Contesto della denuncia

1. Il presente caso riguarda la redazione di una relazione di valutazione delle prestazioni ("PER") riguardante un membro del personale che aveva presentato una denuncia di molestie all'Agenzia europea per i medicinali ("EMA").

2. Il denunciante lavora per l'EMA dal 1997. La denunciante ha dichiarato che, a seguito di un'importante ristrutturazione in seno all'EMA, è stato nominato un nuovo supervisore per la sua squadra. Secondo la denunciante, dal giugno 2011 in poi il suo manager ha iniziato psicologicamente a molestarla. Pertanto, il 26 gennaio 2012, la denunciante ha presentato una denuncia di molestie psicologiche nei confronti del suo dirigente.

3. Il 9 marzo 2012 la denunciante ha ricevuto il PER per il periodo dal 30 giugno 2009 al 30 giugno 2011.

4. Il 14 marzo 2012 la denunciante ha presentato un reclamo relativo alla sua PER, ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto.

5. Il 16 aprile 2012 l'EMA ha informato il denunciante che, dopo aver esaminato attentamente i risultati dell'indagine sulle accuse di molestie psicologiche, non sarebbero state intraprese ulteriori azioni e il caso è stato archiviato. L'EMA ha informato la denunciante che avrebbe potuto presentare un reclamo a norma dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto contro tale decisione.

6. Dalle informazioni contenute nel fascicolo del Mediatore risulta che il denunciante era in congedo di malattia dal 30 gennaio 2012 al 1o maggio 2012, in congedo annuale dal 2 maggio 2012 al 25 giugno 2012 e in congedo non retribuito per un periodo di un anno a partire dal 26 giugno 2012. Secondo la denunciante, a causa della natura traumatica di questi eventi, aveva deciso di prendere un anno di congedo non retribuito.

7. In tale contesto, il 21 maggio 2012 il denunciante si è rivolto al Mediatore. In particolare, la denunciante ha sostenuto che l'EMA aveva interrotto il suo accesso al suo account di posta elettronica professionale, sebbene fosse in congedo annuale fino al 25 giugno 2012. Per questo motivo, ha sostenuto la denunciante, non è stata in grado di fornire elementi di prova a sostegno del suo caso. Inoltre, sebbene avesse richiesto una copia della relazione finale su cui si basava la decisione di rigetto della sua denuncia di molestie psicologiche, non l’aveva ancora ricevuta.

8. In considerazione di ciò, i servizi del Mediatore hanno avviato una procedura informale invitando l'EMA a rispondere alle preoccupazioni della denunciante in merito all'accesso (i) al suo account di posta elettronica professionale e (ii) alla relazione finale su cui si basava la decisione dell'EMA di non intraprendere ulteriori azioni nel caso della denunciante.

9. Il 29 giugno 2012 l'EMA ha respinto la denuncia di cui all'articolo 90, paragrafo 2, riguardante il PER del denunciante.

10. Il 9 luglio 2012 l'EMA ha fornito al Mediatore la sua risposta, allegando una copia di un messaggio di posta elettronica inviato alla denunciante il 22 maggio 2012, informandola che avrebbe avuto accesso al suo account di posta elettronica professionale per stampare e fare copie di documenti pochi giorni dopo. Inoltre, l'EMA ha fornito una copia della lettera inviata al denunciante il 29 maggio 2012, che allegava la relazione finale relativa alla denuncia di molestie.

11. I servizi del Mediatore hanno trasmesso la risposta dell'EMA alla denunciante per le sue osservazioni, che ha fornito il 28 agosto 2013.

12. A seguito di una richiesta dei servizi del Mediatore, il 4 e 18 ottobre 2012 il denunciante ha fornito alcuni documenti aggiuntivi.

Oggetto dell'indagine

13. Il 10 dicembre 2012 il Mediatore ha avviato un'indagine sulle seguenti accuse:

Asserzione:

La relazione di valutazione delle prestazioni del denunciante ("PER") era ingiusta.

14. A tale riguardo, il Mediatore ha osservato che la denuncia di molestie era precedente al PER e che la persona direttamente interessata dalla denuncia di molestie (ossia il supervisore del denunciante) ha partecipato alla stesura del PER, insieme ad altre due persone anch'esse coinvolte nell'indagine sulle molestie.

