Relazione annuale 2020

Introduzione

Per molte persone in tutto il mondo il 2020 è stato un anno tragico, perché hanno perduto i loro cari a causa della pandemia di COVID-19, mentre molte altre persone hanno sofferto e continuano a soffrire di questa grave malattia. L’anno trascorso ci ha anche drammaticamente ricordato quanto siano importanti le amministrazioni pubbliche, nella cui competenza e affidabilità possiamo confidare. La pandemia ha sconvolto la vita delle persone e messo a dura prova i nostri sistemi sanitari e le nostre società ed economie. Al livello dell’Unione europea ha richiesto decisioni rapide sui finanziamenti dell’Unione, sull’acquisto di prodotti e servizi per contribuire ad affrontare la pandemia e sulle priorità politiche.

Ma è proprio in tempi difficili che l’amministrazione deve dare il meglio e il massimo di sé per rassicurare e tranquillizzare i cittadini sulla giustezza delle misure adottate e sull’adeguatezza della loro attuazione.

In qualità di Mediatrice europea, è mio compito contribuire a questo processo. Pertanto, in aprile abbiamo ricordato alla Commissione europea che tutte le decisioni relative alla pandemia devono essere adottate nella maniera più trasparente possibile. Nel mese di luglio abbiamo dunque chiesto informazioni all’Agenzia europea per i medicinali, alla Banca europea per gli investimenti e alla Commissione e abbiamo avviato due indagini riguardanti il Consiglio dell’Unione europea e il Centro europeo per la prevenzione e il controllo delle malattie, al fine di verificare che tutte le decisioni relative alla pandemia – che riguardino la valutazione di nuovi medicinali o la scelta dei progetti da finanziare – siano chiare, accessibili e giustificate. Nell’intento di garantire che la nostra attività di gestione dei casi potesse proseguire senza interruzioni, l’ufficio si è rapidamente convertito in un luogo di lavoro digitale, cosicché il numero delle nuove denunce trattate è stato simile a quello del 2019.

Nel 2020 abbiamo altresì condotto indagini che hanno portato a conclusioni di grande rilevanza per l’intera amministrazione dell’UE. In un caso abbiamo riscontrato gli estremi di cattiva amministrazione nelle modalità con cui l’Autorità bancaria europea ha gestito l’assunzione del suo direttore esecutivo presso un gruppo di pressione del settore finanziario. L’Autorità ha accettato la nostra raccomandazione e vi ha dato seguito. In un caso riguardante la finanza sostenibile abbiamo riscontrato che la pertinente normativa dell’Unione è troppo vaga e non permette quindi una valutazione adeguata dei conflitti di interesse nel contesto delle decisioni di aggiudicazione degli appalti finanziati dall’Unione europea.

Abbiamo svolto molte indagini importanti sulla trasparenza del processo decisionale relativo alle questioni ambientali. Una di queste indagini ha riguardato i motivi del mancato completamento di una «valutazione d’impatto per la sostenibilità» prima della conclusione dell’accordo commerciale UE-Mercosur, mentre un’altra indagine ha esaminato se la Banca europea per gli investimenti fornisca sufficienti informazioni ambientali sui progetti che finanzia.

Tra i compiti del Mediatore figura anche quello di dare seguito a indagini precedenti e di accertarsi che le raccomandazioni accettate siano messe in pratica. Pertanto ho avviato un’indagine di follow-up per valutare il funzionamento concreto del «meccanismo di denuncia» dell’Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera (Frontex), istituito in esito a una precedente indagine del Mediatore.

Il 2020 è stato un anno speciale per il Mediatore europeo, che ha festeggiato il 25º anniversario della sua istituzione. La ricorrenza ci ha offerto l’opportunità di celebrare ciò che l’ufficio è diventato: un garante della trasparenza e delle norme etiche nell’amministrazione dell’Unione. Abbiamo anche esaminato il profilo dei casi trattati nel corso degli anni e i cambiamenti positivi che le istituzioni e gli organi dell’Unione europea hanno apportato grazie al nostro lavoro. In molti casi abbiamo riscontrato non soltanto risultati immediati, ma anche una più generale influenza positiva nel corso del tempo. Questa valutazione ha altresì rafforzato la nostra consapevolezza e gratitudine nei confronti degli altri flussi di influenza che si affiancano alla nostra attività, ad esempio un Parlamento europeo impegnato e solidale, una società civile vivace, media forti e istituzioni dell’Unione europea che credono nel valore del lavoro del mediatore.

Nel 2021 attendo con fiducia l’attuazione della nostra nuova strategia «Verso il 2024», che illustra in quale modo intendo realizzare un ulteriore impatto positivo insieme all’amministrazione dell’Unione europea, garantire anche in futuro la rilevanza del nostro operato per la vita reale delle persone e, attraverso un’opera di sensibilizzazione pubblica alle nostre attività, mettere i cittadini in grado di continuare a esercitare i diritti fondamentali loro attribuiti dai trattati e dalla Carta dei diritti fondamentali.

Emily O’Reilly

1. Il 2020 in sintesi

2. Tematiche principali

Il Mediatore europeo assiste i cittadini, le imprese e le organizzazioni nei loro rapporti con le istituzioni, gli organi e gli organismi dell’UE. I problemi riguardano ambiti diversi: dalla mancanza di trasparenza nel processo decisionale al rifiuto dell’accesso ai documenti, dalle violazioni dei diritti fondamentali alle questioni contrattuali. Il profilo delle denunce varia a seconda dei timori e delle preoccupazioni che gli europei nutrono in un determinato anno. La relazione annuale di quest’anno contiene sezioni nuove concernenti indagini relative alla COVID-19 e alla trasparenza del processo decisionale in materia di ambiente. Le diverse sezioni offrono una panoramica dei principali casi inerenti a un determinato ambito.

2.1. Indagini e iniziative relative alla COVID-19

In risposta alla situazione senza precedenti causata dal COVID-19, molte istituzioni e molti organi e organismi dell’UE sono stati invitati ad adottare misure mirate e adeguare i propri processi operativi in modo tale da affrontare le sfide connesse con l’emergenza. Tali misure hanno riguardato, ad esempio, l’aiuto al coordinamento della risposta della sanità pubblica nell’UE, l’approvazione di farmaci specifici e misure di carattere economico volte a contrastare l’impatto sociale ed economico della crisi.

Nell’aprile 2020 la Mediatrice ha iniziato a esaminare l’attività svolta dall’amministrazione dell’UE nel contesto della crisi COVID-19. La Mediatrice ha ricordato alla Commissione europea e al Consiglio europeo che i loro obblighi in materia di trasparenza erano ancora più importanti in un periodo di crisi.

Nel luglio 2020 la Mediatrice ha inviato tre richieste di informazioni – all’Agenzia europea per i medicinali (EMA), alla Banca europea per gli investimenti (BEI) e alla Commissione – e avviato due indagini – riguardanti il Centro europeo per la prevenzione e il controllo delle malattie (ECDC) e il Consiglio dell’UE – in linea con il mandato dell’ufficio di vigilare sulle modalità con cui le istituzioni dell’UE in prima linea hanno svolto le rispettive attività durante la pandemia.

La Mediatrice ha esaminato come l’ECDC ha raccolto e comunicato i dati relativi alla pandemia di COVID-19. Oltre a visionare i documenti concernenti il ruolo dell’ECDC nella gestione delle informazioni sulla pandemia, nell’ottobre 2020 gli addetti all’indagine del Mediatore hanno incontrato i rappresentanti dell’ECDC. La Mediatrice ha poi chiesto ulteriori informazioni su elementi specifici del lavoro dell’ECDC, compresi quelli correlati alla trasparenza della sua valutazione rapida del rischio. L’indagine aveva lo scopo di individuare alcune delle problematiche che possono aver ostacolato l’ECDC nei suoi tentativi di gestire la pandemia.

Nell’indagine riguardante il Consiglio, la Mediatrice ha valutato la sua decisione di derogare temporaneamente alla prassi abituale per l’adozione delle decisioni, nonché le implicazioni di tale decisione per la trasparenza del processo decisionale.

