Fatti all’origine della denuncia

1. Il denunciante è un ricercatore di un'università tedesca che stava conducendo ricerche sul modo in cui la Commissione europea gestisce la divulgazione non autorizzata di documenti da parte del proprio personale (i cosiddetti "fughe"). Ha chiesto alla Commissione l'accesso [1] ai documenti pertinenti dal 2006 al 2015 mediante due richieste di accesso.

2. La prima richiesta di accesso del denunciante riguardava documenti che segnalavano indagini di sicurezza su "potenziali fughe, cattiva gestione o compromissione di informazioni sensibili non classificate"[2] per il periodo 2006-2015. La Commissione ha rifiutato l'accesso, in quanto riguardava documenti sensibili [3] e avrebbe compromesso la tutela degli obiettivi delle ispezioni, delle indagini e degli audit [4]. Il denunciante ha chiesto alla Commissione di rivedere tale decisione nel marzo 2017. Ha inoltre proposto di limitare la richiesta "in considerazione dei potenziali oneri amministrativi". A titolo di esempio ha suggerito un potenziale limite al lasso di tempo.

3. Nella seconda richiesta di accesso, il denunciante ha chiesto l'accesso ai verbali delle riunioni settimanali dei capi di gabinetto e delle riunioni settimanali dei direttori generali per il periodo 2006-2015 relative a fughe di documenti o in cui sono state discusse misure anti-fuga. Precisa di voler accedere solo alle parti dei documenti che riguardano tali questioni e i loro contesti. La Commissione ha concesso un ampio accesso parziale alle riunioni settimanali dei direttori generali. Per le riunioni settimanali dei capi di gabinetto, la Commissione ha prorogato il termine e, dopo i solleciti del denunciante, gli ha risposto. Essa aveva individuato 72 documenti che rientravano nell'ambito di applicazione della domanda e aveva respinto l'accesso ai documenti in quanto facevano riferimento a riflessioni interne su questioni sensibili e poiché la divulgazione arrecherebbe pregiudizio alla tutela della sicurezza pubblica [5]. Il denunciante ha chiesto alla Commissione di rivedere la sua decisione nel giugno 2017.

4. La Commissione ha prorogato più volte il termine per rispondere a entrambe le richieste di riesame del denunciante. Il denunciante ha inviato numerosi solleciti alla Commissione e l'ha informata di essere sottoposto a pressioni temporali per presentare i suoi "risultati finali della ricerca"[6].

5. Nel settembre 2017 il denunciante si è rivolto al Mediatore perché non aveva ricevuto una risposta dalla Commissione per nessuna delle sue richieste di riesame. Il denunciante voleva che la Commissione concedesse il più ampio accesso possibile ai documenti richiesti. Esprime inoltre preoccupazione per il fatto che la Commissione non abbia rispettato i termini per il trattamento delle richieste di accesso, sia nella fase iniziale che in quella di riesame.

6. Nel corso dell'indagine, il Mediatore ha esaminato vari documenti. La Commissione ha infine risposto alle richieste di riesame del denunciante e ha trasmesso le sue risposte al Mediatore. Il Mediatore ha ricevuto le osservazioni del denunciante sulla posizione espressa dalla Commissione. Il Mediatore non è stato convinto dagli argomenti della Commissione a sostegno della mancata concessione di un accesso più ampio ai documenti. Ha pertanto formulato una raccomandazione [7] alla Commissione affinché riesamini le richieste del denunciante al fine di concedere un accesso più ampio senza ulteriori indugi. La presente decisione tiene conto del parere della Commissione sulla raccomandazione del Mediatore e delle osservazioni del denunciante.

Raccomandazione del Mediatore

7. Nel trattare la prima richiesta di accesso, relativa alle indagini di sicurezza, la Commissione ha ristretto l'ambito di applicazione della richiesta, dopo che il denunciante si era dichiarato disposto a limitare l'ambito di applicazione, ma senza consultare il denunciante in merito ai dettagli della limitazione da esso apportata. Ha esaminato solo il periodo compreso tra marzo 2015 e la registrazione della domanda di riesame e ha riscontrato sei indagini di sicurezza. La Commissione ha rifiutato l'accesso a tutti i documenti in quanto la divulgazione arrecherebbe pregiudizio alla tutela della sicurezza pubblica [8], agli obiettivi delle indagini [9] e alla vita privata e all'integrità della persona [10], e in quanto la divulgazione pregiudicherebbe gravemente il processo decisionale della Commissione [11]. La Commissione non ha ritenuto che vi fosse un interesse pubblico prevalente alla divulgazione.

