Prefazione

È con grande piacere che presento la relazione "Putting it Right", in cui registriamo
i nostri più alti tassi di conformità fino ad oggi. Il tasso del 2014 è del 90%, rispetto al migliore precedente dell'82%, e 14 delle 19 istituzioni esaminate hanno ottenuto un punteggio del 100%. Ciò dimostra la crescente accettazione da parte dell'amministrazione dell'UE degli orientamenti e delle raccomandazioni del Mediatore e il rapporto di collaborazione tra di noi.

Nei 124 casi in cui il Mediatore ha presentato proposte di soluzione, raccomandazioni, osservazioni critiche o ulteriori osservazioni in casi chiusi nel 2014, le istituzioni hanno fornito 111 risposte positive. Altre 118 cause sono state risolte dalle istituzioni.

La conformità non sempre o immediatamente equivale all'impatto, ossia al modo concreto in cui i cittadini, le imprese o la società civile dell'UE sono aiutati. Può essere difficile da misurare, ma cerchiamo costantemente di migliorare il modo in cui registriamo ciò che facciamo e ciò che otteniamo. Una serie di misure pratiche previste sono illustrate nella sezione "Conclusioni" che segue. Sono fiducioso che ciò migliorerà la nostra capacità di riferire pienamente al Parlamento e al pubblico.

Oltre a formulare raccomandazioni su come migliorare le pratiche amministrative, i difensori civici svolgono anche un ruolo educativo. Ciò è trattato nella sezione sulle osservazioni critiche e ulteriori, in cui esaminiamo gli insegnamenti appresi dalle istituzioni dopo che il Mediatore ha archiviato il caso. In passato, abbiamo sistematicamente chiesto una risposta di follow-up alle osservazioni critiche e ulteriori. Tuttavia, in un numero limitato di casi, è impossibile trarre una lezione significativa dal caso a causa della sua natura una tantum. Quindi, in futuro, specificheremo se avremo bisogno di una risposta di follow-up e continueremo a limitare il nostro uso di ulteriori osservazioni ai casi in cui possiamo formulare suggerimenti concreti per un miglioramento sistemico o possiamo invitare l'istituzione a elaborare essa stessa misure concrete e riferire a noi.

Tutti questi sforzi per migliorare il nostro modo di lavorare sono fatti sullo sfondo di risorse sempre più limitate e crescenti e legittime aspettative da parte del pubblico. In definitiva, mirano a raggiungere l'obiettivo che mi sono prefissato in qualità di Mediatore europeo: conseguire un'efficacia reale a livello mondiale garantendo miglioramenti sistemici, sostenibili e misurabili nell'amministrazione dell'UE.

Emily O'Reilly
11 dicembre 2015

Relazione

1. Introduzione

La presente relazione descrive in che misura le istituzioni dell'UE [1] hanno risposto in modo costruttivo alle proposte formulate dal Mediatore europeo nel 2014.

Tali proposte si presentano sotto forma di soluzioni, raccomandazioni, osservazioni critiche e ulteriori [2]. L'allegato alla presente relazione contiene molti esempi di casi in cui il Mediatore ha convinto l'amministrazione dell'UE a migliorare le sue prestazioni e fornisce una panoramica della gamma di miglioramenti del servizio pubblico generati di conseguenza.

2. Poteri e procedure del Mediatore

Il Mediatore aiuta le persone, le imprese e le associazioni che hanno un problema con un'istituzione dell'UE [3]. Allo stesso tempo, serve l'interesse pubblico aiutando le istituzioni a migliorare la qualità del servizio che forniscono. Oltre a indagare sulle denunce, il Mediatore può anche avviare indagini di propria iniziativa.

Il Mediatore può chiedere all'istituzione interessata di fornire informazioni, ispezionare i suoi fascicoli e raccogliere testimonianze da funzionari. Tali poteri sono contenuti nello statuto del mediatore [4] («lo statuto»). Quando ritiene opportuno procedere in tal senso in un caso specifico, il Mediatore invita l'istituzione a rivedere la sua posizione, a presentare ricorso o ad apportare modifiche generali per il futuro. Se l'istituzione rifiuta di cooperare, può attirare l'attenzione politica su un caso presentando una relazione speciale al Parlamento europeo.

