IL CONTESTO DEL RECLAMO

1.         La presente denuncia riguarda un ordine di recupero emesso dalla Commissione europea in relazione a un progetto X. La denuncia è stata presentata per conto di una società operante nel settore delle scienze sociali, che era partner di un consorzio istituito per attuare il progetto di cui sopra. L'obiettivo del progetto era quello di proporre soluzioni a lungo termine in grado di consentire alle famiglie a basso reddito di avere accesso ad alloggi adeguati.

2.         L'attuazione del progetto in questione doveva essere finanziata dalla Commissione europea e sei case di dimostrazione dovevano essere costruite in tre diversi Stati membri dell'UE. Il lavoro sul progetto doveva essere svolto attraverso nove cosiddetti "pacchetti di lavoro" ("WP"). Il denunciante avrebbe dovuto partecipare a tre di esse. I suoi compiti erano i seguenti:

a) condurre un'analisi delle esigenze delle persone a basso reddito prima di progettare le abitazioni (WP1);

b) elaborare e condurre indagini sugli abitanti degli edifici (WP7); e

c) valutare il progetto e l'utilità dei suoi risultati (WP8).

La presente denuncia riguarda solo il lavoro del denunciante nell'ambito dei WP1 e WP7.

3.         Il progetto in questione era disciplinato da un contratto firmato dalla direzione generale dell'Energia e dei trasporti della Commissione e dai partner del consorzio. l'allegato I (parte A) del contratto era costituito da moduli finanziari; L'allegato I (parte B) conteneva una descrizione del lavoro che i partner dovevano svolgere ("Descrizione del lavoro"). L'allegato II stabilisce le condizioni generali per l'attuazione del progetto ("condizioni generali").

4.         A causa dei problemi amministrativi incontrati nel corso dell'attuazione del progetto, è risultato evidente che le case di dimostrazione non potevano essere erette. La mancata costruzione delle abitazioni ha comportato la risoluzione del contratto e la Commissione ha dovuto valutare l'importo dell'aiuto comunitario che i partner del consorzio avrebbero dovuto rimborsare. La Commissione ha concluso che avrebbe recuperato da tutti i partner una certa somma di denaro che era stata precedentemente loro trasferita dalla Commissione. Per quanto riguarda il denunciante, la Commissione ha deciso di recuperare un importo di 36 250,54 EUR.

5.         Il denunciante ha espresso un forte disaccordo con la decisione della Commissione. Al fine di chiarire la situazione, ha innanzitutto rivolto le proprie lamentele al coordinatore del progetto. Il coordinatore risponde al denunciante, informandolo della sua comprensione della situazione. Egli ha sostenuto che il funzionario della Commissione responsabile del progetto (in prosieguo: il «funzionario tecnico») aveva due scelte: i) effettuare un'analisi molto dettagliata del lavoro di progetto completato da ciascuno dei partner del consorzio o ii) raggiungere una soluzione di compromesso. Effettuare un'analisi dettagliata dei lavori completati sarebbe stata un'opzione più complicata e dispendiosa in termini di tempo. Ciò avrebbe comportato anche il rischio di un'ulteriore riduzione del contributo finanziario della Commissione. La soluzione di compromesso, d'altra parte, era una soluzione rapida in cui i pacchetti di lavoro del piano di lavoro sarebbero stati presi al valore nominale. Secondo il coordinatore, la Commissione ha optato per la soluzione di compromesso. A questo proposito, ha anche affermato che i partner del consorzio avevano tre opzioni: (i) "tutti i partner rifiutano la decisione della CE [Commissione europea], e chiedono un'analisi dettagliata con i rischi di cui sopra"; ii) "tutti i partner accettano il compromesso CE"; oppure iii) "ciascun partner può raggiungere la CE da solo [sic] e discutere con [il funzionario della Commissione]".

6.         Il denunciante si è quindi rivolto al funzionario tecnico della Commissione e ha protestato fermamente contro la conclusione della Commissione. Ha sostenuto di aver intrapreso e completato ulteriori lavori nell'ambito del WP1 e ha fornito un resoconto dettagliato del modo in cui i lavori sono stati spostati tra i partner. Il denunciante ha insistito sul fatto di aver sempre fornito i documenti giustificativi pertinenti per il suo lavoro e ha essenzialmente chiesto un'analisi dettagliata del lavoro e dei diritti dei singoli partner. Il denunciante ha ribadito il proprio disaccordo con la decisione della Commissione in due lettere indirizzate alla Commissione il 20 maggio 2005 e il 5 settembre 2005 [1].

7.         Il 13 aprile 2006 il denunciante ha presentato alla Commissione una denuncia formale per violazione del codice europeo di buona condotta amministrativa. Il denunciante ha affermato di non aver ancora ricevuto una risposta alla lettera summenzionata inviata il 5 settembre 2005. Secondo il denunciante, ciò costituiva una palese violazione dell'articolo 14 del suddetto codice [2]. Essa ha altresì espressamente sottolineato, tra l’altro, di aver chiesto informazioni su possibili mezzi di ricorso.

8.        Il 26 maggio 2006 il denunciante ha presentato la presente denuncia al Mediatore.

9.        Il 29 maggio 2006 la Commissione ha risposto alla lettera del denunciante inviata il 5 settembre 2005. La risposta della Commissione, che ha fornito la posizione definitiva dell'istituzione al riguardo, affermava quanto segue:

"A seguito della Sua lettera del 5 settembre 2005, il 28 novembre 2005 e il 6 febbraio 2006, come previsto dalle clausole contrattuali, la Commissione ha risposto al coordinatore del contratto. Nelle loro risposte, i servizi della Commissione hanno confermato le decisioni adottate in merito alla valutazione della relazione finale, in quanto non vi erano nuovi elementi per riconsiderare i termini della valutazione. Su tale base la Commissione ha proceduto al recupero degli anticipi indebiti.

Ai sensi dell'articolo 5, paragrafo 2, del contratto: il Tribunale di primo grado delle Comunità europee e, in caso di impugnazione, la Corte di giustizia delle Comunità europee sono le uniche competenti a statuire sulle controversie tra la Comunità, da un lato, e i contraenti, dall'altro, per quanto riguarda la validità, l'applicazione o l'interpretazione del presente contratto.

[...] I motivi del rigetto di parti dei costi dichiarati da [il denunciante] si basano sull'opportunità e sul carattere definitivo dei lavori dichiarati e delle spese associate piuttosto che sul fatto stesso delle spese. Per la Commissione è chiaro che [il denunciante] ha sostenuto spese per il personale [sic] sebbene fosse evidente che il progetto non sarebbe stato realizzato come previsto.

Il contratto è una sovvenzione piuttosto che una prestazione di servizi. È ben dimostrato che [il denunciante] era ben consapevole della mancanza del permesso necessario per erigere gli edifici, poiché tali problemi si riflettono bene nei verbali delle varie riunioni di coordinamento tenute dal consorzio. Mentre gli altri partner hanno interrotto il loro lavoro, [il denunciante] ha apparentemente deciso di continuare a lavorare su azioni che non erano utili, considerando che gli edifici non sarebbero stati eretti. La Commissione non è responsabile del tempo che [il denunciante] sostiene [s] di aver trascorso in compiti che non avevano alcuno scopo. Applicando un principio di buona fede, la Commissione ha accettato tutte le spese dichiarate sostenute prima di qualsiasi prova dell'abbandono del progetto, ma non può accettare alcuna richiesta per le spese sostenute successivamente."

10.      Secondo la breve sintesi dei costi ammissibili per il periodo compreso tra il 1o gennaio 2000 e il 15 dicembre 2003, i costi totali dichiarati dal denunciante per il suo lavoro sul progetto ammontavano a 93 984,59 EUR. Tale importo comprendeva le spese per il personale, le spese di viaggio e di soggiorno, le spese indirette e gli adeguamenti.

