Prefazione

Sono lieto di presentare la relazione "Putting it Right" di quest'anno, che esamina la conformità delle istituzioni alle mie decisioni del 2016. C'è stato un tasso di conformità dell'85% nel 2016, leggermente aumentato rispetto al risultato dell'83% raggiunto nel 2015.

Le istituzioni hanno reagito positivamente a 77 delle 91 proposte da me avanzate per correggere o migliorare il loro comportamento nei casi chiusi nel 2016. Ci sono stati altri 132 casi in cui ho ritenuto che le istituzioni avessero adottato misure per migliorare il loro funzionamento. 12 delle 14 istituzioni esaminate hanno ottenuto un punteggio del 100%, mentre la Commissione - che rappresenta la maggior parte dei casi dinanzi al mio ufficio - ha ottenuto un punteggio del 77%.

Quest'anno ci sono cambiamenti nel modo in cui cerchiamo di catturare l'impatto del nostro lavoro e nel modo in cui lo presentiamo.

Si tratta della prima relazione che include i casi chiusi nell'ambito delle nuove "Disposizioni di attuazione". Le nuove PI sono state riviste per consentirci di gestire i casi in modo più efficiente e mirare ad accelerare le cose. L'obiettivo principale è garantire che le misure di indagine utilizzate riflettano le esigenze specifiche di ciascuna indagine. Inoltre, offrono al Mediatore una maggiore flessibilità per quanto riguarda l'ottenimento di informazioni o documenti. I nuovi PI rendono più facile e veloce trovare soluzioni che eliminino la cattiva amministrazione e cercano di garantire che le raccomandazioni siano normalmente utilizzate per trattare tutti i risultati di cattiva amministrazione prima che un'indagine sia chiusa. Nel contesto della misurazione della conformità, i nuovi IP hanno apportato cambiamenti nella terminologia che usiamo.

Inoltre, questa è la prima relazione a non essere accompagnata da un allegato. In passato, l'allegato comprendeva sintesi di tutti i casi chiusi nell'anno in questione. Abbiamo ora deciso di includere nel testo della presente relazione solo le sintesi dei "casi stellari" selezionati. 

Abbiamo anche introdotto sezioni che illustrano l'impatto del nostro lavoro in settori che non si riflettono nel tasso di conformità, come le iniziative strategiche.

Sebbene sia lieto di notare che il tasso di conformità rimane elevato, vorrei ribadire che ogni rifiuto da parte di un'istituzione di conformarsi a una proposta del Mediatore dovrebbe essere visto come un'occasione mancata per affrontare le carenze amministrative.

Emily O'Reilly

dicembre 2017

 

Relazione

1. Introduzione

La presente relazione descrive in che misura le istituzioni dell'UE [1] hanno risposto alle proposte formulate dal Mediatore nel 2016. Tali proposte si presentano sotto forma di soluzioni, raccomandazioni, suggerimenti/ulteriori osservazioni e osservazioni critiche.

La sezione 3 (sotto) sull'impatto del lavoro del Mediatore spiega cosa comportano soluzioni, raccomandazioni, suggerimenti/ulteriori osservazioni e osservazioni critiche/risultati di cattiva amministrazione del Mediatore. I nuovi PI [2], entrati in vigore il 1o settembre 2016, incidono in una certa misura sull'uso che facciamo di questi termini. A titolo di esempio, i termini «ulteriori osservazioni» e «osservazioni critiche» non saranno più utilizzati. Spieghiamo tutte le modifiche riportate di seguito nelle parti pertinenti della sezione. Varie indagini contenute nella presente relazione sono state chiuse dopo la data di entrata in vigore dei nuovi PI. In questi casi è stata quindi utilizzata la nuova terminologia.

La sezione 3 descrive inoltre l'impatto del lavoro del Mediatore in altri casi; se il caso è risolto dall'istituzione o se il Mediatore decide di avviare un'iniziativa strategica.

In passato, questa relazione è stata pubblicata insieme a un allegato che riassume i casi in cui sono state accettate proposte di soluzione, raccomandazioni, osservazioni critiche e ulteriori osservazioni. Da quest'anno non pubblicheremo più un allegato. Tuttavia, nella presente relazione sono riportate sintesi dei casi che meritano una menzione speciale come "casi principali" per ciascuna categoria di follow-up.

2. Poteri e procedure del Mediatore

Il Mediatore aiuta le persone, le imprese e le associazioni che hanno un problema con un'istituzione dell'UE [3]. Allo stesso tempo, serve l'interesse pubblico aiutando le istituzioni a migliorare la qualità del servizio che forniscono. Oltre a indagare sulle denunce, il Mediatore può anche avviare indagini di propria iniziativa.

Il Mediatore può chiedere all'istituzione interessata di fornire informazioni, ispezionare i suoi fascicoli e raccogliere testimonianze da funzionari. Tali poteri sono contenuti nello statuto del mediatore [4] («lo statuto»). Quando ritiene opportuno procedere in tal senso in un caso specifico, il Mediatore invita l'istituzione a rivedere la sua posizione, a presentare ricorso o ad apportare modifiche generali per il futuro. Se l'istituzione rifiuta di cooperare, può attirare l'attenzione politica su un caso presentando una relazione speciale al Parlamento europeo.

