RECLAMO: 2038/2021/DL

Titolo del caso: Il rifiuto da parte del Servizio europeo per l'azione esterna di concedere l'accesso del pubblico ai documenti relativi alla nomina di un ambasciatore dell'UE

Data: Giovedì 13 gennaio 2022

Modalità di ispezione a distanza e ubicazione fisica

Presente

Il Servizio europeo per l'azione esterna

Capodivisione f.f., SEAE SG.AFFGEN.2 - Affari parlamentari

Coordinamento del Mediatore, SEAE SG.AFFGEN.2 - Affari parlamentari

Consulente giuridico, SG.AFFGEN.1 - Affari giuridici

Responsabile delle politiche, RM.HR.2.SEC1 - Gestione e agenti temporanei

Responsabile delle politiche, SG.2 - Affari parlamentari

Mediatore europeo

O'REGAN Fergal, esperto giuridico capo, Direzione delle indagini

Sig.ra KING Jennifer, perito giuridico, Direzione delle indagini

MS GEHRING Michaela, responsabile delle indagini, direzione delle indagini

Sig.ra LAERMANS Dorien, Funzionario incaricato delle indagini, Direzione delle indagini

Scopo del controllo dei documenti e della riunione

Scopo della riunione era esaminare i documenti per verificare se il Servizio europeo per l'azione esterna (SEAE) fosse giustificato nell'applicare le eccezioni previste dalle norme dell'UE in materia di accesso del pubblico ai documenti ^[1], come indicato nella sua "decisione di conferma".

Inoltre, il gruppo d’indagine del Mediatore desiderava ottenere dal SEAE ulteriori chiarimenti sul motivo per cui aveva rifiutato l’accesso ai documenti in questione, in quanto sembrava che la mancanza di una motivazione dettagliata addotta dal SEAE nella sua decisione rendesse difficile per il denunciante comprendere il motivo per cui la sua domanda era stata respinta nella sua interezza.

Introduzione e informazioni procedurali

La squadra investigativa del Mediatore si è presentata, ha ringraziato i rappresentanti del SEAE per essersi incontrati con loro e ha definito lo scopo della riunione. Il gruppo incaricato dell'indagine ha delineato il quadro giuridico applicabile alle riunioni tenute dal Mediatore, in particolare il fatto che il Mediatore non avrebbe divulgato alcuna informazione identificata dal SEAE come riservata, né al denunciante né a qualsiasi altra persona al di fuori dell'ufficio del Mediatore, senza il previo consenso del SEAE.

La squadra investigativa del Mediatore ha spiegato che avrebbe redatto un progetto di relazione sulla riunione da inviare al SEAE per garantirne l'esattezza e la completezza di fatto. La relazione della riunione sarà quindi completata, inserita nel fascicolo e trasmessa al denunciante. Nella relazione non saranno incluse informazioni riservate.

Informazioni scambiate e documenti ispezionati

Documenti ispezionati

La squadra d'inchiesta del Mediatore ha ispezionato la relazione di preselezione, la relazione sul colloquio, la relazione dell'Assessment center e la relazione finale. I rappresentanti del SEAE hanno inoltre fornito alcuni documenti che non rientravano nell'ambito di applicazione della richiesta di accesso del pubblico presentata dal denunciante.

Informazioni sul rifiuto di divulgare i documenti

I rappresentanti del SEAE hanno spiegato in dettaglio come funziona il processo di selezione di un ambasciatore dell'UE, dalla presentazione delle candidature dei candidati fino alla nomina ufficiale da parte dell'alto rappresentante. L'elenco dei candidati preselezionati è approvato dal collegio dei commissari prima della decisione finale dell'alto rappresentante in qualità di autorità che ha il potere di nomina. I rappresentanti hanno sottolineato che vi è un livello relativamente elevato di controllo di tali nomine rispetto a quelle di altri membri del personale assunti nello stesso grado. Ad esempio, i comitati di selezione sono composti da rappresentanti del SEAE, della Commissione, del segretariato generale del Consiglio e degli Stati membri. La nomina è seguita da un comunicato stampa e dalla pubblicazione del breve CV dell'ambasciatore. Inoltre, il Parlamento europeo può decidere di procedere a uno scambio di opinioni con un candidato prescelto prima dell'entrata in funzione del suo funzionario, garantendo un controllo democratico.

