo di prova e darà ai candidati il beneficio del dubbio.

I rappresentanti dell'EPSO hanno poi chiarito che durante l'esame non vi è alcun collegamento alla chat box. Se i candidati riscontrano problemi tecnici durante l'esame, devono uscire dall'esame prima di poter chiedere aiuto a Prometric. Dopo lo scambio con un bot di chat, possono raggiungere un agente di helpdesk umano. I candidati potrebbero riscontrare due tipi di problemi durante l'esame. In primo luogo, la loro connessione potrebbe temporaneamente cadere. In secondo luogo, i candidati potrebbero sperimentare prestazioni lente, ad esempio passare da una domanda all'altra è molto lento. In questo caso, non possono rivolgersi a Prometric sul posto, ma devono presentare l'esame e successivamente lamentarsi con l'EPSO del fatto che la lentezza delle prestazioni ha influito sui loro risultati. L'EPSO ha accesso ai registri tecnici e può vedere, ad esempio, se l'esame è durato più a lungo. Ci sono anche misure correttive quando il server è lento. Quando la connessione si blocca per cinque minuti o più, anche il tempo dell'esame si blocca.

Infine, i rappresentanti dell'EPSO hanno concluso che l'EPSO è consapevole del fatto che un candidato potrebbe non avere un numero di biglietto incidente e che ciò non è necessariamente colpa del candidato. A volte, Prometric non è in grado di fornire un numero di biglietto. I denuncianti non sono esclusi per impostazione predefinita quando non hanno un numero di biglietto. Inoltre, se l'EPSO è a conoscenza di un problema tecnico più generico, emetterà un messaggio pubblico e fornirà spiegazioni sui piani di riesame.

***++7) Accesso dell'EPSO alla "data forensics"++***

I rappresentanti dell'EPSO hanno chiarito che per ciascun "evento di prova", Prometric fornisce una relazione tecnica iniziale. Il rapporto contiene solo informazioni generali, tra cui il numero e l'identità dei candidati che non si sono presentati alla prova o che hanno annullato la prova durante l'esame (quando le persone annullano la prova durante l'esame, vi è un secondo controllo in cui devono confermare che desiderano annullare la prova). Il rapporto non menziona tutti i problemi tecnici che i singoli candidati potrebbero aver incontrato, come le prestazioni lente o i problemi per avviare l'esame. Tuttavia, sulla base di denunce individuali, l'EPSO chiederà a Prometric di dare accesso alle informazioni sul test del denunciante. Ad esempio, Prometric potrebbe fornire i registri delle chat del candidato.

I rappresentanti dell'EPSO hanno chiarito che Prometric fornisce un servizio di "data forensics", ma solo su richiesta. Prometric non fornisce automaticamente all'EPSO informazioni esaustive sui problemi di ciascun candidato durante una prova. Quando tratta un reclamo, l'EPSO decide in primo luogo internamente se il reclamo sembra legittimo. In tal caso, l'EPSO avvierà un'indagine e chiederà a Prometric informazioni specifiche sul test del denunciante.

I rappresentanti dell'EPSO hanno inoltre spiegato che l'EPSO tratta in modo diverso le principali questioni tecniche. Ad esempio, un problema sarebbe importante quando più del 5% dei biglietti ricevuti dal team operativo riguarda lo stesso problema tecnico. In tal caso, l'EPSO contatterà proattivamente Prometric perché il problema potrebbe essere dalla loro parte. Prometric potrebbe inoltre informare l'EPSO in caso di problemi. Ad esempio, in una procedura di selezione, Prometric ha riscontrato problemi con il suo sistema di prenotazione. Molti candidati non sono stati in grado di prenotare una prova e si sono lamentati con l'EPSO. Si trattava di una questione importante.

***++8) La decisione che un singolo reclamo merita un'ulteriore indagine++***

L'EPSO considera legittime le denunce quando richiedono un'indagine. Il Candidate Contact Service esamina ogni ticket e vede se richiede un'indagine. In genere, i reclami che si limitano a esprimere l'insoddisfazione dei candidati per i test a distanza non richiedono un'indagine. In questo caso, il servizio di contatto per i candidati informerà i denuncianti che non può trattare il loro reclamo. Se necessario, il servizio di contatto per i candidati può contattare i candidati per richiedere ulteriori informazioni e successivamente comunicare il reclamo al team operativo. Ulteriori informazioni sul test di un candidato possono essere richieste anche a Prometric. Se l'indagine rivela che il candidato non fornisce informazioni accurate, l'EPSO li informa che non può trattare il reclamo. Ad esempio, l'EPSO ha ricevuto denunce in cui i candidati hanno affermato di aver perso la connessione durante l'esame. Dopo aver esaminato i registri tecnici, l'EPSO ha scoperto che i candidati hanno volontariamente terminato gli esami. L'EPSO ha inoltre ricevuto denunce in cui è evidente che il candidato non ha seguito le istruzioni di base, come il download dell'applicazione ProProctor. In tal caso, il servizio di contatto per i candidati risponderà anche al denunciante e non invierà il reclamo all'unità Operazioni.