11.      Prima dell'ordine di recupero, la Commissione aveva pagato al denunciante 80 950,54 EUR. Il denunciante ha ritenuto che la Commissione le avesse erroneamente recuperato 36 250,74 EUR [3]. Inoltre, essa ha sostenuto che la Commissione le doveva un importo supplementare di EUR 8 733,44 per i lavori da essa completati per il progetto. Il denunciante ha calcolato che il suo credito totale dopo l'ordine di recupero ammontava a 44 984,18 EUR. Tale importo comprendeva le spese di viaggio e di soggiorno, nonché le spese indirette.

12.      Per quanto riguarda il lavoro nell'ambito del WP1, la Commissione ha accettato di pagare al denunciante 35 500 EUR, ossia l'importo massimo previsto per il suo lavoro nell'ambito del WP1. Il denunciante ha tuttavia sostenuto che, avendo completato più lavori nell'ambito del WP1, aveva il diritto di ricevere un importo più elevato. A suo avviso, la Commissione ha dovuto pagare un totale di 45 300 EUR per il suo lavoro nell'ambito del WP1.

13.      Per quanto riguarda il 7° programma di lavoro, la Commissione ha accettato di versare il 20 % (9 200 EUR) dell'importo massimo previsto per il lavoro del denunciante nell'ambito del 7° programma di lavoro (46.000 EUR). Il denunciante ha tuttavia sostenuto di aver completato quasi il 50 % del lavoro nell'ambito del 7° programma di lavoro e ha pertanto affermato che avrebbe dovuto ricevere 21 150 EUR dalla Commissione per il suo lavoro nell'ambito di tale programma di lavoro.

OGGETTO DELL'INCHIESTA

14.      Nella sua denuncia al Mediatore, il Mediatore ha individuato le seguenti accuse e affermazioni.

15.      Il denunciante ha sostenuto che la Commissione aveva erroneamente deciso di recuperare i fondi versati al denunciante. In tale contesto ha sostenuto quanto segue:

a) che la decisione della Commissione non ha tenuto conto del fatto che i relativi costi erano stati sostenuti prima che fosse chiaro che le case di dimostrazione non sarebbero state costruite;

b) che la Commissione ha erroneamente omesso di basare la sua decisione di recupero su costi reali piuttosto che su costi stimati, sebbene il pertinente regolamento comunitario applicabile imponga che i costi accettati debbano essere costi effettivi;

c) che la Commissione aveva erroneamente concluso che il trasferimento di lavoro tra i «pacchetti di lavoro» del progetto non era stato approvato (espressamente o implicitamente) dalla Commissione.

16.      Il denunciante ha inoltre affermato che inizialmente la Commissione non le aveva fornito informazioni sui possibili mezzi di ricorso (articolo 19 del codice europeo di buona condotta amministrativa).

17.      Il denunciante ha sostenuto che la Commissione dovrebbe revocare la sua decisione di recupero e pagarla integralmente per le ore effettivamente lavorate dalla persona che ha svolto direttamente il lavoro scientifico e ha prodotto gli elementi da fornire presentati alla Commissione.

18.      Il denunciante ha inoltre affermato che la Commissione non ha risposto alla sua lettera del 5 settembre 2005 e ha pertanto violato l'articolo 14 del codice europeo di buona condotta amministrativa. Dato che il 6 giugno 2006 il denunciante ha informato il Mediatore che la Commissione aveva nel frattempo risposto alla lettera di cui sopra, il Mediatore, a norma dell'articolo 195 del trattato CE, ha ritenuto che non fosse più necessario raccogliere tale accusa a fini di indagine.

L'INCHIESTA

19.      Con lettera dell'8 agosto 2006, il Mediatore ha avviato un'indagine sulle accuse e sulle affermazioni del denunciante, di cui ai precedenti punti 15-17. Di conseguenza, egli ha chiesto alla Commissione di presentare un parere al riguardo, cosa che essa ha fatto il 6 marzo 2007. Il parere è stato trasmesso al denunciante con un invito a presentare osservazioni, che ha presentato il 19 aprile 2007.

20.      Dopo aver esaminato il parere della Commissione e le osservazioni del denunciante, il Mediatore ha ritenuto necessario condurre ulteriori indagini, chiedendo alcuni chiarimenti alla Commissione. L'ulteriore parere della Commissione sulle questioni sollevate dal Mediatore è stato trasmesso al denunciante per osservazioni, che quest'ultimo ha inviato il 9 giugno 2008.

ANALISI E CONCLUSIONI DELL'OMBUDSMAN

Osservazioni preliminari

Per quanto riguarda la portata del riesame del Mediatore

21.      A norma dell ' articolo 195 del trattato CE, il Mediatore europeo ha il potere di ricevere denunce " riguardanti casi di cattiva amministrazione nell ' attività dell ' istituzione o degli organi comunitari." Il Mediatore ritiene che si verifichino casi di cattiva amministrazione quando un organismo pubblico non agisce in conformità di una norma o di un principio che lo vincola. La cattiva amministrazione può quindi essere constatata anche quando si tratta dell'adempimento di obblighi derivanti da contratti conclusi dalle istituzioni o dagli organi delle Comunità.

22.      Tuttavia, il Mediatore ritiene che la portata del riesame che può effettuare in tali casi sia necessariamente limitata. In particolare, il Mediatore è del parere che non dovrebbe cercare di determinare se vi sia stata una violazione del contratto da parte di una delle parti, se la questione è controversa. Tale questione potrebbe essere trattata in modo efficace solo da un giudice competente, che avrebbe la possibilità di ascoltare gli argomenti delle parti in merito al diritto nazionale pertinente e di valutare prove contrastanti su eventuali questioni di fatto contestate.

23.      Il Mediatore ritiene pertanto che, nei casi relativi a controversie contrattuali, sia giustificato limitare la sua indagine all'esame del fatto che l'istituzione o l'organo comunitario gli abbia fornito un resoconto coerente e ragionevole della base giuridica delle sue azioni e dei motivi per cui ritiene che il suo punto di vista sulla posizione contrattuale sia giustificato. In tal caso, il Mediatore concluderà che la sua indagine non ha rivelato un caso di cattiva amministrazione. Questa conclusione non pregiudicherà il diritto delle parti a che la loro controversia contrattuale sia esaminata e risolta autorevolmente da un tribunale della giurisdizione competente.

Per quanto riguarda le denunce asseritamente presentate da altri membri del consorzio

24.      Nel suo ulteriore parere, la Commissione ha osservato che nessuno degli altri membri del consorzio aveva avuto problemi con l'ordine di recupero della Commissione o aveva sostenuto l'argomentazione del denunciante. Nelle sue ulteriori osservazioni, il denunciante ha sottolineato che tale dichiarazione costituiva un tentativo deliberato da parte della Commissione di indurre in errore il Mediatore, dal momento che la Commissione aveva, di fatto, ricevuto denunce anche da altri quattro partner del consorzio. Sebbene questi contraenti avessero presentato una denuncia alla Commissione, alla fine è stato solo il denunciante a decidere di impugnare la decisione della Commissione dinanzi al Mediatore.

25.      Il Mediatore osserva che la questione di cui sopra non è immediatamente pertinente ai fini dell'esame della presente denuncia. Inoltre, non è chiaro se il denunciante intendesse formulare un'ulteriore affermazione in merito a tale questione. In ogni caso, il Mediatore ritiene che non sia necessario esaminare il rapporto tra la Commissione e gli altri membri del consorzio, poiché tale rapporto esula chiaramente dall'ambito della presente indagine. Il Mediatore ritiene pertanto che la questione sollevata dal denunciante non debba essere esaminata nella presente indagine. Tuttavia, qualsiasi tentativo da parte di un'istituzione o di un organo comunitario di indurre in errore il Mediatore costituirebbe chiaramente un grave caso di cattiva amministrazione. Il Mediatore chiederà pertanto alla Commissione di fornirgli ulteriori informazioni in merito a tale questione, in modo da consentirgli di decidere se siano necessarie ulteriori azioni.

