IL CONTESTO DEL RECLAMO

1. Una società di consulenza privata ha stipulato un contratto con le autorità di un paese terzo ("le autorità nazionali") ai fini della gestione di un programma ("il programma") finanziato dalla Commissione europea.

2. Per attuare il programma è stata istituita un'unità di sostegno al programma. La suddetta unità ha quattro posti a lungo termine, vale a dire il caposquadra, l'assistente del caposquadra, un esperto di sovvenzioni e l'assistente dell'esperto di sovvenzioni. Il team leader ha assunto la sua posizione nel gennaio 2008. Il denunciante ha stipulato un contratto con la società di consulenza per lavorare come esperto di sovvenzioni per il programma. Ha assunto le sue funzioni l’11 febbraio 2008.

3. A partire dal 10 aprile 2008 si sono tenute varie riunioni tra la Commissione, le autorità nazionali, l'unità di sostegno al programma e la società di consulenza per discutere le preoccupazioni relative a vari aspetti del programma.

4. Il 23 ottobre 2008 il denunciante ha ricevuto una lettera di risoluzione del contratto in qualità di esperto in sovvenzioni. Anche il contratto del team leader è stato risolto. Il 24 ottobre 2008 il denunciante si è rivolto al Mediatore contestando il consenso della Commissione al suo licenziamento.

OGGETTO DELL'INCHIESTA

5. Il Mediatore ha avviato un'indagine sull'affermazione del denunciante secondo cui la Commissione gli avrebbe permesso di essere ingiustamente licenziato dalla sua posizione di esperto in sovvenzioni. L'indagine riguardava anche le affermazioni secondo cui la Commissione avrebbe dovuto:

1. scusarsi con il denunciante; e
2. risarcire il denunciante per i costi diretti e la perdita di reddito.

6. Nella sua lettera di avvio di un'indagine sulla denuncia, il Mediatore ha inoltre chiesto alla Commissione di spiegare l'esatto processo decisionale relativo al licenziamento del denunciante e di descrivere gli sforzi compiuti per garantire che, come indicato nella sua lettera del 10 novembre 2008, i diritti del denunciante fossero rispettati.

L'INCHIESTA

7. Dopo aver ricevuto la denuncia del 24 ottobre 2008, nonché ulteriori informazioni presentate dal denunciante nei mesi di novembre e dicembre 2008, il Mediatore ha avviato un'indagine il 17 dicembre 2008. La Commissione ha chiesto una proroga del termine per presentare il suo parere sulla denuncia, che il Mediatore ha concesso. Il 20 aprile 2009 la Commissione ha presentato il suo parere, che è stato poi trasmesso al denunciante. Il denunciante ha presentato osservazioni il 15 giugno 2009.

ANALISI E CONCLUSIONI DELL'OMBUDSMAN

A. Sull'asserzione secondo cui la Commissione avrebbe consentito al denunciante di essere ingiustamente respinto

Argomenti presentati al Mediatore

Sulla censura

8. Secondo il denunciante, le preoccupazioni delle autorità nazionali e della delegazione della Commissione in merito al programma riguardavano tutte l'area di cui era responsabile il caposquadra. La decisione di sostituire il caposquadra, pertanto, non ha sorpreso il denunciante. Tuttavia, il denunciante non ha mai ricevuto alcuna critica, né orale né scritta, in merito alla sua area di competenza (che riguardava il regime di sovvenzioni). Tuttavia, la società di consulenza ha anche risolto il suo contratto. La società di consulenza lo informava che, sebbene le autorità nazionali avessero chiesto la risoluzione del suo contratto, la richiesta proveniva dalla delegazione della Commissione (con la quale le autorità nazionali desideravano mantenere buoni rapporti).

9. Il denunciante ha sostenuto di non sapere chi ha deciso di sostituirlo e perché è stato sostituito. Non gli è stato dato il diritto di difendersi, o addirittura messo a conoscenza delle accuse contro di lui.

Il parere della Commissione - contesto

10. Nel suo parere sulla denuncia, la Commissione ha spiegato che il programma è stato attuato mediante una "modalità privata di gestione decentrata indiretta". Ciò significa che l’amministrazione aggiudicatrice, vale a dire le autorità nazionali, ha stipulato un contratto di servizi con un terzo. Il terzo era la società di consulenza privata, che forniva servizi relativi all'attuazione finanziaria del programma. La Commissione ha firmato una convenzione di finanziamento con le autorità nazionali, ma non aveva alcun legame contrattuale con la società di consulenza.

