Fatti all’origine della denuncia

1. Il denunciante è una filiale di una società internazionale specializzata nella progettazione di operazioni commerciali, comprese soluzioni software. Tra il 2009 e il 2012 il denunciante ha rilevato un'impresa ceca ("l'impresa partecipante") che aveva partecipato a vari progetti nell'ambito del Sesto e del Settimo programma quadro di ricerca e sviluppo tecnologico dell'Unione europea (6° e 7° PQ). La partecipazione dell'impresa a questi progetti è stata finanziata dalla Commissione europea mediante sovvenzioni. Le condizioni che disciplinano tali sovvenzioni sono state stabilite in diverse «convenzioni di sovvenzione».

2. Nel 2009 la Commissione ha ordinato l'esecuzione di audit finanziari dei progetti. I progetti di relazione di audit hanno rilevato carenze nella contabilizzazione dei progetti e hanno suggerito alla Commissione di cercare di recuperare dal denunciante importi sostanziali delle sovvenzioni versate (circa il 50%). La Commissione ha inviato i progetti di relazione di audit al denunciante nel 2012 e nel 2013.

3. Il denunciante ha ritenuto che le risultanze dei progetti di relazione di audit fossero errate e ha chiesto alla Commissione di porre fine o sospendere le procedure di audit. In particolare, il denunciante ha contestato la società di revisione contabile che ha effettuato gli audit per conto della Commissione. Secondo il denunciante, i metodi contabili dell'impresa non erano conformi ai "principi internazionali di revisione contabile". Il denunciante chiedeva pertanto che il lavoro della società di revisione contabile fosse sottoposto a revisione contabile da parte della Camera dei revisori dei conti della Repubblica ceca e chiedeva alla Commissione di acconsentire a tale revisione [1]. Il denunciante ha inoltre affermato di non poter formulare osservazioni sui progetti di relazioni di revisione contabile, in quanto non era in possesso di tutta la documentazione che l'impresa contabile aveva ricevuto dall'impresa partecipante. Inoltre, il denunciante sospettava che la Commissione lo avesse inserito nel «sistema di allarme rapido»[2].

4. Nella sua corrispondenza con il denunciante, la Commissione ha contestato tale affermazione. Infine, ha proceduto con un ordine di recupero, conformemente alle risultanze dell'audit.

5. Nel settembre 2015 il denunciante ha presentato una denuncia al Mediatore.

L'indagine

6. Il Mediatore ha avviato un'indagine sui seguenti aspetti della denuncia:

1) La Commissione ha commesso un errore accettando le risultanze dell'audit e cercando di recuperare i relativi fondi.

2) La Commissione ha erroneamente rifiutato di acconsentire a che il lavoro della società di revisione contabile fosse sottoposto a revisione da parte della Camera dei revisori dei conti ceca.

3) La Commissione non ha confermato di aver fornito al denunciante tutta la documentazione che la sua società contabile aveva ricevuto dall'impresa partecipante.

4) La Commissione non ha informato il denunciante se fosse stato inserito nel sistema di allarme rapido.

7. Nel corso dell'indagine il Mediatore ha chiesto alla Commissione di informare il denunciante se tutta la documentazione era stata fornita al denunciante e se il denunciante era stato inserito nel sistema di allarme rapido. La Commissione ha quindi informato il denunciante che tutta la documentazione era stata fornita al denunciante e che quest'ultimo non era stato inserito nel sistema di allarme rapido.

8. La decisione del Mediatore tiene conto delle argomentazioni e dei punti di vista addotti dalle parti.

Risultanze dell'audit e recupero

Argomenti delle parti

9. Il denunciante ha sostenuto, in sostanza, che le risultanze dell'audit erano errate. L'audit ha riscontrato l'inaffidabilità del sistema di registrazione dell'ora dell'impresa partecipante, ma non ha indicato quale sistema alternativo avrebbe dovuto essere utilizzato. Inoltre, il denunciante ha sostenuto che la procedura di audit aveva richiesto molto tempo e che le procedure di audit riguardanti altre società che avevano partecipato agli stessi progetti si erano concluse più rapidamente. Di conseguenza, il denunciante ha sostenuto che l'impresa partecipante era stata discriminata. Il denunciante ha inoltre ritenuto che il recupero dei fondi equivarrebbe a un "abuso di diritti" e che fosse in ogni caso "prescritto".

