Contesto dell'indagine di propria iniziativa

1. Nel 2010 l'EPSO ha introdotto un "nuovo modello" di concorsi per la selezione del personale permanente per le istituzioni dell'UE, che consiste in test di ammissione CBT e test di assessment center (test finali). Questo nuovo modello è stato introdotto per accelerare l'intera procedura di gara [1].

2. Nei concorsi "vecchio modello" i documenti giustificativi dei candidati sono stati verificati prima dell'emissione degli inviti all'esame finale (esami scritti/orali). Ciò significava che tutti i candidati invitati all'esame finale potevano essere iscritti nell'elenco di riserva in caso di esito positivo di tale esame.

3. La procedura dell'EPSO nei concorsi "nuovo modello"prevede che le commissioni giudicatrici controllino i documenti giustificativi solo dei candidati che hanno superato le prove finali di un concorso, vale a dire le prove svolte presso il centro di valutazione. Se le commissioni giudicatrici non accettano i documenti giustificativi dei candidati prescelti, questi ultimi sono respinti e non sono iscritti nell'elenco di riserva.

4. Sarebbe probabilmente meglio per i candidati essere informati della decisione delle commissioni giudicatrici sui loro documenti giustificativi prima di sostenere le prove dell'Assessment center, per le quali di solito preparano, e investire tempo, sforzi e persino denaro. Ciò è dovuto in particolare al fatto che la pertinenza dell'esperienza professionale dei candidati, menzionata nei loro documenti giustificativi, rispetto alle funzioni del posto di lavoro per il quale si candidano (condizione di ammissibilità ai concorsi EPSO) non è sempre oggettivamente evidente. Se i candidati non sono a conoscenza della pertinenza dell'esperienza professionale ai fini delle mansioni, alla fine non saranno ammessi al concorso, anche se vincono l'Assessment center.

5. Sembra inoltre che la partecipazione alle prove dell'Assessment center di candidati che alla fine vengono respinti a causa della mancanza o dell'insufficienza dei documenti giustificativi potrebbe non essere giustificata da un punto di vista economico. Gli inviti al centro di valutazione comportano costi dell'UE che potrebbero essere evitati se i documenti giustificativi dei candidati fossero verificati prima dell'emissione degli inviti al centro di valutazione.

6. Le informazioni fornite dall'EPSO sul suo sito web [2] e nella guida ai concorsi generali [3] non chiariscono perché l'attuale procedura preveda il controllo dei documenti giustificativi solo all'ultimo momento, ossia quando i candidati prescelti sono già stati individuati dopo le prove dell'Assessment center.

7. Il Mediatore ha pertanto ritenuto che le questioni summenzionate dovessero essere chiarite dall'EPSO. L'articolo 228 del TFUE conferisce al Mediatore europeo il potere di condurre indagini di propria iniziativa su possibili casi di cattiva amministrazione nell'attività delle istituzioni e degli organi comunitari. Il Mediatore ha pertanto deciso di avviare la presente indagine di propria iniziativa per dare all'EPSO l'opportunità di spiegare il calendario delle commissioni giudicatrici per la valutazione delle qualifiche dei candidati sulla base dei documenti giustificativi di accompagnamento.

Oggetto dell'indagine di propria iniziativa

8. Nella sua lettera di apertura della presente indagine di propria iniziativa, il Mediatore ha fatto riferimento a una denuncia contro l'EPSO relativa al concorso generale EPSO/AST/112/10 e ha affermato che i fatti di tale denuncia hanno attirato la sua attenzione sulle questioni oggetto della presente indagine di propria iniziativa. Chiede all'EPSO di indicare se, nei concorsi in cui non più di 100 candidati si qualificano per le prove presso il centro di valutazione, la commissione giudicatrice possa verificare i documenti giustificativi, in particolare quelli relativi all'istruzione e all'esperienza professionale, prima che siano pubblicati gli inviti al centro di valutazione.