I rappresentanti del SEAE hanno spiegato che la loro decisione sulla richiesta di accesso del pubblico in questo caso era succinta in quanto i principi giuridici e la giurisprudenza sono chiari in quanto, a norma del regolamento (CE) n. 1049/2001, l'accesso dovrebbe essere rifiutato qualora la divulgazione arrechi pregiudizio alla vita privata e all'integrità dell'individuo.^[2] Inoltre, conformemente alla giurisprudenza ^[3], la norma statutaria secondo cui i lavori delle commissioni giudicatrici devono essere segreti ^[4] deve essere presa in considerazione nel determinare se, a norma del regolamento (CE) n. 1049/2001, l'accesso pregiudichi il processo decisionale di un'istituzione ^[5]. Poiché i documenti contenevano i nomi di tutti i candidati e la valutazione qualitativa di questi ultimi, essa doveva rifiutare l’accesso.

I rappresentanti del SEAE hanno ritenuto che le argomentazioni del denunciante non dimostrassero l'esistenza di un interesse pubblico prevalente alla divulgazione ^[6], né che esso stesso potesse individuare un interesse pubblico prevalente alla divulgazione. Sebbene la nomina di un ambasciatore dell'UE sia importante, non vi è, a suo avviso, alcun interesse pubblico a vedere le valutazioni dei candidati.

I rappresentanti del SEAE hanno inoltre ritenuto che le argomentazioni del denunciante non dimostrassero la necessità, per una finalità specifica di interesse pubblico, del trasferimento dei dati personali al denunciante. Hanno inoltre sostenuto che esisteva un rischio ragionevole e prevedibile che la divulgazione dei dati personali dei candidati ledesse gli interessi legittimi dei candidati ^[7].

I rappresentanti del SEAE hanno inoltre affermato che la divulgazione dei documenti potrebbe ostacolare i futuri procedimenti di selezione, in quanto rivelerebbe i tipi di domande poste e le modalità di svolgimento delle valutazioni, consentendo in tal modo ai potenziali candidati futuri di compromettere l'efficacia del processo di selezione.

Conclusione del controllo dei documenti e della riunione

La squadra d'inchiesta ha ringraziato i rappresentanti del SEAE per il loro tempo e per le spiegazioni fornite e la riunione si è conclusa.

Bruxelles, 19 gennaio 2022

Fergal O'Regan Dorien Laermans

Chief Legal Expert Inquiries Officer (responsabile principale delle indagini sugli esperti giuridici)

[1] Regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/it/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[2] Articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento 1049/2001.

[3] Cfr., ad esempio, la sentenza del Tribunale del 23 settembre 2020, ZL/EUIPO, causa T-596/18, punti 45-48: https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=1049%2BEPSO&docid=231529&pageIndex=0&doclang=en&mode=req&dir=&occ=first&part=1&cid=183081#ctx1.

[4] Articolo 6 Allegato III dello statuto dei funzionari dell'Unione europea e del regime applicabile agli altri agenti dell'Unione europea: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501#tocId201.

[5] Articolo 4, paragrafo 3, secondo trattino, del regolamento 1049/2001.

[6] In linea con l'articolo 4, paragrafo 3, secondo trattino, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

[7] L'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001 stabilisce che "[l]e istituzioni rifiutano l'accesso a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela della vita privata e dell'integrità dell'individuo, in particolare in conformità della legislazione comunitaria in materia di protezione dei dati personali". La normativa comunitaria cui si fa riferimento è il regolamento (UE) 2018/1725 sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725. In linea con l'articolo 9, paragrafo 1, lettera b), del regolamento 2018/1725, un'istituzione deve seguire un'analisi in tre fasi per valutare se il trasferimento di dati personali sia lecito. In primo luogo, deve esaminare se il richiedente abbia dimostrato la necessità del trasferimento dei dati personali a lui destinati per una finalità specifica di interesse pubblico. In tal caso, l'istituzione deve stabilire se il trasferimento possa pregiudicare i legittimi interessi degli interessati. Infine, l’istituzione deve effettuare un «esercizio di bilanciamento» tra gli interessi della persona che chiede l’accesso ai dati personali e gli interessi legittimi degli interessati.