Conclusione della prima riunione
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La squadra d'inchiesta ha ringraziato i rappresentanti dell'EPSO per il loro tempo e per le spiegazioni fornite. Il team di inchiesta ha aggiunto che la seconda riunione per continuare la discussione sarà presto programmata. L'incontro si è concluso.

++Seconda riunione++
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Data: Giovedì, 26 ottobre 2023

Ubicazione fisica nei locali dell'EPSO

Presente

**Ufficio europeo di selezione del personale:**

· Responsabile Settore Affari Legali;

· Capo unità per le operazioni di prova

**Mediatore europeo:**

Tina Nilsson, capo dell'unità Trattamento dei casi;

Valentina Stoeva, responsabile delle indagini;

Christophe Lesauvage, esperto legale;

· Zoé Lejeune, Inchiesta tirocinante

· Kevin Crespo, supporto IT

Scopo della riunione
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La riunione è proseguita il 26 ottobre 2023. Scopo della riunione era consentire al gruppo di indagine del Mediatore di visualizzare una dimostrazione video e ricevere ulteriori informazioni sulle condizioni delle prove a distanza e sul modo in cui l'EPSO affronta le questioni tecniche riscontrate dai candidati.

Introduzione e informazioni procedurali
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La squadra investigativa della Mediatrice ha ringraziato i rappresentanti dell'EPSO per la riunione.

La squadra d'inchiesta ha spiegato che avrebbe elaborato un progetto di relazione su entrambe le riunioni da inviare all'EPSO per garantire che i contenuti fossero di fatto accurati e completi. Nessuna informazione riservata sarebbe inclusa nella relazione o altrimenti fornita al denunciante o a terzi.

Informazioni scambiate
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I rappresentanti dell'EPSO hanno presentato una dimostrazione video di test a distanza in modalità di consegna diretta. La dimostrazione è stata fatta in collaborazione con il loro appaltatore, Prometric. È stato originariamente preparato per una riunione con il Garante europeo della protezione dei dati (GEPD).

I rappresentanti dell'EPSO hanno chiarito che le modalità di consegna dei test sono cambiate da quando è stata effettuata la dimostrazione. Tuttavia, i rappresentanti dell'EPSO ritengono che la presentazione rimanga utile per il Mediatore, dato che le denunce ricevute riguardano la precedente modalità di consegna. I rappresentanti dell'EPSO hanno ricordato che la principale differenza tra la modalità di consegna con supervisione dal vivo e la modalità di consegna con supervisione automatizzata è l'assenza di supervisione dal vivo degli esami.

Prima di avviare la dimostrazione, i rappresentanti dell'EPSO hanno illustrato brevemente le fasi precedenti l'esame. I candidati ricevono l'invito all'esame sul proprio account EPSO, che è il canale ufficiale di comunicazione tra l'EPSO e i candidati. I candidati possono impostare notifiche dal proprio account EPSO alla propria casella di posta elettronica. L'invito contiene già informazioni sui requisiti tecnici. Prima di inviare gli inviti, l'EPSO carica anche il contenuto della prova sulla piattaforma di Prometric, nonché l'elenco dei candidati. Ciò al fine di garantire che, quando un candidato prenota un test tramite il sistema di prenotazione di Prometric, quest'ultima abbia accesso ai candidati che dovrebbero essere sottoposti a test. Prometric fornisce quindi ai candidati un numero di conferma una volta prenotato un test. Il giorno della prova, i candidati devono utilizzare questo numero di conferma per accedere all'esame.

I rappresentanti dell'EPSO spiegano inoltre che, prima di avviare l'esame, i candidati devono superare un controllo di sistema. È possibile effettuare il controllo del sistema prima del giorno dell'esame. Nella modalità di consegna precedente, i candidati dovevano fare un Enhanced Readiness Check più approfondito e un esame simulato. Se non avessero sostenuto l'esame simulato, l'EPSO non avrebbe trattato i loro reclami tecnici. L'obiettivo era che i candidati anticipassero i problemi tecnici prima dell'esame e, se necessario, cercassero l'aiuto di uno specialista o trovassero un altro computer. Prometric ha rimosso l'Enhanced Readiness Check e il finto esame dalla modalità di consegna controllata automatizzata. I rappresentanti dell'EPSO hanno chiarito che queste due fasi sono importanti perché consentono ai candidati di sostenere le prove in condizioni quasi reali prima dell'esame. L'EPSO ha ora chiesto a Prometric di apportare miglioramenti significativi al sistema, tra cui il ripristino del Enhanced Readiness Check e l'esame simulato.

***++1) La dimostrazione video++***

I rappresentanti dell'EPSO hanno mostrato la dimostrazione e fornito una serie di chiarimenti.

**A. L'avvio dell'esame**

I rappresentanti dell'EPSO hanno spiegato che i candidati sono tenuti a scaricare l'applicazione ProProctor. I candidati devono prenotare e avviare gli esami utilizzando l'applicazione. L'applicazione può essere scaricata da chiunque e appare come un'icona sul desktop di un computer.