3. L'impatto del lavoro del Mediatore

a. Soluzioni

Se ritiene che una denuncia possa essere risolta rapidamente, il Mediatore può presentare una proposta di soluzione all'istituzione interessata, sulla base dell'articolo 3, paragrafo 5, dello statuto [5]. Le nuove PI del Mediatore rendono più facile e veloce trovare soluzioni che eliminino la cattiva amministrazione.

b. Raccomandazioni

Le nuove raccomandazioni sullo stato dei PI possono essere formulate ogniqualvolta il Mediatore rilevi un caso di cattiva amministrazione. Le raccomandazioni rivolte alle istituzioni sono pubblicate simultaneamente sul sito web del Mediatore.

Se la raccomandazione è respinta dall'istituzione, il Mediatore archivia il caso confermando una constatazione di cattiva amministrazione. Se la raccomandazione viene accettata, il Mediatore archivia il caso come stabilito dall'istituzione interessata.

c. Suggerimenti e ulteriori osservazioni

I nuovi PI sostituiscono il concetto di "ulteriori osservazioni" con il concetto più chiaro e più utile di "suggerimenti per il miglioramento", che mirano a garantire un miglioramento sistemico nell'amministrazione dell'UE. Come altre osservazioni, i suggerimenti di miglioramento non si basano su una constatazione di cattiva amministrazione e non implicano una censura dell'istituzione cui sono indirizzati.

d. Osservazioni critiche e constatazioni di cattiva amministrazione

In passato, la Mediatrice ha utilizzato il termine "osservazione critica" ogniqualvolta ha chiuso un caso con una constatazione di cattiva amministrazione. Un'osservazione critica ha informato l'istituzione di ciò che aveva fatto di sbagliato nel caso specifico. L'osservazione ha individuato la norma o il principio che è stato violato e (a meno che non fosse ovvio) ha spiegato come l'istituzione avrebbe dovuto agire nel contesto del caso. L'istituzione ha risposto entro sei mesi, su richiesta del Mediatore.

I nuovi PI sostituiscono il concetto di "osservazioni critiche" con il concetto semplice e chiaro di "rilevazioni di cattiva amministrazione".  Se una raccomandazione è respinta dall'istituzione, il caso viene chiuso con una constatazione di cattiva amministrazione.

e. Casi risolti dalle istituzioni

Il Mediatore può chiudere un'indagine in una fase iniziale senza proporre una soluzione se l'istituzione risolve spontaneamente il caso del denunciante nel corso dell'indagine.

Causa 253/2016/MDC: Rifiuto della Commissione europea di accettare determinate voci di spesa come costi ammissibili ai sensi di una convenzione di sovvenzione

Il denunciante era il coordinatore di un progetto cofinanziato dalla Commissione nel contesto di una convenzione di sovvenzione. Tuttavia, dopo il positivo completamento del progetto, la Commissione ha comunicato al denunciante che molti dei costi sostenuti nell'ambito del progetto relativi alle spese di personale, di viaggio e di consulenza non erano ammissibili.

Il denunciante ha sostenuto che la decisione della Commissione era iniqua. La Mediatrice ha avviato un'indagine e ha chiesto alla Commissione di rispondere alle accuse del denunciante. Per quanto riguarda i costi del personale, la Commissione ha osservato che il denunciante avrebbe dovuto informarlo del notevole aumento del carico di lavoro di alcuni dei suoi membri del personale e che aveva tutto il tempo per farlo. Per quanto riguarda i costi di viaggio e diaria, la Commissione ha ritenuto che le pratiche, che secondo il denunciante erano in linea con la sua prassi abituale, non fossero documentate o sufficientemente provate.

Tuttavia, per quanto riguarda i costi di consulenza respinti, la Commissione ha dichiarato di essere pronta a riconsiderare la sua posizione a causa delle spiegazioni del denunciante, che indicavano che la classificazione errata di tali costi era dovuta a un errore reale. Il Mediatore si compiace che la Commissione abbia riconsiderato la sua posizione.

f. Iniziative strategiche

Il Mediatore può anche scegliere di perseguire temi di importanza strategica senza avviare un'indagine, avviando una cosiddetta "iniziativa strategica". Lo scopo di queste iniziative strategiche è quello di condividere suggerimenti con le istituzioni su temi importanti, di attirare l'attenzione su questioni di interesse pubblico e di saperne di più su una particolare questione prima di decidere se sia necessario avviare un'indagine. Nel 2016 la Mediatrice ha avviato 10 iniziative strategiche.

