Contesto della denuncia

1. Il denunciante, deputato al Parlamento europeo, ha chiesto informazioni sui contatti che la Commissione europea ha avuto con società informatiche private nell'elaborazione della sua proposta di direttiva sul codice di prenotazione (Passenger Name Record, PNR) dell'UE ^[1]. A tal fine, ha chiesto, ai sensi del regolamento dell'UE sull'accesso ai documenti (regolamento 1049/2001)^[2], "tutti i documenti della Commissione corrispondenti alle riunioni e ai contatti di lobby dei commissari e dei funzionari della Commissione con (...) società specializzate nella creazione e nella manutenzione di sistemi di dati del codice di prenotazione (Passenger Name Record, PNR) e/o di informazioni anticipate sui passeggeri (Advanced Passenger Information, API) tra il 2010 e oggi".

2. La Commissione ha concesso un accesso parziale, previa omissione di dati personali [3], a tre lettere tra la Commissione e una società e a due relazioni sulle riunioni con i portatori di interessi del settore organizzate dalla direzione della Migrazione e degli affari interni (DG HOME) della Commissione.

3. Il denunciante ha chiesto un riesame [4] della decisione della Commissione e ha sottolineato che quest’ultima non aveva individuato messaggi di posta elettronica rientranti nell’ambito di applicazione della richiesta.

4. A seguito di una rinnovata e mirata ricerca di e-mail, la Commissione ha individuato altri 19 documenti che rientrano nell'ambito di applicazione della richiesta del denunciante, vale a dire e-mail scambiate tra la DG HOME e diverse società. Dopo aver consultato gli autori di alcuni messaggi di posta elettronica [5] e aver effettuato il proprio esame, la Commissione ha concesso un ampio accesso parziale ai documenti recentemente identificati, fatta salva la redazione di dati personali e commercialmente sensibili.

5. Per una particolare e-mail, datata 9 febbraio 2015, inviata da una società informatica a un membro del personale della DG HOME, la Commissione ha occultato alcuni dei contenuti. La frase espunta nell'e-mail rilasciata recita come segue: "Abbiamo recentemente firmato un accordo per fornire [redatto]". La Commissione ha sostenuto che l'omissione era giustificata dall'eccezione per la tutela degli interessi commerciali di cui al regolamento (CE) n. 1049/2001 [6].

6. La Commissione ha spiegato che “le parti omesse si riferivano ai clienti” di tale società “e ai suoi contatti”. Ha ritenuto che "queste informazioni hanno effettivamente un valore commerciale, in particolare nel contesto concorrenziale in cui diverse imprese competono per un contratto"e che la loro divulgazione arrecherebbe pregiudizio agli "interessi commerciali della società per quanto riguarda i suoi clienti e la sua strategia commerciale, che sono strumentali alle sue operazioni commerciali".

7. La Commissione ha dichiarato di aver esaminato se vi fosse un interesse pubblico alla divulgazione che potesse prevalere sugli interessi commerciali tutelati dall'eccezione e giustificare la diffusione dell'e-mail completa. La Commissione ha affermato che la denunciante non aveva individuato alcun interesse pubblico di questo tipo nella sua domanda di riesame e che non era nemmeno in grado di individuare tale interesse pubblico. Pertanto, la Commissione ha concluso che, "in questo caso, l'interesse pubblico è meglio tutelato mantenendo segrete le parti dei documenti [...] conformemente agli interessi tutelati dall'eccezione di cui all'articolo 4, paragrafo 2, primo trattino, del regolamento (CE) n. 1049/2001".

8. Il 24 ottobre 2016 il denunciante si è rivolto al Mediatore.

L'indagine

9. Il Mediatore ha avviato un'indagine sulle seguenti questioni:

i) La Commissione si è erroneamente rifiutata di dare pieno accesso al pubblico a un messaggio di posta elettronica ricevuto da un’impresa informatica durante la preparazione della proposta della Commissione relativa alla direttiva PNR.

ii) La Commissione, dopo aver individuato ulteriori documenti pertinenti sul riesame, non ha offerto al denunciante l'opportunità di chiedere un ulteriore riesame della sua decisione di rifiutare il pieno accesso all'e-mail in questione.

10. Il gruppo di indagine della Mediatrice ha effettuato un'ispezione del fascicolo della Commissione e ha tenuto due riunioni di follow-up con la Commissione. Il Mediatore ha successivamente chiesto alla Commissione se avrebbe preso in considerazione la possibilità di divulgare alcune delle informazioni espunte. La Commissione ha risposto a tale richiesta e, successivamente, il denunciante ha inviato osservazioni sulla risposta della Commissione.

