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Decisione nel caso 682/2014/JF sull'obbligo della Commissione europea di fornire il proprio indirizzo postale alle persone che chiedono l'accesso del pubblico ai documenti
Decisione
Caso 682/2014/JF - Aperto(a) il Martedì | 20 maggio 2014 - Raccomandazione su Venerdì | 16 dicembre 2016 - Decisione del Martedì | 19 dicembre 2017 - Istituzione coinvolta Commissione europea ( Riscontrati estremi di cattiva amministrazione ) - Paese Spagna
La Commissione europea ha rifiutato di registrare una richiesta di accesso del pubblico ai documenti presentata dall'organizzazione Access Info Europe perché non aveva fornito un indirizzo postale. Access Info Europe ha lamentato il fatto che la Commissione non dovrebbe essere autorizzata a chiedere un indirizzo postale a chi presenta una richiesta di accesso del pubblico ai documenti.
La Mediatrice ha preso atto dei motivi amministrativi per cui la Commissione ha chiesto un indirizzo postale. La Commissione ha sostenuto che, senza l'obbligo di fornire un indirizzo postale, le persone fisiche possono presentare facilmente (e abusivamente) una richiesta sulla base di un'identità inventata, di un'identità poco chiara o dell'identità di una terza persona. Ci sono già stati diversi casi concreti di questo tipo. La Commissione ha inoltre dedotto un argomento giuridico. Essa ha sostenuto di essere giuridicamente obbligata a trasmettere (in prosieguo: la «notifica») le sue decisioni sull’accesso ai documenti per posta cartacea.
Il Mediatore non ha messo in dubbio il contesto fattuale. Ha tuttavia ritenuto che fosse sproporzionato applicare l'obbligo dell'indirizzo postale a tutte le persone che richiedevano l'accesso. Se una richiesta sembra essere presentata sotto falsa identità, la Commissione può semplicemente chiedere alla persona di inviarle un indirizzo postale, una carta d'identità o altri mezzi di identificazione.
L’opinione della Commissione secondo cui essa sarebbe giuridicamente obbligata a trasmettere tutte le sue decisioni per posta cartacea non era convincente. La Mediatrice ha sottolineato che la prassi della Commissione è arcaica per il XXI secolo e che tale prassi non è riconoscibile in numerose altre procedure amministrative identiche o simili nell'amministrazione dell'UE.
Il Mediatore ha formulato raccomandazioni adeguate alla luce delle sue conclusioni. Tali proposte sono state respinte dalla Commissione. Nella sua decisione, che ha chiuso l'indagine, la Mediatrice ha avanzato suggerimenti di miglioramento per modernizzare le pratiche della Commissione. Ha inoltre chiesto nuovamente alla Commissione di registrare e trattare definitivamente la richiesta specifica di accesso ai documenti, che la ricorrente intendeva ancora perseguire.
Raccomandazione del Mediatore [1] (2016)
1. Nella sua raccomandazione, la Mediatrice ha chiesto alla Commissione di non richiedere più a tutti i richiedenti di fornire il proprio indirizzo postale se viene fornito un indirizzo alternativo adeguato per la corrispondenza.
2. Ha inoltre raccomandato alla Commissione di registrare la domanda del denunciante e di trattarla tempestivamente.
3. Infine, propone di migliorare il fatto che la Commissione prenda in considerazione sistemi online alternativi o mezzi elettronici per comunicare le sue decisioni sulle richieste di accesso del pubblico ai documenti.
Valutazione del Mediatore dopo la raccomandazione
4. La Commissione ha respinto la raccomandazione del Mediatore di non imporre più a tutti i richiedenti di fornire il proprio indirizzo postale se viene fornito un indirizzo alternativo adeguato per la corrispondenza. In sostanza, ha ribadito gli argomenti delle sue precedenti osservazioni e ha sottolineato che "[l]a Commissione sottolinea rispettosamente che è libera di decidere in merito all'uso del sistema più idoneo per la notifica delle decisioni ai sensi del regolamento 1049/2001, purché tale sistema sia conforme ai requisiti giuridici...".
5. La Commissione ha informato il Mediatore di non aver dato seguito alla raccomandazione del Mediatore di registrare la domanda del denunciante e di trattarla tempestivamente. Ha tuttavia affermato che, se il denunciante fosse ancora interessato a far registrare la sua richiesta, lo farebbe ora.
6. La Commissione ha risposto alla proposta della Mediatrice di sistemi online alternativi affermando che "[s]ebbene la Commissione non escluda eventuali cambiamenti futuri nel modo in cui notifica le sue decisioni amministrative, attualmente non esistono modi alternativi soddisfacenti per garantire la certezza del diritto, evitando l'abuso del diritto di accesso del pubblico...".
7. In sintesi, la Commissione non ha accettato le raccomandazioni del Mediatore o il suo suggerimento di miglioramento.
8. La Mediatrice si rammarica della posizione della Commissione in questo caso, che ritiene errata in fatto e in diritto. È particolarmente preoccupata per il fatto che la risposta della Commissione contraddica il suo stesso parere secondo cui l'amministrazione dell'UE stessa abbraccia pienamente l'era digitale e massimizza l'uso delle comunicazioni elettroniche.