Per quanto riguarda l'approccio del Mediatore

26.      Il Mediatore osserva che la prima asserzione del denunciante consiste in tre serie di argomentazioni. Le prime due, presentate al punto 15, lettere a) e b), sembrano riguardare il lavoro del denunciante nell'ambito del WP7. L'ultima, sintetizzata al punto 15, lettera c), riguarda il maggiore carico di lavoro sostenuto dal denunciante nell'ambito del WP1. Il Mediatore ritiene pertanto che dovrebbe esaminare tale affermazione esaminando prima le argomentazioni presentate dal denunciante e dalla Commissione in relazione al WP1 e poi quelle relative al WP7.

A. Per quanto riguarda il WP1 e il trasferimento di lavoro tra pacchetti di lavoro [paragrafo 15, lettera c)]

Argomenti presentati al Mediatore

27.      Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha osservato che i trasferimenti connessi al lavoro tra linee di bilancio e pacchetti di lavoro erano consentiti a norma dell'articolo 22, paragrafo 5, delle condizioni generali. Ha affermato di aver svolto la maggior parte dei lavori nell'ambito del WP1 e che ciò è stato debitamente rispecchiato nel verbale della riunione di avvio del consorzio del 14 gennaio 2000, nonché nella documentazione finanziaria, nei risultati prodotti dal denunciante e nel piano di attuazione tecnologica.

28.      Il 20 maggio 2005 la Commissione ha inviato un messaggio di posta elettronica ai partner del consorzio. In tale messaggio di posta elettronica ha spiegato che non è stato possibile accettare scostamenti dal WP1 a meno che non fosse stata presentata una richiesta preventiva alla Commissione e da questa accettata. La Commissione ha sottolineato di non aver mai ricevuto tale richiesta. In tale contesto, ha fatto riferimento alla modifica del contratto, in cui il consorzio non ha proposto alcuna modifica del WP1.

29.      Nella sua risposta al messaggio di posta elettronica di cui sopra, il denunciante ha sostenuto che il trasferimento dei lavori tra i pacchetti di lavoro è stato effettuato conformemente alle norme pertinenti. Dato che lo scostamento di lavoro nell'ambito del WP1 era minore (pari a circa il 12 %), non è stata necessaria una lettera del coordinatore del progetto per giustificare il trasferimento o la modifica del contratto. Questa procedura era applicabile solo per deviazioni superiori al 20 %. Il denunciante ha ritenuto che, poiché non era richiesta l'autorizzazione della Commissione per tali lievi scostamenti, la Commissione avrebbe dovuto semplicemente analizzare il lavoro effettivo svolto da ciascun partner. Secondo il denunciante, la Commissione non ha provveduto in tal senso. Di conseguenza, alcuni partner non sono stati pagati per il lavoro che hanno completato, mentre altri partner sono stati pagati per il lavoro che non hanno mai svolto.

30.      Il denunciante ha inoltre sostenuto che le osservazioni introduttive sui quattro elementi da fornire nell'ambito del WP1, presentate alla Commissione l'11 giugno 2001, dimostravano chiaramente di averli prodotti tutti e quattro.

31.      La Commissione ha ritenuto che:

" in questa fase non è stato [] possibile accettare costi superiori a quelli negoziati nel contratto e pertinenti per il WP1 & 2 poiché tale richiesta di spostamento di bilancio non è stata presentata alla Commissione durante la durata del contratto. Occorre precisare che in caso di scostamento inferiore al 20 % rispetto al bilancio del beneficiario non è necessaria alcuna modifica, ma è comunque necessario un avviso di preinformazione, come spiegato all'articolo 22.5 dell'allegato II del contratto, "Condizioni generali"(lettera della Commissione del 20 luglio 2005).

32.      La Commissione ha inoltre ricordato che, conformemente all'articolo 3 del contratto [4], doveva finanziare i costi ammissibili del progetto fino a un importo massimo specificato nel contratto.

33.      Nelle sue osservazioni, il denunciante ha sostenuto che la Commissione si è deliberatamente astenuta dal fare riferimento ai verbali delle prime riunioni del progetto, ad esempio il verbale della riunione di avvio del 14 gennaio 2000. Il presente verbale ha costituito uno strumento valido e giuridico per informare la Commissione in merito alle deviazioni dai lavori previsti. Ammettendo l'esistenza di tale documento, la Commissione avrebbe riconosciuto di essere stata pienamente informata della deviazione e della maggiore mole di lavoro completata dal denunciante nell'ambito del WP1. I verbali delle riunioni, le relazioni periodiche sullo stato di avanzamento e gli elementi da fornire accettati dalla Commissione sono stati sufficienti per informare la Commissione dei pertinenti turni di lavoro. La Commissione, tuttavia, non ha analizzato correttamente tale documentazione. Ha quindi erroneamente deciso di pagare alcuni partner per un lavoro che non hanno mai fatto e non hanno mai chiesto e non hanno pagato il denunciante per il lavoro supplementare completato e giustamente rivendicato nell'ambito del WP1.

34.      A seguito dell'analisi delle informazioni fornite, il Mediatore ha ritenuto che fossero necessarie ulteriori informazioni su questo aspetto della denuncia. La Commissione è stata pertanto invitata a rispondere al seguente quesito:

Può la Commissione commentare le argomentazioni del denunciante secondo cui la Commissione era stata debitamente informata (ai sensi dell'articolo 22, paragrafo 5, delle condizioni generali) dei turni di lavoro nell'ambito del WP1 e del maggiore lavoro svolto dal denunciante a tale riguardo mediante verbali di riunioni, relazioni sullo stato di avanzamento dei lavori, documenti finanziari e piano di attuazione tecnologica?

35.      Nel suo parere complementare, la Commissione ha ribadito che, in contrasto con l'articolo 22, paragrafo 5, delle condizioni generali, i contraenti non l'hanno informata di eventuali scostamenti connessi al lavoro.

36.      Nelle sue ulteriori osservazioni, il denunciante ha fatto riferimento all'articolo 4 delle condizioni generali, che obbliga il coordinatore a presentare relazioni periodiche contenenti informazioni sullo stato di avanzamento dei lavori, sulle risorse impiegate, sugli scostamenti dal calendario e sui risultati. Verbali delle riunioni, relazioni periodiche sullo stato di avanzamento dei lavori, documentazione finanziaria e piano di attuazione tecnologica sono stati debitamente presentati alla Commissione. L'articolo 4 specifica che "in assenza di osservazioni da parte della Commissione, i risultati del progetto (...) si considerano approvati entro due mesi dal loro ricevimento". Secondo il denunciante, la Commissione avrebbe violato le proprie procedure se avesse accettato il documento di chiusura del progetto, vale a dire il piano di attuazione tecnologica, senza esaminare il lavoro svolto da ciascun singolo partner del progetto. La Commissione ha accettato tutta la documentazione pertinente del progetto, dai verbali delle riunioni al piano di attuazione tecnologica.

37.      Secondo il denunciante, l'interpretazione data dalla Commissione all'articolo 3 del contratto era errata, in quanto l'importo massimo ivi specificato per il contributo comunitario non si riferiva ai singoli pacchetti di lavoro, ma al contratto nel suo complesso.