I rappresentanti dell'EPSO hanno osservato che l'applicazione ProProctor entra in modalità lockdown quando i candidati avviano l'esame. Da quella fase, i candidati non possono più aprire altre applicazioni né altre finestre e l'applicazione monitora la connessione Internet e le attività sul computer. Prometric raccoglie tali dati e l'EPSO può accedervi in caso di reclamo. Ad esempio, l'applicazione raccoglierà dati sul computer utilizzato dal candidato. In caso di reclamo, l'EPSO verificherà se il computer utilizzato soddisfa i requisiti tecnici.

I rappresentanti dell'EPSO hanno chiarito che possono anche accedere ai registri che mostrano quali candidati hanno sostenuto il controllo di sistema e l'esame simulato. I rappresentanti dell'EPSO hanno menzionato una denuncia in cui il candidato aveva incontrato problemi tecnici durante l'esame. Controllando i registri, l'EPSO ha constatato che il denunciante aveva effettuato solo una parte del controllo rafforzato della prontezza prima del test. Il problema riscontrato durante il test era legato alla parte del controllo del sistema che non ha effettuato.

**B. I controlli di identificazione e l'invigilanza dell'esame**

I rappresentanti dell'EPSO hanno osservato che, in modalità di consegna con supervisione dal vivo, i prottori stavano effettuando i controlli di identità. In modalità di consegna controllata automatizzata, i controlli di identità sono effettuati dall'IA confrontando un'immagine del candidato con un'immagine della carta d'identità del candidato. Se il candidato non supera il controllo dell'identità AI, il candidato procederà comunque con il test. Tuttavia, il sistema segnalerà il problema e consentirà a un membro del personale dell'EPSO di verificare, in una fase successiva, la corrispondenza tra le due immagini.

I rappresentanti dell'EPSO hanno aggiunto che l'IA nella "modalità di consegna" con supervisione automatizzata può anche segnalare problemi durante l'esame. Ad esempio, il sistema rileva voci, volti multipli o candidati che distolgono lo sguardo. Le registrazioni degli esami sono inserite in un portale di revisione a cui l'EPSO ha accesso. L'EPSO è responsabile della verifica delle registrazioni e delle bandiere. I rappresentanti dell'EPSO hanno inoltre affermato che, ogni volta che viene sollevato un nuovo flag, sullo schermo del candidato appare temporaneamente un messaggio. Vi è anche un conteggio del numero di bandiere nell'angolo dello schermo del candidato.

**C. Conservazione dei registri e protezione dei dati**

I rappresentanti dell'EPSO hanno spiegato che le registrazioni sono conservate per 30 giorni. L'EPSO intende prorogare la durata non appena riprenderanno le operazioni. Ci sono diversi periodi di conservazione. In caso di reclamo amministrativo (articolo 90, paragrafo 2, dello statuto dei funzionari dell'UE), l'EPSO conserva le registrazioni più a lungo. Il reclamo amministrativo potrebbe portare a procedimenti giudiziari, il che giustifica il periodo di conservazione più lungo. I rappresentanti dell'EPSO hanno chiarito che l'EPSO conserva le registrazioni più a lungo solo nel caso in cui il candidato abbia presentato un reclamo. In termini di dimensioni dei dati, non sarebbe possibile conservare tutte le registrazioni per più di 30 giorni. I rappresentanti dell'EPSO spiegano che, nella modalità di consegna diretta, sono stati registrati anche i candidati e sono state conservate le registrazioni per 30 giorni. Gli esami sono stati tuttavia rinvigoriti da prottori vivi.

Per quanto riguarda la protezione dei dati, i rappresentanti dell'EPSO hanno dichiarato che il GEPD ha effettuato un audit delle prove a distanza dell'EPSO e sta attualmente preparando la sua relazione.

**D. I controlli ambientali**

I rappresentanti dell'EPSO hanno spiegato che, in modalità di consegna diretta, gli "agenti predisposti" hanno chiesto ai candidati di spostare la telecamera e mostrare il loro ambiente di prova. Tali controlli sono denominati "controlli ambientali". Gli agenti di prontezza hanno anche chiesto ai candidati di mostrare alcune parti del loro corpo, ad esempio per rimboccarsi le maniche. Questi sono chiamati "controlli personali". Questo aspetto ha generato molte lamentele e i candidati erano molto insoddisfatti degli agenti di prontezza. Inoltre, il consiglio di amministrazione dell'EPSO ha ritenuto i controlli personali troppo invasivi. L'EPSO ha interrotto tutti i controlli, sia personali che ambientali, per gli attuali test di proctoring automatizzato. L'EPSO intende reintegrare in futuro i controlli ambientali di base, in particolare per quanto riguarda la stanza e lo scrittoio.

