Egregio Presidente,

L'accesso tempestivo del pubblico ai documenti legislativi è essenziale affinché le persone e le organizzazioni interessate possano partecipare efficacemente al processo legislativo dell'UE. Il principio della trasparenza legislativa è sancito dai trattati dell'UE [1] e si riflette nella legislazione dell'UE in materia di accesso del pubblico ai documenti. Il regolamento 1049/2001 stabilisce che i "documenti legislativi"devono essere direttamente accessibili al pubblico, a meno che la loro divulgazione non pregiudichi uno o più interessi pubblici o privati esplicitamente tutelati.[2] Secondo la giurisprudenza dell'UE, le istituzioni dell'UE possono rifiutare di divulgare i documenti legislativi solo in via eccezionale. In tali casi, la loro motivazione deve essere sufficientemente specifica e basata su elementi tangibili [3].

Continuo a ricevere denunce relative all'accesso insufficiente e ritardato del pubblico ai documenti legislativi in possesso del Parlamento europeo, del Consiglio dell'UE e della Commissione europea. Le cause di cui mi occupo suggeriscono che le istituzioni non stanno ancora dando piena attuazione al diritto dell'UE di cui sopra e alla relativa giurisprudenza.

Sono consapevole dell'elevato numero di richieste di accesso che il Parlamento europeo, il Consiglio dell'UE e la Commissione europea ricevono ogni anno e che tale numero è in aumento. Le denunce ricevute dal mio ufficio costituiscono solo un campione limitato di casi e, per definizione, indicano problemi che i richiedenti hanno dovuto affrontare. Non riflettono quindi necessariamente il modo in cui le istituzioni attuano il regolamento (CE) n. 1049/2001 nel suo complesso.

Ciò detto, le denunce [4] che giungono al mio ufficio continuano a destare preoccupazioni in merito al rifiuto di accesso ai documenti legislativi, alla portata delle espunzioni nei documenti richiesti, all’insufficiente motivazione delle decisioni delle istituzioni e/o al tempo impiegato per trattare le richieste, che, per loro stessa natura, sono sensibili al fattore tempo.

Ho pertanto deciso di avviare un'indagine di mia iniziativa - rivolgendomi in parallelo al Parlamento europeo, al Consiglio dell'UE e alla Commissione europea - nel tentativo di garantire miglioramenti sistemici in questo settore estremamente importante. In particolare, l'indagine si concentrerà sul modo in cui le tre istituzioni dell'UE trattano le richieste di accesso del pubblico ai documenti legislativi [5].   

Come primo passo della presente inchiesta, ritengo che sarebbe utile che il Parlamento potesse fornire al mio Ufficio le informazioni di cui all'allegato 2 della presente lettera. Le sarei grato di ricevere tali informazioni entro il 30 novembre. Faccio la stessa richiesta al Consiglio dell'UE e alla Commissione europea.

Sulla base di tali informazioni, il mio Ufficio selezionerà un campione di fascicoli amministrativi relativi alle richieste di accesso del pubblico ai documenti legislativi ricevute dalle tre istituzioni.

In caso di domande o di difficoltà nel reperire le informazioni richieste, il personale può contattare il responsabile delle indagini, il sig. Michał Krajewski.

Cordiali saluti,

Emily O'Reilly Mediatore
europeo

Strasburgo, 02/10/2023

Allegato 1 - Elenco di esempi di recenti denunce al Mediatore riguardanti l'accesso del pubblico ai documenti legislativi dell'UE

• Il Parlamento europeo

o Caso 253/2023/MIK riguardante il modo in cui il Parlamento europeo ha trattato una richiesta di accesso del pubblico a un "documento a quattro colonne" relativo ai negoziati di trilogo sul regolamento dell'UE sui mercati digitali, https://www.ombudsman.europa.eu/it/case/en/63316.

• Il Consiglio dell'UE

o Caso 360/2021/TE relativo al rifiuto del Consiglio dell'UE di fornire pieno accesso del pubblico ai documenti relativi ai negoziati di trilogo sulle emissioni dei veicoli a motore, https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/58819.

o Caso 717/2021/SF sul rifiuto del Consiglio dell'UE di dare pieno accesso del pubblico a un parere giuridico relativo all'accordo commerciale dell'UE con il Regno Unito, https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/59170.

o Caso 788/2022/SF relativo al rifiuto del Consiglio dell'UE di concedere l'accesso del pubblico ai documenti relativi ai negoziati sul progetto di "legge sui mercati digitali" e sulla "legge sui servizi digitali", https://www.ombudsman.europa.eu/it/case/en/61556.