15. Per quanto riguarda l'asserzione e la relativa argomentazione secondo cui l'EMA non ha gestito correttamente la richiesta di accesso della denunciante i) al suo account di posta elettronica professionale e ii) alla relazione finale su cui si basava la decisione dell'EMA di non intraprendere ulteriori azioni nel caso della denunciante, il Mediatore ha ritenuto che l'EMA avesse già affrontato tali questioni. Pertanto, non vi erano motivi per ulteriori indagini su questo aspetto della denuncia.

16. Per quanto riguarda l'asserzione e le relative affermazioni secondo cui l'EMA non è riuscita a prevenire le molestie psicologiche subite dal denunciante, il Mediatore ha concluso che questo aspetto della denuncia era irricevibile. Ciò è dovuto al fatto che la denunciante non ha presentato un reclamo ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, contro la decisione di chiudere l'indagine sulle molestie, sebbene fosse stata informata di tale possibilità dall'EMA.

L'indagine

17. Il 25 marzo 2013 l'EMA ha fornito il suo parere sull'asserzione di cui sopra, che è stato trasmesso alla denunciante per le sue osservazioni.

18. Il 24 aprile 2013 la denunciante ha presentato le sue osservazioni.

Analisi e conclusioni del Mediatore

A. Asserzione che il PER del denunciante era ingiusto

Argomenti presentati al Mediatore

19. Nel suo parere, l'EMA ha affermato che il PER rispecchiava le prestazioni lavorative del denunciante dal 30 giugno 2009 al 30 giugno 2011. Come aveva già ammesso nella sua decisione di rigetto del reclamo ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, l'EMA ha riconosciuto che il calendario per la preparazione del PER avrebbe dovuto essere rispettato meglio. È deplorevole che il PER non sia stato ultimato entro il termine appropriato e si è scusato con il denunciante per questo.

20. Tuttavia, il 5 luglio 2011 si sono svolte discussioni sulla valutazione delle prestazioni tra la denunciante e il suo supervisore e le sono stati forniti riscontri regolari sulle sue prestazioni durante riunioni bilaterali mensili o riunioni settimanali del gruppo durante il periodo di riferimento. Pertanto, secondo l'EMA, vi era una supervisione e una gestione sufficienti delle prestazioni del denunciante su base continuativa da parte dell'autorità di vigilanza del denunciante.

21. Pertanto, quando ha valutato la denuncia a norma dell'articolo 90, paragrafo 2, del denunciante, l'EMA ha concluso che il PER era equo e accurato, né indebitamente negativo né di ritorsione, come sostenuto dal denunciante.

22. L'EMA ha riconosciuto che il direttore del denunciante e un altro superiore sono stati intervistati durante l'indagine sulle molestie. Inoltre, l'investigatore nel caso di molestie era un altro superiore del denunciante, che ha anche partecipato alla stesura del PER. Tuttavia, l’EMA ha sottolineato di aver preparato il PER in modo responsabile e imparziale.

23. L'EMA ha inoltre osservato che l'indagine sulle molestie era in corso al momento della finalizzazione del PER. Si trattava di due procedure formali distinte che dovevano essere completate entro termini rigorosi. Pertanto, sarebbe stato inopportuno sospendere l’una o l’altra in attesa dell’esito dell’altra.

24. Inoltre, l'EMA ha allegato una copia della sua Guida alle relazioni sulla valutazione delle prestazioni (la "Guida"). Ha aggiunto che è in linea con la sua prassi che il supervisore di un membro del personale sia responsabile della redazione del PER.

25. Nelle sue osservazioni, la denunciante ha respinto le argomentazioni dell'EMA. In sostanza, la posizione della denunciante era che, come sostenuto nella sua denuncia ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, la sua PER era "parzialmente errata, indebitamente negativa e di natura ritorsione" a seguito della sua denuncia di molestie psicologiche.

26. Osserva che il PER in questione è in netto contrasto con i suoi precedenti PER, che sono molto positivi e fanno riferimento in larga misura a doveri identici o simili. La denunciante ha inoltre sottolineato di aver ricevuto il PER 8 mesi dopo la fine del periodo di riferimento, nonostante i suoi numerosi solleciti al suo supervisore.

Valutazione del Mediatore

27. Come punto di partenza, il Mediatore osserva che l'articolo 41, paragrafo 1, della Carta dei diritti fondamentali che sancisce il diritto a una buona amministrazione prevede quanto segue:

"Ogni persona ha diritto a che le questioni che la riguardano siano trattate in modo imparziale, equo ed entro un termine ragionevole dalle istituzioni, dagli organi e dagli organismi dell'Unione."