La Mediatrice ha chiesto alla Commissione informazioni sulla trasparenza della consulenza scientifica che riceve, sulle sue riunioni con i portatori di interessi e sulle sue decisioni concernenti gli appalti pubblici relativi all’emergenza. La BEI ha fornito alla Mediatrice informazioni sulle modalità con cui assicura la trasparenza e la buona amministrazione nell’adozione delle misure volte a rimediare all’impatto economico della crisi. In risposta alle richieste della Mediatrice, l’EMA ha confermato il proprio impegno di garantire l’indipendenza delle modalità di valutazione dei medicinali contro la COVID-19 e di pubblicare i dati clinici relativi a tali medicinali.

La Mediatrice ha altresì avviato numerose indagini basate su denunce relative alla COVID-19, compresa la decisione della Commissione di non prorogare il finanziamento di progetti penalizzati dalla pandemia di COVID-19. I denuncianti – ricercatori impegnati nel programma Marie Skłodowska-Curie Actions (MSCA) – hanno argomentato che le misure adottate dalla Commissione erano insufficienti perché non consentivano loro di proseguire l’attività di ricerca in assenza di finanziamenti aggiuntivi. In una lettera in cui illustrava le proprie risultanze preliminari, la Mediatrice ha chiesto alla Commissione di considerare l’opportunità di mettere a disposizione della comunità di ricerca una piattaforma online dedicata in cui segnalare i problemi causati dalle restrizioni dovute alla COVID-19. Inoltre, la Mediatrice ha sollecitato la Commissione a proseguire gli sforzi volti a individuare soluzioni a favore di tutti i ricercatori del suddetto programma la cui attività è stata penalizzata dalla crisi COVID-19, nonché a incoraggiare le organizzazioni beneficiarie delle sovvenzioni ad avvalersi di tali soluzioni. L’indagine è proseguita nel 2021.

2.2. Questioni etiche

A seguito di alcune denunce presentate da deputati al Parlamento europeo e da un’organizzazione della società civile, la Mediatrice ha avviato un’indagine sulla decisione della Commissione di aggiudicare alla BlackRock Investment Management un appalto per l’esecuzione di uno studio sull’integrazione degli obiettivi ambientali, sociali e di governance (ESG) nelle norme bancarie dell’UE. L’indagine della Mediatrice ha esaminato in quale modo la Commissione avesse valutato l’offerta di questa società nel contesto degli inviti a presentare proposte per l’esecuzione dello studio menzionato.

La Mediatrice ha riscontrato che l’offerta era tale da suscitare dubbi poiché la società in questione, essendo il gestore di attività più grande al mondo, ha interessi finanziari nel settore oggetto dello studio. Inoltre, il basso prezzo di questa offerta poteva essere interpretato come parte di una strategia volta a ottenere informazioni ed esercitare influenza sulle attività di regolamentazione del settore. Pertanto la Mediatrice ha osservato che la Commissione avrebbe dovuto verificare con maggiore rigore che la società non avesse un conflitto di interesse tale da incidere negativamente sulla sua capacità di eseguire l’appalto. Tuttavia, in considerazione delle restrizioni previste dalla normativa dell’UE in materia di appalti pubblici, la Mediatrice non ha riscontrato gli estremi di cattiva amministrazione.

La Mediatrice ha suggerito alla Commissione di aggiornare i propri orientamenti per le procedure degli appalti pubblici dei contratti di servizi correlati alle politiche, fornendo al proprio personale indicazioni chiare sull’esclusione di offerenti in presenza di conflitti di interesse che potrebbero incidere negativamente sull’esecuzione dell’appalto. La Mediatrice ha proposto altresì che la Commissione consideri l’opportunità di inasprire le disposizioni sui conflitti di interesse di cui al regolamento finanziario, ossia la normativa dell’UE che disciplina l’applicazione delle procedure degli appalti pubblici finanziati dal bilancio dell’UE. La Mediatrice ha scritto ai legislatori dell’UE per richiamare la loro attenzione sulla propria decisione, con particolare riguardo al regolamento finanziario.

2.3. Diritti fondamentali

Nel novembre 2020 la Mediatrice ha avviato un’indagine sulle modalità con cui l’Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera (Frontex) tratta presunte violazioni dei diritti fondamentali. L’indagine ha lo scopo di valutare l’efficacia e la trasparenza del «meccanismo di denuncia» che Frontex mette a disposizione di chiunque ritenga che i propri diritti siano stati violati nel contesto delle operazioni di frontiera dell’Agenzia, nonché il ruolo e l’indipendenza del «responsabile dei diritti fondamentali» di Frontex.

All’apertura dell’indagine la Mediatrice ha inviato a Frontex una serie di domande dettagliate per sapere: come e quando Frontex aggiornerà il meccanismo di denuncia per tenere conto dell’ampliamento del proprio mandato; cosa succede ai denuncianti che sono sottoposti a rimpatrio forzato mentre la loro denuncia è ancora oggetto di valutazione; quali sono le possibilità di ricorso a disposizione dei denuncianti; in quale modo Frontex monitora le denunce contro le autorità nazionali; in quale modo le persone che sono state oggetto di operazioni di Frontex, ma non si trovano in paesi dell’UE, possono denunciare presunte violazioni dei propri diritti fondamentali; quale sia il ruolo del responsabile dei diritti fondamentali in questo processo.

Inoltre, la Mediatrice ha informato i membri della Rete europea dei difensori civici in vista di una loro possibile partecipazione all’indagine.

Questa indagine di propria iniziativa fa seguito alla raccomandazione formulata dalla Mediatrice nel 2013 secondo cui Frontex doveva istituire un meccanismo per denunce individuali sotto la direzione del responsabile dei diritti fondamentali. Nel frattempo il meccanismo è stato messo in atto e ulteriormente sviluppato allo scopo di fornire garanzie a tutela dei diritti fondamentali nel contesto dell’ampliamento del mandato di Frontex, nonché di garantire maggiore affidabilità e maggiori strumenti di ricorso per le persone interessate dalle azioni dell’Agenzia.

Un’altra indagine molto importante collegata ai diritti fondamentali riguarda l’azione della Commissione volta a garantire che le autorità croate rispettino i diritti fondamentali nell’ambito delle operazioni di gestione delle frontiere. Il denunciante, Amnesty International, ha espresso perplessità circa la gestione delle frontiere da parte delle autorità croate e ha segnalato presunte violazioni dei diritti umani correlate a respingimenti di migranti e ad altre operazioni alle frontiere. Il denunciante ha manifestato dubbi circa l’effettiva istituzione da parte della Croazia di un «meccanismo di monitoraggio» – cosa che il paese era obbligato a fare nel contesto dei finanziamenti ricevuti dall’UE – per garantire la piena conformità delle operazioni di gestione delle frontiere ai diritti fondamentali e alla legislazione dell’UE.

La Mediatrice ha posto alla Commissione una serie di domande nell’intento di stabilire quale fosse la natura del meccanismo di monitoraggio e in quale modo la Commissione ne avesse verificato l’effettiva istituzione. Nell’ipotesi che tale meccanismo fosse stato realmente istituito, le domande miravano a stabilire come la Commissione ne avesse verificato l’efficacia e, più in generale, in quale modo accerti la conformità ai diritti fondamentali delle operazioni di gestione delle frontiere che beneficiano di finanziamenti dell’UE.

2.4. Trasparenza del processo decisionale in materia di ambiente

Nel 2020 sono state condotte numerose indagini sulle modalità di adozione delle decisioni relative a questioni inerenti all’ambiente e alla sostenibilità. Un gruppo di organizzazioni della società civile si è rivolto alla Mediatrice dopo che la Commissione non aveva completato una «valutazione d’impatto per la sostenibilità» (SIA) aggiornata prima della conclusione dell’accordo commerciale UE-Mercosur nel giugno 2019. I denuncianti hanno argomentato che, non completando tale valutazione, la Commissione aveva ignorato i suoi stessi orientamenti in materia di SIA e violato i trattati dell’UE, che fissano obiettivi di sostenibilità per il commercio dell’UE. Inoltre, i denuncianti hanno manifestato dubbi circa la mancata pubblicazione della valutazione d’impatto provvisoria mentre erano in corso le consultazioni pubbliche sui negoziati commerciali, nonché circa i motivi dell’assenza di informazioni recenti nella valutazione infine pubblicata.