**E. Durata delle indagini dell'EPSO**

I rappresentanti dell'EPSO spiegano che l'EPSO tratta i reclami tecnici il più rapidamente possibile. Gli eventi di test comprendono sempre due finestre di test. L'EPSO intende trattare tutti i reclami tecnici prima dell'inizio della seconda finestra di prova (la "finestra di emergenza") per poter programmare nuovamente i test nella seconda finestra di prova. L'EPSO cerca di prenotare tutti i candidati che hanno incontrato problemi tecnici validi durante la finestra di prova iniziale nella seconda finestra di prova o, se possibile, alla fine della finestra di prova iniziale. La durata normale di un'indagine è una questione di giorni. Alla fine di una finestra di test, Prometric prepara un rapporto iniziale con informazioni generiche. Tuttavia, l'EPSO non avvia indagini sulla base della relazione, ma solo sulla base di denunce.

**D.** **Possibilità di riformulazione**

I rappresentanti dell'EPSO hanno osservato che l'EPSO richiede che i reclami tecnici siano presentati entro tre giorni dall'esame, in quanto ciò consente all'EPSO di riesaminare i candidati nella stessa finestra di prova o nella finestra di prova di emergenza prevista. Per le tre procedure di selezione organizzate secondo il nuovo modello di prova, l'EPSO ha automaticamente prenotato un nuovo test per tutti i candidati che hanno presentato un reclamo tecnico. Ciò è dovuto all'elevato numero di reclami. Circa il 36 % dei candidati che hanno prenotato un test nella prima procedura di selezione ha presentato un reclamo e circa il 20-25 % nella seconda e nella terza procedura di selezione. Il tasso normale di reclami dovrebbe essere intorno al 7-10%. Di tali denunce, l'EPSO respingerebbe una serie di denunce infondate. Tuttavia, poiché il numero di denunce era così elevato, l'EPSO ha prenotato un nuovo test per tutti i denuncianti. L'EPSO ha persino spostato la finestra di emergenza a date successive in determinate procedure di selezione per consentire all'EPSO di trattare tutti i reclami tecnici prima dell'inizio della finestra di emergenza.

I rappresentanti dell'EPSO hanno ulteriormente chiarito la loro politica in materia di ripetizione delle prove. I candidati che riprendono il test non possono mantenere i risultati iniziali. Tuttavia, i candidati possono decidere di non ripetere il test e mantenere i loro risultati iniziali. I rappresentanti dell'EPSO hanno inoltre osservato che alcuni candidati sono insoddisfatti perché non si sono lamentati entro il termine di tre giorni e hanno successivamente appreso che altri candidati si sono lamentati e sono stati prenotati per una nuova prova.

**E. Agenti di sicurezza e prottori**

I rappresentanti dell'EPSO hanno spiegato che, in modalità di consegna con supervisione dal vivo, i prottori che sorvegliano gli esami potrebbero "escalation" di un problema a un agente di sicurezza. Solo gli agenti di sicurezza potevano decidere di terminare un esame. Gli agenti di sicurezza non hanno monitorato attivamente i candidati, ma sono stati chiamati dai procuratori in caso di sospetto. Proctors aveva fino a otto candidati da invigilare. I rappresentanti dell'EPSO hanno osservato che i prottori lavoravano per i contraenti di Prometric con sede in Colombia e Marocco. Ciò ha avuto un ruolo nella decisione dell'EPSO di passare alla modalità di consegna controllata automatizzata perché i professionisti con sede al di fuori dell'Europa avevano accesso ai dati personali dei candidati.

I rappresentanti dell'EPSO hanno chiarito che Prometric è una società americana, ma che l'EPSO lavora con la sua filiale irlandese. Prima dell'estate del 2023, vi erano trasferimenti di dati a server americani, oltre ai trasferimenti di dati a prottori con sede in Colombia e Marocco. Dal nuovo contratto firmato nel dicembre 2022, Prometric ha lavorato per istituire un nuovo "ciclo di dati" nell'UE con tutti i server situati in Irlanda. Tale ciclo è stato attivato nel settembre 2023. I rappresentanti dell'EPSO hanno aggiunto che, fin dall'inizio, il contratto stabiliva che Prometric doveva rispettare i regolamenti dell'UE e utilizzare solo server con sede nell'UE. Quando l'EPSO ha scoperto che Prometric non era pienamente conforme a tale principio, ha chiesto miglioramenti che sono stati ora attuati.

*++2) Domande++*

La dimostrazione video si è conclusa. Il gruppo incaricato dell'indagine ha posto una serie di domande sulla base della riunione precedente e delle recenti denunce ricevute dal Mediatore.

**A.** **I sistemi operativi e i browser**

I rappresentanti dell'EPSO hanno chiarito perché il sistema operativo MacOS Ventura da 13.0 a 13.2.1 non è supportato. I sistemi vengono continuamente aggiornati. L'applicazione ProProctor non è sempre aggiornata con gli ultimi aggiornamenti. I rappresentanti dell'EPSO hanno riconosciuto che l'applicazione è solitamente in ritardo rispetto agli ultimi aggiornamenti MacOs. L'EPSO ha chiesto a Prometric di aggiornare il suo sistema per MacOS più regolarmente. I rappresentanti dell'EPSO hanno inoltre chiarito che i candidati ricevono da Prometric le informazioni più recenti relative ai sistemi operativi supportati al momento della prenotazione della prova. A causa delle sue risorse limitate, l'EPSO non è in grado di verificare sistematicamente quali sistemi siano compatibili con l'applicazione.