11. La Commissione ha spiegato che, in una fase iniziale, è emerso chiaramente alla delegazione della Commissione e alle autorità nazionali che l'unità di sostegno al programma non funzionava correttamente. In effetti, il denunciante condivideva chiaramente questo punto di vista: Ha dichiarato che "molto presto è diventato evidente che l'unità di supporto al programma stava lottando". Secondo la Commissione, sebbene sia comprensibile che una squadra appena arrivata abbia bisogno di sostegno e orientamento iniziali, i suoi risultati per i primi mesi del progetto sono stati insoddisfacenti. Ciò nonostante il sostegno e gli orientamenti delle autorità nazionali e della Commissione.

12. Secondo la Commissione, le autorità nazionali e la delegazione della Commissione hanno espresso le loro preoccupazioni in una riunione con il caposquadra e l'esperto in materia di sovvenzioni tenutasi il 9 aprile 2008. Tali preoccupazioni sono state comunicate anche al sig. X., che lavorava per la società di consulenza. Dopo la riunione del 9 aprile 2008, le autorità nazionali hanno chiesto al sig. X. di recarsi nel paese terzo interessato per affrontare le preoccupazioni in materia di prestazioni relative all'unità di sostegno al programma. Dopo la visita del signor X., è stato deciso di dare alla squadra fino a metà agosto 2008 per migliorare le sue prestazioni. Si deciderà quindi se continuare con il team esistente o cambiare personale.

13. La Commissione ha concluso che tutte le argomentazioni presentate dal denunciante nella sua denuncia al Mediatore indicano che la squadra non ha funzionato correttamente fin dall'inizio del progetto. Questo è stato uno dei motivi principali della lentezza dei progressi del programma. Tale situazione è stata confermata da un documento redatto dal sig. X. dopo la sua prima visita nel paese terzo interessato. La conclusione principale di tale documento era che:

"la cooperazione tra gruppi non è ottimale, vale a dire blocco/distorsione della comunicazione tra i membri del gruppo, delega e distribuzione del lavoro non ottimali, carico di lavoro dei membri del gruppo non ancora bilanciato in modo ottimale, concentrazione non ancora sufficiente su obiettivi comuni, difficoltà a raggiungere un consenso su determinati approcci e concetti."

Il parere della Commissione - il processo decisionale

14. Secondo la Commissione, è stata la società di consulenza a suggerire la sostituzione dell'esperto in materia di sovvenzioni. Tale suggerimento è stato formulato in una lettera della società di consulenza, in cui si affermava che il gruppo non funzionava correttamente [1]. Nella sua lettera, la società di consulenza ha presentato tre soluzioni alternative, due delle quali prevedevano la sostituzione dell'esperto di sovvenzioni.

15. Poiché la Commissione non era parte del contratto tra le autorità nazionali e la società di consulenza, essa non avrebbe potuto chiedere la sostituzione degli esperti.

16. Dalla risposta delle autorità nazionali alla società di consulenza, datata 16 ottobre 2008, risultava chiaro che le autorità nazionali preferivano la soluzione in base alla quale sarebbero stati sostituiti sia il caposquadra che l'esperto in materia di sovvenzioni [2]. Le autorità nazionali hanno scritto questa lettera, che riassume le conclusioni raggiunte a seguito di discussioni con tutte le parti coinvolte, dopo che il sig. X. aveva visitato per la seconda volta il paese terzo interessato.

17. La Commissione ha ritenuto che, se, come asserito dal denunciante, egli non conosceva i motivi del suo licenziamento, la società di consulenza doveva aver omesso di informarlo al riguardo. La Commissione non ha alcun legame contrattuale e quindi nessun obbligo contrattuale nei confronti della società di consulenza o dei suoi esperti. L’istituzione non ha neppure il diritto di intervenire nel rapporto contrattuale tra la società di consulenza e il denunciante e non è a conoscenza delle disposizioni contrattuali che disciplinano tale rapporto. Nella misura in cui la società di consulenza ha constatato che il suo team non funzionava correttamente e ha presentato proposte per correggere questo problema, spettava alla società di consulenza gestire le conseguenze di tali proposte con il suo personale.

18. L'interesse principale della Commissione era garantire che il programma fosse attuato correttamente e che i risultati fossero conseguiti come previsto. Tuttavia, la Commissione era anche interessata alla tutela dei diritti dei dipendenti che lavorano ai progetti. Essa ha pertanto scritto una lettera alla società di consulenza chiedendo che il denunciante fosse informato della sua situazione.