8. La Mediatrice ha ritenuto che la Commissione avesse sbagliato unilateralmente a restringere la portata della richiesta di accesso del denunciante. Il denunciante aveva presentato un'offerta per limitare la portata temporale della sua richiesta, ma la Commissione non ha mai consultato il denunciante al riguardo [12]. Inoltre, il periodo scelto dalla Commissione (dopo l'entrata in vigore della decisione della Commissione del 2015, di cui alla nota 2) era significativamente diverso da quello specificato dal denunciante (2006-2015).

9. Per quanto riguarda la protezione della sicurezza pubblica, il Mediatore ha ritenuto che l'interpretazione delle norme pertinenti da parte della Commissione fosse eccessivamente ampia, in quanto la "sicurezza pubblica" è intesa a riguardare le minacce sociali, economiche e fisiche, come il terrorismo, alla sicurezza nazionale degli Stati membri, piuttosto che i rischi per la sicurezza interna all'interno di un'istituzione o di un'organizzazione.

10. Per quanto riguarda la seconda richiesta di accesso, relativa ai verbali delle riunioni del capo di gabinetto, la Commissione ha constatato che solo 27 dei 72 documenti iniziali rientravano nell'ambito di applicazione della richiesta. Tali documenti contenevano contenuti che non rientravano nell'ambito di applicazione della richiesta e pertanto poteva essere concesso solo un accesso parziale.

11. Il Mediatore ha ritenuto che la Commissione avesse correttamente escluso i documenti che non rientravano nell'ambito di applicazione della richiesta durante il suo riesame.

12. Per quanto riguarda le espunzioni dei restanti 27 documenti, il Mediatore ha rilevato che la Commissione era stata eccessivamente restrittiva nel determinare quali informazioni non rientrassero nell'ambito di applicazione della richiesta.

13. Il Mediatore ha pertanto ritenuto che la Commissione avesse erroneamente limitato la portata di entrambe le richieste di accesso e che ciò costituisse cattiva amministrazione. Ha formulato la seguente raccomandazione alla Commissione:

La Commissione dovrebbe riesaminare senza ulteriore indugio le richieste del denunciante al fine di concedere un accesso più ampio ai documenti, che dovrebbe essere ridotto solo in consultazione con il denunciante e alla luce delle osservazioni del Mediatore sull'eccezione relativa alla sicurezza pubblica.

14. In risposta, la Commissione ha dichiarato che la propria analisi era giuridicamente corretta. Ha inoltre osservato di aver limitato la portata della prima richiesta solo dopo che il denunciante l'aveva sollevata come opzione. Per quanto riguarda la seconda richiesta, la Commissione ha ritenuto di non essere stata troppo rigorosa nell'interpretazione della portata della richiesta del denunciante. La Commissione non ha ritenuto che le osservazioni che "non contengono alcuna considerazione specifica o esame per argomento della [questione delle fughe di notizie]"rientrino nell'ambito della "discussione della questione delle fughe di notizie", come affermato dal denunciante nella sua richiesta di accesso. Inoltre, non ha ritenuto che l'osservazione "ulteriori fughe di notizie potrebbero potenzialmente danneggiare l'immagine dell'ente"rientrasse nell'ambito di una richiesta di "informazioni relative a fughe di notizie passate".

15. Il denunciante ha commentato la risposta della Commissione. Ha ribadito le sue preoccupazioni iniziali in merito ai ritardi e al contenuto della risposta della Commissione. Egli ha ribadito che la Commissione non poteva limitare la portata della sua richiesta di accesso senza consultarlo preventivamente. Inoltre, la Commissione, anziché limitare il periodo di tempo, lo aveva modificato. Il denunciante ha inoltre espresso disaccordo con l'interpretazione della Commissione di "discussione", che riteneva fosse stata interpretata in modo troppo restrittivo nel determinare la portata della sua richiesta di accesso. Esprime preoccupazione per la mancata risposta della Commissione ai punti sollevati e per il mancato rispetto della raccomandazione del Mediatore.