Valutazione del Mediatore

38.      Il Mediatore rileva innanzitutto che, conformemente all'articolo 22, paragrafo 5, delle condizioni generali del contratto, i contraenti sono autorizzati a trasferire tra loro il bilancio indicato nella tabella della ripartizione indicativa dei costi ammissibili stimati, a condizione che: i) "informano la Commissione di tali trasferimenti al momento della firma di un accordo che conferma che la portata del progetto e le condizioni di partecipazione (...) non sono sostanzialmente modificate"; e che ii) "gli importi totali trasferiti non superano il 20 % dell ' importo assegnato al beneficiario nella tabella della ripartizione indicativa dei costi ammissibili stimati."

39.      Conformemente all’articolo 2, paragrafo 1, lettera g), delle condizioni generali, il coordinatore era responsabile del coordinamento amministrativo del progetto. Più specificamente, il ruolo del coordinatore consisteva nell'informare la Commissione degli " storni di bilancio riportati nella tabella della ripartizione indicativa dei costi ammissibili stimati tra contraenti e tra categorie effettuata in conformità dell'articolo 22, paragrafo 5, del presente allegato previa notifica degli interessati ".

40.      A norma dell'articolo 2, paragrafo 2, lettera f), delle condizioni generali, i contraenti dovevano "informare il coordinatore degli storni di bilancio indicati nella tabella della ripartizione indicativa dei costi ammissibili stimati tra loro e tra le categorie non appena avessero effettuato tali storni nel rispetto delle condizioni di cui all'articolo 22, paragrafo 5,"delle condizioni generali.

41.      Il Mediatore ha esaminato attentamente il verbale della riunione del 14 gennaio 2000, che comprende una breve descrizione del lavoro che il denunciante doveva svolgere nell'ambito del WP1. Secondo questi verbali, il denunciante doveva "effettuare un'analisi esterna (...) a livello macro in ciascuno dei 3 paesi"e "eseguire l'analisi interna in ciascun paese"con l'aiuto di altri partner.

42.      Secondo l'elenco degli elementi da fornire che dovevano essere prodotti dal consorzio nell'ambito del WP1, il denunciante era responsabile solo della "sintesi dell'analisi dei bisogni nei tre paesi interessati dall'esperimento", che era uno dei quattro elementi da fornire nell'ambito del WP1. Gli altri tre risultati del WP1 sono state le analisi dei bisogni da effettuare nei tre paesi interessati. Si prevedeva che l'esecuzione di tali analisi sarebbe stata affidata ad altri partner del progetto. Sembra quindi che il denunciante abbia effettivamente svolto più lavoro nell'ambito del WP1 di quanto inizialmente previsto. Tuttavia, detto verbale non contiene alcuna menzione esplicita del fatto che il lavoro previsto da altri partner del progetto è stato riassegnato al denunciante e che il bilancio doveva essere adeguato di conseguenza.

43.      Il Mediatore osserva inoltre che anche le informazioni esplicite relative alle deviazioni dal lavoro tra i partner nel quadro del WP1 non sono contenute nelle osservazioni introduttive dei quattro elementi da fornire nell'ambito del WP1, tutti e quattro che il denunciante sostiene di aver prodotto. Inoltre, essa non è contenuta nella descrizione dei risultati conseguiti nel piano di attuazione tecnica. Il denunciante ha sostenuto che la Commissione è stata debitamente informata delle deviazioni relative al lavoro attraverso i documenti finanziari approvati e accettati da quest'ultimo. Tuttavia, il denunciante non ha fornito alcun riferimento concreto a uno specifico documento finanziario a sostegno della sua dichiarazione.

44.      Sembra quindi che la Commissione non sia stata sufficientemente informata dal coordinatore del progetto in merito alle modifiche relative al lavoro e al bilancio nell'ambito del WP1, come richiesto dall'articolo 2, paragrafo 1, lettera g), e dall'articolo 22, paragrafo 5, delle condizioni generali. Inoltre, non vi sono prove che suggeriscano che il denunciante abbia scritto al coordinatore del progetto, informandolo delle deviazioni di lavoro nell'ambito del WP1 e chiedendo che tali informazioni siano trasmesse alla Commissione, come previsto dal summenzionato articolo 2, paragrafo 2, lettera f), delle condizioni generali.

45.      Sulla base delle considerazioni che precedono, il Mediatore ritiene che l'opinione del denunciante secondo cui la Commissione è stata debitamente informata delle deviazioni relative al lavoro nell'ambito del WP1 e che quest'ultimo ha approvato (espressamente o implicitamente) il trasferimento del lavoro tra i pacchetti di lavoro del progetto, non possa essere considerata accertata.

46.      Il Mediatore ritiene pertanto ragionevole la conclusione della Commissione in merito al fatto di essere stato o meno debitamente informato dei trasferimenti connessi al lavoro nell'ambito del WP1 tra i partner. Date queste circostanze, appare ragionevole anche la decisione della Commissione di versare al denunciante il 100 % delle spese previste (35 500 EUR), ma non l'importo più elevato richiesto dal denunciante (45 300 EUR).

B. Per quanto riguarda il WP7

Argomenti presentati al Mediatore

Per quanto riguarda la tempistica del lavoro svolto (paragrafo 15, lettera a) di cui sopra)

47.      Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha sostenuto che la decisione della Commissione di recuperare fondi era errata, in quanto non teneva conto del fatto che i costi pertinenti erano stati sostenuti prima che fosse chiaro che le case di dimostrazione non sarebbero state costruite.

48.      La posizione della Commissione può essere sintetizzata come segue.

49.      Alla fine del 2001 e all'inizio del 2002, era chiaro che il permesso di costruzione per gli edifici sul sito del Regno Unito non era stato ottenuto. Nel giugno 2002 è emerso chiaramente che i siti francesi e finlandesi presentavano una serie di problemi; Ancora più importante, il lavoro non era iniziato su nessuno di loro. Era evidente che, senza una proroga del contratto, i lavori non potevano essere completati entro il termine previsto dal contratto [5]. Tutti i contraenti sapevano che una decisione positiva in merito alla proroga del contratto da parte della Commissione non era certa. Dalla riunione di coordinamento tenutasi il 12 dicembre 2002 è emerso chiaramente che non erano stati effettuati lavori di costruzione.

50.      Il 28 gennaio 2003 la Commissione ha accettato di sostenere una richiesta di proroga, a condizione che i problemi amministrativi connessi alla costruzione di tutti i siti (nel Regno Unito, in Francia e in Finlandia) fossero risolti rapidamente. Era chiaro che i lavori previsti dal contratto non potevano essere completati senza la proroga in questione. All'epoca non aveva senso svolgere alcun lavoro sul progetto fino all'adozione formale della modifica contrattuale relativa alla proroga. Il denunciante, tuttavia, ha continuato a svolgere alcuni lavori. Secondo la Commissione, i costi dichiarati dal denunciante in relazione a tali lavori sono stati sostenuti dopo che era chiaro che le case di dimostrazione non sarebbero state costruite. Ciò premesso, non è stato possibile effettuare le indagini sugli abitanti degli edifici [6]; Era quindi inutile continuare a lavorare sulla loro preparazione. Di conseguenza, il 5 giugno 2003 la Commissione ha inviato una lettera di pre-terminazione. In tale contesto, la Commissione ha osservato che non aveva senso portare a termine un risultato che non avrebbe avuto l'impatto desiderato, ma solo garantire l'ottenimento del contributo comunitario massimo. La Commissione non poteva quindi essere ritenuta responsabile della decisione del denunciante di portare avanti azioni che non avrebbero portato da nessuna parte. Nell'ottobre 2003 la Commissione ha informato i contraenti della risoluzione del contratto. Ha inoltre osservato che il denunciante non l'ha informata di alcun lavoro in corso prima della presentazione della relazione finale.

51.      Alla luce di quanto precede, la Commissione ha ritenuto che questa parte della prima affermazione del denunciante fosse infondata.