SI/5/2016/AE: Trasparenza dell'Eurogruppo

Nel marzo 2016 il Mediatore ha scritto al presidente dell'Eurogruppo per accogliere con favore la sua iniziativa di presentare una serie di misure proattive in materia di trasparenza, alcune delle quali erano già state approvate dai membri dell'Eurogruppo. La lettera è stata seguita da un ulteriore scambio di corrispondenza tra il Mediatore e il presidente dell'Eurogruppo nel corso del 2016.

In tale corrispondenza, il Mediatore ha sollevato questioni quali il trattamento delle richieste di accesso ai documenti dell'Eurogruppo, compresi i documenti non detenuti dalle istituzioni dell'UE, e la trasparenza dei gruppi coinvolti nella preparazione delle riunioni dell'Eurogruppo, in particolare il gruppo di lavoro dell'Eurogruppo. Il Mediatore ha osservato che il suo ufficio non è stato in grado di identificare alcun funzionario

documento relativo al regolamento interno del gruppo di lavoro europeo e che, sebbene i "metodi di lavoro dell'Eurogruppo" facciano presumibilmente riferimento al gruppo di lavoro europeo, anche questo documento non sembrava essere pubblico.

Il presidente dell'Eurogruppo ha chiarito che le richieste di accesso ai documenti dell'Eurogruppo saranno trattate dall'istituzione dell'UE in possesso dei documenti pertinenti o saranno reindirizzate all'istituzione nazionale pertinente e trattate conformemente alla legislazione nazionale in materia di trasparenza. Nel 2017 i "metodi di lavoro dell'Eurogruppo" sono stati pubblicati sulla pagina web dell'Eurogruppo.

4. Come le istituzioni hanno risposto al Mediatore nel 2016

a. Proposte di soluzioni e raccomandazioni accettate nel 2016

Nel 2016 le istituzioni dell'UE hanno accettato un totale di 9 proposte di soluzioni. Una proposta di soluzione è stata respinta dalla Commissione [6].

Nel 2016 le istituzioni dell'UE hanno anche accettato o parzialmente accettato un totale di 14 raccomandazioni.[7] Due raccomandazioni sono state respinte dalla Commissione e due dall'Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO)[8], sebbene le istituzioni abbiano dato un seguito positivo alle successive osservazioni critiche in tre casi. L’altro caso riguardante la Commissione è sfociato in una constatazione di cattiva amministrazione.

Istituzione	Soluzioni Accettato	Raccomandazioni accettate
Parlamento europeo	1
Consiglio dell'Unione europea	1
Commissione europea	6	6
Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO)		4
Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF)		3
Agenzia per i diritti fondamentali (FRA)	1
Agenzia esecutiva per la ricerca (REA)		1
Totale	9	14

Caso 946/2014/PL: La politica linguistica dell'Agenzia per i diritti fondamentali (FRA) per quanto riguarda il suo sito web e le sue pubblicazioni

Il denunciante, cittadino spagnolo, ha chiesto alla FRA informazioni sulla sua politica linguistica relativa all'uso delle lingue ufficiali sul suo sito web, in particolare per quanto riguarda le pubblicazioni. Ha osservato che la maggior parte delle pubblicazioni sono disponibili solo in inglese e francese e talvolta in tedesco e italiano. La FRA ha spiegato che il diverso trattamento delle lingue ufficiali è dovuto alle restrizioni di bilancio e alle risorse umane, nonché al tempo necessario per completare il processo di traduzione.

La Mediatrice ha ritenuto che le limitate risorse umane e finanziarie fossero una giustificazione insufficiente delle pratiche della FRA per quanto riguarda la traduzione delle sue pubblicazioni. Il Mediatore si è compiaciuto del fatto che la FRA si sia impegnata a fornire una pagina del portale statico contenente informazioni di base sulla FRA in tutte le lingue. Sebbene in determinate circostanze la traduzione di tutti i documenti in tutte le lingue ufficiali dell'UE sarebbe sproporzionata, il Mediatore ha osservato che esistono mezzi meno onerosi per garantire, per quanto possibile, che i cittadini abbiano accesso alle pubblicazioni nella loro lingua. Propone pertanto che la FRA definisca e pubblichi una politica chiara per quanto riguarda le lingue dell'UE in cui le sue pubblicazioni devono essere messe a disposizione.

Il Mediatore si è compiaciuto del fatto che la FRA abbia accettato la sua soluzione. La FRA dispone attualmente di una politica linguistica online e di una politica in materia di pubblicazioni disponibili sul suo sito web. Inoltre, la FRA ha anche messo in atto misure per garantire che le pubblicazioni siano tradotte nel maggior numero possibile di lingue.

Caso 1398/2013/ANA: Rifiuto della Commissione europea di concedere l'accesso ai documenti relativi alla legge statunitense sull'adempimento fiscale dei conti esteri (Foreign Account Tax Compliance Act, "FATCA")

Un deputato al Parlamento europeo ha presentato una richiesta di accesso del pubblico ai documenti in possesso della Commissione sui negoziati tra alcuni Stati membri dell'UE e gli Stati Uniti sulle conseguenze della FATCA, la legislazione statunitense che impone agli istituti finanziari al di fuori degli Stati Uniti di riferire all'Internal Revenue Service in merito ai loro clienti.