La Mediatrice ha rivolto alla Commissione alcune domande per sapere, tra l’altro, come intendesse utilizzare la relazione finale e se fosse stata seguita la procedura abituale per le SIA.

La Mediatrice ha altresì esaminato in quale modo la Commissione verifica che la sostenibilità dei progetti nel settore del gas sia valutata prima della loro inclusione nell’elenco dei «progetti d’interesse comune» (PIC) dell’UE, ossia i progetti di infrastrutture energetiche transfrontaliere destinati a contribuire al conseguimento degli obiettivi della politica energetica e climatica dell’UE. La Commissione ha riconosciuto che la valutazione della sostenibilità dei progetti nel settore del gas candidati era stata meno che ottimale a causa della mancanza di dati e dell’inadeguatezza dei metodi, e ha dichiarato che avrebbe aggiornato il criterio di valutazione della sostenibilità dei progetti candidati all’inclusione nel prossimo elenco dei PIC, che la Commissione stilerà nel 2021. Pur deplorando che in precedenti elenchi dei PIC fossero stati inclusi progetti nel settore del gas in assenza di un’adeguata valutazione della loro sostenibilità, la Mediatrice ha nondimeno accolto con favore la promessa della Commissione di assicurare che tale aggiornamento sarà eseguito prima della decisione sul prossimo elenco dei PIC.

Sulla base delle denunce presentate da un gruppo ambientalista, la Mediatrice ha avviato nel mese di luglio tre indagini concernenti la divulgazione di informazioni ambientali da parte della Banca europea per gli investimenti (BEI). Una delle indagini riguarda il rifiuto della BEI di concedere l’accesso del pubblico ai verbali delle riunioni in cui il suo consiglio di amministrazione ha discusso il finanziamento di un progetto nel settore della biomassa. Le altre due indagini mirano a stabilire se la BEI fornisca informazioni ambientali sufficienti e tempestive sui progetti che finanzia, direttamente o indirettamente.

In novembre la Mediatrice ha chiuso un’indagine sulle modalità con cui la Commissione approva le «sostanze attive» impiegate nei pesticidi. In particolare, la Mediatrice ha esaminato la prassi della Commissione per l’approvazione delle sostanze attive riguardo alle quali l’Autorità europea per la sicurezza alimentare (EFSA) – l’organismo dell’UE incaricato della valutazione scientifica della sicurezza – aveva individuato aree critiche potenzialmente problematiche o non aveva riscontrato alcun uso sicuro. La Mediatrice ha altresì riesaminato la prassi della Commissione per l’approvazione delle sostanze per le quali sono necessari dati aggiuntivi a conferma della loro sicurezza (la «procedura di conferma dei dati»). Nell’ambito dell’indagine, la Mediatrice ha illustrato dettagliatamente alla Commissione il motivo per cui ritiene che le sue prassi attuali siano tali da suscitare dubbi. La Mediatrice ha chiuso l’indagine e formulato tre suggerimenti per la Commissione: approvare le sostanze basandosi esclusivamente sugli usi la cui sicurezza sia stata confermata dall’EFSA, garantire la piena trasparenza del procedimento di approvazione e limitare ulteriormente il ricorso alla procedura di conferma dei dati.

In aprile la Mediatrice ha confermato di aver riscontrato gli estremi di cattiva amministrazione nel comportamento del Consiglio, che non aveva accolto le proposte per migliorare la trasparenza del processo decisionale relativo all’adozione dei regolamenti annuali che fissano i contingenti di pesca. Tuttavia, la Mediatrice ha accolto con favore la decisione separata della Commissione di pubblicare i documenti relativi alle proposte per le opportunità di pesca quando vengono trasmessi al Consiglio.

2.5. Responsabilità nel processo decisionale

La Mediatrice ha avviato numerose indagini volte ad accrescere la trasparenza del processo decisionale, in particolare da parte degli Stati membri nel Consiglio. Sulla base della principale indagine condotta in questo ambito, la Mediatrice ha formulato raccomandazioni per rendere più trasparente il processo legislativo nel Consiglio; tali raccomandazioni hanno ricevuto il sostegno della grande maggioranza del Parlamento europeo e di molti parlamenti nazionali. Conseguentemente, nel 2020 sono stati apportati alcuni piccoli ma concreti miglioramenti: il Consiglio ha accettato di iniziare proattivamente a pubblicare le relazioni sullo stato di avanzamento dei negoziati riguardanti proposte legislative, il mandato del Consiglio nei negoziati con il Parlamento europeo e il calendario delle riunioni del trilogo. Questi cambiamenti rappresentano un passo avanti verso uno dei principali obiettivi del Mediatore europeo, ossia garantire che i cittadini siano a conoscenza delle decisioni che i governi adottano a Bruxelles per loro conto. La Mediatrice continua a incoraggiare il Consiglio a impegnarsi per rendere più trasparente il processo legislativo, in particolare prendendo nota delle posizioni assunte da ciascuno Stato membro rispetto alle proposte legislative.

In un’altra indagine con importanti implicazioni per l’affidabilità del processo decisionale, la Commissione ha accettato di attuare misure per aumentare la trasparenza e l’utilità della propria banca dati contenente informazioni dettagliate sui regolamenti tecnici nazionali pianificati dagli Stati membri. Ai sensi della direttiva dell’UE sulla trasparenza del mercato unico, la Commissione e gli Stati membri possono visionare i regolamenti tecnici nazionali che altri Stati membri intendono adottare. La Commissione gestisce una banca dati che offre pubblico accesso alle informazioni sulle proposte di misure. Tuttavia, gli Stati membri possono chiedere che le misure da essi proposte restino riservate. La Commissione ha comunicato l’intenzione di pubblicare sul proprio sito web una spiegazione dettagliata del modo in cui gestirà le osservazioni delle parti interessate. La Commissione intende altresì evidenziare le buone prassi relative alle notifiche degli Stati membri e adotterà misure più incisive qualora uno Stato membro sia sospettato di aver abusato del diritto di effettuare notifiche riservate.

In marzo la Mediatrice ha chiuso un’indagine sulle modalità con cui la Commissione verifica l’assenza di conflitti di interesse da parte degli esperti scientifici che le forniscono consulenza. L’indagine era stata avviata sulla base di una denuncia presentata da un’organizzazione della società civile che aveva messo in dubbio l’indipendenza degli esperti che avevano contribuito a una relazione sui pesticidi.

L’indagine si è concentrata, in termini più generali, sui sistemi utilizzati dalla Commissione per verificare l’indipendenza degli esperti che collaborano nell’ambito del suo «meccanismo di consulenza scientifica». La Mediatrice, pur giudicando tali sistemi adeguati, ha tuttavia chiesto alla Commissione di garantire in futuro che tutti gli interessi finanziari siano inclusi nelle dichiarazioni di interesse degli esperti e che tutte queste dichiarazioni siano pubblicate.

2.6. Trasparenza dell’attività di lobbying

La questione delle cosiddette «porte girevoli» – ossia i casi di funzionari dell’UE che assumono incarichi nel settore privato oppure di persone che dal settore privato vanno a lavorare per le istituzioni dell’UE – è oggetto di particolare attenzione da parte della Mediatrice. In alcuni casi, le «porte girevoli» possono nuocere sia alle stesse istituzioni sia alla percezione pubblica dell’UE.

In gennaio la Mediatrice ha avviato un’indagine sulla decisione dell’Autorità bancaria europea (ABE) di consentire al proprio direttore esecutivo allora in servizio di assumere l’incarico di amministratore delegato presso la Association for Financial Markets in Europe (AFME), un’associazione che rappresenta banche e altri enti finanziari.