Dopo l'osservazione della squadra d'inchiesta, i rappresentanti dell'EPSO hanno osservato che potrebbero esserci alcune discrepanze tra le istruzioni e il sito web dell'EPSO per quanto riguarda i sistemi più recenti supportati. Probabilmente a causa di un problema di comunicazione interna. In precedenza, solo un team era responsabile della comunicazione con i candidati e tutte le comunicazioni con i candidati venivano effettuate tramite la lettera di invito e il link alle istruzioni. Recentemente l'EPSO ha aperto un altro canale di comunicazione con i candidati pubblicando informazioni sul suo sito web per dare ai futuri candidati la possibilità di acquisire maggiore familiarità con le procedure di prova, anche prima di candidarsi a un concorso. Le discrepanze sono probabilmente dovute a un problema di coordinamento tra le due squadre ora incaricate di fornire informazioni ai candidati.

I rappresentanti dell'EPSO hanno inoltre riconosciuto che le istruzioni menzionano Google Chrome come unico browser supportato. I rappresentanti dell'EPSO hanno spiegato che i test non si svolgono su Google Chrome, ma sull'applicazione. Non potevano fornire una risposta definitiva al motivo per cui l'utilizzo di Google Chrome fa parte dei requisiti tecnici, ma hanno chiarito che Google Chrome è il browser web raccomandato da Prometric per le migliori prestazioni possibili dell'applicazione ProProctor, che deve essere collegata via Internet.

**B. I requisiti dello schermo**

Le istruzioni indicano che la grafica e il testo sono progettati per un singolo monitor da 19 pollici o più grande. I rappresentanti dell'EPSO spiegano che i problemi sorgono solo una volta che i candidati partecipano all'esame. In particolare, alcune domande di saggio richiedono ai candidati di aprire diversi documenti. A causa della struttura dell'esame, è difficile leggere tutti i documenti su schermi più piccoli. Il scratchpad e la calcolatrice possono causare altre difficoltà nella lettura di documenti su schermi più piccoli. I rappresentanti dell'EPSO hanno concluso che l'EPSO è consapevole del problema, soprattutto perché i computer portatili hanno spesso schermi più piccoli. Tuttavia, i rappresentanti dell'EPSO hanno osservato che non sono previsti adeguamenti della struttura degli esami per schermi più piccoli nel prossimo futuro.

**C. Possibilità di riprogrammare una prova**

I rappresentanti dell'EPSO hanno chiarito che, nella situazione attuale, i candidati non hanno la possibilità di scegliere le date della loro fascia oraria di riprogrammazione, a seguito di questioni tecniche. L'EPSO aveva così tanti candidati da riprogrammare che ha fornito loro una data e un'ora fisse. L'EPSO sta collaborando con il suo contraente per rivedere la procedura di riprogrammazione. Al momento Prometric deve creare manualmente un nuovo "numero di ammissibilità" per i candidati riprogrammati. L'EPSO vorrebbe che Prometric utilizzasse lo stesso numero di ammissibilità della prima prova e ne estendesse la validità alla finestra delle prove di emergenza. Questa soluzione consentirebbe all'EPSO di informare rapidamente Prometric in merito ai candidati che intendono sottoporre nuovamente a prova. I candidati saranno quindi in grado di prenotare la propria data e ora nella finestra di contingenza. Come nella finestra di test iniziale, i candidati saranno in grado di modificare o annullare la loro prenotazione fino a 24 ore prima dell'esame programmato. L'EPSO spera di disporre del sistema per le finestre di emergenza che si terranno nel mese di novembre[\[2\].](#_ftn2){#_ftnref2} Tuttavia, l'EPSO non può garantire che il sistema sia pronto.

I rappresentanti dell'EPSO hanno confermato che la riprogrammazione è consentita una sola volta in caso di problemi tecnici. Il motivo è che per ogni procedura di selezione vengono sviluppati solo due contenuti di prova: uno per la finestra iniziale e uno per la finestra di contingenza. Lo sviluppo dei contenuti dei test richiede mesi. Le possibilità di riprogrammazione sono pertanto limitate. Se l'EPSO consentisse la riprogrammazione più di una volta, sarebbe in grado di offrirla solo ai candidati che non sono stati esposti al contenuto della prova. I rappresentanti dell'EPSO hanno inoltre spiegato che, in condizioni normali, solo una manciata di denuncianti ha riscontrato un problema tecnico nel test riprogrammato. In questa situazione, i candidati possono presentare un reclamo all'EPSO e la squadra giuridica o la commissione giudicatrice dell'EPSO può decidere che il candidato deve essere sottoposto a una nuova prova una terza volta. Il candidato sarà quindi sottoposto a una nuova prova ad *hoc,* presso l'EPSO o a distanza. Il candidato procederà in un percorso completamente separato perché la procedura di selezione non sarà interrotta. I rappresentanti dell'EPSO hanno osservato che, qualora i problemi riguardino un numero significativo di denuncianti, la procedura di selezione sarà sospesa. In particolare, le procedure di selezione che comportano la graduatoria dei candidati dovranno essere sospese.

