Fatti all’origine della denuncia

1. Nell'ottobre 2015 il denunciante ha chiesto all'Agenzia esecutiva del Consiglio europeo della ricerca [2] («l'Agenzia») di concedergli l'accesso a determinati documenti a norma del regolamento (CE) n. 1049/2001. L'Agenzia ha concesso l'accesso parziale a sette documenti e l'accesso completo a un documento. Essa ha precisato che solo i documenti in possesso dell’Agenzia, vale a dire i documenti provenienti dall’Agenzia o da essa ricevuti e in suo possesso, possono essere presi in considerazione ai sensi del regolamento n. 1049/2001.

2. Nel novembre 2015 il denunciante ha chiesto all'Agenzia di concedergli, tra gli altri documenti, l'accesso a due e-mail inviate ai membri del consiglio scientifico dall'account di posta elettronica privato del presidente del consiglio scientifico dell'Agenzia [3].

3. Nel dicembre 2015 l'Agenzia ha risposto al denunciante affermando che le due e-mail in questione non erano in suo possesso in quanto erano state inviate dall'account di posta elettronica privato del Presidente. Pertanto, l'Agenzia non ha potuto concedere al denunciante l'accesso a tale corrispondenza.

4. Insoddisfatto della risposta dell'Agenzia e considerando che le e-mail inviate dall'account di posta elettronica privato del Presidente erano legate al lavoro, il denunciante si è rivolto al Mediatore europeo per denunciare il rifiuto dell'Agenzia di divulgare le e-mail.

L'indagine

5. Il Mediatore ha avviato un'indagine sulle seguenti questioni sollevate dalla denuncia:

1) L'ERCEA dovrebbe richiedere le e-mail contestate inviate dall'account di posta elettronica privato del Presidente ai membri del Consiglio Scientifico.

2) L'ERCEA dovrebbe successivamente concedere al denunciante l'accesso a tali e-mail.

6. Nel corso dell’indagine, l’Agenzia ha ottenuto dal presidente le copie dei due messaggi di posta elettronica in questione e ha successivamente concesso loro un accesso parziale. A seguito della comunicazione di tali informazioni al Mediatore, il gruppo d'indagine del Mediatore ha effettuato un'ispezione presso i locali dell'Agenzia.

Valutazione del Mediatore

7. Conformemente ai principi di buona amministrazione, l'Agenzia ha ottenuto dal presidente copie delle due e-mail in questione e le ha trasmesse al denunciante, anche se in versione espunta. In quanto tale, l’Agenzia ha risolto le questioni inizialmente individuate.

8. Resta tuttavia da chiedersi se l'Agenzia abbia correttamente concesso al denunciante solo un accesso parziale alle due e-mail in questione.

9. L'Agenzia ha dichiarato che la divulgazione parziale era giustificata sulla base dell'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001. Questa disposizione prevede che le istituzioni rifiutino l'accesso a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela della vita privata e dell'integrità dell'individuo, in particolare in conformità della legislazione dell'UE in materia di protezione dei dati personali. L'Agenzia, dopo aver ottenuto copia delle due e-mail, ha consultato il Presidente in merito alla loro eventuale divulgazione. Il Presidente concorda in linea di principio con la divulgazione delle e-mail. L’Agenzia ha inoltre dovuto occultare alcune parti delle e-mail al fine di proteggere i dati personali di altre persone, in particolare i nomi e gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari delle e-mail, nonché i nomi delle persone menzionate nel testo delle e-mail.

10. Nelle sue osservazioni sulla risposta dell'Agenzia di cui sopra, il denunciante ha confermato di aver ricevuto le due e-mail in una versione espunta. Pensava, tuttavia, che le due e-mail fossero così pesantemente oscurate che era difficile darle un senso. Sospettò inoltre che fosse stato cancellato molto di più dei dati personali e pertanto desiderava ottenere le e-mail per intero, ad eccezione dei dati personali, in considerazione dell'interesse pubblico in materia.