28. Ai sensi dell'articolo 43 dello statuto, "[l]a competenza, l'efficienza e la condotta al servizio di ciascun funzionario formano oggetto di un rapporto periodico redatto almeno una volta ogni due anni, come previsto da ciascuna istituzione".

29. Dalla guida dell'EMA risulta che le valutazioni sono effettuate ogni due anni.[1] La guida indica che il PER "fornisce una valutazione sintetica obiettiva delle prestazioni e dei risultati del membro del personale."[2]

30. Va osservato che, all'interno delle istituzioni dell'UE, il PER è solitamente preparato da un "responsabile della segnalazione" e da un "valutatore". Inoltre, possono essere consultati, se del caso, altri superiori gerarchici. In relazione a ciò, la guida dell'EMA stabilisce che "[a]s un principio generale il valutatore deve essere il superiore superiore diretto o il superiore diretto delegato di un membro del personale e il valutatore deve essere il superiore diretto diretto ".[3] Tuttavia, la guida sottolinea che "[t]il valutatore può delegare il ruolo di valutatore all'interno della sezione, se necessario."[4]

31. Inoltre, "[un] rapporto di valutazione delle prestazioni deve essere preparato quando è dovuto anche quando un membro del personale è lontano dall'ufficio al momento del congedo di maternità, del congedo per malattia di lunga durata o del congedo senza retribuzione."[5]

32. Secondo la guida, "[l]a relazione sulla valutazione delle prestazioni dovrebbe essere il più obiettiva possibile [...]. Il valutatore dovrebbe prestare attenzione a qualsiasi segno di parzialità e verificare che il giudizio del valutatore sia basato su motivi professionali."[6]

33. In relazione alla presente questione, i giudici dell’Unione hanno costantemente dichiarato che i rapporti informativi, sebbene difficili da controllare da parte di un giudice, possono essere viziati da errori procedurali, errori manifesti di merito e sviamento di potere discrezionale [7].

34. Inoltre, il Mediatore ha costantemente ritenuto che i principi di buona amministrazione e, in particolare, il principio della parità di trattamento esigano che le istituzioni dell'UE garantiscano che nessun conflitto di interessi effettivo, potenziale o apparente incida sul loro lavoro [8].

35. In tale contesto, il Mediatore ha ritenuto utile fare riferimento alle linee guida dell'OCSE per la gestione dei conflitti di interesse nel servizio pubblico [9], che forniscono la seguente definizione di "conflitto di interesse":

i) Esiste un effettivo conflitto di interessi quando vi è un conflitto tra il dovere pubblico di un funzionario
pubblico e i suoi interessi privati, ad esempio quando il funzionario pubblico ha interessi privati che potrebbero influenzare indebitamente l'esercizio delle sue funzioni e responsabilità ufficiali.

ii) Si può affermare che esiste un conflitto di interessi apparente quando, nonostante l'assenza
di un conflitto di interessi effettivo, esiste l'impressione che gli interessi privati di un funzionario pubblico possano influenzare indebitamente l'esercizio
delle sue funzioni.

iii) Un potenziale conflitto sorge quando un funzionario pubblico ha interessi privati tali che sorgerebbe un conflitto di interessi se il funzionario dovesse essere coinvolto in futuro nelle pertinenti responsabilità ufficiali.

36. Per quanto riguarda il caso in esame, il Mediatore ritiene che l'affermazione del denunciante secondo cui il PER era "indebitamente negativo e di natura ritorsione"costituisca in sostanza un'asserzione di errore manifesto e/o di sviamento di potere nella sua preparazione. Al contrario, l'EMA ha sostenuto che il PER è stato preparato in modo "responsabile e imparziale".

37. Il Mediatore osserva che nessuna delle parti ha presentato elementi di prova a sostegno delle rispettive posizioni. In tali circostanze, il Mediatore non dispone di una base sufficiente per sapere se il PER fosse o meno viziato da un errore manifesto o da uno sviamento di potere. In altre parole, non si può stabilire se il PER fosse accurato ed equo, come sostenuto dall'EMA, o inesatto, ingiusto e motivato da considerazioni punitive, come sostenuto dal denunciante.