Su richiesta della squadra d'inchiesta, i rappresentanti dell'EPSO hanno chiarito le differenze tra la rivalutazione di un candidato e la riprogrammazione di un candidato. Viene organizzata una riprogrammazione per i candidati che hanno avuto problemi tecnici *prima di* avviare l'esame. Questi candidati non hanno ancora sostenuto il test. Sarà organizzato un nuovo test per i candidati che hanno riscontrato problemi *durante la prova.* Questi candidati sono stati esposti all'esame. Tuttavia, il follow-up pratico - riprogrammazione e un nuovo test - è lo stesso. I rappresentanti dell'EPSO hanno inoltre riconosciuto che i membri del personale dell'EPSO tendono a utilizzare tali termini in modo intercambiabile.

**D. L'istruzione di utilizzare un altro computer**

Il messaggio che l'EPSO invia ai candidati in merito al loro nuovo test consiglia loro di disporre di un altro computer. I rappresentanti dell'EPSO hanno chiarito che, a seconda della questione tecnica, è possibile che i candidati che sostengono la prova per la seconda volta sperimentino lo stesso problema tecnico, causato dal loro computer. L'EPSO consiglia quindi loro di utilizzare un computer diverso per aumentare le loro possibilità di non sperimentare lo stesso problema. I rappresentanti dell'EPSO spiegano che una soluzione potrebbe essere quella di consentire ai candidati che hanno incontrato problemi tecnici durante la loro prima prova di essere riprogrammati in un centro di prova. Questa soluzione non è prevista nel prossimo futuro, in quanto il contratto dell'EPSO con Prometric non richiede che Prometric fornisca centri di prova. L'EPSO sta attualmente lavorando alla preparazione di un nuovo bando di gara che richiederà al contraente di disporre di alcuni centri di prova. L'idea è che il contraente dovrebbe avere una certa capacità di organizzare test fisici in caso di esigenze particolari.

Le istruzioni specificano inoltre che, se i candidati riscontrano un problema tecnico durante l'esecuzione del controllo di sistema avanzato prima del giorno della prova e se Prometric non riesce a trovare una soluzione tempestiva, i candidati devono prendere disposizioni per sostenere la prova da un altro computer. I rappresentanti dell'EPSO hanno chiarito che non si tratta di un'istruzione obbligatoria. L'EPSO non può obbligare i candidati ad avere due computer a loro disposizione. L'obiettivo è quello di informare i candidati che, se incontrano un problema tecnico che non può essere risolto con un particolare computer, probabilmente incontreranno lo stesso problema il giorno dell'esame.

I rappresentanti dell'EPSO hanno ricordato che il controllo rafforzato della preparazione e l'esame simulato non fanno parte della modalità di consegna controllata automatizzata, ma hanno chiesto a Prometric di apportare modifiche per includerli nella nuova versione. In futuro, l'EPSO raccomanderà ai candidati di eseguire il controllo della preparazione avanzata e l'esame simulato almeno una settimana prima dell'esame. Se i candidati riscontrano problemi tecnici relativi al proprio computer, saranno invitati a provare un computer diverso. L'EPSO è consapevole dei problemi relativi alla formulazione delle istruzioni impartite ai candidati. L'EPSO ha già cercato di rendere più chiare le istruzioni, ma ha riconosciuto che vi sono ancora margini di miglioramento.

**E. Il periodo di tolleranza per l'avvio dell'esame.**

Le istruzioni in grassetto "non*avviare l'esame prima di 30 minuti prima dell'inizio dell'esame".* Le istruzioni precedenti specificavano che i candidati che avevano avviato l'esame più di 30 minuti prima dell'orario previsto non sarebbero stati in grado di ripetere il test. I rappresentanti dell'EPSO hanno chiarito che l'obiettivo del sistema di prenotazione è distribuire i candidati in modo uniforme durante il giorno al fine di evitare il sovraccarico del sistema. I rappresentanti dell'EPSO hanno chiarito di non essere sicuri del motivo per cui le istruzioni precedenti indicavano che l'EPSO non avrebbe organizzato un nuovo test per i candidati che hanno avviato l'esame più di 30 minuti prima dell'orario previsto.

