IL CONTESTO DEL RECLAMO

1. Il 17 gennaio 2007 il Parlamento ha indetto una gara d'appalto (1) relativa all'organizzazione di un "evento all'aperto" nel contesto a) del Festival dell'Europa organizzato dal Parlamento europeo a Bruxelles e b) delle attività di comunicazione correlate (EP/DG Info/Unité Evénements/01/2007).

2. Il 12 febbraio 2007 il denunciante ha inviato la sua offerta al Parlamento. Il 28 febbraio 2007 il Parlamento ha informato il denunciante di non essere stato aggiudicato l'appalto. In risposta alla richiesta del denunciante del 14 marzo 2007, il Parlamento ha fornito al denunciante informazioni supplementari sui motivi per cui la sua offerta era stata respinta.

OGGETTO DELL'INCHIESTA

3. Il denunciante ha sostenuto che il Parlamento ha commesso un errore manifesto di valutazione nel valutare la sua offerta nell'ambito del suddetto bando di gara.

L'INCHIESTA

4. Il 28 novembre 2007, a nome del denunciante, un avvocato ha presentato una denuncia (3042/2007/ELB) al Mediatore europeo contro il Parlamento europeo, in relazione al summenzionato bando di gara. Il Mediatore ha inizialmente ritenuto che non vi fossero motivi sufficienti per avviare un'indagine su tale denuncia e il 21 gennaio 2008 ne ha informato il denunciante.

5. La denuncia 3042/2007/ELB è stata seguita da ulteriore corrispondenza, datata 27 febbraio 2008 e 14 aprile 2008 (registrata con il nuovo riferimento: 1235/2008/ELB), nonché una riunione tra il denunciante e i servizi del Mediatore, concessa in via eccezionale, allo scopo di chiarire il contenuto della denuncia. Alla luce degli ulteriori documenti e dei chiarimenti forniti nel corso della suddetta riunione, il Mediatore ha deciso di avviare un'indagine sulla denuncia.

6. Il 19 maggio 2008 il Mediatore ha informato il Parlamento della denuncia e gli ha chiesto di consentire ai suoi servizi di esaminare il fascicolo relativo alla procedura di gara.

7. L’ispezione ha avuto luogo il 25 giugno 2008. L'8 luglio 2008 il denunciante è stato informato di tale ispezione e ha ricevuto una copia del rapporto di ispezione. Il 14 luglio 2008 il denunciante ha confermato di aver ricevuto la suddetta relazione.

ANALISI E CONCLUSIONI DELL'OMBUDSMAN

Osservazione preliminare

8. Nel caso di specie e al fine di compiere rapidi progressi nella sua indagine, il Mediatore ha ritenuto opportuno che i suoi servizi procedessero a un'ispezione del fascicolo del Parlamento, prima di chiedergli un parere sulla denuncia. Tenuto conto dell'esito dell'ispezione dei suoi servizi, il Mediatore ha ritenuto che non fosse necessario chiedere un parere al Parlamento.

A. Asserzione di errore manifesto di valutazione quando il Parlamento ha valutato l'offerta del denunciante Argomenti

presentati al Mediatore

9. Il denunciante ha ritenuto che il Parlamento abbia commesso un errore manifesto di valutazione nell'assegnargli meno di 60 punti nella valutazione comparativa delle offerte.

10. In primo luogo, ha ricordato di essere il creatore del "concetto" di "evento all'aperto", che il Parlamento organizza da diversi anni. Non ha quindi capito perché il Parlamento abbia ritenuto che la sua offerta mancasse di un forte "concetto" e di un "tema guida". Ha ricordato che il "concetto" sviluppato è stato effettivamente descritto nel bando di gara.

11. In secondo luogo, per quanto riguarda l'opinione del Parlamento secondo cui la sua "metodologia" era debole, il denunciante ha ricordato di aver avuto contatti con 26 ambasciate e numerose altre parti interessate, grazie, in particolare, all'organizzazione di un evento simile. Inoltre, il denunciante aveva dimostrato in passato di essere in grado di mobilitare i partner necessari. Il denunciante non comprendeva quali altre garanzie avrebbe potuto fornire.