52.      Nelle sue osservazioni, il denunciante ha avanzato le seguenti argomentazioni.

53.      Il denunciante non ha potuto informare la Commissione di eventuali lavori in corso fino alla presentazione della relazione finale, poiché, conformemente agli articoli 2 e 4 delle condizioni generali, spettava al coordinatore del progetto trasmettere alla Commissione tutti i documenti e la corrispondenza relativi al progetto. Pertanto, il denunciante avrebbe violato il contratto e le procedure pertinenti se avesse informato la Commissione di eventuali lavori in corso.

54.      In risposta all'osservazione della Commissione secondo cui, a seguito dei problemi relativi all'attuazione del progetto, il denunciante avrebbe dovuto sapere che era altamente improbabile che i lavori fossero proseguiti o completati, il denunciante ha dichiarato che la Commissione "non ha consigliato al consorzio di interrompere i lavori a metà del 2002 né ha dato alcun suggerimento in tal senso." Al contrario, nel gennaio 2003 la Commissione ha consigliato al consorzio di chiedere una proroga di 9 mesi e " anche a questo punto la Commissione non ha suggerito di sospendere tutti i lavori sul progetto". La notifica formale dell'annullamento del contratto è stata emessa il 15 ottobre 2003. Il denunciante ha deciso, a suo giudizio, di terminare i lavori sul progetto il 24 febbraio 2003, ossia sei mesi prima della cancellazione ufficiale del progetto.

55.      Dopo aver analizzato le informazioni fornite, il Mediatore ha ritenuto che fossero necessarie ulteriori indagini su questo aspetto della denuncia. A tal fine, ha chiesto alla Commissione di pronunciarsi sul seguente quesito.

In considerazione del fatto che la Commissione sembra aver accettato di sostenere la richiesta di proroga del progetto il 28 gennaio 2003 e che il denunciante sostiene di aver smesso di lavorare al progetto il 24 febbraio 2003 di propria iniziativa, può la Commissione precisare quando esattamente il denunciante avrebbe dovuto sapere che il progetto non sarebbe stato attuato e avrebbe dovuto di conseguenza smettere di lavorarci?

56.      Nella sua risposta, la Commissione ha ribadito che, nella sua lettera del 28 gennaio 2003, essa aveva effettivamente sostenuto una richiesta di estensione del contratto. Tuttavia, ciò era subordinato alla condizione che i problemi amministrativi esistenti fossero risolti rapidamente. Poiché tale condizione non era soddisfatta, la proroga non è stata concessa e il contratto è stato risolto. La Commissione ha ribadito il suo parere secondo cui il denunciante sapeva che le condizioni per avviare i lavori sui siti pertinenti non erano soddisfatte. Il 7 e l'8 marzo 2002 il denunciante ha partecipato a una riunione di coordinamento durante la quale, come indicato nel verbale pertinente, tali problemi erano già noti. Il 10 giugno 2002 il denunciante, insieme a tutti gli altri contraenti, sapeva che la probabilità di ottenere una proroga del contratto era molto bassa. Tutti gli altri contraenti hanno agito con prudenza e hanno interrotto i lavori sul progetto in quel momento, ad eccezione di alcuni compiti di coordinamento e gestione dei contratti, che non erano collegati al denunciante. La Commissione ha inoltre sottolineato che, nel dicembre 2002, era evidente che il denunciante non aveva completato alcun lavoro diverso dai compiti preparatori, che erano stati accettati e pagati dalla Commissione. Nel gennaio 2003 era ancora chiaro che non aveva senso eseguire alcun lavoro fino a quando non fossero stati risolti i problemi relativi alle autorizzazioni amministrative per tutti i cantieri. Il denunciante ha quindi affermato di aver svolto il lavoro in un momento in cui non era ragionevole farlo.

57.      Nelle sue ulteriori osservazioni, il denunciante ha sostenuto che la Commissione non ha spiegato perché non ha posto fine al progetto nel 2001 e perché ha continuato a finanziarlo per i due anni successivi. Il denunciante ha sottolineato che è pacifico che la Commissione ha risolto il contratto solo nell'ottobre 2003 e non prima, cioè nel 2001 o nel 2002.

58.      Il denunciante ha fatto riferimento all'articolo 7, paragrafo 6, delle condizioni generali, che stabilisce che "i contraenti principali adottano le misure appropriate per annullare o ridurre i loro impegni, al ricevimento della lettera della Commissione che notifica loro la risoluzione del contratto (...)" La notifica della risoluzione del contratto era datata 15 ottobre 2003. Il denunciante ha smesso di lavorare al progetto nel febbraio 2003.

59.      Il denunciante ha inoltre contestato l'affermazione della Commissione secondo cui "tutti gli altri contraenti hanno interrotto i lavori già il 10 giugno 2002". A suo avviso, la proroga del contratto non è stata richiesta il 10 giugno 2002, né la Commissione ha nemmeno accennato nel 2002 all'eventuale risoluzione del contratto per motivi tecnici. Inoltre, non esisteva alcuna decisione della Commissione del 10 giugno 2002. In questa data, il consorzio ha tenuto la sua riunione annuale regolare, durante la quale i partner hanno discusso i problemi relativi al sito del Regno Unito. La richiesta di proroga del progetto è stata presentata nel febbraio 2003, a seguito di una riunione presso la sede della Commissione a Bruxelles, svoltasi nel gennaio 2003. Secondo il denunciante, questo è stato il momento in cui i partner del progetto hanno congelato le attività relative ai cantieri. A quel tempo, il denunciante aveva già concluso il proprio lavoro e atteso la decisione della Commissione.

Per quanto riguarda i costi effettivi e stimati [paragrafo 15, lettera b)]

60.      Il denunciante ha sostenuto che tutti i suoi costi relativi al progetto erano costi effettivi e che la Commissione, conformemente alle proprie norme, avrebbe dovuto rimborsare al denunciante tali spese.

61.      La Commissione ha spiegato che poteva finanziare solo i costi ammissibili del progetto. Questi sono stati definiti negli articoli 22 e 23 delle condizioni generali. Per essere ammissibili, i costi dovevano essere "necessari"per il progetto. La Commissione ha sottolineato che il rimborso delle spese non costituisce in alcun caso un esercizio automatico del pagamento delle spese dichiarate. Il responsabile tecnico deve sempre valutare la necessità dei costi sostenuti per l'attuazione del progetto. Secondo la Commissione, "l'adozione di un approccio diverso sarebbe in contrasto con il principio della sana gestione finanziaria, in quanto la Commissione dovrebbe riconoscere e rimborsare eventuali costi effettivi, vale a dire qualsiasi costo sostenuto dal contraente."

62.      La Commissione ha ritenuto che i costi dichiarati dal denunciante fossero semplicemente una dichiarazione relativa al tempo assegnato da quest'ultimo all'esecuzione dei compiti e che il denunciante "non avesse dimostrato i costi effettivi dichiarati". Non vi era modo di verificare positivamente l'esattezza dell'argomentazione, ma vi erano due elementi che consentivano alla Commissione di presumere che l'argomentazione fosse esagerata. Questi erano i seguenti: i) il pacchetto di lavoro prevedeva il completamento di un numero molto maggiore di compiti per lo stesso bilancio e la maggior parte dei compiti non è mai stata intrapresa; e ii) confrontando la qualità dei questionari presentati con quelli prodotti in altri casi simili, è emerso che il denunciante aveva bisogno di pochissimo tempo per produrli.

63.      Come osservato al precedente punto 13, la Commissione ha deciso di accettare in buona fede il 20 % (9 200 EUR) delle spese previste nell'ambito del 7° programma di lavoro (46 000 EUR),"presupponendo"che il denunciante avrebbe potuto dedicare il periodo di tempo pertinente alla pianificazione di un'azione che successivamente non ha eseguito.