9. Il Mediatore ha chiesto all'EPSO di tenere conto, nella sua risposta, i) dei possibili risparmi per il bilancio dell'UE derivanti da tale approccio; ii) l'interesse dei candidati a essere informati se la loro esperienza professionale non è considerata pertinente prima di investire tempo e sforzi nelle prove dell'Assessment center; e iii) il fatto che, nei concorsi del "vecchio modello", i documenti giustificativi siano stati verificati prima dell'emissione degli inviti agli esami scritti/orali.

L'indagine

10. Il 19 gennaio 2012 il Mediatore ha chiesto un parere all'EPSO. Il 31 maggio 2012 l'EPSO ha presentato la sua risposta.

Analisi e conclusioni del Mediatore

A. Tempistica delle commissioni giudicatrici per la valutazione delle qualifiche dei candidati sulla base di documenti giustificativi

Argomenti dell'EPSO

11. L'EPSO ha fatto riferimento al concorso generale EPSO/AST/112/10 ("il concorso"). Essa ha precisato che la commissione giudicatrice aveva redatto l’elenco dei candidati che avevano ottenuto il punteggio totale più elevato nelle prove di ammissione e che, alla luce delle informazioni fornite nella loro candidatura online, soddisfacevano le condizioni generali e specifiche elencate nel bando di concorso. Questi candidati sono stati poi invitati alle prove dell'Assessment center. Secondo l'EPSO, "ciò significa che tutti i candidati invitati alle prove dell'Assessment center soddisfacevano, sulla base delle informazioni contenute nella loro candidatura online, le condizioni generali e specifiche richieste dalla comunicazione."

12. Dopo aver verificato i documenti giustificativi, la commissione giudicatrice potrebbe ritenere che i documenti giustificativi di alcuni candidati non confermino/convalidino in misura sufficiente le informazioni fornite nella loro candidatura online. Facendo riferimento al concorso di cui sopra, l'EPSO ha spiegato: "Non si tratta di stabilire se ... L'esperienza professionale [dei candidati] era pertinente ai fini delle funzioni descritte nella comunicazione, ma si trattava piuttosto di produrre prove delle informazioni fornite nell'atto di candidatura online. La commissione giudicatrice aveva già deciso, sulla base di tali informazioni, che la loro esperienza professionale era pertinente al fine di ammettere i candidati, tuttavia, a condizione che tali informazioni fossero successivamente suffragate dalla necessaria prova documentale." A parere dell'EPSO, i candidati sapevano come redigere le informazioni nella loro candidatura online in modo tale da convincere la commissione giudicatrice che erano idonei ad essere ammessi al concorso, ma alcuni non hanno sostenuto tali informazioni con la documentazione richiesta.

13. La fase di verifica dei documenti giustificativi potrebbe passare dalla concorrenza alla concorrenza, ma è solo in casi del tutto eccezionali che un'istituzione insiste ancora affinché l'avviso sia redatto in modo tale che i documenti siano verificati in una fase precedente. Per i concorsi con un numero elevato di candidati in particolare, è più efficace in termini di costi e di tempo effettuare la verifica completa "solo prima di iscrivere i candidati idonei nell'elenco di riserva".

14. L'EPSO ha effettuato un confronto tra i costi generati dai due approcci procedurali: il primo approccio, in cui i documenti giustificativi sono stati verificati prima delle prove finali; e l'approccio attuale, in cui sono verificati solo dopo tali prove. Nel concorso, un totale di 499 candidati sono stati invitati a sostenere le prove dell'Assessment center e solo 193 hanno avuto esito positivo. Nel sistema attuale, in cui sono controllati solo i documenti giustificativi dei candidati che hanno superato le prove dell'Assessment center, la commissione giudicatrice doveva verificare solo 193 fascicoli, anziché i 499 fascicoli che avrebbe dovuto verificare secondo il precedente approccio. Ciò ha comportato meno della metà delle ore-uomo necessarie per effettuare la verifica. La verifica dei documenti giustificativi richiede molto tempo e richiede molto "lavoro". L'esperienza dimostra che solo un numero molto limitato di candidati non è in grado di fornire la prova necessaria delle informazioni fornite nella loro candidatura online. Per il concorso, solo 11 candidati (su 193) non sono stati infine in grado di fornire i documenti giustificativi necessari a giustificare le informazioni fornite nella loro candidatura online. L'EPSO è convinto che il metodo attuale generi risparmi reali per il bilancio dell'UE rispetto al precedente approccio.