12. Per quanto riguarda il parere del Parlamento in merito all'assenza, nell'offerta del denunciante, di CV per il personale esterno, il denunciante ha osservato che, in base alle condizioni particolari contenute nel capitolato d'oneri, non vi era alcun obbligo di fornire tali documenti per il personale non appartenente alla società. Inoltre, il subappalto è stato possibile senza fornire documenti giustificativi. Il denunciante ha pertanto sostenuto che, se tale norma fosse applicata, tutti gli offerenti sarebbero tenuti a presentare i CV di tutti i loro subappaltatori, il che sarebbe manifestamente sproporzionato e contrario alle disposizioni dei documenti contrattuali e al principio della certezza del diritto.

13. Per quanto riguarda la critica del Parlamento secondo cui l'offerta del denunciante era valida solo fino al 1o marzo 2007, il denunciante ha richiamato l'attenzione sul periodo di tempo limitato tra il lancio del bando di gara e la data dell'evento. In tale contesto, ha ritenuto che fosse necessaria una risposta del Parlamento entro il 1° marzo 2007, al fine di consentirgli di effettuare i preparativi per l'evento.

14. Il denunciante ha inoltre sostenuto che il Parlamento non aveva il diritto di invocare, nella sua lettera del 14 marzo 2007, motivi per respingere l'offerta che non erano già stati menzionati nella lettera del Parlamento del 28 febbraio 2007. Essa ha poi ricordato che la lettera del 28 febbraio 2007 indicava che la sua offerta era stata respinta in quanto non era la migliore e non invocava il mancato rispetto di un requisito formale come motivo del rigetto dell’offerta. Tali argomentazioni supplementari sono state incluse nella lettera del Parlamento del 14 marzo 2007. Il denunciante ha sostenuto che le ulteriori motivazioni addotte dal Parlamento nella suddetta lettera del 14 marzo 2007 non erano suffragate da documenti cui il denunciante aveva accesso, né da una valutazione esente da "errore manifesto".

15. Il denunciante ha sostenuto che il prezzo dell'offerta selezionata era molto più elevato del suo prezzo e ha ritenuto che tale prezzo più elevato non fosse giustificato in considerazione dell'effettiva organizzazione dell'evento il 5 maggio 2007.

Valutazione del Mediatore

16. Spetta all’amministrazione che organizza un bando di gara valutare se le ricorrenti soddisfino le condizioni previste in un bando di gara e procedere alla valutazione comparativa delle offerte. Il Mediatore non deve sostituire la valutazione dell'amministrazione con la propria (2). L'esame del Mediatore, in tali casi, si limita a valutare se vi siano stati errori procedurali o errori manifesti di valutazione da parte dell'amministrazione.

17. I servizi del Mediatore hanno ispezionato la relazione del comitato di valutazione al fine di valutare se le argomentazioni del denunciante fossero fondate. In tale contesto, i servizi del Mediatore hanno esaminato attentamente le osservazioni formulate in merito alle altre offerte presentate, nonché quelle formulate in merito all'offerta selezionata.

Valutazione del "concetto" e della metodologia del denunciante

18. Secondo le informazioni fornite dal Parlamento al denunciante nelle sue lettere del 28 febbraio 2007 e del 14 marzo 2007, la commissione valutatrice non ha individuato un forte "concetto" o un tema principale che collegasse le varie attività nell'offerta del denunciante. Il Parlamento ha dichiarato che a) l'offerta si basa principalmente sull'esperienza passata; b) non vi è stata alcuna spiegazione per quanto riguarda il "concetto" generale; c) la maggior parte delle proposte avanzate dalla società del denunciante per l'evento erano basate su temi marginali; d) la metodologia proposta era debole, nella misura in cui si basava solo su contatti personali; e e) il ruolo e i compiti specifici dei quattro membri della squadra non sono stati spiegati.

19. I servizi del Mediatore hanno esaminato attentamente la relazione della commissione valutatrice al fine di valutare se la spiegazione del Parlamento fosse sufficiente e coerente. In tale contesto, i servizi del Mediatore hanno esaminato attentamente le osservazioni formulate nella relazione in merito alle altre offerte presentate, nonché le osservazioni formulate in merito all'offerta selezionata.