11. La Commissione si è inizialmente rifiutata di divulgare una parte maggiore della frase in questione. Tuttavia, dopo aver nuovamente consultato e ottenuto l'accordo della società informatica interessata, la Commissione ha infine accettato di divulgare alcune delle informazioni espunte. Ciò riguardava il partner contrattuale della società e lo scopo dell'accordo menzionato nelle parti già divulgate . La Commissione ha ribadito che la restante parte non divulgata di tale frase, che riguardava la strategia commerciale della società, non poteva essere divulgata per i motivi esposti nella sua decisione.

12. La decisione del Mediatore tiene conto delle argomentazioni e delle opinioni presentate dalle parti in tutte le fasi dell'indagine.

Rifiuto della Commissione di dare pieno accesso del pubblico a un messaggio di posta elettronica ricevuto durante la preparazione della direttiva sul codice di prenotazione

13. Il Mediatore riconosce che la Commissione ha divulgato, dopo il suo intervento, più parti della frase a cui il denunciante ha chiesto pieno accesso. Dopo aver esaminato il documento, il Mediatore può confermare che le restanti informazioni non divulgate sono correlate alla strategia commerciale della società. Accetta i motivi addotti dalla Commissione per giustificare la sua opinione secondo cui la divulgazione di tali informazioni pregiudicherebbe gli interessi commerciali della società.

14. Pertanto, il Mediatore ritiene che la Commissione abbia adottato misure adeguate per risolvere la prima questione sollevata dal denunciante e abbia soddisfatto questo aspetto della denuncia, vale a dire la mancata divulgazione di parte della posta elettronica.

Possibilità di chiedere un ulteriore riesame della decisione di diniego di accesso ai documenti

15. Il denunciante ha sostenuto che, ogniqualvolta la Commissione individui nuovi documenti a seguito di una domanda di riesame e ne rifiuti l'accesso totale o parziale, dovrebbe offrire al richiedente l'opportunità di riesaminare ulteriormente la sua decisione relativa a tali documenti.

Valutazione del Mediatore

16. Il regolamento (CE) n. 1049/2001 prevede una procedura in due fasi. Se la risposta iniziale dell'ente a una richiesta di accesso ai documenti non comporta la divulgazione integrale, il richiedente ha il diritto di chiedere all'ente di riconsiderare la sua posizione [7].  La posizione definitiva adottata può essere oggetto di un riesame esterno, da parte della Corte di giustizia dell'UE o del Mediatore.

17. È possibile, come nel caso di specie, che, al momento del riesame della sua risposta iniziale, l’istituzione individui un maggior numero di documenti rientranti nell’ambito di applicazione della richiesta di accesso iniziale. Secondo il denunciante, in tali casi, i richiedenti dovrebbero avere la possibilità di un altro riesame in relazione ai nuovi documenti o parti di documenti trattenuti.

18. Il Mediatore osserva che il regolamento (CE) n. 1049/2001 non prevede tale disposizione. Sebbene il punto di vista del denunciante sia comprensibile e logico, esso non riflette le chiare disposizioni del regolamento. La disponibilità di un riesame esterno, ripreso dalla denunciante nel suo approccio al Mediatore, offre ai denuncianti l'opportunità di contestare e commentare il rifiuto dell'istituzione. Il processo di revisione esterna impone all'istituzione di giustificare la sua posizione, il che induce implicitamente l'istituzione a rivedere la sua decisione di rifiutare il documento pertinente o parte di esso.

19. In tali circostanze, il Mediatore non riscontra cattiva amministrazione da parte della Commissione per non aver offerto al denunciante un ulteriore riesame delle parti trattenute dei documenti recentemente rinvenuti. In circostanze diverse, l’adeguatezza della ricerca iniziale di documenti nell’ambito della domanda iniziale ai sensi del regolamento n. 1049/2001 potrebbe potenzialmente essere oggetto di una denuncia, ma nel caso di specie non è giustificata un’indagine su tale aspetto.

Conclusioni

Sulla base dell'indagine relativa alla presente denuncia, il Mediatore la chiude con la seguente conclusione:

La Commissione ha adottato misure adeguate per risolvere la prima questione sollevata dal denunciante, a seguito dell'intervento del Mediatore.

Non vi è stata cattiva amministrazione da parte della Commissione per quanto riguarda la seconda questione sollevata dal denunciante.

Il denunciante e la Commissione saranno informati della presente decisione.

Emily OʹReilly Mediatore
europeo

Strasburgo, 19/12/2017

^[1] Direttiva (UE) 2016/681 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, sull'uso dei dati del codice di prenotazione (PNR) a fini di prevenzione, accertamento, indagine e azione penale nei confronti dei reati di terrorismo e dei reati gravi (GU L 119 del 4.5.2016, pag. 132).

[2] Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43).

[3] Conformemente all'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001.

^[4] Facendo una "domanda di conferma" ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001.

[5] Come previsto dall'articolo 4, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

[6] Articolo 4, paragrafo 2, primo trattino.

[7] L’articolo 7, paragrafo 2, del regolamento 1049/2001 conferisce al richiedente il diritto di chiedere un riesame della decisione dell’istituzione mediante una «domanda di conferma».