La Mediatrice ha rilevato che l’ABE avrebbe dovuto vietare il trasferimento nel nuovo posto di lavoro e che le misure attuate dall’Autorità per prevenire i conflitti di interesse non erano sufficienti per ovviare ai rischi connessi. La Mediatrice ha rilevato altresì che, dopo essere stata informata del previsto trasferimento, l’ABE avrebbe dovuto revocare immediatamente l’accesso del direttore esecutivo alle informazioni riservate.

La Mediatrice ha raccomandato all’ABE i seguenti comportamenti futuri: vietare agli alti funzionari di assumere determinati incarichi dopo il loro mandato; fissare criteri per l’applicazione di tali divieti; porre in essere procedure interne per revocare immediatamente l’accesso di un dipendente a informazioni riservate non appena sia noto il suo trasferimento in un altro posto di lavoro.

In risposta alle raccomandazioni della Mediatrice, l’ABE ha dichiarato l’intenzione di vietare agli alti funzionari di assumere determinati incarichi alla scadenza del loro mandato. Inoltre, l’ABE ha introdotto una procedura per valutare l’imposizione di obblighi al personale dopo la cessazione del rapporto di lavoro, e ha adottato una politica per revocare l’accesso alle informazioni riservate da parte dei dipendenti di cui è nota l’intenzione di trasferirsi nel settore privato. La Mediatrice ha accolto con favore i provvedimenti presi dall’ABE e ha chiuso l’indagine.

È importante anche che le istituzioni vigilino sulle «porte girevoli» del personale delle istituzioni dell’UE nei casi in cui i responsabili geografici abbiano accesso a informazioni strategiche che possono essere utili per il settore privato. Un’indagine ha riguardato il caso di un giornalista che si è rivolto alla Mediatrice perché aveva chiesto l’accesso del pubblico ai documenti relativi a un evento istituzionale cui avevano partecipato dipendenti della Commissione. Il giornalista aveva affermato di avere bisogno dei documenti per accertare se un ex capo unità della Commissione, che aveva assunto un nuovo incarico in una società multinazionale, avesse agito in conformità dei propri obblighi giuridici di non esercitare pressioni sugli ex colleghi. Pur concedendo l’accesso a parti dei documenti richiesti dal denunciante, la Commissione si è rifiutata di rivelare il nome dell’ex capo unità. La Mediatrice ha ritenuto che l’ex capo unità della Commissione dovesse accettare un certo grado di controllo pubblico sulle proprie attività professionali dopo il trasferimento nel settore privato, e che pertanto il rifiuto della Commissione di rivelare il nome del suo ex dipendente integrava gli estremi di cattiva amministrazione.

Alcune indagini riguardano la misura in cui rappresentanti dell’industria o altri gruppi d’interesse hanno accesso ai responsabili delle decisioni della Commissione, nonché le modalità di documentazione di tale accesso. Una di queste indagini riguarda il caso di un giornalista alla ricerca di documenti concernenti una presentazione fatta da una società biofarmaceutica durante una riunione con il presidente della Commissione nel marzo 2020. L’indagine della Mediatrice sta valutando se la Commissione non abbia concesso un accesso sufficientemente ampio a una presentazione fatta durante la riunione e se non abbia individuato tutti i documenti relativi a questa videoconferenza nonché eventuali documenti riguardanti altre videoconferenze svoltesi nell’aprile 2020.

L’indagine della Mediatrice sulla sponsorizzazione delle presidenze del Consiglio dell’UE da parte di imprese è giunta a una conclusione positiva nel giugno 2020 dopo che il Consiglio aveva accettato di redigere orientamenti per gli Stati membri. La denunciante, un’organizzazione tedesca della società civile, si era rivolta alla Mediatrice a seguito della sponsorizzazione della presidenza rumena dell’UE (nel primo semestre del 2019) da parte di un’importante azienda di bevande analcoliche. La Mediatrice ha esaminato la questione della sponsorizzazione delle presidenze in termini più generali. Nella propria raccomandazione ha osservato che, poiché la presidenza fa parte del Consiglio, è probabile che le sue attività vengano percepite dal più vasto pubblico europeo come correlate al Consiglio e all’UE nel suo complesso. La Mediatrice ha pertanto ritenuto che la sponsorizzazione delle presidenze comporti rischi reputazionali che il Consiglio dovrebbe affrontare. Dopo la risposta positiva del Consiglio, alcuni Stati membri (compresa la presidenza tedesca nel secondo semestre del 2020 e le presidenze future) hanno comunicato che non avrebbero più accettato sponsorizzazioni nel contesto delle rispettive presidenze.

2.7. Accesso ai documenti

I cittadini dell’UE godono di ampi diritti in materia di accesso ai documenti in possesso delle istituzioni dell’UE. La Mediatrice funge da autorità di ricorso per coloro che incontrano difficoltà ad accedere a tali documenti.

Grazie a diverse indagini condotte dalla Mediatrice nel 2020, è stato concesso l’accesso ai documenti di più vasto interesse pubblico. In novembre la Mediatrice ha chiuso un’indagine dopo che la Commissione aveva accettato di divulgare informazioni sulle spese diverse – d’importo pari a 8 320,00 EUR – sostenute durante una visita ufficiale dall’allora presidente della Commissione europea a Buenos Aires per partecipare a un vertice del G20. La Commissione ha accettato anche di divulgare proattivamente in futuro informazioni sulla natura di tali spese diverse.

Il Comitato economico e sociale europeo (CESE) ha accettato di divulgare informazioni – ad esempio dati particolareggiati dei voli, costo dei biglietti aerei e classi di viaggio – relative a un viaggio di lavoro compiuto da una propria delegazione a Shanghai (Cina) nel luglio 2019. Chiudendo l’indagine, la Mediatrice ha invitato il CESE a definire una politica di trasparenza proattiva per le spese di viaggio dei suoi membri.

Un’altraindagine ha riguardato la richiesta di un giornalista di accedere alle valutazioni degli aspetti etici, legali e sociali delle offerte ricevute dall’Agenzia europea per la difesa (AED) per l’esecuzione di progetti di ricerca nel settore della difesa. La Mediatrice ha ritenuto che l’AED non avrebbe dovuto adottare un approccio così restrittivo alle valutazioni delle offerte cui erano stati concessi finanziamenti dell’UE. L’AED ha convenuto che le proposte selezionate non dovrebbero godere dello stesso livello di protezione di quelle non selezionate e ha concesso al denunciante un accesso quasi illimitato ai documenti in questione.

La Mediatrice ha esaminato il rifiuto dell’Agenzia dell’Unione europea per la cooperazione nell’attività di contrasto (Europol) di concedere accesso a vari accordi da essa conclusi con Stati membri per creare le «squadre investigative comuni», da destinare al contrasto della criminalità transfrontaliera, e a documenti che disciplinano la task force congiunta di collegamento sul traffico di migranti. La Mediatrice, pur considerando giustificato il rifiuto di Europol di concedere accesso illimitato alla maggior parte dei documenti, ha nondimeno ritenuto che l’Agenzia dovrebbe concedere l’accesso parziale a un documento intitolato «The Joint Liaison Task Force – Migrant Smuggling, draft Process Description» (La task force congiunta di collegamento – Il traffico di migranti. Bozza di descrizione del processo), che descrive l’attività della task force. Successivamente Europol ha concesso accesso parziale al documento, con omissioni che la Mediatrice ha considerato giustificate.

Un’indagine riguardante il Consiglio europeo ha sollevato importanti questioni sulla conservazione di registrazioni relative a messaggi di testo e istantanei. La denuncia riguardava una richiesta di accesso del pubblico ai messaggi di telefonia mobile inviati nel 2018 dal presidente del Consiglio europeo a capi di Stato e di governo. Il Segretariato generale del Consiglio ha dichiarato di non essere in possesso di messaggi tali da costituire un «documento» ai sensi delle norme dell’UE in materia di accesso del pubblico ai documenti. I denuncianti hanno contestato tale argomentazione. La Mediatrice, pur non riscontrando gli estremi di cattiva amministrazione, ha tuttavia rilevato che le istituzioni dell’UE dovrebbero riflettere sui modi per garantire un’adeguata conservazione delle registrazioni dei messaggi di testo e istantanei che sono utilizzati anche per comunicare informazioni sostanziali.