3. Soluzioni

Se del caso, il Mediatore cerca di ottenere un risarcimento per i denuncianti proponendo una soluzione basata sull'articolo 3, paragrafo 5, dello statuto [5]. Mentre le proposte di soluzione possono includere una constatazione provvisoria di cattiva amministrazione, il Mediatore spesso ritiene più costruttivo evitare di affermare, anche provvisoriamente, che potrebbe esserci cattiva amministrazione. Piuttosto, individua un problema o una lacuna nel comportamento dell'istituzione che potrebbe essere risolto se l'istituzione adottasse la soluzione proposta.

In caso di ricorso, è preferibile che l'istituzione interessata prenda l'iniziativa, quando riceve il reclamo, di riconoscere il problema e di offrire un ricorso adeguato. Ciò potrebbe assumere la forma di un risarcimento o di scuse sincere alla persona interessata.

4. Raccomandazioni

Se l’istituzione respinge una proposta di soluzione senza una buona ragione, il passo successivo è di solito quello che l’articolo 3, paragrafo 6, dello statuto definisce un «progetto di raccomandazione». È meglio per tutti gli interessati se l'istituzione accetta una soluzione che se prima respinge una proposta di soluzione e poi accetta una raccomandazione. Tuttavia, ci saranno anche alcuni casi in cui il Mediatore ritiene che sia opportuno procedere a formulare una raccomandazione senza aver prima proposto una soluzione. Ciò può essere dovuto al fatto che il Mediatore ritiene che la questione in questione sia sufficientemente importante da giustificare l'approccio più formale di una raccomandazione; oppure perché ritiene che una proposta non possa essere accettata dall'istituzione.

Le raccomandazioni rivolte alle istituzioni sono pubblicate simultaneamente sul sito web del Mediatore. Il Mediatore può anche scegliere di richiamare l'attenzione del pubblico sul caso e sui suoi sforzi per ottenere una soluzione, pubblicando in questa fase un comunicato stampa sulla cattiva amministrazione individuata. Al fine di evitare tale pubblicità, le istituzioni dovrebbero prendere seriamente in considerazione il vantaggio aggiunto, per il proprio lavoro e per l'immagine dell'Unione più in generale, di accettare una proposta di soluzione piuttosto che aspettare che il Mediatore presenti una raccomandazione.

5. Osservazioni critiche e ulteriori osservazioni

Il rifiuto da parte dell'ente di una proposta di soluzione o di una raccomandazione può portare a una serie di possibili risultati, tra cui la chiusura del caso con un'osservazione critica. Nel 69% dei casi in cui è stata riscontrata cattiva amministrazione nel 2014, il caso è stato chiuso con un'osservazione critica.

Un'osservazione critica informa l'istituzione di ciò che ha fatto di sbagliato nel caso specifico. L'osservazione identifica la norma o il principio che è stato violato e (a meno che non sia ovvio) spiega cosa l'istituzione avrebbe dovuto fare nelle particolari circostanze del caso. L'istituzione stessa dovrebbe dare seguito chiedendo "perché abbiamo sbagliato in quel caso? Possiamo ridurre il rischio di commettere nuovamente lo stesso errore?" Dovrebbe quindi riferire entro sei mesi, se richiesto dal Mediatore.

Un'osservazione critica non costituisce un ricorso per il denunciante. In molti casi, un risultato migliore sarebbe stato per l'istituzione interessata risolvere la questione da sola riconoscendo la cattiva amministrazione e offrendo mezzi di ricorso adeguati ^[6].

Un'ulteriore osservazione mira a servire l'interesse pubblico aiutando l'istituzione interessata a migliorare la qualità della sua amministrazione in futuro. A differenza di una raccomandazione o di un'osservazione critica, un'ulteriore osservazione non si basa su una constatazione di cattiva amministrazione. Essa non dovrebbe pertanto essere intesa come una censura nei confronti dell'istituzione cui è rivolta.