15. Inoltre, il bando di concorso ha definito il numero di candidati da invitare alle prove dell'Assessment center come un multiplo (2,5 volte) del numero di candidati che potevano essere iscritti nell'elenco di riserva. Pertanto, la verifica dei documenti giustificativi prima dell'invio degli inviti per le prove dell'Assessment center non avrebbe ridotto il numero di candidati invitati e, pertanto, non avrebbe comportato ulteriori risparmi per il bilancio dell'UE. Per il concorso in questione, esso avrebbe comportato una situazione in cui, invece degli 11 candidati che alla fine non erano in grado di produrre i documenti giustificativi necessari, sarebbero stati invitati altri 11 candidati.

16. L'EPSO ha concluso che, per quanto riguarda i candidati invitati al centro di valutazione, la commissione giudicatrice ha deciso in merito alla loro ammissibilità e li ha ammessi alle prove del centro di valutazione sulla base delle informazioni fornite nelle loro candidature online. Limitare la verifica dei criteri di ammissibilità ai documenti dei candidati che possono essere inseriti nell'elenco di riserva comporta un notevole guadagno di tempo e riduce, pertanto, la durata della fase di ammissione.

17. Prima di investire tempo e sforzi nelle prove dell'Assessment center, i candidati hanno interesse a essere informati se la loro esperienza professionale è considerata pertinente o meno. L'EPSO è convinto che ciò avvenga nel sistema attuale. Se i candidati, in linea con la dichiarazione sull'onore che firmano, producono documenti a sostegno delle informazioni fornite online, la verifica di tali documenti non ne modificherà l'ammissibilità.

Valutazione del Mediatore

18. In via preliminare, il Mediatore sottolinea che, ai sensi delle norme vigenti in materia di concorsi, i documenti giustificativi soggetti a verifica da parte della commissione giudicatrice dopo le prove dell'Assessment center sono generalmente quelli che confermano le dichiarazioni rese dai candidati nella loro candidatura online riguardanti: i) cittadinanza; ii) esperienza professionale; e iii) titoli accademici.[4]

19. Il Mediatore ha già ricevuto denunce secondo cui, anche se un candidato faceva riferimento a documenti giustificativi in suo possesso e, in tal modo, includeva informazioni nella domanda online sui suoi certificati specifici [5] o sui suoi contratti di lavoro specifici e/o fatture relative a periodi di lavoro autonomo [6] (sulla base dei quali è stato successivamente accettato al CBT), la commissione giudicatrice, nel verificare i documenti giustificativi nella fase finale del concorso, non ha considerato tali documenti come prove sufficienti per le qualifiche richieste.

20. Il Mediatore non è quindi del tutto convinto dal parere dell'EPSO, in sostanza, che i) l'indicazione dell'esperienza professionale/diplomi pertinenti nella domanda online e ii) la disponibilità degli stessi dati nei documenti giustificativi in possesso dei candidati costituiscano garanzie effettive per i candidati che la commissione giudicatrice considererà tali documenti sufficienti al momento del loro controllo uno per uno, dopo lo svolgimento delle prove di valutazione. In tale contesto, il Mediatore desidera qui ricordare l'argomentazione avanzata dall'EPSO in molte indagini del Mediatore (e che egli non contesta), vale a dire che le commissioni giudicatrici dispongono di un ampio margine di discrezionalità per quanto riguarda la pertinenza dei documenti giustificativi, un margine di discrezionalità riconosciuto dalla giurisprudenza degli organi giurisdizionali dell'UE.