La Commissione ha concesso l'accesso totale o parziale a diversi documenti rifiutando l'accesso ad altri. La Commissione ha ritenuto che una parte della richiesta del deputato fosse molto ampia e le ha chiesto di restringere la portata della richiesta. Il deputato al Parlamento europeo era insoddisfatto della posizione della Commissione e si è rivolto al Mediatore.

Il Mediatore ha raccomandato alla Commissione di compiere un nuovo tentativo per definire la portata dei documenti richiesti e, in ultima analisi, di decidere se tali documenti debbano essere forniti senza indebito ritardo. A sua volta, la Commissione ha individuato il numero di documenti oggetto della richiesta, ha effettuato una valutazione e ha divulgato molti di questi documenti. La Mediatrice riconosce che la Commissione ha seguito il suo suggerimento e ha compiuto notevoli sforzi per attuare tale raccomandazione.

Il Mediatore ha inoltre raccomandato alla Commissione di riesaminare la richiesta di accesso ai documenti non divulgati al fine di concedere

un più ampio accesso del pubblico. La Commissione ha dato accesso a documenti supplementari o ha fornito spiegazioni più dettagliate e convincenti per il suo rifiuto di farlo. La Mediatrice ha esaminato la decisione della Commissione e la ritiene corretta.

Caso 852/2014/LP: Rispetto da parte della Commissione europea della convenzione sul controllo del tabacco

Il presente caso riguardava il mancato rispetto, da parte della Commissione, dell’obbligo ad essa incombente in forza dell’articolo 5, paragrafo 3, della convenzione quadro dell’Organizzazione mondiale della sanità (OMS) per la lotta al tabagismo (in prosieguo: la «convenzione»), di cui l’UE è parte. Il denunciante, l'Osservatorio Corporate Europe delle ONG, ha sostenuto specificamente che la Commissione, ad eccezione della sua direzione generale della Salute (DG Salute), non rendeva pubbliche in modo proattivo tutte le informazioni sulle riunioni con l'industria del tabacco.

La Mediatrice ha avviato un'indagine e ha constatato che l'attuale prassi della Commissione (ad eccezione della DG Salute) era insoddisfacente e inadeguata. Il Mediatore ha ritenuto che l’articolo 5, paragrafo 3, della convenzione e gli orientamenti che la attuano richiedano che gli enti pubblici adottino un approccio proattivo, anziché reattivo o passivo, per garantire la trasparenza nell’interazione con l’industria del tabacco. Ritiene inoltre che l'obbligo di trasparenza copra tutte le riunioni tra il servizio giuridico della Commissione e l'industria del tabacco. Non vede nemmeno perché i requisiti di trasparenza dovrebbero applicarsi solo agli alti funzionari della Commissione. Il Mediatore ha pertanto raccomandato alla Commissione di pubblicare in modo proattivo online tutte le riunioni con i lobbisti del tabacco, o i loro rappresentanti legali, nonché i verbali di tali riunioni e che tale politica si applichi a tutti i funzionari della Commissione, indipendentemente dalla loro anzianità.

Nella sua risposta, la Commissione ha mantenuto la sua posizione iniziale secondo cui non è necessario estendere la pratica proattiva della DG Salute al resto della Commissione. A suo avviso, le attuali norme generali in materia di etica e trasparenza sono sufficienti a prevenire indebite influenze da parte dell'industria del tabacco e a garantire il rispetto della convenzione.

Il Mediatore si rammarica vivamente del fatto che la Commissione non abbia colto l'opportunità di stabilire norme conformi ai requisiti di cui all'articolo 5, paragrafo 3, e di garantire che una politica di trasparenza proattiva per quanto riguarda le riunioni con i lobbisti del tabacco si applichi a tutti i servizi e al personale della Commissione. Ha quindi chiuso il caso con una constatazione di cattiva amministrazione, sottolineando che la Commissione non aveva fornito alcuna buona ragione per rifiutare di adottare le misure proposte dal suo ufficio.

b. Seguito dato alle osservazioni critiche e ai suggerimenti/ulteriori osservazioni formulati nel 2016

Nel 2016 sono state formulate 16 osservazioni critiche in 11 decisioni, mentre 47 suggerimenti/ulteriori osservazioni sono state formulate in 26 decisioni.[9] Una singola decisione può contenere più di un'osservazione e sia le osservazioni critiche che i suggerimenti/ulteriori osservazioni possono essere inclusi nella stessa decisione.

Le proposte di miglioramento sono state utilizzate dalla Mediatrice soprattutto nelle sue decisioni di chiusura delle indagini di propria iniziativa.

