Lo sfondo

1. Il 16 dicembre 2013 il Mediatore ha avviato un'indagine di propria iniziativa invitando l'Agenzia esecutiva per la competitività e l'innovazione (EACI) a valutare la possibilità di istituire una procedura che consenta ai richiedenti insoddisfatti del modo in cui sono stati gestiti gli inviti a presentare proposte di rivolgersi a un comitato indipendente di riesame o di ricorso. Il Mediatore ha sottolineato che l'EACI potrebbe avvalersi delle procedure di riesame in vigore presso l'Agenzia esecutiva per la ricerca (REA) e l'Agenzia esecutiva del Consiglio europeo della ricerca (ERCEA). Con effetto dal 1o gennaio 2014, l'EACI è stata sostituita e sostituita dall'EASME [2].

Istituzione di una procedura di riesame nell'ambito dell'EASME

Progetto di raccomandazione del Mediatore

2. Il Mediatore ritiene che ogni istituzione dell'UE che è in contatto frequente con persone che possono avere motivo di sporgere denuncia dovrebbe istituire una procedura che preveda che le denunce siano trattate e risolte rapidamente dall'istituzione stessa, prima che tali persone ricorrano ad altri meccanismi di ricorso, come il Mediatore e i tribunali. A causa del suo mandato, l'EASME è in contatto frequente con i candidati che rispondono agli inviti a presentare proposte nell'ambito di diversi programmi dell'UE (il programma Orizzonte 2020 (H2020), i programmi COSME, LIFE e FEAMP).

3. Per quanto riguarda la portata del riesame, la Mediatrice ha osservato che la procedura di riesame di cui all ' articolo 16 del regolamento Orizzonte 2020 è simile a quella istituita dall ' ERCEA e dalla REA, che si limitano agli "aspetti procedurali" e non contemplano la valutazione del merito delle proposte. Il fatto che tale disposizione limiti il riesame da parte del comitato di valutazione agli "aspetti procedurali" non dovrebbe tuttavia significare che il riesame debba limitarsi a elementi puramente formalistici. Se così fosse, il diritto di riesame non avrebbe ovviamente molto valore. In tale contesto, il Mediatore ha sottolineato che vi sono tre motivi che dovrebbero dar luogo a una rivalutazione completa di una proposta: i) se un richiedente presenta prove di errori procedurali, ad esempio se è chiaro che una fase del procedimento è stata trascurata; ii) se un richiedente presenta prove di errori fattuali, ad esempio se gli esperti fanno riferimento alla proposta errata; o iii) se il richiedente adduce la prova di un errore manifesto di valutazione. La Mediatrice è del parere che la procedura di riesame che l'EASME deve istituire nel contesto del programma Orizzonte 2020 debba riguardare queste tre situazioni. Il Mediatore ha inoltre ritenuto che l'EASME dovesse adottare le misure necessarie per istituire una procedura di riesame analoga per gli inviti a presentare proposte nell'ambito degli altri programmi dell'UE.

4. Il 17 ottobre 2014 il Mediatore ha pertanto presentato all'EASME i seguenti due progetti di raccomandazioni:

"1. Conformemente all'articolo 16 del regolamento (UE) n. 1290/2013 e all'allegato I della decisione C(2013) 9414 final della Commissione, l'EASME dovrebbe adottare quanto prima le misure necessarie per istituire una procedura di riesame della valutazione per i richiedenti che rispondono agli inviti a presentare proposte nell'ambito del programma Orizzonte 2020 e informare il Mediatore della data entro la quale sarà istituita la procedura di riesame.

Tale procedura di riesame dovrebbe riguardare i casi in cui i richiedenti fanno valere i) errori procedurali, ii) errori di fatto o iii) un errore manifesto di valutazione.

2. L'EASME dovrebbe adottare le misure necessarie per istituire una procedura di riesame analoga per i richiedenti che rispondono agli inviti a presentare proposte pubblicati nell'ambito degli altri programmi dell'UE e informare il Mediatore della data entro la quale sarà istituita la procedura di riesame" .

5. Nell'affrontare i progetti di raccomandazioni all'EASME, il Mediatore ha tenuto conto delle argomentazioni e del parere presentati dall'EASME.