21. Ne consegue che i candidati che decidono di partecipare a un concorso e sono in possesso di documenti giustificativi specifici possono non essere sempre certi della valutazione finale di tali documenti da parte delle commissioni giudicatrici. In tale contesto, va osservato che i candidati devono prepararsi per le prove di valutazione. Ciò comporta un investimento di tempo e, spesso, di denaro. Sarebbe stato quindi meglio per loro se, prima di effettuare un tale investimento, avessero potuto sapere quale fosse la decisione finale della commissione giudicatrice sui loro documenti giustificativi.

22. La stessa situazione può anche essere vista da una prospettiva diversa. Se un candidato fornisce per la prima volta nella sua domanda online le informazioni sulle sue qualifiche, viene poi accettato dal CBT sulla base di tali informazioni, passa con successo attraverso il CBT e la procedura delle prove di valutazione e, alla fine, la commissione giudicatrice decide che i suoi documenti giustificativi non sono sufficienti, tale candidato prende di fatto il posto, nel centro di valutazione, di un altro candidato i cui documenti giustificativi potrebbero essere sufficienti ma che ha ottenuto risultati nelle prove CBT che sono appena al di sotto della soglia stabilita per un numero fisso di candidati da invitare al centro di valutazione. A tale riguardo, il Mediatore prende atto della dichiarazione dell'EPSO nel suo parere secondo cui il numero di candidati ammessi all'Assessment center è "... più o meno fisso. Per tale motivo, la verifica dei documenti giustificativi prima dell'invio degli inviti per le prove dell'Assessment center non avrebbe ridotto il numero di candidati invitati e, pertanto, non avrebbe comportato ulteriori risparmi per il bilancio dell'UE. Per il concorso in questione, ciò avrebbe comportato una situazione in cui, invece degli 11 candidati che alla fine non sono stati in grado di produrre i documenti giustificativi necessari, sarebbero stati invitati altri 11 candidati". Secondo il Mediatore, una situazione del genere, anche se ipotetica, può sollevare dubbi sul fatto che il concorso offra effettivamente l'opportunità ai candidati più meritevoli di essere iscritti nell'elenco di riserva.

23. Il Mediatore è grato che, nel suo parere, l'EPSO abbia seguito il suo suggerimento iniziale e abbia fornito argomentazioni a sostegno della sua procedura in questione in relazione a i) possibili vantaggi finanziari per il bilancio dell'UE e ii) possibile risparmio di tempo. Il Mediatore non è tuttavia del tutto convinto di tutte queste argomentazioni.

24.  L'argomento dell'EPSO (citato al precedente paragrafo 22) secondo cui il numero di candidati da invitare alle prove dell'Assessment center è più o meno fisso ha il merito di dimostrare che il momento in cui i documenti giustificativi sono controllati non ha alcuna incidenza sui costi dell'UE, come quelli relativi alle spese di viaggio e di soggiorno dei candidati. Indipendentemente dal fatto che i documenti giustificativi siano controllati prima o dopo le prove dell'Assessment center, le spese di viaggio e di soggiorno dei candidati saranno sempre le stesse perché lo stesso numero fisso di candidati sarà invitato all'Assessment center.

25. D'altro canto, anche se i costi operativi dell'Assessment center non sono influenzati dal fatto che i documenti giustificativi sono controllati prima o dopo l'invito alle prove dell'Assessment center perché l'Assessment center è mantenuto operativo in ogni momento nella sede dell'EPSO a Bruxelles, si potrebbe effettivamente sostenere che vi è un cattivo uso di tempo e denaro se i membri della commissione giudicatrice effettuano prove di valutazione per candidati che non avrebbero dovuto essere ammessi se i loro documenti giustificativi fossero stati controllati in precedenza e che in ogni caso non avrebbero potuto essere inseriti negli elenchi di riserva, anche se avessero superato tali prove.

26. Inoltre, l’EPSO ha sostenuto, in sostanza, che le commissioni giudicatrici hanno bisogno di più tempo per verificare i fascicoli di tutti i candidati invitati a sostenere le prove del centro di valutazione di quanto non abbiano bisogno di verificare i fascicoli dei soli vincitori di tali prove.