**F. L'ambiente di prova.**

Le istruzioni richiedono che il luogo di prova sia "murato - non pareti di vetro" all'interno. I rappresentanti dell'EPSO hanno spiegato che ciò fa parte delle caratteristiche di sicurezza standard per i test a distanza. La logica alla base del divieto delle pareti di vetro è che le persone potrebbero esaminare il contenuto dell'esame dall'esterno della stanza. L'istruzione di coprire le finestre aveva lo scopo di aiutare con la qualità dell'illuminazione all'interno della stanza. Se i candidati affrontano la luce del sole, la qualità delle registrazioni non sarà sufficiente. L'EPSO intende mantenere tali requisiti perché l'EPSO deve essere in grado di controllare le registrazioni e decidere di escludere un candidato dalla procedura se le registrazioni rivelano problemi. Se alcune registrazioni non sono sufficientemente visibili, non può essere garantita la parità di trattamento dei candidati. I rappresentanti dell'EPSO hanno inoltre spiegato che l'EPSO utilizza norme comuni nel settore dei test. L'EPSO ha già apportato alcuni adeguamenti alle norme che riteneva troppo rigorose. Ad esempio, l'EPSO ha smesso di imporre ai candidati di svuotare le tasche o di mostrare le orecchie.

I rappresentanti dell'EPSO hanno inoltre spiegato che i candidati possono avere solo tessuti e un contenitore trasparente per l'acqua sul loro tavolo di lavoro. Questa parte delle istruzioni risale alla modalità di consegna diretta. I prottori stavano verificando che i candidati avessero solo questi oggetti sulla loro scrivania (tranne in caso di esigenze speciali). I controlli saranno presto automatizzati. I candidati saranno tenuti a mostrare la loro scrivania e sarà registrata. Il personale dell'EPSO può rivedere le registrazioni e prendere una decisione dopo l'esame. Questi controlli ambientali automatizzati non sono ancora in atto, ma sono previsti nei miglioramenti del sistema.

In caso di problemi tecnici, i candidati non possono avere accesso alle istruzioni dell'EPSO sulla propria scrivania. I rappresentanti dell'EPSO hanno spiegato che i candidati possono accedere alle istruzioni solo sul proprio computer e solo se quest'ultimo non è in modalità di blocco.

Il team di indagine ha osservato che sarebbe utile per i candidati avere accesso alle istruzioni durante l'esame stesso. La situazione può essere stressante per i candidati e potrebbero dimenticare che devono scrivere nella casella di chat e in seguito eventualmente raggiungere l'helpdesk. I rappresentanti dell'EPSO hanno preso atto delle preoccupazioni ma hanno spiegato che l'applicazione di Prometric è utilizzata anche da altre società. La possibilità per l'EPSO di richiedere una versione specifica dell'applicazione è pertanto limitata.

Il rappresentante dell'EPSO ha quindi illustrato in dettaglio i requisiti relativi all'ambiente fisico, vale a dire la stanza e l'arredamento. I candidati non possono avere telecamere, altri computer o smartphone che potrebbero registrare lo schermo. Gli oggetti attaccati alle pareti non sono vietati, ma l'EPSO consiglia di coprirli. I rappresentanti dell'EPSO hanno riconosciuto che i procuratori tendevano a interpretare le istruzioni in modo troppo restrittivo. I candidati i cui esami sono stati terminati sulla base di una rigorosa interpretazione dei requisiti ambientali sono stati rielaborati. I rappresentanti dell'EPSO hanno inoltre spiegato che l'EPSO intende essere ragionevole nel controllare le bandiere dei test sotto supervisione automatizzata. Normalmente, i candidati saranno esclusi dalla procedura di selezione se un terzo entra nella sala d'esame. I rappresentanti dell'EPSO hanno osservato che l'EPSO intende essere ragionevole e non annullerà un esame perché un gatto, un bambino o persino un adulto sono entrati nella sala d'esame se la registrazione dimostra che si è trattato di un errore onesto.

**G. Fornire prove di risoluzione dei problemi e ottenere i numeri dei biglietti**

I rappresentanti dell'EPSO hanno confermato che non sarà possibile per il candidato effettuare uno screenshot una volta attivata la modalità di blocco. Tuttavia, i registri mostreranno che il candidato ha scritto nella casella di chat e / o era in contatto con un agente di helpdesk. Se i candidati riscontrano un problema prima che la modalità di blocco sia attivata, sono in grado di fare screenshot. Sulla base dell'osservazione della squadra d'inchiesta, i rappresentanti dell'EPSO hanno convenuto che le istruzioni richiedono una migliore formulazione su questo punto.

I rappresentanti dell'EPSO hanno inoltre ricordato che, qualora non vi siano prove di risoluzione dei problemi, l'EPSO darà al candidato il beneficio del dubbio. Se un candidato presenta un reclamo generico, l'EPSO non lo esaminerà. Tuttavia, se il reclamo è sufficientemente specificato e il candidato spiega le misure adottate durante l'esame, l'EPSO indagherà. Il servizio di contatto per i candidati dell'EPSO riceve tutti i reclami. Se un reclamo menziona una descrizione di un problema tecnico senza alcuna informazione, il Servizio di contatto per i candidati chiederà ulteriori informazioni al candidato. Una volta ricevute informazioni concrete, il servizio di contatto per i candidati emetterà un biglietto per il team tecnico.