64.      Nelle sue osservazioni, il denunciante ha avanzato le seguenti argomentazioni.

65.      Tutti i suoi costi sono stati "necessari"per il progetto per tutto il 2000, 2001, 2002 e fino al 24 febbraio 2003. Il funzionario tecnico incaricato del progetto non ha formulato un solo commento sugli elementi da fornire o sui crediti finanziari nel 2000, 2001 o 2002 e il fatto che il denunciante non potesse portare a termine i suoi lavori nel 2003 non aveva nulla a che fare con il suo ruolo nel progetto, ma era legato solo al fatto che altri partner non erano riusciti a erigere le case di dimostrazione.

66.      Il denunciante ha sottolineato che la Commissione ha commesso un errore formale affermando che il denunciante ha chiesto 46 000 EUR per il 7° programma di lavoro. Essa ha sostenuto che ciò indicava chiaramente che la Commissione non aveva analizzato correttamente i documenti finanziari. L'importo richiesto dal denunciante per il 7° programma di lavoro ammontava in realtà a 21 150 EUR; questo errore di fatto ha gravemente compromesso la credibilità di qualsiasi calcolo effettuato dalla Commissione in relazione ai costi accettati e alle richieste di rimborso. Il denunciante ha ritenuto di aver realizzato circa il 49 % del lavoro che avrebbe dovuto svolgere nell'ambito del WP7, in quanto, a suo avviso, lo sviluppo di indagini sociologiche in generale richiede almeno lo stesso tempo dell'analisi comparativa di follow-up dei dati. Secondo il lavoro previsto nell'ambito del WP7, l'attuazione delle indagini e l'analisi nazionale avrebbero dovuto essere effettuate da altri partner. Ciò che il denunciante ha dovuto fare, ma non è stato in grado di fare per motivi che sfuggono al suo controllo, è stata l'analisi comparativa dei dati una volta che le suddette relazioni nazionali fossero state completate da altri partner. La conclusione della Commissione di accettare solo il 20 % delle spese previste era pertanto, secondo il denunciante, del tutto arbitraria.

67.      Il denunciante ha inoltre osservato che la Commissione non ha fornito alcuna prova del fatto che i suoi calcoli dei costi accettati e degli importi da rimborsare si basassero sui costi "effettivi" piuttosto che su quelli "stimati" . Ad esempio, la Commissione ha ammesso che il denunciante doveva partecipare a riunioni con altri contraenti e doveva trascorrere determinati giorni di viaggio, ma non ha fatto riferimento a nessuna cifra relativa a tali spese e al modo in cui sono state calcolate rispetto all'importo accettato di 9 200 EUR. Si è dovuto riconoscere che tali spese di viaggio erano reali ed erano state debitamente registrate nei conti finanziari della Commissione. Il denunciante ha pertanto ribadito che la Commissione avrebbe dovuto accettare i costi pertinenti sostenuti per i prodotti/servizi da fornire, per le spese di viaggio e per i costi indiretti (spese generali).

68.      Il denunciante ha espresso forte disaccordo con la conclusione della Commissione secondo cui non vi era modo di verificare positivamente l'esattezza dell'argomentazione e ha affermato che l'articolo 25 delle condizioni generali spiegava chiaramente come avrebbe dovuto essere determinata la giustificazione dei costi.

69.      A seguito dell'analisi delle informazioni fornite, il Mediatore ha ritenuto che fossero necessarie ulteriori indagini in merito a questa parte della denuncia. Chiede pertanto alla Commissione di rispondere ai seguenti quesiti:

Nelle sue osservazioni, il denunciante ha espresso disaccordo con il parere della Commissione secondo cui "non vi era modo di verificare positivamente l'esattezza dell'argomentazione" da essa presentata. Può la Commissione, per favore, esprimersi in merito?

Può la Commissione commentare anche l'osservazione del denunciante secondo cui la Commissione aveva commesso un errore formale per quanto riguarda l'importo richiesto dal denunciante? In tale contesto, può la Commissione commentare le discrepanze tra le cifre fornite dal denunciante e quelle della Commissione?

70.      Nel suo ulteriore parere, la Commissione ha sostenuto che la domanda finanziaria del denunciante consisteva in una dichiarazione relativa al numero di ore di lavoro che quest'ultimo ha dedicato al progetto. La Commissione ha potuto verificare la domanda solo ex post. La maggior parte del lavoro richiesto si basava sull'orario di lavoro del denunciante e non esistevano schede orarie, fatture o altri elementi certificati in base ai quali la Commissione potesse verificare le spese effettive. La Commissione ha pertanto potuto valutare il carico di lavoro dichiarato solo sulla base dei lavori presentati e delle stime contenute nel programma di lavoro del contratto.

71.      Per quanto riguarda il lavoro sostenuto dal denunciante, la Commissione ha osservato che dal questionario presentato dal denunciante emergeva che tutte le domande da esso formulate erano generali, tranne una (domanda 003). Il valore aggiunto del lavoro avrebbe dovuto essere nell'interpretazione dei questionari, una volta ricevute tutte le risposte. I questionari ovviamente non sono mai stati compilati da nessuno perché non c'era nessuno a riceverli. Non vi era quindi motivo di reclamare le spese relative al lavoro per tale motivo. L'affermazione di 423 ore-uomo era, secondo la Commissione, del tutto inaccettabile.

72.      Per quanto riguarda i calcoli, la Commissione ha sostenuto di non aver commesso alcun errore formale, in quanto aveva accettato di versare al denunciante una somma forfettaria per i compiti preparatori svolti nell'ambito del WP7. Per quanto riguarda il resto del lavoro, non c'era alcuna prova che fosse stato realizzato.

73.      Nelle sue ulteriori osservazioni, il denunciante ha ribadito che la Commissione non ha utilizzato i costi effettivi nella sua valutazione del lavoro svolto nell'ambito del progetto, ma si è basata invece su stime. Non era chiaro in che modo la Commissione potesse stimare che il lavoro del denunciante corrispondesse al 20 % del valore del 7° programma di lavoro, senza prendere in considerazione i fogli di presenza certificati.

74.      Il denunciante ha inoltre fatto riferimento agli articoli 23 e 25 delle condizioni generali, che stabiliscono gli obblighi dei contraenti e le modalità con cui la Commissione dovrebbe esercitare il proprio controllo.

           L’articolo 23, paragrafo 1, lettera a), così recita:

"Tutto l'orario di lavoro a carico del contratto deve essere registrato per tutta la durata del progetto o, nel caso del coordinatore, entro due mesi dalla fine della durata del progetto ed essere certificato almeno una volta al mese dal responsabile dei lavori designato dal contraente (...) o dal responsabile finanziario debitamente autorizzato del contraente."

           L’articolo 25 così recita:

"Le spese ammissibili sono rimborsate se giustificate dal contraente. A tal fine, il contraente tiene regolarmente e conformemente alle normali convenzioni contabili dello Stato in cui è stabilito, la contabilità del progetto e la documentazione adeguata a sostegno e giustificazione, in particolare, dei costi e dei tempi indicati nei suoi estratti. Tale documentazione deve essere precisa, completa ed efficace".