In ottobre, dopo aver ricevuto due denunce concernenti problemi con il portale online di Frontex dedicato alla gestione delle domande di accesso del pubblico ai documenti, la Mediatrice ha avviato un’indagine sulle modalità con cui Frontex gestisce tali richieste. I responsabili del caso nominati dall’ufficio si sono incontrati con i rappresentanti di Frontex per esaminare come era strutturato il portale, come è gestito e perché il pubblico non può presentare domanda di accesso ai documenti in altri modi, ad esempio mediante posta elettronica.

La Mediatrice ha eseguito una valutazione della «procedura accelerata» per la gestione delle denunce relative all’accesso del pubblico ai documenti in possesso delle istituzioni dell’UE. Dalla valutazione è emerso che tali denunce sono ora trattate molto più rapidamente: quattro volte più velocemente nel 2019 rispetto al 2014. Si tratta di un fatto importante perché spesso le denunce riguardano questioni urgenti. Tuttavia, nella valutazione sono stati riscontrati anche problemi relativi alla tempistica indicativa e alla conformità delle istituzioni alle raccomandazioni della Mediatrice. Questo ci aiuterà a ottimizzare la procedura e ad adattarla meglio ai potenziali denuncianti.

3. 25 anni del Mediatore europeo

Nel 2020 il Mediatore europeo ha festeggiato il suo 25º anniversario. Dalla sua istituzione nel 1995, l’ufficio ha trattato più di 57 000 denunce, condotto oltre 7 300 indagini ed elevato il livello etico e di affidabilità in molti ambiti e in varie istituzioni dell’UE.

Nel corso degli anni sono state introdotte varie innovazioni che hanno contribuito ad assicurare la continuità dell’operato del Mediatore in termini di impatto e rilevanza per i cittadini. Ne sono esempi l’istituzione della Rete europea dei difensori civici, l’affidamento di indagini strategiche a responsabili dei casi designati e l’introduzione di una procedura accelerata per le denunce riguardanti l’accesso ai documenti.

Le principali aree di attività del Mediatore europeo riguardano l’accesso a informazioni e documenti, l’affidabilità del processo decisionale dell’UE e la partecipazione pubblica allo stesso, problemi relativi alle gare d’appalto e alle sovvenzioni dell’UE e il rispetto dei diritti fondamentali e procedurali.

La gestione delle denunce individuali è il fulcro del lavoro dell’ufficio. Tuttavia, in anni recenti il Mediatore si è avvalso sempre più dei propri poteri di iniziativa per contribuire ad affrontare i problemi sistemici che affliggono l’amministrazione dell’UE.

Grazie alle indagini del Mediatore, i negoziati commerciali dell’UE sono diventati più trasparenti, i risultati delle sperimentazioni cliniche dei farmaci valutati nell’UE vengono resi pubblici, sono stati istituiti meccanismi di denuncia per i richiedenti asilo che ritengono che i loro diritti fondamentali siano stati violati e sono state inasprite le norme etiche applicabili ai commissari europei.

Il Mediatore si è concentrato anche su ampie aree correlate alla buona amministrazione, come una maggiore trasparenza del processo legislativo e la garanzia di un’adeguata applicazione delle norme in materia di «porte girevoli».

L’ufficio ha influenzato il comportamento dell’amministrazione dell’UE pubblicando orientamenti su varie questioni, quali la buona condotta amministrativa, l’uso delle 24 lingue ufficiali dell’UE da parte delle sue istituzioni e le modalità di interazione tra i funzionari dell’UE e i portatori di interessi. Il Premio per la buona amministrazione, istituito nel 2016, punta i riflettori sui progetti e le azioni dell’amministrazione dell’UE che apportano benefici concreti al pubblico, oltre a promuovere la condivisione di buone idee in tutto il settore amministrativo dell’UE.

L’ufficio ha festeggiato il suo 25º anniversario sui media sociali con una pagina web dedicata e un volantino che illustrano i principali risultati conseguiti da quando è stato istituito. In ottobre e novembre è stata esposta davanti al municipio di Strasburgo una mostra itinerante che presenta i momenti topici dell’operato del Mediatore a partire dal 1995; alla cerimonia inaugurale ha partecipato la sindaca della città, Jeanne Barseghian. La mostra si è poi spostata, fisicamente e virtualmente, in altri luoghi pubblici di Strasburgo. Una speciale conferenza dal titolo «25 anni del Mediatore europeo» ha riunito oratori di alto livello per discutere del futuro dell’ufficio. Tra l’ampia gamma di argomenti affrontati figuravano i motivi per conferire al Mediatore poteri vincolanti in materia di domande di accesso ai documenti e il suo ruolo di sostegno a favore dei difensori civici nazionali che incontrano difficoltà a far rispettare lo Stato di diritto.

4. «Verso il 2024»

Nel 2020 l’ufficio ha definito una nuova strategia, «Verso il 2024», che stabilisce gli obiettivi e le priorità dell’attuale mandato richiamandosi ai buoni risultati ottenuti dalla strategia «Verso il 2019» del mandato precedente, il cui scopo era di aumentare l’impatto, la visibilità e la rilevanza dell’ufficio.

La strategia delinea la missione del Mediatore volta a contribuire a sostenere i cittadini europei collaborando con le istituzioni dell’UE per creare un’amministrazione più trasparente, etica ed efficace. La strategia prende atto del mutato contesto in cui si trova a operare l’ufficio e di come esso abbia influenzato l’accezione da parte del pubblico del concetto di «buona amministrazione».

Inoltre, la strategia richiama l’attenzione sulle principali tematiche politiche che interessano l’UE – come i cambiamenti climatici, la crisi migratoria e i problemi relativi allo Stato di diritto all’interno dell’Unione stessa – e sottolinea l’importanza di mantenere un alto livello etico nelle istituzioni dell’UE affinché i cittadini possano avere fiducia nelle decisioni e nelle norme che saranno adottate nei prossimi anni.

La strategia mira a conseguire quattro obiettivi:

• generare un duraturo impatto positivo sull’amministrazione dell’UE – le priorità comprendono l’elaborazione di un follow-up più sistematico e concreto dell’operato del Mediatore e il rafforzamento della cooperazione e del dialogo con le istituzioni dell’UE;
• continuare a garantire la rilevanza per la vita reale dell’operato del Mediatore – le priorità comprendono l’individuazione delle tendenze sistemiche nell’amministrazione pubblica al livello dell’UE e ai livelli nazionali, nonché la valutazione delle loro implicazioni per la democrazia europea;
• sensibilizzare i cittadini sull’operato del Mediatore – le priorità comprendono l’elaborazione di un approccio partecipativo con le parti interessate e i moltiplicatori, come le organizzazioni della società civile, i media, le imprese e altre organizzazioni;
• rendere ancora più efficiente il lavoro del Mediatore – le priorità comprendono la strutturazione dell’ufficio, dei suoi processi operativi e del suo raggio d’azione in termini di flessibilità e adattabilità.

Per conseguire questi obiettivi saranno pianificate azioni concrete, da valutare a cadenza annuale.

5. Denunce e indagini: come aiutiamo i cittadini

Il Mediatore europeo aiuta le persone, le imprese e le organizzazioni che incontrano problemi nei loro rapporti con l’amministrazione dell’UE non soltanto gestendo le denunce da esse presentate, ma anche esaminando proattivamente le questioni sistemiche più ampie insieme con le istituzioni dell’UE.

Per ottimizzare le modalità con cui l’ufficio tratta le denunce e svolge le indagini, nel 2020 le operazioni di gestione dei casi da parte del Mediatore sono state uniformate in particolare grazie alla creazione di un direttorato unico per le indagini. Il direttorato, che comprende tutto il personale preposto alla gestione delle denunce di competenza del Mediatore, ha contribuito a migliorare ulteriormente la coerenza e l’efficienza delle indagini del Mediatore.

