Lo sfondo

1. Il denunciante, un'associazione di esperti giuridici di tutta l'Unione europea, ha realizzato un progetto tra luglio 2010 e giugno 2012 cofinanziato dalla Commissione europea, conformemente a una convenzione di sovvenzione.

2. Nel febbraio 2014 la Commissione ha informato il denunciante di aver deciso di sottoporre ad audit i costi e le entrate del progetto. Nel luglio 2014 i revisori che erano stati subappaltati dalla Commissione per svolgere l'audit hanno inviato al denunciante un progetto di relazione di audit al quale il denunciante ha risposto dettagliatamente due mesi dopo.

3. Nell'aprile 2015 la Commissione ha inviato al denunciante la relazione finale di audit in cui si affermava che i revisori avevano preso in considerazione la risposta del denunciante e avevano aggiornato di conseguenza la relazione di audit. L'audit è stato considerato concluso e l'ordinatore della Commissione ha pienamente approvato le risultanze e le raccomandazioni della relazione di audit. Il denunciante è stato informato che avrebbe ricevuto una nota di addebito che gli chiedeva di pagare 11 112,57 EUR.

4. Nel giugno 2015 il denunciante ha presentato le sue osservazioni finali in cui ha evidenziato alcune carenze nel modo in cui è stato effettuato l'audit e ha contestato alcuni aspetti della relazione di audit. Due settimane dopo, l'ordinatore della Commissione ha risposto che né le carenze evidenziate dal denunciante né i punti sollevati per contestare le conclusioni dell'audit erano in grado di mettere in discussione le conclusioni dell'audit. La richiesta di rimborso è stata mantenuta.

5. Il 16 luglio 2015 il denunciante ha inviato un'altra lettera alla Commissione in cui indicava le questioni che gli erano inaccettabili [1], le questioni che era disposto ad accettare e il suo parere sull'equilibrio dovuto. Tuttavia, la Commissione ha rispedito la nota di addebito e il denunciante l'ha pagata.

L'indagine

6. Il Mediatore ha avviato un'indagine sulla denuncia e ha individuato le seguenti accuse e affermazioni:

1) Il rifiuto della Commissione di rivedere la relazione finale di audit alla luce delle obiezioni del denunciante era ingiusto.

2) La Commissione dovrebbe annullare la sua decisione di considerare non ammissibili le voci E75, E72 ed E20 e di recuperare gli interessi sulla somma investita e dovrebbe discutere con il denunciante alcune altre spese respinte.

7. A sostegno della sua affermazione, il denunciante ha sostenuto che i) la Commissione non ha tenuto conto delle obiezioni sollevate dal denunciante (tra l'altro nella sua lettera del 16 luglio 2015) alla decisione della Commissione di considerare tre voci di spesa non ammissibili (voci E75, E72 ed E20) e di recuperare gli interessi su una somma investita che non provenivano esclusivamente dal pagamento del prefinanziamento della Commissione; ii) la Commissione si è limitata ad approvare le conclusioni della relazione di audit, delegando in tal modo la propria decisione, senza alcuna consultazione. Ciò è ingiusto e inaccettabile; e iii) il denunciante ha accettato alcune spese respinte e ha chiesto alla Commissione di discutere con essa altre spese respinte, ma la Commissione si è rifiutata di farlo.

8. Nel corso dell'indagine, la Mediatrice ha ricevuto il parere della Commissione sulla denuncia e, successivamente, le osservazioni del denunciante in risposta al parere della Commissione. Nello svolgimento dell'indagine, il Mediatore ha tenuto conto delle argomentazioni e dei pareri presentati dalle parti.

Presunto rifiuto ingiusto di rivedere la relazione finale di audit alla luce delle obiezioni del denunciante e della relativa domanda

Proposta di soluzione

9. Inizialmente la Commissione ha rifiutato di prendere in considerazione le voci ammissibili E75 ed E72. Essa ha ritenuto che tali somme, essendo state imputate su somme dovute dal contraente, non potessero essere considerate come costituenti spese effettivamente sostenute e pagate. Tale procedura non ha generato un flusso di cassa di importo equivalente e tali elementi non erano pertanto ammissibili.

10. Per quanto riguarda gli interessi maturati sul pagamento del prefinanziamento della Commissione, quest'ultima ha dichiarato che il recupero di tali interessi era previsto dalla convenzione di sovvenzione. Tuttavia, se l'importo richiesto dalla Commissione era superiore agli interessi effettivamente maturati sul prefinanziamento della Commissione, il denunciante poteva presentare la prova degli interessi effettivamente maturati.

11. Per quanto riguarda la voce di spesa E20, la Commissione ha dichiarato che, sebbene la conclusione dei revisori in merito alla sua inammissibilità fosse conforme alla convenzione di sovvenzione, era pronta ad accettare in via eccezionale tali costi, dato che erano essenziali per l'attuazione del progetto.

12. La Commissione ha inoltre affermato che le conclusioni dei revisori sono state verificate e che non si è limitata ad approvare le conclusioni dell'audit. Ha aggiunto che il denunciante ha avuto l'opportunità di presentare le sue osservazioni ai revisori. Inoltre, anche le lettere inviate dal denunciante alla Commissione hanno ricevuto risposte specifiche.

13. Il denunciante ha contestato la posizione della Commissione in merito agli importi compensati. La fattura che il denunciante ha emesso e inviato al contraente riguardava un importo dovuto dal contraente e le fatture emesse dal contraente riguardavano anche gli importi dovuti. Secondo il denunciante, tale compensazione era conforme ai requisiti della convenzione di sovvenzione.