20. Il Mediatore osserva che le condizioni particolari stabiliscono un elenco di criteri di aggiudicazione, tra cui:

- "la comprensione degli obiettivi del contratto e dei compiti da svolgere;

- la qualità e la pertinenza della metodologia proposta;

- l'efficienza, la qualità e l'utilità dei prodotti e delle soluzioni proposte (...)"

In tale contesto, il Mediatore ritiene che il Parlamento avesse il diritto di valutare le offerte sulla base del modo in cui esse definivano, in modo chiaro, gli obiettivi del contratto e i compiti da svolgere. Era inoltre valido che il Parlamento valutasse la qualità e la pertinenza della metodologia che ciascun offerente doveva utilizzare. Inoltre, era opportuno che il Parlamento valutasse l'efficienza, la qualità e l'utilità dei prodotti e delle soluzioni proposti.

21. La valutazione da parte del comitato di valutazione dei criteri descritti al precedente punto 20 può essere descritta come relativa al "concetto" dell'evento. Il Mediatore comprende quindi che gli offerenti erano tenuti a sviluppare, nelle loro offerte, un "concetto" coerente in relazione alla celebrazione dell'"evento all'aperto". La relazione del comitato di valutazione, che i servizi del Mediatore hanno esaminato, conferma che è stata effettuata una valutazione comparativa tra tutte le offerte per quanto riguarda gli obiettivi del contratto e i compiti da svolgere. Come osservato dal Parlamento nella sua lettera al denunciante, l'offerta di quest'ultimo si basava principalmente sull'esperienza passata e non conteneva alcuna spiegazione per quanto riguarda il "concetto" generale per l'evento futuro. Il Mediatore osserva che il Parlamento dispone di un ampio margine di discrezionalità nel determinare ciò che costituisce un "concetto" appropriato. Il Parlamento ritiene che il "concetto" contenuto nell'offerta del denunciante sia meno sviluppato del "concetto" contenuto nell'offerta vincente. Dopo aver esaminato la valutazione della commissione valutatrice, il Mediatore ritiene che non vi siano prove di un errore manifesto di valutazione da parte del Parlamento. Inoltre, la spiegazione del Parlamento al denunciante era sufficiente e coerente.

22. La relazione del comitato di valutazione conferma che è stata effettuata anche una valutazione comparativa tra tutte le offerte per quanto riguarda la qualità e la pertinenza della metodologia proposta. Dopo aver esaminato la valutazione del comitato di valutazione, il Mediatore osserva che i) la metodologia proposta nell'offerta del denunciante era basata su contatti personali e ii) il ruolo e i compiti specifici dei quattro membri del gruppo non sono stati spiegati. Osserva inoltre che il Parlamento dispone di un ampio margine di discrezionalità per quanto riguarda le modalità di valutazione della metodologia. Il Parlamento ritiene che la metodologia dell'offerta del denunciante sia meno efficace di quella dell'offerta vincente. Dopo aver esaminato la valutazione della commissione valutatrice, il Mediatore ritiene inoltre che non vi siano prove di un errore manifesto di valutazione da parte del Parlamento. Inoltre, il Mediatore ritiene che la spiegazione del Parlamento al denunciante fosse sufficiente e coerente.

23. La relazione del comitato di valutazione conferma che è stata effettuata anche una valutazione comparativa tra tutte le offerte per quanto riguarda l'efficienza, la qualità e l'utilità dei prodotti e delle soluzioni proposti. Dopo aver esaminato la valutazione del comitato di valutazione, il Mediatore osserva che l'offerta del denunciante presentava una serie di temi e che il Parlamento dispone di un ampio margine di discrezionalità per quanto riguarda ciò che costituisce un tema pertinente. Nel caso del denunciante, il Parlamento ha ritenuto che l'offerta di quest'ultimo si basasse su "temi marginali". Alla luce di quanto precede e a seguito della sua analisi della valutazione del comitato di valutazione, il Mediatore ritiene che non vi siano prove di un errore manifesto di valutazione da parte del Parlamento. Ritiene inoltre che la spiegazione del Parlamento al denunciante sia stata sufficiente e coerente.