6. L'EASME ha accettato entrambi i progetti di raccomandazione e ha descritto le misure adottate per attuarli:

7. Per quanto riguarda il primo progetto di raccomandazione concernente il programma Orizzonte 2020, l'EASME ha dichiarato di aver istituito due procedure di riesame, vale a dire i) il comitato di esame dell'ammissibilità e dell'ammissibilità e ii) il comitato di riesame della valutazione:

i) Il comitato di esame dell'ammissibilità e dell'ammissibilità

8. Il comitato di esame dell'ammissibilità e dell'ammissibilità è stato istituito con decisione del direttore dell'EASME del 30 luglio 2014. Tale comitato interno è convocato dopo che sono pervenute denunce o richieste di riesame in merito alla ricevibilità e all'ammissibilità delle proposte. Il comitato esamina solo le denunce presentate prima di una valutazione, in caso di mancato rispetto dei criteri di ammissibilità o di ammissibilità. Il richiedente escluso dispone di 30 giorni dall'invio della lettera di rigetto da parte dell'EASME per presentare un reclamo o chiedere un riesame tramite un apposito link (https://webgate.ec.europa.eu/redress-frontoffice/work.iface).

9. Il comitato è composto dal capo unità o dal coordinatore dell'invito, da un funzionario giuridico e da un coordinatore dell'invito di un altro invito. Conformemente all'articolo 6 della decisione, il comitato formula una raccomandazione motivata all'ordinatore. Qualora il Comitato ritenga che la proposta soddisfi tutti i criteri di ammissibilità e/o ammissibilità, raccomanderà di valutarne il merito (articolo 8). L'ordinatore adotta una decisione definitiva sulla base della raccomandazione del comitato.

10. La lettera al denunciante sull'esito della richiesta di riesame includerà informazioni sui mezzi di ricorso, compreso il ricorso al Mediatore o al Tribunale. L'EASME ha inoltre sottolineato che il suo manuale di procedura per Orizzonte 2020 contiene un capitolo specifico sul comitato di esame dell'ammissibilità e dell'ammissibilità.

ii) Il comitato di valutazione

11. Il comitato di valutazione è stato istituito con decisione del direttore dell'EASME del 31 luglio 2014. Il comitato interno esamina le richieste di riesame ricevute dopo la valutazione di una proposta. A norma dell'articolo 4 della decisione, le richieste di riesame possono basarsi solo su carenze procedurali (la valutazione del merito della proposta non rientra nell'ambito di applicazione del comitato). Il capitolo pertinente del manuale di procedura dell'EASME fornisce esempi di carenze procedurali quali i) la mancanza di competenza tecnica degli esperti, ii) errori fattuali nella relazione di sintesi della valutazione; iii) conflitti di interesse e iv) mancanza di coerenza tra punteggi e commenti. L'EASME ha tuttavia sottolineato che, come sottolineato dal Mediatore, la nozione di carenze procedurali non si limita a elementi puramente formalistici e riguarda i tipi di errori menzionati nel progetto di raccomandazione, vale a dire i) errori procedurali, ii) errori di fatto o iii) errore manifesto di valutazione.

12. Il richiedente escluso dispone di 30 giorni dopo la comunicazione dei risultati della valutazione per presentare un reclamo o chiedere una revisione tramite un apposito collegamento web. Il comitato è composto da almeno quattro membri, vale a dire due membri permanenti (un funzionario giuridico e un capo delle finanze settoriali) e due membri fluttuanti. Conformemente all'articolo 8 della decisione, il comitato formula una raccomandazione motivata all'ordinatore. Ci sono tre possibili risultati: a) mancanza di prove per quanto riguarda l'asserito inadempimento procedurale; b) la prova di un inadempimento procedurale, ma nessun nesso di causalità con il presunto risultato della valutazione; e c) la prova di un inadempimento procedurale con un nesso di causalità con il risultato della valutazione. Come raccomandato dal Mediatore, nel caso in cui il comitato rilevi prove di un inadempimento procedurale (ad esempio un errore procedurale, un errore di fatto o un errore manifesto di valutazione), il merito della proposta sarà riesaminato da valutatori indipendenti. L'ordinatore adotta una decisione definitiva sulla base della raccomandazione del comitato.

13. La lettera al denunciante sull'esito della richiesta di riesame includerà informazioni sui mezzi di ricorso, compreso il ricorso al Mediatore o al Tribunale. L'EASME ha inoltre sottolineato che il servizio centrale giuridico e di sostegno della Commissione ha redatto un vademecum (manuale/manuale) che contiene le informazioni pertinenti per la procedura di riesame nell'ambito di Orizzonte 2020 ed è vincolante per l'EASME. In caso di discrepanza tra il Vademecum della Commissione e il Manuale dell'EASME, prevalgono i termini del Vademecum.