14. Per quanto riguarda gli interessi maturati sul prefinanziamento della Commissione (2 941,32 EUR), il denunciante ha convenuto che il recupero di tali interessi era previsto dalla convenzione di sovvenzione. Essa ha calcolato l’importo degli interessi maturati (e ha detratto l’imposta che aveva pagato su tali interessi) e ha dichiarato di essere debitrice alla Commissione a titolo di interessi di EUR 1 728,70. Il denunciante ha spiegato il metodo utilizzato per calcolare tale somma e ha presentato alla Commissione i documenti giustificativi.

15. Poiché le parti non hanno raggiunto un accordo, il gruppo di indagine del Mediatore ha contattato la Commissione e le ha chiesto di rispondere a due domande, lodandola per aver accettato di considerare ammissibile la voce di spesa E20.

16. Per quanto riguarda gli importi compensati, il gruppo di indagine del Mediatore ha osservato che la Commissione ha ritenuto che, poiché non era stato generato alcun flusso di cassa, tali voci di spesa dovevano essere considerate non ammissibili. Tuttavia, non era chiaro se esistesse una regola che prevedeva la generazione di un flusso di cassa. La convenzione di sovvenzione stabiliva che solo i costi effettivamente sostenuti potevano essere considerati ammissibili. Dalle spiegazioni del denunciante è emerso che le somme che erano state compensate erano state effettivamente sostenute. Esse semplicemente non sono state effettivamente pagate a causa della compensazione, ragion per cui è stato chiesto alla Commissione di spiegare se esistesse una norma che stabilisse la necessità di generare un flusso di cassa. È stato sottolineato che, in assenza di tale regola, risultava che le somme effettivamente sostenute e che soddisfacevano le altre condizioni di cui all'articolo II.14 della convenzione di sovvenzione dovevano essere considerate ammissibili (indipendentemente dal fatto che generassero un flusso di cassa).

17. Per quanto riguarda gli interessi maturati sul pagamento del prefinanziamento della Commissione, il gruppo di indagine del Mediatore ha accolto con favore la decisione della Commissione di dare al denunciante l'opportunità di rivedere l'importo. Alla Commissione è stato chiesto di indicare se era d'accordo con l'importo riveduto e di motivare la sua posizione in caso di disaccordo. In seguito si è scoperto che la Commissione aveva già approvato l'importo riveduto, ma il Mediatore non ne era stato informato.

18. Nell'agosto 2015 la Commissione ha informato la squadra d'indagine del Mediatore di aver modificato la sua posizione in merito alle somme imputate, ritenendo che tali somme costituissero effettivamente costi effettivamente sostenuti e fossero pertanto ammissibili. Il denunciante ha successivamente informato il Mediatore di aver tenuto una discussione serena con la Commissione durante la quale le argomentazioni di entrambe le parti sono state scambiate e ascoltate. Ha aggiunto di essere soddisfatto dell'esito della discussione e ha ringraziato il Mediatore per il suo intervento.

Valutazione del Mediatore dopo la proposta di soluzione

19. Il Mediatore è lieto di constatare che il denunciante e la Commissione hanno raggiunto un accordo sulle questioni sollevate nella presente denuncia e che il denunciante è soddisfatto del risultato. Ritiene pertanto che sia stata trovata una soluzione.

Conclusione

Sulla base dell'indagine relativa alla presente denuncia, il Mediatore la chiude con la seguente conclusione:

Il Mediatore ritiene che sia stata trovata una soluzione.

Il denunciante e la Commissione saranno informati della presente decisione.

Marta Hirsch- Ziembinska

Unità 1 - Indagini e TIC

Strasburgo, 13/12/2016

[1] I tre punti seguenti erano inaccettabili per il denunciante che chiedeva alla Commissione di annullare le tre decisioni che li riguardavano:

1. Il rifiuto di prendere in considerazione due punti: i) voce E75 (costi respinti: 2 419 EUR), che riguardava fatture che il denunciante non aveva effettivamente pagato al contraente perché erano state compensate (ai sensi del diritto francese) con importi dovuti dal contraente al denunciante. Il denunciante ha dichiarato che tale compensazione era comprovata (con lettera raccomandata del contraente) ed era conforme al diritto francese. Inoltre, la Commissione aveva dato il suo accordo; e ii) lo stesso vale per la voce E72 (costi respinti: 975 EUR, corrispondenti alle quote di partecipazione versate da due partecipanti a una conferenza al contraente, ma che quest'ultimo non ha pagato al denunciante. Il denunciante ha quindi detratto l'importo di 975 EUR dalle somme dovute.

2. La decisione della Commissione di recuperare "interessi per 2.941,32 EUR maturati sul prefinanziamento della Commissione che non erano stati dichiarati. " Il denunciante ha dichiarato di aver investito denaro in eccesso e di aver ricevuto interessi. La Commissione ha insistito affinché tali interessi fossero integralmente rimborsati, anche se:

a) tale rimborso non è previsto contrattualmente,

b) una parte (minima) delle somme investite non proviene dalla sovvenzione versata dalla Commissione europea;

c) Gli interessi percepiti sono stati tassati. La presente decisione della Commissione significa che essa realizza utili per i quali il denunciante ha pagato le imposte in Francia. Questo è ingiusto.

d) È impossibile per il denunciante capire esattamente come i revisori contabili abbiano calcolato tale somma, poiché non ne hanno fornito i dettagli.

3. Reiezione da parte della Commissione del punto E20. Senza alcuna discussione, la Commissione ha respinto la voce E20 (1020 EUR), che rappresentava una spesa per un partner del progetto. Le spese relative alle spese di alloggio dei membri di un comitato che hanno dovuto prendere una decisione rapida a seguito di una conferenza. Questa spesa era perfettamente giustificata ed è stato fornito un documento contabile.