IL CONTESTO DEL RECLAMO

1. La denuncia riguarda il trattamento da parte dell'OLAF di un caso di presunte irregolarità e frodi, che il denunciante ha portato alla sua attenzione nel novembre 2004. Le accuse nel caso di cui sopra riguardavano un progetto finanziato dalla Commissione europea, volto a sensibilizzare le organizzazioni non governative dei dodici paesi candidati in merito alle politiche ambientali dell'UE. Sulla base delle informazioni fornite dal denunciante, l'OLAF ha deciso di avviare un'indagine sulla questione e ha effettuato due indagini in loco. All'inizio del 2007 l'OLAF ha inviato una lettera al denunciante informandolo che, poiché le sue affermazioni non potevano essere comprovate, il suo comitato esecutivo ha raccomandato l'archiviazione del caso.

OGGETTO DELL'INCHIESTA

2. Nella sua denuncia al Mediatore del 13 marzo 2007, il denunciante sosteneva che l'OLAF non lo aveva adeguatamente informato dell'esito della sua indagine sul caso che aveva portato alla sua attenzione. Inoltre, egli ha chiesto che l'OLAF gli trasmettesse la relazione finale sul caso.

L'INCHIESTA

3. L'OLAF ha presentato un parere sull'indagine del Mediatore (in inglese) il 24 luglio 2007 e ne ha fornito una traduzione in tedesco l'8 agosto 2007. Il parere dell'OLAF è stato inviato al denunciante per le sue osservazioni. Si astenne dal farne.

ANALISI E CONCLUSIONI DELL'OMBUDSMAN

A. Presunta omissione di informare adeguatamente il denunciante dell'esito dell'indagine dell'OLAF sul caso da lui portato alla sua attenzione e relativa denuncia Argomenti

presentati al Mediatore

4. Il denunciante sosteneva che l'OLAF non lo aveva adeguatamente informato dell'esito della sua indagine sul caso che aveva portato alla sua attenzione. A sostegno di questa affermazione, ha dichiarato che, inizialmente, gli investigatori erano convinti che ci fosse un caso reale. Tuttavia, in una fase successiva, hanno improvvisamente cambiato opinione e chiuso l'indagine. Il denunciante ha inoltre dichiarato che la lettera dell'OLAF che lo informava della raccomandazione del suo comitato esecutivo di archiviare il caso non era né datata né firmata. Egli ha aggiunto che, sebbene gli inquirenti avessero promesso di inviargli una relazione dettagliata sul caso, l’OLAF lo avrebbe successivamente informato telefonicamente che non aveva il diritto di ricevere una tale relazione, negandogli di averlo promesso. Di conseguenza, il denunciante ha chiesto che l'OLAF gli trasmettesse la relazione finale sul caso.

5. Nel suo parere, l’OLAF ha spiegato che, sulla base delle informazioni raccolte nel corso della sua indagine, ha concluso che non vi erano prove di gravi irregolarità o frodi nel caso di specie. Per questo motivo, con lettera ha informato il denunciante che l'indagine era stata completata e che il suo comitato esecutivo aveva raccomandato di chiudere il caso senza ulteriori azioni. L’OLAF ha sottolineato che la lettera è stata firmata e datata 27 febbraio 2007 e ne ha fornito copia.

6. L'OLAF ha inoltre spiegato che non esiste una base giuridica per fornire a un informatore un accesso privilegiato ai suoi fascicoli. Come qualsiasi altro cittadino, l'informatore può chiedere l'accesso solo sulla base del regolamento (CE) n. 1049/2001 (1). Inoltre, l'interessato può chiedere l'accesso ai propri dati personali, conformemente all'articolo 13, lettera c), del regolamento (CE) n. 45/2001 (2). Sebbene il denunciante non abbia mai presentato una richiesta scritta formale di accesso ai sensi di nessuno dei suddetti regolamenti, l'OLAF ha dichiarato di essere disposto a trattare la sua domanda nello stesso modo in cui tratterebbe le richieste di accesso presentate ai sensi di tali regolamenti. Di conseguenza, ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001, l'OLAF ha parzialmente divulgato la relazione finale sul caso, una copia della quale è stata allegata al suo parere dopo aver eliminato talune informazioni (3).

7. Poiché la relazione finale conteneva anche i dati personali del denunciante, l'OLAF ha allegato una seconda copia della relazione, a norma dell'articolo 13, lettera c), del regolamento (CE) n. 45/2001. In questa seconda copia, che doveva essere trasmessa esclusivamente al denunciante, i suoi dati personali non sono stati rimossi.