Questa dichiarazione dell'EPSO deve tuttavia essere analizzata nel contesto della durata della procedura per l'intero concorso, vale a dire circa 6-8 mesi. In tale contesto, non vi è alcuna differenza significativa in termini di tempo se la commissione giudicatrice controlla i documenti giustificativi prima o dopo lo svolgimento delle prove dell’Assessment center. Il Mediatore ritiene ragionevole supporre che un membro esperto di una commissione giudicatrice professionale dovrebbe essere facilmente in grado di controllare circa 100 fascicoli (documenti giustificativi) durante un giorno lavorativo. Ne consegue che vi sarebbe una differenza piuttosto minima tra il numero di giorni necessari per la verifica di 499 fascicoli (i fascicoli di tutti i candidati invitati alle prove dell’Assessment center nel concorso cui l’EPSO ha fatto riferimento nel parere) e quello di soli 193 fascicoli (i fascicoli di tutti i candidati che hanno superato tali prove). Il tempo risparmiato con un tale modo di procedere sembra quindi essere minimo [7]. Ovviamente, se più di un membro della commissione giudicatrice fosse responsabile di tali controlli (il che dovrebbe essere il caso normale), il tempo risparmiato sarebbe minimo, soprattutto se confrontato con il tempo necessario affinché i "candidati inammissibili" passino attraverso le lunghe e costose prove dell'Assessment center.

27. Alla luce delle constatazioni di cui sopra, il Mediatore ritiene che il chiarimento dell'EPSO sui vantaggi della procedura di controllo dei documenti giustificativi dopo lo svolgimento dei test di valutazione non sia del tutto convincente. Tuttavia, poiché, come sottolineato dall'EPSO, tale procedura si svolge su espressa volontà delle istituzioni per le quali l'EPSO organizza i concorsi, il Mediatore ritiene che ulteriori indagini riguardanti l'EPSO non siano giustificate nel caso di specie.

B. Conclusioni

Il Mediatore conclude pertanto la presente indagine di propria iniziativa con la seguente conclusione:

Non sono giustificate ulteriori indagini al riguardo.

L'EPSO sarà informato di tale decisione.

P. Nikiforos Diamandouros

Fatto a Strasburgo, il 19 dicembre 2012

[1] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[2] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[3] GU 2011, C 315 A, pagg. 1-14. La stessa situazione si verifica per quanto riguarda la versione più recente della guida (GU 201270A).

[4] Guida ai concorsi generali, punto 6.1.4.

[5] Ad esempio, la denuncia 962/2011/AN riguarda documenti giustificativi attestanti qualifiche accademiche o equivalenti. Il denunciante ha partecipato a un concorso EPSO che richiedeva un diploma attestante il completamento di un anno di formazione nel settore pertinente. Il denunciante era in possesso di un certificato professionale attestante la durata della formazione nel settore pertinente, rilasciato dall’Institut du Monde Arabe. Ne ha fatto menzione nel suo modulo di domanda. Dopo aver superato le prove dell'Assessment center con ottimi voti, è stata esclusa dall'elenco di riserva perché il suo certificato di formazione professionale non poteva essere considerato un diploma rilasciato da una scuola. Il Mediatore ha presentato una proposta di soluzione amichevole, che è stata respinta. Il caso non è ancora chiuso.

[6] La denuncia 2518/2011/MHZ riguarda documenti giustificativi comprovanti l'esperienza professionale. Il denunciante ha superato con successo le prove dell'Assessment center. La commissione giudicatrice ha tuttavia deciso, sulla base dei documenti forniti, che la sua esperienza professionale non era sufficiente per poter essere iscritta nell’elenco di riserva. Dopo aver ricevuto il parere dell'EPSO e le osservazioni del denunciante, il Mediatore ha deciso di condurre ulteriori indagini, che sono in corso.

[7] Sicuramente non più di due o tre giorni se solo una persona avrebbe fatto il controllo.