Le istituzioni sono state invitate a rispondere alle osservazioni/suggerimenti entro un termine di sei mesi. Sono pervenute risposte a tutte le osservazioni/suggerimenti formulati nel 2016, anche se in alcuni casi con un certo ritardo.

i) Seguito dato alle osservazioni critiche formulate nel 2016

Il seguito dato alle osservazioni critiche è stato del 63 %. Questo è molto più alto del tasso dello scorso anno del 41%, che era un minimo storico. Il dato più elevato registrato finora, per quanto riguarda il seguito positivo alle osservazioni critiche, è stato il tasso dell'88% nel 2014. Un esame delle risposte delle istituzioni alle osservazioni critiche suggerisce che, anche dopo la conclusione di un'indagine, alcuni continuano a contestare le conclusioni del Mediatore e a ribadire le argomentazioni presentate durante l'indagine. Sebbene sia in qualche modo possibile comprendere che, dopo aver ricevuto critiche pubbliche da parte del Mediatore, un'istituzione ha difficoltà a dare un seguito costruttivo, è importante che le istituzioni siano disposte a trarre insegnamenti dalle indagini del Mediatore e cerchino di ridurre il rischio di problemi simili in futuro.

Istituzione	Critico osservazioni	Risposte soddisfacenti	% di risposte soddisfacenti
Commissione europea	10	5	50%
Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO)	3	2	67%
Centro europeo per la prevenzione e il controllo delle malattie (ECDC)	2	2	100%
Eurojust	1	1	100%
Totale	16	10	63%

Caso 2063/2014/PMC: Trasferimento da parte della Commissione europea dei dati personali del denunciante a terzi senza il suo consenso

Il caso riguardava la presunta divulgazione illecita da parte della Commissione del nome del denunciante al suo datore di lavoro senza il suo consenso. La Commissione lo ha fatto per verificare l'effettiva esistenza del denunciante, al fine di trattare la sua richiesta di accesso del pubblico ai documenti. Data la natura particolarmente invasiva della misura adottata dalla Commissione, che avrebbe potuto causare al denunciante un danno reputazionale nei confronti dell'organizzazione per la quale lavorava, il Mediatore ha constatato gravi casi di cattiva amministrazione e ha archiviato il caso con un'osservazione critica.

A seguito dell'osservazione critica del Mediatore, la Commissione ha riconosciuto che contattare il datore di lavoro del denunciante senza informarlo in anticipo potrebbe non essere stato appropriato. Si e' scusato. La Commissione ha aggiunto che la conferma dell'identità di una persona non è una pratica applicata regolarmente.

La Mediatrice prende atto del fatto che la Commissione ha riconosciuto che la sua azione in questo caso non era appropriata.

Caso 1409/2014/MHZ: La Commissione europea conviene di effettuare una valutazione approfondita dell'impatto sui diritti umani nei negoziati commerciali in corso o futuri con i paesi dell'Associazione delle nazioni del sud-est asiatico (ASEAN)

Il caso riguardava la questione se la Commissione avrebbe dovuto effettuare una valutazione d'impatto sui diritti umani nel contesto dei suoi negoziati per concludere un accordo di libero scambio (ALS) con il Vietnam. La Commissione ha ritenuto che tale valutazione non fosse necessaria, osservando che nel 2009 era già stata effettuata una valutazione d'impatto sulla sostenibilità su una proposta di accordo di libero scambio UE/ASEAN, che comprendeva il Vietnam. La Mediatrice ha rilevato che la mancata esecuzione da parte della Commissione di una specifica valutazione d'impatto sui diritti umani costituiva cattiva amministrazione. Ha raccomandato alla Commissione di effettuare tale valutazione senza ulteriori indugi. La Commissione ha rifiutato e il Mediatore ha chiuso il caso con un'osservazione critica.

Nella sua risposta di follow-up, la Commissione ha sostenuto che era giustificato non effettuare una valutazione d'impatto ex ante sui diritti umani a causa della tempistica specifica dei negoziati. Al tempo stesso, la Commissione ha convenuto che un'analisi ex ante sistematica di tutti i probabili impatti sui diritti umani "è un elemento chiave per una migliore elaborazione della politica commerciale". La Commissione ha informato il Mediatore che, nell'aprile 2016, la DG Commercio aveva pubblicato una versione riveduta del manuale sull'ASI, che ora contiene un'attenzione particolare per garantire che sia effettuata un'analisi approfondita degli impatti sui diritti umani. Nella comunicazione "Commercio per tutti" la Commissione si è inoltre impegnata a migliorare ulteriormente l'analisi dell'impatto della politica commerciale sui diritti umani sia nelle valutazioni d'impatto che nelle valutazioni ex post, sulla base degli orientamenti recentemente elaborati dalla DG Commercio.

La Commissione ha inoltre spiegato che l'analisi per valutare l'impatto sui diritti umani è stata ampliata e rafforzata. A sostegno di ciò, la Commissione ha indicato il progetto di relazione finale dell'ASI a sostegno dei negoziati sull'accordo UE-Myanmar sulla protezione degli investimenti, che è stato pubblicato per osservazioni il 18 marzo 2016. È stata inoltre preparata una valutazione d'impatto sui diritti umani con una valutazione d'impatto sui diritti umani per i negoziati con le Filippine e

Indonesia. La Commissione ha rassicurato il Mediatore che lo stesso si applicherebbe se fossero ripresi i negoziati con la Malaysia e la Thailandia e analogamente con l'India. Infine, la Commissione ha dichiarato di essere convinta che la promozione dei diritti umani debba essere intrapresa principalmente attraverso l'impegno e il dialogo al fine di garantire il massimo impatto.