75.      Il denunciante ha espresso forte disaccordo con la conclusione della Commissione secondo cui non disponeva di schede di presenza certificate. Essa ha sostenuto che i suoi fogli di presenza erano stati certificati, conformemente alle norme della Commissione, dal responsabile dei lavori e dal funzionario finanziario debitamente autorizzato. Il denunciante ha insistito sul fatto di aver rispettato pienamente gli obblighi derivanti dal contratto e di aver tenuto schede temporali certificate, che avrebbero potuto essere verificate dalla Commissione in qualsiasi momento, durante e dopo il progetto. Il denunciante ha inoltre osservato che la Commissione aveva scelto di non verificare le schede temporali certificate dei partner del progetto. La Commissione si è rifiutata di farlo, anche quando il denunciante lo aveva espressamente richiesto nel 2005. La Commissione aveva quindi scelto di basare la sua decisione su stime, senza regole chiare e senza una revisione inter pares adeguata e tempestiva. Non ha nemmeno preso in considerazione i costi di viaggio specifici per le riunioni del progetto, che sono stati documentati dai biglietti aerei e ferroviari. La stima complessiva della Commissione è stata una soluzione rapida, che, di fatto, ha penalizzato il partner più piccolo del consorzio, ossia il denunciante, sia in termini assoluti che relativi.

76.      Secondo il denunciante, la Commissione ha affermato di poter valutare il carico di lavoro solo sulla base degli elementi da fornire e delle stime contenute nel programma di lavoro del contraente. La Commissione ha quindi confermato di aver utilizzato i costi stimati anziché i costi effettivi sostenuti durante l'attuazione del progetto. Tuttavia, i costi effettivi erano l'unica base giuridica per l'accettazione dei costi da parte della Commissione [7]. La mancata applicazione da parte della Commissione delle norme relative ai costi effettivi è stata la ragione principale della presente denuncia.

77.      Secondo il denunciante, la Commissione ha commesso un errore di fatto nel suo parere iniziale sulla denuncia, confermando che il denunciante aveva chiesto 46 000 EUR per il 7° programma di lavoro e che tale importo era "superiore all'importo totale previsto nel caso in cui l'intero lavoro fosse stato svolto". Nel suo ulteriore parere, la Commissione non ha spiegato i suoi errori di calcolo precedenti.

78.      Il lavoro svolto dal denunciante nell ' ambito del WP7 non è stato sottoposto a " revisione inter pares "nei tempi previsti dalle procedure della Commissione. Cinque anni dopo la chiusura del progetto, la Commissione ha tentato di avviare un dibattito sulla qualità del lavoro del denunciante, vale a dire sulle domande specifiche del questionario elaborato dal denunciante nell'ambito del WP7. Se la Commissione nutriva preoccupazioni in merito al contenuto del questionario, disponeva di 60 giorni per esprimerle e non di cinque anni. In questi 60 giorni, la Commissione avrebbe potuto respingere il lavoro metodologico nell'ambito del 7° programma di lavoro, ma non l'ha fatto.

Valutazione del Mediatore

79.      Il Mediatore osserva innanzitutto che, a norma dell'articolo 7, paragrafo 1, lettera a), delle condizioni generali, la Commissione può risolvere il contratto "per importanti motivi tecnici o economici che incidono sostanzialmente sul progetto (...)" In tal caso, conformemente al testo dell'articolo 7, paragrafo 6, delle condizioni generali, il contributo finanziario della Comunità copre "i costi ammissibili relativi ai risultati del progetto approvati dalla Commissione" e "i costi ammissibili successivamente sostenuti in buona fede" prima della data di risoluzione del contratto.

80.      Il Mediatore è consapevole del fatto che, a causa della risoluzione del contratto, non sono stati completati i deliverable nell'ambito del WP7. Questo perché le case di manifestazione non sono state erette. Di conseguenza non vi vivevano abitanti e non è stato quindi possibile effettuare indagini sociologiche [8]. A norma dell ' articolo 7, paragrafo 6, di cui sopra, il Mediatore dovrebbe cercare di determinare se, continuando a lavorare al progetto tra giugno 2002 e febbraio 2003, i costi sostenuti dal denunciante siano stati sostenuti in "buona fede" e se siano "ammissibili" al progetto.

Sulla questione della buona fede

81.      La Commissione ha sostenuto che i partner, agendo in buona fede, avevano già terminato i lavori sul progetto nel giugno 2002, in seguito alla riunione del consorzio tenutasi il 10 giugno 2002. Il denunciante ha espresso disaccordo e ha osservato che i partner hanno effettivamente continuato a lavorare almeno fino al febbraio 2003, quando è stata presentata la richiesta di proroga del progetto. Il denunciante ha sottolineato di aver terminato i lavori sul progetto il 24 febbraio 2003 e che, pertanto, tutte le sue spese sono state sostenute prima dell'annullamento formale del progetto da parte della Commissione.

82.      Il Mediatore ritiene che, conformemente all'articolo 7, paragrafo 6, delle condizioni generali (v. punto 58 supra), non vi fosse effettivamente alcun obbligo formale per i partner del progetto, compreso il denunciante, di cessare di lavorare al progetto prima della sua cancellazione formale (15 ottobre 2003), che è stata preceduta dalla lettera di pre-terminazione della Commissione (5 giugno 2003).

83.      Il Mediatore ha tuttavia analizzato attentamente i verbali delle riunioni dei partner del progetto e osserva che, nella riunione tenutasi il 10 giugno 2002, era chiaro che "il progetto [aveva] nuovamente omesso di ottenere l ' approvazione della pianificazione" per il sito del Regno Unito e che sarebbe stato presentato un ricorso contro la decisione di rifiuto dell ' autorizzazione alla pianificazione. Il processo di appello avrebbe richiesto diversi mesi e il partner del Regno Unito si è riservato il diritto di recedere dal progetto se l'appello dovesse rivelarsi infruttuoso. È stata presa in considerazione la possibilità di chiedere una proroga del contratto a causa delle difficoltà con il sito del Regno Unito. È stato notato, tuttavia, che la richiesta di una proroga del contratto era "una procedura molto lunga e non sicura di riuscire". Per quanto riguarda la costruzione dei siti francesi e finlandesi, la conclusione è stata che un'estensione "non era obbligatoria, ma poteva essere un respiro"per loro. I partner hanno accettato in linea di principio di chiedere una proroga del contratto, ma hanno deciso di attendere 6 mesi prima di prendere una decisione ufficiale. Il denunciante ha osservato che una proroga di 6-9 mesi sarebbe meglio di una proroga di 12 mesi.

84.      Nel verbale della riunione del 12 dicembre 2002 è stato rilevato che era ora prevista una "proroga di nove mesi"sia per i siti francesi che per quelli finlandesi e che era necessaria una proroga di 12 mesi per il sito del Regno Unito. I partner del progetto hanno deciso di incontrarsi con la Commissione per discutere l'eventuale estensione del contatto. Nella prossima riunione, tenutasi il 28 gennaio 2003, si è convenuto formalmente di chiedere una proroga alla Commissione.

85.      Tuttavia, la proroga del contratto da parte della Commissione, discussa già nel giugno 2002, era tutt'altro che certa. Il Mediatore ritiene pertanto che i partner del progetto avrebbero dovuto essere cauti prima di sostenere ulteriori spese per il progetto, in quanto il suo completamento non era più certo. Occorre tener conto del fatto che gran parte dell'ulteriore lavoro del denunciante sembra essere stato dipendente dalla costruzione delle case di dimostrazione e che nessuna costruzione era iniziata su nessuno dei siti. Il denunciante ha giustamente sostenuto che in quel momento, vale a dire a metà del 2002, non vi era stata alcuna discussione sull'annullamento del progetto, che ha avuto luogo solo nell'ottobre 2003. Tuttavia, il successo dell'attuazione del progetto era chiaramente dubbio già nel giugno 2002. Il denunciante avrebbe quindi dovuto valutare attentamente se avesse davvero senso svolgere ulteriori lavori, tenendo conto della possibilità che i problemi non sarebbero stati risolti e che il progetto non sarebbe stato attuato.