6. Proposte di soluzioni e raccomandazioni accettate nel 2014

Nel 2014 le istituzioni dell'UE hanno accettato in totale 15 proposte di soluzione, mentre 13 raccomandazioni sono state accettate in tutto o in parte [7]. Tre proposte di soluzione sono state respinte (dalla Commissione), così come cinque raccomandazioni (due dalla Commissione, due dall'EPSO e una dall'OLAF).[8]

L'allegato alla presente relazione riassume i casi in cui è stata accettata una proposta di soluzione o una raccomandazione [9]. Uno di questi casi merita una menzione speciale come "caso principale", che dovrebbe servire da modello per le altre istituzioni su come reagire al meglio alle proposte del Mediatore.

7. Seguito dato alle osservazioni critiche e alle ulteriori osservazioni formulate nel 2014

Nel 2014 sono state formulate 34 osservazioni critiche in 26 decisioni, mentre altre 54 sono state formulate in 39 decisioni. Una singola decisione può contenere più di un'osservazione ed entrambi i tipi di osservazione possono essere inclusi nella stessa decisione.

Le istituzioni interessate sono state invitate a rispondere alle osservazioni entro un termine di sei mesi. Sono pervenute risposte a tutte le osservazioni formulate nel 2014, anche se in alcuni casi con un certo ritardo.

Prendendo insieme osservazioni critiche e ulteriori osservazioni, il tasso di follow-up soddisfacente è stato del 94%, di gran lunga la cifra più alta registrata da quando il Mediatore ha iniziato questo esercizio (era dell'81% nel 2013, mentre la cifra più alta registrata fino ad ora era dell'84% nel 2011). Il seguito dato a ulteriori osservazioni è stato soddisfacente in non meno del 98% dei casi, mentre il tasso di follow-up soddisfacente delle osservazioni critiche è stato dell'88%. I dati più elevati registrati fino ad oggi sono stati del 100% nel 2008, per quanto riguarda il seguito positivo a ulteriori osservazioni, e dell'80% nel 2011 per quanto riguarda il seguito positivo a osservazioni critiche.

L'allegato alla presente relazione comprende un'analisi dettagliata di ciascuno dei casi in cui sono state formulate una o più osservazioni critiche e/o ulteriori osservazioni. Due dei follow-up meritano una menzione speciale come "casi stellari".

8. Tasso di conformità globale per ente

La cifra complessiva in termini di conformità con le proposte del Mediatore nel 2014 è del 90%, di gran lunga la cifra più alta raggiunta fino ad oggi (che in precedenza era dell'82% nel 2011, il primo anno in cui abbiamo iniziato a registrare questa cifra). Il tasso di conformità si basa sul numero di risposte positive alle proposte di soluzione, raccomandazioni, osservazioni critiche e ulteriori osservazioni formulate nei casi chiusi nel 2014. Nel complesso, su 124 casi in cui il Mediatore ha presentato proposte di soluzione, raccomandazioni, osservazioni critiche o ulteriori osservazioni nel contesto di casi chiusi nel 2014 [10], le istituzioni hanno fornito 111 risposte positive.

Come risulta chiaramente dalla tabella 4, il tasso di conformità varia notevolmente da un ente all'altro, dal 100 % in molti casi allo 0 % nel caso peggiore. Sebbene tali statistiche si basino, in alcuni casi, su pochissimi casi, resta il fatto che qualsiasi risultato inferiore al 100% rappresenta un'inosservanza di una proposta presentata dal Mediatore.

9. Conclusione

Come annunciato nella relazione dello scorso anno, il Mediatore ha cercato di trovare nuovi modi di lavorare con le istituzioni per ottenere risultati soddisfacenti nelle prime fasi del processo a vantaggio dei cittadini. Ironia della sorte, molti risultati positivi ottenuti in questi casi non sono presi in considerazione nel presente studio perché non derivano da proposte e raccomandazioni formali del Mediatore. Basti dire che, al di là dei casi contenuti nella presente relazione, nel 2014 le istituzioni hanno risolto altri 118 casi [11].