19. La Commissione ha inoltre sostenuto di aver prontamente risposto alle e-mail e alle lettere del denunciante. L'e-mail del denunciante del 12 ottobre 2008, in cui esprimeva preoccupazione per il suo eventuale licenziamento, è stata risposta lo stesso giorno. Nella sua risposta, il capo delegazione ha assicurato al denunciante che tutte le questioni sollevate sarebbero state trasmesse alle autorità nazionali e sarebbero state prese in considerazione durante la riunione prevista per il giorno successivo. La Commissione ha sottolineato di non aver mai chiesto la sostituzione dell'esperto in materia di sovvenzioni. Tenendo conto dei suggerimenti della società di consulenza, la delegazione della Commissione ritiene che una soluzione sarebbe equa solo se si tenesse conto delle responsabilità del caposquadra. Questi aspetti sono stati discussi con le autorità nazionali, che hanno concluso che entrambi gli esperti dovrebbero essere sostituiti.

20. Il 30 ottobre 2008 il denunciante ha scritto al capo delegazione lamentando che il processo decisionale relativo al suo licenziamento non era trasparente e che i suoi diritti non erano stati rispettati. Il capo delegazione ha risposto il 10 novembre 2008, spiegando che era stata la società di consulenza a suggerire le modifiche del personale. Il capo delegazione ha inoltre spiegato che le preoccupazioni relative alla squadra, espresse dalle autorità nazionali e sostenute dalla delegazione della Commissione, erano "concentrate sui problemi nella realizzazione dei risultati e volte a ottenere una squadra che potesse lavorare insieme per ottenere il massimo delle prestazioni". Le capacità professionali del denunciante non sono state messe in discussione. Il capo delegazione esprime il suo rammarico per l'impatto che i problemi relativi al progetto hanno avuto sul denunciante personalmente. Il capo delegazione ha inoltre scritto alla società di consulenza, consigliandola di rispettare i diritti del denunciante in qualità di dipendente e di rispondere ai punti sollevati dal denunciante.

21. La Commissione non ritiene di aver commesso un caso di cattiva amministrazione. Di conseguenza, non vi sono motivi per presentare scuse o concedere un risarcimento. Qualsiasi richiesta di risarcimento dovrebbe essere risolta con la società di consulenza, il datore di lavoro del denunciante.

Osservazioni del denunciante

22. Nelle sue osservazioni, il denunciante ha riconosciuto che la squadra non ha funzionato. Non ha ritenuto, tuttavia, di essere responsabile di questo stato di cose.

23. Secondo il denunciante, la Commissione era coinvolta nella decisione di licenziarlo. Le e-mail inviate nell'ottobre 2008 e la riunione tra le autorità nazionali e il capo delegazione del 13 ottobre 2008 indicano il coinvolgimento della Commissione. La Commissione potrebbe persino essere considerata il decisore. Nella sua e-mail del 12 ottobre 2008, la Commissione non contraddice la dichiarazione del denunciante secondo cui egli era stato informato del fatto che era stata la delegazione della Commissione ad avviare il suo licenziamento. Piuttosto, si potrebbe sostenere che erano d'accordo con la dichiarazione del denunciante.

24. Il 9 ottobre 2008 il sig. X. ha informato il denunciante che sarebbe stato sostituito. Ciò è avvenuto prima che il sig. X. incontrasse la delegazione della Commissione o le autorità nazionali. La decisione di licenziarlo potrebbe pertanto essere stata concordata con la delegazione della Commissione già nel settembre 2008. Il 10 ottobre 2008 il sig. X. ha informato il denunciante di aver incontrato in mattinata il responsabile del programma della delegazione della Commissione, il quale aveva insistito affinché fosse sostituito sia il caposquadra che l'esperto in materia di sovvenzioni. Nel pomeriggio, il sig. X. ha incontrato le autorità nazionali. Secondo il sig. X., le autorità nazionali hanno dichiarato che, se decidessero di sostituire sia il caposquadra che l'esperto in materia di sovvenzioni, non si tratterebbe di una decisione professionale, ma di una decisione politica, al fine di mantenere buoni rapporti con la delegazione della Commissione. Il 13 ottobre 2008 si è tenuta una riunione tra il capo della delegazione della Commissione e le autorità nazionali. Secondo il denunciante, questa è stata la riunione durante la quale le autorità nazionali sono state finalmente persuase che il denunciante dovesse essere sostituito. Per quanto a conoscenza del denunciante, la società di consulenza non era nemmeno rappresentata alla riunione. Non vi sono prove che la Commissione abbia compiuto sforzi per tutelare i diritti del denunciante durante tale riunione. Dopo la riunione, le autorità nazionali hanno informato il sig. X. che entrambi gli esperti dovevano essere sostituiti. La realtà è che le autorità nazionali non hanno deciso praticamente nulla da sole. Quasi tutto è stato deciso dalla delegazione della Commissione.

25. Il denunciante ha sostenuto che il sig. X. e il caposquadra erano vecchi amici e che ritenevano di poter salvare il caposquadra sacrificando il denunciante. Le autorità nazionali erano contrarie a questa soluzione. Tuttavia, la delegazione della Commissione ha insistito. Secondo il denunciante, la soluzione di licenziare entrambi gli esperti di alto livello allo stesso tempo non era favorevole a una buona performance del programma.