Il Mediatore concorda con la Commissione sul fatto che le valutazioni d'impatto ex ante sui diritti umani sono un elemento chiave per una migliore elaborazione della politica commerciale. Accoglie con favore la serie di misure annunciate nella risposta della Commissione, che dovrebbero contribuire a garantire che il rischio di cattiva amministrazione individuato in questo caso sia ridotto al minimo.

ii) Seguito dato alle proposte/ulteriori osservazioni formulate nel 2016

Il seguito dato a suggerimenti/ulteriori osservazioni è stato soddisfacente nel 94% dei casi. Si tratta di un tasso superiore a quello dello scorso anno, pari al 92%. Il dato più elevato registrato finora, per quanto riguarda il seguito positivo a ulteriori osservazioni, è stato il tasso del 100% nel 2008.

Istituzione	Suggerimenti/ulteriori osservazioni	Risposte soddisfacenti	% di risposte soddisfacenti
Commissione europea	22	19	86%
Corte di giustizia dell'Unione europea	3	3	100%
Servizio europeo per l'azione esterna (SEAE)	2	2	100%
Comitato economico e sociale europeo (CESE)	1	1	100%
Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO)	9	9	100%
Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF)	2	2	100%
Centro europeo per la prevenzione e il controllo delle malattie (ECDC)	1	1	100%
Agenzia europea per i medicinali (EMA)	5	5	100%
Rete europea per la sicurezza dell'informazione (ENISA)	2	2	100%
Totale	47	44	94%

Caso OI/8/2015/JAS: Trasparenza dei triloghi

Tale indagine strategica ha riguardato la trasparenza dei triloghi, i negoziati informali tra i rappresentanti del Parlamento europeo (Parlamento) e del Consiglio dell'Unione europea (Consiglio) e l'assistenza della Commissione al fine di raggiungere un accordo sulle proposte legislative.

Il Mediatore ha esaminato quali informazioni potrebbero essere rese disponibili in modo proattivo e in quale momento, per aumentare la responsabilità e la partecipazione del pubblico al processo legislativo dell'UE. Nella sua decisione di chiusura, la Mediatrice ha presentato otto proposte su come migliorare la trasparenza dei negoziati di trilogo.

Il Parlamento, il Consiglio e la Commissione hanno risposto di aver avviato discussioni sulla messa a disposizione del pubblico di maggiori informazioni, tra cui un calendario dei triloghi, ordini del giorno dei triloghi, i responsabili politici coinvolti e i mandati negoziali delle istituzioni. Un'apposita banca dati legislativa congiunta, da istituire sulla base dell'accordo interistituzionale "Legiferare meglio" del 2016, potrebbe fornire tali informazioni in modo facilmente accessibile.

Per quanto riguarda le proposte del Mediatore sulla pubblicazione dei documenti chiave prodotti durante i triloghi, le istituzioni hanno dichiarato che avrebbero dovuto attendere la sentenza della Corte di giustizia nella relativa causa in corso De Capitani/Parlamento (T-540/15).

Il Mediatore accoglie con favore l'impegno del Parlamento, del Consiglio e della Commissione ad avviare discussioni sull'attuazione delle sue proposte. Incoraggia in particolare la loro iniziativa di creare una banca dati legislativa comune e ne seguirà lo sviluppo.

Caso OI/10/2015/NF: Procedura dell'EPSO per il trattamento delle domande di riesame presentate dai candidati ai concorsi generali

L'indagine di propria iniziativa ha riguardato il trattamento da parte dell'EPSO delle domande di riesame presentate dai candidati non selezionati nei concorsi di selezione. In particolare, l'indagine si è concentrata sui ritardi dell'EPSO nel rispondere alle richieste di riesame dei candidati. Scopo dell'indagine era stabilire se vi fossero problemi sistemici all'origine dei ritardi e, in caso affermativo, aiutare l'EPSO a migliorare la procedura. La Mediatrice ha chiuso la sua indagine con sei proposte di miglioramento.

Per quanto riguarda il suggerimento che l'EPSO fornisca un migliore sostegno alle commissioni giudicatrici affinché possano motivare in modo più dettagliato le loro decisioni sulle richieste di riesame, l'EPSO ha introdotto un nuovo modello per registrare le decisioni della commissione giudicatrice nella fase di ammissione e ha migliorato il suo programma di formazione per i membri della commissione giudicatrice. L'EPSO sta riflettendo ulteriormente su come migliorare i suoi orientamenti sulla registrazione delle decisioni della commissione giudicatrice.

L'EPSO ha messo in atto un nuovo sistema informatico, che ha avuto un impatto positivo sull'efficienza del trattamento delle richieste di riesame, e ora utilizza la tecnologia delle teleconferenze per condurre riunioni di riesame della commissione giudicatrice.