Per fornire un quadro completo dell'impatto futuro del Mediatore, nel 2016 amplieremo l'uso del termine "soluzioni" sulla base dell'articolo 3, paragrafo 5, dello statuto del Mediatore, che finora è stato utilizzato in senso relativamente stretto. Per quanto possibile, i suggerimenti formulati nelle indagini, anche in una fase iniziale dell'indagine, dovrebbero essere classificati come "soluzioni". Pertanto, ci si può aspettare che il numero di soluzioni registrate per il 2016 sia molto più elevato di quanto non sia stato tradizionalmente, con un numero di cause risolte proporzionalmente ridotto. Intendiamo anche rinominare "ulteriori osservazioni" come "suggerimenti di miglioramento", un termine che il pubblico è più incline a comprendere. Manterremo, per ora, il nostro uso del termine osservazione critica.

Tali modifiche sono apportate allo scopo di rendere meglio conto al Parlamento e al pubblico dell'impatto del Mediatore.

[1] Per brevità, la presente relazione utilizza il termine "istituzione" per riferirsi a tutte le istituzioni, gli organi e gli organismi dell ' UE.

[2] La relazione riguarda i casi chiusi dal Mediatore in un determinato anno con un'osservazione critica, un'ulteriore osservazione o una constatazione che l'istituzione interessata ha accettato una soluzione o una raccomandazione. Mentre in passato la Mediatrice ha fatto riferimento a "soluzione amichevole" e "progetto di raccomandazione", ora utilizza i termini più semplici "soluzione" e "raccomandazione".

[3] L'articolo 228 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea conferisce al Mediatore il potere di indagare su casi di cattiva amministrazione nell'attività delle istituzioni, degli organi o degli organismi dell'Unione, ad eccezione della Corte di giustizia dell'Unione europea nell'esercizio delle sue funzioni giurisdizionali.

[4] Decisione 2008/587 del Parlamento europeo, del 18 giugno 2008, che modifica la decisione 94/262, relativa allo statuto e alle condizioni generali per l’esercizio delle funzioni del Mediatore (GU 2008, L 189, pag. 25).

[5] L'articolo 3, paragrafo 5, dello statuto stabilisce che "per quanto possibile, il mediatore cerca una soluzione con l'istituzione o l'organo interessato per eliminare il caso di cattiva amministrazione e soddisfare la denuncia".

[6] Il denunciante, tuttavia, non ha sempre ragione e l'istituzione interessata ha il diritto di difendere la propria posizione.

[7] Un caso è chiuso con l'accettazione parziale della raccomandazione quando l'ente ha effettivamente risposto ai punti centrali della raccomandazione in modo costruttivo.

[8] Cfr. anche la nota 10.

[9] Il Mediatore ha inoltre formulato un'ulteriore osservazione in alcuni di questi casi, che sono pertanto menzionati più di una volta nell'allegato alla presente relazione.

[10] È possibile che un certo numero di altri casi chiusi nel 2014 contengano proposte di soluzione e raccomandazioni che non sono state accettate, ma che non hanno portato a un'osservazione critica. Va inoltre osservato che in tre casi le istituzioni hanno respinto una proposta di soluzione, ma hanno accettato la raccomandazione successiva. Al fine di evitare doppi conteggi, la cifra di 124 include solo le raccomandazioni in questi casi e non le proposte di soluzione. In altri due casi, l'istituzione ha respinto una proposta di soluzione o una raccomandazione e successivamente non ha dato un seguito soddisfacente all'osservazione critica. Anche in questo caso, per evitare doppi conteggi, solo il follow-up negativo dell'osservazione critica è incluso nelle statistiche di cui sopra.

[11] L'allegato alla presente relazione contiene anche una serie di altri casi in cui le istituzioni hanno segnalato un seguito positivo dopo la chiusura dell'indagine. Poiché non sono state formulate in risposta a osservazioni formali critiche e ulteriori osservazioni, esse non si riflettono nelle statistiche.