Nonostante la situazione causata dalla pandemia, l’attività principale del Mediatore europeo è proseguita senza rallentamenti. Grazie al sistema di denuncia online del Mediatore, la capacità dell’ufficio di aiutare i denuncianti non ha subito disagi né ritardi.

Per consentire al pubblico di seguire più agevolmente le indagini del Mediatore e per assicurare una trasparenza ancora maggiore, nel 2020 le informazioni sulle indagini pubblicate sul sito web del Mediatore sono state migliorate e ristrutturate. Questi cambiamenti comprendono una «pagina del caso» centrale per ciascuna indagine, dalla quale è possibile accedere anche a tutti i documenti rilevanti. Attualmente molte di queste pagine del caso comprendono anche una breve descrizione generale dell’indagine e gli sviluppi più recenti.

L’équipe eterogenea di responsabili dei casi dell’ufficio e il nuovo sito web riflettono l’impegno della Mediatrice a comunicare con i cittadini in cerca di assistenza in tutte le 24 lingue ufficiali dell’UE. Nel 2020 è stato ulteriormente migliorato anche il sito web, allo scopo di soddisfare elevati requisiti di accessibilità per le persone con disabilità.

Benché il Mediatore non sia sempre in grado di compiere indagini su tutte le denunce ricevute, l’ufficio si adopera comunque per aiutare tutti coloro che chiedono assistenza, ad esempio fornendo loro consulenza su altre possibilità di ricorso.

5.1. Tipi di denunce e loro provenienza

5.1.1. Panoramica delle denunce e delle indagini strategiche

Il Mediatore europeo può avviare un’indagine unicamente sulle denunce che rientrano nel proprio mandato e hanno soddisfatto i necessari «criteri di ammissibilità», ad esempio l’esistenza di precedenti tentativi di risolvere la questione direttamente con l’istituzione interessata. Tuttavia, l’ufficio del Mediatore si adopera per assistere tutti coloro che presentano denunce. La nuova struttura dell’ufficio ha reso possibili altri miglioramenti delle modalità di gestione delle denunce da parte del Mediatore, con un’ulteriore riduzione del tempo necessario per completare le indagini.

I temi sui cui lavora l’ufficio del Mediatore sono collegati al suo mandato e alle denunce ricevute, dal momento che queste ultime rappresentano la maggior parte dei casi. Come negli anni precedenti, la trasparenza resta l’argomento principale delle denunce, e ciò si riflette anche nel lavoro strategico dell’ufficio.

Accanto alla sua attività principale di gestione delle denunce, il Mediatore svolge indagini e attua iniziative strategiche più ampie riguardanti questioni sistemiche insieme con le istituzioni dell’UE. In tale contesto, nel 2020 ha compiuto una serie di indagini e iniziative concernenti la risposta delle varie istituzioni e organismi dell’UE nel contesto della crisi COVID-19.

5.1.2. Denunce non rientranti nel mandato del Mediatore

Nel 2020 la Mediatrice europea ha trattato più di 1 400 denunce che esulavano dal suo mandato perché, nella maggior parte dei casi, non riguardavano l’attività dell’amministrazione dell’UE. Queste denunce provenivano per la maggior parte da Spagna, Polonia e Germania

e riguardavano principalmente i problemi incontrati dai cittadini nei loro rapporti con organi pubblici nazionali, regionali o locali, tribunali nazionali o internazionali (come la Corte europea dei diritti dell’uomo) e soggetti privati (tra cui compagnie aeree, banche o imprese e piattaforme online). I cittadini hanno denunciato perlopiù problemi relativi a casi giudiziari, all’assistenza medica, alla tutela dei consumatori, all’occupazione e alla parità di trattamento.

La Mediatrice ha ricevuto anche una varietà di denunce non rientranti nel suo mandato che riguardavano la crisi COVID-19, come problemi inerenti all’assistenza medica, ai viaggi, all’occupazione e all’istruzione correlati alle misure attuate dalle autorità nazionali per il contrasto della pandemia.

Altre denunce non rientranti nel mandato del Mediatore riguardavano istituzioni dell’UE, ma erano riferite alla loro attività politica o legislativa.

La Mediatrice ha risposto a tutti coloro che hanno chiesto aiuto utilizzando la lingua della rispettiva denuncia. Nelle risposte la Mediatrice ha illustrato il proprio mandato e, per quanto possibile, ha consigliato ai denuncianti di rivolgersi ad altri organi in grado di aiutarli, che erano prevalentemente gli uffici dei difensori civici nazionali e regionali, la Commissione, il Parlamento e altre organizzazioni e istituzioni nazionali. Con il consenso del denunciante, la Mediatrice ha anche trasmesso alcune denunce ai membri della Rete europea dei difensori civici.

In generale, ai denuncianti scontenti di una specifica normativa dell’UE è stato consigliato di rivolgersi alla commissione per le petizioni del Parlamento europeo. Coloro che avevano sollevato questioni relative all’applicazione del diritto dell’UE sono stati rinviati dalla Mediatrice ai difensori civici nazionali o regionali ovvero a reti dell’UE, come SOLVIT. In alternativa, la Mediatrice ha informato i denuncianti in merito alla possibilità di presentare una denuncia d’infrazione alla Commissione.

5.2. Contro chi?

5.3. Per quale motivo?

5.4. Risultati ottenuti

5.5. Impatto e risultati

Uno degli obiettivi generali del Mediatore europeo è quello di conseguire, mediante le proprie indagini e altre attività, miglioramenti tangibili per i denuncianti e il pubblico nei rapporti con l’amministrazione dell’UE. Tali miglioramenti possono essere in parte misurati in termini statistici sulla base delle reazioni delle istituzioni alle proposte del Mediatore. Tuttavia, un approccio puramente statistico non riuscirebbe a cogliere l’impatto più ampio prodotto dalle indagini del Mediatore. Putting it Right?, la relazione annuale della Mediatrice che analizza retrospettivamente l’impatto ottenuto nell’anno precedente, ha cercato di cogliere questo impatto più ampio per la prima volta nella relazione annuale di quest’anno (2019).

5.5.1. Impatto più ampio

L’«impatto più ampio» si riferisce alle indagini in cui l’esito positivo è risultato evidente soltanto dopo la loro chiusura. Alcune delle proposte della Mediatrice sono di ampia portata, comportano un grande impegno e possono richiedere la riforma di procedure e prassi in uso da decenni. In altri casi, può accadere che gli effetti esterni che permangono anche dopo la chiusura di un’indagine portino a modifiche in momenti successivi, anche se l’istituzione aveva risposto negativamente a una proposta mentre l’indagine era ancora in corso.

Un esempio specifico in tal senso è stata l’indagine della Mediatrice sulla procedura di nomina del segretario generale della Commissione europea, che è il funzionario dell’UE di massimo livello. La Mediatrice aveva chiesto alla Commissione di mettere in atto una procedura specifica per la nomina del segretario generale. Nella propria risposta alla Mediatrice, la Commissione aveva respinto tale raccomandazione e si era inizialmente rifiutata di adottare modifiche. Tuttavia, verso la fine del 2019 la Commissione ha introdotto, in linea con la raccomandazione della Mediatrice, una procedura di nomina specifica per il posto di segretario generale, comprendente un avviso di posto vacante e un calendario ben definito. Il nuovo segretario generale è stato selezionato nel gennaio 2020 sulla base di una procedura trasparente ed equa.

Un altro esempio è la questione delle «porte girevoli» nella Commissione. Nel 2018 la Mediatrice aveva chiuso un’indagine sulle modalità con cui la Commissione aveva gestito l’incarico lavorativo assunto da un ex presidente della Commissione al termine del proprio mandato e il ruolo svolto nella vicenda dal suo «comitato etico». La Commissione aveva respinto due raccomandazioni e quattro dei cinque suggerimenti formulati dalla Mediatrice. Tuttavia, nel 2019, nel contesto di una successiva indagine sulle modalità con cui la Commissione gestisce le «porte girevoli», la Mediatrice ha avanzato 25 proposte per assicurare un approccio più sistematico ed efficace alla gestione dei casi degli ex dipendenti che si trasferiscono nel settore privato o delle persone che dal settore privato assumono funzioni presso la Commissione. Nella propria risposta la Commissione si è impegnata a dare attuazione a quasi tutte le proposte della Mediatrice riguardanti l’applicazione delle sue norme in materia di porte girevoli, tra cui l’obbligo di chiedere a una persona che si trasferisce nel settore privato di fornire maggiori informazioni sul suo nuovo datore di lavoro e maggiori dettagli sulla natura del suo nuovo incarico.