I rappresentanti dell'EPSO hanno inoltre confermato che il supporto tecnico di Prometric fornisce automaticamente e proattivamente ai candidati un numero di biglietto quando segnalano un problema. Fa parte del protocollo per gli agenti di supporto tecnico. La squadra d'inchiesta ha chiesto all'EPSO di fornire il documento che descrive tale protocollo. I rappresentanti dell'EPSO hanno convenuto di fornirlo dopo la riunione.

**H. La comunicazione tra l'EPSO e i denuncianti**

Secondo le istruzioni, "Se,*in circostanze eccezionali, un test deve essere riprogrammato o un candidato riesaminato, la comunicazione tra l'EPSO e il candidato è gestita direttamente dal fornitore del test via e-mail".* I rappresentanti dell'EPSO hanno confermato che il fornitore di test non gestisce i reclami per conto dell'EPSO. L'EPSO risponde direttamente ai denuncianti. Una volta che il servizio di contatto per i candidati avrà emesso un numero di biglietto, invierà i biglietti alle squadre competenti all'interno dell'EPSO. Se necessario, l'EPSO contatterà Prometric per ottenere maggiori informazioni. Sulla base dell'osservazione della squadra d'inchiesta, i rappresentanti dell'EPSO hanno riconosciuto che la formulazione delle istruzioni non è del tutto chiara.

**I. Durata delle indagini tecniche**

I rappresentanti dell'EPSO hanno confermato che l'EPSO tratta tutti i reclami tecnici prima dell'inizio della seconda finestra di prova. I reclami arrivano per la prima volta nel Servizio di contatto per i candidati. Poiché la maggior parte sono di natura tecnica, vengono inviati al team tecnico. I reclami tecnici sono trattati il più presto possibile e in tutti i casi prima dell'inizio della finestra di emergenza delle prove. I rappresentanti dell'EPSO hanno aggiunto che due categorie di reclami devono essere presentate entro tre giorni: i reclami tecnici e i reclami relativi al contenuto dell'esame, ad esempio per quanto riguarda la traduzione errata di una domanda d'esame. Tali denunce saranno trattate quanto prima e i denuncianti avranno la possibilità di essere reintegrati nella procedura di selezione. Tuttavia, i reclami generali che esprimono semplicemente insoddisfazione per le prove a distanza non saranno considerati reclami tecnici da trattare prima della seconda finestra di prova.

In relazione alle recenti denunce ricevute dal Mediatore, i rappresentanti dell'EPSO hanno spiegato di essere consapevoli del fatto che alcuni candidati ritengono ingiusto che altri candidati abbiano avuto la possibilità di ripetere il test mentre non hanno questa possibilità perché non hanno presentato denuncia entro tre giorni. La decisione di riesame è emessa dopo il termine di tre giorni per presentare un reclamo tecnico. I denuncianti in ritardo non saranno sottoposti a una nuova verifica e saranno informati del fatto che non hanno presentato denuncia entro il termine stabilito. Tuttavia, un candidato potrebbe presentare un reclamo amministrativo (ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto dei funzionari dell'UE) contro la decisione che pone fine alla sua partecipazione al concorso. In tal caso, l'EPSO può ancora esaminare i registri per verificare se la persona ha riscontrato problemi tecnici e ha utilizzato la chat box e/o era in contatto con l'helpdesk. Se il reclamo del candidato è motivato, il candidato potrebbe essere reintegrato nella procedura di selezione.

I rappresentanti dell'EPSO hanno inoltre spiegato che l'équipe tecnica ha inviato ai candidati le decisioni di riesame in lotti. È possibile che i candidati abbiano presentato una denuncia al Mediatore perché hanno sentito che altri sono stati sottoposti a un nuovo test. A questo punto, tutti questi candidati avrebbero dovuto ricevere una decisione sulle loro denunce.

**J. Le procedure del servizio di contatto per i candidati**

Il gruppo incaricato dell'indagine ha osservato che l'EPSO ha inviato al Mediatore un documento denominato "Procedure del servizio di contatto per i candidati". La squadra d'inchiesta è a conoscenza del fatto che il documento è stato prodotto ai fini dell'indagine e ha chiesto se l'EPSO dispone di una procedura interna o di un protocollo indirizzato ai membri della squadra del servizio di contatto per i candidati.

I rappresentanti dell'EPSO hanno risposto che il responsabile del servizio di contatto per i candidati ha prodotto il documento ai fini dell'indagine. Tuttavia, hanno successivamente chiarito che il team del servizio di contatto candidati dispone di una pagina Web di SharePoint Online ben documentata, con orientamenti, modelli e istruzioni da seguire per il team, se necessario.

Conclusione della riunione
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La squadra d'inchiesta ha ringraziato i rappresentanti dell'EPSO per il loro tempo e per le spiegazioni fornite. L'incontro si è concluso.

Bruxelles, 26 ottobre 2023

Tina Nilsson Valentina Stoeva

Capo dell'unità incaricato delle indagini sul trattamento dei casi

[\[1\]](#_ftnref1){#_ftn1} Articolo 4.8 delle disposizioni di esecuzione del Mediatore europeo.

[\[2\]](#_ftnref2){#_ftn2} Questi test sono stati ora posticipati a un momento non specificato in futuro.