Valutazione del Mediatore dopo la raccomandazione  

16. La Mediatrice si rammarica che la Commissione non abbia seguito la sua raccomandazione di riesaminare le richieste di accesso del pubblico. La Commissione non ha affrontato gli argomenti esposti nella raccomandazione, in particolare per quanto riguarda la corretta interpretazione dell'eccezione di pubblica sicurezza.

17. La Mediatrice ribadisce il suo punto di vista secondo cui la Commissione ha erroneamente limitato la portata della prima richiesta di accesso del denunciante senza consultarlo. Inoltre, limitarlo a un periodo di tempo che non rientrava nell’ambito della sua domanda iniziale sarebbe stato irragionevole.

18. La Mediatrice ribadisce inoltre il suo punto di vista secondo cui la Commissione era stata eccessivamente restrittiva nell'escludere i documenti relativi alla seconda richiesta di accesso, come esemplificato dalla definizione restrittiva della Commissione di "discussione"di cui sopra.

19. Per quanto riguarda l'analisi sostanziale dei documenti, il Mediatore non concorda con la Commissione sul fatto che l'applicazione dell'eccezione di pubblica sicurezza fosse giuridicamente corretta. Dopo aver visionato i documenti, il Mediatore non accetta che l'eccezione di pubblica sicurezza possa essere invocata correttamente in quanto i documenti non contengono informazioni operative sul modo in cui la Commissione gestisce e previene le fughe di notizie. Piuttosto, le informazioni contenute nei documenti sono molto brevi e la divulgazione non pregiudicherebbe la capacità della Commissione di individuare le fughe di notizie né di prevenirle, anche se ciò dovesse essere considerato una questione di "pubblica sicurezza". Pertanto, il Mediatore conferma che, a suo avviso, l'eccezione di pubblica sicurezza non si applica.

20. Il Mediatore ritiene opportuno ripetere le osservazioni formulate in merito alla raccomandazione formulata in questo caso. Il Mediatore ha commentato positivamente, in molte occasioni, la maggiore trasparenza della Commissione Juncker. Ritiene pertanto deludente che un cittadino impegnato in un lavoro accademico legittimo abbia avuto finora un'esperienza così scarsa nella sua richiesta di accesso ai documenti. Il denunciante ha dato prova di perseveranza, ma altri cittadini potrebbero comprensibilmente essersi arresi di fronte a tali ritardi e aver mantenuto una visione sfavorevole dell'apertura e della responsabilità di un'istituzione chiave dell'UE. La Commissione deve sempre tenere conto del rischio reputazionale di trattare le richieste legittime in modo non conforme agli elevati standard previsti.

Conclusione

Dato che la Commissione ha respinto la sua raccomandazione di rivalutare le richieste del denunciante di accesso del pubblico ai documenti, la Mediatrice chiude il caso con la seguente conclusione:

La limitazione illegittima della portata delle domande da parte della Commissione e l’eccessiva omissione dei documenti ai quali essa ha concesso l’accesso parziale costituiscono una cattiva amministrazione.

Il denunciante e la Commissione saranno informati della presente decisione.

Emily OʹReilly

Mediatore europeo

Strasburgo, 03/07/2018

[1] Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43).

[2] Ai sensi dell’articolo 13 della decisione 2015/443 della Commissione, del 13 marzo 2015, sulla sicurezza nella Commissione (GU 2015, L 72, pag. 41), tali indagini di sicurezza devono essere documentate.

[3] Articolo 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

[4] Articolo 4, paragrafo 2, terzo trattino, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

[5] Articolo 4, paragrafo 1, terzo trattino, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

[6] Per ulteriori informazioni sul contesto della denuncia, sulle argomentazioni delle parti e sull'indagine della Mediatrice, si rimanda al testo integrale della raccomandazione della Mediatrice disponibile all'indirizzo: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/recommendation.faces/en/87426/html.bookmark

[7] La raccomandazione del Mediatore è disponibile all'indirizzo: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/recommendation.faces/en/87426/html.bookmark

[8] Articolo 4, paragrafo 1, lettera a), primo trattino, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

[9] Articolo 4, paragrafo 2, terzo trattino, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

[10] Articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001.

[11] Articolo 3 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

[12] L'articolo 6, paragrafo 3, del regolamento 1049/2001 offre all'istituzione la possibilità di limitare l'ambito di applicazione in caso di richieste di accesso molto ampie. Non può limitare unilateralmente l'ambito di applicazione prima di conferire con il denunciante e tentare di trovare una soluzione equa.