Contesto della denuncia

1. La denuncia riguarda l'accesso alle relazioni di valutazione delle proposte per un progetto finanziato dall'UE sui Rom in Albania. Nell'agosto 2014 il denunciante ha chiesto l'accesso del pubblico a tali documenti a norma del regolamento (CE) n. 1049/2001 [1].

2. La Commissione ha fornito un accesso parziale alle relazioni, occultando i) parte delle osservazioni formulate dal comitato di valutazione e ii) i dati personali dei suoi membri. Ha spiegato che la divulgazione delle parti omesse danneggerebbe gli interessi commerciali dei richiedenti la sovvenzione o arrecherebbe pregiudizio alla tutela della vita privata delle persone [2].

3. Il denunciante ha presentato una domanda di riesame alla Commissione (nota come "domanda di conferma"). La domanda è stata respinta anche in quanto la divulgazione delle informazioni espunte rischierebbe inoltre di compromettere il processo decisionale della Commissione [3].

4. Insoddisfatto della risposta della Commissione, il denunciante si è rivolto al Mediatore il 13 novembre 2014.

L'indagine

5.  Il Mediatore ha avviato un'indagine sulle seguenti accuse e affermazioni:

1) La Commissione ha erroneamente negato il pieno accesso ai documenti richiesti.

2) La Commissione dovrebbe concedere pieno accesso ai documenti richiesti.  

6. Il Mediatore ha ispezionato le relazioni di valutazione richieste dal denunciante. Una copia del rapporto di ispezione è stata trasmessa al denunciante. Nello svolgimento dell'indagine, il Mediatore ha tenuto conto delle argomentazioni e dei pareri presentati dalle parti.

Asserzione di aver negato illecitamente il pieno accesso ai documenti richiesti.

Argomenti presentati al Mediatore

7. Il denunciante non ha contestato la redazione dei dati personali dei membri del comitato di valutazione, ma solo la redazione da parte della Commissione delle osservazioni contenute nelle relazioni. Egli ha messo in discussione gli argomenti della Commissione secondo cui le parti espunte potrebbero fornire un quadro del know-how delle ricorrenti o costituire un rischio per la loro reputazione. Per quanto riguarda la necessità di proteggere il processo decisionale, il denunciante ha sostenuto che l'accesso del pubblico alle relazioni di valutazione renderebbe la procedura di valutazione più trasparente, migliorando il processo anziché comprometterlo.

8. Nel corso dell'ispezione del Mediatore, la Commissione ha fornito copie di sette relazioni di valutazione e della corrispondenza interna tra i membri della Commissione incaricati della richiesta del denunciante. Il Mediatore conferma che le informazioni omesse riguardavano i) i nomi e le firme dei membri del comitato di valutazione, ii) il punteggio medio delle domande e iii) i motivi addotti dal comitato per non raccomandare le domande non accolte ai fini di un'ulteriore valutazione.

Valutazione del Mediatore

9. Occorre innanzitutto chiarire che le osservazioni che la Commissione ha tralasciato sono le ragioni addotte dal comitato di valutazione per respingere talune domande. Considerato l'obiettivo di tali osservazioni, è ovvio che esse indichino carenze nelle domande.

10. Dopo aver valutato attentamente i documenti, il Mediatore può confermare che le informazioni espunte contenevano principalmente giudizi di valore negativo espressi dal comitato di valutazione. Secondo il Mediatore, la divulgazione di tali informazioni non solo danneggerebbe potenzialmente la reputazione delle imprese interessate, ma rivelerebbe anche ai concorrenti eventuali carenze nel loro know-how e/o nei loro metodi di lavoro. I concorrenti potrebbero utilizzare queste informazioni per danneggiare la reputazione di queste società e quindi ottenere un vantaggio competitivo. Ciò comporterebbe un rischio ragionevolmente prevedibile e non solo ipotetico [4] per gli interessi commerciali dei richiedenti la sovvenzione.

11. Va osservato che alcune delle osservazioni si riferiscono anche ad aspetti positivi delle domande. Sebbene tali osservazioni di per sé non costituiscano un rischio per la reputazione dei richiedenti, esse non possono essere lette o comprese indipendentemente dai punti critici. Una divulgazione parziale di tali osservazioni sarebbe pertanto priva di significato.

12. Alla luce di quanto precede, il Mediatore conclude che la Commissione era legittimata a negare l'accesso del pubblico alle osservazioni espunte che invocavano la tutela degli interessi commerciali dei richiedenti la sovvenzione ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 2, primo trattino, del regolamento (CE) n. 1049/2001. Tale protezione non si applica quando "vi è un interesse pubblico prevalente alla divulgazione". Il denunciante non ha individuato alcun interesse pubblico prevalente che giustifichi la divulgazione dei contenuti espunti; né il Mediatore è a conoscenza dell'esistenza di un siffatto interesse pubblico prevalente.

13. Poiché la Commissione era legittimata a fondare il suo rifiuto di concedere l'accesso del pubblico su tale eccezione, il Mediatore ritiene che non sia necessario esaminare anche se la Commissione abbia commesso un errore nell'applicare l'eccezione relativa alla tutela del processo decisionale ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

Conclusione

Sulla base dell'indagine relativa alla presente denuncia, il Mediatore la chiude con la seguente conclusione:

Non vi è stata cattiva amministrazione da parte della Commissione.

Il denunciante e la Commissione saranno informati della presente decisione.

Emily O'Reilly

Mediatore europeo

Strasburgo, 30/08/2016

[1] Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all’accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (GU 2001, L 145, pag. 43).

[2] La Commissione ha invocato le seguenti eccezioni ai sensi dell'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001:

1. Le istituzioni rifiutano l'accesso a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela:

b) la vita privata e l'integrità dell'individuo, in particolare in conformità della legislazione comunitaria in materia di protezione dei dati personali.

2. Le istituzioni rifiutano l'accesso a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela:

— gli interessi commerciali di una persona fisica o giuridica, compresa la proprietà intellettuale,

...

a meno che non sussista un interesse pubblico prevalente alla divulgazione.

[3] Articolo 4, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1049/2001: "L'accesso a un documento, redatto da un'istituzione per uso interno o ricevuto da un'istituzione, relativo a una questione per la quale l'istituzione non ha adottato una decisione, è rifiutato se la divulgazione del documento pregiudicherebbe gravemente il processo decisionale dell'istituzione, a meno che vi sia un interesse pubblico prevalente alla divulgazione."

[4] Cause C ‑39/05 P e C ‑52/05 P Svezia e Turco/Consiglio, Racc. 2008, pag. I ‑4723, punto 43.