Strasburgo, 27.7.2020

OI/4/2020/TE

Oggetto: Trasparenza del processo decisionale del Consiglio durante la crisi COVID-19

Egregio signor Tranholm‐Mikkelsen,

Recentemente ho accolto con favore ^[1] le misure adottate dal Consiglio per pubblicare in modo proattivo ulteriori documenti legislativi. Questi miglioramenti dovrebbero rendere più facile per i cittadini avere voce in capitolo nel processo legislativo dell'UE, che è un importante diritto democratico.

Il Consiglio, insieme alle altre principali istituzioni dell'UE, sta attualmente decidendo in merito alle misure di maggiore importanza in risposta alla crisi COVID-19. Affinché il pubblico possa chiedere conto alle istituzioni dell'UE e ai loro governi nazionali e partecipare il più possibile al processo democratico dell'UE, tali decisioni devono essere prese in modo trasparente.

Il Consiglio ha deciso di derogare temporaneamente al suo regolamento interno per proseguire i lavori in queste circostanze eccezionali. Mi risulta che il Segretariato generale del Consiglio abbia diffuso una nota interna in cui illustra in dettaglio il funzionamento del Consiglio ai sensi di tale deroga.

Pur riconoscendo la necessità che il Consiglio adatti il suo processo decisionale nella situazione attuale, occorre mantenere i più elevati standard di trasparenza, non nonostante la crisi, ma proprio a causa della crisi e delle importanti decisioni che vengono prese in questo periodo.

Una valutazione preliminare degli attuali metodi di lavoro del Consiglio solleva diverse preoccupazioni in materia di trasparenza, che sono illustrate in modo più dettagliato nelle domande che seguono. Si noti che la preoccupazione principale è che le disposizioni attuali sembrano comportare un processo decisionale meno trasparente a causa della minore disponibilità di documentazione rispetto alle circostanze normali. Al fine di procedere ulteriormente con la mia inchiesta [2], è necessario che il mio Ufficio esamini alcuni documenti e incontri i rappresentanti del Consiglio.

Le sarei pertanto grato se potesse essere organizzata una riunione tra la mia squadra d'inchiesta e il personale del Consiglio, al fine di comprendere meglio le disposizioni in materia di trasparenza in vigore durante la crisi COVID-19, in particolare per quanto riguarda la documentazione disponibile sul processo decisionale del Consiglio.

Nel corso di tale riunione, Le sarei grato se potesse far ispezionare al mio personale ^[3] i seguenti documenti:

1. Fascicoli relativi all'adozione di cinque atti adottati mediante procedura scritta durante la crisi COVID-19. Questi cinque fascicoli dovrebbero comprendere i due atti seguenti:

- Regolamento (UE) 2020/672 del Consiglio, del 19 maggio 2020, che istituisce uno strumento europeo di sostegno temporaneo per attenuare i rischi di disoccupazione nello stato di emergenza (SURE) a seguito dell'epidemia di COVID-19 (codice interistituzionale: 2020/0057)

- Regolamento (UE) 2020/696 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 maggio 2020, che modifica il regolamento (CE) n. 1008/2008 recante norme comuni per la prestazione di servizi aerei nella Comunità in considerazione della pandemia di COVID-19 (codice interistituzionale: 2020/0069)

I restanti tre fascicoli potrebbero essere scelti dal Consiglio e possono contenere atti di natura legislativa e non legislativa connessi o non connessi alla COVID-19.

2. Documento ST 6934 2020 INIT, dal titolo "Misure eccezionali sul proseguimento del processo decisionale in seno al Consiglio", del 19 marzo 2020.

3. Documentazione disponibile sul funzionamento di tre gruppi di lavoro, compresi gli ordini del giorno, i verbali delle riunioni, i verbali delle riunioni informali di teleconferenze o videoconferenze e i risultati delle consultazioni scritte per posta elettronica, nel periodo dal 1o gennaio 2020 al 30 giugno 2020.

I tre gruppi di lavoro potrebbero essere scelti dal Consiglio e dovrebbero contenere gruppi di lavoro che hanno avuto (e non hanno avuto) "riunioni essenziali".

Le informazioni o i documenti che la vostra istituzione ritiene riservati non saranno divulgati a nessun'altra persona senza il previo accordo del Consiglio. Informazioni e documenti di questo tipo saranno cancellati dai fascicoli del Mediatore europeo poco dopo la conclusione dell'indagine [4].

Per ottenere una panoramica completa del funzionamento del Consiglio durante questo periodo, sarebbe inoltre utile, durante la riunione di ispezione, esaminare le questioni esposte di seguito. Il Consiglio può anche voler dare seguito a una risposta scritta su alcune o tutte queste questioni dopo la sessione:

1. La nota interna diffusa dal segretariato generale, che illustra il funzionamento del processo decisionale del Consiglio durante la crisi COVID-19, non è disponibile al pubblico. Si prega di illustrare i motivi alla base della decisione di mantenere la presente nota "interna".

2. In linea con la decisione del Consiglio di derogare temporaneamente al suo regolamento interno, non si tengono attualmente sessioni formali del Consiglio. I ministri possono tuttavia riunirsi in riunioni ministeriali informali tenute in videoconferenza o in teleconferenza.

- Gli ordini del giorno di tali riunioni informali sono resi pubblici? In caso affermativo, quando e in quale forma?

- È possibile per il pubblico accedere ai registri di tali riunioni informali e, in caso affermativo, in che modo?

3. Comprendo che i gruppi di lavoro del Consiglio, le cui riunioni non sono considerate essenziali, continuano a lavorare senza tuttavia organizzare riunioni in presenza.

- È possibile per il pubblico accedere ai registri delle riunioni o delle consultazioni dei gruppi di lavoro che non sono di natura fisica? Spiegare indicando il tipo di documento utilizzato a tal fine e se il pubblico sarebbe in grado di reperire tali registrazioni nel registro dei documenti del Consiglio.

- Si prega di fornire una panoramica della frequenza con cui i gruppi di lavoro, senza riunioni in presenza, hanno trovato un accordo sugli atti legislativi tra il 23 marzo 2020 e il 30 giugno 2020?

Sarebbe utile organizzare la riunione nella seconda metà di settembre 2020. Qualora il Suo personale necessiti di ulteriori informazioni o chiarimenti in merito all'indagine, può contattare la mia unità Richieste strategiche (Sig.ra Tanja Ehnert o Sig.ra Elke Winter-Mes).

Cordiali saluti,

Emily O'Reilly

[1] https://www.ombudsman.europa.eu/en/press-release/en/130298

[2] Oltre alle indagini su denunce specifiche, la Mediatrice europea ha anche il potere di svolgere indagini di propria iniziativa. Le indagini strategiche esaminano questioni sistemiche più ampie che interessano l'amministrazione dell'UE:

[3] La raccolta di informazioni e le ispezioni dei documenti sono effettuate sulla base dell'articolo 3, paragrafo 2, dello statuto del Mediatore europeo (http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/statute.faces #hl2) e dell'articolo 4 delle disposizioni di esecuzione del Mediatore europeo: http://www.ombudsman.europa.eu/it/resources/provisions.faces#hl3.

[4] Conformemente agli articoli 4.8 e 9.4 delle disposizioni di esecuzione del Mediatore europeo: https://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/provisions.faces