o Caso 1499/2021/SF relativo al rifiuto del Consiglio dell'UE di concedere il pieno accesso del pubblico ai documenti relativi ai negoziati sul progetto di "legge sui mercati digitali", https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/59957.

o Caso 1703/2021/AMF sul rifiuto del Consiglio dell'UE di concedere l'accesso del pubblico ai documenti relativi ai negoziati in corso sulla tassazione dei servizi digitali, https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/60163.

o Caso 1834/2022/NH sul rifiuto del Consiglio dell'UE di concedere pieno accesso del pubblico a un parere giuridico sulla proposta di direttiva dell'UE relativa a salari minimi adeguati, https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/62606.

• La Commissione

o Caso 1053/2023/MIK riguardante la mancata adozione da parte della Commissione europea di una decisione definitiva entro il termine applicabile su due richieste di accesso del pubblico alle valutazioni d'impatto e ai pareri del comitato per il controllo normativo in merito alla prevista revisione del regolamento REACH e del regolamento sul mercurio, https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/171657.

Allegato 2 - Richiesta di informazioni

In primo luogo, si prega di fornire informazioni statistiche su tutte le domande iniziali di accesso del pubblico a qualsiasi documento redatto o ricevuto nel corso delle procedure all'interno dell'istituzione (compresi la corrispondenza, i verbali delle riunioni, i documenti per la valutazione d'impatto, i documenti di lavoro, le modifiche, le relazioni, i documenti a quattro colonne, i pareri giuridici e qualsiasi altro documento) che porti all'adozione dei seguenti atti:

•  Legge sui mercati digitali [6]
• Revisione della direttiva sul sistema di scambio di quote di emissione [7]
• La direttiva sui salari minimi.[8]

Le informazioni dovrebbero includere:

• il numero di domande iniziali di accesso del pubblico ai documenti legislativi relativi ai fascicoli di cui sopra;
• il numero di decisioni iniziali e in quanti casi la Commissione a) ha rifiutato l'accesso, b) ha concesso un accesso parziale, c) ha concesso l'accesso integrale; così come
• il tempo medio e mediano impiegato per trattare le domande.

Si prega di escludere dalle statistiche di cui sopra le domande di accesso del pubblico che riguardavano esclusivamente documenti già pubblicamente disponibili.

In secondo luogo, si prega di fornire gli elenchi di tutte le domande di conferma per l'accesso del pubblico a qualsiasi documento redatto o ricevuto nel corso delle procedure all'interno della Sua istituzione che hanno portato all'adozione dei tre atti legislativi summenzionati.

Inserire negli elenchi informazioni sul tipo di documenti richiesti (quali "corrispondenza tra...", "verbale", "relazione di valutazione d'impatto", "parere giuridico"), le date delle domande di conferma e delle decisioni di conferma e informazioni sull'esito della decisione (mancata divulgazione confermata, divulgazione parziale confermata, più ampio accesso concesso, pieno accesso g

[1] Articolo 15 TFUE.

[2] Regolamento 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049

[3] Sentenza del 25 gennaio 2023, causa T-163/21, De Capitani/Consiglio, https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=269684&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=3531724 

[4] L'allegato 1 della presente lettera elenca tali denunce.

[5] Si vedano le precedenti indagini di propria iniziativa al riguardo: OI/2/2017/TE sulla trasparenza del processo legislativo del Consiglio (relazione speciale), https://www.ombudsman.europa.eu/en/special-report/en/94921 e OI/8/2015/JAS sulla trasparenza dei triloghi, https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/69206

[6] Regolamento (UE) 2022/1925 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 14 settembre 2022, relativo a mercati equi e contendibili nel settore digitale (GU L 265 del 26.9.2022, pag. 1), https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32022R1925. 

[7] Direttiva (UE) 2023/959 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 10 maggio 2023, recante modifica della direttiva 2003/87/CE che istituisce un sistema per lo scambio di quote di emissioni dei gas a effetto serra nell'Unione e della decisione (UE) 2015/1814 relativa all'istituzione e al funzionamento di una riserva stabilizzatrice del mercato nel sistema dell'Unione per lo scambio di quote di emissioni dei gas a effetto serra (GU L 130 del 13.4.2023, pag. 134), https://eur-lex.europa.eu/eli/dir/2023/959/oj.

[8] Direttiva (UE) 2022/2041 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 19 ottobre 2022, relativa a salari minimi adeguati nell'Unione europea (GU L 275/33, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32022L2041).