Capacità tecniche e professionali dei subappaltatori

24. Uno dei criteri di selezione, individuati nelle Condizioni particolari (punto 15.2 A), era la capacità tecnica e professionale degli offerenti. Tale criterio è stato valutato sulla base dell ' "esperienza comprovata dalle qualifiche, sia formative che professionali, del prestatore di servizi o dell ' appaltatore, nonché da quelle dei dirigenti dell ' impresa e, in particolare, da quelle delle persone incaricate della prestazione dei servizi. Il curriculum vitae deve essere allegato all'offerta."(sottolineatura aggiunta)

25. La relazione del comitato di valutazione, che i servizi del Mediatore hanno esaminato, conferma che è stata effettuata una valutazione comparativa tra tutte le offerte in relazione al criterio di cui sopra. Dopo aver esaminato la valutazione del comitato di valutazione, il Mediatore osserva che l'offerta del denunciante non conteneva i CV di tutte le persone responsabili della prestazione dei servizi. Dopo aver esaminato la valutazione del comitato di valutazione, il Mediatore ritiene che non vi siano prove di un errore manifesto di valutazione da parte del Parlamento. Il Mediatore ritiene inoltre che la spiegazione del Parlamento al denunciante fosse sufficiente e coerente.

La validità dell'offerta

26. Il denunciante ha precisato che la sua offerta era valida solo fino al 1o marzo 2007. Il Mediatore osserva che le condizioni particolari indicavano che gli offerenti dovevano garantire la loro offerta fino al 12 agosto 2007.

27. Pertanto, il Mediatore ritiene che il comitato abbia avuto ragione a non selezionare un'offerta che non fosse garantita fino alla firma del contratto. Egli non ravvisa quindi alcun errore manifesto di valutazione per quanto riguarda questo aspetto della censura.

Sull'uso di ulteriori motivi per respingere l'offerta

28. Nella sua lettera del 14 marzo 2007, il Parlamento ha aggiunto che il denunciante non aveva fornito i certificati dei suoi progetti precedenti (punto 15.2.A.2 delle condizioni particolari) e che non aveva presentato un’offerta di bilancio completa, vale a dire l’allegato B dell’offerta (punto 8 delle condizioni particolari).

29. Il Mediatore osserva che l'obbligo di fornire un elenco dei suoi progetti precedenti e i relativi certificati fanno parte dei criteri di selezione. Inoltre, l’obbligo di presentare un’offerta di bilancio completa era specificato nel bando di gara. Inoltre, in risposta a un quesito posto da un offerente; è stato specificato che il mancato rispetto di uno di questi criteri comporterebbe l'esclusione di un offerente dalla procedura di gara.

30. Dall'ispezione del Mediatore è emerso che questi due motivi sono stati effettivamente menzionati nella relazione di valutazione. Tuttavia, nonostante queste carenze, il comitato di valutazione ha deciso di esaminare l'offerta del denunciante e di attribuirgli punti.

31. A tale riguardo, il Mediatore ritiene che, se il comitato di valutazione non avesse, di fatto, tenuto conto di questi ulteriori motivi per escludere il denunciante dalla procedura di gara, il Parlamento non avrebbe dovuto informare il denunciante che tali motivi erano pertinenti anche per quanto riguarda il suo mancato successo nella procedura di gara. In tale contesto, il Mediatore farà un'ulteriore osservazione in appresso.

Il prezzo offerto dall'offerente selezionato

32. Il Mediatore ricorda che, in base alle condizioni particolari, il mercato è stato aggiudicato all'offerta che presentava il miglior rapporto qualità-prezzo e il cui punteggio era superiore al minimo richiesto (70 punti).