Come suggerito dal Mediatore, l'EPSO ora stima sistematicamente il numero di richieste di riesame che prevede di ricevere nei concorsi in corso, al fine di poter destinare risorse sufficienti alla loro gestione.

Il quarto e il quinto suggerimento riguardavano la garanzia che ai candidati fossero fornite informazioni chiare e accurate sulla procedura di richiesta di riesame. L'EPSO informa ora i candidati dei ritardi previsti e del fatto che dà priorità all'invio di risposte alle richieste accolte. L'EPSO ha inoltre aggiornato

e ha ampliato la sua pagina web delle FAQ online con maggiori informazioni sulle procedure di reclamo.

La Mediatrice accoglie con favore la serie di azioni avviate dall'EPSO al fine di mettere in atto i suoi suggerimenti di miglioramento.

Caso OI/11/2015/EIS: Tempestività dei pagamenti da parte della Commissione

L'indagine ha riguardato la tempestività dei pagamenti effettuati dalla Commissione in regime di gestione diretta e indiretta, con particolare attenzione ai pagamenti a contraenti e beneficiari privati. Ha fatto seguito a quattro indagini sullo stesso argomento.

L'obiettivo era raccogliere dati statistici sui ritardi di pagamento della Commissione e valutare sia le cause di tali ritardi sia le misure correttive adottate dalla Commissione. La Mediatrice ha chiuso la sua indagine con due suggerimenti, incoraggiando la Commissione a proseguire i suoi sforzi in settori specifici e a pubblicare ulteriori informazioni nelle sue relazioni annuali di attività.

Nella sua risposta, la Commissione ha sottolineato che nel 2016 vi è stato un miglioramento generale nella gestione del processo di pagamento. Affermava che ciò risultava in particolare da un monitoraggio più rigoroso delle fatture e delle domande di pagamento, attraverso lo sviluppo di strumenti di comunicazione online e da un'analisi parallela delle relazioni da parte di agenti operativi e finanziari con scadenze comuni. La Commissione ha inoltre sottolineato di aver presentato una proposta di revisione del regolamento finanziario nel 2016 e di aver introdotto disposizioni che incoraggiano un uso più ampio dei moduli semplificati per le sovvenzioni.

Per quanto riguarda il suggerimento di includere informazioni sui tempi di pagamento lordi della Commissione, ossia i tempi che i beneficiari devono attendere prima di ricevere un pagamento, la Commissione ha accettato di pubblicare tali informazioni a partire dal 2017.

Il Mediatore accoglie con favore le misure adottate dalla Commissione in relazione al suo processo di pagamento. Applaude la Commissione per i suoi sforzi, che hanno portato al miglioramento delle sue statistiche sulla gestione dei ritardi di pagamento e delle sospensioni dei pagamenti nel 2016.

iii) Seguito dato alle osservazioni/suggerimenti formulati nel 2016

Prendendo insieme osservazioni critiche e suggerimenti/ulteriori osservazioni, il tasso di follow-up soddisfacente è stato dell'86%. Si tratta di un tasso superiore a quello dello scorso anno, pari all’81 %, e in calo rispetto al massimo storico del 2014 del 94 %.

Istituzione	Osservazioni critiche e suggerimenti/ulteriori osservazioni	Risposte soddisfacenti	% di risposte soddisfacenti
Commissione europea	32	24	75%
Corte di giustizia dell'Unione europea	3	3	100%
Servizio europeo per l'azione esterna (SEAE)	2	2	100%
Comitato economico e sociale europeo (CESE)	1	1	100%
Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO)	12	11	92%
Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF)	2	2	100%
Centro europeo per la prevenzione e il controllo delle malattie (ECDC)	3	3	100%
Agenzia europea per i medicinali (EMA)	5	5	100%
Rete europea per la sicurezza dell'informazione (ENISA)	2	2	100%
Eurojust	1	1	100%
Totale	63	54	86%

c. Tasso di conformità complessiva per ente nel 2016

La cifra complessiva in termini di conformità alle proposte del Mediatore nel 2016 è pari all'85%. Le istituzioni hanno reagito positivamente a 77 delle 91 proposte presentate dal Mediatore per correggere o migliorare il loro comportamento.[11] Il tasso di conformità si basa sul numero di risposte positive alle proposte di soluzione, raccomandazioni, osservazioni critiche, suggerimenti/ulteriori osservazioni formulate nei casi chiusi nel 2016. Vi sono stati altri 132 casi in cui il Mediatore ha ritenuto che le istituzioni avessero adottato misure per migliorare il loro funzionamento.

Come si evince dalla tabella 5, il tasso di conformità varia da un ente all’altro, dal 100% in molti casi al 77% nel caso peggiore. Sebbene tali statistiche si basino spesso su pochissimi casi, qualsiasi risultato inferiore al 100% significa che l'istituzione non ha rispettato una proposta presentata dal Mediatore.