5.5.2. Tasso di accettazione

La relazione annuale della Mediatrice, Putting it Right?, riportava anche i dati statistici relativi al «tasso di accettazione» per il 2019, da cui risulta che le istituzioni dell’UE avevano reagito positivamente alle proposte della Mediatrice (soluzioni, raccomandazioni e suggerimenti) nel 79 % dei casi. Questo tasso, oltre a costituire un miglioramento rispetto all’anno precedente, rispecchia positivamente le reazioni delle istituzioni dell’UE che si sono adoperate per rimediare agli errori commessi e, più in generale, per migliorare le proprie prassi amministrative.

Nel complesso, le istituzioni dell’UE hanno risposto positivamente a 93 delle 118 proposte avanzate dalla Mediatrice per correggere o migliorare le prassi amministrative. Dieci delle 17 istituzioni alle quali la Mediatrice ha sottoposto proposte si sono attenute pienamente a tutte le soluzioni e raccomandazioni e a tutti i suggerimenti.

6. Comunicazione e cooperazione

6.1. Comunicazione

Nel 2020 le comunicazioni digitali della Mediatrice hanno continuato a evolversi e migliorare; anche il suo sito web è in corso di trasformazione e sta diventando un centro di contenuti più dinamico a disposizione dell’attività della Mediatrice. Il nuovo sito è dotato di un nuova sezione per le notizie contenente articoli informativi di facile lettura che approfondiscono gli sviluppi delle indagini più importanti o analizzano altri aspetti dell’operato della Mediatrice. Per consentire al pubblico di seguire più agevolmente le indagini della Mediatrice, ciascuna indagine dispone ora di una «pagina del caso», molte delle quali comprendono anche una breve introduzione che illustra l’indagine e gli sviluppi più recenti. È stata introdotta anche una nuova sezione dedicata sull’accesso del pubblico ai documenti.

Oltre ai contenuti abitualmente presenti sul sito web, l’ufficio del Mediatore ha cominciato a utilizzare anche altri formati interattivi per le pubblicazioni online, al fine di presentare la propria attività in modo più interessante e accessibile a un pubblico più vasto.

È stata realizzata una storia a scorrimento sul web dinamica per festeggiare il 25º anniversario dell’istituzione del Mediatore europeo. Si tratta di un formato particolare che l’ufficio del Mediatore spera di sviluppare ulteriormente in futuro.

La Mediatrice ha continuato a utilizzare sempre più diffusamente i media sociali allo scopo di divulgare in modo chiaro e accattivante informazioni sull’operato dell’ufficio e sui suoi beneficiari, insieme ad aggiornamenti e opinioni sugli sviluppi più recenti delle indagini. Per quanto riguarda in particolare Twitter, la Mediatrice ha iniziato ad avvalersi di modalità più innovative per illustrare l’attività dell’ufficio, anche avviando conversazioni. È aumentata la presenza del Mediatore sulle nostre piattaforme principali (Twitter, LinkedIn e Instagram). Tra gli eventi più rilevanti del 2020 figuravano i festeggiamenti per il 25º anniversario dell’istituzione del Mediatore europeo, disponibili con l’hashtag #EO25years.

Nel contesto dell’attività della Mediatrice concernente la risposta dell’Unione europea (UE) alla crisi COVID-19, l’ufficio ha messo a disposizione anche un’infografica panoramica e un articolo informativo che offrono una visione complessiva dei ruoli e delle responsabilità delle varie istituzioni e dei vari organismi dell’UE. L’ufficio ha inoltre condotto una campagna per promuovere gli orientamenti della Mediatrice destinati all’amministrazione dell’UE sull’uso delle lingue ufficiali dell’UE nelle comunicazioni con il pubblico.

Nel 2020 il canale che ha registrato la crescita più rapida è stato Instagram. Durante l’anno il pubblico è aumentato del 71 % (1 068 nuovi follower). Su LinkedIn il numero di follower è cresciuto del 34 % (+ 1 237), mentre su Twitter, dove il Mediatore ha il pubblico più ampio, il numero di follower è arrivato a 29 200 nel dicembre 2020, con un aumento dell’11 % (+ 2 870).

Il principale evento comunicativo dell’anno è stata la conferenza annuale, che ha offerto l’occasione per festeggiare il 25º anniversario dell’istituzione del Mediatore europeo. Visto il gran numero di partecipanti (240), la Mediatrice ha dovuto trovare modi innovativi per poter realizzare un evento online di qualità. Per la conferenza sono stati utilizzati la piattaforma Interactio e gli impianti per l’interpretazione simultanea messi a disposizione dal Parlamento europeo. La Mediatrice ha usato anche la piattaforma online per eventi virtuali Slido, grazie alla quale i partecipanti hanno potuto porre domande e rispondere ai sondaggi in tempo reale. In tal modo la conferenza è stata veramente interattiva, nonostante le sfide poste dalla sua natura virtuale.

6.2. Rapporti con le istituzioni dell’UE

6.2.1. Parlamento europeo

Dopo la sua rielezione alla fine del 2019, la Mediatrice europea Emily O’Reilly ha continuato a consolidare gli stretti legami tra l’ufficio e il Parlamento europeo, che è un partner fondamentale del Mediatore. Nel 2020 la Mediatrice è intervenuta in una sessione plenaria del Parlamento europeo e, nonostante le difficoltà causate dalla COVID-19, ha continuato a incontrarsi periodicamente in videoconferenza con deputati del Parlamento europeo appartenenti a tutti i gruppi politici. Inoltre, la Mediatrice è stata invitata a intervenire in numerose riunioni delle commissioni del Parlamento e in seminari pertinenti all’attività dell’ufficio. A causa della pandemia, la relazione annuale del Mediatore è stata trasmessa al presidente del Parlamento europeo mediante posta elettronica il 5 maggio 2020.

6.2.2. Commissione per le petizioni

Il Mediatore e la commissione per le petizioni del Parlamento europeo collaborano per dare risposta ai dubbi espressi dai cittadini europei in merito all’affidabilità delle istituzioni dell’UE. Nel 2020 i rapporti tra la commissione per le petizioni e l’ufficio del Mediatore si sono ulteriormente rafforzati. La Mediatrice ha partecipato a numerose riunioni della commissione, con la quale l’ufficio è stato in continuo contatto. Diverse risoluzioni della commissione hanno fatto riferimento all’attività dell’ufficio, in particolare per quanto riguarda i diritti delle persone con disabilità durante la crisi COVID-19. Nel contesto del 25º anniversario dell’ufficio del Mediatore europeo, Emily O’Reilly ha ricevuto messaggi di congratulazioni e auguri per il suo lavoro da numerosi deputati del Parlamento europeo, in particolare dalla presidente della commissione per le petizioni, che ha anche partecipato alla conferenza organizzata per festeggiare la ricorrenza.

6.2.3. Commissione europea

La Commissione europea è l’organo esecutivo dell’UE e dispone dell’apparato amministrativo più grande di qualsiasi altro organo dell’UE; pertanto è del tutto naturale che la maggior parte delle denunce inviate al Mediatore riguardi il suo operato. Il rapporto di lavoro tra la Commissione e l’ufficio del Mediatore europeo è stato molto costruttivo anche nel 2020, e il vicepresidente Maroš Šefčovič è stato l’oratore principale alla conferenza per il 25º anniversario. Inoltre, sono proseguiti gli stretti contatti al livello dei servizi per garantire che i reclami dei denuncianti fossero presi in adeguata considerazione.