11. La squadra d’indagine del Mediatore ha quindi effettuato un’ispezione del fascicolo dell’Agenzia, contenente le versioni non redatte dei due messaggi di posta elettronica in questione, e ha altresì tenuto una riunione con i rappresentanti dell’Agenzia per porre alcune domande connesse all’ispezione.

12. Dopo aver esaminato la versione integrale delle due e-mail, il Mediatore osserva che le parti espunte costituiscono effettivamente il tipo di informazioni e dichiarazioni che possono rientrare nell'eccezione intesa a proteggere la vita privata e l'integrità delle persone. In tale contesto, va osservato che ciò è inquadrato in termini obbligatori e che le istituzioni sono pertanto obbligate a rifiutare l'accesso ai documenti che vi rientrano. Per quanto riguarda l’obbligo di motivazione relativo all’applicabilità dell’eccezione invocata, il Mediatore sottolinea che, sebbene spetti all’istituzione interessata dimostrare che i documenti di cui si chiede l’accesso rientrano effettivamente nell’eccezione invocata, può talvolta risultare impossibile fornire motivazioni complete che giustifichino la necessità di riservatezza senza divulgare il contenuto escluso del documento e, pertanto, privare l’eccezione della sua finalità stessa.

13. Per quanto riguarda l'auspicio del denunciante che le due e-mail siano divulgate interamente in considerazione dell'interesse pubblico in materia, il Mediatore osserva che l'eccezione pertinente di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), non è soggetta, a differenza di altre eccezioni di cui al regolamento (CE) n. 1049/2001, a un interesse pubblico prevalente alla divulgazione. Si tratta di un'eccezione assoluta.[4]

14. Pertanto, il Mediatore ritiene che l'Agenzia abbia applicato correttamente le disposizioni del regolamento (CE) n. 1049/2001 quando ha deciso di concedere solo un accesso parziale alle due e-mail in questione. Il Mediatore non riscontra pertanto alcuna cattiva amministrazione da parte dell'Agenzia.

15. Infine, il Mediatore osserva che l'Agenzia ha correttamente considerato le e-mail inviate e ricevute da account di posta elettronica privati come rientranti nell'ambito di applicazione del regolamento (CE) n. 1049/2001 se riguardano questioni professionali relative alle funzioni dell'Agenzia. Accoglie con favore l'impegno dichiarato dell'Agenzia a favore dei principi di apertura e trasparenza.

Conclusione

Sulla base dell'indagine, il Mediatore chiude il caso con la seguente conclusione:

Il Mediatore non riscontra casi di cattiva amministrazione da parte dell'Agenzia.

Il denunciante e l'Agenzia esecutiva del Consiglio europeo della ricerca saranno informati della presente decisione.

Emily OʹReilly Mediatore
europeo

Strasburgo, 21/12/2017

[1] Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43). Disponibile all'indirizzo: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:32001R1049.

[2] L'Agenzia esecutiva del Consiglio europeo della ricerca (ERCEA) attua la strategia del Consiglio europeo della ricerca (CER), stabilita dal Consiglio scientifico, ed è responsabile della gestione quotidiana delle sovvenzioni. Ulteriori informazioni sono disponibili all'indirizzo: https://erc.europa.eu/about-erc/erc-executive-agency-ercea.

 [3] Il Consiglio scientifico è l'organo direttivo del Consiglio europeo della ricerca e definisce la strategia e le metodologie di finanziamento scientifico. Agisce per conto della comunità scientifica in Europa per promuovere la creatività e la ricerca innovativa. I membri del consiglio scientifico sono nominati dalla Commissione europea, su raccomandazione di un comitato indipendente. Il presidente del consiglio scientifico è il presidente del Consiglio europeo della ricerca. L'Agenzia esecutiva del CER attua la strategia del CER stabilita dal consiglio scientifico ed è responsabile dell'amministrazione quotidiana delle sovvenzioni.

[4] La divulgazione può essere effettuata se è conforme al regolamento (CE) n. 45/2001 sulla protezione dei dati.