26. Il denunciante aveva sperato di ottenere chiarimenti dalla Commissione su ciò che avrebbe dovuto fare diversamente o sulle azioni che la Commissione si aspettava da lui per garantire il successo del programma. Purtroppo, tali chiarimenti non sono stati fatti. Il denunciante non può vedere che la Commissione abbia fatto qualcosa per proteggere i suoi diritti prima del suo licenziamento. Inoltre, la Commissione non sembra essere a conoscenza di diritti diversi da quelli di un dipendente. Il denunciante vuole che i suoi diritti di essere umano e di cittadino dell'UE siano rispettati.

Valutazione del Mediatore

27. Il Mediatore osserva che tutte le parti coinvolte nel programma sembrano concordare sul fatto che l'unità di sostegno al programma, ossia l'équipe incaricata di attuare il programma, non ha funzionato correttamente. La Commissione sostiene che le capacità professionali del denunciante non sono state messe in discussione. Tuttavia, le misure adottate erano volte a "ottenere una squadra che potesse lavorare insieme".

28. A giudizio del Mediatore, garantire il buon funzionamento delle squadre è un obiettivo importante di un'amministrazione efficace. Se un team funziona bene non dipende solo dalle capacità professionali dei singoli membri del team - anche altri fattori svolgono un ruolo importante. Questi fattori includono se i membri specifici del team possono lavorare bene con altri membri specifici del team.

29. Potrebbe quindi essere necessario ristrutturare una squadra per farla funzionare correttamente.

30. Poiché il funzionamento di un'équipe è un motivo legittimo per la riorganizzazione del personale all'interno delle istituzioni comunitarie, lo stesso dovrebbe valere nel contesto dei programmi finanziati dalla Comunità.

31. Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che il fatto che l'unità di sostegno al programma non abbia funzionato correttamente abbia costituito un valido motivo per sostituire i membri del gruppo.

32. Tuttavia, nel contesto di tale riorganizzazione, non sarebbe chiaramente in linea con i principi di buona amministrazione che la Commissione tentasse di obbligare una parte (indipendentemente dal fatto che tale parte abbia o meno un legame contrattuale con la Commissione) a fare qualcosa che sarebbe illegale o in violazione degli obblighi contrattuali.

33. A tale riguardo, il Mediatore rileva in primo luogo che non gli è stata fornita alcuna prova concreta che dimostri che il denunciante è stato respinto su iniziativa della Commissione. In sintesi, non sono stati forniti elementi di prova atti a dimostrare che la Commissione abbia tentato di obbligare la società di consulenza (direttamente o tramite le autorità nazionali) a licenziare il denunciante. In ogni caso, al Mediatore non sono state fornite argomentazioni o prove che suggerissero che il licenziamento del denunciante fosse illegale o in violazione del suo contratto con la società di consulenza.

34. La Commissione ha risposto prontamente alle e-mail e alle lettere del denunciante. In tal modo, ha spiegato che avrebbe portato all'attenzione delle autorità nazionali le preoccupazioni del denunciante in merito al licenziamento. Essa ha inoltre suggerito, in primo luogo, di chiedere un risarcimento al suo datore di lavoro. Questa sembra essere stata l'azione e i consigli appropriati da dare.

35. Sulla base di quanto precede, il Mediatore non ritiene che la Commissione abbia commesso un caso di cattiva amministrazione in relazione al licenziamento del denunciante.

B. Le affermazioni del denunciante

Valutazione del Mediatore

36. Alla luce delle conclusioni del Mediatore in merito all'asserzione del denunciante, l'affermazione secondo cui la Commissione dovrebbe scusarsi con il denunciante e risarcirlo per i suoi costi diretti e la perdita di reddito deve fallire.

C. Conclusione

Sulla base della sua indagine su questa denuncia, il Mediatore la chiude con la seguente conclusione:

Non si sono verificati casi di cattiva amministrazione in relazione alla presente denuncia.

Il denunciante e la Commissione saranno informati della presente decisione.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Fatto a Strasburgo, il 18 novembre 2009

[1] A suo avviso, la Commissione afferma che, tenuto conto del fatto che il documento in questione non appartiene alla Commissione, ma a un terzo, e tenuto conto del carattere sensibile delle informazioni in esso contenute, la divulgazione del documento potrebbe ledere gli interessi commerciali e personali delle persone da essa interessate. Per questi motivi, la Commissione ritiene che il documento sia riservato e lo mette a disposizione del Mediatore, qualora quest'ultimo ritenga necessaria un'ispezione del fascicolo.

[2] Cfr. nota 2.