10. La Commissione ha fatto riferimento alle risultanze dell'audit e ha dichiarato di non avere motivo di dubitare di tali risultanze. In particolare, ha dichiarato che l'audit aveva rilevato errori sistemici che mettevano in discussione il modo in cui l'impresa partecipante gestiva e comunicava i costi del personale, nonché altri elementi di prova che non suffragavano l'orario di lavoro comunicato [3].

11. La Commissione ha riconosciuto che le procedure di audit hanno richiesto molto tempo e ne ha espresso rammarico. Ha spiegato che il tempo impiegato era dovuto alla complessità dei casi e non a un approccio discriminatorio nei confronti del denunciante. La Commissione ha sostenuto di non aver abusato dei propri diritti, come stabilito dalle convenzioni di sovvenzione, in quanto aveva il diritto di avviare un audit entro cinque anni dalla fine di un progetto.

Valutazione del Mediatore

12. Il Mediatore ritiene che i motivi addotti dalla Commissione siano validi e appropriati.

13. Le risultanze dell'audit sono motivate e comprensibili. Il fatto che le relazioni di audit non raccomandassero uno specifico sistema alternativo di registrazione dell'ora non modifica la conclusione secondo cui l'orario di lavoro comunicato non era adeguatamente supportato dal sistema di registrazione dell'ora utilizzato e da altri elementi di prova.

14. La Commissione concordava con il parere del denunciante secondo cui le procedure di audit richiedevano troppo tempo. Il denunciante ne è comprensibilmente infastidito. Tuttavia, è difficile vedere che la lunga durata abbia comportato una discriminazione nei confronti del denunciante o un abuso di diritto da parte della Commissione. Il fatto che non vi siano stati ritardi con altre procedure di audit non dimostra che il denunciante sia stato discriminato in tale procedura. Per loro natura, ogni procedura di audit presenta problemi e sfide diversi. In assenza di chiare indicazioni di discriminazione, si deve ammettere che alcune procedure possono richiedere più tempo di altre. In base alle convenzioni di sovvenzione, la Commissione aveva il diritto di effettuare audit fino a cinque anni dopo la conclusione di un progetto. Non può trattarsi di un abuso di diritto il fatto che la Commissione si avvalga del diritto che la convenzione di sovvenzione le conferisce. Inoltre, non vi è alcuna indicazione che alla Commissione sia prescritta la possibilità di chiedere il recupero dei fondi versati nell’ambito di una sovvenzione, che è stata successivamente il risultato di constatazioni negative in un audit.

15. In tale contesto, il Mediatore ritiene che non vi sia cattiva amministrazione.

Audit da parte della Camera dei Revisori

Argomenti delle parti

16. Il denunciante ha ritenuto che vi fossero carenze metodologiche nel lavoro della società di revisione contabile, che mettono in discussione le risultanze della revisione contabile. Chiede pertanto che la Camera ceca dei revisori dei conti effettui un audit del lavoro svolto. A tal fine, era necessario il consenso della Commissione.

17. La Commissione ha sostenuto che il lavoro della società di revisione contabile era conforme alla convenzione di sovvenzione e pertanto non avrebbe dato il proprio consenso a una revisione contabile da parte della Camera dei revisori dei conti.  

Valutazione del Mediatore

18. Il Mediatore ritiene che, nelle circostanze del caso di specie, sia comprensibile che la Commissione non abbia acconsentito a una revisione contabile della società di revisione contabile.