14. Per quanto riguarda il secondo progetto di raccomandazione concernente una procedura di riesame degli inviti a presentare proposte nell'ambito dei programmi COSME, LIFE e FEAMP, l'EASME ha dichiarato che, con nota del 16 dicembre 2014, il direttore ha chiesto il parere e l'approvazione delle direzioni generali (DG) competenti della Commissione per istituire un comitato di riesame interno per tali programmi. La nota faceva riferimento alla raccomandazione del Mediatore. Le DG competenti hanno approvato l'istituzione di un comitato di revisione. Il progetto di "decisione relativa all'istituzione di un comitato di valutazione per COSME, LIFE e FEAMP"(che fa riferimento all'indagine di propria iniziativa del Mediatore) è simile alla decisione sulla procedura di riesame di Orizzonte 2020.

15. Il comitato di valutazione esaminerà i reclami e le richieste di riesame dei richiedenti non selezionati le cui proposte sono state respinte dopo la valutazione. Il riesame sarà limitato agli aspetti procedurali della valutazione. L'EASME ha indicato che la decisione che istituisce i comitati di riesame per i tre programmi sarebbe stata adottata nel febbraio 2015 e che l'attuazione sarebbe iniziata immediatamente dopo.

Valutazione del Mediatore dopo i progetti di raccomandazioni

16. La Mediatrice accoglie con favore l'accettazione da parte dell'EASME dei suoi progetti di raccomandazioni e ritiene che l'EASME abbia adottato misure tempestive e adeguate per attuarle, per quanto riguarda sia gli inviti a presentare proposte nell'ambito del programma Orizzonte 2020 sia gli inviti nell'ambito dei programmi COSME, LIFE e FEAMP. La rapidità con cui l'EASME ha adottato queste misure è di per sé un esempio di buona amministrazione e merita un elogio completo. Ciò è ancora più lodevole se si considera che la stessa EASME è stata istituita solo di recente.

17. Avendo agito in tal modo, l’EASME ha dimostrato di impegnarsi in un vero e proprio processo di riesame per i richiedenti insoddisfatti.

18. Il Mediatore osserva tuttavia che, mentre per il programma Orizzonte 2020 l'EASME ha istituito un comitato di esame dell'ammissibilità e dell'ammissibilità e un comitato di esame della valutazione, nel caso degli altri tre programmi (COSME, LIFE e FEAMP) si riferisce unicamente a un comitato di esame della valutazione. Il Mediatore è del parere che, per motivi di coerenza, sarebbe opportuno che, anche per questi altri programmi, l'EASME prendesse in considerazione l'istituzione di un comitato di esame dell'ammissibilità e dell'ammissibilità. Farà pertanto un'ulteriore osservazione qui di seguito.

19. Il Mediatore osserva inoltre che l ' EASME ha spiegato nel suo parere al Mediatore che la nozione di "carenze procedurali" non si limita a elementi puramente formalistici e che riguarda i) gli errori procedurali, ii) gli errori di fatto o iii) gli errori manifesti di valutazione. Tuttavia, i candidati agli inviti a presentare proposte potrebbero non essere consapevoli del fatto che il concetto di carenze procedurali può riguardare anche errori manifesti di valutazione. Sarebbe pertanto utile informarli di conseguenza e indicarlo chiaramente nel capitolo pertinente del manuale di procedura dell'EASME (sezione 2.6 "Risultati del comitato di riesame"), nonché in tutti gli altri documenti destinati ai richiedenti. Il Mediatore farà una seconda osservazione in appresso.

Conclusione

Il Mediatore chiude l'indagine di propria iniziativa con la seguente conclusione:

L'EASME ha adottato i due progetti di raccomandazioni del Mediatore e ha adottato misure adeguate e tempestive per attuarli.

L'EASME sarà informata di tale decisione.

Ulteriori osservazioni

1. Per motivi di coerenza con il programma Orizzonte 2020, l'EASME potrebbe prendere in considerazione l'istituzione di un comitato di esame dell'ammissibilità e dell'ammissibilità anche per i programmi COSME, LIFE e FEAMP.

2. L'EASME potrebbe prendere in considerazione la possibilità di modificare i pertinenti capitoli del manuale di procedura e altri documenti destinati ai richiedenti per chiarire che l'esame delle presunte "carenze procedurali"può riguardare anche errori manifesti di valutazione.

Emily O'Reilly

Strasburgo 25/03/2015

[1] COSME è il programma dell'UE per la competitività delle imprese e le piccole e medie imprese; LIFE è il programma dell'UE per l'ambiente e l'azione per il clima; Il FEAMP è il Fondo europeo per gli affari marittimi e la pesca.

[2] Per ulteriori informazioni sul contesto della denuncia, sulle argomentazioni delle parti e sull'indagine del Mediatore, si rimanda al testo integrale del progetto di raccomandazione del Mediatore, disponibile all'indirizzo: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/draftrecommendation.faces/en/58120/html.bookmark