Contesto della denuncia

1. Il denunciante è un cittadino spagnolo che ha chiesto di partecipare a una procedura di assunzione organizzata dall'EPSO.[1] Il denunciante non ha rispettato il termine per la prenotazione del test su computer (CTB), presumibilmente perché l'EPSO non gli aveva inviato un invito automatico in tempo. Nell'avvicinarsi all'EPSO in merito alla questione, l'EPSO ha informato il denunciante della data in cui l'invito in questione era stato reso disponibile nel suo account EPSO [2] e ha dichiarato che la responsabilità del controllo dell'account EPSO spetta ai candidati che partecipano alle procedure di assunzione.

2. Il denunciante ha quindi chiesto all'EPSO in che modo potesse essere certo che il messaggio gli fosse stato inviato in quel giorno. Infatti, durante il periodo di prenotazione aveva effettuato due volte l'accesso al suo profilo EPSO per lavorare su un'altra candidatura. Tuttavia, ha visto il messaggio di invito solo dopo la scadenza del termine per la prenotazione della CBT. L'EPSO ha risposto che gli inviti a prenotare il CBT sono stati resi disponibili in tutti i conti dei candidati lo stesso giorno e che non è più possibile effettuare una prenotazione.

L'indagine

3. Il Mediatore ha avviato un'indagine sulla denuncia e ha individuato le seguenti accuse e affermazioni:

Asserzione

L'EPSO non ha inviato a tempo debito un invito automatico a prenotare la prova su computer (CBT) al profilo EPSO del denunciante, come ha fatto con gli altri candidati, il che lo ha ingiustamente escluso dalla procedura di assunzione.

Crediti

1. I messaggi automatici dell'EPSO ai candidati dovrebbero indicare chiaramente la data e l'ora in cui sono inviati, consegnati e letti in un profilo EPSO.

2. L'EPSO dovrebbe invitare il denunciante a partecipare al CBT.

4. Il Mediatore ha ritenuto opportuno, come primo passo, esaminare il fascicolo dell'EPSO su questo caso, al fine di valutare la validità dell'accusa del denunciante.

Ispezione del fascicolo

5. La squadra investigativa del Mediatore ha effettuato l'ispezione il 9 settembre 2015 presso la sede dell'EPSO. La conclusione preliminare della squadra d'inchiesta a seguito dell'ispezione è stata che l'EPSO non ha omesso di inviare al denunciante un invito automatico a sedere al CBT a tempo debito [3].

6. La relazione di ispezione è stata presentata al denunciante per osservazioni, che non era d'accordo con la valutazione preliminare, sostenendo che l'EPSO avrebbe dovuto dimostrare di essere stato in grado di visualizzare il messaggio.

Valutazione del Mediatore

7. Il Mediatore ritiene che il messaggio che invita i candidati a prenotare la CBT sia stato indubbiamente creato e successivamente attivato contemporaneamente in tutti i profili dei candidati, compreso quello del denunciante. I documenti forniti dall'EPSO durante l'ispezione mostrano chiaramente l'invito nel profilo EPSO del denunciante, nella sezione della procedura di selezione pertinente. Il profilo EPSO sembra essere un ambiente informatico chiuso (a differenza dei servizi di posta elettronica, che operano attraverso server diversi, un fatto che talvolta spiega il ritardo nella trasmissione di messaggi elettronici), in cui l'invio e la ricezione di messaggi sembrano costituire una sola e medesima fase tecnica. Pertanto, l'attivazione del messaggio nel profilo di un candidato implica l'immediata ricezione dello stesso messaggio nel profilo EPSO del candidato.

8. Sebbene il denunciante sostenga di non essere stato in grado di visualizzare il messaggio di invito nel suo profilo EPSO durante il periodo di prenotazione della CBT, il Mediatore non ha quindi trovato nulla a sostegno di tale argomentazione. Il Mediatore ritiene che, nel loro insieme, le informazioni fornite dall'EPSO durante l'ispezione costituiscano una prova sufficiente del fatto che ha inviato al denunciante l'invito pertinente a tempo debito. Il fatto che il denunciante abbia effettuato l'accesso al suo account EPSO due volte durante il periodo in cui avrebbe potuto prenotare il suo CBT non dimostra che il messaggio pertinente non fosse visibile, ma si limita a confermare il fatto che non ha preso atto dell'invito (il profilo EPSO del denunciante consiste in diverse procedure di assunzione che devono essere cliccate e aperte per visualizzare i messaggi correlati).

9. Alla luce di quanto precede, il Mediatore non riscontra alcuna cattiva amministrazione da parte dell'EPSO in relazione all'asserzione del denunciante. L'affermazione del denunciante secondo cui l'EPSO dovrebbe invitarlo a partecipare al CBT non può pertanto essere accolta.