19. Chiedere a una parte di acconsentire a una revisione contabile della propria società di revisione contabile non è una misura usuale. È pertanto giustificato esigere che la parte che presenta tale richiesta disponga di un fondamento particolarmente valido per presentarla. Non può essere sufficiente che una parte sostenga semplicemente che le conclusioni della società di revisione contabile sono errate. La parte deve almeno dimostrare che vi sono motivi per ritenere che vi sia una violazione delle norme che disciplinano il buon audit.

20. Il denunciante non ha sostenuto che il valore nominale sia convincente per la sua affermazione secondo cui è richiesto un audit da parte della Camera dei revisori dei conti ceca. Il denunciante ha fatto riferimento solo ai suoi disaccordi con le risultanze della società contabile della Commissione. Ciò premesso, la posizione della Commissione è giustificata.

Documentazione e sistema di allarme rapido

Argomenti delle parti

21. Il denunciante ha chiesto alla Commissione di confermare che la Commissione gli aveva fornito tutta la documentazione che l'impresa contabile aveva ottenuto dall'impresa partecipante. Quando la Commissione ha confermato di aver fornito al denunciante tutta la documentazione (circa 3000 documenti), il denunciante ha affermato che mancavano documenti. La Commissione ha dichiarato di aver fornito al denunciante tutta la documentazione che l'impresa contabile aveva ricevuto, ma che l'impresa contabile avrebbe potuto anche esaminare i documenti in loco con l'impresa partecipante, senza fare una copia di tali documenti. La Commissione ha osservato che, ai sensi delle convenzioni di sovvenzione, spettava all'impresa partecipante (o al suo successore, il denunciante in questo caso) conservare tutta la documentazione.

22. Il denunciante non ha formulato osservazioni sulle informazioni della Commissione secondo cui il denunciante non era stato inserito nel sistema di allarme rapido.

Valutazione del Mediatore

23. Il Mediatore comprende che il denunciante potrebbe trovarsi in una situazione difficile per quanto riguarda la documentazione richiesta per il processo di revisione contabile, in quanto l'impresa partecipante ha cessato di esistere. Tuttavia, come giustamente affermato dalla Commissione, spettava all'impresa partecipante conservare tutta la documentazione. La Commissione si è dimostrata disposta ad assistere il denunciante fornendogli tutta la documentazione ricevuta dalla società contabile della Commissione. Nulla suggerisce che la Commissione non abbia fornito al denunciante tutta la documentazione di cui dispone.

24. Il Mediatore osserva che la Commissione ha risolto la questione se il denunciante sia stato inserito nel sistema di allarme rapido.

Conclusione

Sulla base dell'indagine, il Mediatore chiude il caso con la seguente conclusione [4]:

Non vi è stata cattiva amministrazione da parte della Commissione europea.

Il denunciante e la Commissione saranno informati della presente decisione.

Marta Hirsch-Ziembińska

Capo delle Indagini e delle TIC - Unità 1

Strasburgo, 03/04/2018

[1] Secondo il denunciante, dalle norme della Camera dei revisori dei conti risulta che entrambe le parti che sono in conflitto sull’attività di una società di revisione contabile devono consentire alla Camera di effettuare una revisione contabile di tale attività.

[2] All’epoca il sistema di allarme rapido era disciplinato dalla decisione 2008/969 della Commissione, del 16 dicembre 2008. Lo scopo del sistema è quello di informare tutti gli organi dell'UE in merito alle imprese che, secondo un organo dell'UE, sono state coinvolte in gravi errori amministrativi o frodi, in particolare quando hanno beneficiato di finanziamenti dell'UE.

[3] Ad esempio: Secondo le risultanze dell'audit, i finanziamenti dell'UE rappresentavano meno del 2 % del reddito annuo dell'impresa partecipante e la partecipazione ai progetti era da parte del personale dell'impresa partecipante considerato un'"attività marginale", mentre il tempo indicato dall'alta dirigenza era compreso tra il 9 % e il 25 % dell'orario di lavoro annuale.

[4] La denuncia è stata trattata nell'ambito del trattamento dei casi delegati, conformemente all'articolo 11 della decisione del Mediatore europeo che adotta le disposizioni di esecuzione.