86.      Il Mediatore ritiene tuttavia che non sia necessario decidere se sia giustificato o meno il suggerimento della Commissione secondo cui il denunciante non ha agito in buona fede quando ha proseguito i suoi lavori oltre la seconda metà del 2002. La Commissione non sembra aver respinto tutti i costi sostenuti dal denunciante dopo la metà del 2002. Ha invece accettato una parte dei costi dichiarati dal denunciante. La questione se l’approccio utilizzato per calcolare l’importo da accettare fosse corretto è discussa di seguito (cfr. paragrafi 87 e seguenti).

Per quanto riguarda l'ammissibilità dei costi

87.      Dalle argomentazioni presentate in precedenza, il Mediatore comprende che una delle principali questioni controverse nel presente caso è se la Commissione sia stata in grado di basare la sua decisione su un confronto tra il lavoro previsto e il lavoro effettivamente prodotto dal denunciante nell'ambito del WP7 e accettare solo una parte dei costi dichiarati, o se abbia dovuto condurre un audit dettagliato del lavoro del denunciante.

88.      Come indicato al precedente punto 22, il Mediatore ritiene che la portata del controllo che può effettuare nei casi contrattuali sia necessariamente limitata. Egli cercherà quindi solo di verificare se la Commissione abbia fornito un resoconto coerente e ragionevole della sua posizione.

89.      Il Mediatore osserva che la decisione della Commissione di accettare una parte delle spese dichiarate dal denunciante, sulla base di un confronto tra il lavoro completato e il lavoro previsto, è stata presa quando era chiaro che l'attuazione del progetto era fallita. È inoltre chiaro che nell'ambito del WP7 non sono stati prodotti risultati tangibili e che sono stati svolti solo alcuni lavori preparatori. La Commissione ha accettato di pagare per i lavori preparatori di cui sopra, anche se i lavori nell'ambito del suddetto programma di lavoro non sono stati chiaramente ultimati. Il Mediatore ritiene legittima la decisione della Commissione di rimborsare il denunciante per il lavoro preparatorio svolto nell'ambito del WP7 (ossia per l'elaborazione dei questionari), effettuando una valutazione globale del lavoro svolto rispetto al lavoro previsto.

90.      Per quanto riguarda l'argomentazione del denunciante secondo cui i lavori non potevano essere ultimati poiché gli altri contraenti non avevano eretto le case, il Mediatore osserva che, ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 3, delle condizioni generali, la Comunità non può essere ritenuta responsabile di atti od omissioni commessi dai contraenti coinvolti nell'esecuzione del contratto in questione [9].

91.      Per quanto riguarda l'importo effettivamente accettato, il Mediatore osserva che la Commissione è giunta alla conclusione che l'affermazione di 423 ore-uomo per l'elaborazione dei questionari non era giustificata. Ha ritenuto di poter accettare solo il 20 % dell'importo totale previsto nell'ambito del 7° programma di lavoro (comprese le spese generali e le spese di viaggio). Il denunciante ha contestato la conclusione di cui sopra e ha ritenuto che il lavoro svolto nell'ambito del WP7 fosse pari a circa il 49 %[10]. Essa ha chiesto di essere rimborsata separatamente per le spese di viaggio e di soggiorno.

92.      Il Mediatore osserva che le parti non sono d'accordo su quale percentuale delle spese dichiarate dal denunciante avrebbe dovuto essere accettata dalla Commissione. Tuttavia, tenuto conto delle argomentazioni addotte dalla Commissione per giustificare la sua decisione di accettare solo il 20 % (9200 EUR) dell'importo totale previsto nell'ambito del WP7, il Mediatore ritiene che la Commissione abbia presentato un resoconto ragionevole e coerente del suo approccio.

93.      Sulla base delle considerazioni di cui sopra, il Mediatore ritiene che la prima affermazione del denunciante, vale a dire che la Commissione ha erroneamente deciso di recuperare i fondi versati al denunciante, non sia stata dimostrata.

C. Per quanto riguarda la seconda affermazione del denunciante

94.      Il denunciante ha sostenuto che inizialmente la Commissione non le aveva fornito informazioni complete sui possibili mezzi di ricorso. La Commissione ha informato il denunciante che avrebbe potuto adire il Tribunale di primo grado. La Commissione ha riconosciuto di non aver menzionato la possibilità di presentare una denuncia al Mediatore europeo e ha accettato che avrebbe potuto essere più completa nelle sue informazioni sui mezzi di ricorso.

95.      Nelle sue osservazioni, il denunciante ha dichiarato di essere soddisfatto del riconoscimento da parte della Commissione di non aver menzionato la possibilità di presentare una denuncia al Mediatore europeo.

Valutazione del Mediatore

96.      Dato che la Commissione ha riconosciuto la sua omissione di includere la possibilità di presentare una denuncia al Mediatore europeo come uno dei mezzi di ricorso a disposizione del denunciante, e in considerazione del fatto che quest'ultimo aveva espresso soddisfazione per il riconoscimento da parte della Commissione di tale omissione, il Mediatore ritiene che non siano necessarie ulteriori indagini su questo aspetto della denuncia.

D. Per quanto riguarda l'argomentazione del denunciante

97.      La Commissione ha mantenuto la sua posizione in merito alla decisione di recupero.

98.      Il denunciante ha mantenuto la sua richiesta e ha chiesto al Mediatore di chiedere alla Commissione di pagare il saldo netto di 44 984,18 EUR a suo favore.

Valutazione del Mediatore

99.      Alla luce delle conclusioni di cui ai precedenti punti 46 e 93, l'argomentazione del denunciante deve essere respinta.

E. Conclusioni

Sulla base delle indagini del Mediatore su questa denuncia non vi è stata cattiva amministrazione da parte della Commissione per quanto riguarda la prima accusa del denunciante e la relativa argomentazione. Per quanto riguarda la seconda affermazione del denunciante, non sono giustificate ulteriori indagini.

Il denunciante e la Commissione saranno informati della presente decisione.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Fatto a Strasburgo, addì 15 dicembre 2008

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[1] La presente lettera è datata 2 settembre 2005, ma è stata inviata solo il 5 settembre 2005.

[2] Il codice europeo di buona condotta amministrativa è disponibile sul sito web del Mediatore europeo: http://www.ombudsman.europa.eu.

[3] La cifra cui fa riferimento il denunciante, ossia 36 250,74 EUR, differisce leggermente da quella che sembra essere stata recuperata dalla Commissione, ossia 36 250,54 EUR.

[4] L'art. 3, n. 2, del contratto recita:

"La Comunità finanzia i costi ammissibili del progetto secondo la tabella della ripartizione indicativa dei costi ammissibili stimati che segue le firme del presente contratto fino a un massimo di 600 000, 00 EUR (seicentomila euro)."

[5] La durata del contratto doveva essere di 48 mesi, a partire dal 1° gennaio 2000.

[6] L'obiettivo delle indagini era valutare l'idoneità a posteriori delle abitazioni e il grado di soddisfazione dei loro inquilini o proprietari. A tal fine, è stato necessario sviluppare un quadro di interviste (composto da tre interviste successive), comune a tutti e tre i paesi, che è stato poi adattato a ciascun paese.

[7] Il riferimento ai "costi effettivi"è contenuto nell'articolo 23 (costi diretti) e nell'articolo 24 (costi indiretti) delle condizioni generali. Sono ammissibili i costi definiti nei due articoli summenzionati, che rispettano anche i principi generali dei costi ammissibili di cui all'articolo 22 delle condizioni generali.

[8] Secondo la descrizione dettagliata del progetto, nell'ambito del WP7 sono stati prodotti tre risultati (L19, L20 e L21). Questi risultati erano le indagini che avrebbero dovuto essere condotte nei tre diversi paesi.

[9] L’art. 6, n. 3, del contratto così recita: "La Comunità non può essere ritenuta responsabile degli atti e delle omissioni commessi dai contraenti che eseguono il presente contratto (...)"

[10] Come indicato nella lettera del denunciante del 20 maggio 2005.