10. Per quanto riguarda l'affermazione del denunciante relativa alla tracciabilità dei messaggi nei profili dei candidati, il Mediatore osserva che l'EPSO non ha ancora affrontato questo punto sollevato. Tuttavia, nel contesto dell'ispezione, l'EPSO si è impegnato a rispondere in tempo utile al querelante. Dato che la questione non è direttamente collegata alla principale lamentela del denunciante in merito alla sua esclusione dalla procedura di assunzione, il Mediatore non ritiene giustificato approfondire la questione nel contesto della presente indagine. Confida che l'EPSO darà seguito alla sua garanzia di rispondere al denunciante. Tuttavia, qualora il denunciante non riceva una risposta soddisfacente entro un periodo di tempo ragionevole, potrebbe prendere in considerazione la possibilità di presentare una nuova denuncia al Mediatore al riguardo.

Conclusione

Sulla base dell'indagine relativa alla presente denuncia, il Mediatore la chiude con la seguente conclusione:

Il Mediatore non riscontra casi di cattiva amministrazione da parte dell'EPSO.

Il denunciante e l'EPSO saranno informati di tale decisione.

Emily O'Reilly

Strasburgo, 28/10/2015

ALLEGATO: Estratto del rapporto di ispezione

Il file ispezionato

I rappresentanti dell'EPSO hanno fornito i seguenti documenti a fini di ispezione:

a) stampa della visione del back office dell'EPSO del profilo dell'EPSO del denunciante, nonché della visione del profilo dell'EPSO del denunciante stesso;

b) un elenco dei candidati EPSO che partecipano al concorso generale EPSO/AD/301/15 (compreso il denunciante); e

c) stampa della sottopagina del profilo EPSO del denunciante che mostra i messaggi relativi al concorso generale EPSO/AD/301/15.

Punti generali e osservazioni

Come documento a) - stampa della visione del back office dell'EPSO

Il presente documento fornisce una panoramica dei dati di identificazione e di contatto del denunciante, nonché delle procedure di assunzione dell'EPSO per le quali ha presentato domanda. Elenca inoltre le visite del denunciante al suo profilo EPSO.

Dall'esame del documento emerge chiaramente che, durante il periodo in cui i candidati sono stati invitati a prenotare il loro CBT (ossia tra il 6 e il 18 maggio 2015), il denunciante ha effettuato l'accesso al suo profilo EPSO sia l'8 che il 12 maggio 2015.

Per quanto riguarda il documento b) - Elenco dei candidati EPSO che partecipano al concorso generale EPSO/AD/301/15 (selezione)

Il documento mostra che il denunciante ha letto l'invito il 22 maggio 2015, alle 10:32, ossia quattro giorni dopo il termine per la prenotazione del test.

L'elenco riporta anche la data di creazione del messaggio di invito (24 aprile 2015). A tale riguardo, i rappresentanti dell'EPSO hanno spiegato che il messaggio di invito viene creato nel sistema prima di essere attivato e visualizzato dai candidati. L'elenco sembrerebbe dimostrare che il messaggio è stato correttamente creato nei profili EPSO dei candidati il 24 aprile 2015 e che gli altri candidati EPSO hanno iniziato a leggere il messaggio il 5 maggio 2015. Solo il denunciante non ha letto il messaggio in tempo. L'elenco non indica da quale momento esatto il messaggio è stato visualizzato.

Per quanto riguarda il documento c) - Messaggi relativi al concorso generale EPSO/AD/301/15

La suddetta casella di messaggio nel profilo EPSO del denunciante mostra chiaramente l'invito dell'EPSO a prenotare la CBT.

I rappresentanti dell'EPSO hanno dichiarato che l'EPSO fornirà una risposta e si scuserà in una lettera da inviare al denunciante. La lettera dell'EPSO sarà trasmessa al Mediatore per informazione.

Conclusione preliminare

Dai documenti esaminati, e sulla base delle osservazioni formulate dai rappresentanti dell'EPSO, risulta che il denunciante ha effettuato l'accesso al suo account EPSO durante il periodo in cui avrebbe potuto prenotare un TCC (ossia l'8 e il 12 maggio 2015).

Non vi è nulla che suggerisca che il fatto che il denunciante non abbia visto l'invito alla CBT nel concorso generale EPSO/AD/301/15 fosse dovuto a un difetto tecnico. In effetti, non vi sono prove che suggeriscano che l'EPSO abbia avuto problemi tecnici per quanto riguarda l'invio di inviti ai candidati a partecipare al CBT nel concorso generale EPSO/AD/301/15. Le prove fornite ai rappresentanti del Mediatore suggeriscono che l'EPSO ha preparato un messaggio di invito a tutti i candidati il 24 aprile 2015, che è stato successivamente leggibile nel profilo EPSO dei candidati a partire dal 5 maggio 2015.

Alla luce di quanto precede, sembra che l'EPSO non abbia omesso di inviare al denunciante un invito automatico a partecipare al CBT a tempo debito.

[1] Concorso generale EPSO/AD/301/15.

[2] L'account EPSO è lo spazio personale dei candidati che si candidano a un concorso generale. Contiene dati sul loro profilo personale, come nome e qualifiche, nonché messaggi inviati dall'EPSO.

[3] Per maggiori informazioni, cfr. l'estratto allegato del rapporto di ispezione.