9. Il Mediatore ha pienamente sostenuto la prassi di verificare, caso per caso, l'identità delle persone che presentano richieste di accesso del pubblico ai documenti qualora vi siano motivi per sospettare che l'esercizio di tale diritto sia oggetto di abuso. Tuttavia, procedere su tale base in ogni caso è irrispettoso nei confronti dei cittadini e dei loro diritti fondamentali ai sensi della Carta dell'UE. Nell'ambito della presente indagine la Mediatrice ha fornito consulenza su metodi di lavoro alternativi e lo ha fatto nell'esercizio del suo mandato basato sul trattato per individuare casi di cattiva amministrazione e formulare raccomandazioni al fine di porvi fine. Il Mediatore si rammarica profondamente del fatto che la Commissione europea abbia confutato tale parere, il che implica chiaramente che, fintanto che i suoi sistemi e le sue procedure sono "legali", ritiene che non sia necessario prendere in considerazione miglioramenti a vantaggio dei cittadini e nel rispetto dei principi generali di buona amministrazione.
10. Concludendo questa indagine, la Mediatrice, oltre a confermare le sue constatazioni di cattiva amministrazione, formula un ulteriore suggerimento di miglioramento.
11. Per quanto riguarda la richiesta specifica di accesso del pubblico ai documenti presentata in questo caso, il Mediatore può confermare che il denunciante rimane interessato ai documenti richiesti. Ancora una volta, il Mediatore si rammarica profondamente che la Commissione abbia scelto di ignorare tutte le indicazioni molto chiare del continuo desiderio di accesso del pubblico ai documenti richiesti. Insistere su nuove richieste e formalità procedurali, quando non sono necessarie e non hanno un evidente scopo utile, dimostra una mancanza di rispetto dei diritti fondamentali dei cittadini. Si invita pertanto la Commissione a registrare formalmente la richiesta al ricevimento della presente decisione e a trattarla rapidamente e in ogni caso entro il termine previsto dal regolamento (CE) n. 1049/2001.
Conclusioni
Sulla base dell'indagine relativa alla presente denuncia, il Mediatore la chiude con le seguenti conclusioni:
L’obbligo imposto dalla Commissione a tutte le persone che chiedono l’accesso del pubblico ai documenti di fornire il proprio indirizzo postale per le proprie modalità di invio cartaceo è una cattiva amministrazione.
La mancata registrazione e risposta della Commissione alla richiesta di accesso del denunciante ai documenti è stata un caso di cattiva amministrazione.
Oltre alle conclusioni di cui sopra, il Mediatore formula la seguente proposta di miglioramento:
Il Mediatore chiede alla Commissione di chiedere una revisione inter pares delle questioni in questo caso in seno al comitato interistituzionale di cui all'articolo 15 del regolamento (CE) n. 1049/2001.
L’articolo 15 così recita:
"1. Le istituzioni sviluppano buone prassi amministrative per facilitare l'esercizio del diritto di accesso garantito dal presente regolamento.
2. Le istituzioni istituiscono un comitato interistituzionale incaricato di esaminare le migliori pratiche, affrontare eventuali conflitti e discutere i futuri sviluppi in materia di accesso del pubblico ai documenti."
Il Mediatore suggerisce che, per quanto riguarda le richieste ricevute per posta elettronica, si convenga che la responsabilità dell'affidabilità di questo mezzo di comunicazione incombe alla persona che presenta la richiesta, il che significa, ad esempio, che spetta a tale mittente scegliere un sistema di posta elettronica affidabile, informare l'istituzione di eventuali problemi relativi ai limiti di volume e verificare se la corrispondenza ricevuta dall'istituzione è filtrata come spam. Ciò dovrebbe alleviare i timori che le istituzioni possono nutrire in merito alla notifica delle decisioni in questione.
Se il parere persiste nel ritenere che l'invio di decisioni per posta elettronica non sia coerente con i requisiti giuridici, il Mediatore suggerisce di effettuare una revisione inter pares di questo punto di vista in seno al comitato di cui all'articolo 15, paragrafo 2, che potrebbe anche affrontare specificamente l'affermazione secondo cui attualmente non vi sono alternative all'invio di decisioni per posta cartacea. In tal modo, la Commissione è incoraggiata a tenere conto, ad esempio, dell'ambiziosa "Agenda digitale" dell'UE lanciata dalla Commissione sette anni fa. È inoltre incoraggiato a tenere conto dell'uso diffuso dei sistemi di comunicazione elettronica online, comprese le firme elettroniche, utilizzati in tutta Europa dalle pubbliche amministrazioni.
Il Mediatore desidera essere informato dell'esito di tale revisione tra pari entro la fine del primo trimestre del 2018.
Gli altri partecipanti alla suddetta commissione di cui all'articolo 15, paragrafo 2 (Parlamento e Consiglio) saranno informati separatamente della presente decisione e dei suggerimenti.
Il denunciante e il presidente della Commissione europea saranno informati della presente decisione.
Emily O'Reilly
Mediatore europeo
Strasburgo, 19/12/2017
[1] Per ulteriori informazioni sul contesto della denuncia, sulle argomentazioni delle parti e sull'indagine del Mediatore, si rimanda al testo integrale della proposta di soluzione e di raccomandazione del Mediatore, nonché ai relativi pareri e osservazioni, disponibili all'indirizzo:
https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/caseopened.faces/en/54427/html.bookmark
La raccomandazione ha fatto seguito a un tentativo di risolvere il caso attraverso una proposta di soluzione, la cui parte principale è stata tuttavia respinta dalla Commissione. La Commissione si è limitata a sopprimere l’obbligo di chiedere alle persone di indicare il loro settore di attività professionale al momento della presentazione delle domande di documenti.