33. Il denunciante ha sostenuto che la sua offerta era più economica dell'offerta selezionata.

34. Il Mediatore ricorda che, a norma dell'articolo 138 delle modalità di esecuzione del regolamento finanziario, "[l]'offerta che presenta il miglior rapporto qualità/prezzo è quella con il miglior rapporto qualità/prezzo, tenendo conto di criteri giustificati dall'oggetto dell'appalto quali il prezzo indicato, il merito tecnico, le caratteristiche estetiche e funzionali, le caratteristiche ambientali, i costi di gestione, la redditività, i tempi di completamento o di consegna, il servizio post-vendita e l'assistenza tecnica."(3). Inoltre, secondo la giurisprudenza dei giudici comunitari, "i criteri adottati dall'amministrazione aggiudicatrice per individuare l'offerta economicamente più vantaggiosa non devono necessariamente essere quantitativi o riferirsi unicamente ai prezzi. Anche se i criteri di aggiudicazione non espressi in termini quantitativi sono inclusi nel capitolato d'oneri, essi possono essere applicati in modo obiettivo e uniforme al fine di confrontare le offerte e sono chiaramente pertinenti per individuare l'offerta economicamente più vantaggiosa"(4). Pertanto, anche se l'offerta del denunciante era più economica, il prezzo non era l'unico criterio che doveva essere preso in considerazione per selezionare l'offerta vincente.

35. Per ciascuno degli altri criteri di natura qualitativa, la commissione valutatrice ha anche assegnato punti, il numero minimo richiesto è 70. Il Mediatore ricorda che l'offerta del denunciante non ha ottenuto il numero minimo di punti richiesti.

36. I servizi del Mediatore hanno esaminato attentamente il confronto, effettuato dal comitato di valutazione, dei prezzi presentati dagli offerenti. A seguito di tali risultanze, il Mediatore conclude che non vi è stato alcun errore manifesto di valutazione per quanto riguarda questo aspetto della denuncia.

37. Infine, per quanto riguarda l'osservazione del denunciante in merito alle presunte carenze dell'evento organizzato dall'aggiudicatario, il Mediatore desidera chiarire che il Parlamento ha potuto valutare solo le offerte presentategli nella procedura di gara; non poteva, al momento della presentazione delle offerte, valutare l'eventuale esecuzione dell'evento. Se il Parlamento dovesse ritenere che l'aggiudicatario non abbia fornito i servizi indicati nell'offerta vincitrice, il Parlamento avrebbe la possibilità di esercitare i suoi diritti contrattuali nei confronti dell'aggiudicatario.

38. Per garantire la completezza della sua indagine, il Mediatore ha ritenuto necessario verificare la composizione del comitato di valutazione. Ricorda che, a norma dell'articolo 146 delle modalità di esecuzione del regolamento finanziario (5), "[l]e domande di partecipazione e le offerte dichiarate conformi ai requisiti sono valutate e classificate da un comitato di valutazione istituito per ciascuna delle due fasi sulla base, rispettivamente, dei criteri di esclusione e di selezione preannunciati e dei criteri di aggiudicazione. Tale comitato è nominato dall'ordinatore competente per esprimere un parere consultivo sui contratti (...) Il comitato di valutazione è composto da almeno tre persone che rappresentano almeno due entità organizzative dell'istituzione interessata senza alcun legame gerarchico tra loro, almeno una delle quali non rientra nell'ordinatore competente." Dopo aver esaminato il fascicolo del Parlamento, il Mediatore ritiene che il Parlamento abbia rispettato le norme applicabili.

B. Conclusioni

Sulla base delle sue indagini su tale denuncia, il Mediatore conclude che non vi è stata cattiva amministrazione da parte del Parlamento. Tuttavia, egli formula la seguente ulteriore osservazione:

I motivi supplementari addotti dal Parlamento nella sua lettera al denunciante del 14 marzo 2007 non sono stati presi in considerazione dal comitato di valutazione. Tali motivi non avrebbero pertanto dovuto essere addotti dal Parlamento come ulteriori motivi per respingere l'offerta del denunciante.

Il denunciante e il Parlamento saranno informati di tale decisione.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Fatto a Strasburgo, addì 19 novembre 2008

(1) GU 2007/S 11-011658.

(2) Cfr. decisione sulla denuncia 1043/2000/GG.

(3) Regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 della Commissione, del 23 dicembre 2002, recante modalità d’esecuzione del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (GU 2002, L 357, pag. 1).

(4) Causa T-59/05, Evropaïki Dynamiki/Commissione, sentenza del 10 settembre 2008, non ancora pubblicata, punto 59.

(5) Cfr. nota 3.