Istituzione	soluzioni, raccomandazioni, osservazioni e suggerimenti		Risposte soddisfacenti		% di Risposte soddisfacenti
Parlamento europeo		1		1 100%
Consiglio dell'Unione europea		1		1 100%
Commissione europea		47		36 77%
Corte di giustizia dell'Unione europea		3		3 100%
Servizio europeo per l'azione esterna (SEAE)		2		2 100%
Comitato economico e sociale europeo (CESE)		1		1 100%
Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO)		18		15 83%
Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF)		5		5 100%
Centro europeo per la prevenzione e il controllo delle malattie (ECDC)		3		3 100%
Agenzia europea per i medicinali (EMA)		5		5 100%
Rete europea per la sicurezza dell'informazione (ENISA)		2		2 100%
Agenzia per i diritti fondamentali (FRA)		1		1 100%
Eurojust		1		1 100%
Agenzia esecutiva per la ricerca (REA)		1		1 100%
Totale		91		77 85%

5. Conclusione

La presente relazione costituisce uno sforzo annuale per misurare la conformità alle proposte del Mediatore da un punto di vista statistico. Tuttavia, nel caso di alcune attività del Mediatore, l'impatto non può essere misurato in modo convenzionale. È il caso, ad esempio, delle iniziative strategiche della Mediatrice, attraverso le quali si impegna in un dialogo costruttivo con le istituzioni su temi importanti. Ciò potrebbe includere anche una serie di casi risolti dalle istituzioni ogni anno, a seguito di un intervento del Mediatore, che non assume la forma di una soluzione, una raccomandazione, un'osservazione o un suggerimento. Quest’anno la Corte ha aggiunto tali esempi nella relazione, in modo da illustrare meglio l’impatto del Mediatore. Inoltre, vi sono casi in cui il rispetto delle proposte del Mediatore può avvenire un po' più tardi rispetto all'anno in cui l'indagine è stata chiusa.  

Dobbiamo tenere presente che il cambiamento essenziale è un cambiamento nella cultura istituzionale. È difficile individuare quando un cambiamento significativo nella cultura viene incorporato. Il Mediatore mira a realizzare questo cambiamento culturale. Il suo impatto continuo sulla buona amministrazione non si riflette necessariamente nei tassi di conformità.

 

[1] Per brevità, la presente relazione utilizza il termine "istituzione"per riferirsi a tutte le istituzioni, gli organi e gli organismi dell'UE.

[2] https://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/provisions.faces

[3] L'articolo 228 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea conferisce al Mediatore il potere di indagare su casi di cattiva amministrazione nell'attività delle istituzioni dell'Unione, ad eccezione della Corte di giustizia dell'Unione europea nell'esercizio delle sue funzioni giurisdizionali.

[4] Decisione 2008/587 del Parlamento europeo, del 18 giugno 2008, che modifica la decisione 94/262, relativa allo statuto e alle condizioni generali per l’esercizio delle funzioni del Mediatore (GU 2008, L 189, pag. 25).

[5] L'articolo 3, paragrafo 5, dello statuto stabilisce che "per quanto possibile, il mediatore cerca una soluzione con l'istituzione o l'organo interessato per eliminare il caso di cattiva amministrazione e soddisfare la denuncia".

[6] In un caso, l'istituzione ha respinto una proposta di soluzione ma ha accettato la raccomandazione successiva. Al fine di evitare doppi conteggi, le statistiche includono solo la raccomandazione in questo caso e non la proposta di soluzione.

[7] Abbiamo una parziale accettazione della raccomandazione quando l'istituzione ha effettivamente risposto ai punti centrali della raccomandazione in modo costruttivo.

[8] In un caso, l'istituzione ha respinto una raccomandazione e successivamente non ha dato seguito in modo soddisfacente all'osservazione critica. Ancora una volta, per evitare il doppio conteggio, nelle statistiche è incluso solo il follow-up negativo dell'osservazione critica.

[9] Le statistiche contenute nella presente relazione non comprendono:

i) i quattro suggerimenti formulati nella decisione che chiude l'indagine congiunta sui casi 1853/2013/TN & 2077/2012/TN, in quanto saranno esaminati nell'ambito dell'indagine di propria iniziativa in corso del Mediatore sulla gestione, da parte della Commissione, delle situazioni di "porte girevoli" riguardanti il personale dell'UE (OI/3/2017/AB),

ii) Due dei suggerimenti relativi alla trasparenza dei triloghi (OI/8/2015/JAS), in quanto le istituzioni competenti sono in attesa di una sentenza della Corte di giustizia per fornire un seguito.

[10] Ai fini delle statistiche contenute nella presente relazione, i suggerimenti relativi alla trasparenza dei triloghi (OI/8/2015/JAS) sembrano essere indirizzati solo alla Commissione. Tuttavia, l'indagine ha riguardato tre istituzioni; il Consiglio dell'Unione europea, il Parlamento europeo e la Commissione. 

[11] Cfr. note 6-8, 9-10.