6.2.4. Altre istituzioni e altri organi e organismi

È importante che il Mediatore mantenga relazioni proficue anche con le altre istituzioni e gli altri organi e organismi. Nel 2020 la Mediatrice è stata in contatto con i responsabili della Banca europea per gli investimenti, la Corte dei conti europea e l’Agenzia europea per i medicinali. I rapporti con i diversi ambiti dell’amministrazione dell’UE formano parte integrante della strategia del Mediatore «Verso il 2024». Soltanto attraverso una stretta collaborazione è possibile realizzare un impatto positivo e duraturo sull’amministrazione dell’UE.

6.2.5. Convenzione delle Nazioni Unite sui diritti delle persone con disabilità

In qualità di membro del quadro dell’UE, il Mediatore protegge, promuove e sorveglia l’attuazione della Convenzione delle Nazioni Unite sui diritti delle persone con disabilità (UN CRPD) al livello dell’amministrazione dell’Unione. Nel 2020 il quadro dell’UE è stato presieduto dalla Mediatrice.

Unitamente al Forum europeo sulla disabilità, al Parlamento europeo e all’Agenzia dell’Unione europea per i diritti fondamentali, la Mediatrice ha inviato una lettera congiunta alla Commissione europea per illustrare le opinioni del quadro dell’UE su quelli che dovrebbero essere i contenuti di una strategia europea sulla disabilità post 2020 più ambiziosa e completa. A tal fine, nel luglio 2020 il quadro dell’UE ha incontrato la commissaria per l’Uguaglianza Helena Dalli per proseguire il dialogo sulla futura strategia europea sulla disabilità. La Mediatrice europea Emily O’Reilly è inoltre intervenuta in un seminario organizzato dalla commissione per le petizioni del Parlamento europeo sul tema della strategia sulla disabilità.

Nel giugno 2020 la Mediatrice ha avviato un’iniziativa strategica sulle modalità con cui la Commissione soddisfa le esigenze particolari dei dipendenti con disabilità nel contesto dell’emergenza dovuta alla COVID-19. La Mediatrice ha scritto alla Commissione ponendo una serie di interrogativi su questioni quali le misure in essere per il telelavoro e l’assicurazione di malattia, nonché gli insegnamenti che la Commissione potrebbe trarre nell’ottica di una sua più ampia interazione con i cittadini con disabilità. Attualmente la Mediatrice sta valutando la risposta della Commissione, dopo aver chiesto alle organizzazioni che rappresentano le persone con disabilità di fornire i propri contributi.

La Mediatrice ha condotto un’indagine su una denuncia riguardante l’utilizzo dei fondi strutturali e d’investimento europei (fondi SIE) per la costruzione in Ungheria e Portogallo di strutture assistenziali destinate alle persone con disabilità. Il denunciante era del parere che la Commissione si sarebbe dovuta attivare, dato che tali progetti sono in contrasto con gli obblighi dell’UE di assicurare che le persone con disabilità ricevano sostegno per vivere nella propria comunità locale. Dopo un accurato esame delle misure adottate dalla Commissione, la Mediatrice ha chiuso l’indagine formulando suggerimenti migliorativi e continuerà a monitorare questa importante tematica.

Su questo tema la Commissione ha risposto positivamente ai suggerimenti formulati dalla Mediatrice nell’indagine sulle modalità con cui la Commissione ha gestito i casi di presunti abusi dei diritti umani in un istituto per l’assistenza sociale di persone con disabilità. Dando seguito al suggerimento della Mediatrice, la Commissione ha stabilito che, per quanto possibile, i fondi dell’UE non dovrebbero essere utilizzati per mantenere gli istituti assistenziali, bensì dovrebbero essere impiegati per sostenere la deistituzionalizzazione.

Inoltre, la Mediatrice si è occupata di una denuncia concernente ritardi nell’applicazione di una procedura per il reintegro di un dipendente con disabilità. La Mediatrice ha chiuso il caso dopo che la Commissione aveva dichiarato di aver riattivato la procedura per reintegrare il denunciante.

6.3. Rete europea dei difensori civici

Le implicazioni della pandemia hanno chiaramente influenzato i metodi e le procedure di lavoro di molti enti pubblici ed entità transnazionali. È stato così, ovviamente, anche per la Rete europea dei difensori civici, una rete informale costituita da 96 uffici in 36 paesi europei che comprende anche la commissione per le petizioni del Parlamento europeo.

La Mediatrice europea Emily O’Reilly è stata in contatto diretto con i membri della Rete sin dall’inizio della crisi per capire in quale modo essa potesse aiutare al meglio i propri membri. Su questa base, il 12 maggio 2020 la Mediatrice europea ha organizzato e ospitato un webinar sulle implicazioni della COVID-19 per i difensori civici. Al webinar hanno partecipato i difensori civici o i loro omologhi in rappresentanza di 33 organizzazioni aderenti, allo scopo di condividere le esperienze e promuovere le buone prassi nella risposta alla crisi.

Anche l’abituale punto focale annuale della Rete europea dei difensori civici, ossia la conferenza annuale, si è tenuto in formato digitale. Il 26 ottobre (lo stesso giorno della conferenza per il 25º anniversario del Mediatore europeo), 106 partecipanti di tutta l’Europa hanno preso parte alla conferenza virtuale della Rete e discusso, oltre che dell’anniversario e del futuro del Mediatore europeo, della cooperazione futura durante il prossimo mandato e di possibili tematiche e modalità per indagini parallele future. La conferenza, alla quale è intervenuto come oratore principale il commissario per il Lavoro e i diritti sociali Nicolas Schmidt, ha offerto un’ulteriore opportunità per discutere della crisi COVID-19 e formulare previsioni in merito al suo impatto sull’attività dei difensori civici nei prossimi anni.

7. Risorse

7.1. Bilancio

Il bilancio del Mediatore è una sezione indipendente del bilancio dell’UE. È suddiviso in tre titoli: nel titolo 1 sono iscritti gli stipendi, le indennità e altre spese relative al personale; nel titolo 2 sono iscritti gli immobili, gli arredi, le attrezzature e le spese varie di funzionamento; nel titolo 3 sono iscritte le spese derivanti dalle funzioni generali svolte dall’istituzione. Gli stanziamenti di bilancio per il 2020 ammontavano a 12 348 231,00 EUR.

Al fine di assicurare una gestione efficace delle risorse, il revisore interno del Mediatore compie verifiche periodiche dei sistemi di controllo interno e delle operazioni finanziarie eseguite dall’ufficio. Come altre istituzioni dell’UE, il Mediatore è soggetto anche agli audit della Corte dei conti europea.

7.2. Impiego delle risorse

Ogni anno il Mediatore adotta un piano di gestione annuale che stabilisce le azioni concrete che l’ufficio prevede di intraprendere per attuare gli obiettivi e le priorità della strategia quinquennale del Mediatore «Verso il 2019». Il piano di gestione annuale per il 2020 è il sesto a basarsi su questa strategia. Nel dicembre 2020 la Mediatrice ha adottato una nuova strategia, «Verso il 2024».

L’ufficio del Mediatore europeo, potendo contare su dipendenti altamente qualificati e plurilingue, è in grado di gestire le denunce nelle 24 lingue ufficiali dell’UE e di condurre campagne di sensibilizzazione riguardanti il proprio lavoro in tutta l’Unione. Nel marzo 2020, in risposta alla pandemia di COVID-19, l’ufficio del Mediatore ha compiuto una transizione rapida ed efficiente per trasformarsi in un luogo di lavoro digitale, scongiurando in tal modo interruzioni della propria attività fondamentale di gestione delle denunce. Nel 2020 la tabella dell’organico del Mediatore comprendeva 69 posti, ai quali si sono aggiunti in media otto agenti contrattuali che hanno collaborato con l’ufficio, mentre 13 tirocinanti hanno acquisito esperienza professionale nel corso dell’anno.

Nel settembre 2020 Rosita Hickey, che lavora presso l’ufficio del Mediatore dal 2001, è stata nominata direttrice Indagini, a seguito di un concorso pubblico.

Informazioni dettagliate sulla struttura dell’ufficio del Mediatore e sui compiti delle varie unità sono disponibili sul sito web del Mediatore.

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