38. Tuttavia, non si può contestare che la denunciante abbia presentato una denuncia per molestie psicologiche contro il "responsabile della segnalazione" (ossia il suo direttore diretto). Inoltre, dai documenti del fascicolo risulta che anche il «valutatore» ai fini del PER è stato coinvolto nell'indagine sulle molestie. Infatti, sebbene questa persona non sia stata accusata dal denunciante di molestie psicologiche, ha fortemente negato le accuse mosse contro il suo direttore diretto e ha fortemente sostenuto la posizione del manager. Infine, anche l'investigatore nell'indagine sulle molestie, che alla fine ha proposto il rigetto della denuncia di molestie, ha partecipato alla preparazione del PER.

39. Il Mediatore osserva che la scelta da parte dell'EMA dei membri del personale che hanno preparato il PER era in linea con i principi generali stabiliti nella sua guida (punto 30 supra). Tuttavia, come riconosciuto anche dalla guida stessa, il PER mira a fornire una valutazione obiettiva delle prestazioni di un membro del personale. Inoltre, la Guida riconosce che i ruoli pertinenti possono essere delegati "se necessario".

40. Alla luce delle circostanze attuali, in cui un'indagine sulle molestie psicologiche è stata condotta simultaneamente e ha coinvolto le stesse persone responsabili della preparazione del PER, il Mediatore ritiene che, in linea con i principi di buona amministrazione, l'EMA avrebbe dovuto affidare la preparazione del PER ad altri membri del personale non interessati o coinvolti nell'indagine sulle molestie.

41. Ciò avrebbe impedito l'emergere di almeno un apparente conflitto di interessi. Infatti, è difficile dissipare l’impressione che il coinvolgimento simultaneo dei membri del personale in questione nell’indagine sulle molestie avrebbe potuto comprometterli nell’esercizio delle loro funzioni, e in particolare della loro obiettività ed equità, nella preparazione del PER.

42. L'argomentazione dell'EMA secondo cui l'indagine sulle molestie e la preparazione del PER erano due procedure formali distinte che dovevano essere completate entro termini rigorosi non è convincente. Il Mediatore concorda con l'EMA sul fatto che sarebbe stato inopportuno sospendere l'una o l'altra in attesa dell'esito dell'altra. In pratica, in linea con i principi di buona amministrazione e come previsto nella guida dell'EMA stessa, l'EMA avrebbe dovuto affidare la preparazione del PER ad altri membri del personale non coinvolti nell'indagine sulle molestie.

43. Alla luce di quanto precede, il Mediatore conclude che l'EMA ha commesso un caso di cattiva amministrazione nel caso di specie. In tal caso, il Mediatore potrebbe prendere in considerazione la possibilità di proporre una soluzione amichevole o di rivolgere un progetto di raccomandazione all'istituzione interessata. Va notato, tuttavia, che il denunciante non ha sostenuto che l'EMA dovrebbe preparare un nuovo PER che non sia viziato da irregolarità. Inoltre, ciò non emerge nemmeno dalle osservazioni del denunciante. Va inoltre osservato, secondo le informazioni fornite dalla denunciante, che nel frattempo ha lasciato l'EMA. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che non sia opportuno proporre una soluzione amichevole o formulare un progetto di raccomandazione. Il Mediatore farà pertanto un'osservazione critica.

44. Per quanto riguarda l'argomentazione del denunciante secondo cui il PER non è stato preparato in tempo utile, il Mediatore osserva che la guida dell'EMA è chiara al riguardo nella misura in cui indica che un PER deve essere preparato alla scadenza (ossia ogni due anni). Inoltre, la Corte ha stabilito che i ritardi nella preparazione dei PER non sono compatibili con i principi di buona amministrazione [10].

45. Il Mediatore osserva che l'EMA ha ammesso questo punto e si è scusata per questo. Inoltre, nel fascicolo del Mediatore non vi sono indicazioni che il denunciante sia stato danneggiato (ad esempio, per quanto riguarda le promozioni) dal ritardo di circa 8 mesi. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che non siano necessarie ulteriori azioni in relazione a questo aspetto della denuncia.

B. Conclusioni

Sulla base dell'indagine relativa alla presente denuncia, il Mediatore la chiude con la seguente osservazione critica:

È buona prassi amministrativa garantire che le relazioni sulla valutazione delle prestazioni siano redatte da membri del personale che non sono interessati da alcun conflitto di interessi effettivo, potenziale o apparente. Nel caso di specie, l’EMA non ha impedito un apparente conflitto di interessi. Si tratta di cattiva amministrazione.

Il denunciante e l'EMA saranno informati di tale decisione.

Emily O'Reilly

Fatto a Strasburgo, il 28 gennaio 2014