Valutazione del Mediatore

8. In primo luogo, dalla copia della lettera fornita dall'OLAF e che informava il denunciante della raccomandazione del suo comitato esecutivo di archiviare il caso risulta che la lettera era effettivamente datata 27 febbraio 2007 e firmata. La dichiarazione contraria del denunciante, fatta a sostegno della sua affermazione, non è pertanto dimostrata.

9. In secondo luogo, il Mediatore accoglie con favore la risposta costruttiva e cooperativa dell'OLAF alla presente indagine.

Come sottolineato dall'OLAF, non esiste una base giuridica per fornire a un informatore un accesso privilegiato ai suoi fascicoli. Inoltre, nel fascicolo relativo alla presente denuncia non vi sono elementi che dimostrino che il denunciante abbia presentato all'OLAF una richiesta scritta formale di relazione finale sul caso. Né vi è alcuna prova che l’OLAF abbia promesso di inviargli una tale relazione. Nonostante ciò, il Mediatore è lieto di notare il modo proattivo in cui l'OLAF ha affrontato la richiesta del denunciante nel corso della presente indagine. Più specificamente, osserva che l'OLAF ha effettuato una valutazione come se il denunciante avesse presentato richieste formali, sia ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001 che ai sensi del regolamento (CE) n. 45/2001.

10. Fornendo la prima copia allegata al suo parere, l'OLAF ha concesso al denunciante un accesso pubblico parziale alla relazione finale sul caso, a norma del regolamento (CE) n. 1049/2001. Inoltre, fornendo la seconda copia allegata al suo parere, l'OLAF ha concesso al denunciante un accesso privato parziale alla relazione finale sul caso, a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.

11. Per tutti i motivi di cui sopra, il Mediatore ritiene che la lettera dell'OLAF del 27 febbraio 2007 costituisse un modo adeguato per informare il denunciante che il suo comitato esecutivo aveva raccomandato l'archiviazione del caso. Fornendo le due versioni della relazione finale sul caso al denunciante nel corso della presente indagine, l'OLAF ha trattato correttamente la sua domanda.

12. Il Mediatore ha trasmesso al denunciante il parere dell'OLAF insieme a tutti gli allegati e lo ha invitato a formulare osservazioni. Tuttavia, il denunciante non si è avvalso di tale opportunità. Il Mediatore non è quindi in grado di valutare se l'esito di cui sopra abbia soddisfatto il denunciante. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che non siano giustificate ulteriori indagini.

B. Conclusioni

Sulla base della sua indagine su tale denuncia, il Mediatore conclude che non sono giustificate ulteriori indagini.

Il denunciante e l'OLAF saranno informati di tale decisione.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Fatto a Strasburgo, addì 20 novembre 2008

(1) Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all’accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (GU 2001, L 145, pag. 43).

(2) Regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (GU 2001, L 8, pag. 1).

A norma dell'articolo 13, lettera c), "[l]'interessato ha il diritto di ottenere, senza vincoli, in qualsiasi momento entro tre mesi dal ricevimento della richiesta e gratuitamente dal responsabile del trattamento (…) la comunicazione in forma intelligibile dei dati oggetto del trattamento e di tutte le informazioni disponibili sulla loro fonte (…)".

(3) L'OLAF ha chiarito che alcune parti della relazione rientrano in due delle eccezioni di cui all'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001 e pertanto non possono essere divulgate. Questi sono elencati di seguito:

1. Tutela della vita privata e dell'integrità dell'individuo conformemente alla legislazione comunitaria in materia di protezione dei dati personali (articolo 4, paragrafo 1, lettera b)): Sulla base di tale eccezione, l'OLAF ha escluso tutte le informazioni che si riferiscono direttamente o indirettamente a qualsiasi persona identificata o identificabile i cui interessi potrebbero essere stati in gioco. Poiché tale divulgazione ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001 è stata resa al pubblico e non solo al denunciante, tale eccezione riguardava anche i suoi dati personali.
2. La tutela degli interessi commerciali di una persona fisica o giuridica (articolo 4, paragrafo 2, primo trattino): Sulla base di tale eccezione, l'OLAF ha escluso tutte le informazioni che avrebbero potuto pregiudicare gli interessi commerciali dei soggetti giuridici menzionati nella relazione.